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5. BASE LEGAL
6. DEFINICIONES
6.1 ENCARGO INTERNO:
Es la modalidad de ejecución de fondos públicos que consiste en el desembolso
de dinero autorizado por la dirección regional de administración , que
excepcionalmente se otorga al servidor o funcionario del gobierno regional de
Apurímac para el pago de las obligaciones que ,por la naturaleza de
determinadas funciones o características de ciertas tareas o trabajos
indispensables para el cumplimiento de los objetivos institucionales ,no pueden
ser efectuados por dicha Dirección Regional de Administración .
OFICINA DE TESORERIA
7. DISPOSIONES GENERALES:
7.6 el monto máximo a ser otorgado en cada encargo interno no debe exceder
de diez (10) unidades impositivas tributarias (UIT), aprobado mediante el D.S
N°353-2016-EF para el registro 2017 , el mismo que se actualizara para cada
año fiscal que corresponda la UTI y pueden ser otorgados al 31 de diciembre
de cada año fiscal
7.9 la resolución que autoriza el encargo interno, como mínimo deberá contener
lo siguiente:
a) nombres y apellidos completos número de documento nacional de
identidad (D.N.I) y cargo del servidor o funcionario público con quien se le
otorga el encargo y el órgano o unidad orgánica que pertenece.
b) descripción del objeto del encargo, de la actividad o evento especifico a
cumplir
a) lugar donde se realiza el evento
b) la fecha y, en su caso, el periodo de la duración de la actividad o evento.
c) Datos del certificado del crédito presupuestario
d) Los clasificadores presupuestarios (partidas específicas de gastos
detallados)
e) Concepto de gastos.
f) Monto del encargo.
g) Las condiciones que deben sujetarse las contrataciones a ser realizadas.
h) El plazo para la rendición de cuentas debidamente documentada.
8.6.1 de la ejecución
Los responsables de los fondos otorgados, en su rendición de cuentas por
cada adquisición directa de bienes y/o servicios deberán observar los
siguientes lineamientos:
a) Deberá ejecutar los gastos de acuerdo a las partidas específicas de
gastos requeridas y autorizadas en la resolución con el cual se le otorgo
el encargo , caso contrario la rendición de cuentas será devuelta y
considerada como no presentada
b) Para la contratación de bienes con cargo a los recursos autorizados
mediante encargo interno , el responsable de la ejecución del fondo , debe
asegurarse antes de efectuar el pago respectivo , que los
establecimientos o proveedores cuenten con:
c) Registro Único de contribuyente RUC
d) Boletas de venta o factura
e) Ticket de máquina registradora.
f) Otros comprobantes de pago autorizados por la Superintendencia
Nacional de Adunas y de Administración Tributaria – SUNAT.
g) La sustentación de gasto se efectuara con comprobantes de pago
regulados por la Superintendencia Nacional de Adunas y de
Administración Tributaria en el Reglamento de comprobantes de pago ,
aprobado mediante Resolucion Superintendencia N°007-
99/SUNAT)REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE PAGO Y
modificatorias .
La presentación de los comprobantes de pago deberá presentar en original:
Factura (usuario ,copia SUNAT y copia factura negociable )
Factura electrónica
Boleta de venta (usuario)
Otros comprobantes de pago autorizados por la SUNAT.
Es responsabilidad de quien maneje el encargo interno comprobar la
consistencia del proveedor sobre la veracidad y confiabilidad en la ejecución del
gasto.
Así mismo deberá de llevar el sello: cancelado con fondos de encargo interno.
Los documentos presentados como rendición de cuentas que sustenten gastos
deben ser fehacientes, sin ningún tipo de alteración, ni enmendaduras, ni
borrones, tampoco correcciones o adiciones escritas, considerando el principio
de probidad manifestando en la ley N°27815 del Código de Ética de la función
pública; en caso de detectar lo contrario se dará a conocer las instancias se dará
a conocer las instancias pertinentes para su evaluación y proceso legal
corresponde
Los documentos sustenta torios: Factura boleta de venta, tickets y otros
comprobantes de pago por la SUNAT, deberán contar con la firmas del
responsable del fondo, coordinador y supervisor del proyecto y gerente (a) o jefe
(a) de oficina ríndete.
Salvo en el caso de comprobantes de pago que sustenten reembolso de gasto
por comisión de servicio de los locadores de servicio autorizados por la Dirección
Regional de Administración o quien haga sus veces , dichos comprobantes
deberán contar con la firma y post firma del locador.
Cuando se trate de peaje, los tickets deberán contar también con la firma y post
firma del chofer.
h) La fecha de emisión y cancelación de los comprobantes de pago debe guardar
relación con la fecha de los eventos y/o actividades de materia de rendición
de gasto. Para el caso de adquisición de bienes en el momento que reciban
el bien.en caso de servicio con la oportunidad de pago y/o ala culminación del
servicio.
i) Para el caso de las boletas de venta tomar en cuenta que para la rendición
de gasto deberá presentar la copia expedita por el proveedor con el empleo
de papel carbón ,carbonado o autocopiado químico según corresponda
j) Los comprobantes de pago que sustenten gasto por recarga de celulares no
serán consideradas como parte de las rendiciones de gasto.
k) En caso de la adquisición de materiales no genere orden de compra , los
comprobantes de pago emitido por el proveedor , deben tener firmas y pos
firma de quien lo recepción . las guías de remisión deben contener lo
siguientes datos : firmas , nombres y apellidos de la persona que recepción
los bienes , numero de D.N.I y sello correspondiente .
l) Cuando se trate de eventos deberán adjuntar: relación de participantes en
original )tomas fotografías del desarrollo del evento , invitaciones al evento y
otros documentos que acrediten la actividad . la relación de participantes debe
tener como minimo los siguientes datos: nombres y apellidos D.N.I y firmas el
desarrollo de los eventos deberá realizarse en los días programados a efectos
de un mejor seguimiento y control.
m) En caso de modificaciones las fechas, esta deberá ser comunicado a la
Oficina Regional de Administración o quien haga sus veces, con una
ampliación de (02) días hábiles por medio escrito.
n) Por la adquisición de bienes Y/o contratación de servicio mayores a una
unidad impositiva Tributaria (1UIT)deberá adjuntar el Registro Nacional de
proveedores (RNP)
o) Los gastos por peajes terrestres serán rendidos con factura, boletas o boletos
de viaje , de acuerdo a la ruta o tramo recorrido , tanto de ida y de retorno en
las fechas de inicio y termino de la comisión de servicio.
p) Los locadores de servicio que efectúen la labor de choferes, para su
reembolso por comisión de servicio también deberán adjuntar los tickets de
peaje correspondiente, tanto de ida y de retorno .
q) En caso que la comisión de servicio sean dentro de las 24 horas se procederá
a realizar con racionamiento en lugares donde no exista establecimientos
formales que otorguen comprobantes de pago reconocidos y emitidos de
conformidad con lo regulado por la SUNAT , se aceptara la declaración
Jurada , según el siguiente detalle:
8.6.5 En caso de existir saldo por un menor gasto , este debe ser devuelto a la
Oficina de Tesorería en un plazo no mayor de veinticuatro (24) horas de
culminada la actividad materia del Encargo , de la Oficina de tesorería emite
la devolución mediante la papeleta T-6, el cual debe ser adjuntado (original y
copia ) a la rendición de cuenta.
8.6.7 Cumplido el plazo máximo sin que el responsable del fondo realice
satisfactoriamente la rendición de cuenta respectiva , corresponde tomar las
siguientes acciones , bajo responsabilidad:
La Oficina de contabilidad y control Previo cursara comunicación via
correo electrónico al funcionario que autorizo la solicitud y al funcionario
o servidor a quien se le otorgo el encargo interno, indicando los días de
retraso en la presentación de la rendición de cuenta documentada.
Asimismo , informara a la Dirección Regional de Administración a efectos
que atreves de la Oficina de Tesorería se efectué las acciones orientadas
a efectuar la retención al funcionario o servidor o a quien se le otorgo el
Encargo interno a través de la respectiva planilla de pagos o de cualquier
otra retribución que pudiera percibir
Trascurridos los treinta (30) días calendario después del vencimiento del
plazo establecido, sin que el responsable de la ejecución del encargo
realice satisfactoriamente la rendición de cuenta respectiva ,
correspondiente iniciar las acciones administrativas orientadas a efectuar
el recupero de los fondos otorgados .
En caso de incumplir con la presentación de la rendición de cuenta
subsanación de las observaciones y/o la devolución de los fondos en los
plazo establecidos , Dirección Regional de Administración o quien haga
sus veces , gestionara ante la Oficina de Recursos Humanos la retención
y su defecto al descuento en la planilla de remuneraciones del jefe del
área usuaria que solicita el fondo por encargo y del personal designado ;
como responsable del fondo ,hasta por el monto asignado ;el descuento
será en forma solidaria entre ambas personas.
En caso de incumplimiento de lo establecido en la presente directiva y las
cláusulas de las resoluciones con el cual se otorga los encargos internos
, el jefe del área usuaria que solicita el encargo y la persona designada
como responsable del manejo de rendición , será sujetas de al aplicación
de las sanciones establecidas de acuerdo a los dispositivos legales
vigentes .
Por su parte el Gobierno Regional de Apurímac , se reserva el derecho de
efectuar acciones legales pertinentes a través de la Dirección Regional de
Asesoría Jurídica y la Procuraduría Publica Regional según corresponda
ante el uso irregular de los fondos públicos o incumplimiento de la
presentación de la rendición de cuentas ,correspondiente a los encargos
internos otorgados.
9. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS:
9.1 solicitante y responsable del encargo interno a quien se le otorgara los recursos
financieros, no debe tener pendiente, rendiciones de cuenta Y/o devolución de
dinero por encargo interno otorgados anteriormente.
9.2 No se autorizara la adquisición ni elaboración de bienes duraderos cuya vida
útil sea mayor (01) año de bienes de capital.
9.3 No se reconocerán gastos de actividades desarrolladas con anterioridad al
calendario de compromisos para el cual solicitad encargos internos
9.4 EL incumplimiento de los términos y condiciones establecidos en la Presente
Directiva, dara lugar a la suspensión de desembolsos , sin perjuicio de las
acciones administrativas y/o legales.
9.5 El registro que comprende el compromiso , devengado y giro se realizara hasta
el 31 de Diciembre de cada año fiscal.
9.6 Los montos de los encargos efectuados a dicha fecha que no se hubieran
utilizado se devolverán a la cuenta bancaria de la fuente de financiamiento
correspondiente dentro de la primera quincena de enero del año fiscal
siguiente.
9.7 Las dependencias encargadas obligadas a cumplir la siguiente Directiva, que
por cualquier razón estén utilizando criterios distintos se adecuaran a la
presente directiva.
9.8 La Oficina de Contabilidad y Tesorería de la sede central del Gobierno Regional
Apurímac, podrá efectuar visitas inopinadas en las dependencias para efectuar
la verificación y control de los fondos asignados mediante encargo internos.
9.9 El incumplimiento de los términos y condiciones establecidos en la presente
Directiva, dará lugar a la suspensión de desembolsos, sin perjuicio a las
acciones administrativas y/o legales que correspondan.
9.10 La Dirección Regional de Administración o quien haga sus veces, a través de la
Oficina de Contabilidad y Tesorería, se reserva el derecho de reconocer la
validez de los documentos de las rendiciones de cuenta, cuando estos no se
reúnen los requisitos legales establecidos.
9.11 Toda rendición de cuenta documentada debe ser debidamente acreditada y en
caso que la entidad encuentre irregularidades en la ejecución de gasto, se
pondrá en conocimiento de los órganos competentes.
9.12 La tramitación de los procedimientos administrativos de rendición de cuentas
se sustentara en la aplicación de la fiscalización posterior ; reservándose la
autoridad administrativa ,el derecho de comprobar la veracidad de la
información presentada, el cumplimiento de la normatividad sustentativa y
aplicar las sanciones pertinentes en caso de información presentada no sea
veras de conformidad con el principio de privilegio de controles posteriores que
regulan la ley N°27444 ley de Procedimento Administrativo General .
9.13 Corresponde la correcta aplicación de Las normas contenidas en la presente
Directiva, a los jefes de las áreas solicitantes de encargos internos,
responsables del manejo de fondos y usuarios cuyos gastos se ejecuten bajo
la modalidad de encargo interno.
9.14 Las situaciones no previstas en la siguiente Directiva será evaluadas por el jefe
de la Dirección Regional de Administración, quien determina el procedimiento
correspondiente.
9.15 Los temas no contemplados en la presente Directiva, serán absuelto por la
Dirección Regional de Administración.
10. ANEXOS
Abancay……………………………………..
Señor
Director Regional de Administración
Presente.
Por intermedio de la presente ,yo
………………………………………………..identificado(a) con
DNI………………………………………………………..servidor (a)
Funcionario(a) del Gobierno Regional de Apurímac , AUTORIZO que en el
caso de exceder el plazo máximo para presentar la rendición de cuenta
documentada por el encargo interno otorgado y/o hacer efectiva la devolución
de los saldos no autorizados , conforme a lo establecido en la presente
Directiva, se me efectué la retención a través de la planilla de pagos o
cualquier otra retribución que pudiera percibir del Gobierno Regional de
Apurímac , hasta por el monto total del encargo recibidos de
S/……………………….Soles , suma que será revertido al tesoro público a la
cuenta corriente que dio origen a la entrega del encargo.
……………………………………………
Responsable del Encargo Interno
FORMATO N° 2
CONTROL DE ASISTENCIA DIARIA
(Encargos Otorgados para talleres)
EVENTO:…………………………………………………………
SALDO ANTERIOR
RESUMEN +INCREMENTO DE FONDO
TOTAL DE FONDO
PTE- RENDICION
TOTAL S/ (LIQUIDACION)
SALDO ACTUAL
FIRMA DEL ENCARGADO DEL FONDO FIRMA
DEL JEFE DEL ORGANO
FORMATO N° 04
DECLARACION JURADA
Nombres y Apellidos : ------------------------------------------------------------------
-----------------------
Dependencia : -------------------------------------------------------------------
-----------------------Periodo : --------------------------------------------
---------------------------------------------
Documento de autorización
TOTAL S/
…………………………………………………………………………….
Firma y N°D.N.I del comisionado
Abancay ,………………………………………..de----------------------
de……………………..
FORMATO N°05
CONSTANCIA DE DESARROLLO DE ACTIVIDADES EN LUDARES DONDE
NO OTORGAN COMPROBANTES DE PAGO
YO , …………………………...........Identificado (a) con D.N.I
N°…………………………………prestador de servicios en el área / oficina de
………………………………..por el periodo de …………..al
……………………………dejando constancia de haber estado en dicha localidad
, por lo que la autoridad Identificado con D.N.I…………………………….Certifica
mi presencia firmando la presente constancia.
FORMATO N°06
MODELO DE RECIBO
RECIBO
Fecha ………/…………/…………
s/…….........................
Recibi del
Sr,(a):……………………………………………………………………………………
……………....................
La cantidad de
:……………………………………………………………………………………………
……………….soles
Por concepto de :
……………………………………………………………………………………………
…………………..
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
………………………………………………………..
Firma:………………………………………….
Nombres y apellidos…………………………………………….
D.N.I :……………………………………………..
DIRECCION REGIONAL DE ADMINISTRACION
OFICINA DE TESORERIA
“Año del Buen Servicio al ciudadano”
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