OUTSOURCING – EXTERNALIZACIÓN - SUBCONTRATACIÓN

Es una meta de todo buen financiero el convertir el máximo de costes fijos en

costes variables.

Es también recomendable tener en cuenta ese refrán que dice “zapatero a tus
zapatos” por aquello de que debe dedicar sus esfuerzos en potenciar las
actividades de su negocio que más lo precisen o sean más rentables.

El outsourcing o la externalización es una práctica que se está convirtiendo en

un modelo de gestión a seguir y que se apoya en algo tan clásico como el
refrán mencionado. Es decir, el no perder tiempo y/o dinero en aquellas
actividades que las puedan realizar otras empresas con mayor grado de
especialización.

VENTAJAS

• Reducción de costes fijos.

• Posibilidad de acceder a personal experto.
• Disponer de más tiempo para centrarse en las áreas de negocio principales.
• Mejora de la competitividad empresarial.
• Mejora de la eficacia de la tecnología de la información.
• Incremento de los niveles de negocio.
• Incremento del valor de la empresa ante los accionistas.

DESVENTAJAS

• Inadecuada selección del proveedor.

• Pactos (contrato) con los proveedores mal negociados.

FACTORES PARA EL ÉXITO

o Negociación con el proveedor

Una buena negociación con el proveedor será el factor principal para

garantizarnos el éxito.

No deberemos iniciar el proceso de implantación del outsourcing sin conocer

los costes de lo que se va a transferir y la eficiencia con la que el proveedor
contratado nos responderá.

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Una vez identificados los precios con el proveedor deberemos considerar los
siguientes puntos:

1. Los niveles del servicio que previamente a la firma del acuerdo son
difíciles de evaluar y que nunca son absolutamente idénticos.

2. La gestión del contrato. Teniendo claro que la intención del proveedor

será la de prometernos una vida más cómoda como clientes, se sugiere
trasladar la gestión de contrato a profesionales especializados lo que
puede suponer un coste adicional del 2%.

3. Penalizaciones. La práctica totalidad de los clientes coinciden en

defender el uso de penalizaciones por incumplimiento reiterado del
servicio. Aunque, desde un punto de vista práctico, los proveedores
puede que incorporen ese riesgo de penalización en el coste, y entonces
será el propio cliente quien lo estará pagando.

o Una estrategia

Diseñar una buena estrategia incluirá:

1. Evaluar los costes retenidos y su repercusión en la rentabilidad final.

2. Fijar muy claramente los objetivos que, además serán a largo plazo.

3. Control constante del riesgo asignando esta responsabilidad a una

persona de nuestra empresa.

4. Ser realista con las expectativas creadas de ahorro.

o Cómo asegurar el outsourcing

A continuación se relacionan una seria de sugerencias de lo que NO debemos

hacer.

1. Querer resolver los problemas económicos a corto plazo con el

outsourcing.

2. Crear incertidumbre en el personal cuyas funciones se desea transferir.

3. Esperar un ahorro poco realista.

4. Empezar a negociar sin una estrategia bien definida y a largo plazo.

5. Empezar sin haber calculado los costes de lo que se piensa transferir y

la eficiencia que nos proporcionan los posibles proveedores de
outsourcing.

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 6. Empezar sin conocer cómo se proporcionan los servicios que pensamos
delegar internamente en comparación con otras empresas.

7. Liberarse de expertos en lo que se piensa transferir.

CASOS PRÁCTICOS

o El departamento de Recursos Humanos y el autsourcing

El servicio de outsourcing está cada vez más implantado en los departamentos

de recursos humanos. Las ventajas que reporta son más que evidentes cuando
se tiene claro el verdadero objetivo del departamento.

Según un estudio realizado por HR Consulding ms 2000, las tareas de

administración y nómina en un departamento de recursos humanos ocupan el
40% del tiempo dedicado, un 50% a tareas de gestión como salud y seguridad,
selección y reclutamiento, formación comunicación, etc., y el 10% restante a
planificar y llevar a cabo la política de RR.HH.

En consecuencia se produce la paradoja de contar con departamentos de

recursos humanos aparentemente sobredimensionados en el caso de cubrir
correctamente las necesidades administrativas y de gestión.

Algunos departamentos de recursos humanos han dado el paso a la

externalización al intentar responder afirmativamente a algunos de los
siguientes puntos.

• Tener cargas de trabajo estacionales y puntales, como puntas de

contratación, pagas extras, atrasos, rentas, convenios, …).
• Necesitar de servicios expertos: asesores, abogados, soporte informático,
…).
• Las tareas que realizan no tienen nexo de unión con el negocio de la
compañía.
• Se utiliza un porcentaje muy alto de los recursos departamentales.
• Precisan una adecuación constante de los sistemas de información a la
evolución de las plataformas técnicas.

Un proveedor experto en las áreas de administración de nómina y gestión de

personal asumirá totalmente el control de los procedimientos, pues que ahí
reside su valor añadido, y por lo tanto, deberá aportar un conjunto de factores
que permitan alcanzar el compromiso total sobre los resultados esperados por
la compañía.

El proveedor deberá asegurar un lista de preceptos de obligado cumplimiento

en lo que se refiere a los sistemas de información:

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 • Tecnología avanzada con adaptación a las plataformas técnicas
existentes
• Mantenimiento evolutivo y correctivo de los sistemas de información
• Formación y asistencia técnica directa a los usuarios
• Planes de contingencia
• Confidencialidad

El proyecto de externalización deberá permitirnos:

• Reducción de costes
• Aprovechamiento de las inversiones tecnológicas realizadas por el
proveedor, eliminando nuestras reinversiones
• Transformación de costes fijos en variables

o El banco Guipuzcoano

Tenemos claro que cada día más, gestionar los sistemas tecnológicos
correctamente representa una ventaja competitiva. El sector bancario es el que
más demanda servicios de outsourcing y sobre todo lo que está relacionado
con la atención al cliente y la eficacia de sus procesos.

El nacimiento de la banca electrónica y la permanente mejora de los servicios

de la banca tradicional son claros ejemplos de esa evolución tecnológica, y han
venido asociados a la incorporación de profesionales expertos en tecnologías
de la información.

Los bancos, comenzaron con el outsourcing de hardware y software y después

empezaron a demandar proyectos de gestión de aplicaciones, redes y
procesos. En el área de comunicación es habitual que las entidades cuenten
con data centers.

El Banco Guipuzcoana, que es una entidad con más de cien años de

experiencia en banca, ha apostado fuerte por el outsourcing. Así, ha llegado a
la conclusión de que para tener la última tecnología, bien actualizada, ha
alcanzado un acuerdo con Telefónica Empresas, en virtud del cual esta última
se responsabiliza de su red de comunicaciones, tanto de datos como de voz.

De las ventajas obtenidas, la reducción de costes es una de las más valoradas,

otra es la de poder acceder a recursos y personal experto, además de
conseguir un menor nivel de riesgo técnico y financiero.

En una encuesta realizada por Dataquest, los principales motivos por los que
las empresas se deciden a externalizar son:

9 Mejora de los niveles de servicio.

9 Poder centrarse en las competencias empresariales principales.
9 Mejorar la eficacia de las Tecnologías de la Información.

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9 Acceso flexible a expertos y recursos de tecnologías de la información.
9 Obtención de experiencia y conocimientos técnicos.
9 Implantación de procesos globales.
9 Mejora de la competitividad general.
9 Reducción de costes.
9 Aumento del valor de la empresa ante sus accionistas.

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