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Fazer análises complexas é fácil, difícil é construir planilhas que

além de análises complexas tratem as informações de forma


atrativa e amigável para quem está fazendo a interpretação dos
resultados. Esse é um desafio para muitos estagiários.

A solução para isso é criar um Dashboard. Basicamente,


Dashboard é uma forma muito mais dinâmica de apresentar os
resultados, onde todas as informações se atualizam no clicar
de um botão.

E, por falar nisso, existe um erro muito comum que as pessoas


cometem quando fazem um dashboard e eu vou te contar logo
mais adiante qual é.

Mas, voltando ao assunto, normalmente as pessoas usam a


palavra Dashboard quase como um tabu, para fazer referência
à Excel Avançado, quando na verdade elas só querem as
informações de uma forma dinâmica.

E para começar, vamos descontruir essa ideia de que


Dashboards são ferramentas supercomplexas e difíceis de
construir. Na verdade, tudo de Dashboard que você precisa
saber se resume a 5 pontos, que vamos detalhar mais a frente:

1 O Problema 2 As Bases 3 Botões

4 Fórmula SE 5 Gráfico de Coluna

E esse último ponto é exatamente o erro mais comum que falei


que as pessoas cometem. Um Dashboard realmente bonito é
muitas vezes tão importante quanto toda a análise feita por
trás dele. Basta você pensar se faria sentido alguma ferramenta
se tornar referência na sua empresa se ela fosse bagunçada e
difícil de entender. Pois é, eu acredito que não.
Vamos começar?
Passo 1: O Problema
2012 jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez
Vendas 33 36 31 30 38 26 27 26 23 36 38 30

2013 jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez
Vendas 26 27 21 23 40 21 38 38 22 39 22 31

2014 jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez
Vendas 30 23 21 36 34 39 24 30 25 32 29 22

2015 jan fev mar abr mai jun jul ago set out nov dez
Vendas 23 36 37 38 27 36 35 36 32 28 32 32

Imagina que esse é o histórico de vendas de uma loja nos anos


de 2012, 2013, 2014 e 2015. Seu objetivo é montar um
Dashboard que possibilite que uma pessoa escolha por um dos
anos e, em seguida, veja graficamente o resultado do ano que
escolheu.

A ideia então é colocar um botão (similar a esse que a seta na


figura acima está apontando) e possibilitar que o usuário
escolha, por meio desse botão qual ano deseja analisar.

Depois que o ano é escolhido o gráfico se altera para


representar as informações desse ano. A ideia geral é
basicamente diminuir a quantidade de gráficos (nesse caso um
ao invés de quatro) e fazer uma ferramenta dinâmica para
análise de resultados. Esses gráficos dinâmicos são os temidos
Dashboards. E é exatamente isso que vou te ensinar como se
faz a partir de agora.
Passo 2: As Bases

Para fazer o Dashboard funcionar você precisa inicialmente


colocar em algum lugar da planilha todo nosso histórico de
vendas. A partir desse histórico você irá começar a fazer os
links necessários para construção do Dashboard.

Não necessariamente essas informações devem estar na mesma


aba que você vai colocar o Dashboard (na maioria das vezes não
está, inclusive). A ideia quando fazemos esses gráficos dinâmicos
é permitir que o usuário veja menos informação bruta e mais
informação gerencial, por isso costuma-se colocar as bases em
abas diferentes da aba de construção do Dashboard.

No nosso caso, vamos a princípio colocar tudo na mesma aba


porque ainda estamos aprendendo. Mas se quiser, depois faça
um teste! Tente criar esse mesmo Dashboard com as
informações brutas em uma aba e o gráfico dinâmico em si em
outra aba.
Passo 3: Botões

O botão é uma parte fundamental do Dashboard. Ele faz com


que o usuário consiga interagir com a planilha. Como colocá-lo?
Antes de explicar com ele funciona vou te ensinar a configurar
o Excel para que ele fique habilitado. Isso porque inicialmente
o Excel costuma deixá-lo oculto e para usar botões é necessário
ativar uma ferramenta chamada Inserir Controles.
Clique em ARQUIVO, indicado no local onde aponta a seta
abaixo.

Agora clica em OPÇÕES, em algumas versões do Excel aparece


“Opções do Excel” – é a mesma coisa!
Passo 3: Botões

Vamos clicar em BARRA DE FERRAMENTAS DE ACESSO RÁPIDO.


Beleza?

Daí você clica aonde a seta está apontando - ESCOLHER


COMANDOS EM e, em seguida, procura a opção GUIA
DESENVOLVEDOR. Estamos quase lá!

Depois que você optou por GUIA DESENVOLVEDOR irão


aparecer várias opções no retângulo da esquerda, uma delas é
a que queremos ativar - INSERIR CONTROLES. Clica em
INSERIR CONTROLES e depois na setinha que tem bem do seu
lado direito ADICIONAR. Feito isso, só apertar em OK.
Passo 3: Botões

Repara que vai aparecer lá em cima uma maletinha (que é a


ferramenta INSERIR CONTROLES). Essa ferramenta vai nos
possibilitar inserir botões na nossa planilha.

Quando você clicar na maleta vai perceber que existem duas


opções: os Controles de Formulário e os Controles ActiveX. A
diferença entre essas duas opções é bem básica – os
Controles ActiveX são botões que podem ser vinculados a
macros (no VBA). Como ainda não vamos falar de macro
(pelo menos nesse Guia), o nosso foco vai ser na opção
Controles de Formulário.
Passo 3: Botões

O botão que vamos usar para montar Dashboards se chama


Caixa de Combinação. É esse ai na figura abaixo!

Clica nele uma vez (com o botão esquerdo mesmo). Depois


você vai abrir esse botão na sua planilha. Quando eu falo que
você vai “abrir” quero dizer que você deve basicamente
expandir ele (pressiona o botão esquerdo mais uma vez na
aba e puxa ele para diagonal).
Passo 3: Botões
Dessa forma você vai conseguir criar a Caixa de Combinação.
Agora eu vou te ensinar a formatar esse botão para fazer com
que nele apareçam as informações que eu quiser. Nesse caso,
devem aparecer os anos 2012, 2013, 2014 e 2015 quando eu
clicar na setinha para baixo. Faz sentido?
Agora você deve fazer o seguinte: escrever em algum lugar da
aba o que deve aparecer quando clicar na seta para baixo do
botão que foi criado.

Depois que essa lista estiver criada vamos começar a formatar


o botão! Para fazer isso, você deve clicar o botão direito do
mouse em cima da Caixa de Combinação e, em seguida, clicar
em Formatar Controle.

Depois que você clicar lá em Formatar Controle vai aparecer


esse retângulo para você preencher o Intervalo de Entrada e
o Vínculo da Célula.
Passo 3: Botões

O Intervalo de Entrada nada mais é que o que irá aparecer


quando você clicar na seta para baixo do botão criado (isto é,
as opções do botão). Então vamos selecionar as células que
contém os anos 2012, 2013, 2014 e 2015.

Ah, para fazer essa seleção é só clicar nessa setinha


vermelha que tem na mesma linha de “Intervalo de
entrada”. Ok?
Passo 3: Botões

O próximo passo é clicar na setinha vermelha de baixo, que


está na linha do “Vínculo da célula” e clicar em uma célula
qualquer da aba (eu recomendo que, por uma questão de
organização apenas, você clique na célula que está logo abaixo
do último ano que você colocou no Intervalo de Entrada, mas
não é uma obrigação).

Show, agora já definimos as entradas e esse tal de Vínculo da


Célula. Vamos então entender como funciona o Vínculo da
Célula.
Passo 3: Botões
Basicamente ele faz com que apareça em uma célula a posição
do valor escolhido pelo usuário, com relação a lista colocada no
Intervalo de Entrada. Isto é, se o usuário escolher pelo ano 2014
– vai aparecer o número 3 no Vínculo da Célula (porque 2014 é
o 3°ano da lista que começa em 2012 e vai até 2015).

Se optar pelo ano 2012, aparecerá o número 1 na célula que


antes aparecia o número 3. Faz sentido, né?

Para finalizar essa parte de botões, vamos aprender um último


conhecimento necessário para nosso Dashboard funcionar. A
fórmula ÍNDICE. Ela faz com que o valor que aparece dentro do
botão fique escrita dentro uma célula.

Mais para frente vamos entender que ela é fundamental para


o sucesso do nosso Dashboard, mas por enquanto vamos só
aprender como ela funciona.
Passo 3: Botões

É bem simples, ela pede duas coisas: uma Matriz (que vai ser
nosso Intervalo de Entrada) e um Número de Linha (que vai ser
nosso Vínculo da Célula). O que essa fórmula faz? Ela lê as
entradas e retorna o valor que está na posição que eu colocar
no número de linha. Então, se coloquei que a matriz é o meu
Intervalo de Entrada e que o número de linha é o meu Vínculo
da Célula – partindo do princípio que o botão está com o ano
2012 selecionado – a fórmula índice irá buscar o 1°valor (já
que o Vínculo da Célula é igual a 1) da matriz (2012, 2013, 2014
e 2015), que é o ano 2012.
Se em algum momento mudar lá no botão o ano selecionado o
Vínculo da Célula automaticamente mudará também e,
consequentemente, o valor da célula onde está a fórmula
índice.

Dessa forma vou ter escrito em alguma célula da minha


planilha sempre exatamente o valor que aparece dentro do
botão. Veremos mais tarde que vamos vincular essa célula a
uma fórmula que ainda vamos aprender (a fórmula SE) para
conseguir fazer o Dashboard funcionar.
Passo 4: Fórmula SE
Antes de aplicarmos a fórmula SE, precisamos formatar a tabela
resumo que ficará ao lado do botão, exibindo as informações
de vendas do ano que estiver selecionado no meu botão.
Assim, vamos montar a tabela com os meses do ano, conforme
a imagem abaixo:

Abaixo de cada mês, você deverá exibir o valor de vendas desse


mês do respectivo ano selecionado no botão. Assim, se o botão
estiver com o ano selecionado em 2012, nosso objetivo é que
abaixo do mês de janeiro tenhamos o valor 33 (conforme a
quantidade vendida na base de dados). De forma semelhante,
se o botão estiver com o ano de 2014 selecionado, o valor
abaixo do mês de janeiro (valor de vendas de janeiro), deverá
ser 30.
A fórmula SE é o que usaremos para criar essa “inteligência por
trás do Dashboard”. De forma simples, é essa fórmula que
torna as minhas informações dinâmicas. Vamos entender como
ela funciona.
A fórmula SE pede 3 informações: teste lógico, valor se
verdadeiro e valor se falso.
Passo 4: Fórmula SE

O teste lógico nada mais é do que uma comparação que será


verdadeira ou falsa. Assim, se compararmos 1 < 2, teremos o
resultado do teste lógico VERDADEIRO, e se compararmos 3 >
4, teremos o resultado do teste lógico FALSO.
O valor se verdadeiro é o valor que você quer que a fórmula SE
retorne, ou seja, o valor que aparecerá na célula que estamos
colocando a fórmula SE, caso o teste lógico que fizemos seja
VERDADEIRO.

O valor se falso é justamente o contrário. É o valor que você


quer que apareça na célula que estamos colocando a fórmula
SE, caso o texto lógico seja FALSO.
Entendendo isso, vamos para o nosso exemplo. Inicialmente,
para simplificação, vamos considerar que temos apenas 2 anos:
2012 e 2013.
Nosso objetivo, para o mês de janeiro, vai ser descobrir em
qual ano estamos, para sabermos se o valor na célula marcada
na imagem abaixo (célula abaixo do mês de janeiro) deverá ser
33 (para 2012) ou 26 (para 2013).

Assim, utilizaremos a fórmula SE.


Passo 4: Fórmula SE

Como não conseguimos selecionar o valor de dentro do


botão para utiliza-lo em uma fórmula, utilizaremos aquela
célula em que colocamos a fórmula ÍNDICE (célula em
verde).

Assim, nosso teste lógico será: célula da fórmula ÍNDICE


(G2) = 2012.

Se essa comparação for verdadeira, significa que no botão


estamos selecionando o ano de 2012 e o valor de vendas do
mês de janeiro deverá ser 33. Só que, ao invés de
colocarmos o número 33 no valor se verdadeiro,
selecionaremos em nossa base de dados a célula onde está
escrito o valor 33. Isso facilitará bastante quando formos
colocar a fórmula para os outros meses.
Passo 4: Fórmula SE

Se a comparação for FALSA, significa que no botão estamos


selecionando o ano de 2013 e o valor de vendas do mês de
janeiro deverá ser 26. Portanto, nosso valor se falso será a
célula abaixo do mês de janeiro de 2013 em nossa base de
dados.

Assim, para dois anos, nossa fórmula está pronta. Como


acrescentar os anos de 2014 e 2015?
Passo 4: Fórmula SE

O Excel não permite que você faça mais de uma


comparação, assim deveremos utilizar a fórmula SE para
cada um dos casos. Então a ideia do que faremos será a
seguinte:

Primeiro, vemos se o valor do botão é o ano de 2012 (teste


lógico). Se for, o valor de vendas (valor se verdadeiro) será
33. Se não for, ainda devemos analisar se o ano selecionado
é 2013, 2014 ou 2015. Assim, ao invés de colocarmos no
valor se falso a quantidade de vendas de 2014, deveremos
fazer uma nova comparação. Como faremos isso? Simples,
colocamos uma outra fórmula SE no valor se falso
(chamamos isso de SE Composto).
Passo 4: Fórmula SE

Repare na mudança na fórmula SE na imagem abaixo.

Em seguida, vemos se o valor do botão é o ano de 2013 (2º


teste lógico). Se for, o valor de vendas (2º valor se
verdadeiro) será 26. Se não for, ainda devemos fazer uma
nova comparação, pois o ano selecionado pode ser 2014
ou 2015. E usaremos exatamente o que você está
pensando, uma 3ª fórmula SE. Bem avançado, não?
Passo 4: Fórmula SE

Agora, vemos se o valor do botão é o ano de 2014 (3º teste


lógico). Se for, o valor de vendas (3º valor se verdadeiro)
será 30 (lembrando que não escreveremos o número 30,
mas devemos selecionar a célula na base de dados com o
número 30 para o mês de janeiro). Se o ano não for 2014,
só teremos uma opção, será o ano de 2015, já que para
chegar nesse 3º SE, já passamos pela comparação com
2012, 2013 e 2014. Assim, o valor se falso será 23. Sua
fórmula deve ficar assim:

Estamos quase lá, falta apenas fazer o mesmo


procedimento para os outros meses. É lógico que não
vamos reescrever a fórmula inteira 12 vezes e é por isso
que ter selecionado as células na base de dados vão
acelerar esse processo.
Quando copiamos uma célula para o lado no Excel, todas as
referências também vão para o lado. Como assim?
Experimente fazer o seguinte: escreva na sua célula P2 a
fórmula =A1
Passo 4: Fórmula SE

Se colocarmos o valor 10 na fórmula A1, nossa célula P2


apresentará o mesmo valor 10.

Agora, se copiarmos a célula P2 e colarmos na célula Q2


(uma célula à direita), teremos o valor 0. Por que?

Se olharmos a fórmula da célula Q2 veremos =B1. Isso


ocorre porque ao copiarmos a célula P2 uma célula à
direita, sua referência (célula A1) também caminha uma
célula para a direita (tornando-se B1). Pensando no nosso
caso, isso será perfeito, porque a célula do mês de
fevereiro está ao lado da célula do mês de janeiro (tanto
no Dashboard quanto na base de dados), então bastaria
copiarmos e colarmos a fórmula para o lado.
Porém, se fizermos isso teremos sempre o valor de 2015
(erradamente). Por que?
Por que nossos testes lógicos estão comparando a célula
que possui a fórmula ÍNDICE, mas ao lado direito dessa
célula temos uma célula vazia, destruindo todos os testes
lógicos.
Passo 4: Fórmula SE

Para isso, existe o que chamamos de Trancamento Total.


Ele funciona para dizer ao Excel qual célula da nossa
fórmula não queremos mudar quando copiarmos e
colarmos a célula. Para fazer isso, basta colocarmos um $
na frente da letra e do número da célula na fórmula que
queremos travar (ou simplesmente clicar entre a letra e o
número e apertar F4).
Vamos fazer isso no nosso exemplo da célula P2 e ver o
que acontece agora. Entramos na fórmula da célula P2,
clicamos entre o A e o 1, apertamos F4 e voilá, nossa
célula está trancada.

Agora, se repetirmos o procedimento de copiar e colar ao


lado, a fórmula da célula Q2 será =$A$1 e exibirá o valor
10.
Passo 4: Fórmula SE

Assim, no nosso Dashboard, vamos olhar a fórmula do mês de


janeiro e vermos quem temos de trancar e quem vamos deixar
livre.
Deixaremos livre as células com os valores de vendas, já que
essas fazem referência ao valor do mês de janeiro e, quando
copiarmos e colarmos ao lado, iremos pegar o mês de fevereiro,
que é nosso objetivo. Porém, a célula da fórmula ÍNDICE deverá
ser trancada (em todas as vezes que ela aparece na nossa
fórmula), pois só temos esse valor do resultado do botão nessa
única célula. Assim, terminaremos nossa fórmula da seguinte
maneira. PS: tá ruim para enxergar, eu sei. Mas dá um zoom
que resolve!

Para finalizarmos a engrenagem do nosso Dashboard, basta


agora copiarmos a fórmula de janeiro e colarmos para os
outros meses.
Se experimentarmos mudar agora o botão, vemos que todos os
valores dos meses são atualizados automaticamente.

Incrível, é mágica!
Passo 5: Gráfico de Coluna
Essa é a hora de nos preocuparmos com o visual do nosso
Dashboard. Você não quer cometer o erro de 90% das pessoas,
seu Dashboard tem de ser perfeito e você está quase lá.
Primeiramente vamos agora exibir esse resultado em um
gráfico, porque eles são muito intuitivos e fáceis de entender.
Sempre que você bate o olho em um resultado, pode apostar
que o gráfico é o que mais chama a sua atenção. E você acha
que isso seria diferente com o seu gestor?
Eu acho que não. E é por isso que esse ponto final é essencial
para seus Dashboards arrasarem. Então vamos lá.
Nossos dados já estão organizados, então só precisamos inserir
o gráfico e adicionar as informações nele. Para fazer isso, você
deve clicar em uma célula vazia, ir na Guia Inserir.

Agora vamos selecionar o gráfico de colunas.

E vamos escolher a opção coluna 2D.


Passo 5: Gráfico de Coluna

Apareceu um retângulo branco no Excel e é nele que


vamos acrescentar as informações do gráfico. Basta agora
clicarmos com o botão direito no meio do retângulo e
escolhermos a opção Selecionar Dados.

Abrirá uma caixa com duas seções. A parte da esquerda é


onde colocaremos nossa série de dados, ou seja, as
informações que vamos exibir. Na parte da direita vamos
selecionar a legenda do eixo X do gráfico, que serão os
meses. Vamos fazer uma parte de cada vez.
Clicamos em Adicionar (na parte da esquerda).
Passo 5: Gráfico de Coluna

Teremos uma caixa que pede o nome da série (podemos


escrever ou selecionar uma célula com o nome que
queremos dar para essas informações) e os valores da série
(são os valores que queremos exibir).
Em nome da série, vamos escrever Vendas Mensais. Em
valores da série, vamos clicar no botão vermelho.

E agora selecionamos as informações de vendas, conforme


a imagem abaixo.
Passo 5: Gráfico de Coluna

Repare que o gráfico já está quase pronto. Já temos nossas


informações, falta apenas ajeitar os números que estão no
eixo horizontal e troca-los para o nome dos meses. Para
isso, vamos agora na parte da direita da caixa de Selecionar
Dados e clicar em Editar (se você tiver fechado todas as
caixas, basta clicar novamente com o botão direito no
gráfico e escolher a opção Selecionar Dados).

Agora clicamos no botão vermelho, selecionamos os meses


(jan – dez) e clicamos em ok.
Passo 5: Gráfico de Coluna

E pronto, nosso gráfico está 100% pronto. Nesse momento,


você pode estar se perguntando:
“Ué, mas o gráfico não era para ser dinâmico? Eu não
lembro de ter feito isso.”
Experimente trocar o ano no botão. É isso mesmo, o
gráfico ficou totalmente dinâmico e como isso aconteceu?
Simples, o gráfico em si não faz nada, ele sempre pega as
informações do mesmo lugar, mas quando mudamos o ano
no botão, a nossa fórmula SE muda os valores abaixo de
cada mês e o gráfico se adapta aos novos valores
automaticamente. Nosso Dashboard está pronto!
Para não deixarmos a desejar em nenhum detalhe e
cairmos no erro do tratamento visual, vamos fazer alguns
pequenos ajustes que fazem toda a diferença.
Precisamos da lista de anos e daquela célula amarela com a
posição do botão para mostrar algum resultado? Não, eles
são apenas auxiliares. A mesma coisa para a base de dados,
não precisamos de todos esses valores sendo exibidos. Eles
precisam existir, mas podem estar ocultos. Então vamos
ocultar todas essas linhas. Antes disso, não queremos
ocultar nosso botão, então vamos arrastá-lo para baixo.
Passo 5: Gráfico de Coluna

Agora vamos selecionar todas as linhas da base de dados e


da lista de anos, clicando no título das linhas (número das
linhas).

Clicamos com o botão direito no título da linha e


escolhemos a opção Ocultar.
Passo 5: Gráfico de Coluna

Agora, vamos arrastar o botão para o canto das nossas


informações, de forma que ele pareça que faz parte de
uma célula.

Em gráficos de coluna, para tornar os dados mais visuais, é


sempre recomendado acrescentarmos os rótulos de dados,
então basta clicarmos com o botão direito sobre uma
coluna azul e selecionar a opção adicionar rótulo de dados.

Se você estiver com as linhas de grade (aquelas bordas


cinzas no fundo da planilha), essa é a hora de tirar. Vá em
Exibição.
Passo 5: Gráfico de Coluna

E desmarque a caixa da opção Linhas de Grade.

Se você quiser, ainda pode ocultar os comandos do Excel e


nem vai parecer que você está em uma planilha!
Para fazer isso, ainda na guia Exibição clique na caixa dos
títulos também.

E em seguida, ao lado do botão de fechar, temos uma


opção que é uma pequena seta.

Agora clicamos a faixa de Opções Automaticamente


Passo 5: Gráfico de Coluna

Agora sim, nem parece que estamos no Excel. Logicamente,


se você quiser editar alguma coisa precisará habilitar de
novo, mas como apresentação de resultado essa é uma
ótima possibilidade no Excel.

Espero que você tenha curtido a explicação. Use e abuse


desse guia para qualquer dashboard que você precise criar.
Crie mais de um dashboard em uma única aba, use outras
fórmulas para fazer análises complexas e sempre que
precisar, retorne ao guia. Esse passo a passo serve para
qualquer apresentação de resultados.
Se surgir qualquer dúvida, fique à vontade para procurar um
de nossos experts. Você pode nos encontrar em:

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