GFPI-F-019 Formato Guia de Aprendizaje 14 - Organizar La Documentación

GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

GUÍA DE APRENDIZAJE
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE
Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa
Código del Programa de Formación: 122121
Nombre del Proyecto ( si es formación Titulada) Apoyo en la gestión académico administrativa a la
I.E.D. Novilleros de Caparrapí.
Fase del Proyecto ( si es formación Titulada) Ejecución
Actividad de Proyecto(si es formación Titulada) Brindar apoyo administrativo a la I.E.D. Novilleros, en
cuanto a la organización de los documentos que se
originan de sus funciones.
Competencia Organizar la documentación teniendo en cuenta las
normas legales y de la organización.
Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Recibir los documentos de acuerdo con las políticas
organizacionales y la legislación.
Despachar los documentos generados en la unidad
administrativa, teniendo en cuenta las normas
gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas
colombianas para la elaboración y presentación de los
documentos, las normas internas y la legislación
vigente.
Duración de la Guía 12 horas
2. PRESENTACIÓN
GFPI-F-019 V3
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Procedimiento de Desarrollo Curricular
Estimados aprendices.
En esta guía de aprendizaje iniciaremos el desarrollo de la competencia de
organización de documentos teniendo en cuenta las normas legales y de la
organización.
En el mundo de las organizaciones la información es un valor crucial para su
desempeño, es por eso que la documentación como medio de comunicación debe
salvaguardarse y establecer mecanismos de funcionalidad dentro de los procesos de la
organización.
La gestión documental es el mecanismo que aporta a las organizaciones la
planeación, manejo y organización de los documentos producidos y recibidos por las
entidades.
Para el desarrollo de esta guía se propone estrategias didácticas activas como
lecturas cortas, talleres, mapas conceptuales y ejercicios prácticos.
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE
3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:
Actividades de Reflexión.
Observe el siguiente sobre gestión documental.
https://www.youtube.com/watch?v=HqcD1As1ylw
(Londoño, 2017).
Elabore una síntesis sobre lo que comprendió del video, en un párrafo de diez líneas.
Para eso de respuesta a lo siguiente:
¿Qué es la gestión documental?
¿Qué actividades se realizan en un programa de gestión documental?
¿Qué importancia tiene el programa de gestión documental?
3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:
CASO 1: Entidad pierde información relevante
Existe una auditoria o un procedimiento judicial abierto contra un municipio por
algún tipo de irregularidad en una contratación pública.
Las personas responsables del contrato ya no se encuentran en su puesto, por
cambios internos o por la entrada de un nuevo equipo de gobierno.
RESULTADO: Algunos documentos no se localizan, a pesar de que existe una política
de digitalizar los contratos que entran al Archivo.

ERROR: No deben tramitarse documentos que no cuenten con un código de
radicación oficial y que no haya sido digitalizados y almacenados en un sistema
electrónico previamente. (Rúben, 2016).
Frente al caso anterior redacte en un párrafo de cinco líneas donde mencione, como
la gestión documental no permite que estos errores se presenten en las instituciones.
3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y
TEORIA)
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE Actividades (didácticas activas)
N° 1 Identificar la estructura 1. Lectura Dirigida
del programa de gestión 2. Taller
documental.
AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la
actividad:
Aula Presencial Desescolarizada Virtual
6 horas 0 horas 0 horas

Lea los documentos “Programa de gestión documental” y “M-GD-01-Manual de
gestión documental”
Desarrolle el siguiente taller sobre gestión documental, elabore el taller en medio físico
en hojas blancas tamaño carta aplicando normas APA; el taller es resuelto y entregado
en forma individual.
A. Si usted fuera funcionario público, cuál sería su responsabilidad respecto al

manejo de los archivos
B. Explique la importancia de los archivos en las organizaciones
C. Explique cuál es la finalidad de los archivos.
D. Explique cuál es el ciclo de los documentos.
E. Que es la organización documental
F. Que es la clasificación documental
G. Que es la ordenación documental
H. Que es la descripción documental
I. Defina el principio de procedencia
J. Defina el principio de orden original
K. Cuando se considera que se encuentra organizado el archivo
L. Defina que es una Tabla de Retención Documental
M. Cuál es la normatividad que rige en la Tabla de Retención Documental
N. Cuál es la importancia de las TRD
O. Que función cumple el AGN.
IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos recopilan, conservan y difunden información

registrada, generada ó recibida por una entidad, grupo o
persona en función de las actividades que ésta realiza.
Dicha información puede estar contenida en documentos

sobre papel o cualquier otro soporte: medios legibles por
equipos mecánicos o electrónicos, cintas o discos de
computadora, microformas, fotografías, fonogramas,
videocintas, películas, pintura, dibujos, mapas, etc.
Imagen: Archivo
Central
Fuente: Archivo general de los tribunales
Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país,
por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico
de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir
del valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el
desarrollo económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la
consolidación de la identidad nacional. Por razones de orden práctico se explicará
cada componente, no sin antes advertir que no es posible determinar los límites entre
uno y otro, toda vez que en conjunto son interdependientes.
PARA LA ADMINISTRACIÓN
Si partimos del supuesto básico de que los archivos, son creados orgánicamente
por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas, para sus propios fines,
hemos de concluir que todo gobierno, dependencia, entidad o empresa debe recurrir
con frecuencia a los documentos que ha producido o recibido, para determinar
precedentes, verificar proyectos anteriores, cumplidos o pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden legal,
administrativo o fiscal, o a requerimientos de ciudadanos.
La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a
medida que pasa el tiempo. Con archivos bien organizados no tendrán los
funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda
infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo
ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración.
PARA LA INVESTIGACIÓN
Los archivos tienen la responsabilidad de ser fuentes primarias de ilustración y
mejoramiento para todos los sectores de la comunidad, en tanto contienen
información en documentos que son texto de primera mano, que pueden y deben
aprovecharse en el trabajo creador, por parte de investigadores y estudiosos. Los
archivos sirven para descubrir la verdad, para encontrar versiones, a veces
divergentes, sobre los acontecimientos; son útiles para las investigaciones relativas a
la historia, la administración, la economía, la geografía, los procesos sociales,
políticos, la ciencia, la tecnología y otras disciplinas.

PARA LA COMUNIDAD Y EL ESTADO
Al estar debidamente organizados los archivos, tienen la capacidad de documentar
derechos y deberes de las personas, de las organizaciones, del Estado mismo, y de
éste con otros Estados.
Toda persona desde su nacimiento inicia una relación con la documentación que
se acrecienta en el transcurso de su vida: esta relación le permite ejercer como
ciudadano. Igual sucede con las entidades y organizaciones al crearse y emprender
sus actividades.
Su creación, existencia, desempeño y desaparición son siempre demostrables a
través de documentos. Por otra parte, los archivos son un instrumento fundamental
para el control público y social, lo cual favorece la participación ciudadana, la lucha
contra la vulnerabilidad del Estado. Así mismo, los archivos fortalecen la
implementación de estrategias que se privilegian en los Planes Nacionales de
Desarrollo, pues como centros y sistemas de información inciden de manera
transversal en todas las estrategias. En consecuencia, es un deber del Estado,
representado en todo su aparato político-administrativo, hacer los mayores esfuerzos
por posesionar los archivos en estrecha concordancia con los principales desafíos del
orden económico, político, social y cultural a fin de atender las demandas y
expectativas de desarrollo de la comunidad y del país.

En un ámbito más amplio, es esencial que un país mantenga un registro
permanente de sus derechos y obligaciones en relación con otros Estados y con la
comunidad internacional en su conjunto. Si no se conservan los tratados, convenios y
demás acuerdos internacionales o no son de fácil acceso, se presentarán
desavenencias con otros Estados y controversias y conflictos internacionales.
PARA EL DESARROLLO ECONÓMICO Y SOCIAL
El mejoramiento de las condiciones de vida de la población es un objetivo
constante en todas las políticas, planes y programas de desarrollo económico y social
de los gobiernos. Para llevar a cabo nuevas iniciativas, el conocimiento y la
comprensión de los antecedentes sobre programas, medidas y procedimientos, logros
y fracasos, es de mucho valor.
Al recurrir a los archivos, gobernantes y planificadores tendrán la garantía de
tomar y proyectar decisiones con bases sólidas, pues éstos acopian gran cantidad de
información sobre: población, funcionamiento de los sectores productivo y de
servicios, industria, comercio, agricultura, bienestar, asistencia social y educación,
entre otros.
PARA EL DESARROLLO CIENTÍFICO Y TECNOLÓGICO
Los errores de planeamiento le cuestan caro a las naciones y a sus gentes,
quienes muchas veces deben pagar incluso con sus vidas tales despropósitos.
Aunque un país como Colombia posee inmensos recursos humanos y naturales, su
caracterización, cuantificación, conservación y desarrollo, ha de ser asumida por las
empresas e institutos especializados del Estado, por el sector privado y por
asociaciones y corporaciones mixtas que reúnan los recursos y esfuerzos públicos,
privados y comunitarios. La investigación es condición para el avance científico y
tecnológico; sus resultados permiten aplicaciones prácticas y la generación de
conocimientos pertinentes para las necesidades de los diferentes sectores del país.
Gran parte de la contribución de los archivos al desarrollo científico y tecnológico
está dado por su capacidad de proporcionar información sobre insumos y resultados
obtenidos durante los procesos de investigación.
PARA EL FOMENTO DE LA CULTURA Y EL DESARROLLO DE LA IDENTIDAD NACIONAL
Los archivos documentan, desde sus orígenes, la vida de las comunidades y de las
naciones a las que pertenecen, su entorno, las relaciones entre sí y con otras
comunidades, pueblos y naciones. De igual manera, conservan los registros de las
distintas expresiones creativas, artísticas, asociadas al desarrollo económico, político,
cultura.
Los archivos están íntimamente ligados al surgimiento del Estado. Con el tiempo
fueron definiéndose como partes esenciales del patrimonio cultural de la nación:
sustentan su identidad, permiten conocer las raíces, registran la experiencia colectiva

de la comunidad y son esenciales para el reconocimiento de los derechos del pasado
que se constituye en fundamento del presente y en soporte del futuro. El acervo
histórico preservado y custodiado por la sociedad permite que nos sintamos miembros
solidarios de Colombia, protagonistas y artífices de nuestro propio desarrollo en
armonía con el mundo que nos rodea.
LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN
El objetivo esencial de los archivos es disponer de la documentación organizada,
de tal forma que la información institucional sea recuperable para el uso de la
administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.
Ley 594 de 2000, Título I, Artículo 4°, inciso a) fines de los archivos
La organización de archivos es un conjunto de operaciones técnicas y
administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma
jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido.
La organización de archivos presupone:
• Conocimiento previo del estado general de la documentación
• Nivel de organización documental.
• Estado físico de la documentación

• Condiciones físico – ambientales de los depósitos
• Conocimiento de la historia de la documentación
OBJETIVO DE LOS ARCHIVOS
OBJETIVOS
El archivo es la memoria de una empresa, representada en la conservación de los
documentos.
OBJETIVOS DEL ARCHIVO
• Constituir un centro de información disponible en todo momento. La
documentación de una empresa frecuentemente es consultada como base de nuevas
transacciones; por esto debe guardarse en un lugar determinado, con el fin de
proporcionar oportunamente cualquier información que se requiera.
• Asegurar una perfecta conservación de los documentos. Toda documentación
debe permanecer dentro de las máximas medidas de seguridad para que no se
deteriore por la acción de la humedad, fuego, aire,... y evitar su pérdida.
• Satisfacer eficazmente las exigencias de consulta e información. Si los
documentos están bien archivados, no se pierde tiempo al buscar el documento
solicitado, y se proporcionan los datos en forma oportuna.

• Mantener en reserva, bajo seguridades especiales los documentos legales como
contratos, escrituras, etc. Y los de constitución y funcionamiento de la empresa.
CARACTERÍSTICAS DEL ARCHIVO
• Las necesidades de la empresa determinan el tipo de archivo que debe
adaptarse a sus objetivos o fines. Por ejemplo si la actividad principal de una
empresa es la construcción, la parte más importante será lo relacionado con planos,
contratos. Si la empresa es pequeña, el archivo debe adaptarse a las posibilidades
económicas de ésta.
• La identificación de su contenido debe ser lo más sencilla y simple posible. El
sistema de organización utilizado en el archivo debe ser tan comprensible, que facilite
su consulta inmediata y agilice el trabajo.
• Que permita efectuar con rapidez las operaciones de consultar y archivar
eficazmente.
• El archivo no puede depender de la memoria de quien lo maneja. Los
documentos deben guardarse en forma técnica, de manera que puedan ser
encontrados por toda persona autorizada. Las normas establecidas para el archivo
deben quedar escritas, con el fin de facilitar su manejo, ya que la organización del
archivo no debe ser de exclusivo conocimiento del archivista.

• Debe ser funcional y técnico; de fácil manejo y de quipo sencillo.
PRINCIPIO DE LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Los principios de la organización archivística de los fondos documentales son el
respeto al origen y al orden natural de los documentos los cuales están dados por la
oficina productora de los mismos.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA.
Esta dado por el autor del documento que puede ser una persona natural o
jurídica.
El principio de procedencia se define como aquel según el cual cada documento
debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que
debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y
carácter seriado de los documentos.
Este principio es válido tanto para los archivos históricos como para lo
administrativos, pues en todos los casos debe reconstruirse la historia de la institución
que produce los documentos identificando en ella las dependencias y funciones,
integrando en torno a estas los documentos agrupados en series.

El principio de procedencia debe tenerse en cuenta tanto en la organización de los
documentos del archivo como en la ordenación, clasificación y descripción de los
mismos.
Aplicación del Principio de Procedencia
Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos.
 Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.
 Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora.
 Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.
Ventajas de la aplicación del Principio de Procedencia
• El principio de procedencia sirve para proteger la integridad de las
agrupaciones documentales: fondos, secciones, series.
• Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de
acuerdo a la actividad o función que lo genera.
• Este principio se aplica a todos las tareas relacionadas con el quehacer
archivístico.
ORDEN ORIGINAL
Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada
serie, de acuerdo a la secuencia que origino el expediente y en el orden en que se

dieron los documentos que materializan las actuaciones y diligencias encaminadas a la
resolución administrativa de un asunto determinado, iniciado y resuelto en la oficina
que tiene la competencia especifica. En consecuencia, debe respetase el orden
natural de los documentos ya que son producidos en una relación causa –efecto.
¿QUE ES LA GESTIÓN DOCUMENTAL?
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
procesamiento, manejo y organización de la documentación producida y recibida por
los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar
su utilización y conservación.
N° 2 Distinguir cada etapa y 1. Lectura Dirigida
actividad fundamental del 2. Mapa conceptual
programa de gestión
documental.
actividad:

Lea los documentos “Programa de gestión documental” y “M-GD-01-Manual de
gestión documental”
Elabore un mapa conceptual que describa cada una de las etapas y actividades del
programa de gestión documental, agregue imágenes que representen cada etapa,
incluya características de cada etapa o actividad.
El mapa conceptual debe se elaborado a mano en hojas blancas tamaño carta, con
buena presentación, organización y ortografía.
CONCEPTO DE ARCHIVO
Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y
soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución
pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel
orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que lo
produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.
Origen
La palabra Archivo proviene del latín Archivum, y éste del griego Archeión que
significa principio, origen. Hablar del origen de los archivos es hablar de la historia del
hombre y de la aparición de los primeros testimonios escritos que sentarían las bases
de lo que hoy son los archivos. En la antigüedad, puede hablarse de la existencia de
archivos en las civilizaciones más avanzadas tales como la egipcia, fenicia, persa, siria,
mesopotámica y griega. Para esta última el "archeión" representa 3 tal vez uno de los
antecesores de nuestro archivo actual, debido a que en él los griegos guardaban actas
públicas tanto de carácter político-administrativo como de carácter notarial.
En la Edad Media el archivo cobró un sentido utilitario: se usaba para esgrimir
derechos legales. Sería la Iglesia Católica la que, dado el carácter estable de sus
monasterios, se convertiría en una importante institución de preservación de
documentos, ya que la inestabilidad que hasta entonces había caracterizado a los
archivos era el más implacable enemigo para la conservación de la documentación.
Con la aparición del papel se aumentará la producción documental y en consecuencia
el número de lugares destinados a su custodia. Con la Edad Moderna crecerá el
interés por preservar los documentos de origen histórico, de allí que se produzcan en
todo el mundo esfuerzos serios para lograr ese fin. Como ejemplo, se puede señalar
en España la preocupación de Carlos I por salvaguardar numerosos documentos, que
llegó a reunir en la Fortaleza de Simancas a cargo de un archivero. Siglos después,
Carlos III reunirá en el edificio de la Casa Lonja los fondos que hoy constituyen el
Archivo General de Indias. A fines del siglo XVIII se producirá la apertura de los
archivos a los ciudadanos comunes. La Edad Contemporánea marcará la delimitación
de la Archivística, la formulación de una legislación de archivos y la puesta en marcha
de sistemas de archivos modernos, lo cual traerá como consecuencia: mayor número
de usuarios, diversidad de soportes, expansión y diversificación de entidades

productoras y multiplicación de la producción documental. A lo largo de la historia de
la humanidad, la preservación y organización de los archivos han estado íntimamente
vinculadas a momentos de desarrollo en la historia de los pueblos: un Estado
organizado siempre procurará conservar los documentos que testifiquen su desarrollo,
por lo que la existencia de los archivos (y muy particularmente de los archivos
históricos) se convierte en fuente documental importantísima para la mejor
comprensión del devenir histórico de una sociedad. (Monsalve, 2016)
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Según el artículo 23 de la Ley 594 de 200 el ciclo vital de los documentos se clasifica
en archivos de:
ARCHIVO DE GESTI0N: Comprende toda la documentación que es sometida a
continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que
la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los
asuntos iniciados.
ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos
archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero
que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.
ARCHIVO HISTORICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservación permanente.
N° 2 Aplicar la normatividad 1. Lectura Dirigida
legal vigente para la 2. Proyecto práctico
elaboración y aplicación de las
TRD.
actividad:
Elaborar la TRD para el IED Novilleros, siguiendo cada una de las fases para su
construcción y aplicación como lo indica la Ley 594 de 2000, el Decreto 1382 de 1995.
Esta actividad se realizará en grupos máximo de cinco integrantes, deben entregar
documentos en Word con los respectivos formatos aplicando Normas APA. Para
desarrollar la actividad debe consultar y leer el documento “MINIMANUAL No. 4 tabla
de retención documental” y el “reglamento gestión documental IED COMBEIMA”.
TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles
son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo
de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia
o utilidad.
N° 2 Aplicar el procedimiento 1. Lectura Dirigida
para el recibido y despacho de 2. Proyecto práctico
documentos.
actividad:
Lea el documento “recibido y despacho de documentos” y elabore los formatos para el
control de recibido y despacho de documentos para la IED Novilleros. Realice esta
actividad en grupo de máximo cinco integrantes, entre los formatos con su instructivo
en un archivo de Word.
1.4 TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO
Construir el Cuadro de Clasificación documental y la Tabla de valoración documental
para la IED Novilleros, tenga en cuenta la información suministrada por la
instructora, esta actividad deberá ser entregada en Word y en grupos máximo de
cinco integrantes.
4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Controla la vigencia de los Técnica: Formulación de
Conocimiento: Cuestionario documentos teniendo en cuenta preguntas
las tablas de retención Instrumento: Cuestionario
documental.
Recepciona los documentos
aplicando los procedimientos y
la normatividad vigente.
Ingresa los documentos
aplicando el manual de gestión
documental, las normas de
gestión de la calidad y la
legislación vigente.
Clasifica la documentación
recibida de acuerdo con las
políticas de la organización.
Direcciona los documentos de
acuerdo con el destinatario o
dependencia correspondiente.
Utiliza los elementos de
protección, de acuerdo con las
normas de seguridad industrial
y salud ocupacional durante el
desempeño de sus funciones.
Aplica el procedimiento para la
radicación de los documentos
por despachar, utilizando la
tecnología disponible.
Registra los documentos
internos y externos por
despachar, aplicando el manual
de gestión documental y la
Evidencias de Desempeño: ontrola la vigencia de los Técnica: observación directa
Aplica Normatividad para la documentos teniendo en cuenta Instrumento: listas de
elaboración y aplicación de las las tablas de retención chequeo
TRD, TVD y CCD. documental.

Recepciona los documentos
aplicando los procedimientos y
la normatividad vigente.
Ingresa los documentos
aplicando el manual de gestión
documental, las normas de
gestión de la calidad y la
legislación vigente.

Evidencias de Producto: ontrola la vigencia de los
Taller sobre gestión documentos teniendo en cuenta Técnica: Valoración del
documental. las tablas de retención producto
Mapa conceptual sobre documental. Instrumento: Lista de
programa de gestión Recepciona los documentos chequeo
documental. aplicando los procedimientos y
TRD para IED Novilleros la normatividad vigente.
TVD para IED Novilleros Ingresa los documentos
CCD para IED Novilleros aplicando el manual de gestión
Formatos de control para el documental, las normas de
recibido y despacho de gestión de la calidad y la
documentos. legislación vigente.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS
AGN: Archivo General de la Nación.
Principios: Son reglas o normas que orientan la acción de un ser humano.
TRD: Tablas de Retención Documental.
TVD: Tabla de valoración Documental
CCD: Cuadro de clasificación Documental
PGD: Programa de gestión Documental
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
Referencias
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (12 de 2014). www.archivogeneral.gov.co.
Recuperado de
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/2_Politica
_archivistica/PgdAgn_29122014.pdf
Centro de Comercio Especialidad Archivistica SENA - Antioquia. (s.f.). Recuperado de
https://gestionadminjhenny.files.wordpress.com/2010/07/recivo-y-despacho-
de-documentos.pdf
E., L. F. (2003). www.apolox.usbcali.edu.co. Recuperado de
https://apolox.usbcali.edu.co/ArchivosWeb/adminDocumental/Tabla_valoracion
_documental.pdf
INSTITUCIÓN EDUCATIVA TÉCNICA AMBIENTAL COMBEIMA. (2014).
www.ambientalcombeima.colegioonline.com. Recuperado de
http://ambientalcombeima.colegiosonline.com/uploads/institucion/reglamentog
estiondocumental.pdf
Londoño, J. P. (28 de 05 de 2017). www.youtube.com. Recuperdde
https://www.youtube.com/watch?v=HqcD1As1ylw
Monsalve, Y. (10 de 08 de 2016). www.blogspot.com. Recuperado de
http://organizaciondocumentos.blogspot.com/2016/08/concepto-de-
archivo.html
Rúben, L. (10 de 01 de 2016). www.blocument.com. Recuperado de
http://www.blocument.com/index.php/2016/01/10/algunos-ejemplos-de-malas-
practicas-en-gestion-documental/
7. CONTROL DEL DOCUMENTO
Nombre Cargo Dependencia Fecha
Autor Adriana Pulido B. Instruct Centro de Desarrollo Agosto
(es) ora agroindustrial y empresarial – 2018
Villeta
8. CONTROL DE CAMBIOS
Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del
Cambio
Autor
(es)
GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL
PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR
GFPI-F-019 V3

GFPI-F-019 Formato Guia de Aprendizaje 14 - Organizar La Documentación

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

GFPI-F-019 Formato Guia de Aprendizaje 14 - Organizar La Documentación

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUÍA DE APRENDIZAJE

Denominación del Programa de Formación: Técnico en Asistencia Administrativa

Código del Programa de Formación: 122121

Nombre del Proyecto ( si es formación Titulada) Apoyo en la gestión académico administrativa a la

I.E.D. Novilleros de Caparrapí.

Fase del Proyecto ( si es formación Titulada) Ejecución

Actividad de Proyecto(si es formación Titulada) Brindar apoyo administrativo a la I.E.D. Novilleros, en

cuanto a la organización de los documentos que se

originan de sus funciones.

Competencia Organizar la documentación teniendo en cuenta las

normas legales y de la organización.

Despachar los documentos generados en la unidad

administrativa, teniendo en cuenta las normas

gramaticales y de sintaxis, las normas técnicas

colombianas para la elaboración y presentación de los

documentos, las normas internas y la legislación

Duración de la Guía 12 horas

En esta guía de aprendizaje iniciaremos el desarrollo de la competencia de

organización de documentos teniendo en cuenta las normas legales y de la

En el mundo de las organizaciones la información es un valor crucial para su

desempeño, es por eso que la documentación como medio de comunicación debe

salvaguardarse y establecer mecanismos de funcionalidad dentro de los procesos de la

La gestión documental es el mecanismo que aporta a las organizaciones la

planeación, manejo y organización de los documentos producidos y recibidos por las

Para el desarrollo de esta guía se propone estrategias didácticas activas como

lecturas cortas, talleres, mapas conceptuales y ejercicios prácticos.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL:

Observe el siguiente sobre gestión documental.

Para eso de respuesta a lo siguiente:

¿Qué es la gestión documental?

¿Qué actividades se realizan en un programa de gestión documental?

¿Qué importancia tiene el programa de gestión documental?

3.2 ACTIVIDADES DE IDENTIFICACIÓN DE CONOCIMIENTOS:

CASO 1: Entidad pierde información relevante

Existe una auditoria o un procedimiento judicial abierto contra un municipio por

algún tipo de irregularidad en una contratación pública.

Las personas responsables del contrato ya no se encuentran en su puesto, por

cambios internos o por la entrada de un nuevo equipo de gobierno.

RESULTADO: Algunos documentos no se localizan, a pesar de que existe una política

de digitalizar los contratos que entran al Archivo.

ERROR: No deben tramitarse documentos que no cuenten con un código de

radicación oficial y que no haya sido digitalizados y almacenados en un sistema

electrónico previamente. (Rúben, 2016).

la gestión documental no permite que estos errores se presenten en las instituciones.

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACIÓN DEL CONOCIMIENTO (CONCEPTOS Y

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE Actividades (didácticas activas)

N° 1 Identificar la estructura 1. Lectura Dirigida

del programa de gestión 2. Taller

AMBIENTE REQUERIDO: Tiempo invertido en el desarrollo de la

Aula Presencial Desescolarizada Virtual

6 horas 0 horas 0 horas

Lea los documentos “Programa de gestión documental” y “M-GD-01-Manual de

A. Si usted fuera funcionario público, cuál sería su responsabilidad respecto al

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Los archivos recopilan, conservan y difunden información

Dicha información puede estar contenida en documentos

Fuente: Archivo general de los tribunales

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país,

por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico

de su misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir