BUENAS PRÁCTICAS EN GESTIÓN DE CENTROS DE DISTRIBUCIÓN Y ALMACENES

BPG-CD

TIPO: CHECK LIST BPG-CD

JURADO: Ing. Lizeth Mosquera Amancio

FECHA: 16-Dec-17

ALMACEN/CD: CD CETLOG

ÁREA M2:

IMPLEMENTADORES BPG-CD:
GUIA N° TEMAS GUIA N° TEMAS
LUCIA ROMERO 1 CALIDAD 9 CONTROL DE INVENTARIOS
NOLBERTO 2 ORGANIZACION 9 CONTROL DE INVENTARIOS
CARLOS PIÑA 3 GUIA DE EQUIPOS 9 CONTROL DE INVENTARIOS
GIOVANNA 4 AREAS DE ALMACEN 10 CONTRATO
GREYSSI 5 RECEPCIONES 10 CONTRATO
MILAGROS 6 ALMACENAJE 10 CONTRATO
TANIA 7 PREPARACION 11 CONTROLES GENERALES
ANGELO 8 DESPACHOS 11 CONTROLES GENERALES
 CD - CETLOG
Almacenaje & Distribución
Programa Regional de Auditorias de Control
Checklist Buenas Prácticas en Gestión de Centros de Distr
Información del Site Información Auditoría
Site: Gerente CD: Fecha Inicio:
País: Gerente de Operaciones: Fecha Final:
Dirección: Lider de Segmento: Día(s):
Área (m2): Encargado de Calidad: Auditor(es):
Cant. Personas: Otros: Responsable en Site:

Guía de Control Interno No. 1 - Manual de Calidad.

Técnica Control CRITICOS Cuestionario Observaciones Auditor

A. Las
operaciones de
almacenaje deben
A. Cuentan con documentos escritos y
estar soportadas
documentados ?
por
procedimientos de
operación

B. Los
documentos
(procedimientos y A. Se observa en la documentación validación?
formatos) deben B. Es validado y autorizado por
ser revisados y el personal correcto ?
validados por
personal
autorizado

c. Los
procedimientos
deben contar con A. Se lleva control de cambios de la
control de documentación como procedimientos y formatos?
cambios, fecha de
vigencia

D. Para el manejo
de productos
(farmacéuticos,
médicos,
laboratorios)
deben tener
implementado un
sistema de
calidad que
asegure el mant.
De la cadena de
frío

E. El manual de
calidad cuenta
con la misión y
visión de la
organizción
 rias de Control
n Gestión de Centros de Distribución - BPG-CD
nformación Auditoría Calificación Plan de Acción
5 Fecha Inicio:
4 Fecha Final:
3 Día(s):
2 Auditor(es):
sponsable en Site: 1 Responsable de Seguimiento

ual de Calidad.

Observaciones Auditor Calificación Plan de Acción Responsable(s)

 Estatus
Sin Iniciar
En Progreso
Atrasado
Cerrado
Ongoing

Fecha Inicio Fecha Cierre Estatus

CETLOG

Guía de Control Interno No. 2 - ORGANIZACIÓN

Objetivo de Control No. 1: Organigrama y Descripcion de Puesto

Técnica Control Cuestionario Comentarios

A. El Operador Logistico cuenta con un A. Se cuenta con una estructura organizacional en

Organigrama en el área de almacenes el área de almacenaje?

B. Se encuentran definidos y descritos A. Cuenta con una descripcion de la posicion y

las posiciones, perfiles para el puesto, descritos?
habilidades técnicas
C. Se definen en la descripcion del
puesto, tareas y funciones prinicipales

Objetivo de Control No. 2: Capacitación

D. Se mantiene un programa de
inducción y capacitación del personal
A. Muestra del programa de capacitación
que ingresa a laborar y en el
transcurso

E. El personal que ingresa recibe

induccion al puesto establecido en A. Muestra registros de inducción al puesto
base al programa
F. Se lleva un registro de las
A. Muestra registro de capacitaciones
capacitaciones realizadas
G. La efectividad de la capacitación se
evalúa periódicamente quedando A. Muestra de registro de evaluación
constancia escrita de la misma.

H. Para manejo de sustancias

especiales (material radioactivo,
narcóticos, biológicos tóxicos, ) se
debe contar con personal altamente
capacitado.

I. El personal debe conocer como se

realiza la lectura de las temperaturas y
como actuar ante situaciones donde se
especifiquen temperaturas fuera de las
especificaciones.

J. El personal debe tener un prograna

de capacitación sobre aspectos al
manejo de productos termo.sensibles
en cadena de frío.

K. El personal debe someterse a

exámenes médicos regulares anuales
que deben quedar registrados y con
mayor frecuencia los que manejan
productos peligrosos.

L. El personal cuenta con vestimenta e

implementos de seguridad de acuerdo
al tipo de operación.

M. El personal debe ser registrado para

poder ingresar a almacen contando
A. Se mantienen rel registro de personal autorizado
con una identificación (personal
autorizado)
Objetive Score
ÓN

uesto
Comentarios Calificación
bjetive Score
CETLOG

Guía de Control Interno No. 3 - Instalaciones/ Equipos

Técnica Control Crítico Cuestionario Comentarios

A. El almacén es de A. Cuentan con un area especifica para

uso exclusivo para los almacenamiento?
X
productos
correspondientes

B. El almacén solo esta

destinado a los
productos
farmaceuticos, médicos
X
etc; excepción se
puede almacenar otros
que no pongan en
riesgo.

A Se observan zonas e identifcacion al interior

C. Las áreas en el del almacén?
almacén se encuentran
zonificadas e
identificadas.

D. Las ubicaciones en A. Se observa identificación de las ubicaciones

el almacén en racks, (zonad de almacenamiento, zona de recepción, de
pasillos o estanterías despacho, pasillos)
se encuentran
identificadas?

E. Las oficinas
administrativas deben
estar separadas o en
zonas independientes
al almacén.

F. Los servicios
higiénicos deben ser
de fácil acceso sin
comunicación directa
con el almacén.

G. Cuenta con
espacios para carga y
descarga las cuales
deben estar separados
de las áreas de
recepción y
almacenamiento.

H. El almacén cuenta
con identificadores de
NO FUMAR, comer ,
beber?

I. El almacén cuenta
con los mecanismos y
procedimientos para
que solo ingrese
personal autorizado?

J. Se cuenta con un
procedimiento y
programa de limpieza
de las instalaciones
K. Se cuenta con
programa de
saneamiento ambiental

L. En caso de corte de
suministro eléctrico se
debe contar con grupo
electrogeno a fin de
asegurar condiciones
de almacenamiento y
flujo operativo

M. Las paredes, pisos

deben ser de superficie
lisa y de facil limpeza.
(no puede ser piso de
madera)

N. El techo es de
material que no permite
el paso de rayo
solares, ni calor y
proteger los productos
alimenticos o médicos.

O. El almacén cuenta
con racks, o
estanterías

P. El almacén cuenta
conlos materiales de
limpieza

Q. El almacén cuenta
con vestimenta de
trabajo para su
colaboradores

R. Cuenta con botiquin

de primeros auxillios

S. Los estantes,
parihuelas deben
guardar entre si una
distancia adecuada
para facilitar el manejo
de productos

T. El personal debe
estar capacitado en
uso de extintores y así
como normas de
seguridad y quedar
registro.

Objetive Score

Equipos

Técnica Control Crítico Cuestionario Comentarios

A. En el caso de
productos médicos se
cuenta con dispositivos
para medición de
humedad y
temperatura.

B. Los equipos o
instrumentos para
mantener y medir las
condiciones
ambientales deben ser
calibrados según
procedimiento , contar
con programa de
mantenimiento
preventivo.

C. Se cuenta con un
registro de mediciones
en caso aplique. X

D. Se cuenta con
equipos de manipuleo
adecuados.
E. En el caso de 3
pisos el almacén
cuenta con
montacargas, ascensor
u otro medio
dependiendo del peso
y voumen.

F. El personal esta
capacitado en el uso y
manejo de
ascensor,montacargas
quipos

Comentarios Calificación
bjetive Score

Comentarios Calificación
CETLOG

Guía de Control Interno No. 4 - Areas de Almacén

Técnica Control Crítico Cuestionario Comentarios

A. Cuenta con una zona A. Las zonas de carga y descarga se encuentran

de Carga y Descarga de identificadas
X
los productos (rampas de
acceso)

B. Cuenta con un área de En esta área los productos que ingresan son
recepción. revisados (revisión documentaria y física).

A. Zona de cuarentena: En este lugar se realiza la

verificación documentaria y organoleptica de los
C. Cuenta con zona de caracteres fisicos de los rpoductos farmacueticos,
cuarentena medicos y sanitarios basadas en tecnicas de muestreo
u observados (en caso Se debe revisar el registro de recepción , certificado
aplique) de analisis o especificciones tecnicas . En caso de
productos termosensibles verificar registro de
temperatura.

D. Debe contar con un

área para muestras en A. El área esta identificada , separada, destinada a
caso aplique. almcenar muestras de cada lote,serie o código.

E. Cuenta con una zona

de almacenaje para En esta área se encuentran los productos que se
productos DISPONIBLES encuentran aptos y disponibles para su posterior
O APROBADOS despacho. Esta claramente identificado.

F. Cuenta con zona de

productos NO Esta zona debe encontrarse identificada y separada
CONFORME o de la zona DISPONIBLE, en ella se almacenan los
DESAPROBADOS productos que por sus condiciones no se encuentran
apto (productos rotos, mojado, abollado, vencido,
deteriorado).

G. Cuenta con área de

DESTRUCCION; BAJA Aquellos productos que no pueden ser recuperados se
encuentran en la zona de DESTRUCCION o BAJA
para su futura destrucción.

H. Cuenta con una área

para recibir Esta zona debe de estar identificada y separada de
DEVOLUCIONES otras zonas.

I. Cuenta con zona para Cuenta con una zona para colocar el material de
material de embalaje embalaje necesario para la operación.

J. Cuenta con un área de El área esta claramente identificada , delimitada y

Despacho? destinada a productos que estan listos para su
distribución.

K. Cuenta con un layout

del almacén con zonas Se cuenta con un layout que permite ver un plano con
identificadas y visibles ubicaciones, zonas de todo el almacén.
e Almacén

Comentarios Calificación
CETLOG
Objetivo de Control No. 1: Las recepciones de Producto Terminado deben estar previamente autorizadas.
Técnica Control
A. Las recepciones deben
hacerse contra documentos
autorizados, tales como
Ordenes de compra, Pólizas,
Facturas, Retornos, otros.
B. Las recepciones de PT por
devoluciones o daños de los
consumidores de los clientes,
deben estar autorizadas de
forma previa por un
representante autorizado del
cliente.
C. Para el caso en donde
exista más de un site de
almacenamiento, las
transferencias interplantas,
deben estar adecuadamente
autorizadas por el personal de
Almacén autorizado.
Guía de Control Interno No. 5 - Procesos de Recepción
Crítico Cuestionario Comentarios
A. Qué documentos utilizan las personas
involucradas en el proceso inicial de verificación de
las recepciones ?
B. Cómo se soportan las recepciones durante el
período de verificación antes del ingreso del
X Producto Terminado a la bodega ?
C. Hay procedimientos escritos que
procuran asegurar la eficiencia del proceso de las
recepciones ?
A. Establece el contrato con el cliente, alguna
autorización previa para el ingreso de devoluciones
y dañados ?
B. Si la pregunta anterior aplica positivamente; es la
persona del cliente quien autoriza, la que tiene esa
potestad de hacerlo según el contrato?
C. Hay procedimientos
escritos para este tipo de ingresos ?
A. Para el caso cuando aplique, son las
transferencias interplantas, autorizadas por el
personal de la bodega con ese alcance ?
B. Se lleva algún " tracking " de esas transferencias
y se le da la trazabilidad necesaria ?
Objetive Score
 Objetivo de Control No. 2: Las recepciones de Producto Terminado deben ser registradas de forma exacta y pronta en el o l
control de inventarios diseñados para tal efecto.

Técnica Control Crítico Cuestionario Comentarios

A. El Almacén, debe anotar en A. Existe un formulario aprobado en donde anotar

el formulario establecido, las las recepciones ?
cantidades y calidades de los
productos que han sido
recepcionados.

B. El formulario establecido
para recepción cuenta con
numeración que permita
trazabilidad de la
documentación e ingresos

C. Los formularios muestran

nombre de persona
responsable que emitió el
documento
A. Se registran los ingresos en base diaria al
D. Las recepciones de PT, sistema ?
deben ser ingresadas al B. Se efectúan revisiones ( aleatorias o totales ) de
sistema de cómputo que los ingresos al sistema ?
administra el inventario de X
forma diaria ( se espera que el
plazo no sea mayor a 24
horas )

E. Las recepciones de PT en A. Identifica el sistema claramente los inventarios

buen estado y las de PT en en buen y mal estado según los datos recopilados
mal estado, deben ser de las recepciones ?
incorporadas al sistema de
acuerdo a su condición.

F. La UM en el sistema es la
misma que se observa en el
producto
A. Existen roles y funciones claramente definidas
para este tipo de actividades ?
G. Una adecuada segregación
B. Existe una adecuada segregación de funciones ?
de funciones, debe impedir
que las personas que realizan
los procesos de verificación
de las recepciones, sean las
que ingresen los datos al
sistema de administración de
inventarios.

Objetive Score
 Objetivo de Control No. 3: Todos los ingresos de materiales diferentes al PT, deben ser controlados adecuadame
Técnica Control
A. Las recepciones de
materiales diferentes al PT,
deben ser administradas de
forma exacta en el sistema de
inventario o en su defecto, en
el control que el site haya
establecido.
Objetivo de Control No. 4: Comunicación de los faltantes / daños detectados en la recepción y generados por agentes exte
Técnica Control
A. Se debe llevar un control y
a su vez, comunicarlo al
cliente sobre todos aquellos
productos, dañados y
faltantes que se detectan al
momento de la recepción.
B. Las cantidades
determinadas como faltantes
durante el proceso de
recepción, deben tener la
autorización del Gerente o
Líder del Almacén
Crítico Cuestionario Comentarios
A. Cómo es el control de todos aquellos
materiales (muestras, material POP, etc ), diferentes
al Producto Terminado ?
X
Objetive Score
Crítico Cuestionario Comentarios
A. El procedimiento de Recepción, tipifica el control
que se debe llevar sobre los productos dañados /
faltantes que se detectan durante las recepciones ?
B. Se le
comunica al cliente sobre estos daños / faltantes,
X
con el fin de que se puedan generar los reclamos
necesarios y a su vez se interpongan las
correcciones del caso ?
A. Los faltantes de importación, son adecuadamente
revisados y adecuadamente autorizados por los
líderes del proceso y/o por el Líder del Almacén ?
Objetive Score
 Objetivo de Control No. 5: Los sobrantes de importación son controlados adecuadamente
Técnica Control Crítico Cuestionario Comentarios

A. Todo sobrante de A. Cómo asegura el almacén que ante la presencia

importación, debe ser de sobrante en la recepción, éstos sean reportados
registrado en el sistema que e el formulario respectivo ?
administra el inventario de X B. Se incorporan los sobrantes de importación al
producto terminado. sistema en base diaria ?

B. Los sobrantes de A. Se mantienen estadísticas y se aplican planes de

importación, deben ser acción a las causas de los sobrantes de
comunicados al cliente. importación ?

Objetive Score

Objetivo de Control No. 6: Aspectos Generales en la recepción.

Técnica Control Crítico Cuestionario Comentarios

A. El CD, mantiene registros por SKU de las

A. Las normas de estiba,
normas de estiba recomendadas y aprobadas ? B.
dadas por el cliente o las que
Están al alcance de las personas que recepcionan,
se determinan como tal,
los documentos en los cuales se detallan las normas
deben ser cumplidas al
de estiba por SKU ?
momento de la recepción.
C. Se aplican las normas de estiba ?

A. Existen normas de calidad para el uso de los

B. Los pallet que se usarán pallets?
durante la recepción, deben B. Se
estar en perfecto estado. seleccionan adecuadamente los pallets al momento
de usarse ?

C. Los productos al momento

de recepcionarse (cuando A. Se ha brindado entrenamiento al personal de
aplique), deben ser protegidos recepción para la aplicación del strech film ?
con strech film.

D. Los formularios y
documentos generados o A. Se cuenta con un file ordenado con la
recibidos son archivados documentación de ingreso
correctamente
s de Recepción
deben estar previamente autorizadas.
Comentarios Calificación

Objetive Score
radas de forma exacta y pronta en el o los sistemas de
al efecto.

Comentarios Calificación

Objetive Score
PT, deben ser controlados adecuadamente.
Comentarios Calificación

Objetive Score

ecepción y generados por agentes externos a OPLOG

Comentarios Calificación

Objetive Score
n controlados adecuadamente
Comentarios Calificación

Objetive Score

en la recepción.
Comentarios Calificación
CETLOG

Guía de Control Interno No. 6 - Control durante el almacenaje

Objetivo de Control No. 1: La Gerencia debe proveer las mejores técnicas de almacenaje en función a las características del material.
Técnica Control Crítico Cuestionario Comentarios Calificación

A. La Gerencia ha A. Se encuentran definidos ( ya sea por el

provisto de forma cliente o por el Sistema de Calidad de OPLOG ),
amplia los estandares las técnicas apropiadas y adecuadas de
de almacenamiento y almacenamiento, con suficiente alcance para al
manejo para menos cubrir:
determinado tipo de 1. Requerimientos de FIFO / LIFO u otro ?
inventario. 2. Procesos para disminución de daños ?
3. Procesos para disminución de contaminantes?
X
4. Manejos de material fuera de
especificación ?
5. Estandares de almacenamiento ?
6. Control de lotes / series u otros ?
7. Codificación ?

B. El personal del CD A. Existen registros del entrenamiento ?

debe estar entrenado
en todas y cada una de
las técnicas de
Almacenaje.

Objetive Score

Objetivo de Control No. 2: Las operaciones deben poseer un Lay Out.

Técnica Control Crítico Cuestionario Comentarios Calificación

A. La Gerencia del
Almacén, debe A. Existe un Lay - Out definido para la segregación, ya sea de las operaciones o de
elaborar un Lay Out de una misma operación ? B. El
la o las operaciones almacenamiento de los SKU, se hace en base al Lay Out ?
bajo su cargo.

B. Las mercancías,
dañas, obsoletas y
fuera de
especificaciones, debe
estar identificada y
separada de los
productos en buen
estado.

Objetive Score
CETLOG

Guía de Control Interno No. 7- Preparación de Pedidos.

Objetivo de Control No. 1: Todos los SKU a embarcar, deben ser alistados mediante documentos autorizados.
Técnica Control Crítico Cuestionario Comentarios Calificación

A. El personal de WH, debe A. Existen adecuados documentos, los cuales son

alistar los productos a usados para el alisto general de los productos a
despachar sólo mediante la embarcar ?
utilización de documentos
autorizados, tales como X
facturas, Picking List u
otros.

B. Contiene la información
clara de los productos,
cantidad y ubicación de
donde retirar

C. Las hojas de Pedido

mantienen una numeración
correlativa )trazabilidad de
operaciones)

D. El personal de almacén,
debe seguir los
procedimientos establecidos
a fin de asegurar que los
SKU se alisten en base a
las normas establecidas en
el Contrato.

Objetive Score

Objetivo de Control No. 2: La Gerencia del Site, debe asegurarse que todos los alistos sean razonablemente disminuidos del WMS
Técnica Control Crítico Cuestionario Comentarios Calificación

A. Deben existir
procedimientos claros y
A. Personal diferente al que efectúa el alisto, se
definidos con el fin de
encarga de dar salida en el sistema a los SKU en
asegurar que la totalidad de X
las mismas cantidades y proporciones según los
los SKU alistados, sean
documentos fuente de alisto.
rebajados en un plazo no
mayor a 24 horas del WMS.

Objetive Score
CETLOG
Guía de Control Interno No. 8 - Despacho de Producto Terminado y otros.
Objetivo de Control No. 1: Las recepciones de Producto Terminado deben estar previamente autorizadas.
Técnica Control
A. Únicamente, las órdenes
recibidas directamente del
cliente, podrán ser sujetas a
despachos con la
documentación respectiva
B. Los embarques con valor
cero de PT o de cualquier
otro tipo de material, deben
ser adecuadamente
controlados.
Objetivo de Control No. 2: Los embarques deben ser adecuada y exactamente registrados en el sistema de control de inventarios.
Técnica Control
A. Los embarques de PT,
deben ser registrados y/o
facturados en base diaria o
con la frecuencia más pronta
posible.
B. Debe existir un control
adecuado a fin de asegurar
que las cantidades
despachadas correspondan
a las cantidades definitivas
en los documentos que
afectan el sistema.
b. Se debe monitorear la
exactitud de los alistos
mediante índices de
medición.
C. Los Pedidos entregados
a transportistas deben ser
firmados de conformidad por
el personal de bodega y
transporte.
D. Se mantiene un archivo
adecuado y ordenado de los
documentos que sustentan
la salida de los productos
Crítico Cuestionario Comentarios Calificación
Los despachos de productos se encuentran sustentados
X
con la guía de remisión corresspondiente
A. Los procedimientos escritos, explican clara y
detalladamente los procesos para los embarques de todo
tipo de materiales ? B.
Los comprobantes finales de los embarques, se
encuentran numerados y permiten la trazabilidad de los
mismos ?
C. El CD mantiene un registro de firmas de los
representantes del cliente autorizados a dar salida a
materiales de obsequios. ?
Objetive Score
Crítico Cuestionario Comentarios Calificación
A. Se registran en el sistema los embarques con la
frecuencia requerida por el sistema de control interno ?
X B. Hay procedimientos
escritos para el proceso de registro de los embarques ?
C. Que control se mantiene
cuando los embarques no son registrados en el sistema
el mismo día ?
A. Que proceso utiliza el CD a fin de asegurar que el
producto a despachar sea igual en cantidad y
presentación a las cantidades facturadas ?
B. El proceso de revisión, es
realizado por personal independiente al que efectuó el
alisto y revisión de la mercancía. ?
A. Se han establecido metas para medir la exactitud
de las cargas alistadas ? B. Hay
procesos escritos en los cuales se describa la forma en
que se medirá este índice ? C. Se generan planes de
acción que busquen fortalecer las debilidades
determinadas en los alistos ?
D. Se le brindó entrenamiento adecuado a
los operadores de la bodega que se dedican al alisto de
los productos ?
A. Se encuentran firmados los documentos que dan
autorización a la salida de los materiales del CD. ?
B. Se colocan sellos
de seguridad a los camiones una vez que abandonan el
CD. ? ( si aplica de acuerdo al nivel de seguridad externa
)
CETLOG

Guía de Control Interno No. 9 - Control de Inventarios Físicos

Objetivo de Control No. 1: Debe existir un sistema de control que garantice la exactitid de los inventarios.
Técnica Control Crítico Cuestionario Comentarios Calificación

A. Existe un sistema controlado para la

A. Debe existir un Administración del inventario ?
sistema que avale B. Ha sido el sistema probado ?
la exactitud de los C. Han sido los usarios entrenados 8
inventarios en el sistema ?
perpetuos. D. Se cuenta con manuales
de usuarios para facilitar la comprensión del
sistema ?
A. Contempla el procedimiento al menos los
siguiente tópicos:
B. Debe existir un 1. Cierre de documentos.
procedimiento en el 2. Conocimiento del personal sobre el proceso.
cual se norme la 3. Dobles
metodología del conteos de los SKU / ubicaciones. 4. 8
procesos de tomas Verificación de errores aún con dobles conteos.
físicas de 5. Validación de
inventario. transferencia de datos al sistema.
6. Ajustes de inventario.
7. Análisis de diferencias.

C. Debe exitir una

norma apegada a A. Con que frecuencia se llevan a cabo inventarios
realizar inventarios cíclicos ? Una vez a la semana, el cliente es quien selecciona
8
cíclicos diarios B. Quien y como se selecciona los productos los SKU a contar.
basada en la sujetos a ser contados de forma diaria. ?
metodología ABC.

A. Se aplican conteos físicos una vez al mes ?

B. El IRA
de esos inventarios, alcanza como mínimo un 98 %
de exactitud ? C. Existen
planes de acción en el caso de que que IRA
D. Se deben
alcanzado sea menor al 98 % ? D.
realizar inventarios X
Participa el cliente en el proceso de las tomas
totales del 100 %
físicas mensuales ?
E. Se mantiene la documentación soporte total para
la correcta trazabilidad de los conteos ? F. Los
movimientos operativos, son detenidos durante el
proceso del inventario ?

E. Las
A. Cómo se aprueban las discrepancias obtenidas
discrepancias
durante el proceso de inventario ?
(diferencias del
B. Que personal tiene acceso al módulo de ajustes
inventario ), deben
de inventario ?
ser aprobadas sólo
C. Se le comunica a la Gerencia General del site,
por la Gerencia del
los resultados de las discrepancias ?
Almacén.

A. Se tienen controles que permitan la

trazabilidad de las diferencias ?
B. Se investigan las causas raíz que generaron
F. Las variaciones
las diferencias de inventario ?
de inventario,
C. Existe un plan que busque reducir las
deben ser trazables
diferencias de inventario ?
e investigadas.
D. Quien es el encargado de documentar los
planes de acción y llevar el control de su
cumplimiento ?

Objetive Score

Objetivo de Control No. 2: Los inventarios deben ser comunicados al cliente

Técnica Control Crítico Cuestionario Comentarios Calificación
 A. De que forma se le traslada al cliente los datos
A. Los datos de los
por cantidades y SKU de los inventarios
inventarios, deben
mensuales ?
ser comunicados al X
B. Que frecuencia es la utilizada para ello ?
cliente al menos
C. Es la forma y frecuencia usadas, las que
una vez al mes.
se indican en el contrato ?

B. Se deben llevar
a cabo A. Con que frecuencia se hacen conciliaciones con
conciliaciones con el cliente ?
el cliente.

Objetive Score

Objetive Score

Objetivo de Control No. 4: Los productos fuera de las normas de calidad, deben ser controlados mensualmente.
Técnica Control Crítico Cuestionario Comentarios Calificación

A. Los productos
no aptos deben ser A. Se controla mensualmente este tipo de
periódicamente productos mediante tomas físicas ? B.
X
identificados y Las destrucciones de producto, son autorizadas
físicamente por el cliente de forma previa ?
revisados.

B. Los stocks
antiguos, deben ser
A. Se ha implementado el sistema FIFO o
embarcados
cualquier otro acorde a los requerimientos del
primero a fin de
cliente ?
prevenir
obsolescencias.

Objetive Score
CETLOG

Guía de Control Interno No. 10 - Contrato con el Cliente/ Proveedores

Objetivo de Control No. 1: Debe existir un contrato con el cliente en el cual se norme la operación de almacenaje
Técnica Control Cuestionario Comentarios Calificación

A. Todas las operaciones, deben estar A. Existe para esta operación un contrato el cual
soportadas por un contrato firmado entre delinea al detalle las operaciones ? B.
los representantes del Operador Logistico Son las personas quienes firman, las autorizadas a
y el cliente. hacerlo ?

B. El contrato debe incluir una cláusula en A. Se incluye un grupo de definiciones y alcances

donde se indique con claridad las para el Operador Logístico ?
definiciones del marco operacional y los
alcances en la prestación de servicios
Objetive Score

Objetivo de Control No. 2: El Operador Logístico debe proteger su inversión mediante la inclusión de períodos de vigencia en los
contratos
Técnica Control Cuestionario Comentarios Calificación
A. Están claramente definidas los períodos de
A. Los contratos firmados con el cliente, vigencia del contrato ? B.
deben poseer cláusulas de vigencia bien Indica la cláusula sobre el procedimiento a utilizar en
definidas. el cálculo de la tarifa una vez vencido el plazo del mismo
?
B. Los contratos con el cliente, deben
indicar el tiempo necesario que requiere el
operador logístico ante terminaciones
anticipadas del contrato.

Objetive Score

Objetivo de Control No. 3: Aspectos Generales de Prevención.

Técnica Control Cuestionario Comentarios Calificación

A. Se incluye la cláusula de confidencialidad en el

contrato ?
B. Como administra el Operador Logistico el manejo de
A. Los contratos deben incluir una
aquellos datos que se consideran confidenciales ?
cláusula relacionada a la confidencialidad
C. Han firmado los colaboradores del Operador
de las operaciones.
Logistico relacionados al contrato, algún documento en
donde se les haga saber sobre la cláusula de
confidencialidad.

A. Son las tarifas que se aplican en la facturación,

B. Los contratos deben incluir anexos o aquellas que se indican en el contrato ?
detalles específicos de la tarifa vigente. B. Están las tarifas aprobadas
por alguna personas del área comercial. ?

A. Están los inventarios administrados por el

Operador Logistico cubiertos por seguros ?
C. Los contratos deben incluir cláusulas B. Existe un procedimiento en donde se defina la
detalladas sobre la responsabilidad de las forma y responsable por mantener la vigencia de los
coberturas de seguros. seguros ?
C. Son las coberturas actuales, suficientes para el
volumen de inventario administrado ?

D. Un asesor legal, sea éste de la

empresa o contratado, debe revisar el
contrato antes de la firma con el cliente.

Objetivo de Control No. 4: Debe existir un contrato con proveedores de servicio

A. Existen contratios con proveedores de
servicio que intervienen en la operación de
almacenaje debidamente autorizadas (en
el caso de productos farmaceuticos por la
autoridad competente

B. Existe un procedimiento para la

selección de Proveedores de Servicio

C. Existe un procedimiento para el

monitoreo y evaluación periódica de
proveedores de servicio
CETLOG

Guía de Control Interno No. 11 - Controles Generales

Objetivo de Control No. 1: La Gerencia debe asegurar documentación apropiada que cubra políticas y procedimientos para la aplicación
de la seguridad y el control general.

Técnica Control Crítico Cuestionario Comentarios Calificación

A. La Gerencia del site, A. Existe una politica general encaminada a dar

debe definir y comunicar soporte al tema relacionado a la seguridad general
las politicas y del site.
procedimientos que X
aseguren la seguridad
general del site.

Objetive Score

Objetivo de Control No. 2: Se han establecido sistemas que aseguren las siguientes normas de seguridad.
Técnica Control Crítico Cuestionario Comentarios Calificación

PROGRAMA DE SEGURIDAD GENERAL:

1. Existe un departamento encargado de coordinar la Seguridad Local.
2. Existe un contacto de seguridad identificado y entrenado.
3. La Gerencia General apoya los planes de seguridad.
4. Existe una definicion de Incidente de Seguridad.
5. Existe un proceso para reportar los incidentes de seguridad. ver los planes de acción
6. Los colaboradores de OPLOG han sido entrenados sobre incidentes de seg. sobre contingencias
7. Los contratistas para OPLOG han sido entrenados sobre incidentes de seg.
8. Reciben entrenamiento los nuevos colaboradores.

SEGURIDAD DE LA INFORMACION:
1. Los documentos relacionados a la informacion del cliente son resguardados.
2. Existe una lista de documentos Altamente Restringidos.
3. Existe una lista de personas con acceso a los documentos AR.
4. Se deben hacer revisiones periodicas del tema de seg de la informacion.
5. Los diskettes / CD u otros son almacenados bajo llave.
6. Existe la politica de escritorios limpios luego de haber finalizado el trabajo.

SEGURIDAD FISICA:
1. Utiliza el site un cerco perimetral adecuado +
2. En caso contrario, se monitorean las 24 horas las areas perimetrales.
3. Se hacen inspecciones de bolsos a la salida.
4. Ante la salida de activos, se hacen boletas de autorizacion.
5. Existe una caseta de control a la entrada del site.
6. Si los encargados de la limpieza son externos, se monitorean sus accesos.
7. En las entradas de seguridad, hay cerraduras, lectoras, llaves o vigilantes.
8. Se usan en puertas y ventanas, alarmas para detectar entradas no autorizadas.

SEGURIDAD DEL SISTEMA WMS:

1. Existe un Key User en cada site que se encarga de administrar el sistema.
2. Existe un programa solido de entrenamiento para no debilitar el sistema.
3. Existen manuales de usuarios que permitan la flexibilidad en el manejo del sist.
4. Existe para cada puesto un back-up que permita la continuidad del negocio.
5. Las modificaciones a las tablas y bases de datos son controladas.
6. Los perfiles de usuarios han sido creados en base a roles y responsabilidades.

GENERALES:
1. Existe un programa solido para evitar el robo de camiones.
2. Existe un programa para evitar el hurto tipo " hormiga ".
3. Existe una lista de contactos para emergencia (Abogado-Policia-Cruz Roja)
4. Existe un plan de contingencias para manejo de desastres.
5. Existe una lista de empleados claves con sus numeros de telefonos.
6. Se mantiene actualizada al menos dos veces al año esas listas.
7. Los movimientos de PT estan monitoreados.
8. Las destrucciones de Scrap se hacen en lugares autorizados.

Objetive Score