CICLO VITAL DEL DOCUMENTO.

La archivística se basa en uno de los principios teóricos, concebido después de

la Segunda Guerra Mundial, “el ciclo vital del documento” mismo que tiene su
origen en los E.E.U.U. surge en la búsqueda de una metodología de regulación
y normalización de la explosión documental, dada por el crecimiento de la
Administración Pública y las nuevas técnicas de producción y como parte de la
gestión documental.
El historiador “Wyffels en 1972, planteó la teoría de las tres edades de los
documentos, que daría lugar a diferentes categorías de archivos. Dicha teoría
está en relación con la idea y realidad de que los documentos no son algo
muerto o inactivo, sino que tienen una vida propia, este ciclo vital, como otros,
contempla después del nacimiento, crecimiento, decrecimiento y muerte.”sic[1]
En la década de los 80´s, México adopta esta teoría y establece que el
documento atraviesa durante su existencia por tres fases establecidas por su
valor y uso que tiene. Así a cada fase le corresponde un procedimiento
especializado y se resguarda en un archivo específico, en efecto, esta teoría
indica que un documento pasa por una serie de fases en las cuales se le
realizan diferentes técnicas archivísticas que determina su resguardo en un tipo
de archivo.
La fase activa corresponde al archivo de trámite y tiene valores documentales
primarios administrativo, fiscal, legal y contable, mismos que conservan durante
la fase semiactiva en el archivo de concentración en donde se realiza una
valoración documental para determinar su estancia en la fasemiactiva que
corresponde al archivo histórico y cuyos valores son evidencial, testimonial e
informativo.
Cabe mencionar que la teoría del Ciclo Vital del Documento como parte de la
Administración de los Documentos, es uno de los principales componentes que
da a la Archivística su reconocimiento a nivel mundial.

EDAD ACTIVA O DE GESTIÓN

EDAD INTERMEDIO O CENTRAL.

EDAD HISTÓRICA.

SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS EN COLOMBIA.

La Ley 80 de 1989 estableció el Sistema Nacional de Archivos el cual tiene como objetivo
“planear y coordinar la función archivística en toda la Nación, salvaguardar el patrimonio
documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad”, la Ley 594 de 2000 definió los
órganos asesores del Sistema, reglamentado por el Decreto 4124 de 2004 el cual fue
posteriormente derogado por el Decreto 2578 de 2012 el cual reglamenta el Sistema
Nacional de Archivos y establece la Red Nacional de Archivos.
El Sistema Nacional de Archivos – SNA se define entonces como el conjunto de
instituciones archivísticas articuladas entre sí, que busca mejorar la estructura y el
funcionamiento de los archivos del país y tiene como fin adoptar, articular y difundir las
políticas, estrategias, metodologías, programas y disposiciones que en materia archivística
y de gestión de documentos y archivos establezca el Archivo General de la Nación
promoviendo la modernización y desarrollo de los archivos en todo el territorio nacional.
Ámbito de Aplicación del SNA

 Rama Ejecutiva del Poder Público

 Entidades del Orden Nacional, Departamental, Distrital, Municipal
 Entidades Territoriales Indígenas y demás que se creen por Ley
 Entidades privadas que cumplen funciones públicas
 Entidades del Estado en las distintas Ramas del Poder
 Demás organismos regulados por la Ley 594 de 20004
Sistema Nacional de Archivos Electrónicos (SINAE)
Surgió en el 2010 como respuesta a la necesidad de homogeneización de las políticas
tendientes a la aplicación de tecnología en los archivos, anteriormente Colombia carecía
de políticas y programas de gestión documental electrónica que permitieran un eficiente
funcionamiento de las distintas entidades del Estado.
El SINAE cobra mayor importancia tras la publicación de la Directiva Presidencial 04 para
la Eficiencia Administrativa y Políticas de Cero Papel. Su reglamentación se da con la
expedición del Decreto 2578 de 20125 en su Artículo 18, en el cual se concibe como un
programa especial del AGN para garantizar la preservación del patrimonio documental
digital en Colombia y promover la estandarización de la gestión de documentos
electrónicos en el Estado.
CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS SEGÚN EL SICLO VITAL DEL DOCUMENTO.