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1. Aplicação
O Guia Como Automatizar sua Loja orienta o varejista que busca um direcionamento de como
iniciar e desenvolver um Projeto de Automação, auxiliando-o na identificação da melhor solução em
relação aos equipamentos e softwares ideais para o seu negócio.
É importante também para o varejista conhecer as ferramentas utilizadas na automação, entre elas a
tecnologia de identificação (código de barras) e o intercâmbio de mensagens (EDI – Electronic Data
Interchange), que são as bases do Sistema GS1, padrão internacionalmente reconhecido e que
proporciona uma linguagem comum entre parceiros comerciais. Cada produto tem um único código
de identificação que pode ser utilizado por todos os elos da cadeia de suprimentos, contribuindo para
a eficácia no processo de comercialização dos mesmos. Os códigos do padrão GS1 possibilitam a
identificação de mercadorias, padronizam exportações e garantem segurança no recebimento,
controle de estoque e gestão administrativa por meio de informações rápidas e precisas.
O emprego dos padrões envolve a aplicação das estruturas de código de barras padronizadas em
seus vários níveis, das unidades comerciais às unidades logísticas. Nesse caso, possibilitam a
completa integração e rastreabilidade das operações logísticas e comerciais do setor, desde os
fornecedores das matérias-primas, fabricantes, varejistas até o consumidor final. As estruturas
padronizadas de identificação também são aplicadas no processo de implantação de sistemas de
comércio eletrônico, principalmente nos modelos de intercâmbio de mensagens padronizadas, o EDI.
É exatamente por isso que a GS1 Brasil desenvolveu o Guia Como Automatizar sua Loja: ele serve
para tirar suas dúvidas. Você verá, então, que as dificuldades pertinentes à Automação de sua loja
podem ser superadas com coragem, liderança, disciplina de trabalho e técnicas ensinadas neste
material.
Por enquanto, aproveite seu tempo para identificar e anotar os potenciais BENEFÍCIOS que a
Automação poderá trazer ao seu negócio, em relação à Operação, à Gestão, às Conformidades
Legais, Qualidade e Produtividade.
O que o varejista deve ter em mente é que o tempo e dinheiro despendidos no conhecimento e
implantação das ferramentas da automação comercial permitirão uma gestão eficiente e lucrativa do
negócio. O ideal é tirar o máximo de proveito da automação maximizando o investimento, revertendo,
portanto, em ganho real e competitividade, atendendo com qualidade às expectativas do consumidor.
O gerenciamento de cada etapa do Projeto e seu fiel cumprimento garante o resultado positivo
esperado: "A automação funciona e muito bem!".
A. Equipe do Projeto
Deverá ser indicado um responsável pelo planejamento, como coordenador do Projeto. A Equipe do
Projeto deverá ser estruturada com pessoas envolvidas nas atividades da loja que conhecem muito
bem o segmento em que atuam, sendo que, pelo menos uma delas, precisa estar familiarizada com
equipamentos e softwares.
Caso não haja nenhuma pessoa com o conhecimento necessário, o melhor é procurar apoio
especializado. Existem diversas formas de buscar respostas às dúvidas: conhecer lojas que atuam no
mesmo ramo e que já tenham implantado a automação; visitar feiras de revendedores de
equipamentos e softwares de automação comercial, conversar com especialistas em tecnologia da
informação e em automação; solicitar visitas de fornecedores de equipamentos e softwares para uma
demonstração sem compromisso, pesquisar em revistas especializadas temas relacionados; e por
fim, participar de treinamentos, seminários, palestras e cursos sobre automação comercial em
Associações e entidades que se propõem a capacitar varejistas.
A GS1 Brasil dispõe de cursos específicos para Automação, ministrados em sua sede em São Paulo,
e nas Associações Regionais de Supermercados por todo o Brasil. Para mais informações, acesse o
calendário de cursos e eventos no site www.gs1brasil.org.br.
A contratação de um consultor especialista em automação comercial para gerenciar o Projeto
também pode ajudar a encontrar, em pouco tempo, a solução adequada.
Reforçamos a necessidade de comprometimento dos participantes da Equipe do Projeto para a
realização das atividades, determinação de prazos, acompanhamento e execução, inclusive, sempre
contando com o apoio e patrocínio do dono do negócio.
B. Análise do Negócio
Na fase de análise do negócio a primeira coisa a fazer é identificar as necessidades gerenciais e
operacionais da empresa, ou seja, definirmos quem somos e onde pretendemos chegar com a
automação. É importantíssimo que haja a definição dos objetivos específicos da automação, quais os
resultados que queremos alcançar com a automação do estabelecimento.
Esta fase delineia toda a execução do Projeto, uma vez que determina qual direção tomar e, ao final,
o objeto de checagem. O Projeto de Automação trará os resultados esperados se as necessidades
gerenciais e operacionais identificadas tiverem sido realizadas após a implementação. Por isso, o
estudo detalhado da situação atual em contraposição à situação desejada é fundamental.
Custo x Benefício: os custos da automação devem ser compatíveis com os benefícios esperados
num período de tempo mínimo para que ocorra o retorno do investimento;
Adesão da equipe: o risco de resistência dos funcionários é bastante alto, e deve ser contornado
com envolvimento e treinamento contínuo destes;
Fornecedores: a escolha dos fornecedores de equipamentos e softwares deve ser bastante
minuciosa, devem ser feitas visitas aos seus atuais clientes e reuniões periódicas para informação
dos passos a serem seguidos e o andamento das atividades no dia-a-dia. Trataremos com mais
detalhes nos itens: Escolha do Hardware / Equipamento e Escolha do Escolha do Software /
Aplicativo.
A.4.3. Modular
Quando desenvolvido em módulos, a implementação, treinamento, manutenção e expansão do
aplicativo ficam bastante facilitados, pois possibilitam o tratamento pontual das transações de
negócio, não afetando àquelas transações que não necessitam sofrer alterações.
A.4.4. Integração
Não devemos esquecer que estes módulos do aplicativo devem estar totalmente integrados para
evitar rupturas nas transações de negócios ou afetar a visão global dos resultados do negócio. Isso
significa, por exemplo, que o módulo de compras de mercadorias deve estar integrado ao módulo de
finanças, disparando uma transação de contas a pagar. Deve-se levar em conta que o
desenvolvimento de um Projeto de automação comercial deve prever um mínimo de conexão à
Internet, principalmente para fins de pesquisa de preços de fornecedores e uso de correio eletrônico.
Dê preferência aos softwares de "frente-de-caixa" e de retaguarda que tenham a mesma
procedência. Não sendo possível, faça com que os fornecedores garantam a integração dos
aplicativos antes do fechamento do contrato.
e) Micro-registradora;
f) Balanças Eletrônicas;
h) Terminais Multimídias;
Concluindo, é necessário definir os tipos de equipamentos, periféricos e aplicativos que vão compor a
solução. Considere também itens de segurança, como geradores e no-breaks. Avalie as opções de
sistema operacional (plataformas). Opte por equipamentos e aplicativos com capacidade compatível
com o seu volume de operação atual e futura. Verifique a conveniência de aumentar gradativamente
a capacidade máxima, mediante expansões. Nesse caso, escolha uma tecnologia que viabilize a
expansão necessária.
Cuide, em especial, para que a capacidade de processamento do servidor (microcomputador que
gerencia a rede) não seja subdimensionada. Nessa eventualidade, há sérios riscos de sobrecarga da
rede automatizada e de lentidão no cumprimento de tarefas.
Para buscar fornecedores de equipamentos, consulte nosso Guia de Parceiros em
www.gs1brasil.org.br
B. Treinamento de Usuários
Durante o treinamento, todas as situações do operacional no dia-a-dia devem ser levadas em conta
assim como as possíveis exceções e como proceder nestes casos. Devem-se levar em conta todas
as funções a serem desempenhadas pelos funcionários no novo sistema a ser implantado e ter
sempre mais uma pessoa treinada para as tarefas críticas.
Para mais detalhes sobre a identificação de itens comerciais utilizando o GTIN consulte o Manual do
Usuário na Biblioteca Virtual acessando: www.gs1brasil.org.br
O código interno de loja é utilizado para os produtos que são vendidos na loja a granel, por peso,
etc., o varejista pode utilizar-se de uma estrutura padrão internacionalmente reconhecida, conforme
abaixo:
Unidade Logística é uma unidade física determinada para transporte e estocagem de mercadorias de
qualquer tipo que necessitem ser gerenciadas e rastreadas individualmente na cadeia de
suprimentos.
E. Integração com Fornecedores
A integração com fornecedores é essencial para obter informações precisas nas negociações, agilizar
processos de compra e recebimento, alcançando resultados positivos, como a manutenção de
estoques e não ocorrência de faltas de produtos nas gôndolas.
Uma ferramenta bastante importante para esta integração é o EDI (Electronic Data Interchange), ou
seja, a Troca Eletrônica de Dados entre parceiros comerciais. É o processo de comunicação entre
empresas, sem papel, mediante a transmissão eletrônica de documentos "pré-formatados", utilizando
uma linguagem padronizada chamada EANCOM.
Para mais informações sobre o EDI e as mensagens padronizadas EANCOM do Sistema GS1,
acesse nosso site www.gs1brasil.org.br
4.1.4. Implantação
Para que o sucesso da fase de implantação seja alcançado de forma mais suave e rápida, as etapas
anteriores devem ter sido realizadas de forma cuidadosa e detalhadas. Faça um check-list de todas
as atividades antes da implantação.
a) Solução mais adequada: Insistimos que é preciso atenção especial e dedicação em todo o
Projeto de Automação para a escolha correta da solução de hardware, software e infra-estrutura.
Uma escolha incorreta pode comprometer o investimento transformando-se em custo para o
varejista.
b) Capacitação dos Usuários: Já dissemos sobre a necessidade de treinamento dos usuários que
participam das atividades automatizadas. Reforçamos que não há como a automação funcionar
adequadamente se os usuários não alimentarem os processos automatizados corretamente.
d) Aspectos Culturais: A automação faz com que se altere fundamentalmente o "como as coisas
são feitas". A adaptação a novas tarefas enfrenta resistências, sempre presentes e que não
podem ser negligenciadas. Todas as resistências devem ser tratadas de forma a não prejudicar a
automação da loja. Existem várias formas de fazê-lo, por meio de motivação, realocação de
pessoal para outras atividades, integração das pessoas contrárias para participarem ativamente do
Projeto de Automação etc.
e) Tratamento das Informações: Há uma demanda por cadastros eficientes. Isso implica a
necessidade de um rigoroso planejamento e administração desses cadastros - alinhamento de
dados. Se os cadastros viabilizam os benefícios da automação, eles exigem, em compensação,
uma férrea disciplina e tempo adicional das pessoas. Pode ocorrer, inicialmente, uma sobrecarga
de informações, dada a abundância de dados antes indisponíveis. Assim, é preciso repensar os
relatórios antigos e planejar seletivamente os novos, levando em conta conteúdo, formato e
periodicidade que os tornem eficazes, bem como sua tecnologia de apresentação (on line, batch,
consulta etc.). Ainda em razão da nova carga de informações, é indispensável que estas sejam
avaliadas discriminando-se o que é relevante do que é apenas interessante saber. Embora não
seja o costume anterior, deve-se passar a empregar métodos de seleção do tipo "curva ABC",
entre outros.
Em resumo, a Automação Comercial exige investimentos que causam um profundo impacto nos
processos da empresa e proporcionam benefícios concretos.
CUSTOS BENEFÍCIOS
X
INVESTIMENTOS PRODUTIVIDADE
Equipamentos e softwares Mais vendas devido aos melhores serviços
e comodidades oferecidas ao Consumidor.
Redes de comunicação
Redução de custos
Lay-out e mobiliário
Eliminação de papelada.
TREINAMENTO DE PESSOAL
Na implantação
De manutenção
MANUTENÇÃO QUALIDADE
Equipamentos Melhoria no atendimento
Redução de erros
Aplicativos
Aumento de segurança
Cadastros e bancos de dados
IMPACTO CULTURAL COMUNICAÇÃO VISUAL
Novos processos e tarefas Facilidade e atratividade para clientela
Resistências
CAPACITAÇÃO TÉCNICA GESTÃO EFICAZ
Atualização permanente Facilidade para apuração de resultados
5. Informações Importantes
A aplicação dos módulos e padrões, presentes neste Guia, é voluntária embora todo esforço possível
tenha sido feito para assegurar que as informações contidas estejam corretas, não é possível
prometer ou assegurar os resultados advindos da aplicação dele. Os participantes do Projeto de
codificação e a GS1 Brasil não se responsabilizam por qualquer omissão ou erros eventualmente
presentes neste Guia.
Informações mais detalhadas dos padrões do Sistema GS1 poderão ser obtidas no Manual do
Usuário e no Encarte GS1-128.
A GS1 Brasil dispõe de cursos regulares sobre automação do varejo em sua sede em São Paulo, e
faz parcerias com Associações Regionais Supermercadistas e do Comércio para realizar cursos e
palestras anualmente em todos os Estados do Brasil.
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prévia autorização da GS1 Brasil, Associação Brasileira de Automação.