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FECHA: 01/08/2018
PROCEDIMIENTO GESTIÓN DEL CAMBIO
VERSION: 1
CLINICA SAN JOSE CODIGO: CSJ-PR-65

1. OBJETIVO

Establecer lineamientos que permitan gestionar oportunamente los cambios que puedan
presentarse en la CLINICA SAN JOSÉ S.A.S, de forma planificada y controlada, con el fin de
garantizar que se mantiene la integridad del Sistema de Gestión de Calidad, Medio Ambiente y
Seguridad y Salud en el trabajo.

2. ALCANCE

Aplica a todos los procesos de CSJ en las diferentes áreas de trabajo con el fin de asegurar que
los cambios que se presenten, sean convenientes y adecuados a las condiciones de operación
de la misma y del Sistema de Gestión Integral HSEQ.

3. DEFINICIONES

3.1. Cambio: Modificación a las condiciones definidas.


3.2. Peligro: Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a
las personas, o una combinación de estos.
3.3. Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un(os) evento(s) o exposición(es)
peligrosa(s), y la severidad de la lesión o enfermedad que puede ser causada por el evento o
exposición
3.4. Valoración del riesgo: Proceso de evaluar el (los) riesgo(s) que surgen de un(os) peligro(s),
teniendo en cuenta la suficiencia de los controles existentes, y de decidir si el (los) riesgo(s) es
(son) aceptable(s) o no.
3.5. Proceso: conjunto de recursos y actividades interrelacionadas que transforman entradas en
salidas.
3.6. Organización: Compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o
combinación de ellas, sean o no sociedades, pública o privada, que tiene sus propias funciones
y administración.
3.7. Centro de trabajo: Oficinas, obras y centros de negocio
3.8. HSEQ: Seguridad y Salud en el Trabajo, Medio Ambiente y Calidad

4. CONDICIONES GENERALES

4.1. Decreto 1072 de 2015 Capitulo 6, Ministerio del Trabajo. Sistema de gestión de la seguridad y
salud en el trabajo.
4.2. ISO 9001:2015, Numeral 6.3
4.3. ISO 14001:2015, Numeral 6.1.2 a)
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5. ACTIVIDADES
No. Actividad Responsable Registro
Se identifica la necesidad de cambios ya sea por factores
internos (introducción de nuevos procesos, cambios en
los métodos de trabajo, cambios en instalaciones,
procesos, actividades, uso de materiales, personal,
accidentes de trabajo fatales, entre otros.) o factores
Líderes de
2 externos (cambios en la legislación, evolución del
proceso
conocimiento en HSEQ, entre otros.).
Quien identifique la necesidad del cambio debe
reportarla a la Alta Dirección a fin de analizar el origen, Gestión del
pertinencia y consecuencia del cambio. cambio

Se realiza la planificación del cambio donde se analizan


los efectos que tendrá el cambio sobre la institución y
que puntos afectara en cuanto a procesos,
Líderes de
3 procedimientos, manuales y otros aspectos
proceso
implementados del Sistema de Gestión Integral HSEQ,
que pudieran verse afectados con el cambio.

El cambio adicionalmente requiere un análisis con el


propósito de asegurar que se identifican todos los riesgos
y aspectos que generará el cambio, se valoran los riesgos
y los impactos asociados en términos de Calidad,
Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente y se
Líderes de
4 determinan los controles de tal manera que se tomen Matriz de
proceso
todas las medidas necesarias para evitar un incidente a Peligros
las personas, pérdida, desviación en las variables claves
de los procesos o generación de impacto al medio
ambiente.

Una vez identificado y analizado el cambio, se debe


determinar si el cambio es favorable para la organización,
a través de la evaluación del cambio (Consecuencias
Potenciales).

Para este fin, se debe entregar la planificación y análisis Líderes de Gestión del
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del cambio al responsable del SGI HSEQ para su proceso cambio
evaluación y aprobación.

Si la evaluación es no favorable se deberá realizar


nuevamente el análisis del tipo de cambio.
En aquellos casos que la segunda evaluación indique que
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el cambio no es favorable se determinará que el cambio


no es factible de implementar.

Posterior a la aprobación del cambio, el responsable del


SGI HSEQ define el Plan de cambio y sus responsables.

Los controles establecidos deben ser ejecutados antes de


Líderes de Gestión del
6 implementar el cambio, con el apoyo del comité Integral,
proceso cambio
Ambiental y COPASST, y en caso de requerirse de debe
actualizar el plan de trabajo anual de SST, así como los
documentos del SG SST que sean aplicables.

Se procede con la implementación del cambio, llevando


a cabo las actividades definidas en la planificación. Gestión del
cambio
En esta etapa los trabajadores quienes lideran la gestión
del cambio deben comunicar y capacitar a los Registro de
trabajadores involucrados, en lo relacionado con las asistencia a
Líderes de capacitaciones
7 modificaciones de equipos, áreas de trabajo, actividades
proceso HSEQ
o procesos según corresponda.

Se deben revisar y/o modificar todos los documentos Documentos


afectados con el cambio para dejar establecido los aplicables
cambios generados. actualizados.

Se realiza seguimiento a los cambios implementados


para determinar si se están consiguiendo los resultados
previstos.
Líderes de Gestión del
8 Si los resultados no son los esperados, se debe analizar
proceso cambio
las causas que impiden el cumplimiento de lo previsto, y
se rediseñarán las estrategias y procedimientos de
cambio hasta alcanzar la situación deseada.

Anualmente, se realiza revisión al procedimiento y Líderes de Gestión del


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formatos verificando su pertinencia y vigencia. proceso cambio
.
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CONTROL DE REVISION Y ACTUALIZACION

Versión Fecha Observación


1 01/08/2018 Emisión del documento

Elaboro Reviso Aprobó

_________________________ ___________________________ Comité de gestión


Zaira Vergara Acosta Olga Yuvy Molina Rojas integral
HSEQ Gerente Acta ______

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