ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE CONSUMO Y

PROCESO CÓDIGO ABPD04

DEVOLUTIVOS

PROCEDIMIENTO GESTIÓN DE SEGUROS VERSIÓN 3

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Profesional Recursos Físicos Coordinador Grupo de Recursos Físicos Secretario General
Profesional Oficina Asesora de Planeación Jefe Oficina Asesora de Planeación
FECHA: FECHA: FECHA:
01/09/2014 04/09/2014 30/09/2014
Proteger contra todo riesgo los bienes de la entidad, mediante la suscripción de pólizas de seguro con el fin de evitar la generación de perjuicios y soportar la ocurrencia de
OBJETIVO
siniestros.
Inicia con la identificación de los bienes que debe ser asegurados, continua con el reporte de novedades y siniestros al corredor de seguros y termina con la reposición del bien
ALCANCE en el inventario de la entidad.
AMBITO DE Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
APLICACIÓN
DEFINICIONES
Corredor de seguros: Ente jurídico que hace el trámite entre la compañía de seguros y la entidad cliente.
Cobertura: Alcance de la póliza de seguros, sobre el bien que se desea asegurar.
Deducible: Es aquella parte del valor del bien, que debe pagar el asegurado sobre el porcentaje de cubrimiento de la póliza.
Siniestro: Es la materialización de un riesgo. Es cuando sucede lo que se está amparando en la póliza y es motivo de indemnización, por ejemplo robo, choque, accidente, incendio, etc.
Reclamación: Es la solicitud de pago a una compañía de seguros, por un siniestro cubierto por una póliza.
Riesgo: Probabilidad de que suceda algún suceso que tendrá un impacto y unas consecuencias sobre los bienes de la entidad.
NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Constitución Política de Colombia. El artículo 209 establece los principios de la función administrativa: Igualdad, moralidad, eficacia,
economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralización, la delegación y la
desconcentración de funciones.
Ley 80 de 1993 “por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Los servidores públicos tendrán consideración que al celebrar contratos y con la ejecución de los
Administración Pública”. mismos, las entidades buscan el cumplimiento de los fines estatales.

Ley 734 de 2000 “por la cual se expide el Código Disciplinario Único”. Principios Rectores. Derechos, Deberes, Prohibiciones, Incompatibilidades, Impedimentos, Inhabilidades
y Conflicto de intereses del servidor público. Descripción de Faltas, clasificación y clasificación y límite de
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PROCEDIMIENTO
Ley 42 de 1993 “sobre la organización del sistema de control fiscal financiero y los
organismos que lo ejercen”.
Ley 87 de 1993 “por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno
en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones”.
Ley 489 de 1998 “por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento
de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas
generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del
artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.
Ley 1150 de 2007 “por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la
transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la
contratación con Recursos Públicos.”
Ley 1474 de 2011 “por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los
mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la
efectividad del control de la gestión pública.”
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Sanciones, arts. 1 a 47. Descripción de las faltas en particular, clasificación de faltas gravísimas, graves
y leves, arts. 48 a 51. Régimen de los Particulares, notarios, arts. 52 a 65. Procedimiento, arts. 66 a 149.
Procedimiento Ordinario, arts. 150 a 174. Procedimientos especiales, arts. 175 a 192. Funcionarios de la
Rama Judicial, arts. 193 a 222. Transitoriedad y Vigencia, arts. 223 a 224.
Comprende el conjunto de preceptos que regulan los principios, sistemas y procedimientos de control
fiscal financiero; de los organismos que lo ejercen en los niveles nacional, departamental y municipal y
de los procedimientos jurídicos aplicables.
Comprende el conjunto de planes, sistemas, métodos y procedimientos necesarios para el debido
funcionamiento de las entidades y que permitan un manejo racional de la administración, exigiendo la
eficiencia en la utilización de recursos y prevención del fraude, malgasto o abuso, de acuerdo con los
principios generales de la administración pública, facultad administrativa que no poseían de manera
explícita las entidades y que en la actualidad le es prohibida de expresamente a la Contraloría General
de la República.
Establece las modalidades de la acción administrativa. Se determina la estructura y se definen los
principios y reglas básicas de la organización y funcionamiento de la administración pública.
Introduce modificaciones a la Ley 80 de 1993 y dicta disposiciones generales aplicables a toda
contratación con recursos públicos. Señala que los contratistas prestarán garantía única para el
cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato y los proponentes prestarán garantía de seriedad
de los ofrecimientos hechos. Las garantías consistirán en pólizas expedidas por compañías de seguros
legalmente autorizadas para funcionar en Colombia, en garantías bancarias y en general, en los demás
mecanismos de cobertura del riesgo autorizados por el reglamento para el efecto. Tratándose de pólizas,
las mismas no expirarán por falta de pago de la prima o por revocatoria unilateral. Las garantías no
serán obligatorias en los contratos de empréstito, en los interadministrativos, en los de seguro y en los
contratos cuyo valor sea inferior al 10% de la menor cuantía a que se refiere esta ley, caso en el cual
corresponderá a la entidad determinar la necesidad de exigirla, atendiendo a la naturaleza del objeto del
contrato y a la forma de pago, así como en los demás que señale el reglamento.
Se establece en cabeza de los consultores y asesores externos y los interventores responsabilidad civil,
fiscal, penal y disciplinariamente tanto por el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de
consultoría o asesoría, como por los hechos u omisiones que les fueren imputables y que causen daño o
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perjuicio a las entidades, derivados de la celebración y ejecución de los contratos respecto de los cuales
hayan ejercido o ejerzan las actividades de consultoría o asesoría.
Decreto 1082 de 2015 "Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del Artículo 2.2.1.1.1.2.1. Partícipes de la Contratación Pública. Los partícipes del sistema de compras y
sector administrativo de planeación nacional" contratación pública para efectos del Decreto-Ley 4170 de 2011, son: 1. Las Entidades Estatales que
adelantan Procesos de Contratación. En los términos de la ley, las Entidades Estatales pueden asociarse
para la adquisición conjunta de bienes, obras y servicios. 2. Colombia Compra Eficiente.3. Los
oferentes en los Procesos de Contratación. 4. Los contratistas. 5. Los supervisores. 6. Los interventores.
7. Las organizaciones de la sociedad civil y los ciudadanos cuando ejercen la participación ciudadana en
los términos de la Constitución Política y de la ley.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1. La contratación de las pólizas de seguros debe surtirse mediante el proceso de selección que corresponda.
2. La entidad debe reportar a la compañía aseguradora los bienes que se han dado de baja para que sean excluidos de las pólizas.
3. El inventario de la entidad debe estar permanentemente actualizado.
4. Cuando se presente un siniestro, la persona involucrada debe reportar al Grupo de Recursos Físicos.
5. Para informarle a la aseguradora las novedades que se presentan dentro de las de las pólizas, se debe diligenciar el formato Relación de Inclusión y Exclusiones, código ABFT08
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ACTIVIDAD / TAREA DESCRIPCIÓN ÁREA ÁREA
CARGO REGISTRO
¿QUÉ? ¿CÓMO? RESPONSABLE PARTICIPANTE
Teniendo en cuenta el inventario de la entidad, el profesional del
Grupo de Recursos Físicos solicita a la Coordinadora del Grupo de Secretaría General Correo
Identificar los montos a
Contabilidad mediante correo electrónico o memorando la información Grupo Recursos electrónico
1 asegurar. Profesional
necesaria para la cuantificación de los montos a asegurar de todos Físicos Oficina de Control
aquellos bienes muebles e inmuebles que de acuerdo con sus Interno Memorando
características deben ser amparados por una póliza de seguros.
Suministrar la información Grupo de
Correo
requerida para el proceso de Remitir mediante correo electrónico o memorando al Grupo de Contratación de
Grupo de electrónico
2 contratación de la firma Contratación de Bienes y Servicios toda la información necesaria para Recursos Físicos Coordinador bienes y servicios
aseguradora. realizar el proceso de contratación de una compañía de seguros.
Memorando
Secretaría General

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Suministrar a la aseguradora contratada, la relación de los montos

que deben ser asegurados para la generación de la póliza, expedida
por la Coordinadora de Contabilidad.

Generar póliza. La Compañía de Seguros genera la póliza con las condiciones Grupo de
3 Profesional Póliza
pactadas en el contrato. Recursos Físicos

La firma aseguradora entrega copia de la póliza generada, mediante

la cual se amparan los bienes de la Superintendencia Nacional de
Salud.
Cuando se presente un siniestro, la persona involucrada debe reportar
al Grupo de Recursos Físicos mediante correo electrónico o
memorando, su ocurrencia para que se proceda con el trámite Correo
Personal
Reportar siniestro. pertinente ante la aseguradora. Todas las Grupo de Recursos electrónico
4 afectado en el
dependencias Físicos
siniestro
En el correo electrónico o memorando se debe detallar todo lo Memorando
sucedido y anexar los soportes que se tengan, que ilustren la
situación presentada.
Recopilar información del Dependencia
El profesional recopila toda la documentación soporte como evidencia Grupo de Documentación
5 Siniestro en caso de ocurrencia. de lo sucedido. Profesional involucrada en el
Recursos Físicos recopilada
siniestro
Mediante correo electrónico, el profesional informa al Intermediario de
Informar el siniestro y remitir la
Grupo de Profesional Correo
6 documentación soporte. Seguros para reportar a la aseguradora sobre el siniestro ocurrido y
Recursos Físicos electrónico
envía la documentación soporte.
7 Recibir y analizar la respuesta Revisar la respuesta del Intermediario de Seguros frente al Grupo de Profesional Correo
de la aseguradora. pronunciamiento de la aseguradora, si la indemnización está Recursos Físicos electrónico
conforme a las condiciones pactadas en las pólizas, verificando quien
y donde se va a realizar la reposición del bien o arreglo del mismo, Memorando
posteriormente si la respuesta es positiva se traslada la aceptación al
Intermediario de Seguros para ejecutar la garantía, si no, se radica la
no conformidad, mediante memorando o correo electrónico.

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Presentar no conformidad a la Con base a lo expuesto por la entidad en la no conformidad frente a la

Grupo de Correo
8 aseguradora indemnización, la compañía aseguradora revisa nuevamente la Profesional
Recursos Físicos electrónico
indemnización propuesta y repite el paso 7.
La compañía aseguradora aplica la indemnización correspondiente de
9 Ejecutar la garantía. acuerdo con las características del bien, al siniestro presentado y al
cubrimiento de la póliza.
Reposición del bien. Se recibe la reposición del bien y se realiza el ingreso al inventario de Grupo de Orden de entrada
10 Profesional
la entidad. Recursos Físicos código ABFT01

PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
/ TAREA
Aplicación de toda la normatividad de Cada que se celebre
Grupo de Recursos
2 Contratar la firma aseguradora. contratación y aprobaciones un contrato con la Contrato
Físicos
pertinentes. aseguradora
Verificación que el reporte del siniestro Cada vez que se
cuente con toda la documentación presente un siniestro Grupo de Recursos
6 Informar el siniestro y remitir la documentación soporte. Correo electrónico
necesaria para el pago de la Físicos
indemnización.
Se debe verificar que la indemnización Cada que se presente
Recibir y analizar la respuesta de la aseguradora. Grupo de Recursos Correo electrónico
7 esté de acuerdo con lo definido en la una reclamación por
Físicos o memorando
póliza. siniestro

ANÁLISIS DE TIEMPO
Las pólizas deben renovarse en promedio anualmente.
DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Manual de Contratación Superintendencia Nacional de Salud Código (PPMN01)

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CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN DETALLES DE LOS CAMBIOS RESPONSABLE DE LA SOLICITUD DEL FECHA DEL CAMBIO
VERSIÓN
EL DOCUMENTO EFECTUADOS CAMBIO DD/MM/AAAA
Mediante Resolución 2239 de 7 de Octubre de
2014 se adoptan los procedimientos del
Adopción del documento Secretario General 07/10/2014 1
Proceso Administración de los Bienes de
Consumo y Devolutivos
Mediante Resolución 4086 de 2014 se derogó
Resolución 2239 de 2014 y se adoptó el
Adopción del documento Secretario General 19/12/2014 1
Manual de Procesos y Procedimientos de la
entidad.

Se ajustan actividades del procedimiento,

documentos de referencia, y se relacionan
Ajuste del documento Secretario General 21/08/2015 2
formatos y registros ante Requerimiento
NURC: 3-2015-016411

Se ajustan actividades del procedimiento y se

Ajuste del documento relacionan registros ante Requerimiento Secretario General 26/11/2015 3
NURC: 3-2015-023520

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