Administrasi Perkantoran

Kamis, 12 Februari 2015

Pengantar Administrasi Perkantoran

PENGANTAR ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Paradigma dan filosofi administrasi perkantoran
A. Pengertian Administrasi
Untuk dapat memberikan pemahaman tentang pengertian administrasi, tidak lepas dari
asal usul kata administrasi itu sendiri sebagaimana bahasan sebelumnya, yakni “kegiatan tata
usaha kantor” dan “ melayani” Menurut
Prof. Prajudi Atmosudirdjo (Lembaga Administrasi Negara), membedakan administrasi
dalam 2 pengertian, yaitu :
1. Administrasi Dalam Pengertian Sempit
Dalam pengertian sempit di sini dimaksudkan ditinjau dari lingkup kerja yang sempit yaitu
hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti : tulis menulis, pengetikan
surat menyurat (termasuk menggunakan kompuer), agenda, kearsipan, pembukuan dan lain
sebagainya.
2. Administrasi Dalam Pengertian Luas
Dalam pengertian luas administrasi dapat dibedakan dalam 3 sudut, yaitu :
a. Proses
Ditinjau dari sudut proses, maka administrasi merupakan keseluruhan proses, mulai dari proses
pemikiran, proses perencanaan, proses pengaturan, proses penggerakan, proses pengawasan
sampai dengan pencapaian tujuan. Untuk mencapai suatu tujuan orang harus memikirkan dahulu
apa yang akan dicapai dan bagaimana cara mencapainya serta sarana dan prasana apa yang
digunakan untuk mencapai tujuan tersebut serta kemampuan seseorang untuk menjalankannya.
Sebagai contoh
1. Seseorang akan bepergian dari Jakarta ke Jayapura, maka orang tersebut sudah punya tujuan
mengapa dia ke Jayapura, kemudian bagaimana caranya ?,
2. Apakah menggunakan kapal laut atau pesawat udara, lalu tersediakah biaya untuk itu dan yang
tidak kalah penting adalah mampukah orang itu untuk mengadakan perjalanan sejauh itu ?
b. Fungsi atau Tugas
Ditinjau dari sudut fungsi atau tugas administrasi berarti keseluruhan tindakan (aktivitas) yang
harus dilakukan oleh seseorang yang berkedudukan sebagai “administrator” ( memegang
jabatan dalam manajemen suatu organisasi). Dalam setiap organisasi atau instansi sudah tentu
ada orang-orang yang menjalankan administrasi, misalnya :
1.Orang-orang yang melaksanakan tugas kepemimpinan (pemimpin);
2.Orang-orang yang melaksanakan tugas perencanaan (perencana);
3.Orang-orang yang melaksanakan tugas pengawasan /kontrol (pengawas);
4.Orang-orang yang mengorganisir (organisator), dan lain sebagainya.

c. Kepranataan (Institusi)
Ditinjau dari kepranataan (institusi), maka tinjauan administrasi adalah melihat kegiatan dalam
suatu lembaga melakukan aktivitas tertentu, misalnya: Lembaga perbankan, maka ada orang-
 orang yang melakukan kegiatan perbankan dalam lembaga itu; Kantor Pos, maka ada ora g-orang
yang melakukan kegiatan pelayanan pos (surat menyurat, pengiriman barang, dan lain lain);
kantor pajak, kantor kepolisian, kantor departemen –departemen, non departemen dan lain
sebagainya. Dari uraian
di atas, dapat disimpulkan bahwa administrasi mempunyai pengertian:”Aktivitas-aktivitas untuk
mencapai tujuan” atau “proses penyelenggaraan kerja untuk mencapai tujuan”.
The Ling Gie
Administrasi adalah “ Segenap rangkaian perbuatan penyelenggaraan dalam setiap usaha
kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan.
Sutarto
Administrasi adalah “ Suatu proses penyelenggaraan dan pengurusan segenap tindakan
/kegiatan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan.
Sondang P Siagian
Administrasi adalah “ Proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas
tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan.
Leonard D. White
Dalam bukunya “Introduction to The Study of Public Administration”, Leonard D. White
mendefinisikan “ Administrasi adalah suatu proses yang pada umumnya terdapat pada semua
kelompok Negara swasta, sipil atau militer, usha besar maupun usaha kecil”.
William H. Newman
“Dalam bukunya “ Administrative Action” William H. Newman mendefinisikan : “Administrasi
sebagai pedoman/petunjuk, kepemimpinan dan pengawasan dari usaha-usha sekelompok orang
untuk
mencapai tujuan bersama”.
Dwight Waldo
Dwight Waldo mendefiniskan : “Administrasi adalah bentuk daya upaya manusia yang
kooperatif yang mempunyai tingkat rasionalitas yang tinggi”.’
George R. Terry
“Administrasi adalah upaya mencapai tujuan yang ditetapkan dengan mempergunakan orang
lain”.
Robert D. Calkins
“Administrasi adalah kombinasi antara pengambilan keputusan dengan pelaksanaan dari
keputuan
tersebut untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan”.
B. Pengertian Kantoar
Seperti yang disebutkan di muka bahwa kantor adalah bagian dari organisasi yang
menjadi pusat kegiatan administrasi dan tempat pengendalian kegiatan informasi. Lebih lanjut
lagi dapat disebutkan bahwa kantor adalah pusat pengelolaan data dan keterangan serta tempat
konsentrasi pimpinan dan para staf personil (pegawai) melakukan aktivitas manajemen. Apabila
memperhatikan definisi-definisi di atas pengertian kantor ditinjau dari dua segi, yaitu:
1. Dari segi fisik
Kantor dilihat dari bentuk luar atau gedung yang bersifat statis, yaitu suatu tempat
penyelenggaraan kegiatan-kegiatan manajemen. Misalnya, pemeliharaan warkat (records
keeping) dan pengurus informasi (information handling).
2. Dari segi aktivitas
 Kantor dilihat dari kegiatannya yang bersifat dinamis, yakin adanya pembagian pekerjaan di
antara mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tersebut.
C. Ciri-Ciri Kantor
1. Alat penyambung pancaindera dan ingatan pimpinan.
2. Membantu pimpinan merumuskan pekerjaan, penyederhanaan sistem manajemen, metode kerja,
mencapai efisiensi dalam pekerjaan tata usaha.
D. Unsur-Unsur Kantor
1. Gedung, terdiri dari bangunan, ruangan dan perlengkapan gedung
2. Equipment, terdiri dari mesin-mesin kantor dan perabotperabot kantor.3. Personil, yaitu semua
orangyang terkait dalam organisasi kantor, mulai dari pesuruh sampai pimpinan.
E. PENGERTIAN ADMINISTRASI KANTOR
Dalam kepustakaan banyak dirumuskan definisi mengenai Administrasi Perkantoran
(Office Management) oleh para ahli. Dari banyak definisi-definisi tersebut dapat dirangkumkan
bahwa administrasi perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi
(mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan
mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal.
F. RUANG LINGKUP ADMINISTRASI KANTOR
1. Aktivitas Kantor
Aktivitas manajemen kantor sangat luas dan antara berbagai bentuk badan usaha tidak
sama. Hal ini dipengaruhi oleh luasnya tujuan dari masing- masing badan usaha. Semakin luas
tujuan yang akan dicapai, semakin luas pula aktivitas manajemen perkantorannya, disamping
dipengaruhi oleh faktor luasnya tujuan yang hendak dicapai. Aktivitas manajemen kantor juga
dipengaruhi oleh belu adanya suatu keseragaman dan kesepakatan antara para ahli, tentang
aktivitas apa saja yang harus menjadi fungsi seorang manajer kantor. Aktivitas pekerjaan kantor
pada umumnya terdiri dari aktivitas-aktivitas yang berhubungan dengan.
a. Perencanaan Perkantoran (Office Planning), meliputi perencanaan tentang:
1) Perencanaan gedung, yang meliputi: letak gedung dan bentuk gedung
2) Tata suara
3) Tata warna
4) Tata ruang kantor
5) Ventilasi
6) Penerangan/cahaya
7) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor
8) Perlengkapan perabotan kantor dan peralatan kantor
9) Anggaran (Budgeting) perkantoran
b. Pengorganisasian Perkantoran (Office Organizing)
Pengorganisasian menghubungkan berbagai macam fungsi suatu organisasi serta orang atau
pelaksana yang melaksanakan fungsi-fungsi organisasi tsb.
c. Pengawasan Perkantoran
Objek pengawasan dalam bidang manajemen perkantoran meliputi:
1) Kualitas pekerjaan kantor
2) Waktu pekerjaan kantor
3) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor.
4) Biaya perkantoran
5) Alat perlengkapan dan perabotan kantor
6) Pelayanan kantor
 7) Pengawasan dokumentasi.
2. Sarana/Fasilitas Kerja Perkantoran
Sebagaimana telah diuraikan dimuka, bahwa kantor adalah keseluruhan ruang dalam
suatu bangunan, di mana dilaksanakan tata usaha atau dilakukan aktivitas-aktivitas manajemen
maupun berbagai tugas dinas lainnya. Berdasarkan pengertian di atas, apabila dikembangkan
menjadi perkantoran berarti yang dimaksud di sini adalah “kantor beserta semua sarana yang
saling terkait di dalamnya”, yaitu:
a. Lokasi
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan menentukan lokasi kantor, antara lain:
1) Faktor lingkungan tetangga.
2) Faktor dekat.
3) Faktor harga.
4) Faktor dekat labour market.
5) Faktor jalan keluar masuk pegawai.
6) Faktor keamanan.
b. Gedung
1) Dapat memberikan fasilitas.
2) Menjamin kesehatan
3) Berkesan yang baik.
4) Fleksibel.
5) Keseimbangan biaya keuntungan.
c. Peralatan
Digolongkan dalam dua kelompok, yaitu:
1) . Perabotan kantor (office furniture), seperti meja, kursi, rak, laci-laci, dsb yang terbuat dari kayu,
besi ataupun bahan lainnya, yang mempunyai peranan penting dalam setiap kantor, khusus untuk
menampung pekerjaan kantor yang bersifat administratife.
2). Bekal kantor (office supplies), seperti kertas, pena, tinta, pita mesin tik, penghapus dan peralatan
habis pakai lainnya.
d. Interior
Interior adalah perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor adalah:
ventilasi, plafon, jendela, penerangan, dan hiasan kantor.
e. Mesin-mesin Kantor
Perencanaan kegiatan kantor harus pula dirumuskan, mesin-mesin kantor yang akan
dipergunakan dan tergantung pada prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor.
Ruang perkantoran (Office Space) Seperti yang disusun oleh Charles Libbey adalah sebagai
berikut :
Ruang perkantoran meliputi Perkiraan kebutuhan ruang; Pemanasan dan peredaran udara;
Pendinginan udara; Pantulan suara; Lukisan; Fasilitas kebersihan; Ruang pertemuan; faktor
keselamatan; Pemindahan kantor; Perubahan-perubahan; Pemeliharaan.
1. Komunikasi (Communication)
Komunikasi meliputi Pengiriman surat; Pelayanan pesuruh; Telepon; Susunan kabel; Sistem
telepon antar kantor; Papan pengumumman; Pelayanan terima tamu.
2. Kepegawaian Perkantoran (Office Personnel)
Kepegawaian Perkantoran meliputi Pemilihan; Perkenalan; Latihan; Pengujian; Kenaikan
pangkat; Pergantian; sistem saran; Keterlambatan; Wawancara pemberhentian; Fasilitas ruang;
Semangat kerjasama dan Disiplin.
3. Perabotan dan Perlengkapan (Furniture and Equipment)
Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan lain-lain
perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan
mesin baru.
5. Peralatan dan Mesin (Appliances and Machines)
Peralatan dan Mesin meliputi Mesintik; Mesin hitung; Perlengkapan kirim surat; dan lain-lain
perkantoran; Perlengkapan kebersihan; Pemeliharaan dan perbaikan; Penilaian peralatan dan
mesin baru.
6. Perbekalan dan Keperluan Tulis (Supplies and Stationary)
Perbekalan dan keperluan tulis meliputi Barang-barang keperluan tulis; Kertas surat; Formulir;
Perbekalan kebersihan; perbekalan penggandaan; Penilaian perbekalan Barang.
7. Metode
Metode meliputi pengolahan bahan keterangan; Penyelidikan perkantoran; Pengukuran hasil
kerja tulis; Penjadwalan prosedur rutin.
8. Warkat (Records)
Warkat meliputi pengkoordinasian formulir; Perancangan formulir; Pelayanan surat- menyurat;
pola surat; Peninjauan surat-menyurat; Pusat pengetikan; (Typing rools); Metode pelaporan;
Jadwal penyimpanan; Praktek kearsipan dan penyimpanan.
9. Kontrol Pimpinan Pelaksana (Executive Controls)
Kontrol pimpinan pelaksana meliputi Perencanaan organisasi; Pemusatan atau pemencaran
pelayanan; perencanaan anggaran; Perkiraan (Forecasting); Pedoman petunjuk kerja; Latihan
pemindahan tugas; dan Analisis tugas pekerjaan.
G. Tujuan Manajemen Perkantoran
Dalam proses manajemen, sasaran yang dituju adalah tercapainya tujuan secara efisien.
Yang dimaksud efisien disini adalah memenuhi persyaratan baik ditinjau dari segi ekonomis,
teknis, dan psikologis. Ekonomis bukan berarti murah dari segi biaya, tetapi pantas dan sesuai.
Misalnya kita pergi memancing ikan dengan tujuan mendapatkan ikan kakap. Agar biaya murah
kita gunakan cacing untuk umpan (bahkan tanpa biaya). Hal hasil tujuan mendapatkan ikan
kakap tidak pernah tercapai, bahkan kita sudah rugi waktu dan tenaga. Teknis. Dalam arti
berdaya guna atau bermanfaat. Psikologis. Dalam arti terdapat kepuasan. Tujuan dapat dicapai,
tetapi apabila dalam mencapai tujuan itu tidak sesuai denga perencanaan. Dan dalam proses
kegiatannya menimbulkan pemborosanpemborosan, maka hal tersebut perlu dihindari untuk
mencetak hal-hal seperti di atas, maka sumber-sumber daya (resources) yang akan dimanfaatkan.
Dalam proses mencapai tujuan itu hendaknya dikelola dengan menerapkan fungsi- fungsi
manajemen. Sumber-sumber daya dimaksud terdiri dari manusia, uang, mesin-mesin, material,
metode, dan pasar. Berdasarkan kajian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa tujuan
manajemen perkantoran antara lain:

1. Berikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan.
Tugas organisasi secara efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai .
3. Membantu organisasi/perusahaan, memelihara serta memenuhi kebutuhannya.
4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif
kepada para langganan atau mitra kerja.
 5. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat
dipertanggung jawabkan.
SOAL SOAL
1. Jelaskan paradigma dan filosofi administrasi perkantoran !
2. Jelaskan pengertian kantor menurut para ahli!
3. Jelaskan pengertian administrasi perkantoran!
4. Jelaskan ruang lingkup administrasi perkantoran !
5. Jelaskan tujuan administrasi perkantoran !
Isi Tabel Berikut dengan benar!
No. Ruang perkantoran (Office Space) Tugas yang dilakukan
1.
2.
3.
4.
5.
2. Karatreristik Administrasi Perkantoran
1. Bersifat Pelayanan
Pekerjaan kantor adalah melayani pelaksana pekerjaan operasional (tugas-tugas pokok
kantor) dalam pencapaian tujuan organisasi.
G.R. Terry menyebutkan bahwa pekerjaan kantor sebagai pekerjaan pelayanan (service work).
Yang berfungsi memudahkan dan meringankan. Pekerjaan kantor berperan membantu pekerjaan-
pekerjaan lain, agar dapat berjalan lebih berdaya guna.
Herry L. Wilie dan Robert P. Brecht menyebutkan, pekerjaan kantor berperan sebagai satua
organisasi pelayanan (service unit) yang bertujuan memberikan pelayanan kepada bagian dalam
organisasi atau perusahaan. Dalam perusahaan, pekerjaan kantor tidak langsung mendatangkan
laba, sebagaimana dilakukan oleh pekerjaan operatif atau lapangan misalnya bagian produksi
atau penjualan. Namun produksi atau penjualan tersebut dapat berhasil dan menguntungkan,
apabila pekerjaan kantor berhasil melayani kebutuhan produksi atas penjualan trsebut.
2. Merembes Segenap Bagian Organisasi
Oleh karena pekerjaan kantor bersifat pelayanan terhadap semua pekerjaan operatif.
3. Dilakukan Semua Pihak
Sebagai akibat perembetan pekerjaan kantor ke segenap bagian organisasi, maka pekerjaan itu
akan dilakukan oleh semua orang yang ada dalam organisasi tersebut. Meskipun pekerjaan
kantor dapat menjadi tugas sekelompok pegawai (misalnya bagian tata usaha), akan tetapi
pekerjaan itu akan menjadi monopoli kelompok pegawai tersebut.
Pekerjaan kantor akan dilakukan oleh pejabat pimpinan tertinggi (dengan tidak mengubah
kedudukannya) sampai pegawai terendah. Misalnya seorang direktur menelepon kantor lain
untuk menghimpun data atau keterangan yang diperlukan atau sebaiknya menerima telepon dari
kantor lain. Seorang mandor pabrik mencatat para pekerja atau karyawan yang tidak masuk atau
yang lembur tanpa mengurangi tugas pokoknya sebagai mandor. Seorang pegawai rendah, selain
bertugas membersihkan kantor sering pula mendapat pekerjaan mengantar surat dan mengisi
buku ekspedisi.
Apabila kita simak kembali peranan dari ciri-ciri pekerjaan kantor sebagaimana yang telah
diuraikan diatas, memperlihatkan kepada kita bahwa pekerjaan kantor pada umumnya
merupakan suatu fungsi yang memberikan bantuan (facilitating function) dan merupakan urat
 nadi bagi setiap organisasi modern. Secara umum pekerjaan kantor meliputi aktivitas manajerial
mulai dari perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan. Sedangkan secara
khusus (tugas operatif sehari-hari atau unit) pekerjaan kantor meliputi tugas-tugas menghimpun,
mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim dan menyimpan.
3. Azas-azas administrasi perkantoran

Prinsip Manajemen adalah suatu dasar/ azas bagaimana manajemen itu dilakukan
agar mendapatkan hasil yang maksimal, sehingga sesuai dengan kondisi yang diharapkan.
Frederick Winslow Taylor (Prinsip Manajemen Ilmiah) 1856 – 1915
1. Pengembangan metode-metode ilmiah dalam manajemen, agar, dapat ditentukan metode yang
paling tepat/ terbaik untuk pelaksanaan setiap pekerjaan dapat ditentukan
2. Seleksi ilmiah untuk karyawan, agar setiap karyawan dapat diberikan tanggung jawab atas
sesuatu tugas sesuai dengan kemampuannya
3. Pendidikan dan pengembangan ilmiah para karyawan
4. Kerjasama yang baik antara manajemen dan tenaga keerja.
James D. Mooney
1. Prinsip Koordinasi, meliputi: wewenang, saling melayani, doktrin (perumusan tujuan) dan
disiplin
2. Prinsip Skalar, meliputi: kepemimpinan, delegasi dan fungsi
3. Prinsip Fungsional, yakni: fungsionalisme bermacam-macam tugas yang berbeda
4. Prinsip Staf, yakni: perbedaan yang jelas antara staf dan lin
Menurut Harrington Emmerson (1853 – 1931), untuk menyelesaikan masalah system industri
perlu diterapkan 12 prinsip efisiensi:
1. Tujuan-tujuan dirumuskan dengan jelas
2. Kegiatan yang dilakukan masuk akal
3. Adanya staf yang cakap
4. Disiplin
5. Balas jasa yang adil
6. Laporan-laporan yang terpecaya, segera, akurat dan tetap
7. Pemberian perintah – perencanaan dan pengurutan kerja
8. Adanya standar-standar dan skedul-skedul – metode dan waktu setiap kegiatan
9. Kondisi yang distandarisasi
10.Operasi yang distandarisasi
11.Instruksi-instruksi praktis dan tertulis yang baku
12.Balas Jasa Efisiensi –rencana insentif
Prinsip Langkah Manajemen Science sebagai berikut:
1. Perumusan Masalah
2. Penyusunan suatu model matematis
3. Mendapatkan penyelesaian dari Model
4. Pengujian Model dan hasil yang didapatkan dari model
5. Penetapan pengawasan atas hasil-hasil
6. Pelaksanaan hasil dalam kegiatan – implementasi
4. Pekerjaan kantor
Arti pekerjaan kantor adalah mengatur dan mencatat kejadian-kejadian yang ijalankan
sehingga menjadi keterangan yang berguna. Melaksanakannya dilakukan dengan menggunakan
alat baik mesin-mesin maupun manual, sehingga membantu mutu pekerjaan, memudahkan
 pengawasan dan menghemat biaya, tenaga, dan aktu. Apabila diteliti lebih lanjut tentang
kegiatan yang dapat dilakukan, maka pekerjaan kantor dapat dibagi dalam kelompok sebagai
berikut:

a) Mengumpulkan / Menghimpun

Mengumpulkan/menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala

keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana, menjadi siap dipergunakan
bila mana diperluk

b). Mencatat
Yaitu kegiatan membukukan seperti dalam hal membukukan berbagai transaksi atau berbagai
keterangan yang diperlukan dengan menggunakan alat tulis menulis

c). Mengolah

Yaitu mengerjakan atau memproses data atau keterangan-keterangan dengan maksud

menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.

d). Menggandakan
Yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan

e). Mengirim
Yaitu kegiatan menyampaikan informasi atau data dari satu pihak ke pihak lainnya dengan
menggunakan berbagai cara dan alat

f). Menyimpan
Yaitu kegiatan menaruh di tempat tertentu dengan menggunakan berbagai cara dan alat dengan
tujuan dapat di temukan kembali dengan cepat bilamana keterangan tersebut di butuhkan

Adapun pula pekerjaan kantor dikelompokan pad jenis pekerjaan sebagai berikut:
Pekerjaan Tulis Menulis
Pada dasarnya semua pekerjaan kantor (tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja), dinyatakn
secara tertulis dan disusun sistematis sebagai produk kantor yang siap disajikan bila mana
diperlukan. Salah satu produk tersebut adalah warkat yang setiap catatan tertulis maupun
bergambar, sebagai bahan laporan factual (keadaan sebenarnya), actual (hangat) dan reliable
(nyata).
Setiap kantor, baik kantor pemerintah maupun sawasta, besar maupun kecil, setiap hari banyak
menerima maupun mengirim surat yang jumlahnya tentu tergantung esar kecilnya kantor. Kantor
yang besar dan luas jangkauannya memerlukan lebih banyak surat yang harus ditangani dari
pada kantor yang sempit ruang lingkup usahanya. Namun semua itu harus mendapatkan
perhatian yang besar, agar memberi kesan yang baik dan menumbuhkan kepercayaan dari pihak
luar/masyarakat. Kantor yang berhasil menciptakan kesan yang baik merupakan promosi secara
tidak langsung, dan sebagai hasilnya dapat menambah relasi/hubungan lebih luas.
 Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa pekerjaan tulis-menulis adalah kegiatan mencatat
(menulis) surat dengan berbagai peralatan (alat-alat tulis) tentang eterangan yang diperlukan
sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim dan Disimpan.
Apabila masingmasing jenis kegiatan diperinci merupakan pekerjaan kantor. Menurut
Leffingwell dan EM Robinson, yang dikutip Drs. Soedaryono pekerjaan kantor dapat diperinci
dalam kegiatan sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-pesanan mengantarkan dan mengirimkan dengan kapal.
2. Membuat rekening.
3. Menyimpan warkat.
4. Menyampaikan utang dan mengumpulkan perhitungan yang belum selesai.
5. Mengurus, membagi-bagi, mengirimkan dan menyurat pos.
6. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membutuhkan alat (duplicating and addressing work).
7. Macam-macam pekerjaan seperti penelepon, menerima
tamu, pekerjaan pesuruh (meycelianecus, such as telephone, receiving visitors,
messengerservice).
8. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapuskan pekerjaan
yang tidak perlu.
9. Surat menyurat, mendikte, mengetik.
10. Membuat warkat, mencatat data yang diinginkan.
GR. Terry telah mengadakan penyelidikan pada perusahaanperusahaan di Amerika Serikat
untuk mengetahui banyaknya masing-masing kegiatan pekerjaan kantor. Hasil penyelidikan
menunjukkan bahwa waktu kerja itu mempergunakan tujuh macam kegiatan pekerjaan kantor
yang pokok dengan perbandingan waktu dalam presentase sebagai berikut:
1. Mengetik (typing) = 24,6%
2. Menghitung (calculating) = 19,5%
3. Memeriksa (checking) = 12,3%
4. Menyimpan warkat (filling) = 10,2%
5. menelpon (telephoning) = 8,8%
6. Menggandakan (duplicating) = 6,4%
7. Mengirim surat (mailing) = 5,5%
8. Lain-lain = 12,5%
Jumlah = 100%
Berdasarkan penelitian pekerjaan kantor menurut Leffing Well dan GR. Terry di atas, penullis
menambahkan pekerjaan kantor senyatanya dengan bahan baku dan pembekalan serta hasil yang
diperoleh,sbb:
1. Pekerjaan senyatanya, diantara lain meliputi:
– Mengetik – Menyalin
– Menghitung – Memilah-milah (sortir)
– Memeriksa – Melekatkan
– Menstensil – Menandai
– Membubuhkan cap/stempel – Menyampul
– Menelepon – Membagi- bagi
2. Bahan baku
Bahan baku yang lazim digunakan dalam pekerjaan kantor adalah:
– Abjad/huruf – Tanda baca
– Angka – Tanda hitung, dan
 – Garis – Tulisan
Soal Latihan

1. Uraikan Karakteristik administrasi perkantoran menurut pendapat Mu sterlah menyimak

presntasi uraian materi di atas!
2. Lakukan identifikasi Karakteristik administrasi perkantoran pada kantor yang berada
didaerah tempat tinggalmu!
3. Uraikan Azas-azas administrasi perkantoran dengan benar!
4. Jelaskan pekerjaan kantor yang terdapat pada kantor disekitar tempat tinggal Mu!
5. Jelaskan dibidang administrasi perkantoran pada kantor di daerah kantor tempat tinggal
Mu
5. Jabatan di bidang adminsitrasi perkantoran
Pengertian Jabatan
JABATAN (JOB) ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang
sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan,
pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai
tempat.
Atas dasar hal tersebut maka ada beberapa jabatan dibidang administrasi perkantoran antara lain:
1. Sekretaris
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau
perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang
kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.
Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang
supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.
2. Klasifikasi Jabatan Sekretaris
Sekretaris merupakan jabatan profesi yang menuntut syarat-syarat pengetahuan dan
kemauan ekerja. Sekalipun sebutannya sama, masingmasing sekretaris mempunyai kedudukan,
wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Perbedaan tingkat kedudukan tergantung
tempat dimana dalam organisasi seorang sekretaris bekerja dan bertugas. Seorang sekretaris
perusahaan edudukannya berbeda, jika dibandingkan dengan sekretaris lembaga sosial
umpamanya. Dengan demikian syarat untuk menjadi sekretaris perusahaan sudah barang tentu
berbeda dengan syarat untuk menjadi sekretaris lembaga pendidikan atau lembaga sosial. Sesuai
dengan tingkat kedudukan wewenang serta besar kecilnya tanggung jawabnya dapat dibedakan
menjadi dua kategori sekretaris yakni:
a. Sekretaris yang menjabat sekretaris pribadi.
Sekretaris yang menjabat sebagai kepala sekretariat berfungsi sebagai pemimpin, membawahi
egawai-pegawai yang lain serta bertindak sebagai pimpinan dan melaksanakan kepemimpinan.
Sekretaris yang bertindak sebagai kepala sekretariat merupakan salah satu anggota dalam
organisasi, disamping masih ada juga kelompok pimpinan yang lain. Sebagai kepala tata usaha
dalam arti seluas-luasnya bertindak sebagai pelayanan administrasi kepada seluruh organisasi.
Sebutan lain bagi sekretaris yang menjabat kepala sekretariat adalah executive secretary
(sekretaris yang berfungsi sebagai manajer).
Dalam perusahaan sekretaris yang berfungsi sebagai manajer dikenal dengan sebutan business
secretary. Company secre tary sedangkan di lingkungan perhimpunan sering disebut sekretaris
partai, sekretaris kementrian, sekretaris dirjen dan masih banyak contoh sekretaris yang menjabat
sebagai manajer. Sebagai seorang manajer maka sekretaris yang menjabat kepala mempunyai
wewenang dan tanggung jawab lebih luas, tidak hanya khusus menyelenggarakan tata usaha
semata melayani pimpinan organisasi saja,namun juga mengelola rganisasi.
Untuk itu diperlukan mendalami tujuan organisasi dan azas-azas manajemen. Seorang sekretaris
yang menjabat kepala sekretariat mempunyai wewenang dan tanggung jawab lebih luas, tidak
hanya khusus menyelenggarakan ketatausahaan semata, malahan sering menjadi orang yang
menentukan kebijaksanaan dan mengambil keputusan. Sekretaris pribadi bertugas memberi
pelayanan kepada pimpinan. Sekretaris yang berfungsi demikian disebut sekretaris pribadi dan
dalam bahasa inggris disebut private secretary. Seorang sekretaris pribadi tidak mempunyai anak
buah, berperan sebagai pembantu untuk meringankan tugas pimpinan, sehingga pimpinan benar-
benar dapat memusatkan perhatiannya kepada masalah-masalah pokok guna keberhasilan tujuan
oeganisasi.
Sekretaris pribadi merupakan staf ahli yang khusus mempunyai keahlian di bidangnya. Tugas
pekerjaannya membantu pimpinan dalam memecahkan masalah yang berhubungan dengan
keahliannya, memberi saran dan pendapat agar pimpinan dapat mengambil keputusan dengan
bijaksana dalam memecahkan masalah. Sebagai contoh sekretaris pribadi dapat dijumpai
dikalangan para pejabat yang karena bidang tugasnya demikian luas sehingga untuk menjangkau
keseluruhannya diperlukan bermacam-macam keahlian. Untuk itulah diperlukan sekretaris yang
ahli di bidangnya, sehingga pimpinan benar-benar dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya
berkat bantuan sekretaris yang ahli tersebut. Contoh kongkrit dari sekretaris pribadi antara lain
adalah sekretaris pribadi menteri, sekretaris direktor, sekretaris bupati, sekretaris rektor di salah
satu universitas yang mempunyai banyak fakultas. Sekretaris pribadi juga dapat berfungsi
sebagai pembantu umum dari pimpinan organisasi. Sebagai pembantu umum berarti harus
menangani halhal yang bersifat umum dan rutin yang sesuai dengan tugas pokok seorang
pimpinan. Tugas pekerjaan yang tidak begitu penting dapat diserahkan kepada sekretaris pribadi.
Perlu ditegaskan bahwa fungsi bantuan sekretaris-sekretaris itu, baik sekretaris mengepalai
sekretaris maupun sekretaris pribadi yang bertugas memberi bantuan adalah mutlak diperlukan
dalam menyelesaikan tugas pekerjaan agar berhasil sesuai dengan tujuan yang akan dicapai
organisasi. Apabila pimpinan hanya disibukkan dengan masalah-masalah kecil yang harus
diselesaikan sendiri, akan banyak menyita waktu untuk tugas pekerjaan tersebut. Masalah tugas
pimpinan adalah memikirkan dan mengarahkan agar tujuan pokok dari organisasi dapat dicapai.
Hal-hal tersebut di atas menegaskan perlunya tugas bantuan yang dapat diselesaikan oleh
sekretaris. Adapula sekretaris yang menjabat sebagai pegawai biasa dan mempunyai tugas
pekerjaan tertentu seperti bidang pengetikan, steno, dikte, dalam bahasa Inggris sekretaris
demikian dinamakan typist secretary, stenographer secretary, dan audio secretary.
Fungsi dari sekretaris dibidang pengetikan, steno, dan dikte adalah membantu seorang atau lebih
anggota staf pejabat, di dalam organisasi maupun tata hubungan yang cepat dan tepat, baik di
dalam organisasi maupun dengan masyarakat diluar organisasi. Tugasnya tidak hanya di bidang
pengetikan, steno, maupun dikte saja, tetapi masih ada tugas tambahan sebagai layaknya seorang
pegawai. Hanya mereka memang ahli bidangnya, yakni mengetik, steno, dan mengambil dikte
baik langsung maupun mempergunakan mesin.
b. Tugas Sekretaris Sebagai Manajer
Dalam organisasi seorang sekretaris yang berfungsi manajer, non manajer, atau sekretaris yang
bertindak sebagai pegawai mempunyai wewenang dan tanggung jawab masing-masing yang
saling berbeda. Dalam tubuh organisasi ada pegawai yang bertindak sebagai pimpinan,
pengawas, staf, pegawai biasa atau pelaksana. Sekretaris yang menjabat sebagai manajer
 menjabat kepala sekretariat. Kedudukannya dalam organisasi sebagai pimpinan. Sedangkan
sekretaris pribadi merupakan staf. Typist secretary, stenographer secretary bertindak sebagai
pegawai biasa atau pelaksana.Karena sekretaris merupakan orang yang tugas pekerjaannya
berfungsi sebagai tenaga bantuan baik untuk seluruh organisasi maupun khusus pimpinan dan
ada yang berfungsi sebagai pegawai biasa, maka sekretaris dapat menjabat baik dalam top
organization, middle organization, atau lower organization. Dengan perkataan lain jabatan
sekretaris dimungkinkan ada pada tingkat bawah sehingga tingkat atas. Uraian berikut akan
memberikan gambaran lebih jelas tentang hubungan sekretaris dalam jenjang organisasi,
sehingga akan tercermin bahwa tugas pekerjaan sekretaris sebagai tenaga bantuan cukup penting
dalam ikut melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan suatu organisasi.
3. Sekretaris Profesi Berdasarkan Tempat Kerja
Didalam kantor, ada banyak sekretaris yang berfungsi sebagai tenaga bantu pada pimpinan
kantor, sekretaris macam ini adalah sekretaris profesi di tempat kerja.
a. Sekretaris Sebagai Pimpinan Kantor
Agar dapat memahami tugas pimpinan dalam organisasi guna memberi gambaran tugas
sekretaris yang bertindak sebagai pimpinan, terlebih dahulu akan diuraikan sedikit tentang
pokok-pokok pengertian organisasi dan struktur organisasi. Sesuai dengan sifat sosial dan ciri
kepribadian masing-masing manusia berhasrat mengelompok, mempertahankan kelangsungan
hidup dengan memenuhi kebutuhan baik jasmani maupun rohani.
Kelompok manusia yang berusaha meraih tujuannya merupakan wahana menimbulkan hasrat
saling membutuhkan, bantu membantu dan mau bekerja sama guna kelangsungan hidup.
Sekelompok orang yang bekerja sama mempunyai tujuan yang akan diperjuangkan itu belum
mencerminkan unsur dari organisasi. Dalam bekerja sama antar manusia diperlukan sistem serta
proses kerja sama yang serasi. Adapun unsur pokok dari organisasi adalah, sebagai berikut:
a. Adanya sekelompok orang
b. Adanya sistem dan proses kerja sama, dan
c. Adanya tujuan yang akan dicapai
Kelompok orang yang bekerja sama guna melaksanakan tugas pekerjaannya yang tujuannya
sudah diatur sedemikian rupa sehingga masing-masing mempunyai tugas, kedudukan,
wewenang, dan tanggung jawab. Pengaturan itu akan mencerminkan suatu kerangka yang
memberi petunjuk hubungan kerja sama. Kedudukan, besar kecil wewenang serta luas tanggung
jawab masing-masing pegawai dalam organisasi. Kerangka yang menggambarkan keadaan
tersebut dikenal dengan istilah struktur organisasi. Struktur organisasi lazimnya diatur dengan
corak tertentu sesuai dengan jenis organisasi dan yang terkenal ada tiga, yaitu:
a. Organisasi Garis (Line Organization)
b. Organisasi Fungsi (Function Organization)
c. Organisasi Panitia (Committee Organization)
Setelah dipilih struktur organisasi yang cocok, maka organisasi tidak cukup hanya memiliki
kerangka saja, masih diperlukan suatu tindakan atau proses pelaksanaan tujuan, kerangka atau
struktur organisasi merupakan wadah organisasi yang bersifat statis, sedangkan proses
pelaksanaan tugas pekerjaan mencapai tujuan sebagai fungsi bertindak. Dalam organisasi sesuai
dengan sifatnya dikenal jenjang kepemimpinan yaitu ada yang dipimpin dan ada yang
memimpin. Demikian pula pada suatu kantor, ada kepala dan ada pegawai bawahannya.
Adapun tugas kepala atau pimpinan kantor pada umumnya ialah memberi pengarahan dan
pengaruh kepada bawahan, agar mau dan bertingkah laku sedemikian rupa sehingga dapat
melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan tujuan yang sudah digariskan. Sekretaris yang
bertindak sebagai kepala sekretariat pun mempunyai tugas mengarahkan dan mempengaruhi agar
tugas pekerjaan sekretariat dapat tercapai. Sekretaris yang memimpin sekretariat berfungsi
manajer, sehingga melaksanakan tugas-tugas manajer dibidang tata usaha, guna membantu atau
melayani keperluan sekretariatnya. Tugas bantuan ini terdiri dari tugas-tugas pelayanan agar
terselenggara tugas kesekretarisan khususnya dan ketatausahaan pada umumnya. Tidak jarang
seorang sekretaris yang berfungsi sebagai pimpinan sekretariat juga melaksanakan tugas penting
untuk membantu pimpinan, termasuk membuat kebijaksanaan dalam bentuk menetapkan
keputusan. Sebagai pimpinan dalam bidang kesekretarisan, maka dia membuat rencana,
mengorganisasi baik bawahan dan sarananya, bekerja sama-sama bawahan dan mengadakan
pengawasan seperti layaknya pimpinan. Untuk dapat menyelenggarakan fungsi kantor sekretariat
yang dipimpinnya, maka perlu memperhatikan faktor bagaimana mempengaruhi serta
menggerakkan bawahannya agar dapat melaksanakan tujuan sekretariat, antara lain dengan:
a. Memberi bimbingan sebaik-baiknya,
b. Menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik,
c. Memberi perintah, instruksi, dan pengawasan, serta
d. Memberi fasilitas agar pekerjaan dapat berlangsung dengan sebaik baiknya.
Perlu diperhatikan bahwa tugas pekerja di bidang kesekretarisan memerlukan ketelitian dan
kecermatan, sehingga seorang sekretaris yang memegang pimpinan sekretariat di untut
mempunyai kepribadian dan kecakapan sebagai seorang pimpinan. Kecakapan serta kemampuan
menyelesaikan tugas kesekretarisan secara prima menjadi tuntutan seorang sekretaris yang
memimpin sekretariat.
b. Sekretaris Perorangan
Seorang sekretaris yang membantu pimpinan tidak termasuk pimpinan dalam jenjang organisasi.
sekretaris demikian juga bertindak sebagai pimpinan, tetapi disebut sebagai sekretaris yang
berfungsi non manajer. Apabila seorang sekretaris menjabat sebagai pimpinan sekretariat, ia
mempunyai wewenang, tanggung jawab, dan mempunyai pembantu berupa karyawan-karyawan
bawahan. Tugas pekerjaannya adalah pembantu ahli di bidang kesekretarisan. Ia sering dikenal
dengan sebutan staff. Adakalanya hanya sebagai tenaga bantuan yang memberi bantuan umum di
bidang kesekretarisan.
Sekertaris perorangan dirasakan perlu mengingat pejabat pimpinan tidak semuanya dapat
menguasai masalah-masalah yang dihadapi. Untuk membantu kelancaran tugas-tugas secara
keseluruhan, maka pejabat pimpinan perlu didampingi seorang yang ahli menangani masalah
tertentu. Orang ini dinamakan tenaga staf. Tenaga staff adalah tenaga yang ahli di bidangnya. Ia
memberi bantuan kepada pimpinan dalam memecahkan masalah khusus yang menjadi tugas
pejabat pimpinan. Karena keahliannya itulah pejabat staf diperbantukan kepada pimpinan dan
diberi jabatan sebagai sekretaris. Sekretaris non manajer yang berfungsi sebagai pembantu ahli
seorang pejabat dan disebut sekretaris pribadi.
Bagi pimpinan yang menangani bermacam-macam masalah, kehadiran tenaga sekretaris pribadi
sebagai pembantu ahli amatlah penting. Sehingga pejabat pimpinan benar-benar dapat
mengambil keputusan untuk menggariskan kebijaksanaannya dengan setepat-tepatnya.
c. Sekretaris Politik di Jepang
Disini diperkenalkan satu jenis profesi sekretaris yang sudah membudaya dinegara tetangga
dengan tujuan mudah-mudahan budaya profesi ini dapat ikut menyebar di seluruh tanah air
sehingga lowongan kerja bagi lulusan yang hendak bekerja sebagai sekretaris menjadi banyak.
Percaturan politik di Jepang banyak menggunakan jasa dari profesi sekretaris.Mereka bekerja
sebagai sekretaris yang diperbantukan kepada para tokoh politik seperti anggota legislatif,
pejabat pemerintah eksekutif, para pejabat di bidang yudikatif, partai-partai politik, organisasi-
organisasi yang bernaung di bawah partai politik dan sebagainya, baik di pusat maupun di
daerah, baik yang besar maupun yang kecil, secara resmi diakui di dalam undang-undang
sehingga merupakan profesi yang sah dan bergengsi. Mereka yang bekerja di bidang politik ini
secara taris yang secara umum berkonotasi sebagai profesi dari kaum wanita, tetapi pada
kenyataannya, sekretaris politik di Jepang itu banyak dijabat oleh kaum pria. Sekretaris politik di
Jepang ada dua macam:
1. Sekretaris resmi organisasi.
Sekretaris resmi organisasi ditetapkan secara resmi dengan undang-undang legislatif pasal
132 yang berbunyi sebagai berikut:
’Setiap anggota legislatif dalam bertugas akan dibantu oleh dua orang sekretaris resmi’.
Kedudukan sekretaris resmi itu lebih lanjut lagi juga diatur dengan undangundang pegawai
negeri pasal 2 ayat 3 butir 15 yang menyebutkan bahwa sekretaris politik merupakan pegawai
negeri khusus yang dibedakan dari pegawai negeri lain. Perbedaan besarnya adalah keikutsertaan
sekretaris politik berkiprah dibidang politik yang merupakan salah satu larangan bagi pegawai
negeri biasa.
Dengan perkataan lain, pegawai negeri biasa dilarang dalam kegiatan politik praktis, tetapi
sekretaris politik yang juga berstatus sebagai pegawai negeri tidak dilarang. Sekretaris politik di
bidang eksekutif maupun yudikatif kurang lebih sama. Sekretaris politik resmi mendapat gaji
resmi dari kas negara. Ada juga sekretaris resmi yang ditempatkan oleh organisasi induknya,
dalam kasus ini dia akan mendapat gaji resmi dari organisasi induk sang tokoh politik.
2. Sekretaris pribadi
Tentang sekretaris pribadi, tidak ditemukan ada undang-undang yang mengaturnya secara jelas.
Tidak ada larangan bagi tokoh politik untuk memakainya secara pribadi. Berarti pemakaian
sekertaris pribadi seratus persen berjalan berdasarkan kemauan dari pihak yang
mempekerjakannya yaitu tokoh politik. Para tokoh politik secara bebas dapat mempekerjakan
siapa saja yang disukainya sebagai sekretaris politik dengan tanggung jawab sendiri dan
pengupahan yang juga harus ditanggung sendiri secara pribadi. Di sinilah terletak pengertian
sekretaris pribadi yaitu sekretaris yang diupah dengan penghasilan sendiri pemakainya.
Untuk memahami seberapa jauh penghargaan yang diberikan kepada para sekretaris politik di
Jepang, kita bisa melihat situasi itu dari angka-angka penggajian resmi yang beredar di
masyarakat Jepang. Berdasarkan catatan pada bulan Agustus tahun 2002, ada tiga kelas
sekretaris resmi yang diakui oleh undang-undang, yaitu (1) Sekretaris kebijakan (2) Sekretaris
kelas satu (3) Sekretaris kelas dua; gaji resmi dari Sekretaris kebijakan adalah antara 440.000,-
yen sampai 670.000,- yen per bulan, untuk sekretaris kelas satu antara 420.000,- yen sampai
660.000,- yen per bulan, dan untuk sekretaris kelas dua antara 310.000,- yen sampai 480.000,-
yen. Untuk memahami lebih lanjut tentang angka-angka tersebut, kita bisa membandingkannya
dengan gaji resmi anggota legislatif. Berdasarkan undangundang parlemen bulan Januari tahun
2000 pasal 35, seorang anggota parlemen mendapat gaji 1.375.000,- yen per bulan, pada angka
ini masih akan ditambah lagi sejumlah tunjangan resmi sehingga seluruh penghasilan seorang
anggota parlemen menjadi lebih daripada 2 juta yen per bulan.
Untuk mengetahui seberapa jauh nilai uang yen Jepang itu, bisa kita lihat dari nilai kurs mata
uang yen terhadap rupiah; pada bulan Nopember tahun 2007 ini satu yen Jepang bernilai kira-
kira Rp80,-. Berarti penghasilan resmi seorang anggota parlemen Jepang adalah sekitar Rp 165
Juta per bulan dan penghasilan seorang sekretaris resmi sekitar 30 sampai 40 juta rupiah per
bulan. Dengan demikian, gaji seorang sekretaris politik di Jepang adalah sekitar 18% sampai
 25% dari gaji anggota legislatif yang mempekerjakannya. Kalau demikian, hanya dari segi
penggajian saja sudah bisa dilihat kedudukan profesi sekretaris di masyarakat Jepang cukup
tinggi sehingga bisa disebut sebagai profesi yang bergengsi. Dari perbedaan gaji itu pun, bisa
dilihat bahwa para tokoh politik Jepang memang mampu menggaji sekretaris pribadinya sendiri
karena gaji dari seorang sekretaris pribadi pada dasarnya berada di bawah sekretaris resmi. Tim
penulis buku memperkenalkan sekretaris politik di Jepang dengan harapan budaya ini bisa ikut
menyebar di seluruh tanah air sehingga kegiatan politik di tanah air bisa mendapat hiasan baru
menuju ke arah yang lebih sehat. Hal ini bukanlah isapan jempol cukup hanya dilihat dari sudut
penggajiannya saja.
Seorang lulusan program administrasi perkantoran SMK dengan usia mudanya cukup hanya
digaji sekitar satu juta rupiah per bulan, di pihak lain anggota DPR mendapat gaji resmi lebih
dari Rp 20 juta per bulan, Depok sendiri konon menurut kabarnya gaji anggota DPRD Depok
adalah sebesar Rp 8 juta. Berarti jumlah sebesar satu juta rupiah itu hanya merupakan 5% sampai
12,5% dari gaji resmi para anggota legislatif sehingga kalau dibandingkan dengan kasus serupa
di Jepang, dapat dikatakan mereka semua mampu menggaji sekretaris pribadi masing-masing
sebab presentasi selisih gaji masih lebih baik kasus di Indonesia daripada kasus di Jepang dengan
perhitungan para lulusan SMK cukup digaji
sebesar satu juta rupiah per bulan. Jika budaya Jepang itu bisa diterapkan, berarti kalangan
politik di Indonesia bisa ikut menyumbangkan tenaga untuk mengentaskan kemiskinan yang ada
di tanah air melalui sumbangan mereka kepada lulusan SMK. Berarti pula mereka ikut
memperluas lapangan pekerjaan bagi para generasi muda lulusan SMK.
Tugas Manajer Kantor
1. Pemahaman informasi:
a. Proses memperoleh informasi mengenai cara melaksanakan tugas-tugas manajerial (seperti
inisiatif atau kreativitas sendiri, pelatihan, pengalaman kerja sebelumnya, dan lain-lain).
b. Kemampuan menghimpun dan mendistribusikan informasi bisnis, dankemampuan
mengantisipasinya sekarang dan di masa datang. c. Jenis tugas-tugas kepemimpinan yang
dilaksanakan secara intern.
2. Informasi mengenai kemampuan bekerja:
a) Kemampuan menyelesaikan pekerjaan yang menggunakan pemikiran.
b) Kemampuan mengambil keputusan dan mempartisipasikan bawahan.
c) Kemampuan membuat perencanaan, mengorganisasikan dan mempartisipasikan bawahan, serta
penjadwalan pelaksanaannya.
d) Kemampuan mempertahankan produktivitas dan mewujudkan keamanan, keselamatan, dan
kepuasan kerja serta kebersihan lingkungan kerja. e. Kemampuan melakukan pencatatan dan
menyusun laporan kerja.
3. Informasi mengenai hubungan kerja dengan pihak luar:
a) Kemampuan mempromosikan dan menjual atau memasarkan produk atau pelayanan
perusahaan.
b) Kemampuan menyelesaikan masalah dan negosiasi dengan berbagai pihak luar perusahaan.
c) Kemampuan mendapatkan bahan baku dan perbekalan lainnya.
4. Hasil Kerja:
a) Prestasi kerja sebagai inisiatif, kretivitas dan prakarsa sendiri sebagai eksekutif.
b) Hasil kerja yang dicapai melalui bekerja di dalam tim.
5. Hubungan dengan para pekerja:
a. Kemampuan mempengaruhi dalam melaksanakan pekerjaan.
b. Tugas-tugas kepemimpinan yang telah dilaksanakan.
6. Konteks pekerja lainnya:
a. Loyalitas
b. Disiplin
c. Kemandirian
d. Kepemimpinan dalam tim kerja
7. Karakteristik jabatan,
yang menyangkut syarat-syarat formal dan informal sebagai manajer seperti sertifikat, tanggung
jawab, kontinuitas dalam bekerja penampilan sebagai eksekutif dan lain-lain. informasi-
informasi untuk menyusun deskripsi pekerjaan atau jabatan manajerial seperti ketengahkan di
atas, bukan kriteria jabatan manajerial (bukanlah kategori yang mati). Karena pekerjaan atau
jabatan tersebut bersifat kualitatif dan dinamis. Selanjutnya untuk melakukan analisis pekerjaan
atau jabatan yang penting di lingkungan suatu perusahaan, seperti pekerja manajerial, staf,
pekerja-pekerja kunci dalam garis lini dan lain-lain. Yang berhubungan dengan produk dan
pelayanan perusahaan, diperlukan pengguna metode relevan, sehubungan dengan itu akan
dilakukan pembahasan mengenai metode dalam melaksanakan analisis pekerjaan atau jabatan.
Selain tenaga sekretaris sebagai tenaga staf ahli dibidangnya masih banyak jasa sekretaris yang
membantu pejabat pimpinan secara umum berupa petugas rutin dari pejabat pimpinan. Akan
tatapi, tidak jarang ia dimintai pendapat atau ide-ide rutin dan bahkan sampai hal yang amat
pribadi sifatnya.
Kehadiran sekretaris pembantu umum pimpinan ini juga tidak kalah pentingnya agar pejabat
pimpinan benar-benar terkonsentrasi dalam menghadapi masalah pokok yang menjadi tugasnya.
Janganlah pejabat pimpinan direpotkan dengan masalah-masalah kecil baik rutin atau insidental.
Adapun fungsi dari sekretaris pribadi baik tenaga staf ahli maupun sebagai pembantu umum
pimpinan adalah membantu sekelompok atau seorang pejabat pimpinan tingkat atas agar
pekerjaan kantor rutin dapat berjalan sebaik-baiknya. Disamping itu harus bertanggung jawab
atas pekerjaan utama yang dibebankan kepadanya juga bertanggung jawab bertanggung jawab
akan lancarnya pekerjaan kantor.
Sekretaris sebagai pembantu pimpinan sering juga disebut sekretaris senior. Selain membantu
pimpinan tingkat atas bagi sekretaris yang befungsi sebagai tenaga staf ahli. Juga berfungsi
menyelenggarakan serta mengganti fungsi pimpinan mengambil keputusan, membuat perencana,
membantu mengadakan bimbingan dan juga melaksanakan aktivitas manajemen. Masih ada juga
jenis sekretaris dalam jenjang organisasi yang tidak menjabat sebagi pimpinan sekretariat,
pembantu pimpinan, tenaga staf ahli maupun pembantu umum. Akan tetapi, sebagai tenaga
karyawan biasa. Sekretaris demikian berstatus sebagai karyawan dalam jenjang organisasi.
3 Profesi Sebagai Pegawai Administrasi
Sekretaris di mana pun tugasnya dalam jenjang organisasi pada dasarnya sama yakni memberi
bantuan baik kepada pejabat pimpinan khusus maupun kepada organisasi pada
umumnya. Dalam kenyataannya akan dijumpai bermacam-macam tugas sekretaris. Namun
kesemuanya adalah untuk membantu memberi pelayanan sebaik-baiknya kepada pimpinan
maupun kepada organisasi.
Sejumlah besar pekerjaan kesekretarisan memerlukan pegawai atau karyawan yang bertugas
melakukan pekerjaan kesekretariatan khususnya dan dikenal dengan nama pegawai sekretariat.
Dalam bagian disebut pengetikan, sekretaris. Pendiktean dan dalam jenjang hanya sebagai
pegawai biasa. Tugas junior dan sering disebut sekretarisan ini merupakan tugas junior secretary
atau junior.
 Sekretaris yang berkedudukan sebagai pegawai biasa bertugas membantu seseorang atau ebih
anggota staf pejabat guna menyelenggarakan tata hubungan dengan cepat dan tetap baik intern
atau ekstern. Petugas ini lazimnya bertugas mengetik, steno, menerima dikte baik langsung atau
melalui mesin, dan lain-lain. Mengingat tugas sekretaris merupakan tugas pokok pelayanan
administratif, maka masih banyak juga pegawai sekretaris dengan tugas dan pekerjaan
bermacam-macam, sesuai dengan kedudukan dan wewenang yang diperoleh serta tanggung
jawabannya. Dapat kiranya diberi contoh pegawai sekretariat yakni:
a. Resepsionis yang bertugas membantu agar komunikasi berlangsung lancar baik
kedalam organisasi maupun keluar organisasi dengan media pesawat telex menerima tamu
perusahaan atau perorangan.
b. Juru tulis, di lingkungan pamong desa dikenal dengan jabatan carik desa bertugas membantu
lurah dalam masalah catat mencatat, sehingga jabatan carik identik dengan penulis lurah. Perlu
ditekankan bahwa juru tulis me-rupakan ahli bahasa clerk bahasa Inggris yang berarti pegawai
sekretariat.
c. Juru steno, tugas pekerjaan menyalin naskah dari tulisan steno yang diambil dari hasil ikte
langsung atau penyalinan dari mesin pendikte, yang kemudian disajikan dalam bentuk naskah
yang telah diketik.
d. Juru tik, tugas pekerjaannya mempersiapkan surat-menyurat yang akan dikirim mengerjakan
pengaturan masalah pengetikan berupa naskah, table, pengaturan, dengan format yang baik
sehingga menarik dan mudah dibaca.
e. Juru arsip atau penata arsip, tugas pekerjaannya berhubungan dengan masalah kearsipan dan
penataan berkas. Juru telex, juru tulis, juru steno, juru tik, dan juru arsip adalah pegawai
sekretariat dan masih banyak lagi pegawai sekretariat yang lain dengan tugas kewajiban yang
berbeda. Kedudukan sekretaris dalam jenjang organisasi baik sebagai pimpinan, tenaga staf atau
pegawai biasa, sebenarnya mempunyai peranan penting.
4. Peranan Sekretaris
1. Tugas Pokok
Peranan seseorang dalam bidang usaha akan terlihat dari tugas-tugas yang dibebankan
kepadanya. Makin besar wewenang makin besar juga tanggung jawab. Dalam mengemban
wewenang tersebut seseorang akan melaksanakan kewajiban sesuai dengan wewenang yang ada
di pundaknya. Kewajiban tersebut dilaksanakan dalam tugas-tugas pekerjaan. Makin besar
wewenang dan tanggung jawab maka tugas pekerjaannya makin besar juga. Tugas pekerjaan itu
dilaksanakan dengan menggunakan tenaga dan pikirannya. Peranan seseorang nampak dari cara
melaksanakan tugas pekerjaan dengan menggunakan tenaga dan pikirannya semaksimal
mungkin. Peranan sekretaris pada jenjang mana pun, umumnya adalah sama yakni,
sebagai pembantu yang melaksanakan tugas pekerjaan guna membantu pimpinan
atau organisasi. Sebagai pembantu pimpinan selaku sekretaris pribadi ia harus tanggap dalam
membantu pimpinan demikian juga sekretaris yang bertugas membantu organisasi. Peranan
sekretaris sebagai pembantu tersebut mungkin berupa penyelasaian rutin mempersiapkan
tersedianya fasilitas yang cukup guna kelancaran pelaksanaan tugas pimpinan. Tidak jarang pula
sekretaris dalam memberi bantuan baik kepada pimpinan maupun dalam organisasi merupakan
kunci keberhasilan pimpinan atau organisasi tersebut. Sekretaris merupakan pembantu pimpinan
sejak dari awal sampai tercapai tujuannya. Ia ikut memecahkan masalah yang dihadapi pimpinan,
memberi saran dan pendapat, mempersiapkan fasilitas guna kemudahan tugas pimpinan, yang
akhirnya tujuan dapat dicapai dengan hasil tanpa mengeluarkan biaya besar atau
dengan perkataan tujuan dapat dicapai dengan sebaik-baiknya. Sebagai pembantu pimpinan,
 maka seorang sekretaris merupakan penghubung pimpinan dengan relasi atau pejabat yang akan
mengadakan pembicaraan juga perlu menciptakan suasana yang harmonis antara perusahaan atau
organisasinya dengan masyarakat luar. Ia memberikan informasi kepada pejabat yang akan
berhubungan atau masyarakat yang ingin mengetahui aktivitas organisasi, sehingga akan tercipta
yang akan baik dari pimpinan yang bertanggung jawab atas maju mundurnya organisasi yang
dipimpinnya. Setelah mengerti peranan sekretaris dalam memberi bantuan pimpinan secara garis
besar maka peranan sekretaris dalam memberi bantuan pimpinan tersebut diperinci dalam tugas-
tugas yang bersifat protokoler, disamping masih ada tugas pokok yang sesuai dengan kedudukan
sekretaris itu sendiri. Dalam bahasan ini ditekankan tugas pokok sekretaris di bidang pelayanan
kantor.
a. Menyelenggarakan tugas umum sekretaris untuk meringankan pimpinan seperti menerima dikte
dan penyalinannya menjadi bentuk naskah yang terketik rapi.
b. Menyelenggarakan surat-menyurat dan membuat konsep surat serta laporan.
c. Mengurus masalah pengetikan dan percetakan, penggandaan.
d. Mencari informasi dan berkomunikasi.
e. Mengurus ketatausahaan lainnya seperti menata arsip, ekspedisi, urusan pos dan lain-lain. Tugas
protokoler dapat disebutkan antara lain sebagai berikut:
a. Menerima tamu, mengatur perjanjian, menerima pesanan melalui telepon atau surat.
b. Mempersiapkan rapat formal maupun informal
c. Mengatur jamuan antarpejabat, mengirim surat undangan, memilih tanda mata untuk acara tukar
menukar kenangan.
d. Menghubungkan bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja.
e. Mengatur bawahan dan atasan yang akan merundingkan aktivitas kerja.
f. Mengatur penerimaan tamu dengan segala fasilitas yang diperlukan.
Dengan demikian tugas pokok seorang sekretaris dan selanjutnya masih ada tugas sampingan
yang tak kalah pentingnya guna menunjang tugas pokok tersebut.
2. Tugas Khusus
Tugas yang tidak termasuk tugas pokok dan tugas protokoler disebut tugas khusus, antara lain:
a. Pengurusan perjalanan dinas
Tugas sekretaris dalam pengurusan perjalanan dinas berupa pengurusan rencana, masalah
imigrasi (paspor, visa, health certificate, dan lain-lain) tiket, akomodasi, hotel dan lain-lain.
b. Pengurusan kas kecil
Guna keperluan yang bersifat kecil seperti membeli bunga, memesan minum untuk tamu, ongkos
parkir dan lain-lain keperluan sehari-hari. Sekretaris dalam mengurus tugas-tugasnya diperlukan
uang yang siap dapat dipergunakan sewaktu-waktu. Dan untuk keperluan tersebut diambil dari
dana kas kecil yang menjadi tanggung jawab sekretaris. Sekalipun dana itu kecil, akan tetapi
sekretaris wajib mengurusnya baik-baik.
5. Pegawai Administrasi
1. BidangTata Persuratan
A. Bagian penerimaan dan pengiriman surat
1. Menerima surat-surat, mencatat dalam buku agenda, memberi label pada surat atau lembar
disposisi, mendistribusikan kepada yang berwenang.
2. Memberi nomor dan tanggal surat yang keluar, mencatat dalam buku agenda menyampul dan
mengirimkan, baik langsung maupun melalui kurir.
3. Memberi nomor surat-surat kawat dan telex, mencatat dalam buku agenda dan menyerahkan
kepada unit yang bersangkutan untuk dikirim.
4. Membuat statistik atas surat-surat yang masuk dan keluar secara periodik, termasuk surat kawat,
dan telex.
B. Bagian pengetikan dan penggandaan
1. Pengetikan konsep-konsep surat, daftar blangko dan karangan-karangan untuk konsumsi keluar
organisasi.
2. Memperbanyak surat-surat dengan stensil, fotokopy, atau alat-alat atau mesin pengganda yang
ada.
3. Menyusun dan menyimpan berbagai jenis sheet atau master secara teratur.
4. Memelihara alat-alat yang ada pada seksi itu (pemeliharaan ringan).
5. Membuat statistik penggandaan.
C. Bagian kearsipan dan dokumentasi
1. Mengurus tata kearsipan surat-surat, termasuk menyusun, menyimpan dan memelihara arsip.
2. Mengatur dan menyimpan serta memelihara surat-surat yang berharga atau dokumen.
3. Mencatat, memberi kode klasifikasi, dan nomor surat-surat yang disimpan.
2. Bidang Perlengkapan
A. Bagian pengadaan barang
1. Merencanakan jenis barang yang diperlukan dalam pekerjaan, baik pekerjaan perkantoran
maupun pekerjaan lapangan.
2. Menyediakan barang-barang kebutuhan sesuai dengan keperluan, baik melalui pembelian,
pinjaman, hibah, maupun membuat sendiri.
3. Menerima dan menyimpan, barang-barang sebelum diserahkan kepada unit pemakai.
4. Membuat catatan dan daftar atas barang-barang inventaris secara keseluruhan, berikut perubahan
status dan lokasi barang tersebut.
5. Merencanakan dalam melaksanakan penghapusan barang inventaris, sesuai
6. kriteria penghapusan barang inventaris.
B. Bagian pemeliharaan
1. Memelihara barang-barang inventaris kantor, seperti gedung kantor, rumah dinas, mesin-mesin,
kendaraan, pesawat telepon atau telex, meja kursi lemari, dan peralatan lainnya.
2. Memperbaiki kerusakan yang terjadi atas barang-barang inventaris baik dilakukan sendiri
maupun oleh pihak ketiga.
3. Memelihara kebersihan gedung ruang kerja, ruangan-ruangan lain dalam gedung termasuk kamar
kecil.
4. Memelihara halaman, taman, selokan, pagar, lampu-lampu hias dan lain-lain.
C. Bagian bangunan
1. Merencanakan pembangunan rumah-rumah dinas, mess, dan bangunan lain dilingkungan kerja.
2. Mengatur dan mengurus alokasi dan realokasi rumah dinas dan aturan-aturan mengenai
penempatan.
3. Mengurus dan menyelesaikan masalah-masalah yang berhubungan dengan izin-izin bangunan,
izin penempatan, dan izin perombakan dan mengurus berbagai fasilitas bangunan tersebut.
3. Bidang Kerumahtanggaan Kantor
A. Bagian pelayanan atau keamanan
1. Mengatur pemakaian ruang kerja dan ruang rapat, termasuk tata ruang.
2. Menyiapkan jamuan dan melayani rapat-rapat, pertemuan, konferensi, dan sejenisnya.
3. Menyiapkan dan melayani kebutuhan minuman harian bagi pegawai dan tamu.
4. Mengatur ketertiban tamu-tamu, parkir kendaraan bermotor.
B. Bagian perjalanan dinas
 1. Mendapatkan data dan keterangan mengenai aturan perjalanan dalam dan luar negeri dengan
menggunakan sarana angkutan yang ada.
2. Mengurus dan menyelesaikan surat-surat berkenaan dengan perjalanan dalam dan luar negeri,
bagi pegawai dan pejabat.
3. Membuat perhitungan biaya perjalanan dalam dan luar negeri dan menyiapkan surat-surat
pembayaran.
4. Menyelesaikan surat-surat pertanggungjawaban perjalanan.
4. Bidang Hubungan Masyarakat
A. Bagian langganan dan penerbitan
1. Merencanakan dan menyelenggarakan penerbitan majalah atau buletin serta mengatur
pendistribusiannya baik di dalam maupun luar kantor.
2. Mengurus dan mengatur langganan surat kabar, majalah, atau media cetak lainnya.
3. Membuat catatan-catatan penting atau kliping yang dibuat media cetak yang berhubungan dengan
organisasi atau kantor.
4. Menerima dan meneliti semua tulisan untuk dimuat dalam media cetak.
B. Bagian penerangan dan dokumentasi
1. Mengambil, menganalisa, dan merumuskan berita-berita penting dari harianharian yang terbit
dalam maupun luar negeri.
2. Menyajikan berita-berita hangat (actual) kepada pemimpin yang terkait.
3. Mengatur dan menyusun dokumen dan membuat kliping koran yang erat hubungannya dengan
organisasi, untuk disimpan agar mudah menemukannya kembali.
C. Bagian hubungan masyarakat
1. Mengatur, menyelenggarakan acara-acara pertemuan dengan badan legislatif baik dalam rangka
tukar pendapat maupun konsultasi.
2. Mengatur dan menyelenggarakan pertemuan dengan pihak ketiga (wartawan atau delegasi).
3. Menghimpun dan menyimpan data mengenai kebijaksanaan pemerintah dan kegiatan pihak
swasta yang berhubungan dengan kantor, dalam rangka koordinasi kerja.
4. Menggalang usaha kerja sama bidang kehumasan dengan pemerintah dan swasta dalam rangka
pengembangan kegiatan kantor atau organisasi.
D. Seksi Protokol
1. Mengatur dan mengurus tamu-tamu yang akan bertemu dengan pucuk pimpinan baik atas
perjanjian maupun yang bersifat mendadak.
2. Mendampingi pejabat tinggi atau pucuk pimpinan yang meninjau unit-unit kerja atau melakukan
perjalanan dinas kedaerah lain.
3. Mengatur tata upacara secara protokoler pada pertemuan-pertemuan atau upacara yang dihadiri
pejabat-pejabat tinggi organisasi.
4. Mengurus kelengkapan-kelengkapan protokoler pada pertemuan, perjalanan dinas dan lainnya
berkenaan dengan aturan-aturan keprotokoleran.
5. Bidang Organisasi dan Tata Kerja
A. Bagian organisasi
1. Menelaah perkembangan organisasi dan kemanfaatan hubungan dengan kemajuan dalam bidang
manajemen.
2. Meneliti data hubungan kerja antara unit guna meningkatkan koordinasi dan kelancaran
pekerjaan.
3. Merencanakan perubahan atau pembaharuan organisasi dan perincian serta perumusan tugas
kewajiban unit-unit organisasi.
4. Mempersiapkan data dan surat-surat keputusan mengenai organisasi kerja, hubungan kerja,
perincian tugas, kewajiban dan perumusan ketentuanketentuan lain dalam bidang keorganisasian.
B. Bagian tata kerja
1. Merencanakan suatu sistem, tata kerja, metode dan prosedur masing-masing pekerjaan, sehingga
diperoleh efisien kerja yang tinggi.
2. Melakukan penelitian atas pekerjaan mengenai ukuran-ukuran waktu, satuan, jarak, berat, luas,
dan lain-lain untuk keperluan standar pekerjaan.
3. Melakukan usaha-usaha untuk penyederhanaan kerja, menuju kecepatan, ketepatan, kelancaran,
dan kerapihan pekerjaan.
4. Membantu unit-unit kerja menciptakan formulir-formulir yang diperlukan secara tepat sesuai
dengan kebutuhan.
C. Bagian pengembangan metode
1. Mengadakan penelitian atas metode kerja yang telah berjalan, apakah sudah sesuai dengan
kebutuhan atau perlu penyempurnaan.
2. Menciptakan metode baru terhadap cara kerja sesuai dengan perkembangan teknologi, baik
dalam bidang administtratif maupun teknik operatif.
3. Mengadakan penelitian perbandingan terhadap metode dari kantor atau organisasi lain yang
sejenis, dalam rangka penyempurnaan sistem kerja.
4. Mengusahakan adanya inovasi dalam kantor atau organisasi.
Sekali lagi dikemukakan, bahwa susunan, pengelompokan, nama unit kerja, uraian tugas, dan
istilah-istilah yang disebutkan di atas tidak mutlak. Masing-masing organisasi atau kantor dapat
melakukan variasi sesuai kebutuhan, ruang lingkup atau besar kecilnya organisasi yang
bersangkutan. Paling tidak dengan penyajian susunan organisasi di atas, dapat diketahui macam
dan ruang gerak dari manajemen perkantoran dalam keadaan sehari-hari.
Soal Latihan

1. Jelaskan Karakteristik administrasi perkantoran menurut pendapat Mu sterlah menyimak

presntasi uraian materi di atas!
2. Jelaskan Azas-azas administrasi perkantoran dengan benar!
3. Jelaskan pekerjaan kantor yang terdapat pada suatu kantor!
4. Jelaskan bidang administrasi perkantoran pada kantor!
5. Jelaskan Peranan sekretaris pada sebuah perusahaan!
Isilah tabel berikut dengan benar!
No. Nama Jabatan Tugas Yang dilakukan
1. Sekretaris pribadi
2. Hubungan Masyarakat
3. Tata Persuratan
4. Bidang Perlengkapan
5. Bidang Organisasi dan Tata
Kerja
Tugas Kelompok
Buatlah kelompok beranggotakan 4 orang, maka lakukan:
1. Kunjungi sebuah kantor didaerah tempat tinggal Mu!
2. Amati jenis-jenis pekerjaan kantor pada kantor tersebut!
 3. Buat sebuah laporan berbentuk naskah mengenai jenis-jenis pekerjaan kantor pada kantor
didaerah tempat tinggal Mu!
4. Lakukan presentasi di depan kelas dari hasil kunjunan tersebut!
4. Struktur organisasi kantor
Struktur organisasi bersifat unik, tidak ada organisasi yang mempunyai struktur yang sama persis
dengan yang lain. Namun mereka dapat diklasifikasikan menurut kesamaan
elemennya. Masalah utama dalam mendesain struktur organisasi adalah memilih bentuk dasar
struktur organisasi.
1. STRUKTUR ORGANISASI MENURUT FUNGSI DAN MENURUT PRODUK

a. Metode untuk mendesain struktur organisasi adalah dengan melakukan pembagian tugas-
tugas, menetapkan hirarki wewenang, menetapkan hubungan vertikal dan horizontal
untuk mencapai koordinasi.
b. Penganut teori klasik menekankan pembagian tugas dan pengelompokannya menurut
fungsi.
c. Pendekatan modern menekankan pentingnya hubungan horizontal dalam organisasi dan
penggunaan unit-unit lengkap pada bagian-bagian organisasi untuk memudahkan
koordinasi.
d. Dengan demikian terdapat dua bentuk dasar struktur organisasi yaitu:
1) Struktur fungsional dan
2) Struktur produk (unit organisasi yang lengkap)
a. Struktur Fungsional
• Dasar pengelompokan kegiatan adalah sumber (resources) yang berarti setiap fungsi merupakan
bagian yang menyediakan sumber (misalnya bagian produksi, keuangan, pemasaran, personalia,
penelitian dan pengembangan).
• Kegiatan dan manusia dikelompokkan bersama berdasarkan dasar kesamaan pekerjaan, ekahlian,
tujuan atau penggunaan sumberdaya seperti produksi, keuangan, penjualan, sdm dan teknik.
• Kegiatan pengolahan dan pelayanan informasi yang ada pada bagian produksi, pemasaran, dan
seluruh bagian
lainnya
disatukan
menjadi satu
bagian yaitu
bagian
tatausaha
• Tujuan:
mengembangk
an dan menggunakan keahlian kegiatan utama organisasi dan untuk memastikan stabilitas,
keberlangsungan dan minimalisasi gangguan terhadap barang atau jasa

KELEBIHAN STRUKTUR FUNGSIONAL

1. Paling sesuai untuk lingkungan yang stabil
2. Dapat mencapai efisiensi ekonomis pada masing-masing bagian
3. Merangsang berkembangnya keterampilan fungsional
4. Mampu mencapai sasaran bagian (fungsi)
5. Sesuai untuk organisasi berukuran kecil sampai dengan sedang
6. Baik jika ada satu atau sejumlah kecil jenis produk
KELEMAHAN STRUKTUR FUNGSIONAL
1.Respon organisasi thd perubahan lingkungan agak terlambat
2.Pengambilan keputusan menumpuk pada puncak organisasi sehingga beban impinan menjadi
terlalu berat
3.Koordinasi antar bagian/fungsi tidak terlalu baik
4.Inovasi terbatas
5.Pandangan terhadap sasaran organisasi agak terbatas, cenderung hanya memperhatikan sa

saran bagian sendiri

 b. STRUKTUR PRODUK
Struktur Produk terdiri dari bagian-bagian yag masing-masing merupakan unit organisasi
lengkap dengan memiliki seluruh fungsi yang diperlukan

KELEBIHAN STRUKTUR PRODUK

1.Paling sesuai untuk lingkungan tidak stabil dengan perubahan yang cepat
2.Penanggung jawab produk jelas sehingga konsumen bisa puas
3.Koordinasi antar fungsi jadi baik
4.Bagian-bagian dapat beradaptasi dengan baik terhadap tuntutan dari luar
5.Sesuai untuk organisasi besar
6.Baik jika ada banyak jenis produk
KEKURANGAN STRUKTUR PRODUK
1.Tidak mampu mencapai efisiensi ekonomis
2.Koordinasi antar produk sulit
3.Keahlian teknis hilang karena tidak ada spesialisasi fungsional
4.Integrasi ataupun standardisasi antar produk sulit tercapai
c. STRUKTUR CAMPURAN (HIBRIDA)
• Struktur campuran adalah bentuk gabungan antara struktur produk dan struktur fungsional.
• Dalam struktur campuran fungsi-fungsi yang penting bagi setiap produk dimiliki secara
lengkap oleh setiap unit organisasi, tetapi ada beberapa fungsi tertentu yang berada di bawah
penguasaan pusat perusahaan.
• Struktur produk terjadi pada fungsi-fungsi yang dimiliki secara lengakap oleh seluruh unit
organisasi . struktur fungsional mencakup fungsi-fungsi yang tetap dikuasai oleh pusat
perusahaan.
• Sering digunakan untuk memenuhi permintaan berbeda pada perusahaan yang
menghadapi karakteristik lingkungan, dari stabil ke perubahan cepat
d. STRUKTUR MATRIKS
•Manusia dan aktivitas dikelompokkan dalam tim multi fungsi menurut proyek atau kontrak.
Tim bersifat sementara, selama umur proyek dan diambilkan dari fungsi berbeda sehingga
setiap orang mempunya dua manajer, satu manajer proyek, satu manajer fungsional.
•Struktur matriks diciptakan dengan maksud untuk menggabungkan kelebihan struktur
fungsional dan kelebihan dari struktur produk secara bersamaan
• Struktur matriks digunakan apabila struktur fungsional maupun struktur campuran
ternyata tidak lagi mampu menjawab tuntutan lingkungan terhadap organisasi.
•Contoh organisasi dengan struktur matriks diperlihatkan pada gambar yang berikut.
•Tujuan: keterpaduan keahlian dan sumberdaya dengan kebutuhan pelanggan dan persyaratan
teknis dan bisnis proyek dan kontrak dan untuk mengadaptasi perubahan lingkungan dinamis
yang cepat
KELEBIHAN STRUKTUR MATRIKS
 1. Mampu mencapai tingkat koordinasi yang diperlukan dalam menjawab tuntutan ganda dari
lingkungan
2. Dapat memanfaatkan karyawan secara fleksibel menurut jenis produk
3. Sesuai untuk mengambil keputusan yang rumit serta lingkungan yang tidak stabil dengan
frekuensi perubahan yang tinggi
4. Memberikan kesempatan yang sama untuk pengembangan ketrampilan integrasi
maupun produk
5.Sangat sesuai untuk organisasi ukuran sedang dengan beberapa jenis produk
KEKURANGAN STRUKTUR MATRIKS
1.Adanya wewenang ganda menimbulkan kebingungan dan frustasi
2.Karyawan perlu dilatih agar mempunyai ketrampilan dalam berhubungan dengan
karyawan lainnya
3.Menghabiskan banyak waktu untuk pertemuan koordinasi den penyelesaian
masalah
4.Hanya bisa berjalan lancar jika karyawan mengerti sifat struktur matriks, menganut
hubungan kolegial, bukan hubungan vertikal
e. Unsur-unsur Struktur Organisasi
1. Fungsi Strategic Apex dipegang oleh “penentu” kebijakan organisasi, yaitu
Top management yang diberi tanggung jawab atas keseluruhan organisasi
2. Fungsi Middle Line dipegang oleh orang/unit yang bertugas sbg penghubung antara
Strategic Apex dgn Operating Core.
3. Fungsi Technostructure dijalankan oleh orang/unit kerja yg berfungsi sbg “analis”
yang melayani kepentingan organisasi dalam melakukan standarisasi tertentu
dalam organisasi
4. Fungsi Support Staff seperti halnya Technostructure, ditempati oleh orang-orang yang
mengisi unit staf yang memberi jasa pendukung tidak langsung kepada
organisasi.
5. Fungsi Operating Core dijalankan oleh unit/individu yang berhubungan langsung dengan
“klien”. Satuan pelaksana , yang melakukan pekerjaan dasar yang berhubungan dengan
produksi (barang / jasa )
Soal latihan
1. Jelaskan yang dimaksud struktur organisasi!
2. Jelaskan bentuk-bentuk struktur organisasi!
3. Jelaskan keunggulan dari masing-masing bentuk struktur organisasi!
4. Jelaskan kelemahan dari masing-masing bentuk struktur organisasi!
5. Jelaskan unsur struktur organisasi!
Tugas Kelompok
Buatlah kelompok masing masing kelompok terdiri dari 4 orang, maka :
1. Kunjungi kantor disekitar tempat tinggal Mu!
2. Amati bentuk struktur organisasi kantor di daerah tempat tinggal Mu!
3. Buat laporan dari hasil kunjungan secara tertulis!
4. Presentasikan di depan kelas laporan hasil pengamatan tersebut!
3. Menjelaskan Komunikasi kantor
1. Berkomunikasi di tempat kerja
Agar didalam berkomunikasi di tempat kerja dapat dilakukan secara efektip, maka harus
diperhatikan hal-hal sebagai berikut.
1) Memahami pengertian komunikasi
2) Memahami unsur-unsur komunikasi, yang meliputi adanya komunikator, berita atau pesan,
komunikan/penerima berita, dan respon atau tanggapan.
3) Memilih media komunikasi yang tepat, yang terdiri dari media komunikasi audial, media
komunikasi visual, dan media komunikasi audio-visual.
4) Azas-azas komunikasi yang harus diperhatikan adalah kemudahan dalam pengeiriman
informasi, informasi mudah dimengerti, kesamaan pengertian, penggunaan alat komunikasi
yang sederhana, dan informasi harus bermanfaat
5) Agar pesan atau informasi yang disampaikan mudah difahami oleh pihak audiens, maka
komunikator harus memahami dan menerapkan prinsip-prinsip berbicara efektif yang
meliputi tahap pendahuluan, isi atau materi dan penutup.
6) Agar pesan atau informasi yang diterima mudah difahami, maka komunikan harus dapat
menerapkan teknik mendengarkan yang efektif.
7) Agar konflik di tempat kerja dapat dihindari dan diatasi, maka setiap anggota organisasi
harus mampu mengidentifikasi terjadinya konflik dan memberikan solusi untuk mengatasi
konflik.
8) Solusi untuk mengatasi konflik di tempat kerja dapat dilakukan dengan menghindari sumber
konflik, netralisasi sikap, mengubah sikap, blending atau mencari titik persamaan, dan
understanding atau memecahkan masalah bersama-sama.
2. Memberi bantuan pada pelanggan
Memberikan bantuan kepada pelanggan sangat berkaitan erat dengan masalah pelayanan
prima. Pelayanan prima (excellent service) adalah suatu pelayanan yang terbaik dalam
memenuhi harapan dan kebutuhan pelanggan.
a. Sikap Dalam Bekerja
Dalam bekerja kita tidak seorang diri, melainkan dalam bentuk tim. Oleh karena kita bekerja
dalam tim maka perlu memperhatikan sikap terhadap orang lain, baik atasan, teman sekerja,
maupun anak buah. Berikut ini diuraikan bagaimana kita harus bersikap dalam bekerja.
1. Sikap terhadap rekan kerja
 Bersikap baik dan bersahabat dalam melaksanakan koordinasi
 Menghindari ucapan atau kata-kata yang tidak sopan, atau tidak pantas untuk diucapkan
 Menghindari sikap dan ucapan yang bernada bermusuhan
 Menjauhi sikap berprasangka buruk terhadap atasan dan teman sekerja
 Tidak membicarakan kelemahan atasan dan teman sekerja didepan umum
2.. Sikap terhadap atasan
 Menghindari sikap menolak tugas yang menjadi tanggungjawabnya
 Tidak bersikap mengambil muka dan mengorbankan teman sekerja
 Tidak mengambil kebijakan melampaui atasan dalam hal menyangkut keputusan
 Mengusahakan agar atasan selalu memperoleh informasi yang benar
 Menunjukkan kerja sama yang baik, jujur dan penuh pengabdian
 Menghargai tanggungjawab, wewenang, dan kebijakan atasan
3. Sikap terhadap bawahan
 Tidak bersikap terlalu lugas dan suka membual
 Tidak menjanjikan hal-hal yang kiranya tidak dapat dipenuhi
 Tidak mengkhianati kepercayaan yang diberikan oleh bawahan
 Bersikap bijaksana dalam mengambil suatu keputusan
 Bersikap terbuka dan transparan dengan menerima dan menampung pengaduan dan keluhan
bawahannya
 Menerima dengan bijaksana segala kritik dan saran-saran yang sifatnya membangun
4. Penanganan Keluhan Pelanggan
Penanganan keluhan pelanggan merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari pelayanan
prima. Oleh karena itu, menanggapi dan menangani keluhan pelanggan perlu mendapatkan
prioritas dalam penangannya. Penanganan keluhan pelanggan dapat dimulai dengan
 mengidentifikasi sumber permasalahan yang menyebabkan pelanggan merasa tidak puas.
Sumber masalah harus diatasi agar dimasa mendatang tidak terjadi lagi masalah yang sama.
Ketidak puasan pelanggan akan semakin besar apabila keluhannya tidak segera ditangani
dengan baik. Hal ini dilakukan agar jangan sampai pelanggan berprasangka buruk atau
negatif (negative thinking) terhadap perusahaan. Pelanggan hanya menginginkan pihak
perusahaan dapat menunjukkan perhatian terhadap ketidak puasannya.
Terdapat lima cara dalam menangani keluhan pelanggan, yaitu:
a. Bersikap empati terhadap pelanggan yang kecewa
b. Kecepatan dalam menangani keluhan
c. Kewajaran atau keadilan dalam memecahkan permasalahan keluhan
d. Kemudahan bagi pelanggan untuk menghubungi perusahaan
e. Menerapkan konsep Total Quality Service (TQC)
Konsep Total Quality Service (TQC) berfokus pada lima bidang sasaran, yaitu:
 Fokus kepada pelanggan
 Keterlibatan total
 Pengukuran
 Dukungan sistematis
 Perbaikan berkesinambungan
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa menanggapi dan menangani keluhan pelanggan
merupakan salah satu prinsip pelayanan prima yang harus diperhatikan oleh tenaga
pelayan/penjual atau perusahaan
3. Bekerja dalam satu tim
Dalam bekerja kita tidak seorang diri, tetapi bekerja dengan orang lain dalam satu tim. Oleh
karena itu, kita perlu mempelajari prinsip-prinsip bekerjasama dalam satu tim. Bagaimanakah
prinsip-prinsip bekerjasama dalam satu tim itu, akan diuraikan seperti berikut ini.
a. Pengertian tim
Dilihat dari asal katanya tim (team) merupakan terjemahan dari kata Inggris, yaitu together,
everyone, dan achieves, yang artinya bekerjasama. Maksudnya jika sesuatu pekerjaan
dikerjakan dengan cara bekerjasama maka akan dapat mencapai hasil yang lebih baik.
Tim merupakan bentuk khusus dari kelompok kerja yang berbeda dengan bentuk-bentuk
kelompok kerja yang lainnya. Tim beranggotakan orang-orang profesional yang
dikoordinasikan untuk bekrjasama dalam menangani suatu tugas atau pekerjaan
tertentu.Dengan kata lain tim adalah sekelompok orang dengan berbagai latar belakang
keahlian yang menjalin kerjasama untuk mencapai tujuan bersama.
b. Ciri-ciri sebuah tim
Ciri-ciri sebuah tim adalah sebagai berikut.
 Setiap anggota tim mempunyai ciri dan identitas yang sama
 Setiap anggota tim mengetahui misi, tujuan dan sasaran yang ingin dicapainya
 Setiap anggota tim dibawah seorang pimpinan yang sama
 Setiap anggota tim merasakan dampak keberhasilan dan kegagalan
 Setiap anggoata tim saling bekerja sama dan berkolaborasi dalam melaksanakan tugas
 Tim terdiri dari berbagai macam orang dengan latar belakang keahlian berbeda-beda.
c. Faktor-faktor pembentukan tim
Faktor-faktor yang mendasari pembentukan tim adalah sebagai berikut
 Pemikiran dua orang atau lebih cenderung lebih baik dari pada hasil pemikiran satu orang
 Konsep sinergi (1+1 > 2), yaitu bahwa hasil keseluruhan (tim) jauh lebih baik dari pada
jumlah bagiannya
 Anggota timdapat saling mengenal dan saling percaya, sehingga mereka dapat saling
membantu dan bekerja sama.
  Kerja sama tim dapat menyebabkan komunikasi terbina dengan baik
Tim atau kelompok kerja umumnya bermuara untuk mensukseskan tujuan suatu organisasi.
Tim merupakan pengembanganm dari suatu manajemen strategi dalam suatu organisasi,
institusi, atau perusahaan. Kelompok kerja ini merupakan unit yang fundamental dari suatu
organisasi.
Orang pada umumnya setuju bahwa dalam lingkungan pekerjaan jarang terjadi bahwa suatu
keberhasilan merupakan hasil dari prestasi satu orang. Keberhasilan itu merupakan hasil
prestasi bersama seluruh anggota tim.
d. Karakteristik sebuah tim
Tidak semua kumpulan orang dapat dikatakan suatu tim. Untuk menjadi suatu tim, kumpulan
orang itu harus mempunyai karakteristik sebagai berikut.
 Ada kesepakatan terhadap misi tim
 Semua anggota mentaati peraturan yang berlaku
 Adanya pembagian tugas, tanggungjawab dan wewenang
 Dapat beradaptasi terhadap perubahan
Dengan demikian jelaslah bahw sekumpulan orang belum tentu merupakan suatu tim. Sebab
orang-orang yang berada dalam suatu kelompok atau perkumpulan belum tentu dapat bekerja
sama, mempunyai misi dan tujuan yang sama, serta dapat saling pengertian dan saling
membantu.
e. Prinsip-prinsip kerja sama tim
prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam membentuk suatu tim adalah sebagai berikut.
1) Identitas pribadi anggota tim
Sudah merupakan hal yang alami jika seseorang ingin tahu apakah mereka cocok berada di
dalam suatu tim atau tidak. Faktor saling percaya antar anggota tim merupakan hal yang
sangat penting. Oleh karena itu setiap anggota tim harus saling mengenal identitas dan
karakter pribadi maisng-masing. Suatu tim tidak akan dapat berjalan secara efektif jika para
anggotanya tidak merasa cocok satu sama lain.
2) Hubungan antar anggota tim
Agar setiap anggota tim dapat bekerja sama, mereka tentu saja harus saling mengenal, saling
berhubungan, dan saling berkomunikasi. Untuk itu dibutuhkan waktu bagi anggoata tim yang
berasal dari berbagai latar belakang pendidikan, politik, dan status sosial budaya yang
berbeda-beda untuk saling mengenal dan bekerja sama.
3) Manfaat Dan Tujuan Bekerja Dalam Tim
Bekerja dalam bentuk tim akan lebih efektif dari pada bekerja sendiri-sendiri. Untuk
memahami apa saja manfaat dan tujuan bekerja dalam tim dapat diikuti uraian berikut ini.
1) Fungsi dan manfaat bekerja dalam tim
Bekerja dalam tim memiliki banyak fungsi dan manfaat. Fungsi bekerja dalam tim antara lain
dapat mengubah sikap, perilaku, dan nilai-nilai pribadi, serta dapat turut serta dalam
mendisiplinkan anggota lainnya. Anggota tim yang menyimpang dapat ditekan dan
diluruskan dengan kewajiban untuk mematuhi dan melaksanakan aturan atau norma yang
berlaku dalam tim. Selain itu tim dapat digunakan untuk pengambilan keputusan,
merundingkan, dan bernegosiasi (bargaining). Anggota tim dengan latar belakang yang
berbeda-beda mungkin mungkin saja membawa perspektif atau pengaruh positif terhadap
proses pengambilan keputusan.
Tim tidak hanya penting dan bermanfaat pada organisasi saja, tetapi juga memberikan
manfaat bagi individu para anggotanya. Tim dapat menyediakan kepuasan sosial bagi para
anggotanya. Manfaat lain dari tim adalah meningkatkan komunikasi interpersonal diantara
para anggotanya.
Secara lebih rinci manfaat bekerja dalam tim adalah sebagai berikut.
Manfaat bagi organisasi.
 Meningkatkan produktivitas kerja
 Meningkatkan kualitas kerja
 Meningkatkan mentalitas kerja
 Meningkatkan kemajuan organisasi
Manfaat bagi anggota
 Stress atau beban akibat pekerjaan akan berkurang
 Tanggung jawab atas pekerjaan dipikul bersama
 Memperoleh balas jasa dan penghargaan
 Sebagai media aktualisasi diri
 Dapat menyalurkan bakat dan kemampuannya
2) Tujuan bekerja dalam tim
Pada dasarnya tujuan bekerja dalam tim didasarkan pada prinsip kesatuan tujuan, prinsip
efisiens, dan prinsip efektivitas. Untuk lebih jelasnya dapat diikuti uraian berikut ini.
Kesatuan tujuan
Setiap anggota tim tentu saja mempunyai kesaman tujuan. Prinsip kesatuan tujuan ini
mencakup kesamaan visi, misi dan sasaran program kerja tim. Apabila suatu program
garapan atau proyek harus diselesaikan selama suatu periode waktu tertentu maka pola
pelaksanaan kerja tim harus disesuaikan dengan prinsip kesatuan tujuan.
Efisensi
Suatu tim adalah efisien jika setiap anggota menyelesaikan tugas atau pekerjaan secara cepat,
efisien, dan efektif. Suatu tim yang efisien adalah tim yang bekerja tanpa pemborosan dan
kecerobohan, sehingga memberi kepuasan kerja.
Efektivitas
Tujuan bekerja dalam tim, antara lain untuk meningkatkan produktivitas dan efektivitas kerja.
Suatu tim disebut efektif jika telah memiliki cirri-ciri sebagai berikut.
 Tujuan yang jelas dan operasional
 Keterampilan yang memadai
 Komitmen
 Saling percaya
 Komunikasi yang baik
 Kemampuan negosiasi
 Kepemimpinan yang tepat
3. Menyadari Tujuan, Tugas Dan Tanggung Jawab Dalam Tim
Setiap anggota tim tentu saja harus menyadari tujua, tugas, dan tanggung jawabnya.
Bagaimana menyadari tujuan, tugas, dan tanggung jawab dalam tim dapat dijelaskan sebagai
berikut.