Artigo de Paulo Sérgio Dortas - Grant Thornton (Consultoria com faturamento de US$ 4,7 bilhões e presente em 133 países).

Como Fazer um Orçamento Adequado

Com o começo do ano chega a hora de organizar os negócios e nada melhor para um bom começo do que ter um
orçamento bem feito, com a previsão das receitas e despesas para um determinado período, geralmente um ano. Na
verdade, a melhor hora de preparar o orçamento é antes do final do ano, mais precisamente entre outubro e
novembro, quando a cabeça do empreendedor deve estar focada não somente no ano em curso, mas também em
como ele quer que o ano seguinte se comporte, aumento de vendas e rentabilidade, contratação de pessoas, corte de
despesas, etc.

A grande maioria dos empresários pouco se utiliza desta ferramenta e aqueles que a utilizam o fazem de forma limitada
ou mesmo incompleta. Aqui vamos passar por alguns dos principais aspectos a serem atentados na elaboração desta
importante ferramenta de gestão.

Qual o formato: geralmente a adoção do orçamento no formato de uma DRE – Demonstração do Resultado do
Exercício é bastante adequado, já que o empreendedor pode ter uma estimativa não só das receitas e despesas, mas
também da lucratividade.

O que incluir: o orçamento, diferentemente de um fluxo de caixa, é uma previsão das receitas e gastos que ocorrerão
ao logo de um período, geralmente 1 ano. Comece pelo que chamamos do operacional: vendas estimadas por linha
de serviço ou produto, isto será importante para se avaliar o crescimento de vendas de forma específica, custos de
produção ou prestação de serviços, como matéria-prima, mão de obra e demais insumos. A partir daí itens não
associados diretamente ao operacional devem ser estimados como aluguel, custos de financiamento, renda de
aplicações financeiras, dentre outros.

Quem envolver: um orçamento sem a participação das áreas afetadas da empresa geralmente omite aspectos
importantes e deixa de aproveitar um importante instrumento de motivação, a participação na construção de algo
importante para a empresa. Envolva as pessoas e ganhará mais comprometimento com o orçamento.

Divulgue: uma boa prática é a divulgação para todos os níveis da empresa do que está sendo esperado para aquele
ano. Novamente, isto aumenta o comprometimento com o que foi planejado.

Acompanhe: de nada adianta um belo orçamento sem que haja um acompanhamento e, como resultado deste
acompanhamento, ações de correção. Vendas abaixo do estimado ou despesas acima das estimativas podem indicar
a necessidade de ações de correção, que quanto mais demorarem maior será o comprometimento do resultado
orçado. Uma boa prática é a realização de reuniões mensais, nunca muito distante do encerramento do mês, onde é
discutido o desempenho das áreas e onde sugestões para o retorno ao orçado são discutidas, descontinuidade de um
produto, melhoria na gestão de despesas, dentre outras.

Aprovações: após todo o esforço de elaborar, divulgar e acompanhar, nada de desviar dos objetivos. Qualquer gasto
não previsto deve ser objeto de profunda discussão e avaliada a possibilidade de se identificar fonte de recursos para
fazer face àquele gasto não previsto.

Atualize: O orçamento não pode ser limitador do crescimento ou mesmo inflexível. Ele deve ser revisado sempre que
ocorrer algum evento importante, necessidade de um novo investimento, alteração macroeconômica, etc.

Mas a mensagem principal é a de que o orçamento é um instrumento de acompanhamento e gestão acessível a todos
os tamanhos de empresa, variando apenas o nível de sofisticação na sua elaboração. Nos resta divulgar e acompanhar!