Centro de Asesoria CAD ACTU CORR

CENTRO DE ASEORIA CAD
Crear un centro de asesoría en gestión documental para el sector educativo preescolar y básico primario
en la ciudad de Barranquilla
Anny Hernández, Dayana Ramos, Maira González, Julieth Jiménez
Convenio Sena US
Gestión Documental Ficha 1317319
Barranquilla 2018
Contenido
CAPITULO I ....................................................................................................................................................... 2
Resumen………………………………………………………………………………………………….3
Misión…………………………………………………………………………………………………….4
Visión…………………………………………………………………………………………………….4
Planteamiento del problema……………………………………………………………………………...5
Objetivo General………………………………………………………………………………………….6
Objetivo Especifico ......................................................................................................................................... 6
JUSTIFICACIÓN............................................................................................................................................ 7
CAPITULO II ...................................................................................................................................................... 8
MARCO TEORICO ........................................................................................................................................ 8
MARCO LEGAL ............................................................................................................................................ 9
CAPITULO III .................................................................................................................................................. 10
MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................................................ 10
CAPITULO IV .................................................................................................................................................. 12
PLAN DE NEGOCIO ................................................................................................................................... 12
Razón Social .................................................................................................................................................. 12
Reseña Histórica ............................................................................................................................................ 13
Estructura Organizacional ............................................................................................................................ 14
Misión ............................................................................................................................................................ 14
Visión ............................................................................................................................................................. 14
Valores ........................................................................................................................................................... 15
Principios ....................................................................................................................................................... 15
Análisis DOFA .................................................................................................................................................. 15
Análisis del sector ..................................................................................................................................... 16
Análisis de competencia ........................................................................................................................... 19
Estrategia de mercado ................................................................................................................................... 19
Portafolio de servicios............................................................................................................................... 20
Estrategia de precio ................................................................................................................................... 21
Estrategia de promoción ........................................................................................................................... 23
Estrategia de comunicación ...................................................................................................................... 24
Estrategia de servicio ................................................................................................................................ 24
CRONOGRAMA .............................................................................................................................................. 25
RECUSOS BIBLIGRAFICO ........................................................................................................................... 26
pág. 1
CAPITULO I
RESUMEN
El presente trabajo propone la elaboración de un centro de asesorías en gestión documental
enfocado al sector educativo - preescolar y básica primaria - con el propósito de lograr una
organización adecuada de todos la gestión documental y facilitar los procesos de documentación
a toda la comunidad educativa.

ABSTRAC
The present work proposes the elaboration of a center of advising in documentary management
focused to the educative sector preschool and basic primary mainly for this way to obtain an
adequate organization of all the archives and to facilitate the documentation to its users in this
case the parents Commented [S1]: Volver a traducir

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En el mundo laboral desde el siglo XXI, la tecnología ha logrado su mayor avance en cuanto
a la Gestión Documental; es necesario aplicar en las empresas el buen funcionamiento de la
Gestión de Documentos, de no ejecutarse correctamente puede suceder un caos en el lugar en
donde se almacenan los documentos, por el contrario el buen manejo de los procesos facilita el
proceso de encontrar documentos importante para la organización.
Según Mastropierro (2006), “para la organización de un archivo es previamente ideal
realizar la identificación necesaria para determinar la estructura del fondo, series o subseries
documentales” pag 117.
La identificación como fase del tratamiento archivístico consiste en la investigación y
sistematización de las categorías administrativas en que se sustenta la estructura de un fondo.
Así mismo, la ley 594, del 2000, Art. 3 define la Gestión Documental como el conjunto de
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producidas y recibidas por una entidad desde su origen hasta su destino final, con
el objetivo de facilitar su utilización y conservación. Como se ha dicho la gestión documental son
las actividades que realizan las organizaciones y se evidencia desde la producción del
documento, recepción, trámite, distribución, organización, consulta, conservación y su destino
final. Otra función archivística es la eliminación del documento en el archivo, que al cumplir un
periodo de tiempo en la compañía, este debe ser digitalizado y el documento físico se depura.
Con el respeto a las “fami-empresas” y “micro-empresas” son aquellas unidades con hasta diez
trabajadores y con activos totales inferiores a 501 salarios mínimos mensuales legales vigentes,
Podemos inferir que por ser unidades pequeñas que tienen pocos empleados no cuenta con una
organización en el área de gestión documental ya sea por falta de personal o por no tener una
persona altamente capacitada, ya que casi siempre las personas no tienen un cargo específico y
por cumplir su trabajo manejan este tema con criterios empíricos o subjetivos.
Teniendo en cuenta lo dicho anteriormente, los hallazgos que pudimos evidenciar en
algunas instituciones educativas preescolar y primaria de la ciudad de Barranquilla, que los
archivos de las instituciones no cuentan con políticas, normas, técnicas y procedimientos, acorde
a la exigencias pues a través de ellos se debe garantizar el libre acceso a la información.
Por dichas razón son innumerables los problemas archivísticos que tienen estas instituciones
como son: los documentos no responden a directrices para su producción, los trámites para
solicitud de certificados de estudios, actas o diplomas tardan en ser entregados, personal no
capacitado y no cuentan con una zona de archivo.
Por tal razón cabe formular ¿cuáles son las características de un centro de asesoría en gestión
documental para el sector educativo preescolar y básica primaria en la ciudad de barranquilla?

Objetivo General
Crear un centro de asesoría de gestión documental para el sector educativo prescolar y básica
primaria en la ciudad de barranquilla
Objetivo Especifico
Construir un centro de información disponible en todo momento que asegure una perfecta
conservación de los documentos con las máximas medidas de seguridad para evitar su deterioro
por la acción de humedad, fuego y evitar su perdida.
Mantener en reserva, bajo seguridad especiales los documentos muy importantes para que estos
no sean adulterados.
Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo
General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.

JUSTIFICACIÓN
Después de hacer un estudio de los problemas y puntos críticos que están restando eficacia a
la organización de la documentación en las entidades educativas de preescolar y básica primaria
de la ciudad de Barranquilla, se evidencia que no cuentan con un sistema de gestión documental,
por lo anterior, es necesario investigar esta problemática para hallar estrategias en busca de mejoras.
Así mismo, la creación de un centro de asesoría sería una estrategia pertinente para la
gestión de la documentación y el rendimiento de los procesos de las entidades educativas, esto
mediante el conocimiento y técnicas de la archivística que son “ los procesos y procedimientos
necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la
correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias que comprende desde la
elaboración del documento hasta su disposición final”. Commented [S2]: citar
Analizando de forma general a estas entidades educativas y observando las necesidades
de estas nuestro centro de asesorías esta en busca de brindar sus servicios para lograr reducir y
evitando el mal manejo de la gestión documental.
La necesidad de contar con la implementación de un sistema de gestión documental
eficiente en las instituciones prescolares de la ciudad de barranquilla la cual permita organizar y
recuperar documentos a través de consultas personalizadas y ofrecer de manera eficiente de acceder a
todos los documentos de las instituciones con facilidad. De igual forma dar capacitaciones a las
personas encargadas con alta calidad.
Por tal razón queremos llegar a brindar la implementación por medio de unas plataformas
donde puedan acceder a cualquier información deseada ya sea diplomas, actas e incluso
certificados ya que los archivos escolares se tiene el acceso a todos los documentos que dan
testimonio de su pasado y permite reconstruir su historia. La trayectoria de todos los alumnos,
profesores e integrantes de su comunidad.
Para todos los usuarios seria satisfactorio que le brindemos pronta solución a estos procesos
de la recepción de los documentos su durabilidad para la ser entregados para que las instituciones
que implementen dicho sistema este a la vanguardia de los cambios tecnológicos y altos
estándares de calidad.
PRESTA, María Inés (2003) archivo de la escuela superior de comercio Manuel Begrano
universidad nacional de córdoba.

CAPITULO II
MARCO TEÓRICO
En el presente marco teórico desarrollaremos las teorías concernientes a las microempresas, la
gestión documental y los cambios acelerados del siglo XXI en las instituciones educativas la
cual están entrando en una sociedad cambiante y competitiva y se necesita de nuevas
tecnologías para lograr el éxito.
Las organizaciones están compuestas por un conjunto de partes interdependientes,

tienen necesidades de supervivencia y, como sistemas, adoptan una conducta y realizan
acciones. El proceso por medio del cual las partes se relacionan debe ser la principal
área de estudio. Las organizaciones se rigen por una serie de necesidades que deben
satisfacer para sobrevivir. Alcanzar los objetivos es sólo una de estas necesidades.
Considerar una organización simplemente en función del logro de los objetivos es
confundir objetos que no se encuentran en el mismo nivel de análisis. Una organización
es un sistema social, un estado real. El logro de metas es también una de las muchas
necesidades. (Lugo, 2004, p. ) “Alfredo Lugo González 2004”
Las organizaciones son un grupo de dependencias el cual se complementa la parte técnicas y

administrativas para lograr los objetivos propuestos y para satisfacer las necesidades de los
clientes y socios. Para mantener el éxito deben estar siempre actualizados en temas tecnológicos
para así estar a la vanguardia de las exigencias del hoy y sobrevivir con la competencia.
La mayor parte de los logros que se alcanzan en una organización se dan porque ahí grupos de
personas implicados en unos esfuerzos conjuntos para lograr las metas y objetivos con mayor
eficacia. Según Edgar Schein “Las organizaciones deben concebirse como un sistema abierto que
tienen múltiples relaciones con el ambiente y tener propósitos necesarios para coordinar e
integrar. ( Edgar Schein)
En una organización es muy importante contar con personas altamente capacitadas para
manejar la entidad y recibir servicios de Asesoría en cual consiste en brindar información a una
persona real o jurídica, mediante la misma se busca dar respaldo en un tema que se conoce con
gran detalle, respaldo que tiene una contra partida en el hecho de garantizar un manejo eficiente
de una situación determinada
El Consejo Internacional de Archivos (1988) define a la archivística como la "Disciplina que

trata los aspectos teóricos y prácticos de las funciones de los archivos." 1Por su parte,
el Diccionario de terminología archivística del Ministerio de Cultura de España (1993) establece
que es la "Disciplina que estudia los aspectos teóricos y prácticos de los archivos; así como el
tratamiento archivístico de sus fondos."2
Para Schellenberg, un teórico clásico de la Archivística, esta ciencia trata sobre los archivos,
su conservación, administración, clasificación, ordenamiento, interpretación, etc.; así como sobre
las colecciones de documentos que en los archivos se conservan como fuente para su
conocimiento ulterior y servicio público." (Schellenberg, archivos modernos. Principios y
técnicas. la habana. Instituto panamericano de geografía e historia 1958)
Una síntesis de las ideas esenciales del llamado período clásico de desarrollo de la Archivística,
puede comprender los siguientes aspectos: 11, 12, 20, 21
La creación de los grandes archivos históricos con el propósito de conservar, manejar y
proporcionar el acceso a la documentación, esencialmente de carácter patrimonial, para su uso
como fuentes historiográficas. El archivo por excelencia es el histórico
Se consideran documentos archivísticos sólo aquellos producidos y recibidos por las oficinas y
dependencias de las entidades del estado
La Archivística se centró esencialmente en la solución de problemas relacionados con la
clasificación y la descripción de los documentos.
Los cambios paradigmáticos ocurridos desde los años 1980 son el resultado de fuertes debates
teórico-prácticos en el seno de la Archivística, que partieron de la reformulación de sus
principales fundamentos teóricos. Uno de los factores principales que originó estos debates fue la
aparición y aceptación de las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TIC) y la
influencia de las ideas postmodernas en el desarrollo de las ciencias.
1
Dictionary or Archival Terminology = Dictionnaire de Terminologie Archivistique. Munich: K. G. Saur; 1988.
2
Diccionario de terminología archivística. Normas técnicas de la Dirección de Archivos Estatales. Madrid:
Ministerio de Cultura de España; 1993.
La evolución de la archivística ha ido evolucionando a través de la historia junto con el
desarrollo de la tecnología, sin dejar de lado el documento y espacio físico.
La preservación no se enfoca en reparar, conservar y salvaguardar el medio físico del
documento, sino que se concentra en migrar continuamente o emular los conceptos e
interrelaciones que ahora se definen como documentos y los fondos virtuales sobre los nuevos
programas del software. Se consideran que los documentos son de vital importancia para el
desarrollo de la entidad y proporcionan la información adecuada para apoyar la eficiencia de la
administración en la toma de decisiones, rendición de cuentas etc. Los documentos pueden ser
usados como testimonios confiables y precisos de las decisiones y las acciones que se han
documentado, además son consideradas como los principios de control de las necesidades
fundamentales de un sistema de gestión de calidad.

MARCO LEGAL
En cuanto a la base legal constituye el conjunto de leyes, reglamentos, normas, decretos, entre
otros, y la fundamentación legal que servirá de base para este proyecto de investigación, está
determinada principalmente por las bases jurídicas y legales que se mencionan a continuación:
Ley 80 de 1989 por la cual se crea el Archivo General De La Nación en la que decreta algunas
funciones de como deberá manejarse el Archivo en todas las instituciones y sus colecciones
documentales públicas y privadas del ordena nacional, departamental, municipal y distrital. Así
mismo, establecer las funciones de organizar y dirigir el sistema nacional de archivo; con el fin
de planear y coordinar las funciones archivísticas, fijar políticas y expedir los reglamentos
necesario para garantizar la conservación y el uso adecuado de patrimonio Documental.
QUEDAMOS AQUI
En segundo lugar la Ley 87 de 1993, MECI (Modelo Estándar de Control Interno) es una
herramienta gerencial que tiene como fin servir de control de controles para que las entidades del
Estado logren cumplir con sus objetivos institucionales (la misión, la visión, la política de
calidad, los objetivos de calidad, los valores, los principios) y con el marco legal aplicable a
ellas. El modelo MECI nos garantiza como organización la coordinación de nuestras acciones, la
fluidez de la información que producimos y la comunicación, así mismo anticipar y corregir de
manera oportuna las debilidades que se presentan en el quehacer cotidiano en nuestra entidad.
Podemos comprender que el MECI se configura en una herramienta de gestión de apoyo que
fortalece el sistema de gestión de calidad de control interno en este sentido el MECI se articula a
la organización.
Con relación de lo anterior es fundamental implementar un sistema de gestión de calidad en
este sentido. Se comprende la NTC 1000 del 2009 con el ánimo de satisfacer a sus usuarios, los
sistemas integrados de gestión son establecidos por normas que buscan el aseguramiento de la
calidad, a lo largo de la historia se han ido desarrollando y se conoce como la herramienta la cual
permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, el Departamento administrativo de la
función pública (DAFP) Define el sistema integrado de gestión en dos partes. Primero en que es
sistema, por lo cual afirma que es una interrelación de elementos que persiguen un objetivo a
través de la gestión de acciones para lograr los fines de la organización, segundo que es gestión,
es aquel conjunto de acciones que permiten dirigir organizaciones, por lo tanto al unir estos dos
conceptos un sistema de gestión es una interrelación de elementos y acciones con el fin de
cumplir los objetivos y lograr los fines propuestos de una entidad pública. (Departamento
Administrativo de la Función Pública, 2007)
Por otra parte la Ley 594 de 2000, LEY GENERAL DE ARCHIVOS establece las reglas y
principios que regulan la función archivística del estado. En el cual se definen conceptos técnicos
que tienen que ver con el vocabulario archivístico, con el propósito de que las empresas se
familiaricen con los términos y se manejen sin ningún inconveniente. La ley incluye los
principios generales que rigen la función archivística, con estos principios se pretende lograr que
las empresas tomen conciencia de la importancia de organizar los archivos sus ventajas y
desventajas los fines archivísticos es el de disponer de la documentación organizada, fomentar
esta cultura garantiza la recuperación de la información y se facilita la posibilidad de la consulta
para el usuario.
Posteriormente se mencionaran las normas o marcos constitucionales vigentes que tienen
correlación con los archivos:
 Ley 527 de 1999
Artículo 7 reglamentado por el decreto nacional 2364 del 2012 (sobre mensajes de datos y firmas
digitales)
 Código penal
Artículo 218 al 228 (sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de documentos
públicos)
Artículo 231 reconocimiento y copia de objetos y documentos
 Código de procedimiento penal
Artículo 261 (el valor probatorio del documento público)
Artículo 262 al 263 (valor probatorio de documento privado)
 Acuerdo AGN 060 del 2001
Artículos 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 11, 12 y 14 (pautas para la administración de comunicaciones
oficiales en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas)
 Recepción documental
Constitución política
Artículo 15. Párrafo 3 (la correspondencia y demás forma de comunicación privada son
inviolables solo pueden ser interceptadas o registrados mediante orden judicial, en los casos y
con las formalidades que establezca la ley “reforma acto legislativo 02 del 2003”
 Decreto 2150 del 1995
Artículo 1, 11 y 32 (supresión de autenticación de documentales originales y uso de sellos)
 Ventanilla única
Distribución y trámite de documentos
Ley 58 de 1982 (reglamentación tramites y peticiones)
 Decreto 01 de 1984 código contencioso administrativo. Derecho de petición
 Decreto 2150 de 1995 artículo 6, 16,17,22 y 25
 Decreto 1222 de 1999
Artículo 33 derechos de turno.
Ley 1437 código contencioso y administrativo ley anti tramite
 Organización de documentos
Ley 4 de 1913 (régimen político y municipal)
Artículo 289 y 337
Ley 80 de 1993
 Artículo 55
Decreto 1382 de 1995 (obligatoriedad de la presentación de las T.R.D
 Artículo 254 del 2000 (por el cual se expide el régimen para la liquidación de las entidades
públicas de orden nacional. Artículo 36)
Decreto 2578 del 2012 (se reglamenta el sistema nacional de archivo, se establece la red nacional
de archivo, se deroga el decreto 4124 del 2004 y se dictan otras disposiciones relativas a la
administración de los archivos del estado)
 Acuerdo AGN 0007 de 1994
Artículo 18 (reglamento general de archivo, crea el comité evaluador de documentos en los
departamentos. Determina su integración y le fija funciones.
Acuerdo AGN 041 del 2002 (reglamenta la entrega de archivos de las entidades que se liquiden,
fusionen, supriman o privaticen.

 Acuerdo AGN 042 del 2002 por el cual se establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas se
regula el inventario único documental y se desarrolla los artículos 21, 22, 23 y 26 de la LEY
GENERAL DE ARCHIVO
 Acuerdo AGN 015 del 2003. Adiciona parágrafos al acuerdo AGN 041 del 2002 en relación con
la integración del comité de archivo de las entidades públicas en proceso de liquidación.
 Acuerdo AGN 02 del 2004 establece los lineamientos para la organización del fondo acumulados
 Circular AGN del 2002 organización y conservación de los documentos de archivos de las
entidades de las ramas ejecutiva del orden nacional
 Circular AGN 01 del 2003 organización y conservación de los documentos y archivos
 Circular AGN-DAFP 004 del 2003 organización de historias laborales
 Circular AGN 012 AGN-DAFP del 2004 organización de historia laborales
 Circular AGN 01 del 2004 inventario de documentos a eliminar
 Resolución AGN 147 de 1997 por la cual se crea el comité de trasferencia de la documentación
histórica al ARCIVO GENERAL DE LA NACION
 Consulta de documento
Constitución política
Artículo 20, 27, 74, 112
 Ley 4 de 1913 sobre el régimen político y municipal
Artículo 315, 316, 320
 Ley 57 de 1985
Artículo 1, y 12 al 27 sobre publicidad y acceso a documento público
Decreto 01 de 1984 código contencioso administrativo, sobre el derecho a la petición de la

información
 Decreto 2126 de 1992
Artículo 51 reserva archivo ministerio de relaciones interiores
 Acuerdo AGN 47 del 2000 acceso a documentos
 Acuerdo AGN 56 del 2000
Requisitos de consulta. Conservación de documentos
 Constitución política
Artículo 8, 95
Ley 80 de 1993
 Artículo 39 segundo párrafo las entidades estatales establecerán medidas para preservar
contratos.
 Ley 397 de 1997. Ley general de cultura
Artículo 4 definición de patrimonio cultural de la nación
Artículo 12 de patrimonio bibliográfico, hemerografico documental y de imágenes en
movimientos
 Decreto 2620 de 1993 autoriza el uso del disco óptico a los comerciantes en sus archivos
 Acuerdo AGN 007 de 1994 “reglamento general de archivo”.
 Artículo 23 “valoración documental” que ordena a las entidades oficiales elaborar la tabla de
retención documental a partir de su valoración
 Artículo 60 “ conservación integral de la documentación de archivos”
 Acuerdo AGN 11 de 1996 criterio de conservación y organización de documentos
 Acuerdo AGN 047 de 2000 acceso de documento de archivo restricciones por razones de
conservación
 Acuerdo AGN n048 del 2000. Conservación preventiva, conservación y restauración documental
 Acuerdo AGN 050 del 2000 requisito para la consulta y acceso a los documentos de archivos
Disposición final de los documentos
 Ley 39 de 1981
Artículos 1, 2, 3 y 4 sobre la microfilmación y certificación de archivos, las entidades bajo cuya
custodia reposen archivos de los cuales deban dar fe, están obligadas a conservar por su cuenta
copia de ello mediante el empleo de procedimiento de microfilmación o de cualquier otro
técnicamente adecuado y aceptado por el gobierno nacional.
 Ley 80 de 1993
Artículo 39 segundo párrafo las entidades estatales establecerán las medidas que demande la
preservación, y mutabilidad y seguridad de los originales de los contratos estatales
 Decreto 2127 de 1950 por el cual se autoriza el procedimiento de microfilmen los archivos y se
concede valor probatorio a las copias fotostáticas de los documentos microfilmados.
 Decreto 3354 de 1954 podrán microfilmarse los documentos y expedientes que han sido
sometido al trámite normal y los que encontrándose en trámite por su importancia merezcan un
especial cuidado en la conservación y autenticidad; pero no podran ser destruido sus originales
hasta cuando hayan transcurrido el tiempo que la prudencia y la costumbre aconseje en cada
acaso, de acuerdo con su naturaleza a someter a la microfilmación cualquier documento, debe
tener el cuidado de que quede copiado en cinta íntegramente y absoluta fidelidad, de tal modo
que queda prohibido hacerle recorte, dobleces, enmendadura o cualquier adulteración, con pena
de perder su valor probatorio.
 Decreto 264 de 1963. Defensa y conservación patrimonio
 Decreto 960 de 1970. Estatuto notarial

 Decreto 2620 de 1993 uso de medio tecnológico para la conservación de archivo
 Artículo 134 conservación y destrucción de libro
Decreto 1515 de 2013
 Acuerdo AGN 007 de 1994 “reglamento general de archivo”
 Artículo 18 crea el comité evaluador de documentos, determina su integración y le fija la función
principal de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.
 Artículo 23 “valoración documental” ordena las entidades oficiales elaborar la tabla de retención
documental a partir de su valoración.
 Artículo 25 “eliminación de documento” se entiende como la destrucción de los documentos que
hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tenga valor histórico.
 Acuerdo AGN 08 de 1995. Trasferencias documentales secundarias
 Circular AGN 03 del 2001. Trasferencias documentales secundarias
 Circular AGN 01 del 2004 inventario de documento a eliminar
 NTC 3723. Micrografía. Microfilmación de documento de tipo gelatina y sales de plata de 16mm
y 35mm. Técnica de operación
 NTC 4080. Micrografía símbolo grafico para su uso en microfilme con su significado, aplicación
y localización.
 NTC 5174 norma sobre procesado y almacenamiento de microfilme tipo gelatina y plata.
 NTC 5238 micrografía. Microfilmación de series: procedimiento de operación
CAPITULO III
MARCO CONCEPTUAL
ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su
valor sustantivo, histórico o cultural.
ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: Es el conjunto de tareas, operaciones, acciones y
tramites, regladas por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una
unidad administrativa (oficina) que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar
las funciones asignadas.
AGN: Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos
oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la Política
Archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional
de Archivos.
AGRUPACIONES DOCUMENTALES: Son el conjunto de documentos generados por una
unidad administrativa en ejercicio de sus funciones.
ARCHIVALIA: Término adoptado de las escuelas europeas, como conjuntos de materiales de
consulta de un archivo. Si bien es cierto que algunos identifican como equivalentes los conceptos
de archivo y archivalía, hoy se advierte una señalada tendencia a separarlos como distintos.
ARCHIVÍSTICA: Elaboración de una representación exacta de la unidad de descripción y, en
su caso, de las partes que la componen mediante la recopilación, análisis, organización y registro
de la información que sirve para identificar, gestionar, localizar y explicar los documentos, así
como su contexto y el sistema que los ha producido.
ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o

trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su
trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares
en general.
ARCHIVO DE GESTION: Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de
solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las
mismas oficinas u otras que las soliciten.
ARCHIVO HISTÓRICO: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la
cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por
donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación.
ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en
su ciclo vital.
ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso
de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a
la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión administrativa,
la información, la investigación y la cultura.
BIBLIOTECA: Su acervo bibliográfico y documental está abierto a investigadores,
estudiantes y público en general. Contiene obras especializadas en historia, archivología,
administración pública y bibliografías. Además, ofrece el servicio de fotocopiado. El fondo está

formado por más de 36,000 fuentes de consulta, entre libros, documentos, folletos, publicaciones
periódicas y enciclopedias. Pueden consultarse mediante el sistema AGN-BIBLOS, que permite
buscar las referencias de las obras del acervo bibliográfico por autor, título o materia.
BULA: Es un documento sellado con plomo sobre asuntos políticos o religiosos en cuyo caso,
si está autentificada con el sello papal, recibe el nombre de bula papal o bula pontificia.
CATÁLOGO: Instrumento de consulta que describe unidades documentales. (AGN).
CENTRO DE DOCUMENTACION: Es unidad de información especializada adscrita a
un organismo (propietario de este centro), donde se encuentran conservados y almacenados los
documentos necesarios para el funcionamiento de un servicio o una actividad de la propia
institución o empresa, y cuya finalidad es servir de referencia y ayuda a los profesionales o
investigadores.
CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos
desde su Producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración a un Archivo permanente.
CLASIFICACION DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y
establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección),
de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.
CONSERVACION DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas tomadas para garantizar el
buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos
utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos
incluyendo los atmosféricos.
CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con

el fin de conocer la información que contienen.
CONSULTA DE DOCUMENTOS: Derechos de los usuarios de la entidad productora de
documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los
documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.
CUSTODIAR: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona,
que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos,
cualquiera que sea su titularidad.
DATO: Un dato es una descripción elemental o una información, generalmente conservada
bajo forma digital, recaudad por el método de la observación.
DECRETO 4124 de 2004: Por el cual se Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se
dictan otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental que consiste
en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los
instrumentos de descripción y de consulta.
DIGITALIZACIÓN: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra
guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casetes, cinta, película, microfilm y otros)
en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.
DIPLOMATICA: Reglas para conocer y distinguir documentos solemnes y auténticos.
DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquiera de
sus tres edades, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación.
DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.

DOCUMENTO ACTIVO: Aquel con valores primarios cuyo uso es frecuente. Es la necesaria
para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se
conserva en el archivo de trámite.
DOCUMENTO ACTIVO: Es aquel utilizado habitualmente con fines administrativos.
DOCUMENTO BORRADOR: Es un documento provisional, previo preparatorio al original.
DOCUMENTO COPIA: Es el ejemplar de un documento que contiene el texto del original,
pero no ha sido producido para cumplir el objetivo del original o lleva la palabra copia.
DOCUMENTO DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas
o instituciones, que no hace parte de sus series documentales pero es de utilidad para el
cumplimiento de sus funciones.
DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por una
entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
DOCUMENTO DISPOSITIVO: Son aquellos que en la autoridad asienta su voluntad con la
intención de ser obedecido.
DOCUMENTO FACILITATIVO: Documento producido en cumplimiento de funciones
idénticas o comunes en todas las entidades.
DOCUMENTO INACTIVO: Aquel que ha dejado de emplearse con fines administrativos y
legales.
DOCUMENTO MINUTA: Es el boceto, esquema o numeración de asuntos que se volcaron al
original.
DOCUMENTO MISIONAL: Documento producido o recibido por una institución en razón

de su objeto social.
DOCUMENTO OFICIAL: El que produce, posee o maneja una entidad estatal.
DOCUMENTO ORIGINAL: Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
DOCUMENTO ORIGINAL: Fuente primaria de información con todos los rasgos y
características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
DOCUMENTO SEMIACTIVO: Documento de uso ocasional con valores primarios.
DOCUMENTO SUSTANTIVO: Son los que sirven a las funciones para las cuales existe la
entidad o el cargo.
DOCUMENTO: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado, se debe
conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de
concentración.
EMPASTE: Técnica mediante la cual se agrupa folios sueltos para darles forma de libro. La
unidad producto del empaste se llama “legajo”.
ENCUADERNACIÓN: Técnica mediante la cual se cose uno o varios cuadernillos de formato
uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La unidad producto de la
encuadernación se llama “libro”.
ESTANTERÍA: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas
unidades de conservación.
EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos
generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo
asunto.
FACSÍMIL: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico,
fotográfico o electrónico, entre otros.
FOLIACION: La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de
organización archivística. Tiene dos finalidades principales: controlar la cantidad de folios de
una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y controlar la calidad, entendida esta
última como respeto al principio de orden original y la conservación de la integridad de la unidad
documental o unidad archivística.
FOLIO RECTO: Primera cara de un folio, la que se numera.
FOLIO TESIGO: es una hoja que aporta o suspende el ciclo del folio donde debe registrar el
motivo de la suspensión del folio si se sustrajo parte del archivo.
FOLIO VUELTO: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.
FOLIO: Hoja de libro, de cuaderno o de expediente, al que corresponden dos páginas.
FONDO ABIERTO: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas
administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.
FONDO ACUMULADO: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de
organización archivística.
FONDO ACUMULADO: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de
organización archivística.
FONDO CERRADO: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado de
producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las personas naturales o
jurídicas que los generaban.
FONDO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos producidos por una persona natural o

jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. (AGN).
GESTIÓN DOCUMENTAL: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a
la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y
conservación.
GUIA: Instrumento que describe genéricamente fondos documentales de uno o varios
archivos, indicando las características fundamentales de los mismos. Organismos que los
originan, secciones y series que los forman, fechas extremas y volumen de la documentación.
INDICES: Lista alfabética o numérica de términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y
temáticos, contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de descripción.
INFORMACION: Es un conjunto organizado de datos procesados, que constituyen
un mensaje que cambia el estado de conocimiento del sujeto o sistema que recibe dicho mensaje.
Desde el punto de vista de la teoría general de sistemas cualquier señal o input capaz de cambiar
el estado de un sistema constituye un pedazo de información.
INVENTARIO DOCUMENTAL: Instrumento de recuperación de información que describe
de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
ISAAF: Norma Internacional sobre Actividades/Funciones de entidades colectivas. Después
de la ISAD(G) y la ISAAR(CPF) el Consejo Internacional de Archivos ha desarrollado una
nueva norma internacional para orientar en la descripción de funciones y actividades de
entidades colectivas asociadas con la producción y gestión de documentos: ISAF
ISAAR (CPF): Guía para elaboración de registros de autoridad de archivos que proporcionan
descriptores de entidades asociadas a la producción y a la gestión de archivos, determinando el

tipo de información que puede incluirse en un registro de autoridad de archivos sirviendo de
orientación sobre la forma de integrar estos registros en un sistema descriptivo controlado.
ISAAR (CPF): Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a
Instituciones, Personas y Familias.
ISAD: La norma ISAD hace referencia a los documentos, agrupados hasta el nivel de fondo,
y a la institución que los ha producido. Prescinde, por tanto, de los datos referentes al Archivo-
institución que los custodia, salvo para su localización. Y no toma en consideración las
informaciones referidas a locales, instalaciones y servicios, salvo para historiar la custodia de los
documentos, enumerar las facilidades instrumentales que se ofrezcan, además de las restricciones
que afecten a la reproducción de la unidad de descripción (3.4.2. Condiciones de reproducción),
y el equipamiento que permita salvar las características materiales o los requisitos técnicos de
importancia que afecten al uso de la unidad de descripción.
LEGAJO: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su manipulación
LEGAJO: En los archivos históricos es el conjunto de documentos que forman una unidad
documental.
LEGISLACION ARCHIVISTICA: Es el conjunto de normas que oficializan la conservación,
el acceso, la protección y la organización de los archivos en un país.
LEY GENERAL DE ARCHIVO: La Ley General de Archivos 594 de 2000 - señala, entre
otros aspectos, que los documentos institucionalizan, las decisiones administrativas y los
archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica,
política y cultural del Estado y la administración de justicia.
MARBETE: Etiqueta descriptiva que se adhiere a un objeto con un rótulo que indica su
naturaleza o propiedades
MICROFILMACIÓN: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos como
pequeñas imágenes en película de alta resolución.
NTC 4095. Norma general para la descripción archivística. Contiene reglas generales para la
descripción archivística que pueden aplicarse con independencia del tipo documental. Las reglas
de la ISAD (G) se estructuran en siete áreas de información y establece veintiséis elementos que
pueden ser combinados para constituir la descripción de cualquier unidad.
ORDENACION DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las
respectivas series en el orden previamente acordado.
ORGANIGRAM:. Representación gráfica de la estructura orgánica de algún tipo de
organización o entidad, que indica las distintas oficinas o unidades administrativas que
conforman una entidad u organismo.
ORGANIZACION DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones técnicas y administrativa cuya
finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o
funcionales para revelar su contenido.
ORGANIZACION DE DOCUMENTOS: Proceso archivístico que consiste en el desarrollo
de un conjunto de acciones orientadas a clasificar, ordenar y signar los documentos de una
entidad.
PAGINACION: Es la numeración del lado que tiene información.
PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su valor
histórico o cultural.
PIEZA DOCUMENTAL: Es la unidad mínima que reúne todas las características necesarias
para ser considerada documento. Acta, oficio, informe.

PLAZO PRECAUCIONAL: El tiempo que se conserva el documento una vez terminada su
vigencia sigue existiendo la necesidad de conservar la documentación para prevenir posibles
reclamaciones o para sirvan como antecedente.
PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la
secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y
unidades documentales.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Se trata de un principio fundamental de la teoría
archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus
dependencias no deben mezclarse con los de otras.
PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos hecha por las instituciones en
cumplimiento de sus funciones.
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y control que
una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una
persona natural o jurídica.
REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES: Procedimiento por medio del cual las
entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las
comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos como: nombre de la persona y/o
entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de
radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita),
entre otros.
REGISTRO DE INGRESO DE DOCUMENTOS: Instrumento que controla el ingreso a un
archivo, siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de

dependencias, instituciones o personas naturales.
REGISTRO: Sistema de registros de entradas y salidas de documentos mediante archivo
cronológico.
REGLAMENTO DE ARCHIVO: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y
técnicos que regulan la función archivística en una entidad
REPROGRAFÍA: Conjunto de técnicas, como la fotografía, el fotocopiado, la microfilmación
y la digitalización, que permiten copiar o duplicar documentos originalmente consignados en
papel.
RESTAURACIÓN DOCUMENTAL: Su misión es recuperar la integridad física y funcional
de los documentos, corrigiendo daños y alteraciones que se produjeron en él. Métodos
restauradores son de aplicación directa porque tratan de enmendar los daños producidos, lo que
implica responsabilidad tanto hacia la obra en sí como hacia su historia.
RETENCIÓN DOCUMENTAL: Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo
de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.
SECCIÓN ADMINISTRATIVA: Estructura organicofuncional, nos describe la idea principal en
el organigrama.
SECCIÓN: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.
SELECCIÓN DOCUMENTAL: Disposición final señalada en las tablas de retención o de
valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de
documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsense también
“depuración” y “expurgo”.
SERIE DOCUMENTAL: Es como un “Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia
del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e
informes, entre otros.”
SISTEMA INTEGRADO DE CONSERVACIÓN: Conjunto de estrategias y procesos de
conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos, garantizando su
integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS: Conjunto de instituciones archivísticas articuladas
entre sí que posibilitan la homogenización y la normalización de los procesos archivísticos.
SOPORTE DOCUMENTAL: Medios en los cuales se contiene la información, según los
materiales empleados. Además de los archivos en papel existen los archivos audiovisuales,
fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
SUBSERIE DOCUMENTAL: Es el “Conjunto de unidades documentales que forman parte
de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características
específicas.”
SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas
de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
TESTIGO: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar,
en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede
contener notas de referencias cruzadas.
THESAURUS: Derivado del neolatín que significa tesoro, se refiere al listado de palabras o
términos empleados para representar conceptos. El término proviene del latín thesaurus, el cual
tiene su origen del griego clásico θησαυρός (thesauros), almacén, tesorería.

TIEMPO DE VIGENCIA: El tiempo de vigencia es aquel durante el cual el documento de
archivo obliga, testimonia o informa lo que explícitamente dice su texto o va implícito en su tipo
documental. Es el que comporta el valor máximo porque todos los documentos son creados para
estar vigentes, no para ser estudiados por los historiadores. El valor de los documentos de
archivo, como patrimonio documental, reside precisamente en que nacen sin intencionalidad
narrativa. Nada puede eliminarse ni destruirse mientras está vigente.
TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos
para clasificarla, describirla y asignarle categoría diplomática.
TOMO: Unidad encuadernada o empastada, con foliación propia, en que suelen dividirse los
documentos de cierta extensión.
TRÁMITE DE DOCUMENTOS: Recorrido del documento desde su producción o recepción,
hasta el cumplimiento de su función administrativa.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de gestión al
central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración
documental vigentes.
TRD (Tabla De Retención Documental): Listado de series con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.
TVD (La Tabla De Valoración Documental): Es el listado de las series documentales que
corresponde a fondos acumulados, concerniente a documentación existente de épocas anteriores
a la estructura funcional vigente. En el caso de la PGN, aplica para las estructuras funcionales
anteriores al año 2000.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal
forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre
otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal
forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre
otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y
caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo
documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. (AGN).
VALOR ADMINISTRATIVO: Cualidad que para la administración posee un documento
como testimonio de sus procedimientos y actividades.
VALOR CIENTÍFICO: Cualidad de los documentos que registran información relacionada
con la creación de conocimiento en cualquier área del saber.
VALOR CONTABLE: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de
cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de una entidad
pública o privada.
VALOR FISCAL: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda
Pública.
VALOR JURÍDICO: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales, regulados por
el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley.
VALOR LEGAL: Aquel que tienen los documentos que sirven de testimonio ante la ley.
VALOR PRIMARIO: Desde el punto de vista del ciclo vital de los documentos es el que
tienen los documentos a lo largo de la primera y segunda fase del ciclo vital, es decir, durante la
tramitación, la vigencia y el plazo precaucional.
VALOR PRIMARIO: Es el que tienen los documentos mientras sirven a la institución
productora y al iniciador, destinatario o beneficiario del documento, es decir, a los involucrados
en el tema o en el asunto.
VALOR SECUNDARIO: Es el que interesa a los investigadores de información
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen
este valor se conservan permanentemente.
VALOR SECUNDARIO: Es el que interesa a los investigadores de información
retrospectiva. Surge una vez agotado el valor inmediato o primario. Los documentos que tienen
este valor se conservan permanentemente.
VALOR TÉCNICO: Atributo de los documentos producidos y recibidos por una institución
en virtud de su aspecto misional.
VALORACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual por la cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las
diferentes fases del ciclo vital.

CAPITULO IV
PLAN DE NEGOCIO
Plan de negocio es un instrumento que permite comunicar una idea de
negocio para venderla u obtenerla una respuesta positiva por parte de los
inversores. También se trata de una herramienta de uso interno para el
empresario, ya que le permite evaluar la viabilidad de sus ideas concretar
un seguimiento de su respuesta en marcha; una plataforma de análisis y
prueba, en la que pueden quedar archivado muchos proyectos que no
necesariamente sean pobres, sino que quizás necesiten más tiempo y
dedicación para conseguir el éxito esperado. Definicion.de
l
TU MEJOR ALIADO, TU MEJOR OPCIÓN
pág. 12
Reseña Histórica
CENTRO DE ASESORIA CAD. tiene su Inicio en el año 2017; desde el comienzo decidimos
especializarnos en la asesoría de la gestiones documental en las pequeñas organizaciones, esta
idea surgió de un grupo de aprendiz del convenio Sena USB (Universidad Simón Bolívar) las
integrantes que conforman este proyecto son
RAMOS DAYANA
GOINZALES MAYRA
HERNANDEZ ANNY
JIMENEZ JULIETH
CENTRO DE ASESORIA CAD Este proyecto se ha creado con el fin de proveer a las
empresas una solución integral a sus necesidades.
. Tiene como objetivo principal, lograr la permanente mejora en los procesos de la gestión
documental de las organizaciones en donde brindamos nuestros servicios; diagnosticando como
primera medida para que desarrollen y faciliten su desempeñó, luego capacitar a nuestros
clientes de una manera explícita y de calidad, a fin De lograr una satisfacción plena de los
mismo.
pág. 13
GERENTE
TAENTO
HUMANO
TECNOlOGO EN GESTION
TECNOlOGO FINANCIERO
DOCUMENTAl
TECNICO DE ARCHIV
SECRETARIA
Estructura Organizacional
Misión
Somos una organización líder en asesorías y en procesos de gestión documental para las
microempresas y famiempresas, ofrecemos servicios de digitalización, asistencia, asesoría
técnica y custodia de documentos digitales, contamos con personal idóneo capaz de responder a
las necesidades de su empresa
.A asegura la calidad, crecimientos y un desempeñó óptimo en su organización
Visión
En el 2022 seremos reconocidos como una empresa líder en el mercado de la gestión
Documental, desarrollando procesos de calidad a través de nuestros servicios
pág. 14
Valores
 CALIDAD: todas nuestras actividades están orientadas a la construcción de procesos de
alta calidad.
 ETICA: ofrecemos servicios en donde se considera el bien común y nuestro compromiso
con el bienestar de la sociedad.
 RESPONSABILIDAD: nuestra empresa cumple con sus deberes, es conocedora de sus
derechos y actúa acorde a las normas legales vigentes.
Principios
 CONSERVACIÓN: el ser humano siempre se ha preocupado por preservar los productos
que genera y custodiarlos como parte fundamental del desarrollo y trascendencia
 TRANSPARENCIA: creemos que los actos que se desprenden de nuestros servicios
deben ser claros y concisos
 COMPETITIVIDAD: somos una empresa capacidad para resolver y atender las
necesidades Del mercado, adjuntándonos a las Normas legales vigentes.
Análisis DOFA
Debilidades
 No trabajar con un software
 Desconocer el Mercado perfectamente

 Cambio de las normas y leyes legales vigente en Colombia
 No somos reconocidos a nivel Regional
 Al ser una empresa nueva su participación en el mercado es baja
Oportunidades
 Mercado amplio
 No existe mayor Demanda de competidores en asesoría Documental
 generar empleo
 aumentar las ganancias
pág. 15
 Fondo emprender
Fortalezas
 Recursos humano creativo y pro activo
 personal capacitado y/o profesional
 trabajar con todas las normas y leyes legales vigentes en Colombia
 conocimientos innovadores
 servicio único y exclusivo para las microempresas y famiempresas
Amenazas
 crisis económica potencial
 ingresos de nuevos profesionales al mercado
 no tener crecimiento laboral
 no alcanzar las metas mentalizadas
 perder las inversiones
Análisis del sector
En las ciudades estudiadas se puede notar una marcada tendencia a una mayor existencia de
microempresas en las zonas residenciales, a excepción de la ciudad de Bogotá, donde predomina
principalmente la ubicación en la zona comercial. La ciudad de Cali es la que presenta una
mayor ubicación en las zonas residenciales y menor en las zonas comerciales. Para el caso
particular de Barranquilla, puede notarse que la distribución de las microempresas entre las zonas
residenciales y comerciales se encuentra más bien equilibrada, con un 46,2% en las zonas
residenciales y un 43,4% en las comerciales. En términos generales, puede notarse también que
los parques industriales y barrios humildes son las zonas de Colombia donde hay menor cantidad
de organizaciones de este tipo, abarcando como máximo alrededor de un 11% de la muestra
pág. 16
70% 64.70%
60% 54% 54.80%

50.80%
50% 46.20%
42.60% 43.40%
40.80%
40% 35.40%
30%
22.80%
20%
10.30% 11.50%
6.60% 6.90%
10% 4%
1.60% 1% 0.20% 1% 1.60%
0%
Medellin Bogota Barranquilla Cali Tol
Residencial Barrio Humilde Comercial Parques Industrial
Alrededor del 30% de los locales se encuentran en la misma vivienda. Barranquilla alcanza un 37,8%
Barranquilla
8%
38% local independiente

54%
Espacio en la misma vivienda
Local en área comercial
Acerca del análisis en las microempresas, medianas y pequeñas empresas se observan el número
de empresas, y porcentajes en el cual se manejan la totalidad de sus activos diarios de acuerdo a

la investigación a través del DANE, el análisis de mercado que dé el cien por ciento (100%) el
pág. 17
noventa y uno punto nueve por ciento (91.9%) son para las microempresas que a nivel nacional
han tenido participación en el mercado laboral, de las pequeñas empresas se obtuvo un seis
puntos dos por ciento (6.2%) y de las medianas empresas se obtuvo un uno punto cinco por
ciento (1.5%) y el cero punto cinco son para las grandes empresas
Tamaño de empresa Número de empresa Participación
Microempresas 596.100 91.9%
Pequeña empresas 21.249 6.2%
Mediana empresa 5.365 1.5%
Macro empresa 6.083 0.5%
Total 628.797 100%
Mediana empresa planta de personal entre 50 y 51 trabajadores, Activos totales por valor entre
5001 a 30000 Smmlv
MICROEMPRESA planta de personal y no superior a los 10 trabajadores o activos total-
excluida a vivienda por valor inferior 500 Smmlv
PEQUEÑA planta de personal entre 11 y 50 trabajadores o activos total por valor entre 501 y
menos de 5000 Smmlv
Tamaño Archivo Totales Smvlv Archivo Totales
Microempresa Hasta 500 Hasta $ 230,780,000

Pequeña Superior A 500 Superior A $ 230,750,000
Y Hasta 5000 Hasta $ 2,307,500
Mediana Superior A 5000 Y Superior a $ 2,307,500,000
Hasta 30000 Hasta $ 13, 845,000,000
Grande Superior A 30000 Superior a $ 13, 845,000,000
pág. 18
Smmlv para el año 2008-2018 $ 461,500 (Decreto N° 4965 De Diciembre 2007) Ministerio de
protección social
Perfil del consumidor
Estamos dirigido al sector terciario (servicios) en la cual encontramos diversidad de
famiempresas y microempresas que tienen un promedio bajo de implementación de un sistema
de gestión documental estas organizaciones necesitan asesoramiento en gestión documental
donde satisfaga sus necesidades y prioridades para tener un mayor alcance en rendimiento, a raíz
de esto nuestro centro de asesoría está en marcha para brindarles los servicios esenciales para
tener calidad en su compañía.
Análisis de competencia
Actualmente la competencia en la ciudad de Barranquilla es mínima por lo que solo se evidencio
la existencia de aproximadamente nueve empresas dedicadas al asesoramiento en gestión
documental, las cuales son
 Staff cadena, Gestión documental
 Gestión documental DPS S,A
 Gestión documental Soppla
 Cámara de comercio de barranquilla
 Apostilla y tramites Colombia
 Grupo Documento Bancolombia

 Secretaria distrital de Barranquilla
 Transormacion organizacional
Estrategia de mercado
Servicios Es el conjunto de estrategias que una empresa diseña para satisfacer las necesidades y
expectativas de los clientes externos, incluso, mejor que la competencia.
Maswald S.A manejara las mejores técnicas en atención al cliente y el personal está capacitado
en tecnólogos en gestión documental, se realizará reuniones cada mes para mejorar aspectos
como evaluación y retroalimentación a continuación nuestros servicios
pág. 19
Portafolio de servicios
Organización
Organización documental: un proceso de organización es aquel en el cual se realiza la
clasificación, ordenación, y descripción de series Documentales Clasificación. Toda labor
intelectual de disposición de cualquier elemento según su esquema, plan o marco preestablecido.
Puede ser; clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo. Clasificación de
piezas en el interior de un fondo, clasificación de documentos individuales en el interior de una
pieza, mediante la cual se identifican. Ordenación. Operación de unir los elementos o unidades
de un conjunto relacionándolos unos con otros de acuerdo con una entidad- orden establecido de
ante mano. En el caso de los archivos, estos elementos serán los documentos o las unidades
archivísticas dentro de la serie, ubicación física de los documentos dentro de las perspectiva serie
en el orden previamente acordado Descripción es el proceso de análisis de los documentos de
archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permitan su identificación,
localización y recuperación de su información para la gestión documental (Resolución 008,
2017)
Los documentos en una entidad surgen de manera natural por ellos requiere una organización
que los situé en el contexto requerido para que suministren información dando cuenta de las
acciones o procesos en los cuales surgieron. Debido a esto la archivística determina que la
organización documental incluye procesos de clasificación, ordenación y descripción. Aclarando
que, clasificar, es distribuir en diversas categorías, existe las clasificación funcional, que se
relacionan con las funciones de la institución. La clasificación estructural, basada en la estructura
administrativa interna y la clasificación mixta de carácter funcional estructural. Lo hace
mediante secciones, series y sub series la ordenación se da a nivel de la unidad de archivo
cuando se determina su ordenación dentro de las series. Se puede ordenar mediantes sistemas
numéricos, alfabéticos y alfanuméricos por último el producto de la clasificación y ordenación es

el cuadro de clasificación jerárquicamente estructurado donde hay un sitio exclusivo para cada
documento. LA LEY 594 en el art 4: Nos habla de los principios generales que rige la función
archivística, el objetivo esencial de los archivo es el disponer de la documentación organizada,
en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de La administración en el
servicio al ciudadano y como fuente de la historia.
pág. 20
Digitalización
El proceso consiste en digitalizar el documento fisco a formato digital debido al avance de la
tecnología no tener los documentos en formato digital nos puede traer una gran pérdida de
tiempo. Cuando vamos a consultar procesos antiguos y en este caso tenemos caso tenemos la
información digitalizada y organizada implica una gran ventaja para darle una respuesta más
rápida a los clientes .Otros motivos para digitalizar es la seguridad porque lo anteriormente se
encontraba bajo llave , ahora puede estar protegido por diferentes claves de acceso y restricción
según usuarios, evita también el deterioro de documentos antiguos, la información de esto se
mantiene intacta gracias a la digitalización. Tras la digitalización pasamos a la destrucción física
de documento de forma segura, si existe información sensible que se quiera mantener en formato
papel esto será una decisión que dependerá del tipo de empresa.
Custodia De Documento
Consiste en el depósito y custodia de los archivos del cliente en nuestro centro de custodia,
proporcionando óptimas condiciones de conservación, seguridad y confidencialidad, mediante la
aplicacion de la tecnología y los recursos más avanzados. Nuestro centro de asesoría en el
servicio de custodia se dedica en exclusiva a la custodia de documentación, no existiendo otro
tipo de mercancía almacenada. El ascenso de los mismo se encuentra limitado al personal
restringido El cliente puede solicitar en cualquier momento consulta de la documentación que se
ha depositado, Un beneficio Confidencialidad en el uso y manejo de su archivo Águila respuesta
a necesidades de consulta de sus archivos Deposito de almacenamiento especial con las
condiciones técnicas requeridas de seguridad, detectores de humo, sistema de extintores y control
de plaga
Estrategia de precio
Teniendo como base la resolución 008 del 2017 “Por medio de la cual se establecen las Tarifas
que el Archivo General de la Nación cobrará por concepto de venta de bienes y servicios 2017”
manejaremos precios similares e iguales
pág. 21
Las tarifas SIN IVA establecida para el proceso de Organizacion Documental, de acuerdo con
el nivel de complejidad de las unidades documentales a intervenir son las siguientes Nivel de
complejidad
nivel de Descripción Valor metro IVA Valor Total
complejidad lineal
Baja baja se aplica para
unidades documentales 1.115.948. 966 212,034 1.328.000

simple (un solo tipo de
documento)
Media Se aplica para unidades
documentales complejas,
pero que están compuestas

1.339,496 254,504 1.594,000
por tipos documentales
homogéneos y de fácil
identificación o pata series
documentales complejas
con documentación
posterior a 1990
Alta se aplica para unidades

documentales complejas,
heterogéneos tales como
expedientes personales,
historias laborales,
1.785.714 339,286 2,125,000
documentación histórica o
anterior a 1989 o
documentos que se
encuentran en un fondo
acumulado
En la tabla anterior son las tarifas actuales que manejan el AGN, el centro de asesoría Maswald
usara esas tarifas como base en el cual se hará un 15% de descuentos en el tipo de complejidad
baja y media y un 7% en complejidad del documento alta
pág. 22
Tarifas de actividades de Digitalización
Total
Descripción Valor sin IVA IVA Valor
Digitalización
216,000 41,000 257,000
Por imagen
De rollo de microfilm
216,000 41,000 257,000
a digital sin edición ni
índice
De rollo de microfilm
86,000 16,000 102,000
con procesador e
índice
Estrategia de promoción
El centro de asesoría Maswald S.A realizara actividades o incentivos; es decir estrategias de
promociones de ofertas con la finalidad de promover la Venta del servicio y lograr motivar al
consumidor a decidirse por su compra o adquisión
A continuación descripción de las actividades que se llevaran a cabo
 Regalar el 10% de descuento a los primeros 10 clientes que nos compren o visiten.
 Brindarle al consumidor la posibilidad de llevarse un servicio gratis por la compra de otro,
 Obsequiarle a todos nuestros clientes artículos de merchandising tales como lapicero,

llaveros, agendas pequeñas, resaltadores entre otros que lleven consigo el logo o el
nombre de nuestra empresa ,
 Darle un cupón para que lo llenen, lo depositen en un ánfora y así puedan participar en un
sorteo
brindamos un descuento en nuestros servicios a los clientes que nos recomienden y nos
traigan a un amigo que también quiera adquirirlos.
 cuando les damos a nuestros clientes tarjetas de puntos acumulables con las que puedan
acumular puntos cada vez que compren nuestros productos, y luego, una vez acumulado
una determinada cantidad de puntos, canjearlos por servicios o descuentos especiales
pág. 23
Estrategia de comunicación
Se diseñara folletos, carteles y foros que brinden información a los usuarios acerca de Maswald SA
también se anunciara por medios de comunicación como la radio una propaganda
Estrategia de servicio
MASWALD S.A estará a disposición de todos los usuarios teniendo en cuenta los estándares
de servicio
 cortesía
 conocimiento
 seguimiento
 he incluso sorprender
 actitud
 confianza
 control
 sentido de responsabilidad
pág. 24
CRONOGRAMA
ACTIVIDADES ABRIL MAYO JUNIO
CAPITULO I
PLANTEAMIENT DEL X
PROBLEMA
OBJETIVO GENERAL X
OBJETIVO ESPECÍFICO X
JUSTIFICACION X
CAPITULO II X
MARCO TERICO X
MARCO LEGAL
CAPITULO III
MARCO METODOLOGICO X
CAPITULO IV X
PLAN DE NEGOCIO
ESTRUCTURA
ORGANIZACIONAL X
MISION
VISION
VALORES X
PRINCIPIOS X
ESTRATEGIA DE X
MERCADO
ENTREGA X
pág. 25
BIBLIGRAFICO
Mastropierro, María Del Carmen. ARCHIVOS PRIVADOS: análisis y gestión. Alfagrama, 2006, p. 117.
RECUSOS BIBLIGRAFICO
http://www.javeriana.edu.co/blogs/algomez/files/PLANTEAMIENTO-DEL-PROBLEMA1.pdf
https://gestiondocumentaljosequinteroi.wordpress.com/2015/04/08/cuanto-cobrar-por-servicios-
archivisticos/
http://www.archivogeneral.gov.co
gestionbienesyservicios2010.blogspot.com.co/p/conceptos-de-servicio-al-
cliente.html http://www.crecenegocios.com/la-promocion-de-ventas-
definicion-y-ejemplos/
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/2016/transparencia/Resoluci%C3%B3n%20008
%20del%2013%20de%20Enero%20de%202017.pdf
https://gestiondocumentalparagentenormal.com/2009/09/05/breve-historia-de-la-gestion-
documental-de- la-wikipedia-45/
http://glosarioarchivoagn.blogspot.com/p/glosario-archivo-agn.html
pág. 26
MISIÓN
Organizar la información de nuestras entidades logrando hacerlas accesibles y útil para nuestros clientes.
VISIÓN
Ser un centro reconocido en nuestra ciudad y en el sector, y dentro de cinco años lograr expandirnos en diversas
ciudades y municipios.

Centro de Asesoria CAD ACTU CORR

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CENTRO DE ASEORIA CAD

Anny Hernández, Dayana Ramos, Maira González, Julieth Jiménez

Gestión Documental Ficha 1317319

Planteamiento del problema……………………………………………………………………………...5

Objetivo Especifico ......................................................................................................................................... 6

MARCO TEORICO ........................................................................................................................................ 8

MARCO LEGAL ............................................................................................................................................ 9

CAPITULO III .................................................................................................................................................. 10

MARCO CONCEPTUAL ............................................................................................................................ 10

PLAN DE NEGOCIO ................................................................................................................................... 12

Razón Social .................................................................................................................................................. 12

Reseña Histórica ............................................................................................................................................ 13

Estructura Organizacional ............................................................................................................................ 14

Análisis DOFA .................................................................................................................................................. 15

Análisis del sector ..................................................................................................................................... 16

Análisis de competencia ........................................................................................................................... 19

Estrategia de mercado ................................................................................................................................... 19

Estrategia de precio ................................................................................................................................... 21

Estrategia de promoción ........................................................................................................................... 23

Estrategia de comunicación ...................................................................................................................... 24

Estrategia de servicio ................................................................................................................................ 24

RECUSOS BIBLIGRAFICO ........................................................................................................................... 26

El presente trabajo propone la elaboración de un centro de asesorías en gestión documental

organización adecuada de todos la gestión documental y facilitar los procesos de documentación

a toda la comunidad educativa.

case the parents Commented [S1]: Volver a traducir

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

a la Gestión Documental; es necesario aplicar en las empresas el buen funcionamiento de la

Gestión de Documentos, de no ejecutarse correctamente puede suceder un caos en el lugar en

proceso de encontrar documentos importante para la organización.

Según Mastropierro (2006), “para la organización de un archivo es previamente ideal

documentales” pag 117.

La identificación como fase del tratamiento archivístico consiste en la investigación y

sistematización de las categorías administrativas en que se sustenta la estructura de un fondo.

actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la

el objetivo de facilitar su utilización y conservación. Como se ha dicho la gestión documental son

documento, recepción, trámite, distribución, organización, consulta, conservación y su destino

Teniendo en cuenta lo dicho anteriormente, los hallazgos que pudimos evidenciar en

algunas instituciones educativas preescolar y primaria de la ciudad de Barranquilla, que los

a la exigencias pues a través de ellos se debe garantizar el libre acceso a la información.

solicitud de certificados de estudios, actas o diplomas tardan en ser entregados, personal no

capacitado y no cuentan con una zona de archivo.

documental para el sector educativo preescolar y básica primaria en la ciudad de barranquilla?

primaria en la ciudad de barranquilla

por la acción de humedad, fuego y evitar su perdida.

Señalar la normatividad vigente, las orientaciones metodológicas impartidas por el Archivo

General de la Nación y demás normas aplicables a la gestión documental.

la organización de la documentación en las entidades educativas de preescolar y básica primaria

de la ciudad de Barranquilla, se evidencia que no cuentan con un sistema de gestión documental,

gestión de la documentación y el rendimiento de los procesos de las entidades educativas, esto

mediante el conocimiento y técnicas de la archivística que son “ los procesos y procedimientos

necesarios para adelantar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la

elaboración del documento hasta su disposición final”. Commented [S2]: citar

Analizando de forma general a estas entidades educativas y observando las necesidades

evitando el mal manejo de la gestión documental.

La necesidad de contar con la implementación de un sistema de gestión documental

eficiente en las instituciones prescolares de la ciudad de barranquilla la cual permita organizar y

recuperar documentos a través de consultas personalizadas y ofrecer de manera eficiente de acceder a

personas encargadas con alta calidad.

testimonio de su pasado y permite reconstruir su historia. La trayectoria de todos los alumnos,

profesores e integrantes de su comunidad.

universidad nacional de córdoba.

En el presente marco teórico desarrollaremos las teorías concernientes a las microempresas, la

cual están entrando en una sociedad cambiante y competitiva y se necesita de nuevas