Professional Documents
Culture Documents
:
PROSEDUR KERJA
Revisi : 00
1. Tujuan:
Sebagai pedoman dalam penyelenggaraan Audit Internal untuk memastikan bahwa
sistem mutu telah diterapkan secara efektif dan efisien dalam rangka perbaikan
sistem mutu yang berkelanjutan di PT. ABC.
2. Lingkup:
Prosedur ini digunakan dalam proses audit internal di seluruh unit kerja yang ada
di PT. ABC.
3. Acuan
Manual Mutu Perusahaan ABC-MM-09 Klausul 9.2
4. Penanggung jawab:
a. Koordinator Tim ISO bertanggung jawab memastikan Internal Audit dilaksanakan
secara rutin, efektif dan mencapai tujuan yang telah ditetapkan dan menyusun
program audit.
b. Ketua Tim Auditor bertanggung jawab menyusun jadwal Audit Mutu Internal.
c. Auditor bertanggung jawab melaksanakan Audit Internal sesuai dengan jadwal
yang telah ditentukan
d. Auditi bertanggung jawab untuk menyediakan bukti-bukti objektif yang diperlukan
selama pelaksanaan Audit Internal, dan melaksanakan tindakan perbaikan dan
pencegahan sesuai temuan audit
5. Definisi
5.1. Sistem Manajemen Mutu
adalah Sistem Manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan organisasi
yang berkaitan dengan berkaitan dengan mutu
5.3. Audit
No. Dok. :
PROSEDUR KERJA
Revisi : 00
5.8. Auditee
Bagian organisasi atau person yang diaudit, dan bertanggung jawab terhadap
tindakan perbaikan yang harus dilaksanakan.
6. Prosedur:
6.1 Persiapan Pelaksanaan Audit Internal
6.1.1.Koordinator Tim ISO sebagai pengelola program audit bertanggung jawab
mengembangkan program Audit internal yang terdiri dari:
1) Perencanaan Program Audit internal minimal 1 kali dalam 1 (satu) tahun.
2) Ruang lingkup dan tujuan Audit internal
3) Sumber daya yang diperlukan
No. Dok. :
PROSEDUR KERJA
Revisi : 00
6.1.2. Koordinator Tim ISO membuat Program Audit Internal menggunakan F...... :
Program Audit Internal dan menjadi acuan dalam membuat jadwal pelaksanaan
Audit dan penunjukan kepada Tim Auditor Internal
6.1.3. Koordinator Tim ISO menunjuk tim audit dengan menggunakan F.... :
Penunjukan Tim Audit berdasarkan kepada kualifikasi Auditor :
1) Auditor harus independen terhadap area yang diaudit
2) Pengalaman kerja yang memadai (pengalaman kerja yang berhubungan
dengan standar mutu tempat sebelumnya, dapat dipertimbangkan)
3) Termasuk di dalam daftar Internal Auditor yang ditetapkan oleh Direktur
4) Pernah mengikuti pelatihan ISO 9001:2015
5) Pernah mengikuti pelatihan Auditor berdasarkan ISO 19011:2011
6.1.5. Ketua Tim audit membuat jadwal audit internal dengan area seluruh bagian/unit
terkait dengan menggunakan F.... : Jadwal Pelaksanaan Audit Internal.
6.1.6. Koordinator Tim ISO melakukan konfirmasi jadwal pelaksanaan audit internal
kepada seluruh bagian/unit terkait sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan
paling lambat 1 (satu) minggu sebelum pelaksanaan audit dengan menggunakan
F...... : Konfirmasi Jadwal Audit Internal.
6.1.9. Pelaksanaan Audit dikoordinasikan oleh Koordinator Tim ISO dibantu Pengendali
Dokumen.
6.1.10. Resiko tidak tercapainya tujuan program audit dapat terjadi karena sebagai
berikut:
1) Kesalahan perencanaan, risiko kegagalan mencapai program audit dan
cakupan program audit.
2) Terbatasnya sumber daya, menyebabkan tidak dapat dilaksanakan program
audit.
3) Tim audit tidak memiliki kompetensi kolektif untuk melakukan audit secara
efektif.
4) Komunikasi tidak efektif dalam pelaksanaan audit.
5) Gagal melindungi catatan audit sebagai bukti efektivitas program audit.
6) Tidak efektif melaksanakan pemantauan dan evaluasi hasil program audit.
6.2.2. Setiap pelaksanaan Audit dimulai dengan Rapat Pembuka dengan Auditee,
dimana Ketua Tim akan menjelaskan ruang lingkup audit, jadual audit, standar
maupun cara audit yang dilakukan. Peserta rapat mengisi daftar hadir dengan
menggunakan F.....
6.2.3. Pada saat melakukan audit, tugas utama Auditor Sistem adalah mengumpulkan
informasi dan melakukan verifikasi terhadap informasi yang diperolehnya.
6.2.4. Pengumpulan informasi dilakukan dengan cara bertanya dan meminta Auditee
untuk menunjukkan dokumen yang diperlukan serta mengamatinya.
No. Dok. :
PROSEDUR KERJA
Revisi : 00
6.2.7. Pada saat Rapat Penutupan Audit Internal, Ketua Tim akan menjelaskan setiap
temuan/ketidaksesuaian yang ditemukan, dan secara resmi menyerahkan
salinan laporan ketidaksesuaian kepada auditee, sedangkan yang asli
diserahkan kepada Koordinator Tim ISO.
6.4.1. Auditee akan menindaklanjuti temuan audit dengan membuat tindakan korektif
yaitu melihat terlebih dahulu penyebab ketidaksesuaian.
6.4.2. Auditor melakukan verifikasi terhadap tindakan koreksi dan pencegahan yang
telah dilaksanakan dan menilai efektifitasnya, sesuai waktu tindakan koreksi
yang disepakati.
6.4.3. Koordinator Tim ISO mencatat laporan ketidaksesuaian pada daftar laporan
ketidaksesuaian (F......) dan melakukan pemantauan/monitoring status tindakan
perbaikan terhadap tindak lanjut ketidaksesuaian sesuai dengan target
penyelesaian.
6.4.5. Koordinator Tim ISO melaporkan kegiatan audit kepada Direktur, kemudian
Direktur meneruskan ke Direktur Utama.
6.4.6. Seluruh rekaman hasil pelaksanaan Internal Audit dipelihara sebagai informasi
terdokumentasi