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Responsable: TBD
Paquete de Trabajo: 1.1.1 Plan de gestión de proyecto
son todos aquellos documentos necesarios para tener el alcance y control del proyecto a lo largo de todo el cronog
Creación del plan del proyecto
Plan de gestión de cambios
Plan de comunicación
Identificación Stakeholders
ID PAQUETE DE TRABAJO
ID PAQUETE DE TRABAJO
ID:1.2.1.1 Especificación de
personalizaciones
ID PAQUETE DE TRABAJO
ID PAQUETE DE TRABAJO
ID:1.3.1 Licenciamiento
ID:1.3.1 Licenciamiento
ID:1.3.2 Desarrollo de
personalizaciones
ID PAQUETE DE TRABAJO
ID:1.4.1 Capacitación
an de gestión de proyecto
es:
s necesarios para tener el alcance y control del proyecto a lo largo de todo el cronograma
cto
s
DESCRICPION DE LA ACTIVIDAD
Se debe de crear toda la documentación requerida para la generación de los planes a trabar,
iniciando con los planes de gestión de cambios, plan de comunicaciones, identificación de
involucrados potenciales e involucrados claves, y requerimientos de stakeholders, esta
documentación se utilizara como guía para el seguimiento y control durante todo el proyecto
DESCRICPION DE LA ACTIVIDAD
Identificar las personalizaciones requeridas de acuerdo al modelo de negocio y fuera del estándar SAP,
cada una de las áreas debe de diligenciar el formato de solicitud de requerimiento que son propias del
negocio:
Ventas: Debe de crearse una interfaz donde se maneje los dispositivos móviles actuales, con el fin de
crear y generar las ordenes de pedido directamente desde los dispositivos.
BI: Tener la información en cubos de BI con el fin de tener la información de ventas diaria y en línea.
Finanzas: Los diferentes reportes exigidos por los entes gubernamentales locales (cerificados de IVA,
ICA y retenciones)
Formatos preimpresos de Facturas de contabilidad con consecutivos internos.
Es necesario que la Contabilización sea por centro de costos los gastos es aloquen por centro de
costos con el fin de poder determinar al final de mes como es el gasto vs el prosupuesto de cada unas
de las áreas.
El manejo de una conciliación automática con los banco a partir de un archivo plano que se baja
desde la pagina web de banco. Creación de ajustes contables de acuerdo a previa autorización
Producción: Creación de ordenes de producción por estación de trabajo
Manejo de multiplanta
Manejo de MRP y MPS
Variaciones de costo de real vs. Estimado
Manejo de costos a estándar
Alertas de stock mínimos
Cuando se cree un nuevo producto el sistema explosionara todos los gastos de materia prima y
material de empaque determinando el costo por estos rubros.
Logística:
La logística que se inicia desde las ordenes de compra es necesario parametrizar el sistema para de
forma talque se generar un flujo de aprobaciones desde la persona que genera la orden de compra
hasta la persona que autoriza la requisición de compra la orden de compra debe ser automática con
funciones de envió vía Correo electrónico.
DESCRICPION DE LA ACTIVIDAD
Reportes:
Generación de reporte diario de ventas
Reporte de variación de consumos
Kardex con costos
Informe de PEPS
Informe de consumo por capas, el sistema debe de tomar cada una de las capas que genera el
inventario consumiendo siempre las primeras en entrar.
Reportes de entes gubernamentales
(DIAN, DANE, certificados de IVA, ICA)
PICKING de lista por almacén el sistema calculara de acuerdo a los parámetros previos, los picking de
lista los cuales son indispensables para le manejo de ruteo para los triciclos de venta.
Comprobantes de diario enviados desde Excel de acuerdo a un formato especifico se podrán enviar
directamente de sde le Excel comprobantes de diario.
El manejo de nomina por estar tercerizada se requiere el manejo de la interfas con archivo plano
enviado por el proveedor
DESCRICPION DE LA ACTIVIDAD
Inicialmente se realizara una limpieza a la base de datos.
Inactivar clientes
Inactivar productos
Inactivar Proveedores
Para esta inactivación se tendrá en cuenta dos años de transacciones en el sistema.
Se realizara una actualización a la base de datos de los archivos maestros del sistema, esto consiste
en actualizar información de clientes, proveedores y agregar información adicional que en este
momento no tiene se tiene, sistemas realizara la recopilación de los datos dado que hay varias
fuentes de información se realizara por medio de un Excel, de acuerdo a las plantillas enviadas por
los consultores de SAP
pacitación
es:
nes realizadas a todos los usuarios de la compañía acorde con susu funciones y rol dentro de la compañía.
DESCRICPION DE LA ACTIVIDAD
Los grupos de capacitación recibirán las capacitaciones por parte del proveedor, de acuerdo al área
estas capacitaciones tendrán las certificaciones correspondientes a las asistencias de estas
capacitaciones,
cumentos
es:
as funcionales y de control interno crearan los documentos de flujo gramas, procedimientos
DESCRICPION DE LA ACTIVIDAD
Las áreas actualizan los flujos de procesos que se realizaran en Visio de Microsoft cada uno de los
flujos se actualizara en la base de datos de lotus Notes, estos flujos son avalados por control interno.
Cada flujo describe de forma detallada cada paso que realiza cada una de las áreas.
Los procedimientos se realizan una vez terminen los flujos de datos, estos procedimientos son
detallados por el contralor
Recursos humanos realiza reuniones semanales con cada área para definir los nuevos roles y
funciones de cada uno de los usuarios de SAP así como los usuario que no son muy concurrentes,
estas reuniones se dictan charlas de cómo crear el perfil de cada uno de los usuarios, se entregara un
documento con el perfil de cada usuario
El proveedor realizara los manuales de usuario de acuerdo a las personalizaciones y funcionalidades
de SAP
erre de contrataciones
es:
trataciones
DESCRICPION DE LA ACTIVIDAD
Se realiza una revisión de cada uno de los contratos realizados durante todo el proyecto, se realiza el
cierre de todas las contrataciones legales