ÍNDICE

Comparativa de Alfresco y software propietario 3

Presupuestos de Alfresco One y Alfresco Cloud 4
Cómo preparar su empresa para la implementación de Alfresco 6
Errores más comunes durante la implementación de Alfresco 8
Configuraciones de Alfresco por número y tipo de usuario 9
¿Qué módulos y funciones se pueden añadir a Alfresco? 10
Consejos para administradores de Alfresco 12
Posibles usos de Alfresco para empresas 14
Proveedores: Factores a tener en cuenta 15

TIC Portal es una iniciativa de EKCIT

European Knowledge Center for Information Technology
Aviso legal: la información contenida en este Libro Blanco de Alfresco se debe entender como información general. No hay
garantía de que la información del libro blanco determine las especificaciones de ningún servicio o producto. Aunque EKCIT ha
sido cauteloso en la elaboración de este libro blanco con el uso de fuentes que se consideran fiables, no se garantiza la exactitud,
exhaustividad y actualidad de la información presentada. EKCIT se exime de toda responsabilidad en cuanto a la exactitud,
exhaustividad y actualidad de la información presentada en estos términos. Copyright: El libro blanco pertenece a EKCIT y está
protegido bajo copyright, marca y/o cualquier otra propiedad intelectual. No está permitido reproducir, transmitir, distribuir o
proporcionar la información a terceros sin el permiso previo por escrito de EKCIT.

© European Knowledge Center for Information Technology | www.ekcit.eu | www.ticportal.es | all rights reserved | Dec 2016
Comparativa de Alfresco y software propietario
Alfresco es un ejemplo de software de código abierto que se ha ido abriendo paso entre los grandes
gestores de contenido empresarial. Tras varias versiones, ha conseguido hacerse un hueco entre los
grandes departamentos de multinacionales y grandes empresas. Sin embargo, muchos responsables
consideran que el software de código abierto tiene ciertas desventajas frente al software
propietario, como por ejemplo el soporte del sistema. Aunque Alfresco ofrece unas sólidas opciones
para soporte y mantenimiento, es una cuestión que siempre está presente durante las
presentaciones de Alfresco.

No obstante, Alfresco ofrece una gran ventaja frente a software propietario y es el precio más reducido
de la licencia frente a las otras soluciones del mercado. En la siguiente tabla se ofrece una comparación
entre los precios de las licencias de Alfresco, Documentum, OpenText y SharePoint para tener una
visión general de las diferencias entre dichos sistemas.

Estas cifras se basan en la información publicada por la Administración de Servicios Generales (GSA,
por sus siglas en inglés) del gobierno estadounidense en relación con los precios de los distintos
programas de gestión documental aquí presentes. Estos precios están adaptados al equivalente en €
para su adaptación. Además el precio de Alfresco ha sido adaptado al último cambio sobre las licencias
de productos.

Sistema Coste de licencia para entornos de 1000 usuarios

Alfresco 109.000€

EMC Documentum 790.000€

Microsoft SharePoint 289.000€

OpenText 577.000€

Estas cifras son aproximadas y no incluyen aquellas herramientas complementarias (base de datos,
servidor, etc.) que también son necesarias para su implementación. Esto da una idea de la diferencia
de precio de un sistema de código abierto frente a otros sistemas similares. Aunque cada uno de estos
sistemas tiene unas características específicas tanto en funcionamiento como soporte, compatibilidad
o integración que puede decantar la balanza frente a software propietario antes que Alfresco. En
cualquier caso la diferencia es notable y nunca está de más tenerla en cuenta a la hora de elegir un
sistema de gestión documental.
Presupuestos de Alfresco One y Alfresco Cloud

El precio de las instalaciones de Alfresco varían según la versión y edición que se elija para cada una.
En este apartado se intenta ofrecer una serie de presupuestos aproximados para distintas versiones
de Alfresco: Cloud y One. Note que las cantidades son aproximadas y basadas en la información
recogida de distintos proveedores o partners.

Alfresco Cloud
Quizás la versión con menos variables de todas las de Alfresco. Esta versión está disponible a través de
Amazon Web Store y tiene dos versiones distintas: Standard y Enterprise. En la propia web de Amazon
ya se cuenta que el precio por usuario será de unos 150€ dependiendo de la versión elegida. En este
caso, no se añadirán costes por el uso de AWS, ya que Alfresco ofrece la versión Cloud como SaaS. Sin
embargo, si se decide por utilizar una licencia de Alfresco One en AWS sí que habrá que contar con los
costes por el uso de la plataforma de Amazon.

Presupuesto con Alfresco Cloud - Standard Edition:

750€/mes de Alfresco Cloud Standard Edition en AWS = 9.000€/año

Esta opción incluye hasta 50 usuarios y unos 25GB de espacio, pero no incluye algunas funcionalidades
que sí incluye la versión Enterprise. El espacio de almacenamiento puede ser aumentado bajo solicitud
previa. El precio por el espacio extra es de entre 12€ y 40€ más por mes dependiendo de la cantidad a
añadir.

Opción de 10% de descuento si se decide pagar anualmente en lugar de mes a mes.

Presupuesto con Alfresco Cloud - Enterprise Edition:

5.000€/mes de Alfresco Cloud Enterprise Edition en AWS = 60.000€/año

Esta opción incluye hasta 500 usuarios y 1TB de espacio, además también incluye algunas
funcionalidades extra. El espacio de almacenamiento puede ser aumentado bajo solicitud previa, con
unos 200€/mes por 1TB extra.

Alfresco One
Esta versión de Alfresco guía el precio por la cantidad de usuarios totales que van a utilizar el sistema.
De ahí, las dos ediciones, Departmental y Enterprise, que se dirigen a dos tipos distintos de entornos
de trabajo. La edición Departmental incluye hasta unos 300 usuarios, y habrá que pagar la licencia
completa se incluyan 2 o 300 usuarios. No obstante, incluye el gestor de procesos Activiti y una
instancia para el uso de Alfresco Cloud orientado a usuarios móviles. Además, hay que tener en cuenta
que el precio de la licencia es un pago único, y se puede complementar con una subscripción a soporte
de la herramienta con un importe menor.

La edición Enterprise hace lo mismo con hasta 1000 usuarios, aunque incluye opciones más avanzadas
para el uso, conectores a distintos programas que no tendrán que ser pagados aparte y todas las
funcionalidades que ya incluía la versión Departmental.

Presupuesto Alfresco One Departmental Edition:

Licencia de Alfresco One Departmental Edition: 48.000€

MySQL Server: 5.000€
Sistema Operativo Linux Redhat: 2.500€
Total = 55.500€

En este caso las licencias de base de datos y sistema operativo son MySQL y Linux Redhat. Hay que
tener en cuenta que no se incluye el precio del hardware que ejecutará todo lo necesario para el
entorno de Alfresco. La licencia Departmental incluye un soporte dentro de las horas de oficina (de 9
a 6) con especial prioridad para incidentes graves, siempre que sean dentro de ese horario. Este
presupuesto no incluye posibles alteraciones en el precio debido a descuentos o promociones.

Presupuesto Alfresco One Enterprise Edition:

Licencia de Alfresco One Enterprise Edition: 109.000€

SQL Server: 23.000€
Sistema Operativo Windows Server: 3500€
Total: 135.500€

En este caso las licencias de base de datos y sistema operativo son SQL Server y Windows Server. No
se incluye el precio del hardware que ejecutará lo necesario para el entorno de Alfresco. La licencia
Enterprise incluye un soporte 24/7 con especial prioridad para incidentes graves. Este presupuesto no
incluye posibles alteraciones en el precio debido a descuentos o promociones.

TIC Portal posee datos sobre todo tipo de proyectos con Alfresco, precios y proveedores adecuados
para diferentes sectores; pongase en contacto para un asesoramiento a medida.
Cómo preparar su empresa para la implementación de
Alfresco

La principal razón para la adquisición de un gestor de contenidos como Alfresco es resolver y

mejorar la gestión de los contenidos dentro de la empresa. Sea cual sea el sector de la empresa, la
mayor parte del tiempo existen unos problemas comunes asociados a este tipo de aplicaciones,
pero que se resumen, más o menos en estos:

o Diversas fuentes de contenido

o Compleja estructura de los contenidos
o Diferentes procesos y roles de contenido
o Categorización y organización de los contenidos
o Retención del contenido y reglas para el reciclaje
o Trabajo colaborativo para la elaboración del contenido
o Características propias de la gestión documental (control de versiones, verificación,
aprobación, etc.)

Una de las primeras cosas que se deben preparar en una empresa que esté apunto de implementar
Alfresco es identificar qué problema quieren resolver con el sistema, de qué forma lo van a utilizar los
usuarios, cómo cambiarán los procesos internos al utilizar el sistema y finalmente cómo se va a
beneficiar la empresa. Si no se tienen en cuenta esos aspectos, no se están resolviendo los problemas
de gestión del contenido de la organización, si no que simplemente se está incluyendo otro software
más en el centro de datos y que no ayudará a nadie dentro de la empresa.

Alfresco ofrece una gran cantidad de funciones para la gestión de contenido en diversos canales y con
configuraciones totalmente diferentes, pero la mayoría de empresas no aprovecha todas las
características de un software para sus necesidades de negocio. Además, Alfresco nunca será aplicado
de la misma forma en dos empresas distintas a no ser que éstas tengan unos procesos de negocio muy
similares. Por ello, la empresa debe en todo momento evaluar si todas las funciones de Alfresco
pueden tener cabida dentro de la configuración de sus sistemas y sí es la opción más adecuada para el
negocio o no.

Por ello, el plan para preparar su empresa para la implementación de Alfresco debe ser:

1. La gestión de contenidos debe preceder al sistema de gestión de contenidos. Es decir, su

empresa debe estudiar atentamente cómo se organizan todos los contenidos en distintos
canales, quiénes lo producen, el ciclo de vida útil, etc. No piense en el sistema en este paso,
 piense en el contenido en sí mismo dentro de la estructura empresarial y establezca una
organización de la gestión de los contenidos fija, que ayude a pasar todos esos procesos a
Alfresco de forma posterior.

2. Evalúe como las necesidades y procesos de su negocio respecto a la gestión de contenidos se

adecúan a Alfresco. De esta forma podrá encontrar patrones y funciones que cubran todas los
procesos que se necesitan dentro de su empresa. Eso sí, no hace falta ser inflexible sobre las
necesidades internas y en algunos casos una ligera adaptación al sistema será lo más
recomendable para poder implementar el sistema.

3. Implemente Alfresco e incluya todas las opciones configurables y adaptables a sus procesos
que pueda. Sin embargo, como ya se dijo en el paso anterior, no hace falta ser inflexible, si no
aprovechar de la mejor forma posible las funciones y opciones que ofrece Alfresco.

Estos pasos se recomiendan para la mayor parte de sistemas de gestión de contenido. Según un
estudio realizado por InfoAxon, si una empres es capaz de establecer un patrón para la gestión del
contenido antes de la implementación de Alfresco u otros sistemas similares, la implementación se
vuelve mucho más simple y fácil de desarrollar y adaptar. En www.ticportal.es podrá encontrar las
últimas noticias sobre las implementaciones y mejoras del software de Alfresco.
Errores más comunes durante la implementación de
Alfresco

Por muy seguro que uno esté del partner y del propio equipo de IT, siempre puede ocurrir que se
pase por alto algún aspecto durante la implementación de Alfresco. Aunque la implementación de
Alfresco no es extremadamente compleja, el no prestar atención a ciertos aspectos puede dar
auténticos quebraderos de cabeza a quién se encargue de poner en marcha el sistema. Aquí se
presentan algunos de los errores más comunes durante la implementación de Alfresco.

1. No copiar la licencia Enterprise. Sí se ha estado utilizando un entorno de testeo con una versión
de prueba, cuando acabe el período de prueba el sistema pasará a sólo lectura. Aunque será
fácil arreglarlo, no olvide añadir la licencia para evitar este ligero “sobresalto”.
2. No hacer pruebas de la estrategia de copias de seguridad del sistema. Si aparece un problema
y no ha testeado diferentes maneras de acceder, crear y modificar sus copias de seguridad,
puede encontrarse con pérdidas en el sistema o incluso copias de seguridad que no sirvan para
reponer lo que se ha perdido. No espere a que el sistema esté funcionando para hacer las
pruebas, intente tener planeado un plan de emergencia antes de que sea demasiado tarde.
3. No mantener separadas las configuraciones extendidas y las personalizaciones del sistema en
el directorio compartido. No las coloque en el directorio raíz (root). Si lo hace, se perderán en
cualquier actualización posterior.
4. No asegurarse de que el controlador de la base de datos se ha copiado al directorio lib del
servidor de aplicaciones cuando se instale.
5. Hacer cambios a la configuración de Alfresco sin testearlos antes en un equipo de pruebas y
pre-configuraciones.
6. Asignar la propiedad dir.root a una ruta absoluta.
7. No apagar correctamente una instancia en ejecución de Alfresco. Si no lo hace, la próxima vez
que intente arrancarla, Alfresco arrojará el siguiente mensaje: Dirección en uso:
JVM_Bind:8080. (Especialmente si se ejecuta sobre Linux)
8. Usar el mismo servidor Tomcat como repositorio de Alfresco durante desarrollo y testeo. No
causará problemas, pero sí que podrá ralentizar todo el proceso: si se usa el mismo servidor,
habrá que esperar cada vez a que el repositorio esté listo cuando se reinicie el sistema, lo que
acabará retrasando los ciclos de desarrollo.
Configuraciones de Alfresco por número y tipo de
usuario

En teoría, un servidor pequeño aguantaría una pequeña instalación de Alfresco. Sin embargo,
cuando el número de usuarios crece en gran medida, se recomienda contar con unos mínimos para
poder soportar la carga de forma adecuada y que no afecte al rendimiento del sistema. Alfresco
recomienda utilizar sistemas de 64 bits (para evitar incompatibilidades) y una velocidad de
procesamiento por encima de los 2.0 GHz.

Además, Alfresco distingue dos tipos de usuario: concurrentes y casuales. Los usuarios concurrentes
son aquellos que acceden al sistema continuamente mediante la interfaz directa de Alfresco, con
pequeñas pausas entre solicitudes (entre 3 y 10 segundos como máximo) y con acceso continuo 24/7.
Los usuarios casuales son los que acceden puntualmente al sistema mediante Alfresco o con interfaces
WebDAV/CIFS y largas pausas entre solicitudes (por ejemplo, acceso ocasional a documentos durante
una jornada de trabajo).

De acuerdo a esta distinción, la siguiente tabla muestra de forma aproximada el hardware

recomendado para distintos números de usuarios. No obstante, esta tabla es aproximada y se debe
añadir memoria adicional según la base de usuarios crezca. También habría que añadir CPU
dependiendo de la complejidad de las tareas que los usuarios realizarán y cuántos usuarios
simultáneos accederán al sistema.

Número de usuarios RAM recomendada y CPU por servidor

Para 50 usuarios concurrentes o 2GB RAM

hasta 500 usuarios casuales 2 Servidores (o 1 servidor con CPU Doble Núcleo)

Para 100 usuarios concurrentes o 4GB RAM

hasta 1000 usuarios casuales 4 Servidores (o 2 servidores con CPU Doble Núcleo)

Para 200 usuarios concurrentes o 8GB RAM

hasta 2000 usuarios casuales 8 Servidores (o 4 servidores con CPU Doble Núcleo)
¿Qué módulos y funciones se pueden añadir a
Alfresco?

Cada una de las versiones de Alfresco (One, Cloud y Community) tienen una serie de funciones
específicas incluidas y otras que pueden añadirse de forma posterior. Sin embargo, no todas las
versiones son compatibles con módulos e integraciones. Aquí se muestra una tabla con las funciones
y opciones que se pueden añadir a cada una de las versiones de Alfresco.

Alfresco Alfresco Alfresco

One Cloud Community
Núcleo de la plataforma
Repositorio de contenido con características
✓ ✓ ✓
variadas
Interfaz de colaboración con Alfresco Share ✓ ✓ ✓
Integración con suites ofimáticas (Office y
✓ ✓ ✓
Google Docs)
Opciones para configuración de alta
✓ N/A X
disponibilidad
Sincronización con contenido en la nube de
✓ N/A X
Alfresco
Panel de administración avanzado ✓ N/A X
Reglas para el almacenamiento basadas en el
✓ N/A X
ciclo de vida productivo del contenido
Funcionamiento en múltiples sistemas
✓ N/A X
operativos y bases de datos certificado
Add-ons, extensiones hechas por la
✓ X ✓
comunidad para Alfresco
Soporte para módulos adicionales ✓ X X
Personalización de los modelos de contenido
✓ X ✓
y flujos de trabajo
 Alfresco Alfresco Alfresco
One Cloud Community
Módulos opcionales para Alfresco
Encriptación del contenido para mayor
✓ ✓ X
seguridad
Conectores para Amazon S3 y EMC Centera ✓ N/A X

Servidor de indexado ✓ N/A X

Alfresco Media Management para la gestión
✓ X X
avanzada de recursos digitales
Conector para Microsoft Outlook ✓ X X
Informes y analítica integrada del uso del
✓ X X
contenido
Alfresco Document Transformation Server ✓ X X

Alfresco Media Transformation Server ✓ X X

Dispositivos móviles
Aplicaciones de Alfresco Mobile para iOS y
✓ ✓ ✓
Android
Encriptación del contenido en dispositivos
✓ ✓ X
móviles
Soporte
Escalación, aplicación de parches a largo
plazo, Service packs y procesos de ✓ ✓ X
priorización
Soporte para incidentes de gravedad A ✓ ✓ X

Consultoría y formación disponibles de

✓ ✓ X
Alfresco y su red de socios certificados
Consejos para administradores de Alfresco

El carácter open source de Alfresco hace que el desarrollo de Alfresco sea una parte muy importante
de este gestor de contenidos. Tanto si se es un programador directo de Alfresco como el
administrador de un entorno corporativo de Alfresco, aquí se incluyen una serie de consejos para
sacarle el mayor partido al sistema.

1. Deshabilite la generación de miniaturas para las vistas preliminares de Alfresco Share si no se

utiliza la interfaz de Share. La generación de las miniaturas seguirá activa aunque se utilice una
distinta UI, lo que provocará una bajada del rendimiento y un incremento del uso de espacio.

2. Asegure que el sistema que se pretende utilizar para la instalación de Alfresco puede dar el
mejor rendimiento y alta disponibilidad antes de que el sistema empiece a utilizarse de forma
general.

3. Aumente el tamaño de las conexiones a la base de datos para grandes números de usuarios
concurrentes.

4. Utilice plantillas FreeMarker. Se pueden crear vistas personalizadas para los espacios y
plantillas para email acordes a su empresa, entre otras opciones.

5. Si continuamente tiene que crear la misma jerarquía de espacio con sus reglas y propiedades,
considere crear una plantilla de espacio.

6. Asegúrese de que las modificaciones y personalizaciones del sistema se ejecutan utilizando los
directorios <extensions> y <web-extensions> o los archivos AMP para contribuir a procesos de
actualización y depuración más ligeros.

7. Utilice la interfaz CIFS para integrar Alfresco fácilmente con las aplicaciones mediante arrastrar
y soltar (drag & drop).

8. La integración con email proporciona un método fácil y seguro de almacenar el contenido de

los correos dentro del repositorio de Alfresco.

9. Alfresco dispone de amplias opciones de seguridad tanto para grandes como para pequeñas
empresas. Sin embargo, recuerde que debe cambiar y comprobar las configuraciones por
defecto, tanto para las contraseñas, como los permisos y otros aspectos esenciales para la
seguridad.
10. El equipo de Alfresco está disponible para consultoría a corto plazo. Utilice los canales a su
disposición si existen dudas o problemas durante el proceso. Los foros de Alfresco ofrecen un
lugar donde compartir experiencias y solicitar ayuda.

11. Recuerde que no todos los usuarios tendrán familiaridad con el sistema, por lo que considere
realizar cursos de formación para la plantilla si el uso de Alfresco se involucrará en muchos de
los procesos de la empresa o cambiará sobremanera el método de trabajo.

12. Alfresco utiliza un entorno JAVA bastante amplio. Asegúrese de que los navegadores en los
que se accederá a Alfresco son compatibles y que serán los mismos que acabarán utilizando
los usuarios finales de la plataforma.
Posibles usos de Alfresco para empresas
La Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM por sus siglas en inglés) ha
identificado 6 áreas principales en la gestión de contenidos: colaboración, gestión del contenido
web, gestión de registros (records management), publicación electrónica, gestión de formularios y
gestión documental. Como gestor de contenidos, Alfresco puede afrontar cada uno de esas 6 áreas
con diferentes opciones, configuraciones y funciones. En este apartado puede encontrar más
sugerencias para los posibles usos de Alfresco en empresas.

➢ Alfresco para grandes o complejos entornos de gestión de contenidos. Este tipo de repositorios
necesitarán una gran cantidad de protocolos para poder manejar la información, más aún si
hay archivos de muy distintos tipos: docs, pdf, vídeos, sonidos, etc. En estos casos Alfresco
puede adaptarse para el tipo de contenido a almacenar o incluso como herramienta que
monitorice y clasifique automáticamente los contenidos en función de sus características.
➢ Emisión, envío, organización y archivado de facturas mediante Alfresco. Con Alfresco se puede
automatizar la producción de facturas para clientes y proveedores y conseguir que se envíen
automáticamente a su destino. Además, en el mismo flujo de trabajo se puede conseguir que
se archiven y organicen una vez que hayan sido procesadas. De esta forma se puede reducir la
carga del departamento de administración y facturación al mismo tiempo que se consigue un
almacenamiento eficiente de aquello que se produce en la empresa.
➢ Alfresco como intermediario en la validación de avances en proyectos de ingeniería. Alfresco
ofrece integración con el software de diseño por ordenador AutoCAD para la gestión de
archivos de diseño 2D y 3D. En este caso, mediante Alfresco se puede realizar un flujo de
trabajo para la validación de cambios o modificaciones en proyectos industriales de distinta
envergadura. Gracias al proceso de validación y el registro de cambios en un documento será
más fácil realizar un seguimiento en los avances de cada grupo de trabajo dentro de una misma
empresa de ingeniería.
➢ Gestión de formularios web y análisis de respuestas múltiples. Alfresco mediante sus funciones
webs y sus herramientas de análisis puede ser un aliado a la hora de interpretar los datos
recogidos a través de formularios web. Además, teniendo en cuenta que gran parte de estos
resultados pueden recogerse con XML, podría repartirse el contenido en distintos formatos
orientados a la web, para así ser capaces de ser consultados desde distintos dispositivos.

Estos son algunos de los ejemplos más concretos para el uso de Alfresco en empresas, aunque
virtualmente hay muchos más que pueden incluirse. Sin embargo, en este tipo de ocasiones lo mejor
es realizar un plan detallado para el uso y configuración de Alfresco en la empresa y así adaptar
completamente el sistema a las necesidades internas de negocio.
Proveedores: Factores a tener en cuenta
Proveedores
Tras la elección de Alfresco, hay que establecer cómo se implanta el sistema. Aquí entran en juego los
proveedores, cuya elección no es tan fácil como parece en un principio. De hecho, uno de los factores
de éxito de un proyecto de implantación de Alfresco recae sobre la correcta elección del proveedor.
Por ello, se recomienda asegurarse de los siguientes aspectos antes de elegir al proveedor que
trabajará con Alfresco.

Factores a tener en cuenta

✓ Experiencia del proveedor.
✓ Conocimiento del sector de su empresa.
✓ Entendimiento de los objetivos de su empresa.
✓ Compromiso para el trabajo con el cliente.
✓ Soporte y consejo tras la instalación.

Experiencia del proveedor

Es importante trabajar con un proveedor que ofrezca seguridad con una larga experiencia en el campo
de implantación de un sistema como Alfresco. Un proveedor de un sistema debe conocer cómo
funcionan los procesos y los pasos a dar en cada momento, si no quiere ver su proyecto comprometido
desde el primer momento. No obstante, esto no significa que un proveedor más nuevo no pueda
realizar un gran trabajo, pero debe ser capaz de suplir esa carencia con unos objetivos y un
asesoramiento del proceso que transmita seguridad y confianza a su empresa.

Conocimiento del sector de su empresa

Aunque puede no parecer un aspecto esencial, el conocimiento que el proveedor tenga de su sector
contribuirá a la reducción de tiempo o problemas durante la implantación. Incluso Alfresco puede
variar en cuanto su implantación de un sector a otro. Además, un proveedor que tiene experiencia
directa en el mismo sector de su negocio comprenderá los retos a los que puede enfrentarse y así
predecir y solucionar alguna necesidad que usted no se dio cuenta que tenía.

Entendimiento de los objetivos

El proveedor debe entender desde un primer momento las razones que le llevan a adquirir Alfresco y
ser capaz de responder y asesorarle para conseguir alcanzarlas todas. Esa será la única manera en la
que el proveedor podrá tener la perspectiva correcta para la implantación del sistema de forma eficaz
y con la solución más completa y adecuada. Un proveedor que se implica con los objetivos de su
compañía es clave para poder alcanzarlos, ya que ofrecerá las mejores opciones para cubrir cualquier
tipo de necesidad de la empresa en el software.
 Compromiso para el trabajo con el cliente
La experiencia de algunos proveedores puede llevarles a pasar por alto sus peticiones y realizar una
implantación de Alfresco en base a su experiencia previa. Hay que comprobar si el proveedor está
dispuesto a colaborar codo con codo con los responsables del proyecto y así asegurar que se
contemplan todos los procesos y perspectivas necesarios para la implantación correcta y completa de
Alfresco en base a lo que se ha establecido desde la empresa que adquiere este gestor de contenidos.

Soporte y seguimiento tras la implantación

Una vez que la implantación se ha realizado, puede ocurrir que el proveedor tenga menos tiempo para
ayudarle con las dudas que surjan sobre Alfresco. En estos casos, pueden aparecer imprevistos que no
pueda resolver con su equipo informático interno y tenga que recurrir al proveedor, y desconocer si
está disponible para resolverlos puede resultar catastrófico. Las actualizaciones del sistema que
aparezcan después de la implantación también pueden ser un quebradero de cabeza. Por eso es
importante hasta establecer acuerdos sobre hasta qué punto el proveedor realizará un seguimiento
tras la implantación. Con Alfresco, en muchas ocasiones el mismo proveedor que ayuda a implementar
el sistema será el que se ocupe del soporte, por lo que es importante que esté accesible para cualquier
emergencia. El acuerdo de nivel de servicio deberá incluir todo lo necesario para darle seguridad en el
uso de la herramienta y en el soporte que le proporcionará.

Conclusión
Es importante asegurarse de que el proveedor que se va a encargar de realizar este proyecto reúna
más o menos las condiciones óptimas. No obstante, también hay otras preguntas que se pueden
realizar como cuánto tardará en implantarse el software, qué tipo de formación para los usuarios
proporcionan o cómo se dividen los costes del proyecto.

TIC Portal • info@ticportal.es • +34 954 040 045 • Iniciativa del European Knowledge Center for Information Technology (EKCIT) • www.ekcit.eu