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DIRECTIVA Nº 01-2015-MDBI

“NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA EJECUCIÓN DEL PRIMER INVENTARIO


FÍSICO GENERAL DE BIENES PATRIMONIALES DE LA MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE
LOS BAÑOS DEL INCA”

I. FINALIDAD

La presente Directiva tiene por finalidad, contribuir con una eficiente administración en
la Municipalidad de Los Baños del Inca, a través de la implementación de
procedimientos de registro, control, mantenimiento, conservación, permanencia y uso
correcto de los bienes, que constituyen el patrimonio institucional.

II. OBJETIVO GENERAL


Implementación de procedimientos en la planificación y ejecución del proceso de Toma
de Inventario Físico 2015, conformando la Comisión de Inventario para su cumplimiento,
delimitando sus responsabilidades, atribuciones y acciones orientadas a:

OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Comprobar la existencia física del bien


 Constatar físicamente el estado de conservación del bien, ubicación, cantidad,
condición de utilización, seguridad y los usuarios responsables a cargo de los
bienes asignados a su uso.
 Realizar una eficaz administración de los bienes en uso.
 Comparar los saldos obtenidos del movimiento físico, producto de la verificación
realizada, con la información registrada contablemente, a fin de hacer los ajustes a
los que hubiere lugar.
 Conciliar con el inventario del período anterior.
 Verificar y sustentar los registros contables y patrimoniales.
 Sanear los Bienes sobrantes y faltantes con que cuenta la Municipalidad
 Determinar el inventario físico general de bienes de activo fijo y bienes no
depreciables de la Municipalidad Distrital de Los Baños del Inca.
III. AMBITO DE APLICACIÓN
La presente directiva es de aplicación y cumplimiento obligatorio de todas las unidades
orgánicas de la Municipalidad Distrital de Los Baños del Inca.

IV. PERIOCIDAD
Las disposiciones contempladas en la presente directiva serán de aplicación periódica
con sujeción a lo establecido en el artículo 121 del Reglamento de la Ley Nº 29151 –Ley
General del Sistema Nacional de Bienes Estatales, aprobado con Decreto Supremo Nº
007-2008-VIVIENDA.

V. BASE LEGAL:

 Constitución Política del Perú


 Ley N°27972 “Ley Orgánica de Municipalidades”
 Ley 29151, “Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales”, y sus normas
reglamentarias, modificatorias y complementarias.
 Ley N°27785 “Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría
General de la Republica “
 Ley Nº 27658 “Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado
 Ley Nº 28112 “Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público
 Ley Nº 28708 “Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad”
 Decreto Ley Nº 22056 “Ley del Sistema Nacional del Abastecimiento”.
 Resolución Jefatura Nº 118-80-INAP/DNA. Normas Generales del Sistema de
Abastecimiento (SA: 07 Verificación de Bienes del Estado y Utilización de Bienes y
Servicios).
 Resolución Nº 039-98/SBN, Aprueban Reglamento para el Inventario Nacional de
Bienes Muebles del Estado.
 Resolución Ministerial Nº 098-2006-Vivienda, aprueba el Reglamento Nacional de
Tasaciones del Perú.
 Resolución 124-2010-SBN, que aprueba la Directiva 003-2010/SBN que regula los
"Procedimientos para la Baja y Venta de los Bienes Muebles Estatales en Calidad
de Chatarra”
 Resolución Nº 158-98/SBN, Que aprobó el Catálogo Nacional de Bienes Muebles
del Estado.
 Resolución Nº 320-2006-CG, que aprobó las Normas de Control Interno
 Resolución de Contraloría Nº 528-2005-CG, que aprueba el “Ejercicio del Control
Preventivo por los Órganos de Control Institucional”
 Directiva Nº 003-2011-EF/93.01, Lineamientos básicos para el proceso de
Saneamiento Contable en el Sector Público.
 Resolución Directoral Nº 004-2011-EF/51.01, Aprueba el Proyecto de Manual de
Procedimientos para las Acciones de Saneamiento Contable de las Entidades
Gubernamentales.
 Normas contables sobre depreciación, agotamiento, amortización, actualización y
reevaluación de bienes.

VI. AUTONOMIA
La Municipalidad Distrital de Los Baños del Inca, administra su patrimonio municipal en
forma autónoma, con sujeción al ordenamiento jurídico, conforme lo establece el artículo
55 de la Ley Nº 27972 “Ley Orgánica de Municipalidades” y el artículo 9 de la ley Nº
29151 “Ley General del Sistema Nacional de Bienes Estatales”.

VII. DEFINICIONES

1) Bienes.
Objetos o cosas que requiere una Entidad para el desarrollo de sus actividades y
cumplimiento de sus fines.

2) Bienes Muebles.
Aquellos bienes señalados en el Código Civil que sean destinados para el uso de
la entidad, con vida útil mayor a un (1) año; definidos como tales en el Catálogo
Nacional de Bienes Muebles del Estado, aprobado por la Superintendencia
Nacional de Bienes Estatales – SBN y, los que por sus características o naturaleza
están sujetos a la incorporación al mencionado Catálogo. A estos bienes también
se les denomina bienes patrimoniales.

3) Bienes Patrimoniales
Son todos aquellos bienes muebles que se encuentran descritos en el Catálogo
Nacional de Bienes Muebles del Estado.
4) Bienes fungibles.
Son aquellos bienes intercambiables y consumibles por el uso.

5) Baja de Bienes.
Procedimiento Administrativo por el cual se extraen bienes patrimoniales del
Registro Mobiliario y del Registro Contable de una entidad del Estado. La baja
de bienes muebles puede producirse por las siguientes causales: Estado de
excedencia, obsolescencia técnica, Mantenimiento o reparación onerosa, pérdida,
robo o sustracción, destrucción o siniestro y otros.

6) Comité de Altas y Bajas.


Unidad Orgánicas no estructuradas que en toda entidad se encarga de ver, de
acuerdo a su reglamento de Altas y Bajas, todo lo relacionado con las solicitudes
de baja de bienes patrimoniales, sobre las cuales recae por lo menos una causal
de baja.

7) Usuario
Todo trabajador, persona contratada bajo la modalidad de contratación
administrativa de servicios o practicante de la Municipalidad Distrital de Los Baños
del Inca, a quien se le haya entregado un bien de propiedad de la ésta, para su
uso.

8) Reposición.
La causal de reposición se usa cuando un bien de características iguales,
similares, mejores o equivalente en valor comercial el bien que ha sido dado
de baja por la entidad pública, es entregado a título gratuito a favor de ésta
por el responsable de la pérdida, robo, sustracción o destrucción del bien, por
la compañía aseguradora en el caso de siniestro de bienes asegurados, o por
el proveedor en mérito a la garantía del bien adquirido.

9) Comisión de Inventario.
De conformidad a lo dispuesto en el Art. 22 de la Resolución N° 038-98/SBN, el
Director General de Administración o quien haga sus veces propondrá a la alta
dirección de la entidad la constitución de una comisión de inventario, concordada
con el Capítulo V artículo 118 del reglamento de la Ley 29151.
10) Inventario Físico de Bienes Patrimoniales.
Es la relación detallada y valorizada de los bienes muebles existentes a una
determinada fecha en la entidad, de acuerdo al Catálogo Nacional de Bienes
Patrimoniales.

11) Código Patrimonial.


Identificación mediante números arábigos que se le otorga a todo bien mueble de
la Municipalidad Distrital de Los Baños del Inca, según el “Catálogo Nacional de
Bienes Muebles del Estado”, aprobado por la SBN.

12) La Municipalidad Distrital de Los Baños del Inca.


Realizará el Inventario Físico de sus bienes muebles que posee, sea cual fuera
su origen o modalidad de adquisición.

13) Para efectos de la presente Directiva, se entiende que son bienes muebles de
propiedad estatal, los descritos en el Catálogo Nacional de Bienes Muebles del
Estado, así como todos aquellos bienes sin estarlo, son susceptibles de ser
incorporados al patrimonio de la Municipalidad Distrital de Los Baños del Inca.

14) La Gerencia Municipal.


Es responsable de desarrollar las acciones correspondientes, precisando las
instrucciones, plazos, mecanismos, instrumentos y responsabilidades, para el
levantamiento del Inventario Físico de los Bienes Patrimoniales y de los no
depreciables, por lo menos una vez al año.

VIII. DISPOSICIONES GENERALES:

El Inventario Físico de Bienes Patrimoniales de la Municipalidad Distrital de Los


Baños del Inca, es la relación detallada, valorizada y codificada de los bienes
existentes al 31 de diciembre del 2015, en las diferentes dependencias de la
Municipalidad Distrital de Los Baños del Inca.
1) COMISION DE INVENTARIO

A propuesta de la Gerencia municipal, mediante Resolución de Alcaldía y sin


exceder al primero de octubre de cada año, se nombrará a los integrantes de la
Comisión de Inventario quienes tendrán la responsabilidad específica de organizar,
dirigir, centralizar, supervisar y verificar la ejecución del Inventario Físico de Bienes
Patrimoniales de la Municipalidad Distrital de Baños del Inca al 31 de Diciembre del
2015.

La Comisión de Inventario debe estar constituida por personal independiente del


manejo de los registros y control de los activos, por lo cual se ha propuesto la
conformación de la siguiente manera:

a) MIEMBROS TITULARES

 Un representante de la GERENCIA MUNICIPAL – Presidente.


 Un representante de ASESORIA LEGAL – Secretario.
Un representante de la SUB GERENCIA DE CONTABILIDAD Y
TESORERIA – Miembro.
 Un representante de la UNIDAD DE CONTROL PATRIMONIAL –
Miembro.
 Un representante de ORGANO DE CONTROL INTERNO – Observador.

b) FUNCIONES DE LA COMISION DE INVENTARIO

La Comisión de Inventario tendrá como función organizar, conducir y


consolidar los resultados del Inventario Físico de Bienes Patrimoniales de la
Municipalidad Distrital de Los Baños del Inca; para lo cual deberá programar,
dirigir y supervisar los procesos técnicos que ésta demande.

Luego de ser designada, la Comisión de Inventario deberá en forma inmediata


reunirse para elaborar y aprobar el respectivo Plan de trabajo y Cronograma
de Actividades, en el cual constarán, entre otros, los procedimientos técnicos
a aplicarse, la fecha de inicio y de término del inventario, teniendo como fecha
de cierre del Inventario Patrimonial el 31 de diciembre del año que
corresponda; el Plan de trabajo en mención debe ser aprobado por la Gerencia
Municipal.
c) COORDINADOR DE INVENTARIO:
La comisión de Inventario encargará a un servidor pudiendo ser el encargado
de la Unidad de Control Patrimonial la función de coordinador de Inventario,
quien tendrá como labor principal, proporcionar toda la información requerida
por la Comisión y Equipos de Inventario, en cuanto a la cantidad y ubicación
de los bienes patrimoniales sujetos a inventario físico.

d) EQUIPOS DE INVENTARIO Y PERSONAL DE APOYO:

Para la ejecución del proceso de verificación física, la Comisión de Inventario


deberá organizar uno o varios equipos de inventario, los mismos que estarán
integrados por personas que, preferentemente cuenten con experiencia técnica
en este tipo de actividades y/o nivel académico superior.

La Comisión de Inventario solicitará la participación de un representante de


Informática, quien participara en la verificación de Equipos y Sistemas
Informáticos.

Asimismo, la Comisión solicitará la participación de un representante de la


Unidad de Mantenimiento (con conocimiento de mecánica), quien participará
en la verificación física de la maquinaria y vehículos de propiedad de la
Municipalidad.

La Comisión de Inventario queda facultada para solicitar el apoyo de personal


especializado de diferentes áreas cuando la complejidad de los bienes a
inventariar así lo requiera.

e) VEEDOR DESIGNADO POR EL ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL


(OCI)
Previo al inicio de la Toma de Inventario, la Comisión de Inventario comunicará
al Órgano de Control Institucional (OCI) el cronograma del proceso a fin de que
éste designe a un representante, el mismo que actuará en calidad de veedor.

f) RESPONSABILIDAD DE LOS BIENES ASIGNADOS:


Los gerentes, sub gerentes o responsables de las respectivas unidades
orgánicas son responsables de los bienes patrimoniales que existen en la
mismas, de ser imposible la presencia deberán designar a un representante a
fin de apoyar al equipo de inventario mientras éste realice sus labores, y luego
de finalizado suscribir los documentos correspondientes.

g) PROHIBICION DE DESPLAZAMIENTO DE BIENES:

Para la adecuada verificación de los bienes asignados a cada una de las


dependencias que conforman la estructura orgánica de la Municipalidad, queda
suspendido todo desplazamiento interno o externo de los bienes durante el
tiempo que dure el Inventario de Bienes Patrimoniales. Si por razones
debidamente justificadas se tuviera que efectuar algún movimiento o salida de
bienes, ello deberá ser autorizado por la Comisión de Inventario a través de la
Unidad de Control Patrimonial.

IX. DISPOSICIONES ESPECIFICAS:

1) DEL PROCESO DE INVENTARIO:

La Comisión de Inventario deberá suscribir el Acta de Inicio de la Toma de


Inventario Físico, señalando la fecha, hora, lugar, y miembros participantes;
asimismo, al final del indicado proceso, suscribirá un Acta de Cierre, en la cual
se indicará los resultados obtenidos y las acciones a realizar en cuanto a las
diferencias y observaciones que se establezcan.

La Comisión de Inventario, a través del Coordinador de Inventario y los Equipos


de Inventario, deberá constituirse el día programado en la dependencia
predeterminada, presentándose ante el jefe o encargado de la misma, para
hacerle conocer le motivo de la visita, quien a su vez convocará a los
trabajadores a su cargo, recomendándoles brindar las facilidades del caso y el
apoyo que el personal del Inventario requiere.

Previamente, el funcionario responsable de cada unidad orgánica designará a


un trabajador conocedor del Área, para que proporcione a la Comisión de
Inventario, al coordinador o a los integrantes de los Equipos de Inventario, la
información que se requiera, incluida la referida a la procedencia de los bienes
que resulten calificados como sobrantes o el destino de los bienes faltantes que
se pudieran registrar.

Para todos los funcionarios y personal, cualquiera que fuere su condición laboral,
se establece la obligación de proporcionar, bajo responsabilidad, toda la
información que solicite la Comisión de Inventario, el Coordinador de Inventario
o los integrantes del Equipo de Inventario, debiendo mostrarles, además, todos
los bienes asignados en uso o que por alguna circunstancia podrían encontrarse
guardados bajo llave en escritorios, credenzas, archivadores, armarios, vitrinas,
etc.: informando documentadamente aquellos que pudieran estar prestados,
perdidos o en reparación.

2) DE LOS PROCESOS TECNICOS A UTILIZAR:

2.1. VERIFICACIÓN FISICA:


2.1.1. La verificación física se efectuará con la constatación in situ del
bien, tomando todas y cada una de las características, acción
que se realizará de “extremo a extremo” o al barrer, verificando
todos y cada uno de los bienes que existan en la dependencia
visitada.
2.1.2. Los Equipo de Inventario utilizarán el reporte emitido por la
Unidad de Control Patrimonial denominado “Inventario Físico de
Bienes” (Anexo 01 ).a través del cual se reportarán previamente
algunos de los bienes que deben existir en cada dependencia,
con la finalidad de que el equipo de inventario solo se limite a
verificar la veracidad de los datos consignados y existencia física
de cada bien, consignando así las principales características:
Código patrimonial, descripción, estado de conservación, marca
, modelo, serie, color, ubicación, etc. y en el caso de los bienes
que no se encuentren indicados en dicho formato, pero que se
encuentren físicamente se consignarán sus principales
características que, de acuerdo al tipo de bien inventariado,
demande registrar.
Dicho formato se emitirá en original, debiendo ser firmado por
los miembros del equipo y Comisión de Inventarios, así como por
el usuario y el funcionario de cada unidad orgánica cuyos bienes
han sido verificados, en señal de conformidad.
2.1.3. En los casos de los bienes señalados como faltantes, la
Comisión de Inventario requerirá al representante de la unidad
orgánica en donde sean detectados éstos, para que proporcione
la información documentada sobre el destino de cada uno de
dichos bienes, indicando desde que fecha no se ubica dicho bien
y que acciones se han adoptado al respecto.
2.1.4. Para aquellos bienes calificados como sobrantes (luego del
proceso de comparación y contrastación con el Inventario Físico
inmediato anterior), la Comisión de Inventario requerirá al
representante de la unidad orgánica en donde sean detectados
éstos, para que proporcione la información documentada sobre
la procedencia de cada uno de los bienes.
2.1.5. Los bienes sobrantes y faltantes son registrados
obligatoriamente en el “Formato de Bienes Faltantes” (Anexo
02), y “Formato de Bienes Sobrantes” (Anexo 03), según
corresponda.
2.1.6. Para el inventario de equipos de transporte y maquinaria, se
utilizará el “Formato de Inventario por vehículo y maquinaria”
(Anexo 04), donde se consigne estado de cada unidad y todos
los accesorios adicionales.
2.1.7. Si en la Toma de Inventario se encuentran bienes que no
pertenecen a la Municipalidad Distrital de Los Baños del Inca,
por causas tales como cesión en uso, préstamo, alquiler, entre
otros, éstos serán registrados en el “Formato de Bienes de
Terceros” (Anexo 05 ).
2.1.8. En caso de constatarse bienes patrimoniales en proceso de
reparación o mantenimiento, la Comisión de Inventario solicitará
la documentación que sustente su salida, para luego proceder a
verificar su ubicación y estado situacional.
2.1.9. Los bienes patrimoniales se inventarían en el lugar que se
encuentran y en la unidad orgánica donde se hallen físicamente.
2.1.10. En caso de bienes prestados, si éstos tienen una antigüedad
mayor a los (3) tres meses, serán asignados a la unidad orgánica
en la cual se encuentren físicamente, pues se entenderá que la
unidad orgánica de origen no lo requiere.
2.1.11. De verificarse bienes que por su condición de excedente,
obsoletos o en mal estado, se encontraran en desuso, las
unidades orgánicas inventariadas propondrán la baja patrimonial
a la Sub Gerencia de Logística-Unidad de Control Patrimonial,
indicando la causal y solicitando el retiro de los mismos, así
como el descargo correspondiente de sus registros.
2.1.12. Cuando se verifiquen bienes que amerite la formación de un
expediente administrativo tales como en caso de vehículos y
maquinaria, se aprovechará para tomar las vistas fotográficas
que pudieran ser necesarias, debiendo registrar el código y placa
del mismo, independientemente de toda la información del bien
consignada en los formatos correspondientes.

2.2. CODIFICACIÓN Y ETIQUETADO:


2.2.1. Este proceso se efectuará tomando como referencia la
codificación establecida en el Catálogo Nacional de Bienes
Muebles del Estado, asignando el código patrimonial a todos
los bienes de activo fijo y bienes no depreciables, indicando el
campo genérico, clase, denominación y correlativo del bien.
2.2.2. Se utilizará el medio de identificación más apropiado para la
municipalidad, procediéndose a colocar las etiquetas
autoadhesivas, en las cuales estará consignado el nombre del
bien y código patrimonial incluido código interno.
2.2.3. El código asignado a cada bien es permanente y el número
correlativo asignado es único, el mismo que se extingue junto
con el bien cuando este es transferido, donado, dado de baja,
vendido, incinerado o destruido.
2.2.4. No puede existir más de un bien con el mismo código correlativo
2.2.5. Los códigos de los bienes dados de baja no podrán ser
utilizados para nuevos bienes.

2.3. ASIGNACION DE LOS BIENES:

Paralelamente a la verificación física de los bienes la Comisión de


Inventario solicitará que las hojas de trabajo sean suscritas por los
responsables de los bienes; y una vez concluida la verificación y la
información se encuentre debidamente registrada en la base informática,
se emitirán los reportes actualizados de los bienes materia del inventario,
el cual se hará entrega al funcionario responsable de la unidad orgánica
quien firmará los listados en original y copia, dando conformidad al
proceso y asumiendo responsabilidad sobre los bienes
Original: Comisión de Inventario
Copia: Responsable de la unidad orgánica inventariada

2.4. INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES Y OBRAS DE


INFRAESTRUCTURA

Para la verificación de Bienes Inmuebles” y se efectuará la toma


fotográfica panorámica de la fachada de los terrenos, edificios, y otros,
tomando como base los datos consignados en los registros del inventario
de bienes existente y contrastado con los registros contables y de no
existir dicha información, se tomará dicho inventario como el primero que
se realice y se tomará como base inicial para el sustento de los Estados
Financieros en las cuentas contables correspondientes, lo cual se
realizará posteriormente a los procesos de saneamiento técnico y legal
que pudiera corresponder.

La Comisión de Inventario, con el apoyo de los técnicos de la Sub


Gerencia de Infraestructura organizará la Base de Datos y desarrollará
un plan de trabajo específico para esta actividad, donde contemplara por
sectores del distrito, verificando in situ todas y cada una de los bienes
correspondientes, en las que incluirá información en fichas descriptivas
y muestras fotográficas que permitan la organización de los expedientes
administrativos correspondientes y la toma de decisiones a la alta
dirección.

2.5. INVENTARIO DE EXISTENCIAS FÍSICAS DE ALMACÉN

La Comisión de Inventario que se conforme para tal fin, dispondrá que el


encargado del Almacén prepare el corte documentario correspondiente,
para luego, en presencia de los miembros del Equipo de Inventario, se
firme el acta de inicio, declarando la apertura del Inventario de
Existencias Físicas del Almacén, señalando en la referida acta lo
siguiente:
 Fecha y hora
 Último N° de PECOSA
 Último N° de Nota de Entrada al Almacén
 Último N° de Orden de Compra
 Suscripción del documento por todos los miembros de la
comisión de Inventario.
 Se inicia la acción de contar artículo por artículo, anotando los
resultados en el formulario: Tarjeta de Control Visible, y se
efectuará con la información que figure en cada tarjeta de Control
Visible de Almacén o Bind. Card y contrastado con las Tarjetas
de Existencias Valoras de Almacén y el Resumen del Movimiento
de Almacén.
 Concluido éste procedimiento se suscribirá un Acta de
Finalización del Inventario Físico de Almacén al 31 de diciembre
del año que corresponda, en la cual se dejará constancia de las
ocurrencias encontradas durante la labor de inventario.

El procedimiento específico que se utilizará será establecido por la


Comisión de Inventario que se forme para tal fin.

2.6. CONCILIACIÓN
La Comisión de Inventario, tiene la responsabilidad de efectuar la
conciliación de los bienes patrimoniales con los registros contables, a fin
de establecer las posibles diferencias y concretar la conciliación del
Inventario Físico General al 31 de diciembre del año que corresponda,
cuyo resultado demandará la Suscripción del Acta de Conciliación Físico
Contable por los miembros de la comisión, el cual se reportará en un
Informe Final del Proceso de Inventario Físico de Bienes Patrimoniales,
al término de cada ejercicio.

2.7. INFORME FINAL


Concluidos los procesos técnicos de Toma de Inventario y Conciliación
correspondiente, la Comisión de Inventario deberá elaborar el respectivo
Informe Final, el cual será presentado a la Gerencia Municipal, quien
dispondrá la implementación de las recomendaciones contenidas en
dicho informe y lo elevará a las instancias correspondientes.
El Informe Final tendrá la siguiente estructura.

a) Antecedentes
b) Base Legal
c) Actividades realizadas (se deberá indicar las acciones realizadas
con motivo de la toma de inventario, las dificultades encontradas
y las medidas de soluciones adoptadas, así como otras
consideraciones que se estime pertinentes).
d) Documentación sustentadora
e) Análisis de los resultados
f) Conclusiones y Recomendaciones, se deberá formular
recomendaciones que conlleven a lograr mejoras en los distintos
aspectos del control de los bienes y en aspectos relacionados a
la toma de inventarios; es decir se indicará en forma breve y
concisa cada situación significativa encontrada con motivo del
inventario, así como se indicará la forma de solución en cada
caso.
La Comisión de Inventario deberá indicar en forma Clara las
recomendaciones a la Gerencia Municipal, la posible solución de
la problemática encontrada y existente en el ámbito jurisdiccional
de la Institución y en relación con la administración integral de los
bienes patrimoniales de la misma.
g) Lugar y Fecha
h) Firma de los integrantes de la comisión
i) Anexos
 Anexo 01.- Relación valorizada de los bienes en uso de la
Municipalidad Distrital de Los Baños del Inca; comprende
todos aquellos bienes que tiene la Municipalidad, adquiridos
bajo cualquier modalidad y descritos en el Catálogo Nacional
de Bienes Muebles del Estado.
 Anexo 02.- Relación de Bienes en uso por otras
Instituciones; comprende los bienes muebles registrados en
el inventario y no dados de baja, que la Municipalidad ha,
cedido en uso, ha arrendado o entregado bajo cualquier otro
acto de administración y gestión de acuerdo a la
normatividad vigente, a favor de otras instituciones, por un
determinado plazo.
 Anexo 03.- Relación de Bienes prestados por otras
Instituciones; comprende los Bienes recibidos en calidad de
préstamo o afectados en uso a favor de la Municipalidad
Distrital de Los Baños del Inca.
 Anexo 04.- Relación de bienes faltantes (perdidos, robados,
siniestrados, etc.); Comprende a los Bienes registrados
física y contablemente no ubicados en el proceso de
inventario (sin que hayan sido dados de baja por alguna
causal).
 Anexo 05.- Relación valorizada de bienes sobrantes del
inventario; comprende aquellos bienes cuyo origen y
presencia en la Municipalidad Distrital de los Baños del Inca
es desconocido, sin documentos que sustenten propiedad
por parte de la municipalidad o de un tercero y que deberán
ser incorporados al patrimonio de la municipalidad de
acuerdo al procedimiento para dicho fin.
 Anexo 06.- Relación de Bienes dados de baja, en custodia;
Comprende los bienes que han seguido un proceso de baja
(que cuenten con la respectiva resolución de baja y aún no
se ha realizado el acto de disposición final o han quedado
en la condición de desiertos o abandonados producto de una
subasta pública.
 Anexo 07.- Relación de Bienes dados de baja y en proceso
de transferencia; Comprende a los bienes dados de baja, los
cuales han sido transferidos o donados y falta regularizar la
misma.
 Anexo 08.- Relación de funcionarios responsables del
Inventario; comprende a las personas que realizaron el
Inventario, tanto de la Comisión de Inventario, Equipos de
Inventario y responsables, con indicación de la labor
realizada.
 Anexo 09.- Relación de los bienes que serán propuestos
para su inclusión al Catálogo Nacional de Bienes Muebles
de Estado; comprende a los bienes que son del Activo Fijo y
no figuran en el actual Catálogo Nacional de Bienes Muebles
del Estado, deben ser propuestos a la Superintendencia
Nacional de Bienes Estatales (SBN) para su inclusión al
referido Catálogo, adjuntando la información necesaria, tales
como fotos, ficha técnica del bien según el fabricante, entre
otros.
 Anexo 10.- Otros Resultados no contemplados (códigos
eliminados, modificaciones, reportes de: locales, de área por
local, de funcionarios, por usuario, etc.).
 Otros anexos que la Comisión de Inventario considere
conveniente.

Luego de elevado el informe final del inventario, y conforme lo dispone el artículo 121
del Reglamento de la Ley N 29151 “Ley General del Sistema Nacional de Bienes
Estatales, aprobado con Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA, la información
deberá remitirse a través del Software Inventario Mobiliario Institucional (SIMI), la que
será acompañada del Informe Final del Inventario y Acta de Conciliación.

X. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS Y FINALES:


1. Los procedimientos para la Toma de Inventario Físico de aquellos bienes muebles
que fueran transferidos mediante ley, y que son administrados por la Municipalidad
Distrital de Baños del Inca, deberán establecerse en el Plan de Trabajo y
Cronograma de Actividades que la Comisión de Inventarios presentará, conforme
se establece en el numeral de la presente directiva.
2. La regularización contable de los bienes sobrantes y o faltantes como resultado del
Inventario, se efectuará en el ejercicio siguiente.
3. Para todo lo no previsto en la presente directiva, será de aplicación la normatividad
vigente que regula a los bienes del Estado y o resueltos por la Gerencia Municipal
dentro del marco normativo para el efecto.
4. La presente directiva deja sin efecto toda aquella normatividad de carácter interno
que contravenga lo dispuesto en la misma.
5. La presente directiva entrará en vigencia a partir del día siguiente de su aprobación,
mediante resolución de Alcaldía
6. La Sub Gerencia de Logística, a través de la Unidad de Control patrimonial de la
Municipalidad Distrital de Los Baños del Inca, proporcionará a la Comisión de
Inventario los materiales y útiles que pudieran requerir para el debido y oportuno
cumplimiento de la misión encomendada.

Las modificaciones o acciones no contempladas en la PRESENTE DIRECTIVA Y EN LA


CARTILLA PARA EL INVENTARIO FISICO DE LOS BIENES PATRIMONIALES DE LA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LOS BAÑOS DEL INCA –AÑO 2015 que forma parte de la
misma, serán resueltas por la Comisión de Inventario, en observancia de la normatividad
vigente.

CARTILLA PARA EL INVENTARIO FISICO DE LOS BIENES PATRIMONIALES DE LA


MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE LOS BAÑOS DEL INCA –AÑO 2015

I. INTRODUCCION

La ejecución de la Toma de Inventario de Bienes Patrimoniales de la Municipalidad Distrital de


Los Baños del Inca año 2015, permitirá proporcionar información adecuada y oportuna de
todos los Bienes que posee.

Este documento va dirigido al personal responsable de la Toma de Inventario Físico, que tienen
el compromiso y la responsabilidad administrativa para registrar datos confiables.

II. FINALIDAD

Registrar en una I etapa, la totalidad de Maquinarias, Equipos, Muebles y Enseres, Bienes


Auxiliares, Unidades de Transporte, Equipos Informáticos / Periféricos y Software que posee la
MDBI.

III. OBJETIVO

a) Actualizar el Inventario de Bienes Patrimoniales de la MDBI, que permita ejercer su


control, administración y buen uso.
b) Proporcionar información confiable y oportuna para la toma de decisiones.
c) Permitir la conciliación de los Estados Financieros de la MDBI
d) Verificar la existencia Física “IN SITU” de los Bienes asignados en las dependencias de
la MDBI, así como el cumplimiento de la finalidad para el que fueron asignados.

IV. BIENES POR INVENTARIAR

e) Para efectos de la presente Toma de Inventario 2015, se deberá en una I Etapa levantar
información de todos los bienes Muebles de propiedad de la MDBI que se encuentran
físicamente en cada dependencia de la MDBI, adquiridos mediante cualquier modalidad.

V. FUNCIONES, ATRIBUCIONES Y RESPONSABILIDADES

A. UNIDAD DE CONTROL PATRIMONIAL


 Participará activamente de la Toma del Inventario Físico y proporcionará los
reportes de los bienes patrimoniales de:

a) Maquinarias, Equipos, Muebles y Enseres – Bienes Auxiliares


b) Equipo de Transporte
c) Equipos Informáticos – Periféricos - Software

DEPRECIACION. Se utilizará la Depreciación lineal en merito a la documentación


sustentatoria que existiera, se considerará:

Estado de conservación del bien, consignando la situación del bien según su naturaleza:

 Nuevo (N)
 Bueno (B)
 Regular (R)
 Malo (M)
 Obsoleto (O)

NUEVO ( N ) : Es la condición del bien mueble que está operando en


perfectas condiciones técnicas y físicas, y no ha sufrido ninguna
reparación o mantenimiento (observaciones externas del bien mueble
nuevo).
BUENO ( B ) : Es la condición de bien mueble que está operando en
perfectas condiciones técnicas y físicas, y ha sufrido alguna reparación
o mantenimiento (observaciones del bien mueble casi nuevo).

REGULAR ( R ) : Es la condición del bien mueble que está operando en


forma normal y tiene mantenimiento permanente y solo tiene ligeros
deterioros externos debido al uso normal, no influye en el desarrollo de
su trabajo.

MALO ( M ) : Es la condición del bien mueble que no recibe


mantenimiento periódico

OBSOLETO (O): Es la condición de un bien mueble que, sin importar su


condición, no es posible su utilización por los cambios existentes.

Condiciones de utilización, consignando la situación del bien según su


naturaleza.

 Operativo en uso ( OU )
 Operativo en desuso ( OD )
 Inoperativo reparable ( IR )
 Inoperativo inservible ( II )

Condiciones de seguridad, considerando la situación del bien según su


naturaleza

 Seguro sin riesgo (SSR)


 En riego de pérdida (RP)
 Abandonado sin responsable (ASR)

VI.ACCIONES PARA LA TOMA DE INVENTARIO


Recibida la capacitación, los Equipos de Trabajo (Equipo de Toma de Inventario y
Equipo de Conciliación), para el cumplimiento de su misión, tendrán en cuenta las
siguientes acciones:

A. PREVIAS A LA TOMA DE INVENTARIO

a. Debe mantenerse el principio de orden en todos los ambientes de la MDBI.

b. Los bienes muebles que se encuentren pendientes de reclamo durante el


proceso de Toma de Inventario y que cuenten con comprobantes de salida
permanecerán en el almacén y procederán a inventariarlo.

c. Deberán ejecutarse todas las coordinaciones necesarias de detalle para


con los equipos de Toma de Inventario para absolver cualquier duda sobre
el particular y así ejecutar una eficiente y oportuna labor.

d. Deberá dotarse al equipo de inventario con el material necesario para el


cumplimiento de su labor.

B. DURANTE LA TOMA DE INVENTARIO

a. El Equipo de Toma de Inventario se hará presente en cada dependencia de


la MDBI, procederá a inventariar los bienes que se encuentren en cada
ambiente. realizará su labor verificando de extremo a extremo, todos y cada
uno de los bienes patrimoniales que existan en los ambientes visitados,
procediendo al llenado de los formatos correspondientes.

b. La verificación física IN-SITU de bienes a inventariarse, incidirá


principalmente en describir en forma detallada y precisa las características
del bien indicando la marca, modelo y número de serie, teniendo en cuenta
los detalles más resaltantes de su fabricación en los siguientes aspectos:

c. Describir en forma detallada y precisa las características del bien:

d. Silla de metal y/o madera, silla fija, giratorio con o sin garruchas o ruedas,
tipo y/o modelo al que pertenece.
e. Camioneta, Automóvil, Camión, Motocicleta, etc.

f. Estado de conservación del bien, etc.

g. En caso de constatar la existencia de bienes en proceso de reparación o


mantenimiento, el equipo de toma de inventario, solicitará la documentación
que sustente su salida y serán considerados en el ambiente donde se
encuentran asignados.

h. La identificación del bien inventariado, se hará mediante una etiqueta


adhesiva (sticker) ubicada en un lugar visible del bien posterior a la
codificación.

i. En los formatos de Toma de Inventarios consignar: fecha, DNI, grado,


nombres y apellidos, asimismo, deberán ser firmados y visados por los
responsables de cada dependencia.

C. DESPUES DE LA TOMA DE INVENTARIO

a. La Comisión de Inventario realizará las conciliaciones que corresponda.

b. La Comisión de Inventario deberá elaborar el Informe Final de la toma de


Inventario y adjuntar a éste toda la documentación (anexos) que se indica
en la Directiva.

c. La Comisión de Inventario Cumplirá con elevar la información a la Gerencia


Municipal.

d. La Gerencia Municipal aprobará el informe final del inventario.

e. Luego de aprobado el informe final, la Unidad de Control Patrimonial,


cumplirá con procesar toda la información relacionada al Inventario de los
bienes patrimoniales de su MDBI, información que debe ser detallada en los
formatos de la Toma de Inventarios en el Programa Software de Inventario
de Mobiliario Institucional (SIMI) versión 3.5 y luego a través de la instancia
correspondiente será remitido a la SBN.

f. La Gerencia Municipal, se encargará de establecer la metodología de dar


cumplimiento a las recomendaciones propuestas por la Comisión de
Inventario.

3. FORMATO DE INVENTARIO

Es el documento que sirve como sustento de la presencia física de los bienes


patrimoniales de la MDBI, a la fecha en que se realiza la toma del inventario, contiene
los datos sobre las características de los bienes en donde se anota la información
que corresponda a cada bien inventariado.

3.1 CONSIDERACIONES PARA EL LLENADO DE LOS FORMATOS

 Utilizar lapicero negro o azul.


 Escribir con letra imprenta.
 Escribir números claros y legibles.
 No tachar ni hacer borrones.
 De no existir más registros, cerrar el Formato con una diagonal.
 En caso que el espacio de la celda no sea suficiente podrá utilizase la
siguiente celda (vertical) para consignar los datos.

3.2 INSTRUCCIONES PARA EL LLENADO DE LOS FORMATOS DE


INVENTARIO

En el llenado de los formatos se tendrá especial cuidado de llenar cada uno de los
recuadros de cada formato, los mismos que estarán diseñados de acuerdo a las
necesidades considerando tipo de bien y tendrá la siguiente información:

3.2.1. FORMATO PARA MAQUINARIAS, EQUIPOS, MUEBLES Y


ENSERES
En este Formato se captará el mobiliario, equipos de oficina, de
telecomunicaciones, medico, laboratorio y maquinarias, y se
realizará abajo la siguiente estructura etc.
- Ítem : Numeración ascendente de los registros.

- Columna : Código del bien


Anote el código interno correspondiente al bien

- Columna: Código Patrimonial: Anote el código que identificara al bien


según el catálogo de bienes (SBN).

- Columna: Detalle
En esta columna registre alguna característica especifica del bien.

- Columna: Marca
Anote el nombre de fábrica que indique el bien

- Columna: Modelo
Anote nombre y/o número de modelo que tenga asignado el bien

- Columna: Serie o las medidas del bien


Anote la numeración de fábrica que tiene grabado el bien, para el caso
de los bienes muebles anote las medidas (Largo X Ancho X Alto)

- Columna color
Anote el color del bien

Columna : Estado del bien


Anote la letra que corresponda al estado del bien, de acuerdo al detalle
siguiente:

NUEVO ( N ) : Es la condición del bien mueble que está operando en


perfectas condiciones técnicas y físicas, y no ha sufrido ninguna
reparación o mantenimiento (observaciones externas del bien mueble
nuevo).
BUENO ( B ) : Es la condición de bien mueble que está operando en
perfectas condiciones técnicas y físicas, y ha sufrido alguna reparación
o mantenimiento (observaciones del bien mueble casi nuevo).

REGULAR ( R ) : Es la condición del bien mueble que está operando en


forma normal y tiene mantenimiento permanente y solo tiene ligeros
deterioros externos debido al uso normal, no influye en el desarrollo de
su trabajo.

MALO ( M ): Es la condición del bien mueble que no recibe


mantenimiento periódico, cuya parte externa tiene deterioros físicos
visibles y sus usos operacionales tienen desperfectos o fallas en
desarrollar su trabajo normal (es factible que este inoperativo).

ABSOLETO (O): Es la condición del bien mueble que sin importar su


condición e inclusive puede estar nuevo, no es posible su utilización por
los cambios tecnológicos existentes.

- Columna: Fecha de Adquisición


Anote la Fecha de adquisición del Bien.

- Columna: Forma de Adquisición


Anote el código de la forma de adquisición del bien, de acuerdo a:

 Tesoro Público = 1
 Recursos Directamente Recaudados = 2
 Donaciones = 3
 Transferencia = 4
 Convenios = 5
 Otros especificar=6

- Columna: valor de Bien o Tasación

“Cultura tributaria y la evasión de obligaciones tributarias en los


comerciantes del complejo turístico del distrito de los baños del inca, 2018”