You are on page 1of 7

CLA

 Website  Copy  Formatting  Guide  


 
The  following  document  provides  you  with  useful  information  on  submitting  copy  
for  your  web  site  administrators.    
 
If  you  have  any  questions,  contact  the  CLA  Senior  Web  Developer,    Maria  T  Sciarrino  
(clawebdeveloper@temple.edu,  215  204  5030  –  please  do  not  leave  a  voicemail,  as  I  
do  not  have  a  mailbox).  
 
For  the  most  up-­‐to-­‐date  information,  visit  the  CLA  Web  Help  page:  
 
http://www.temple.edu/cla/webhelp.html  
 
Table  of  Contents  
 
CLA  Website  Copy  Formatting  Guide ..............................................................................................1  
General  Guidelines .....................................................................................................................................................2  
Formatting  Instructions ..........................................................................................................................................4  
Supply  a  file  name. ..........................................................................................................................................4  
Indicate  the  where  in  the  layout  the  content  must  go.....................................................................4  
Insert  the  copy  that  needs  to  be  edited  into  your  document. ......................................................4  
Format  your  content  as  you  would  see  it  online. ..............................................................................5  
How  to  mark  up  links  and  other  kinds  of  hypertext. .......................................................................5  
Indicating  the  end  of  a  page........................................................................................................................6  
 
General  Guidelines  
 
Send  your  copy  in  Word  .doc  format  ONLY.  
 
Files  submitted  in  any  other  format  will  not  be  accepted.  Do  not  send  me  your  
revisions  in  the  body  of  an  email  message.  
 
Supply  only  the  actual  copy  for  the  site,  and  submit  all  revisions  at  once.  
 
Do  not  submit  a  list  of  changes  or  instructions  on  copying  content  from  elsewhere.  
This  opens  up  the  possibility  of  misinterpreting  your  instructions.  
 
Do  not  send  multiple  emails  with  multiple  documents.  
 
Submit  image  files  as  the  actual  file  and  separate  from  the  Word  document.  Do  
not  paste  copies  into  your  documents.    
 
When  you  insert  image  files  into  documents,  you’re  not  actually  submitting  the  file.  
What  you  see  on  the  page  is  a  facsimile  of  the  actual  file.  Additionally,  if  the  image  
needs  to  be  resized  or  edited  in  any  manner,  I  won’t  have  the  actual  file  to  work  
from,  and  results  in  lower-­‐quality  images.  Your  image  files  cannot  exceed  these  
specifications:  
 
800  pixels  wide,  72  dpi,  in  JPG,  GIF,  or  PNG  format.  
 
Submit  all  other  media  files  (audio,  video,  PDFs)  separate  from  the  Word  
document.  Do  not  paste  copies  into  your  documents.  
 
All  audio  or  video  files  must  include  a  transcription  or  be  close-­‐captioned,  in  
compliance  with  Section  508  regulations.  You  can  send  transcriptions  in  an  
additional  Word  document  if  necessary.  Flash  files  will  not  be  accepted.  
 
Acceptable  file  formats  for  multimedia  files:  .pdf,  .mp3,  .wav,  .aiff,  .mov  
 
Please  proofread  your  copy  and  adhere  to  Temple  University’s  editorial  style.  
 
We  expect  your  writing  to  uphold  the  reputation  of  our  world-­‐class  academic  
institution.  Your  copy  should  not  contain  typographical  errors  of  any  kind.  It  is  
advisable  to  have  a  second  person  to  review  copy  to  ensure  it  is  error-­‐free.  
 
Temple  University  utilizes  the  Associated  Press  (AP)  style  for  all  public  
communication.  You  may  download  a  copy  of  the  University  style  guide  in  PDF  
format  here:  http://www.temple.edu/newsroom/editorialstyle.htm  
 
 
 
Strive  to  create  original  content.  
 
The  content  on  your  site  is  property  of  your  organization,  and  should  be  coming  
from  your  group.  
 
If  you  are  using  content  that  is  not  created  by  you,  you  must  receive  written  consent  
from  the  copyright  holder  or  proof  that  you  have  licensed  the  material  from  the  
owner.  Not  only  will  this  need  to  be  properly  attributed  on  your  website,  I  require  
paper  documentation  for  such  permissions.  
 
Write  for  the  web.  
 
Writing  for  the  online  environment  is  very  different  from  the  world  of  academic  
writing.  Learn  more  about  how  it’s  different  and  what  you  can  do  to  make  your  copy  
as  web-­‐friendly  as  possible:  http://www.useit.com/alertbox/9710a.html  
Formatting  Instructions  
 
We  don’t  expect  you  to  understand  web  programming  languages,  so  the  following  
pages  cover  how  you  can  mark  up  your  documents  in  a  way  that  is  understandable  
to  your  web  site  administrator.  
Supply  a  file  name.  
 
While  you  can  save  your  files  with  any  name  you  want,  the  first  line  inside  each  
document  should  include  the  HTML  version  of  its  name.  This  will  help  your  web  
administrator  understand  what  document  on  the  actual  site  needs  to  be  edited.  The  
following  format  is  acceptable:  
 
Department/Directory_1/Directory_2/[and  so  on]/example.html  
 
If  you  are  naming  a  new  page  or  folder,  strive  to  keep  the  string  as  understandable  
as  possible.  This  is  known  as  a  “semantic  URL.”  Visitors  have  an  easier  time  
remembering  semantic  URLs  instead  of  a  complex  string  of  words.    
 
For  example,  http://www.temple.edu/cla/about/  is  far  easier  to  remember  than  
http://www.temple.edu/cla/pages/content/a/about.    
 
The  default  page  inside  any  directory  is  called  index.html.  This  means  
http://www.temple.edu/cla/  is  the  same  as  
http://www.temple.edu/cla/index.html.  

Indicate  the  where  in  the  layout  the  content  must  go.  
 
Most  web  layouts  consist  of  the  following  standard  parts:  Header,  navigation  menu,  
left  column,  center  column,  right  column,  and  footer.  Indicate  which  section  your  
copy  needs  to  be  inserted  into.  
Insert  the  copy  that  needs  to  be  edited  into  your  document  &  clear  the  existing  
formatting.  
 
If  there’s  an  existing  webpage  with  content  requiring  revision,  you  can  paste  it  into  
the  Word  document.  You  cannot  send  over  this  copy  as-­‐is,  however.  Please  select  all  
the  text  in  the  document,  then  use  “Edit  >  Clear  >  Clear  Formatting.”  Make  sure  to  
delete  any  images  still  in  the  document.  
 
If  you  have  tables  in  your  document,  you  will  have  to  remove  the  table  formatting  
and  convert  the  copy  inside  the  tables  to  plain  text.  To  do  this,  go  to  “Table  >  
Convert  >  Convert  Table  to  Text”  and  select  “paragraph  marks”  in  the  following  pop-­‐
up  dialog  box.  
 
Format  your  content  as  you  would  see  it  online.  
 
Use  12  point  type  as  your  base  font  size,  and  write/edit  your  copy  as  you  normally  
would.  
 
Use  bold  formatting  to  indicate  words  and  phrases  requiring  boldface.  Use  italics  
for  words  and  phrases  that  need  to  be  italicized.  Refrain  from  using  underline,  as  
viewers  understand  that  as  a  link.  
 
 
Use  the  indent  function  for  paragraphs  that  require  block  quoting.  
 
For  lists  that  need  bullets,  use  the  bulleted  list  option:  
 
• This  is  a  list  item.  
• This  is  another  list  item.  
 
Use  the  following  point  sizes  indicate  particular  kinds  of  headers:  
 

Header  1  –  24  point  type  


Header  2  –  18  point  type  
Header  3  –  14  point  type  
How  to  mark  up  links  and  other  kinds  of  hypertext.  
 
To  indicate  that  you  want  to  link  to  an  existing  site  or  page,  first  highlight  the  word  
or  phrase  you’d  like  the  link  to  be  attached  to,  then  select  “Insert  >  Hyperlink”  from  
the  Word  menu.    
 
If  you’d  like  to  link  to  a  page  that  needs  to  be  created,  follow  these  
instructions.  First,  highlight  the  word  or  phrase  the  link  needs  to  be  attached  
to.  Then,  use  the  markup  style  below  to  indicate  what  is  being  linked:  
 
This is my phrase. [LINK http://www.urlhere.com]

To  indicate  that  you’d  like  to  link  to  an  email  address,  use    “Insert  >  Hyperlink  >  
Email  Address”  from  the  Word  menu.
 
To  insert  an  image,  use  the  following  markup  with  the  name  of  the  image  file.  Do  not  
paste  or  insert  the  image  into  the  document!  
 
[IMAGE photo1.jpg]
To  link  to  a  PDF  or  another  kind  of  document,  use  the  following  markup.  And  once  
again,  do  not  insert  the  file  into  the  document.  
[DOC example1.pdf, example2.doc]
 

Indicating  the  end  of  a  page  


 
To  indicate  that  you  have  reached  the  end  of  a  page,  use  three  pound  signs  (###).    
Save  your  work,  and  use  the  page  break  feature  to  begin  a  new  page.    
 
You  can  combine  multiple  pages  of  copy  into  one  Word  document  if  you’d  like,  but  
make  sure  to  include  the  above  information,  otherwise  your  web  administrator  will  
think  that  all  of  the  copy  goes  on  a  single  page!
An  example  of  a  marked  up  document.  
 
File  name:  cla/about/index.html  
 
Center  Column  
 

About  the  College  of  Liberal  Arts  


 
[IMAGE  andersonhall.jpg]  
 
The  College  of  Liberal  Arts  offers  a  variety  of  undergraduate  [LINK  
http://www.temple.edu/cla/programs/undergrad]  and  graduate  programs.  The  
CLA  is  home  to  over  40  departments  and  10  research  institutes.  
 
We  are:  
 
• Internationally  recognized  as  leaders  in  our  various  disciplines;  
• Committed  to  academic  integrity;  
 
For  more  information,  contact  our  Program  Coordinator.  
 
Right  Column  
 
Online  Resources  
 
• Frequently  Asked  Questions  [LINK  http://www.temple.edu/cla/faq/]  
• How  to  Apply  [LINK  http://www.temple.edu/cla/apply/]  
• Contact  Us  [LINK  http://www.temple/edu/cla/contact/]  
• Download  a  Form  [DOC  form1.pdf]  
 
 
###  
 

You might also like