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ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTAL
Paso a paso para la recepción o radicación, registro,
distribución o embalaje de cinco documentos de diferente
contexto.

“Un factor importante para la gestión empresarial “La


administración documental regula la función archivística
en las empresas, formulando normas y políticas para
facilitar la gestión documental. Sabemos que la
administración documental es una función de mucha
responsabilidad la cual busca la protección de las memorias
empresariales o institucionales de una manera correcta y
transparente.

Diana Marcela Góngora Rincones

10 de Septiembre 2018

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Administración documental
INTRODUCCIÓN

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el


“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y
organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen
hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.

El Programa de Gestión Documental compila los lineamientos para la administración de las


comunicaciones oficiales en la Unidad Central del Valle, es una guía clara y sencilla para
desarrollar el flujo documental y los procesos al interior de cada entidad, tales como
planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencia, disposición de
documentos y preservación a largo plazo. Debe integrar y normalizar la producción de
documentos a través de su ciclo vital (archivos de gestión, archivo central y archivo
histórico), bajo el concepto de archivo total.

La Unidad Central del Valle del Cauca, debe optimizar todos los procesos internos con
eficiencia, efectividad y calidad en la prestación de los servicios, para lograr la eficiencia
administrativa, de acuerdo con lo establecido por la Ley 594 de 2000, el Acuerdo 060 de
2001 y el Acuerdo 042.

El Programa de Gestión Documental debe contemplar:

 La normatividad interna y externa a la Institución


 La Gestión de las comunicaciones internas y externas.
 La Gestión de las historias laborales del personal vinculado a la Institución.
 La Gestión de los documentos electrónicos.
 Las Políticas de conservación y custodia de los documentos.

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PRESENTACIÓN

La eficiencia en la Gestión Documental en un elemento vital dentro de las Instituciones, tanto


públicas como privadas. En los últimos años se han desarrollado directrices gubernamentales
desde varios ámbitos, con el fin de optimizar la labor archivística, la cual tiene como
finalidad la gestión de la información documental.

Con el auge de las tecnologías de la Información se han orientado los documentos hacia la
utilización y conformación de bases de datos estructuradas y la mayoría de la información
documental se está generando y conservando electrónicamente. Las directrices actuales
apuntan a seguir la línea electrónica con la Ley del Cero Papel.

La Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos, reguló la función archivística del Estado; en
el Título V: Gestión de documentos, Artículo 21: “Las entidades públicas deberán elaborar
programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.

La gestión documental de la Unidad Central del Valle, atendiendo al ciclo vital de los
documentos en sus etapas de Archivo de Gestión, o archivos de las Dependencias donde
permanecen los documentos en su fase inicial de producción y trámite, posteriormente se
transfieren al Archivo Central e histórico, donde los documentos son debidamente
administrados para la consulta y cumplirán su etapa de conservación y selección para la
conservación total de los documentos de gran valor para la Institución según sea definido en
la Tabla de Retención y Tabla de Valoración Documental, garantizando la recuperación,
conservación y autenticidad de la información.

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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

En el Programa de Gestión Documental se determinan los siguientes procesos


interrelacionados entre sí y se desarrollan durante las etapas del ciclo vital del documento
(Archivo de Gestión, Archivo Central e Histórico):

Eficiencia
administrati
va

1. PLANEACIÓN

8. VALORACIÓN 2. PRODUCCIÓN

GESTIÓN
3. GESTIÓN Y
7. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL -
TRÁMITE
PROCESOS

6. DISPOSICIÓN DE
4. ORGANIZACIÓN
DOCUMENTOS

5. TRANSFERENCIA

La Gestión Documental es un eje transversal en todas las entidades, enmarcado dentro de los
Sistemas organizacionales. Esta política es liderada por el Archivo General de la nación,
cuyos lineamientos están articulados con la NTCGP1000.

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PROCESO 1. PLANEACION

PLANEACIÓN

Todas las Entidades u organizaciones, independientemente de su naturaleza, tamaño o


actividades, generan información a través de su desarrollo histórico laboral. Los documentos,
como un tipo de recurso de información, son activos – parte del capital intelectual- de las
mismas.
La Gestión Documental es un eje transversal en todas las entidades, enmarcado dentro de los
Sistemas organizacionales. Esta política es liderada por el Archivo General de la nación,
cuyos lineamientos están articulados con la NTCGP1000.
El proceso de Planeación comprende la creación y diseño de formas, formularios y
documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión
documental, encaminados a la generación y valoración de los documentos de la entidad, y en
cumplimiento de los contextos administrativo, legal, funcional y técnico.

Este proceso analiza legal, funcional y archivísticamente la utilidad de la creación de los


documentos como evidencia con miras a facilitar su gestión. El resultado de dicho análisis
determinará si debe crearse o no un documento. Es decir, los documentos se deben crear
mediante procedimientos planificados y documentados en los cuales se determine su
identificación, formato y características.

En la UCEVA los formatos que se crean en las Dependencias, corresponden a la


identificación de las necesidades académico-administrativas, teniendo en cuenta las
funciones, estructura orgánica, misión, visión objetivos institucionales y los Planes
institucionales estipulados, analizando sus procesos y procedimientos.

Una vez identificados los formatos, formularios y documentos, análisis de procesos, que se
requieren para la labor administrativa, y antes de implementarlos, se dirige el formato
diseñado a la oficina de Planeación, la cual realiza los controles de estandarización y
codificación de formatos, en el Listado Maestro de Documentos, siguiendo los lineamientos
establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad, para definir los flujos documentales y
determinar los metadatos que se deben crear en cada uno de ellos. Una vez registrado,
unificado y aprobado el formato, formulario o documento y asignado su código, se podrá
implementar en el proceso correspondiente de la Dependencia.

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Este proceso está conformado por:

Análisis de procesos

Análisis diplomático

Creación y diseño de formas,


formularios y documentos

Registro en el Sistema de Gestión de


Calidad

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Como eje transversal en la entidad, el Programa de Gestión Documental debe armonizar con
los sistemas administrativos y de gestión establecidos por el gobierno nacional o los que se
establezcan en el futuro.

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Las fases del PGD deben estar incluidas en el Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción
anual con las siguientes orientaciones:

a) Debe estar orientado con los objetivos estratégicos.


b) Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo.
c) Asignar los recursos necesarios para alcanzar las metas y lograr los objetivos
definidos.
d) Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo con la
normatividad de cada sector (salud, educación, etc.)

PROCESO 2. PRODUCCIÓN
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
La Producción Documental es el proceso mediante el cual se generan los documentos de las
instituciones en el cumplimiento de sus funciones.

Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme


al desarrollo de las funciones propias de cada Institución.

Cada una de las dependencias produce diferentes tipos de documentos (tipologías


documentales) que conforman las Series, Subseries y Tipos documentales, los cuales son
identificados en la Tabla de Retención Documental.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO:

Acuerdo AGN 060 de 2001. Artículos 4, 6, 9, y 14. Pautas para la administración de


comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones
públicas.
Circular Interna AGN No.13 de 1999. No se deben utilizar micro puntas o esferos de tinta
húmeda.

Código de Comercio. Artículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las
normas comerciales – medios para el asiento de operaciones- Artículo 51. Comprobantes y
correspondencia como parte integral de la contabilidad. Artículo 54. Obligatoriedad de
conservar la correspondencia comercial

 Decreto 2150 de 1995. Artículos 11, 12,23 y 24. Uso de formatos únicos.

 GTC 185 ICONTEC. Elaboración de comunicaciones oficiales.

 Ley 43 de 1913. Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.

 Ley 527 de 1999. Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitales.

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 Norma NTC 4436. “Papel para documentos de archivo: requisitos para la
permanencia y durabilidad

 NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”.

 NTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.

 NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales.

 NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.

 NTC 4436 “Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y


durabilidad”.

DETERMINACIÓN DE USO Y FINALIDAD DE LAS COMUNICACIONES


OFICIALES

Comunicaciones oficiales son todas las comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo


de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio
utilizado. Las podemos clasificar en:

 Comunicaciones internas o memorando: Son las comunicaciones oficiales generadas


por los funcionarios, entre las dependencias académicas y / o administrativas y cuyo
trámite es de carácter interno).

 Comunicaciones externas u oficio: Son las comunicaciones de carácter externo


generadas o recibidas en la institución en función de sus actividades.

 Comunicaciones académicas: Son las solicitudes, presentadas por los docentes y


estudiantes dirigidas a la decanatura o Consejo de facultad, para su trámite.

Técnicas de Producción

La Unidad Central del Valle del Cauca, adoptando las normas ISO que definen las directrices
para la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, estipula que para la elaboración
de documentos tales como: procesos, procedimientos, subprocesos, planes de calidad,
instructivos y manuales se debe seguir lo establecido en el Procedimiento de Control de
Documentos con Código, de la Oficina de Planeación.

 Para la elaboración de comunicaciones oficiales externas se empleará papel


membreteado tamaño carta u oficio, según la necesidad.

 Para las comunicaciones oficiales internas se empleará papel sin membrete (tipo
memorando) tamaño carta u oficio.

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 El papel debe tener el gramaje adecuado 75 y 90 g libre de ácido.

 La tinta que se utiliza para la impresión debe poseer estabilidad química, ser insoluble
en contacto con la humedad, se recomienda utilizar cartuchos originales para los
documentos que sean de conservación permanente, de esta forma se garantiza la
nitidez y permeabilidad del documento.

 Evitar el uso de micro-puntas o lapiceros de tinta húmeda para la firma, ya que por la
clase de colorantes y solventes que contienen son solubles al agua, tienden a
expandirse, pierden su coloración y legibilidad de la información con el tiempo; a
cambio, se debe utilizar lapicero de mina negra para la firma, de esta manera se
garantiza la nitidez en los procesos de tecnificación y conservación.

 Algunas empresas adquirió e implementó el aplicativo SGD (Sistema de Gestión


Documental), de la empresa INNENKA, con el fin de unificar la producción de las
Comunicaciones oficiales e implementar la Ventanilla Única Institucional, que
desarrolla el proceso de recepción, radicación y distribución de las Comunicaciones
Oficiales, generadas en la Institución.

 La asignación de número consecutivo interno (memorando), o externo (oficio), son


asignados por el aplicativo SGD -Sistema de Gestión Documental- a través del
proceso de radicación. Al comenzar cada año la numeración debe ser ascendente y
continua, iniciando con el 001 y finalizando con el último número de radicación al
cierre de las labores administrativas en la institución, al finalizar el año.

 En razón a lo anterior, en las comunicaciones internas (memorando) y externas


(oficio), no se deben colocar consecutivos internos en las dependencias, pues estos
pueden generar confusión al momento de dar respuesta a las comunicaciones y no
permiten el encadenamiento de las comunicaciones en el aplicativo SGD.

 El Aplicativo SGD, permite archivar documentos electrónicos, formando carpetas en


la misma forma en que se hace con los documentos impresos.

 La capacitación sobre el aplicativo SGD y los instructivos para su manejo son


coordinados por el personal del Archivo Central

 La oficina de Informática y Telemática de la Institución se encargará de realizar el


respaldo de seguridad de la Base de datos generada con las comunicaciones oficiales
periódicamente.

 La documentación de carácter oficial externa debe ser firmada únicamente por los
funcionarios que tengan la competencia para ello.

 Para enviar memorandos internos, solamente se imprimirá y se firmará cuando la


dependencia requiera el documento físico y con la firma, de lo contrario será enviado
únicamente a través del aplicativo, implementado para tal fin. Los actos

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 Los actos de notificación se harán directamente en la dependencia que expide el acto
administrativo. Las márgenes establecidas para la papelería tamaño carta, serán las
mismas para tamaño oficio.

 El tipo de letra a utilizarse es “Arial”, y el tamaño de fuente es (12) doce

 Las comunicaciones que se envían a través de dispositivos electrónicos como anexos,


deben tener una lista de los archivos que contienen e identificar en la etiqueta del
mismo, el nombre de la dependencia, funcionario remitente, referencia de la
comunicación y nombre del dispositivo en la comunicación.

Uso de mayúsculas y minúsculas

Los nombres propios de personas, lugares, organizaciones, nombres de cargos y


dependencias se escriben con mayúscula inicial.
Los días, los meses, los puntos cardinales y las estaciones del año se escriben con minúscula,
excepto después de punto y al comienzo de párrafo.

Escritura de fechas, hora y números

Los números de cuatro cifras que representan años no se separan con espacio ni con punto.
Ejemplo Año 2011. En un texto la fecha se escribe completa, representada en orden de
día, mes, y año. Los nueve primeros días del mes se escriben sin anteponer el cero. El año
siempre debe ir con los cuatro dígitos para identificar el siglo en el cual se generó el
documento.

Ejemplos 5 de abril de 2010


9 de agosto de 2012
La reunión se realizará el 2 de julio de 2011

Las fechas abreviadas sólo se utilizan para indicar el momento en que se recibe el
documento, en formatos contables y financieros.
Ejemplo 28-03-2011

La hora del día está basada en el sistema internacional de 24 horas y después de la cifra se
escribe la palabra hora.

Ejemplo La reunión del comité será a las 08:30 horas


El refrigerio se sirve a las 15:30 horas

Expresiones numéricas

Las cantidades dentro de un texto del uno al nueve se escriben en letras y del 10 en adelante
en cifras.

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Ejemplo. Enviamos dos folletos con un total de nueve hojas cada uno.

Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el dieciséis
al veintinueve se escribe una sola palabra y del treinta y uno en adelante se escribe en tres
palabras.

Ejemplo 16 Dieciséis 31 Treinta y uno


17 diecisiete 32 Treinta y dos
23 veintitrés 37 Treinta y siete

Números telefónicos:

Al escribirlos se separan por grupos y con espacios; el indicativo debe ir entre paréntesis.

Ejemplo Teléfono (92) 224 22 02


Celular 317 846 90 00

Los documentos de identificación se cifras en grupos.

Ejemplo Cédula de Ciudadanía C.C 34. 795.073


Cédula de Extranjería C.E 22.931.321
Registro Único Tributario RUT 91.754.054-3

Grados porcentajes y proposiciones:

Siempre se utilizan las cifras, aunque sean menores de 10.


Ejemplo para grados: 5º
Para porcentaje 8%
Para escala 1:1000

2 Comunicaciones Oficiales y mensajes electrónicos

Las organizaciones se tienen a implementado el correo electrónico además de algunas redes


sociales y con frecuencia se utilizan estos medios para enviar boletines e información
institucional.
Con el fin de organizar esta información que reposa en los equipos de cómputo, la oficina
de Informática y Telemática de las organizaciones, hace las siguientes recomendaciones:

 La información institucional debe estar almacenada en una unidad de disco duro


diferente a la del sistema operativo (Generalmente C). No se debe guardar
información en el escritorio ni en "mis documentos".
 La información institucional debe estar almacenada en una carpeta cuyo nombre debe
estar compuesto por el código de la dependencia seguido de un guion bajo y el nombre
de usuario asignado al funcionario. Ejemplo: "1130_mbeltran".

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El cumplir estas indicaciones facilita labores como realizar copias de seguridad (backup) y
cambios de equipo; además de minimizar los riesgos de pérdida de información en caso de
daños en Software y/o Hardware.

Las Redes sociales abiertas al público, tales como Facebook o Twitter, entre otras, son
comunicaciones informales que no hacen parte de la Gestión Documental, ya que los escritos
a través de estos medios masivos, hacen parte del Sistema de Comunicación, su nivel
básicamente es informativo, por lo tanto no se consideran documentos oficiales.

Recomendaciones para escribir mensajes electrónicos

 Al escribir un correo electrónico, es apropiado usar letra minúscula, se dice que al


utilizar mayúscula sostenida, se está gritando en Internet.

 Identificar claramente la persona a quien se enviará el correo ya que existen


direcciones electrónicas muy semejantes.

 Utilizar el campo con copia oculta (Cco), cuando se envíe o se responda un mensaje
que incluya múltiples direcciones, o cuando se envíen mensajes que incluyan
personas o grupos corporativos. Esto con el fin de no publicar las direcciones de
correo y que después se utilicen con otros fines.

 Usar prudentemente la lista de las direcciones. Se recomienda no enviar copias de


correos electrónicos a personas que no necesiten un correo determinado.

 No adjuntar archivos con virus o con un tamaño que no pueda recibir o descargar el
destinatario.

 Tener el menor número posible de mensajes en la bandeja de entrada, para ello se


sugiere crear carpetas. Las carpetas se pueden organizar por temas.

 El correo electrónico puede ser archivado y bajo ciertas circunstancias no ser


confidencial.

 Tener cuidado al momento de enviar información a través del correo institucional,


éste se utiliza sólo para correos oficiales, no para información personal, y recordar
que la información que publique por redes sociales o por Internet se queda en
INTERNET.

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Control en la Producción de Documentos

Formatos:

 Los formatos institucionales que sean generados por necesidad de las dependencias
deben ser elaborados en la misma y enviados a la oficina Asesora de Planeación que
desarrolla el Programa Institucional de Sistema Gestión de la Calidad; esta oficina
asignará el código respectivo al formato y una vez el formato se ingrese al listado
maestro de registros institucionales, la oficina solicitante podrá hacer uso y socializar
el formato; para cualquier cambio o modificación al mismo, debe informarse a la
oficina competente para su actualización y número de código en la versión
correspondiente.

 Para la organización y control de consecutivos en el aplicativo SGD, se exceptúan los


actos administrativos, tales como Resoluciones, Acuerdos, procesos de contratación,
Convenios Institucionales, entre otros, los cuales serán adjudicados por la
dependencia que los genere.

DILIGENCIAMIENTO DE DOCUMENTOS

Comunicaciones oficiales

En las organizaciones, se utilizan dos estilos de comunicaciones oficiales, lo que


anteriormente se denominaba carta.

 Memorando para las comunicaciones internas y


 Oficio para las comunicaciones externas.

Las comunicaciones no deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales o de


puntuación, borrados, ni repisados.

Las comunicaciones generadas a través del aplicativo SGD, tienen validez administrativa por
lo tanto no es necesario imprimirlas a menos que el destinatario por razones de trámite legal
o administrativo, exija el documento impreso y firmado.

De acuerdo con sus objetivos, la comunicación oficial se usa para:

 Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes;


 Regular o aclarar una situación;
 Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto;
 Dar respuesta a una comunicación recibida;
 Reiterar una información, un requerimiento o solicitud urgente;
 Impugnar o corregir una situación,
 Solicitar o remitir documentos u objetos.
 Felicitar, convocar, entre otros.

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Memorando (comunicación oficial interna); recomendaciones:

Redactar en forma clara, sencilla, breve, cortés y en modo impersonal,


Utilizar papel con logo, sin membrete.
Utilizar preferiblemente un solo tema por memorando.

Se utiliza para:

 Informar sobre un hecho brevemente


 Hacer requerimientos,
 Aclarar una situación,
 Tramitar un asunto,
 Solicitar o remitir información, documentos u objetos,
 Hacer llamados de atención entre otros.

Circular:

Su objetivo es dar a conocer información de carácter general tanto normativo como


informativo, Informa sobre disposiciones, normas, lineamientos y políticas.
Se debe tener en cuenta:

 Tratar un solo tema;


 Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía;
 Redactar en forma clara, precisa, concreta,
 Usar tratamiento respetuoso y cortés;
 Distribuir el texto de acuerdo con su extensión
 Utilizar estilo bloque.

Acta:

Expresa el asunto tratado o acordado en una reunión o situación específica. Adquiere valor
administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.
Debe llevar el nombre del grupo que reúne, aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o
extraordinario.

No deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación. Los


párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas. Sin embargo por
solicitud expresa de algún participante, se anotan las discrepancias o aclaraciones necesarias.
Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y
en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los nombres completos.
Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario anotar el nombre
de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los
asistentes, se hace con su nombre completo.

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Clases de Actas

 De Consejos Directivo,
 De Consejo Académico,
 De Consejo de Facultad
 Actas de Comité,
 Actas de grado general,
 Actas de sustentación trabajo de grado
 Actas de conciliación
 Actas de baja,
 Actas institucionales
 Actas de entrega de cargo

Informe
Se debe tener en cuenta

 Redactar en forma clara y concisa, en tercera persona.

 Los informes que se envían a los organismos de control deben ser elaborados en papel
membreteado.

 Los informes de gestión internos se elaboran en papel con logo sin membrete.

 Disponer el orden en que se van a describir las actividades realizadas y Elegir el


lenguaje técnico adecuado.

Certificado:

En este documento probatorio público o privado, se asegura la veracidad y la legalidad de un


hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la
validez de un acto judicial, juramento, ceremonia o norma)

Constancia:

En este documento probatorio, se describen hechos o circunstancias que no requieren


solemnidad.

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Con base en el hecho o acto que se Según el hecho o acto se expiden
prueba pueden emitirse certificados de: constancias para.

 Calificaciones obtenidas en  Tiempo de servicio


períodos académicos.  Experiencia
 Salario u honorarios
 Diploma conferido por una
 Clase de trabajo
Institución Asistencia a congresos,
 Jornada laboral
cursos y seminarios
 Cumplimiento de comisiones
 Documento de identidad
 Comportamiento del trabajador
 Certificado de aseguramiento de la
 Matricula
calidad
 Estudio
 Certificado del Sistema de
Administración ambiental
 Becas, donaciones y exenciones
 Créditos, préstamos o transacciones
 Relación de retención de impuestos
 Paz y salvos
 Resultados de exámenes médicos

La constancia y la certificación tienen el objetivo de dar a conocer información de carácter


Personal.

Sobres comerciales
Su propósito es servir de cubierta a los documentos para su entrega o envío. Al registrar los
datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la comunicación, en forma
clara y completa. El tamaño del sobre para el envío de anexos debe permitir guardarlos sin
dobleces.
Para distribuir la información en el sobre tamaño carta u oficio, se recomienda escribir los
datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación sencilla.
Al utilizar etiqueta, ésta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre.

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CREACIÓN Y DISEÑO DE DOCUMENTOS

Entre Máximo 14 cm ZONA 3


3 y 4 cm ZONA 1

2-3 cm

Entre
3 y 4 cm

1,5-a4 cm
1,5 y 4,0 cm
Zona 2
Dimensiones:
Estas dimensiones son aplicadas a todos los tipos documentales mencionados, tanto en
papelería tamaño carta como oficio.

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 B. Zona 1
Espacio destinado para el membrete que incluye: razón social, logo tipo y el número
de identificación tributaria (NIT). Las medidas recomendadas son: 14 cm
horizontales, desde el borde izquierdo de la hoja y entre 3 y 4 cm verticales desde el
borde superior.

 Zona 2
Espacio destinado para la dirección, apartado, correo electrónico, sitio web, fax,
teléfono, lugar de origen y país. Se recomienda usar las siguientes medidas: entre 1,5
y 2 cm desde el borde inferior de la hoja y centrado.

 D. Zona 3
Espacio superior derecho destinado al registro radicación del documento; es
complementaria de la zona 1.

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Entre ZONA 3
3 y 4 cm ZONA 1
1 interlinea
Código
1 a 2 interlineas
Lugar y fecha

1 a 3 interlineas

Entre Datos del destinatario Entre


3 y 4 cm 2 y 3 cm
2 interlineas

Asunto

1 a 2 interlineas

Saludo

1 a 2 interlineas

Texto
1 interlinea

1 a 2 interlineas

Despedida

4 a 5 interlineas

Remitente
cargo

2 interlineas
Anexos:
Vo. Bo. 1 interlinea
Transcriptor :
1 a 2 interlineas
Entre
Zona 2 1,5 y 2,0 cm

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Márgenes
Se recomiendan las siguientes márgenes.

 Superior entre 3 y 4 cm
 Inferior entre 2 y 3 cm
 Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm
 Lateral derecho entre 2 y 3 cm.

Estilo:
Bloque extremo. Todas las líneas parten del margen izquierdo.

Fuente:
Todas las comunicaciones se deben digitar en una fuente clara, agradable a la vista del lector.
La fuente debe ser homogénea, con el fin de no presentar inconvenientes para su lectura,
impresión y digitalización. Se recomienda para la redacción utilizar tipo de fuente Arial y el
tamaño 12.

 Código de la Dependencia:
 Lugar de origen y fecha de elaboración:
 Datos del destinatario:

NOTA: En la elaboración de las comunicaciones oficiales Memorando y Oficio, los tres


pasos anteriores son generados automáticamente por el aplicativo SGD.

Denominación o título académico:

El tratamiento de cortesía o título académico se escribe con mayúscula inicial. Se deja una
interlinea después del destinatario.

Ejemplos

 Señor
 Señora
 Doctor
 Doctora
 Licenciado
 Ingeniero
 Economista, entre otros.

Para muchos cargos se presentan denominaciones femeninas y profesionales.

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DE CARGOS TITULO PROFESIONAL

 Alcaldesa  Abogada
 Asistente Administrativa  Administradora de negocios
 Consulesa  Administradora de Empresas
 Decana  Arquitecta
 Gerente  Bacterióloga
 Gobernadora  Bióloga Marina
 Jueza  Comunicadora Social
 Jefa  Contadora Pública
 Ministra  Geóloga
 Presidenta  Física Nuclear
 Rectora  Ingeniera
 Revisora Fiscal  Médica
 Secretaria General  Microbióloga
 Subgerenta  Odontóloga
 Tesorera  Trabajadora social

Cuando estos títulos y cargos forman parte de un texto, se escriben con minúscula, porque se
convierten en sustantivos comunes.
Ejemplos
 Vendrá la ingeniera Alicia Vargas
 El diseño de la presentación estará a cargo de la jefa de ventas.

Asunto:
Se escribe la palabra asunto, con mayúscula inicial seguida dos puntos, sin negrilla y sin
subrayar. Se debe escribir a dos interlineas libres, a partir del último dato del destinatario
constituyendo la síntesis del tema del documento, expresado máximo en cuatro palabras.

Saludo:
Se utiliza precedido del título para las damas, el nombre sencillo o compuesto, según aparece
en el destinatario; para los caballeros el apellido, si el saludo es breve y finaliza en dos puntos,
se recomienda la despedida seguida de comas; si el saludo es extenso se recomienda que la
despedida termine en punto.
NOTA. El uso de estimado o apreciado, se hace solamente para personas de confianza.
Ejemplo
 Apreciado señor Botero García:

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 Respetada Ingeniera Gloria María:
 Señora Ministra:
 Cordial saludo, señor Martínez Orejuela.

Expresión de
O frase de cortesía
cortesía que puede
Terminada en punto.
ser breve seguida de
coma,

 Atentamente,  Agradecemos su gentil colaboración.


 Cordialmente,  Nos despedimos y esperamos su respuesta.
 Sinceramente,  Muchas gracias por su amabilidad y rápida
 Respetuosamente, acción.
 Para nosotros es un gusto servirle.
 Hasta una nueva comunicación.

Cuerpo de texto:
Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara,
breve, directa, sencilla y cortés, omitiendo temas personales.

Datos del remitente:


Los datos del remitente están conformados por el nombre y el cargo. El nombre se sitúa de
cuatro a cinco interlíneas libres de la despedida en mayúscula sostenida y el cargo se escribe
en la línea siguiente con mayúscula inicial. No utilizar negrilla, no subrayar, no centrar.

Anexos:
Se detallan en el texto y al final de la comunicación, a dos interlíneas libres del remitente.
La palabra anexo o anexos, se escribe con mayúscula inicial, seguida de dos puntos (:). A un
espacio se enuncia la cantidad; entre paréntesis el número de hojas, escrito en forma continua
horizontalmente y separados por coma (,).

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Ejemplos
 Anexo: uno (15 folios).

 Anexo: dos (ocho folios y un CD-ROM).

 Anexo: tres (10 folios, un cheque y un folleto).

Copia:
La palabra copia se escribe con mayúscula inicial, sin abreviar y se seguida de dos puntos
(:). Se ubica a dos interlineas libres del cargo del firmante o a interlineados sencillo de anexos
contra el margen izquierdo. A un espacio se relacionan los destinatarios alineados así:
tratamiento de cortesía o título, cargo y organización. Si se dirige a un funcionario de la
misma entidad se omite el nombre de la institución.

Datos del transcriptor:


Consignar los nombres y el apellido a tres interlíneas del firmante, de anexo o copia según
sea el caso.

Firma:
El documento Oficio generado a través del aplicativo, se debe imprimir y firmar, debido a
que es un documento que va dirigido al medio externo.

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ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL MEMORANDO

Entre 3 y 4 cm

2 interlinea

MEMORANDO

2 a 3 interlineas

Entre Lugar y fecha Entre


3 y 4 cm 2 y 3 cm
1 a 3 interlineas

PARA:
2 interlinea
DE:
2 interlinea

ASUNTO:

1 a 2 interlineas
Texto
1 interlinea

1 a 2 interlineas

Despedida

4 interlineas

firmante

2 interlineas
Copia:
2 a 3 interlineas

Transcriptor :

Entre 2 y 3 cm

25
Encabezado:
 Código de la dependencia:
 Lugar de origen y fecha de elaboración:
 Los puntos anteriores son generados por el aplicativo SGD.
 Destinatario y Remitente:
Ejemplo:
PARA: Dra. Antonia Campos Borda, Ingeniera
DE: Dirección Seccional
Asunto:
Se escribe en mayúscula sostenida a dos interlíneas del remitente.

Texto:
Se escribe de dos a tres interlíneas del asunto puesto que el saludo está incluido en el primer
párrafo.

Despedida:
Se escribe de una a dos interlíneas libres del texto.
Firmante: La firma o nombre generada a través del aplicativo, en el memorando tiene validez
administrativa.

Transcriptor:
De dos a tres interlíneas de la firma del remitente.

26
ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DE LA CIRCULAR

UNIDAD CENTRAL DEL VALLE Código: (calidad)


DEL CAUCA
CIRCULAR Versión: 00

Código: Dependencia. Serie – Subseries

CIRCULAR No.
Lugar y fecha:
Grupo destinatario:
Asunto:

Texto

Firma responsable:
Cargo

Transcriptor:

Código de la Dependencia:

27
Se escribe el código de la Dependencia Guión (-) seguido del código de la Serie Circulares
seguido de punto (.) y el código de la Subseries

Lugar y fecha:
El lugar y fecha en que se elabora la circular.

Grupo destinatario:
Se escribe la palabra PARA: en mayúscula sostenida, seguida del grupo destinatario.

Asunto, saludo:
Se escribe una frase que referencie el texto de la circular.

Texto:
Se desarrolla el texto del asunto.

Despedida:
Se escribe una frase de cortesía, de despedida antes de la firma.
Se escribe de cuatro a cinco interlíneas del texto.

Firma responsable y cargo:


Los datos del remitente están conformados por el nombre del responsable de la circular y se
escribe en mayúscula sostenida y el cargo en la siguiente línea se escribe en mayúscula
inicial.

Identificación del transcriptor:


Se escribe el nombre y apellido del transcriptor con mayúscula inicial.

ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL ACTA

UNIDAD CENTRAL DEL VALLE DEL Código:


CAUCA
ACTA DE REUNIÓN Versión: 00

CÓDIGO:

ACTA Nº

COMITÉ:

ÁREA/ FACULTAD/PROCESO:
LUGAR:
HORA DE INICIO: HORA FIN:
FECHA:
OBJETIVO DE LA REUNIÓN:

ASISTENTES

28
NOMBRE Y CARGO

INVITADOS
NOMBRE Y CARGO

AUSENTES
NOMBRE Y CARGO

Actuó como secretario de la Reunión ________________ sin voz y sin voto, presidido por
_______________, seguido se puso en consideración el orden del día propuesto y aprobado
así:

ORDEN DEL DÍA


1. Llamada a lista y Verificación del quórum
2. Consideración, seguimiento y aprobación Acta Nº ____ del día.
3. Relacione cada uno de los temas a tratar.
Xxxx
Xxxx

xx. Proposiciones y Varios

DESARROLLO DEL ORDEN DEL DÍA

Descripción del desarrollo de los puntos establecidos en el orden del día.

Siendo las _____ horas el presidente dio por terminada la reunión.

Se procedió a firmar la presente Acta la cual fue aprobada en sesión verificada el día ____
del mes de ____ de _____:

29
CONVOCATORIA:

FIRMAS DE LOS ASISTENTES


Nombre Firma
Cargo

Código de la Dependencia:
Código de la Dependencia - seguido del código de la Serie Acta. Subserie.

Acta No.
Se escribe el consecutivo del número del Acta del Comité o Reunión que se reúne.

Comité:
Nombre del Comité o grupo que se reúne. Se ubica al costado izquierdo, dos interlíneas
después del Número del Acta.

Ej. Comité de Archivo, Comité de Calidad Institucional., Reunión de Auxiliares


administrativos.

Área / Facultad / Proceso:


Nombre de la Dependencia responsable de la Reunión o Comité.

Lugar de la reunión:
Lugar en donde se está celebrando la reunión, dependencia, salón, auditorio, etc.

Hora de inicio y de finalización:


Hora en que inició la reunión y se ubica la hora en que finalizó.

Fecha:
Día mes y año en que se celebra la reunión.

Objetivo:
El motivo por el cual se celebra la reunión.

Asistentes:
Nombres y apellidos de los integrantes de la reunión con mayúscula inicial a interlineación
sencilla, al frente se escribe el cargo que desempeña cada uno de los integrantes en la reunión.

30
Invitados:
Si hay invitados, se escriben los nombres y apellidos completos de los invitados con
mayúscula inicial.

Ausentes:
Si hay ausentes, se escriben los nombres y apellidos completos.

Orden del día:


El primer punto del orden del día, deberá ser llamado a lista y verificación del quórum. Se
enumeran los temas que serán motivo de la reunión, con mayúscula inicial, indicándolos con
números arábigos.

Desarrollo:
Se inicia el primer tema indicándolo con número arábigo.

Convocatoria:
Cuando se va a programar una nueva reunión, a continuación se escribe el lugar, la dirección,
la fecha y la hora en que se proyectará la próxima reunión.

Firmas de los asistentes:


En el cuadro de firmas de los asistentes, en la primera columna se escriben los nombres
completos de los firmantes responsables en mayúscula sostenida, al frente se escriben los
cargos en mayúscula inicial y en la columna del frente, firman las personas mencionadas.
Los nombres y cargos de los firmantes autorizados se reparten de manera que el de mayor
jerarquía quede en primer lugar, seguido de los demás firmantes.

Transcriptor:
Se escribe el nombre y apellido del transcriptor del Acta, con mayúscula inicial.

31
ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL INFORME

UNIDAD CENTRAL DEL VALLE Código:


DEL CAUCA
INFORME Versión: 00

Código: Dependencia. Serie – Subserie

Título del Informe:

Presentado a:

Fecha:

Texto

Firma responsable:

Con copia para:

Transcriptor:

32
Código:
Se escribe el código de la dependencia, seguido de los códigos de la Serie y Subserie.

Título del informe:


Es el tema sobre el cual trata el informe.

Presentado a:
Se escribe en mayúscula sostenida el nombre de la persona y dependencia a quien se le
presenta el informe.

Texto:
En este espacio se desarrolla el informe con sus numerales correspondientes.

Nombre y Firma del Responsable:


En este espacio se escribe el nombre del autor o autores del informe, el/los cargos y lo deben
firmar.

Si son varias las firmas, éstas se distribuyen a criterio de los autores, se escriben por parejas
siendo la primera contra el margen izquierdo, si el número de firmas es impar la última se
escribe centrada.

Con copia para:


Se escribe el nombre y cargo de la persona a quien le envía copia, con mayúscula inicial.

Transcriptor
Se escribe el nombre y apellido del transcriptor del Informe, con mayúscula inicial.

33
ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DE CERTIFICADO Y CONSTANCIA

Entre 3 y 4 cm

2 interlinea
DENOMINACIÓN

2 a 3 interlineas
CODIGO:

2 a 3 interlineas
CARGO Entre
Entre 2 y 3 cm
3 y 4 cm 4 a 5 interlineas

IDENTIFICACIÓN DEL TEXTO:

2 interlinea

Texto------------------------------------------------------------------
------

2 interlineas

TEXTO:--------------------------------------------------------------
--------

3 interlineas

Ciudad de origen y fecha

4 a5 interlineas

FIRMA RESPONSABLE

Transcriptor :

Entre 2 y 3 cm

34
Denominación:
Se escribe a cinco interlineas del borde superior la denominación CERTIFICADO o
CONSTANCIA.

Código:
A dos interlíneas de la denominación y contra el margen izquierdo se digita el código de la
dependencia que expide, seguido de Guión (-) se escribe el número correspondiente al
certificado o constancia, a continuación y seguido de punto (.) se escribe el código
correspondiente a la Subserie, finalmente se digita el numero consecutivo de certificado o
constancia.

Cargo:
El cargo de la persona responsable, se escribe en mayúscula sostenida, sin subrayar centrado,
precedido de los artículos el, o la, a una distancia de cuatro a cinco interlíneas del código.
Ejemplo:

LA GERENTA DE TALENTO HUMANO

Identificación del texto:


Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguidas de dos puntos (:). Se ubica a
cuatro o cinco interlíneas del cargo, centradas, en mayúscula sostenida y puede utilizarse
negrilla para resaltar.

Texto:
Cada párrafo del texto se inicia con la conjunción Que, en mayúscula inicial a la que siguen
los datos del solicitante que pueden ser:

 Tratamiento, nombre completo del solicitante, en mayúscula sostenida y el número


del documento de identidad.

 Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida Y NIT. Ejemplo:

 Que el señor MARCELO ANRÉS BENITEZ ROCHA, con cédula de ciudadanía


70.000.000 de…

 Que a INDUSTRIAS PLÁSTICAS S.A., con NIT 890.000.000-5 se le retuvo…

En los siguientes párrafos, al referirse al solicitante, se debe hacer por el tratamiento y el


apellido.

En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación o la


constancia.

Los párrafos se separan entre sí, por una o dos interlíneas, según la extensión del texto.

35
Ciudad de origen y fecha:
A tres interlíneas del último párrafo del texto se escribe la ciudad de origen, el día, mes y
año.

Firma responsable:
De cuatro a cinco interlineas de la fecha, centrado y en mayúscula sostenida se escriben
nombres y apellidos del responsable. No se escribe el cargo, no se subraya.

Transcriptor:
A dos interlíneas del firmante y contra el margen izquierdo se anota el nombre con mayúscula
inicial e inicial del apellido, de la persona responsable de transcribir el documento. Se
recomienda emplear letra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente
escribir uno de los dos.

ESQUEMA DISTRIBUCIÓN DEL SOBR

zona 1 zona 3

Zona 2

Zona 1
Espacio destinado para la ubicación de la razón social, sigla o acrónimo y NIT.

Zona 2
Espacio destinado para la impresión de la dirección topográfica y electrónica, fax, página
web, el apartado aéreo, el teléfono, el nombre de la ciudad o municipio de origen y el
país.

Zona 3
Espacio superior derecho para uso exclusivo de la oficina de correos.

Partes de sobre:
Para su distribución, el sobre se visualiza en tercios y se distribuyen así:

36
 En el tercio izquierdo se escribe información como: confidencial, personal.
 En el tercio central se escriben los datos del destinatario.
 El tercio derecho es para uso exclusivo de la oficina de correos.

Los datos del destinatario se ubican centrados en el segundo tercio, su distribución debe ser
armónica, se dirige en forma personalizada, estos datos se escriben a interlineación sencilla.

Tratamiento o títulos:
Se escriben con mayúscula inicial

Nombre:
Se escribe en la segunda línea del tratamiento con mayúscula sostenida o mayúscula inicial
según su preferencia, se recomienda escribir los dos apellidos. No se usa negrilla.

Ejemplo Ingeniero
DUVAN PULGARIN MARROQUIN
Economista
Cargo:
Se escriben con mayúscula inicial. Los cargos muy extensos se pueden repartir en dos líneas.
No se hace partición silábica

Ejemplo Ingeniero
DUVAN PULGARIN MARROQUIN
Director de Servicios Informáticos

Organización:
Se escribe en la línea siguiente al cargo con la denominación más conocida, razón social,
acrónimo o sigla. Cuando se escribe el nombre completo, la escritura se hace con mayúscula
inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A.
Los acrónimos se escriben con mayúscula sostenida o mayúscula inicial.

Ejemplo CAFAM – Cafam


SENA – Sena
UCEVA- Uceva

Dirección o apartado:

la dirección consta de una de las siguientes nominaciones: calle, carrera, diagonal, transversal
o avenida, con su respectivo número, todas ellas se escriben sin abreviar y a continuación se

37
anota en número de la nomenclatura. Se emplea la abreviatura de número nro. (Opcional).
No se escribe el signo (#).
Si los números de la dirección incluyen letras, éstas se deben escribir con mayúscula, si la
nomenclatura incluye Norte, Sur, Oriente, Occidente Bis, es indispensable escribirlos en
forma completa.
Ejemplo Señora
Diana Pulgarín Marroquín
Calle 20 Bis nro. 45-23 Bloque 2 Entrada 3 Apartamento 1234
Urbanización el Poblado
Medellín, Antioquia

NOTA: Para tener certeza de la entrega de la correspondencia, es importante que la


dirección sea clara y completa. Si la dirección es un apartado, se escribe Apartado Aéreo,
sin abreviar y no se escribe la dirección.

Ejemplo Doctor
ALFREDO JARA TOBON
Jefe de Compras
CAFAM
Apartado Aéreo 35476
Quibdó, Chocó

Destino:
Puede ser local, nacional o internacional. Se escribe con mayúscula inicial.

Local:
Cuando el destino es dentro de la ciudad, se escribe el nombre en mayúscula inicial.

Ejemplo Doctor
ALFREDO JARA TOBON
Jefe de Compras
CAFAM
Apartado Aéreo 35476
Melgar.

Nacional:
Cuando el destino es una ciudad o municipio dentro del país, se escribe el nombre y el del
departamento correspondiente, separados por como (,) y con mayúscula inicial.

Ejemplo Doctor
ALFREDO JARA TOBON
Jefe de Compras
CAFAM
Apartado Aéreo 35476
Tunja, Boyacá

38
NOTA: Cuando las ciudades tienen denominaciones especiales, éstas se deben incluir, como
el caso de Bogotá D.C, Guadalajara de Buga o México D.F.

Internacional:

La información debe ir en el idioma oficial del destino a interlineación sencilla. El nombre


del destinatario debe ir en mayúscula sostenida.

En cuanto a la dirección, se respeta la nomenclatura y los términos del país del destino tales
como, P.O Box, Postfach, entre otros.

El país del destino se escribe en el mismo renglón de la ciudad, o en el siguiente, dependiendo


de la extensión de la información en mayúscula inicial.
Ejemplo: MR. RALPH GEERE, General Manager
IBM Internacional
22 Marion Avene, Hartsdale
NEW YORK 12640
Estados Unidos de América.

Recepción, Distribución, Trámite y Consulta de documentos

La adecuada Gestión de documentos de archivo de una Institución, debe garantizar que ésta
sea capaz de crear, recibir, utilizar y consultar los documentos que necesita. Norma ISO
15489-1

RECEPCIÓN
El proceso de Recepción se desarrolla en La Ventanilla Única, la cual cumple con la tarea de
administrar las comunicaciones oficiales contribuyendo con la normalización de los servicios
De recepción, registro, radicación y distribución de los documentos como parte integral del
Programa de gestión Documental.

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Constitución Política. Artículo 15 Parágrafo 3. La correspondencia y demás formas de


comunicación privada son inviolables. Sólo pueden ser interceptadas o registradas mediante
orden judicial, en los casos y con las formalidades que establezca la ley.

Decreto 2150 de 1995 Artículos 1, 11 y 12. Supresión de autenticación de documentos


originales y uso de sellos en ventanilla única.

Acuerdo 060 de 2001. Artículos 3, 5, 8, 10, 11, y 12. Sobre las unidades de correspondencia,
radicación y control de las comunicaciones recibidas y enviadas.

Es este punto hablamos de tres pasos dentro del proceso de recepción: la recepción del
documento, su radicación y finalmente el registro.

39
La ventanilla única.

El principio fundamental de la Ventanilla Única es administrar adecuadamente las


comunicaciones oficiales y el servicio de información a los usuarios.

La ventanilla única debe contar con el talento humano y recurso tecnológico necesario para
desarrollar el proceso de recibir, registrar, radicar, enviar y controlar el trámite de las
comunicaciones oficiales, mediante servicios de mensajería interna, externa y por medios
electrónicos; que faciliten la atención de las solicitudes presentadas por los usuarios internos
y externos a la Institución, además de brindar el servicio de información a los usuarios sobre
las comunicaciones oficiales que salgan o ingresen a la institución, al igual que sobre
información institucional y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva,
celeridad, imparcialidad respetando el derecho de turno con oportunidad y guardando estricta
reserva sobre los documentos y la información a la cual se tiene acceso.

Las principales funciones de la Ventanilla única son:

 Recibir documentos
 Verificar la información de los documentos
 Clasificar en documentos externos e internos para su trámite
 Radicar
 Registrar
 Distribuir interna y externamente las comunicaciones oficiales
 Brindar atención personalizada y telefónica al usuario
 Servicio de alerta sobre las comunicaciones recibidas, para dar respuesta oportuna a
las solicitudes y velar por el cumplimiento del derecho de turno. Puede realizarlo a
través del aplicativo SGD adquirido por la Institución, implementado a partir de
septiembre de 2011.

Etapas del proceso de recepción

 La ventanilla única institucional debe recibir únicamente las comunicaciones que


conciernan a la entidad, para legalizar su radicación y distribución, verificar si amerita
su radicación y, en caso de que no sean para la institución deberán ser devueltas al
remitente.

 Los documentos que se reciben pueden estar en diferentes soportes y medios, tales
como correo tradicional, fax, revistas, plegables, invitaciones, correo electrónico,
entre otros.

 Se debe verificar que la documentación que se recibe está completa, firmada, contiene
los anexos anunciados, datos de origen del remitente, dirección de respuesta, y se

40
encuentra en buen estado. Se procede a desempacar con mucho cuidado el
documento para no dañarlo, se revisa el sobre y verificar los anexos.

 Una vez extraído el documento del sobre se lee con el fin de:
 Comprobar las fechas de elaboración y recibido.
 Revisar que este firmado, verificar anexos
 El registro y radicación de las comunicaciones oficiales se hace en forma permanente,
atendiendo con carácter de prioridad los documentos jurídicos tales como acciones
constitucionales, derechos de petición, tutelas, demandas, embargos, documentos
contables como facturas, recibos de servicios públicos.

 El horario para el reparto y distribución de las comunicaciones se hará teniendo en


cuenta el horario institucional:

 En la mañana 8:00 a 12:00 m.


 En la tarde 2:30 a 6:00 p.m.

 Las publicaciones, libros, revistas, folletos, tarjetas de invitación y demás


documentos de carácter informativo como plegables, publicidad, no se radican. Para
control de su recepción se registra su información en el formato Registro de Libros
revistas y publicaciones recibidas.

Registro de documentos

Después de recibir las Comunicaciones oficiales en Ventanilla Única, se ingresan todas las
comunicaciones producidas o recibidas, al Sistema SGD. Se registran los siguientes datos:

 Fecha
 Nombre del Remitente
 Dirección, teléfono y correo electrónico
 Funcionario destinatario , Dependencia y si lleva copia a otra dependencia
 Asunto
 Número de folios y anexos

Radicación e impresión de rótulo


“Las comunicaciones oficiales que ingresen a las instituciones deberán ser revisadas, para
verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del ciudadano o entidad
que las remite, dirección donde se deba enviar respuesta y asunto correspondiente, si es
competencia de la entidad, se procederá a la radicación del mismo”. (Acuerdo 060 de 2001).
Al registrar las comunicaciones oficiales en el aplicativo SGD, se procede a escanear el
documento para grabarlo en la base de datos y al presionar el botón de radicar, el aplicativo

41
automáticamente asigna el número de radicación del documento. (Ver anexo SGD Registro
y radicación de comunicaciones (final deteste documento)

Enseguida se imprime el rótulo con el número de radicación asignado por el aplicativo. Este
rótulo identifica el documento dentro de la base de datos de la Entidad, (SGD).
Cuando un usuario o peticionario presente personalmente una comunicación oficial en la
Ventanilla Única se le entregará de inmediato su copia debidamente radicada, con el fin de
velar por la transparencia de la actuación administrativa asignada en estricto orden de
recepción de los documentos.
Al comienzo de cada año laboral, la numeración debe ser ascendente y continua, iniciando
con el 001 y finalizando con el último consecutivo que se registre al cierre de labores
administrativas de la Institución, al finalizar el año.

Radicación de fax:
Las comunicaciones recibidas y enviadas por este medio, se tramitarán teniendo en cuenta la
información que forma parte integral de las series establecidas en las tablas de retención
documental, para su radicación en la Ventanilla Única.
Cuando se recibe un fax en la Ventanilla Única dirigido a un funcionario de la Institución, se
escanea, se imprime para garantizar su permanencia, durabilidad y conservación y se Todas
las COMUNICACIONES ACADÉMICAS presentadas por los docentes y estudiantes de los
diferentes programas académicos diurnos y nocturnos de la UCEVA tales como peticiones,
quejas, y reclamos (PQRSf), sin excepción, dirigidas a los Decanos y/o Consejos de
Facultad, deberán radicarse en la Ventanilla Única Institucional. Para su trámite hay dos
formas de realizar el proceso. La primera es a través del Link de la Institución donde existe
el formato PQRSf, el cual se puede diligenciar de manera presencial o vía Web; o a través de
un oficio, el cual se radica en Ventanilla única de lunes a viernes en el horario de 8:00 a 12:00
y de 2:30 a 6:30 p.m.

 Las PQRSFs que lleguen a los correos electrónicos a cualquiera de las Facultades y
que por su importancia ameritan ser tramitados, deberán imprimirse y llevarse a la
Ventanilla Única de la Institución para la correspondiente radicación.

 La radicación debe contener la siguiente información: Fecha y hora de recibo,


número de anexos, el nombre completo y claro de quien recibe el documento.

 Se exceptúan las solicitudes de supletorios, las cuales se tramitarán en las respectivas


Facultades.

 Teniendo en cuenta que la oficina de Educación Virtual a Distancia labora fines de


semana, las solicitudes que sean presentadas por estudiantes y docentes el día
sábado, se recibirán en esta oficina y serán enviadas el primer día hábil de la semana
siguiente a la Ventanilla Única para su radicación y respectivo trámite.

DISTRIBUCIÓN
La distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la
entidad, se realiza a través de la Ventanilla Única, la cual garantiza la celeridad en la entrega
de la comunicaciones tanto internas con destino externo como externas con destino interno

42
para lo cual cuenta con un mensajero interno, y un mensajero externo en cuanto a la entrega
local y a través de Outsoursing se entregaran las comunicaciones en los lugares más distantes
(local extendida, nacional e internacional)

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO


Decreto 229 de 1995, sobre servicios postales y sus resoluciones reglamentarias.
Decreto 2150 de 1995 Artículo 25. Utilización del correo para el envío de información.
Acuerdo 060 de 2001. Artículo 3. Centralización de los servicios de distribución de las
comunicaciones oficiales.

En este proceso se desarrollan las siguientes actividades:

Distribución de documentos internos enviados

 Si el documento es un memorando interno, éste deberá enviarse a través del aplicativo


SGD, sin necesidad de imprimirlo, a menos que la dependencia destinataria exija el
documento impreso para un trámite legal o administrativo.

 Después de enviado el documento por el aplicativo SGD, si es requerido en forma


física por el destinatario y para confirmar su recibo, se envía con el mensajero interno
junto con el formato Comunicaciones internas despachadas, relacionando en el
Asunto, el número de radicación generado por el SGD con el fin de tener la evidencia
de que envió el documento. El destinatario recibe el documento física o

43
electrónicamente y debe firmar el formato antes mencionado y devolverlo a la
dependencia remisoria para verificación y control del envío.
.
Distribución de documentos/comunicaciones externas recibidas

Los documentos o comunicaciones externas que se reciben a través del servicio de mensajería
externa o local, deben ser radicados a través del aplicativo SGD, en la Ventanilla Única
Institucional y su distribución a las diferentes dependencias se realiza de la siguiente manera:

 La funcionaria de la Ventanilla Única, recibe, clasifica las comunicaciones externas


en fuelle, o en carpetas, por dependencias

 Relaciona estas comunicaciones en el formato Comunicaciones externas recibidas.


Hace entrega al mensajero interno, del documento y del formato, para que proceda a
su distribución.

 El mensajero hace entrega de los documentos en las dependencias y hace firmar el


formato para verificación y control del recibido en la Ventanilla única.

Distribución y envío de documentos externos

 Todos los documentos enviados al medio externo deben ser radicados por medio del
aplicativo SGD y distribuidos a través de la Ventanilla Única Institucional.

 La Dependencia productora remite a la Ventanilla Única Institucional para su


distribución, los documentos elaborados en su respectivo soporte, con el número de
Copias requeridas, sus anexos y el sobre diligenciado. Para lo cual se diligencia el
formato Comunicaciones enviadas al medio externo.

44
 La Ventanilla Única Institucional verifica el cumplimiento de requisitos conforme a
lo estipulado en la producción documental de la institución (código de serie
documental, radicación del antecedente destinatario, firmas, copias, anexos).

 La Ventanilla Única Institucional realiza el registro con los siguientes datos básicos:
número de radicación, fecha del documento, hora, datos del destinatario (nombre,
entidad, cargo, ciudad del destinatario, anexos).

 La Ventanilla Única Institucional realiza las actividades de alistamiento físico, para


el envío a través del servicio de mensajería externa diligencia y firma las guías para
el control de entrega, y realiza la distribución utilizando los medios de mensajería.

 La Ventanilla Única Institucional hace constar a la dependencia del envío de los


documentos y da por concluido el trámite de entrega.

TRÁMITE DE DOCUMENTOS

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Acuerdo AGN 060 de 2001.Artículos 3, 6 y 8. Envío y control del trámite de las


comunicaciones, numeración de actos administrativos.

Constitución Política. Artículo 23. Toda persona tiene derecho a presentar peticiones
respetuosas a las autoridades por motivos de interés general o particular y a obtener pronta
resolución.

 Decreto 01 de 1984 Código Contencioso Administrativo. Derecho de petición.

 Decreto 1222 de 1999. Artículo 33. Derecho de turno

 Ley 58 de 1982. Reglamentación trámite peticiones.

Recepción de solicitud o trámite:

 Identificación del trámite.


 Determinación de competencia, según funciones de las dependencias.
 Definición de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta

Las peticiones, quejas, reclamos, sugerencias o felicitaciones que se realicen ante la Unidad
Central del Valle del Cauca podrán formularse, a través de la página web en el link PQRSF,
o a través de un oficio, el cual será registrado y radicado en la Ventanilla Única Institucional,

45
en el aplicativo SGD e inmediatamente remitidas a la dependencia competente, electrónica y
físicamente, con copia a la Secretaría General, para el control institucional del trámite.

Las PQRSF que lleguen a los correos electrónicos de las respectivas Decanaturas y
facultades, que por su importancia ameriten ser tramitados deberán imprimirse y llevarse a
la Ventanilla Única de la Institución para la correspondiente radicación.
Las PQRSF dirigidas a Unidad Central del Valle del Cauca deberán ser diligenciadas en lo
posible en el formato diseñado para tal efecto y deben contener la siguiente información.

 Nombre del funcionario o dependencia a la cual se dirige.


 Nombres completo del solicitante o su representante.
 Dirección o correo electrónico y teléfono a donde se debe dirigir la respuesta del
peticionario y/o apoderado.

 Los fundamentos de hecho o derecho de la PQRSF.

 La relación de los documentos que sustentan la PQRSF.

 La firma del peticionario y/o su apoderado.

Recibida la PQRSF en la dependencia competente el funcionario encargado verificará el


cumplimiento de los requisitos señalados.
Conforme al principio de Celeridad que rige las instituciones públicas de nuestro país, los
documentos deben ser tramitados en el menor tiempo posible. Teniendo en cuenta el tipo de
manifestación, en la UCEVA las PQRSF’s deberán ser resueltas dentro de los siguientes
plazos, según la Resolución No. 750 de junio 4 de 2009.

 Diez (10) días hábiles para contestar peticiones de información.


 Quince (15) días hábiles para dar respuesta a la queja.
 Quince (15) días hábiles para atender reclamos.
 Quince (15) días hábiles para contestar solicitudes.
 Treinta (30) días hábiles para contestar consultas.
 Treinta (30) días hábiles para atender sugerencias y elogios.

La expedición de copias de documentos que reposan en la Institución dará lugar al pago


previo de las mismas. Para tal efecto se le comunicará por escrito al peticionario que tiene
cinco días calendario para la cancelación de dichas copias en la Tesorería de la Institución,

46
una vez el peticionario presente el recibo de pago se procederá a su entrega dentro de los
cinco días hábiles siguiente.

Procedimiento:

 La Dependencia recibe el documento a través de la Ventanilla Única o de otra


dependencia.

 Todas las PQRSf –peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y felicitaciones – deben


atenderse, en los términos definidos anteriormente.

 Si el documento amerita trámite o requiere respuesta, el Jefe de la dependencia


entrega el documento al funcionario competente para que proceda con las respectivas
anotaciones de chequeo y control.

 El funcionario de la dependencia basado en el derecho de turno y los tiempos de


respuesta, analiza la solicitud, proyecta respuesta y entrega al Jefe de la dependencia
para revisión, éste la revisa y procede a firmarla.

 Si la solicitud no es clara, se solicita ampliar o precisar la información.

 El auxiliar administrativo aplica el procedimiento para la distribución y envío de


documentos externos o internos según sea requerimiento.

 Terminado el trámite del proceso se archiva el documento en la serie


correspondiente.

CONSULTA

La consulta garantiza el derecho que tiene un usuario (entidad, dependencia, persona natural
etc.) de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser necesario
a obtener copia de los mismos.

La consulta de documentos en los archivos de gestión, por funcionarios entre dependencias


o por los ciudadanos, se debe facilitar con los controles correspondientes y si la persona
interesada desea que se le expidan copias o fotocopias, éstas deberán ser autorizadas por el
Jefe de la respectiva oficina y sólo se permitirá cuando la información no tenga carácter de
reservado conforme a la Constitución y a las leyes.

La consulta se puede hacer mediante solicitud verbal, telefónica o escrita dirigida a los
funcionarios responsables del Archivo de Gestión o del Archivo Central.

Para dar cumplimiento al proceso de consulta la Unidad Central del Valle del Cauca, procede
de la siguiente manera en atención a los requerimientos y solicitudes:

 El solicitante debe facilitar los datos necesarios del documento requerido (tipo
documental, serie o Subserie, fecha).

47
 Los funcionarios tanto en el Archivo de Gestión como en el Archivo Central proceden
a ubicar la información solicitada.

 En el Archivo de Gestión la documentación se encuentra ubicada dentro de los


archivadores.

 En el Archivo Central la documentación se encuentra ubicada en estantes.

 Los funcionarios del Archivo Central consultan la base de datos (descripción


documental) para conocer la ubicación de la carpeta y/o tipo documental solicitado.

 Ubicada la documentación requerida se diligencia el formato Control préstamo de


documentos. Si el documento o carpeta, está disponible en el Archivo Central y es

 requerido físicamente, se hace el préstamo a través del mensajero interno, anexando


el formato de control de préstamo de documentos.

 Si el solicitante no requiere el documento físico, se escanea el documento y se envía


a través del correo institucional.

 En caso de que la información solicitada se requiera con mucha urgencia, el


solicitante se debe desplazar hasta el Archivo Central donde se hará entrega de la
información.

 Firman el formato Control Préstamo de Documentos tanto el solicitante como quien


hace entrega de la carpeta.

 En el espacio que ocupa la carpeta que se ha prestado, inmediatamente se ubicará la


Guía de AFUERA; esto nos indica que esta información se encuentra fuera de la
dependencia.

 El tiempo estimado como préstamo para consulta de documentos es de tres días, si el


solicitante requiere de más tiempo, se le hace una prórroga por el espacio de tiempo
solicitado.

PROCESO 4. ORGANIZACIÓN

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos


acumulados.

Acuerdo AGN 007 de 1994.Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el
Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija
las funciones.

48
Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las T.R.D.

Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de
junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y
Asesoría”.

Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se
liquiden, fusionen, supriman o privaticen.

Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas,
se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la
Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

Circular 004 del 6 de junio de 2003: Organización de las historias laborales. Departamento
Administrativo de la función Pública y el Archivo General de la Nación.

Circular 012: Reglamenta la Circular No. 004 del 2003 sobre el manejo y administración de
las historias laborales

Circular 035 del 12 de junio de 2009: Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y las circulares
004 de 2003 y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la función Pública y de
Archivo General de la Nación.”

Circular AGN 01 de 2003. Organización y conservación de los documentos de archivo.

Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de archivo de


las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales.

Código de Comercio. Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán
ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha
del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos
por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su
reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros
se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará

49
acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado
para su reproducción.

Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará
constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R.D.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan
otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.

Ley 80 de 1993. Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad


contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los
artículos 50,51, 52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de 20 años, contados a partir de
la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción
penal prescribirá en veinte (20) años.

NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.

NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.

Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la


Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.

Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la


actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

Los archivos son la imagen propia de las Institución que los produce. Gracias a los archivos,
las instituciones se pueden afirmar como entidades con capacidad de respuesta organizada y
un archivo que está correctamente organizado se constituye en memoria y testimonio de la
evolución de su entidad productora.

La organización documental es el punto de partida para lograr eficiencia y modernización


administrativa, es un proceso mediante el cual se desarrollan un conjunto de acciones
orientadas a la clasificación ordenación y descripción de los documentos institucionales.

Este proceso tiene como instrumento archivístico las Tablas de Retención Documental,
aprobadas en la Institución, las cuales contienen un listado de series y Subseries con sus
respectivos tipos documentales. A las TRD se les asigna el tiempo de permanencia en cada
una de las etapas del ciclo vital de los documentos y se establece su disposición final. De ahí
que las TRD son la base fundamental para la correcta organización de los archivos de gestión

50
teniendo en cuenta los continúa el procedimiento de registro y radicación, igual que para las
comunicaciones oficiales, posteriormente se distribuye a la Dependencia respectiva.

Generalidades para la radicación de comunicaciones:

 Para todas las comunicaciones oficiales tanto internas como externas, y académicas,
su recepción, radicación y distribución, se hará únicamente a través de la ventanilla
única.

CLASIFICACIÓN

En este punto se identifican y establecen las series que conforman cada agrupación
documental (fondo, sección, subsección, serie, subserie) que reflejan la estructura orgánico-
funcional de la entidad.

ORDENACIÓN

Se ubican físicamente los documentos en las respectivas series en secuencias naturales


(cronológicas y/o alfabéticas), dentro de los grupos definidos de la clasificación.

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL
Una vez agrupados los documentos, se materializa representativamente su identificación,
localización y recuperación, para la gestión o investigación.

Al clasificar, se separa o divide un conjunto de elementos estableciendo clases o grupos y al


ordenar, se unen todos los elementos de cada grupo siguiendo una unidad de orden.

Procedimiento

Una vez clasificadas las series definidas en las TRD de cada dependencia, se agrupa la
documentación con el fin de formar los respectivos expedientes.

Posteriormente se ordena en unidades de conservación o carpetas, las cuales son identificadas


con el formato Portada carpetas.

51
DOCUMENTOS CLASIFICADOS

ACUERDOS ACTAS

CIRCULARES INFORMES PLANES

La documentación que será archivada en las respectivas carpetas debe guardar uniformidad,
por lo tanto si los documentos de una carpeta están en tamaño carta y oficio, se deben alinear
en el borde superior, se perforan con el tamaño oficio y se archivan.

Documento Documento
tamaño oficio tamaño
carta

Separador de series documentales: Elaborare los separadores de cada una de las series y
Subseries de tal manera que permita visualizar su ubicación y facilite la localización física
de la documentación.

Para distinguir las Series de las Subseries elabore los marbetes de las series en un solo color
y los marbetes de las Subseries en otro color.

20. ACUERDOS 20. 01 Acuerdos Consejo Directivo

Separador de series Separador de Subseries

52
IMPORTANTE:
 Las series siempre deben ir en mayúscula sostenida.
 Las Subseries deben ir en mayúscula inicial.

Principio de Procedencia

Cada documento debe conservarse en la dependencia que lo originó, teniendo en cuenta que
debe mantener la independencia, integridad y serie de los documentos.

Principio de orden original

Los procedimientos administrativos determinan el orden en que los documentos se producen


para el desarrollo de un trámite. Ordene al interior de las carpetas cada uno de los asuntos
teniendo en cuenta su fecha de producción o de trámite manteniendo la estructura del servicio
activo, de esta manera se está dando inicio al principio de orden original ejemplo.

Acta 01 del 22 enero de 2011


Acta 02 del 10 de marzo de 2011
Acta 03 del 26 de marzo de 2011

Ubique físicamente las carpetas que conforman cada una de las Series y Subseries
documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la
Tabla de Retención Documental.

Identifique cada archivador con su respectivo número de gavetas de tal forma que permita la
localización física de los expedientes, marque las Series y las Subseries con sus respectivos
códigos en cartulina tamaño media carta o memorando y péguela a manera de porta índice
en la gaveta donde quedaron ubicadas las carpetas, de esta forma se podrá observar a primera
vista en que gaveta está la documentación que se necesita consultar.

Gaveta 1 Ubique físicamente las unidades de conservación


(Carpetas) que conforman cada una de las Series
Y Subseries observando que guarden el mismo
Orden en que aparecen relacionadas en la Tabla
De Retención Documental.
Gaveta 2

Identifique cada gaveta con el listado de Series,


Subseries y Tipos Documentales que conforman
Gaveta 3 La TRD de la dependencia.

53
FOLIACIÓN

La foliación consolida la ordenación, es parte constitutiva del Inventario documental y es


requisito para realizar las transferencias documentales. Permite ubicar y localizar de manera
puntual un documento; es una tarea previa a cualquier empaste, proceso de descripción,
proceso técnico, reprografía, microfilmación, digitalización y transferencia documental al
Archivo Central. Se recomienda mantener al día la foliación para evitar que se acumule el
proceso.

Requisitos antes de foliar la documentación:

Documentación Documentación Documentación


previamente previamente previamente
depurada

 Verifique si los documentos responden al trámite o tipo documental de la respectiva


serie documental.
 Analice si existe duplicidad (documentos repetidos).
 Identifique si además de los tipos documentales propios de la serie existen otros de
apoyo.
 También si los documentos están correctamente ordenados.

Procedimiento
Folie la documentación previamente depurada, clasificada y ordenada, en forma consecutiva,
sin repetir u omitir números.

 Cifras como 1A, 1B, 1Bis, no deben emplearse.


 Escriba el número en la esquina superior derecha, en el mismo sentido del
texto.

Cuando se encuentren varios documentos de formato pequeño adheridos a una hoja, a


ésta se le escribirá su respectivo número de folio dejando en el área de NOTAS del formato
de inventario y transferencia documental las características del documento foliado: cantidad
de documentos adheridos, título, asunto y fecha de los mismos.

Los anexos impresos (folletos, boletines, periódicos, revistas.) que se encuentren se


numerarán como un solo folio en el área de notas del formato de inventario y
transferencia documental, se debe dejar constancia de título, año y número total de páginas.

Las unidades de conservación o carpetas que se utilizan para archivar los documentos deben
ser carpetas desacidificadas para evitar el deterioro por oxidación del papel y deben contener
máximo 200 folios por unidad.

En caso de unidades de conservación como tomos, libros de contabilidad, que ya vienen


encuadernados, foliados y/o paginados de fábrica, puede aceptarse como mecanismo de
control sin necesidad de re-foliar a mano.

54
Los folios sueltos en blanco cuando cumplen una función de conservación como: aislamiento
de manifestación de deterioro biológico, protección de fotografías, dibujos, grabados o para
evitar migración de tintas por contacto no se deben foliar.

No se deben foliar documentos en soportes distintos al papel (casetes, discos digitales CD,
disquetes, videos, etc.) pero si dejar constancia en el aérea de notas del formato de inventario
y transferencia documental de su existencia y de la unidad documental a la que pertenecen,
mediante una hoja de referencia cruzada.

La hoja de control cruzado o referencia cruzada, se utiliza con el fin de evitar duplicidad de
información, es un referente que ayuda a recuperar y acceder a cierta tipología documental
que hace parte de un expediente. Cuando existan tipologías que hacen parte de otras
Subseries o anexos en soportes CD, fotografías, entre otros, se hace la respectiva referencia
cruzada para indicar la ubicación del soporte.
.
Lo que no se debe hacer al momento de la foliación:

Foliar con numerador


Foliar con trazo fuerte
No se deben foliar las pastas ni hojas en blanco de guarda.

A-bis

No se debe foliar utilizando números con el suplemento A, B, C, ó bis.

1
No se deben repetir números

55
No se debe omitir números, cuando se tenga lista la Documentación a
transferir proceda a diligenciar el formato de Transferencia e
Inventario Documental.

Series Documentales Simples. En series como: Acuerdos,


Resoluciones, Actas, Circulares, Informes, la foliación debe
ACTAS realizarse de manera permanente, cada que se produce el documento
y se legaja.

Series Documentales Complejas. En series como contratos,


historia laboral, procesos jurídicos, proyectos etc. La foliación
de sus documentos tendrá una sola foliación de manera
CONTRATO
continua y si el expediente se encuentra repartido en más de
una unidad de conservación (carpeta) la foliación se realizará
de tal forma que la segunda será continuación de la primera.

Teniendo en cuenta que la foliación en algunos expedientes tales como


contratos, historias laborales, procesos jurídicos, entre otras, es compleja
puesto que la documentación no se encuentra disponible al mismo
tiempo, la foliación podrá realizarse cuando finalice el trámite
administrativo.

Al momento de realizar la foliación identifique la documentación


4 que es objeto de conservación y proceda a foliar cada uno de los
documentos que forman las series y Subseries documentales,
3
Previendo para ello la numeración de los folios en el extremo
2 Superior derecho, con un lápiz de mina negra y blanda (HB, B),
1 en forma legible, sin enmendaduras, empezando por el
documento más antiguo al cual le corresponderá el número 1
hasta el más reciente de la carpeta.

Los planos o cualquier documento que por su formato o


tamaño estén doblados se numerarán como un solo folio de igual forma
se procede con impresos, insertos en la unidad documental (folletos,
estudios, boletines plegables, etc.)
BOLETIN

56
DOCUMENTOS DE APOYO

Una vez organizado el archivo de la dependencia aparecerán algunos documentos que no se


pueden ubicar dentro de las series y Subseries, estos constituyen los documentos de apoyo
que son de carácter gen eral, sirven únicamente de soporte a la gestión de la dependencia,
pero no son documentos de archivo, por lo tanto pierden valor administrativo y no son objeto
de transferencia al Archivo Central e histórico.

Dentro de los documentos de apoyo podemos encontrar: fotocopias de normas externas,


decretos nacionales, circulares, resoluciones, artículos de prensa, publicaciones o impresos
como invitaciones, tarjetas, plegables y propaganda, correspondencia etc.

Estos documentos carecen de valor administrativo y documental, en consecuencia no se


requiere su foliación.

Separadores para documentos de apoyo. Una vez se identifican los


documentos de apoyo, se elaboran separadores para cada uno de los
asuntos identificados en el paso anterior y se ubican al final de las series
y Subseries de la dependencia.

Los documentos de apoyo se deben identificar únicamente con el nombre del asunto, no
tienen codificación.

Después de cumplir su misión para el cual fue guardado el documento de apoyo, se debe
proceder a su eliminación, el funcionario encargado del archivo de gestión elaborará el acta
donde quedará registro de los documentos destruidos, con el visto bueno del jefe inmediato,
mediante el formato Acta de eliminación de documentos.

ÍNDICE DOCUMENTAL

Con el registro del índice documental se sabrá exactamente qué información se conserva y
se genera en la dependencia.

Para esta actividad se diligencia el formato Índice documental, el cual se recomienda


diligenciar en forma posterior y paralelo a la foliación de documentos que conforman cada
unidad documental y su ubicación puede ser en el inicio o en el final de la carpeta, con el
contenido completo de esta.

ORGANIZACIÓN HISTORIA LABORAL

Para la organización de la serie “HISTORIAS” - Subserie “Historia Laboral”, la Unidad


Central del Valle del Cauca se rige por las directrices establecidas en las circulares 004 de
2003 y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la Función Pública y del el Archivo
General de la Nación, cada expediente de Historia laboral debe contemplar como mínimo los
siguientes documentos:

57
 Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
 Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo
 Documentos de identificación
 Hoja de Vida (Formato Único Función Pública)
 Soportes documentales de estudios y experiencia que acrediten los requisitos del
cargo
 Acta de posesión
 Pasado Judicial – Certificado de Antecedentes Penales
 Certificado de Antecedentes Disciplinarios
 Declaración de Bienes y Rentas
 Certificado de aptitud laboral (examen médico de ingreso)
 Afiliaciones a: Régimen de salud (EPS), pensión, cesantías, caja de compensación,
etc.
 Actos de inscripción en el escalafón de carrera administrativa, pagos de prestaciones,
evaluación del desempeño, suspensiones y cumplimiento de sanciones,
 Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario:
vacaciones, licencias, comisiones, ascensos, traslados,
encargos, permisos, ausencias temporales, inscripción en
carrera administrativa, suspensiones de contrato, pago de
prestaciones, entre otros.
 Evaluación del Desempeño
Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de
la entidad, donde consten las razones del mismo: Supresión
del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia
al cargo, liquidación del contrato, incorporación a otra entidad, etc.

ORGANIZACIÓN HISTORIAS ACADÉMICAS

Las Historias Académicas de los Egresados de la Unidad Central del Valle del Cauca, deben
contener los siguientes documentos, los cuales deben ir descritos en el formato Control
Historia laboral y/o académica.

1. Certificado médico
2. Registro civil
3. Fotocopia documento de identidad
4. Fotocopia libreta militar
5. Fotocopia diploma de bachiller y acta de grado de bachiller
6. ICFES
7. Certificado de notas de bachiller
8. Solicitud de grado
9. Formato de paz y salvo
10. Acta sustentación trabajo de grado
11. Encuesta seguimiento a egresados.

El procedimiento que se debe realizar para la depuración de la documentación de los


estudiantes que por diversos motivos se han retirado de la Institución es el siguiente:

58
Teniendo en cuenta el Acuerdo 021 del 25 de septiembre de 2007 del Consejo
Directivo en su capítulo IV artículo 25, se debe tener en cuenta la conservación de la
documentación presentada por los estudiantes los cinco (5) años inmediatamente
siguientes al retiro del estudiante.

Pasado este tiempo -cinco años siguientes al retiro del estudiante- , la documentación
presentada por el estudiante será eliminada toda vez que se ha vencido el tiempo
estimado para su reclamación o reintegro.

RESPONSABILIDAD DE LOS FUNCIONARIOS PÚBLICOS

La Ley 594 de 2000 en su artículo 15 establece que los servidores públicos, al


desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos que
estén a su cargo, debidamente inventariados conforme a las normas y procedimientos
que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique la exoneración
de responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

Los documentos y archivos son indispensables para garantizar la continuidad de la


gestión pública. El numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como
deberes de todo servidor público el de “Custodiar y cuidar la documentación e
información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o
a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento
o utilización indebidos”.

El numeral 13 del artículo 35 de la Ley 734 de 2002 señala que le está prohibido a los
servidores públicos “Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes, elementos, de
expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de sus funciones”.

De acuerdo con lo expresado en el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil,


“el documento público es el otorgado por un funcionario público en ejercicio de su
cargo o con su intervención”; y en concordancia con el artículo 14 de la Ley 594 de
2000, “la documentación de la administración pública es producto y propiedad del
Estado y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos”. Por lo tanto, el
servidor público al desvincularse de sus funciones titulares no podrá retirar de la
entidad pública documento o archivo alguno, so pena de incurrir en falta contra el
patrimonio documental o en un hecho punible, de conformidad con lo expresado en el
artículo 35 de la Ley 594 de 2000.

El funcionario que se retire de sus funciones, de su cargo, cambie de dependencia o


de la Entidad, deberá entregar inventariado el archivo a su cargo, utilizando para ello
el formato de Inventario Documental (anexo 12), dispuesto para tal fin.

59
PROCESO 5. TRANSFERENCIA

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

ORGANIZACIÓN

Acuerdo AGN 02 de 2004. Establece los lineamientos para la organización de fondos


acumulados.

Acuerdo AGN 007 de 1994.Artículo 18. A “Reglamento General de Archivos” que crea el
Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos, determina su integración y le fija
las funciones.

Acuerdo AGN 09 de 1995. Reglamenta la presentación de las T.R.D.

Acuerdo AGN 12 de 1995. “Por el cual se modifica la parte I del Acuerdo No. 07 del 29 de
junio de 1994, Reglamento General de Archivos", "Órganos de Dirección, Coordinación y
Asesoría”.

Acuerdo AGN 09 de 1997. Reglamenta procedimiento para la evaluación de TRD.


Acuerdo AGN 16 de 2002. Sobre el manejo de archivos públicos de las Cámaras de
Comercio.

Acuerdo AGN 037 de 2002. Establece especificaciones técnicas y requisitos para la


contratación de servicios de archivo.

60
Acuerdo AGN 039 de 2002. Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y
aplicación de las tablas de retención documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley
General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo AGN 041 de 2002. Reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se
liquiden, fusionen, supriman o privaticen.

Acuerdo AGN 042 de 2002. Por el cual se establecen los criterios para la organización de
los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones
públicas, se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23
y 26 de la Ley General de Archivos, Ley 594 de 2000.

Circular 004 del 6 de junio de 2003: Organización de las historias laborales. Departamento
Administrativo de la función Pública y el Archivo General de la Nación.

Circular 012: Reglamenta la Circular No. 004 del 2003 sobre el manejo y administración de
las historias laborales.

Circular 035 del 12 de junio de 2009: Cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y las circulares
004 de 2003 y 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la función Pública y de
Archivo General de la Nación.”

Circular AGN 01 de 2003. Organización y conservación de los documentos de archivo.

Circular AGN 07 de 2002. Organización y Conservación de los documentos de archivo de


las Entidades de la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.

Circular AGN 012 AGN-DAFP de 2004. Organización de historias laborales.

Código de Comercio. Artículo 60. Los libros y papeles a que se refiere este Capítulo deberán
ser conservados cuando menos por diez años, contados desde el cierre de aquéllos o la fecha
del último asiento, documento o comprobante. Transcurrido este lapso, podrán ser destruidos
por el comerciante, siempre que por cualquier medio técnico adecuado garantice su
reproducción exacta. Además, ante la cámara de comercio donde fueron registrados los libros
se verificará la exactitud de la reproducción de la copia, y el secretario de la misma firmará
acta en la que anotará los libros y papeles que se destruyeron y el procedimiento utilizado
para su reproducción.

Cuando se expida copia de un documento conservado como se prevé en este artículo, se hará
constar el cumplimiento de las formalidades anteriores.

Decreto 1382 de 1995. Obligatoriedad de la presentación de las T. R.D.

Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan
otras disposiciones relativas a los Archivos Privados

61
Ley 80 de 1993. Artículo 55. De la prescripción de las acciones de responsabilidad
contractual. La acción civil derivada de las acciones y omisiones a que se refieren los
artículos 50,51, 52 y 53 de esta Ley prescribirá en el término de 20 años, contados a partir de
la ocurrencia de los mismos. La acción disciplinaria prescribirá en diez (10) años. La acción
penal prescribirá en veinte (20) años.

NTC 4095 Norma General para la Descripción Archivística.

NTC 5029 Norma sobre Medición de Archivos.

Resolución AGN 147 de 1997. Por la cual se crea el Comité de Transferencias de la


Documentación Histórica al Archivo General de la Nación.

Resolución AGN 081 de 2001. Adopta el Programa de Gestión Documental y se aprueba la


actualización de la Tabla de Retención Documental del AGN.

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Cuando la documentación ha cumplido su ciclo vital en los archivos de las dependencias se


trasladan o transfieren al Archivo Central, cumpliendo con los tiempos establecidos en la
Tabla de Retención Documental.

EL Archivo Central enviará a las respectivas dependencias el cronograma anual para las
transferencias documentales, cada una de las dependencias deberá acatar la fecha en que le
corresponden enviar la documentación.

PROCEDIMIENTO

Depure:
Seleccione la documentación que va a ser objeto de transferencia y retire aquellos
documentos que no representen valor documental tales como duplicados, impresos o
publicaciones, revistas, periódicos, tarjetas de invitación, folletos, hojas en blanco, boletines,
fotocopias informativas, catálogos de productos, documentos
repetidos, escritos a mano, fotocopias de leyes, decretos
siempre y cuando no hagan parte integral del documento. Los
documentos de apoyo no se transfieren al Archivo Central.

Al documento denominado “FAX”, si es de gran importancia


su contenido y no reposa en la carpeta el documento original,
es necesario tomarle una fotocopia, esto debido a que el papel
térmico tiende a borrar su contenido muy pronto.

62
Limpie
Elimine todos los elementos metálicos tales como clips, ganchos y grapas de cosedora,
evitando ocasionar deterioros de tipo físico a la documentación

Diligencie el formato

Cuando transfiera la documentación al Archivo Central, debe enviar original y copia del
formato Transferencia e inventario documental, debidamente firmados. Una vez el Archivo
Central, revise la documentación transferida, hará devolución de la copia del formato.
Recuerde que:

 En cada unidad de conservación (caja de archivo) se almacenan entre 10 y 12 carpetas


 Cada carpeta no debe contener más de 200 folios y
 Las carpetas que se utilizan son carpetas desacidificadas

.
Una vez se tenga la documentación debidamente revisada,
inventariada y foliada se procederá al embalaje o empaque el cual
debe mantener el orden estricto del inventario.

Igualmente cada carpeta enviada llevará una hoja de control,


correspondiente al formato Índice documental.

Ajustes:

Cuando la Institución y/o alguna Dependencia tenga cambios estructurales o se adicionen o


eliminen procesos internos o en el caso en el que se cree una nueva Dependencia, es necesario
ajustar la Tabla de Retención Documental.

Para realizar este proceso de cambio en la estructura de la TRD, se debe enviar una solicitud,
diligenciando el formato Solicitud de actualización de Tablas de Retención Documental. Una
vez el Archivo Central realice el cambio, se convocará al Comité de Archivo Institucional
para la aprobación de dicha actualización.

63
PROCESO 6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

Artículo 18. Crea el Comité Evaluador de Documentos, determina su integración y le fija la


función principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.

Artículo 23. “Valoración documental”. Ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de
retención documental a partir de su valoración.

Artículo 25. “Eliminación de documentos” que se entiende como la destrucción de los


documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor
histórico.

Acuerdo AGN 08 de 1995. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 03 de 2001. Transferencias documentales secundarias.

Circular AGN 01 de 2004. Inventario de documentos a eliminar.

Constitución Política de 1991. Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales,
las tierras comunales de grupos étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico
de la Nación y los demás bienes que determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e
inembargables. Artículo 70. CN Párrafo 2: La cultura en sus diversas manifestaciones es
fundamento de la nacionalidad. El Estado reconoce la igualdad y dignidad de todas las que
conviven en el país. El Estado promoverá la investigación, la ciencia, el desarrollo y la
difusión de los valores culturales de la Nación. Artículo 71. La búsqueda del conocimiento
y la expresión artística son libres. Los planes de desarrollo económico y social incluirán el
fomento a las ciencias y, en general, a la cultura. Artículo 72. El patrimonio cultural de la
Nación está bajo la protección del Estado.

Ley 39 de 1981.
Artículos 1, 2, 3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo
cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su
cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquier
otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno Nacional.

Decreto 2527 de 1950. Por el cual se autoriza el procedimiento de microfilm en los archivos
y se concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.

Decreto 3354 de 1954. Podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido
sometidos al trámite normal y los que encontrándose en trámite, por su importancia merezcan
un especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podrán ser destruidos sus
originales hasta cuando haya transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre
aconsejen en cada caso, de acuerdo con su naturaleza. Al someter a la microfilmación

64
cualquier documento, debe tenerse el cuidado de que quede copiado en la cinta íntegramente
y con absoluta fidelidad, de tal modo que queda prohibido hacerles recortes, dobleces,
enmendaduras o cualquier adulteración, con pena de perder su valor probatorio.

Decreto 2620 de 1993. Uso de medios tecnológicos para conservación de archivos.

Decreto 2649 de 1993. Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden los
principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia. Artículo 134.
Conservación y destrucción de libros.

Decreto 998 de 1997. Transferencias documentales secundarias.

Decreto 1145 de 2004. Guarda y custodia hojas de vida.

Ley 39 de 1981. Artículos 1, 2,3 y 4. Sobre la microfilmación y certificación de archivos, las


entidades bajo cuya custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a
conservar por su cuenta copias de ellos mediante el empleo de procedimiento de
microfilmación o de cualquiera otro técnicamente adecuado y aceptado por el Gobierno
Nacional.

NTC 5238. Micrografía: microfilmación de series: Procedimientos de operación.

DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

La disposición de documentos es la selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo


vital, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación conforme a lo
dispuesto en las TRD o TVD.
La disposición final de la documentación está enmarcada dentro de las Tablas de Retención
y Valoración Documental, cumplido el tiempo de retención de los documentos, se debe tener
presente el ciclo vital de los mismos desde su creación hasta la disposición final, siendo esta,
su eliminación o conservación permanente.
La clasificación de los documentos tanto en archivo de gestión como en archivo central tiene
un valor primario y secundario que corresponde de la siguiente manera:
Primera etapa del ciclo vital del documento.

Valores: Administrativo

 Legal
 Contable
 Fiscal y
 Técnico.
 Segunda etapa del ciclo vital del documento.

Valores: Cultural
 Histórico y Científico

65
La primera etapa del ciclo vital se cumple cuando el documento completa su trámite de
gestión y es transferida al archivo central, la segunda etapa en que se conserva la
documentación es por el espacio de tiempo estimado en la tabla de retención.
Estos documentos Mientras los documentos permanezcan en el archivo de gestión son de
consulta permanente, es decir su trámite y gestión son de vigencia actual, por lo tanto
adquiere valor primario.
Amparados en la Tabla de Retención Documental y cumplida la retención de la
documentación en los archivos de gestión se procederá a realizar las transferencias al
Archivo Central de la institución; recibida la documentación en Archivo Central se revisará
que las mismas cumplan con los parámetros expuestos para esta actividad (ver transferencias
documentales).

SELECCIÓN DOCUMENTAL

La conservación permanente de la documentación de carácter histórico debe tener una


durabilidad útil para lo cual se recomienda papel con un gramaje de 75 a 90º gramos libre de
ácido de esta manera se garantiza la durabilidad de la información por lo menos de 200 años.
Los documentos dispositivos como acuerdos, actas, resoluciones, documentación de gran
tamaño voluminoso como historias laborales, nóminas, historias académicas, contratos de
obra y contratos de prestación de servicios; como medida preventiva se recomienda la
digitalización conservando en backup copias de seguridad de tal forma que se garantice su
durabilidad y consulta.

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS EN SOPORTE FÍSICO (papel)

Al momento de la destrucción se debe tener en cuenta la garantía, confidencialidad y el valor


administrativo que el documento represente para la institución. El método a seguir para la
eliminación de la documentación que ha perdido valor administrativo tanto en los archivos
de gestión como en archivo central, es la destrucción manual o en su defecto se utilizará la
picadora, para su posterior entrega a los depósitos de material reciclable que existen en la
ciudad.

La eliminación de la documentación en archivos de gestión deberá quedar registrada en el


formato institucional Acta de eliminación elaborado para tal fin y debe ser firmado por el
jefe de la dependencia y el auxiliar administrativo.

Cumplida la retención documental en archivo central se procederá a su selección y posterior


relación en el formato institucional, se notificará al funcionario responsable de la misma, para
ser firmada por el jefe de la dependencia, posteriormente se procederá a la destrucción física
del documento.

NOTA: NO se debe incinerar la documentación, pues este medio ocasiona contaminación y


daño al medio ambiente.

66
PROCESO 7. PRESERVACIÓN DOCUMENTAL

MARCO NORMATIVO DEL PROCESO

 Acuerdo AGN 007 de 1994. “Reglamento General de Archivos”.

 Artículo 23. “Valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar
la tabla de retención documental a partir de su valoración.

 Artículo 60. “Conservación integral de la documentación de archivos. “Los archivos


deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de
archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los
documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación
desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición
final.

 Acuerdo AGN 11 de 1996. Criterios de conservación y organización de documentos.

 Acuerdo AGN 047 de 2000. Acceso a los documentos de Archivo, restricciones por
razones de conservación.

 Acuerdo AGN 048 de 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración


documental.

 Acuerdo AGN 049 de 2000. Condiciones de Edificios y locales destinados a archivos.


Acuerdo AGN 050 de 2000. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y
situaciones de riesgo.

 Acuerdo AGN 056 de 2000. Requisitos para la consulta y acceso a los documentos
de archivo.

 Acuerdo 037 de 2002. Especificaciones técnicas y requisitos para la contratación de


los servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de
documentos de archivo.

 Código de Comercio. Artículos 48 y 60. Autoriza la utilización del microfilm para


conservar y almacenar libros y papeles del comercio.

 Código Procedimiento Civil. Artículo 251. “Distintas clases de documentos. Son


documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas
cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones,
contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto mueble que tenga
carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en lápidas, monumentos,
edificios o similares”.

67
Constitución Política. Artículo 8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar
por la conservación de un ambiente sano.

 Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio


cultural.
 Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio
cultural.
 Ley 39 de 1981. Artículos 1,2, 3 y 4. Sobre conservación copias mediante
microfilmación
 Ley 80 de 1993. Artículo 39. Segundo Párrafo: Las entidades estatales establecerán
medidas para preservar contratos.
 Ley 397 de 1997. Ley General de Cultura. Artículo 4. Definición de Patrimonio
Cultural de la Nación.

Artículo 12. Del Patrimonio Bibliográfico, Hemerográfico, Documental y de Imágenes en


movimiento.
Decreto 1798 de 1990. Artículo 31. Conservación de libros y papeles de los comerciantes.
Decreto 2150 de 1995. Suprime autenticación de documentos originales y el uso de sellos;
prohíbe exigir copias o fotocopias de documentos que la entidad tenga en su poder; prohíbe
copiar o retirar documentos de los archivos de las entidades públicas; autoriza el uso de
sistemas electrónicos de archivos y transmisión de datos; prohíbe limitar el uso de las
tecnologías de archivo documental por parte de los particulares, entre otros.

PRESERVACIÓN

La conservación y/o preservación de documentos, independientemente del soporte que


respalde la información, es el conjunto de medidas preventivas o correctivas que se deben
adoptar para garantizar la integridad física y funcional de los documentos sin alterar su
contenido, garantizando las condiciones mínimas encaminadas a la protección de los
documentos.

Para el almacenamiento de la documentación, la UCEVA adopta la preservación /


conservación de los documentos en papel, en carpetas desacidificadas (libres de ácido), y en
el Archivo Central dentro de cajas de archivo evitando el polvo y deterioro por factores
ambientales y que la documentación pierda su color natural tornándose amarillenta a través
del tiempo.

Los ganchos utilizados para sujetar la documentación deben ser plásticos con el fin de evitar
la oxidación de la documentación, en los archivos de gestión la documentación es guardada
en archivadores tipo vertical metálico de gavetas y archivador horizontal igualmente
metálico.

Los archivadores dentro de las dependencias deben estar ubicados en lugar seco y fresco,
debe evitarse la ubicación cerca de ventanales, y alejados de fuentes directas tanto de la luz
natural como artificial.

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Para preservar el material audiovisual, grabaciones en vídeo, audio, fotografías entre otros,
la oficina que edita y preserva este tipo de material es el denominado Proyecto “Productora
Audiovisuales TV UCEVA” de la Facultad de Ciencias Administrativas, Económicas y
Contables de la UCEVA, y el personal adscrito a este proyecto, preserva esta tipología, a
través de casetes de video y Cd, envueltos en película plástica, dentro de vitrinas de
almacenamiento de casetes y Cd, lo apropiado para estos casos es conservar la temperatura
requerida (20ºc para este tipo de soporte y conservarlos libres de polvo y deterioro ambiental.
El material está plenamente documentado a través de fichas de organización de casetes y en
registros electrónicos con copias de seguridad en formatos electrónicos.

FACTORES MEDIOAMBIENTALES

Los factores medio ambientales a los cuales está expuesta la documentación en los archivos
central y de gestión de la Unidad Central del Valle del Cauca son:

Fenómenos Naturales: son eventos ocasionados por


inundaciones, incendios y terremotos. En el caso de
inundaciones las medidas a tomar son: mantener alejada
la documentación de puertas ventanales y espacios
abiertos por donde pueda penetrar las aguas lluvias.
En caso de presentarse fuertes aguaceros sobre todo en
temporadas de invierno y por consiguiente se vea
afectada la documentación, se deberá proceder de la
siguiente manera:

 Disponer abiertos los documentos sobre papel absorbente el cual deberá cambiarse
regularmente.

 Utilizar secador de cabello de esta forma se evapora la humedad, esta labor es lenta
pero eficaz.

 las páginas están pegadas es necesario despegarlas teniendo cuidado de no ocasionar


rasgaduras.

 Solo los documentos de pocas hojas como los plegables pueden suspenderse sobre
una cuerda y se recomienda vaporizar regularmente.

 Si los documentos se inundaron con agua salada o barrosa se podrán lavar


ligeramente pasándolos en bloque por el chorro de agua limpia.

 Todos los documentos frágiles como las fotografías manuscritos sobre papel y sobre
pergamino deberán ser tratados por especialistas.

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No es aconsejable secar la documentación al sol pues el papel tiende al tostado con lo cual
se estaría ocasionando daño irreversible al documento.

Como medida de prevención en el evento de presentarse incendio, se recomienda la


instalación de alarmas potentes detectoras de humo las cuales darán dar aviso al personal de
vigilancia, esto en caso de presentarse incendio en horas no laborales. Como primeros
auxilios en la Unidad Central del Valle se encuentran estratégicamente ubicados extintores
tipo Solkaflam 123 y multipropósito ABC. Los cuales nos permiten apagar papel, cartón,
madera y equipos de oficina.

Fenómenos medio ambientales. Es producido por partículas aerotransportadas (polvo)


representando uno de los factores de alteración más nocivos para los bienes documentales
tales como: debilitamiento, manchas de humedad, reblandecimiento de encolados (tomos)
deterioro y pérdida de resistencia estructural; lo cual ocasiona pérdida de información,
ilegibilidad de lo impreso en el documento y acumulación de oxidació.

La medida que se debe tomar es la limpieza manual es decir, limpiar por lo menos una vez
por semana gavetas, carpetas, lomo de libros, tomos y cajas de archivo; para lo cual se debe
utilizar dulce abrigo, igualmente se aconseja hacerlo con una brocha de cerda suave.
La limpieza de los documentos en el Archivo Central se realiza con aspiradora que se utiliza
para succionar el polvo depositado sobre las cajas de archivo y sobre el lomo de los tomos
contables.
Para el aseo del piso se utiliza Varsol mezclado con agua para evitar levantar polvo mientras
se hace limpieza a los pisos.
Fenómenos Externos. Son los ocasionados directamente por el hombre, tal es el caso del
vandalismo manipulación, adulteración, enmendaduras, depósitos inadecuados etc.
En este proceso la actividad más importante consiste en la implantación de un Sistema
Integrado de Conservación que conlleva las siguientes acciones:

70
 Evitar enmendaturas con cintas adhesivas o pegantes.
 No Utilizar ganchos metálicos.
 No realizar anotaciones sobre el documento.
 No rayar el documento con resaltador, lápiz o lapicero.

Si se necesita comentar sobre la comunicación, se recomienda utilizar papel reciclable para


las anotaciones pertinentes y sujetar con clip al documento.

NORMAGRAMA

NORMA TITULO ARTICULOS DESCRIPCION DE LA


APLICABLES APLICACIÓN

Por medio del cual se Establecer las reglas y


Ley 594 de dicta la ley general de principios generales que
Todos
2000 archivos y se dictan otras regulan la función
disposiciones. archivística del estado.

Custodiar y cuidar la
documentación e
información que por
Código disciplinario razón de su empleo,
Ley 734 de Único. 34, numeral 5 Cargo o función conserve
2002 bajo su cuidado o a la cual
35, numeral 8,13 tenga acceso, e impedir o
evitar la sustracción,
destrucción, ocultamiento
o utilización indebidos.

Por el cual se establecen


las pautas para la Establecer pautas que
administración de las hagan efectivo su
Acuerdo 060 comunicaciones oficiales cumplimiento bajo los
de 2001 en las entidades públicas principios que rigen la
Todos
y privadas que cumplen Administración Pública.
funciones públicas.

Por el cual se desarrolla el “Conservación de


Acuerdo 048 artículo 59 del capítulo 7. documentos”
de 2000 59 conservación preventiva
y restauración
documental.

71
Acuerdo 049 Por el cual se desarrolla el Condiciones de edificios
todo
de 2000 capítulo 7. y locales destinados
archivos.

Por el cual se desarrolla


del artículo 64 el título
Acuerdo 050 VIII conservación de todo
de 2000 documentos.

Por el cual se establecen Las entidades públicas


los criterios para la deberán elaborar
21, 22, 23 y 26 de
organización de los programas de gestión de
la Ley General de
archivos de gestión en las documentos y procesos
Acuerdo 042 Archivos 594 de
entidades públicas y las archivísticos.
de 2002 2000.
privadas que cumplen
funciones públicas.

Por el cual se regula el Regula el procedimiento


procedimiento para la para la elaboración y
Acuerdo 039
elaboración y aplicación aplicación de las Tablas
de 2002
de las Tablas de Todo de Retención
Retención Documental. Documental.

Organización de las El Departamento


Historias Laborales Administrativo de la
Circular 04
Todo Función Pública y el
de 2003
Archivo General de la
Nación

Por el cual se establecen Establece los


los lineamientos básicos lineamientos básicos para
para la organización de la organización de fondos
Acuerdo 02
fondos acumulados Todo acumulados y la
de 2004
elaboración y aplicación
de las Tablas de
Valoración. Documental.

72
Norma que especifica los
requisitos para la Orientaciones sobre los
implementación de un elementos comunes de la
NTCGP100 Sistema de Gestión de la Tabla 3 Gestión Norma Técnica de
0- 2009 Calidad aplicable a la Documental Calidad en la Gestión
rama ejecutiva del poder Pública.
público y otras entidades
prestadoras de servicios.

Decreto
Por el cual se reglamenta
2609 de 14
el Título V de la Ley 594 Todo Redefine los procesos de
diciembre
de 2000, Gestión Documental
de 2013

Por el cual se reglamente


el Sistema Nacional de
Archivos, se establece la Se establecen las normas
Red Nacional de que rigen a los archivos
Decreto
Archivos, se deroga el del Estado
2508 de 14 Todo
Decreto 4124 de 2004 y
dic 2013
se dictan otras
disposiciones relativas a
la administración de los
archivos de Estado

73
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GLOSARIO

Acta: Documento en el que se expresa lo tratado o acordado en una reunión. El Acta adquiere
valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde el momento de su creación.

Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su valor


sustantivo, histórico o cultural.

Acuerdo: Documento oficial aprobado por varios miembros de la Entidad. Forma de


pronunciamiento de los órganos de gobierno.

Archivo (Archivo General de la Nación): Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha,
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución
que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.

Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los


archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado
su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en


trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.

Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme


a los principios y procesos archivísticos.

Archivo general de la nación: Institución nacional pública encargada de formular, orientar y


controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos
y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la
conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en
custodia.

Bases de datos: Es una herramienta de captura y consulta de la información con fines


específicos.

Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.

Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y
personas naturales o entre las empresas y sus empleados. Su objetivo fundamental informar
y persuadir a su destinatario.
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Certificado: Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad


y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades
necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma y que requiere
registro notarial).

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su producción o recepción, hasta su disposición final.

Circular: Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo


texto o contenido dirigida a un grupo de personas específico.

Clasificación: Proceso archivístico mediante el cual se identifica y establecen las series que
componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsecciones), de acuerdo con la
estructura orgánico-funcional de la entidad.

Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades


productoras de documentos y a las series y sub series respectivas y que debe responder al
sistema de clasificación documental establecido en la entidad.

Comité de archivo: Grupo asesor del alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir
las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer
recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos

Comunicaciones oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las


funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. En
el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente el uso del término
“correspondencia”, hasta el momento en que se adoptó la definición de “comunicaciones
oficiales” señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la Nación.

Comunicaciones internas: Son todas las comunicaciones oficiales generadas entre las
dependencias tanto académicas como administrativas (funcionarios administrativos y cuyo
trámite sea de carácter interno). Para la UCEVA las comunicaciones internas se encuentran
representadas en el formato MEMORANDO.

Comunicaciones externas: Son todas las comunicaciones oficiales recibidas o generadas en


la institución en función de sus actividades.

Comunicaciones académicas: Las solicitudes presentadas por los docentes y estudiantes


dirigidas a la decanatura o Consejo de facultad, para su trámite y resolución se consideran
como COMUNICACIONES ACADÉMICAS.

Conservación preventiva: Estrategias de orden político u operativo, que directa o


indirectamente contribuyen al mantenimiento de los bienes de archivo sin entrar a intervenir
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su materia, contempla manejos administrativos, uso de materiales adecuados, sistemas de


almacenamiento y depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento
periódico.

Constancia: Documento de carácter probatorio, en el que describen hechos o circunstancias


que no requieren solemnidad.

Contrato: Documento legal que involucra dos partes, contratistas y contratados. El contrato
se aplica a todo acuerdo de voluntades reconocido por el derecho civil, dirigido a crear
obligaciones civilmente exigibles.

Convocatoria: Llamado con un propósito definido de acuerdo con las exigencias propias del
evento.

Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado y/o personal que
llegan a las entidades, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las
instituciones.

Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación


producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series
y sub series documentales.

Descripción documental: Fase del proceso de organización documental que consiste en el


análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta.

Digitalizar: Tecnología de imágenes. Es transformar por medio de un dispositivo electrónico


o scanner, la imagen de un documento para que esta pueda ser almacenada, visualizada y
consultada.

Distribución: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su


destinatario.

Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier


etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de
valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o
reproducción.

Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

Documento de apoyo: Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales,


instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de
funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma
institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas.

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Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una persona o


entidad en razón de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal,
científico, histórico, técnico o cultural y debe ser objeto de conservación en el tiempo, con
fines de consulta posterior.

Documento electrónico de archivo: Registro de la información generada, recibida,


almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece almacenada
electrónicamente durante su ciclo vital, producida por una persona o entidad en razón de sus
actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, o de valor científico,
histórico, técnico o cultural y que debe ser tratada conforme a los principios y procesos
archivísticos.

Documentos fiscales: Documentos legales que pueden formar parte de una Historia Laboral,
de un Contrato, de un Proceso.

Documento original: Es la fuente primaria de la información, con todos los rasgos y


características que permitan garantizar su autenticidad.

Documento privado: Es aquel elaborado por persona natural o jurídica de carácter privado
y no tienen relación con funciones o servicios públicos.

Documento público: Es el producido o tramitado por el funcionario público en ejercicio de


su cargo o con su intervención.

Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas


de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus
valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes.

Escanear: Actividad por medio de la cual se ingresan las imágenes de los documentos al
sistema.

Expediente: conjunto de documentos producidos y recibidos durante el desarrollo de un


mismo trámite o procedimiento, acumulados por una persona, dependencia o unidad
administrativa, vinculados y relacionados entre sí y que se conservan manteniendo la
integridad y orden en que fueron tramitados, desde su inicio hasta su resolución definitiva.

Expediente digital o digitalizado: Copia exacta de un expediente físico cuyos documentos


originales, tradicionalmente impresos, son convertidos a formato electrónico mediante
procesos de digitalización.

Expediente electrónico de archivo: Conjunto de documentos y actuaciones electrónicos


producidos y recibidos durante el desarrollo de un mismo trámite o procedimiento,
acumulados por cualquier causa legal, interrelacionados y vinculados entre sí, manteniendo
la integridad y orden dado durante el desarrollo del asunto que les dio origen y que se

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conservan electrónicamente durante todo su ciclo de vida, con el fin de garantizar su consulta
en el tiempo.

Expediente híbrido: Expediente conformado simultáneamente por documentos análogos y


electrónicos, que a pesar de estar separados forman una sola unidad documental por razones
del trámite o actuación.

Expediente virtual: Conjunto de documentos relacionados con un mismo trámite o


procedimiento administrativo, conservados en diferentes sistemas electrónicos o de
información que se pueden visualizar simulando un expediente electrónico, pero no puede
ser gestionado archivísticamente, hasta que no sean unificados mediante procedimientos
tecnológicos seguros.

Fax: Es un medio de comunicación de información recibida o entregada de forma mucho


más rápida que el correo normal.

Foliación: Procedimiento de asignación de un número a cada documento por su cara recta,


permitiendo controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación, es el registro
técnico y legal de la gestión administrativa.

Foliado electrónico: Asociación de un documento electrónico a un índice electrónico en un


mismo expediente electrónico o serie documental con el fin de garantizar su integridad, orden
y autenticidad.

Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica
en desarrollo de sus funciones o actividades.

Formato: Documento preestablecido para desarrollar determinado proceso. Esquema


establecido para consignar el desarrollo de una actividad específica.

Función archivística: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico,


que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación
permanente

Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la


planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su trámite,
utilización, conservación y consulta.”

Guía: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos documentales de uno o


varios archivos indicando sus características fundamentales, como organismos que los
originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

Historia Laboral: Carpeta que contiene los documentos que soportan todas las novedades
administrativas de un funcionario en la historia de la Entidad.
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Indicador: Es una herramienta que mide el rendimiento de una actividad específica, en su


parte porcentual y en tiempo asignado.

Informe: Documento que relaciona detalladamente las actividades desarrolladas o por


desarrollarse dentro de una función asignada.

Índice electrónico: Relación de los documentos electrónicos que conforman un expediente


electrónico o serie documental, debidamente ordenada conforme la metodología
reglamentada para tal fin.

Legislación archivística: Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un


país.

Logotipo: Símbolo que identifica a la organización, proyecta la imagen corporativa y hace


fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.

Memorando: Comunicación interna que puede ser sustantiva o facilitaría. Escrito utilizado
para establecer comunicaciones internas que se emplea para transmitir información,
orientación, pautas y recordatorios que agilicen la gestión institucional.

Mensaje electrónico: Comunicación es un sistema que permite intercambiar información


con uno o más usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet. Por este medio
se pueden enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento
que sea necesario para la sustentación del contenido.

Microfilmación: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como


pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Novedad: Suceso que se presenta sin frecuencia. Documento que lo informa:

Oficio: Documento externo de carácter oficial. Comunicación escrita que se utiliza en las
relaciones oficiales entre la entidad y otras entidades y personas naturales o jurídicas.

Organigrama: Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se


usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.

Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya


finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos
o funcionales.

Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación


y la descripción de los documentos como parte integral de los procesos archivísticos, basados
en la Tabla de Retención documental, aprobada por el Comité de Archivo Institucional.

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Planeación: La Planeación es el conjunto de actividades encaminadas a la Planeación,


generación y valoración de los documentos oficiales de la Entidad, dentro del contexto
administrativo, académico, legal, funcional y técnico.

Preservación a largo plazo: Conjunto de principios, políticas, medidas, planes y estrategias


de orden administrativo y operativo orientadas a asegurar la estabilidad física, tecnológica y
de protección del contenido intelectual y de la integridad del objeto documental,
independiente de su medio y forma de registro o almacenamiento. Aplica para los objetos
documentales en medio electrónico (documento electrónico de archivo y documentos
digitales independiente del tipo y formato) además de medios magnéticos, ópticos y
extraíbles en su parte física.

Presupuesto: Es una proyección para calcular los recursos requeridos en el desarrollo de una
actividad, durante un tiempo determinado.

Principio de orden original: Es un principio fundamental de la teoría archivística por el cual


se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los
trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades
documentales. Menciona que los documentos se producen en un orden secuencial, lógico y
natural. Estos deben guardar la sensatez uno con el otro, pues al respetar el origen en
consecuencia se mantiene el orden.

Producción documental: Generación de documentos en las instituciones en cumplimiento


de sus funciones.

Proyecto: Actividad programada para realizarse a mediano o largo plazo.

Radicar: Asignación de un numero consecutivo, hora y fecha a las comunicaciones recibidas


o producidas dejando constancia de la fecha y hora de recibo y del envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley,
teniendo en cuenta que los términos empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado
el documento.

Recepción de documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una


institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una
persona natural o jurídica.

Recuperación de documentos: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos


de consulta, los documentos requeridos.

Registro: Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales
o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre

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o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario


responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.

Resolución: Forma de pronunciamiento de los órganos de gobierno y de los altos mandos


institucionales. Norma que se establece a través de una decisión dada por un supervisor o un
grupo directivo.

Selección documental: Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración


documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos
de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también “depuración” y
“expurgo”.

Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido


homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.

Signatura topográfica: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad


de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo.

Soporte documental: Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales
empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales, fotográficos,
fílmicos, informáticos, orales y sonoros

Sistema nacional de archivos: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí


que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.

Sub serie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas
de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Tabla de retención documental: Listado de series, series y Subseries con sus


correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se


asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

Tipo documental: Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con
diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla,
describirla y asignarle categoría diplomática.

Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta


el cumplimiento de su función administrativa.

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Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central,


y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental
vigentes.

Unidad administrativa: Unidad técnico-operativa de una institución.

Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que
garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros
elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización


documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o
compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento como


testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor científico: Cualidad de los documentos que registran información relacionada con la
creación de conocimiento en cualquier área del saber.

Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de cuentas y
de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad pública o
privada.

Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas,
hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos
económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para
el conocimiento de su identidad.

Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda Pública.

Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse


permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la reconstrucción de
la memoria de una comunidad.

Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados
por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.

Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su


importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.

Valor primario: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen
o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos, fiscales, legales y/o contables.

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Valor técnico: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución en
virtud de su aspecto misional.

Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y
secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases
del ciclo vital.