UNIDAD III

CICLO CONTABLE

CICLO CONTABLE

DEFINICIÓN

 El Ciclo Contable, consiste en una serie de etapas que se efectúan repetitivamente en el

proceso contable, con el objeto de transformar información a cerca de las transacciones u
operaciones financieras de una empresa, que inicia con la identificación o recopilación de
información documentada y concluye con la elaboración de Estados Financieros que sirven
para la toma de decisiones a distintos usuarios.

 Es un orden pre-establecido en el cual son ejecutados los procedimientos del sistema

contable.

 El ciclo contable es el proceso ordenado y sistemático de registros contables, desde la

elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de
Estados Financieros.

PASOS O ETAPAS DEL CICLO CONTABLE DE LAS TRANSACCIONES

El Ciclo contable consta de las etapas siguientes:

 Recopilación e Identificación de la Información Documentada
 Análisis de las transacciones
 Registro de las operaciones en el Libro Diario
 Pases del Libro Diario al Libro Mayor
 Elaboración de Balance de Comprobación
 Cierre del Ciclo Contable
Asientos de Ajustes y Reclasificaciones
Balance de Comprobación Ajustado
Liquidación de Cuentas de Resultado
Hoja de Trabajo
 Elaboración de Estados Financieros
 Partida de Cierre
 Partidas de Apertura

RECOPILACON E IDENTIFICACIÓN DE LA INFORMACION DOCUMENTADA

En esta etapa, se reúnen los datos de las diferentes transacciones financieras que ha realizado una
empresa o comercio, los cuales se reflejan en los comprobantes o documentos contables emitidos o
recibidos tales como: facturas, comprobantes de crédito fiscal, planillas de pago, comprobantes de
remesas, vouchers, notas de débito, notas de crédito, notas de remisión, declaraciones de
impuestos, recibos, pagarés, letras de cambio, quedan y otros. La información se agrupa y ordena
correlativamente para facilitar su posterior análisis y registro.
ANÁLISIS DE LAS TRANSACCIONES

En la segunda etapa se estudia y analiza las transacciones reflejadas en la documentación, para

determinar el doble efecto que éstas ocasionan sobre la estructura contable, según el principio de
Partida Doble.

Una transacción desde el punto de vista contable se genera siempre y cuando un evento económico
afecte algunas de las cuentas básicas de la contabilidad.

Aquí, hay que realizarse preguntas tales como:

 ¿Qué operación se está realizando?

 ¿Qué cuentas intervienen en la operación?
 ¿A qué elementos pertenecen las cuentas?
 ¿Las cuentas que intervienen en la operación aumentan o disminuyen?

Por ejemplo:

Se tienen los siguientes datos documentados: La empresa Escoto, S.A. vende mercadería al
contado por un valor de $3,000.00 más IVA.

Al responder las preguntas anteriores realizamos el análisis siguiente:

¿Qué operación se está realizando?

Venta de Mercadería al contado.

¿Qué cuentas intervienen en la operación?

Efectivo y Equivalentes, por que la empresa recibe dinero
Ventas, por que aquí se registra la venta efectuada
IVA- Débito Fiscal, por la parte del impuesto que hay que retener por la venta

¿A qué elementos pertenecen las cuentas?

Efectivo y Equivalentes, es una cuenta de Activo
Ventas, es una cuenta de Resultado
IVA- Débito Fiscal, es una cuenta de Pasivo

¿Las cuentas que intervienen en la operación aumentan o disminuyen?

La cuenta Efectivo y Equivalentes, como es de saldo deudor aumenta y se carga con $3,390.00.
La cuenta Ventas, como es de saldo acreedor aumenta y se abona con $3,000.00.
La cuenta IVA-Débito Fiscal, como es de saldo acreedor aumenta y se abona con $390.00.

REGISTRO DE LAS OPERACIONES EN EL LIBRO DIARIO

Es la etapa en donde se registran las operaciones en el Libro Diario.

El libro diario es el libro de primera entrada que tiene por objeto recoger y reflejar todos los hechos
contables en forma cronológica es decir según las fechas en que se produzcan las diferentes

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operaciones. La unidad de registro en el libro diario es el hecho económico. En el libro diario se
deben anotar en forma inicial todos los hechos económicos del ente susceptibles de ser
cuantificados en unidades monetarias por esto se le conoce como libro de primera entrada o de
registros originales. De acuerdo a la empresa y al volumen de sus operaciones se utilizan
diferentes tipos de diario.

También se conoce en algunos países como Diario Continental y su sistema de registro se remonta
hasta el renacimiento en los orígenes de la partida doble. Es el más elemental y tiene el esquema
siguiente: (Registro en el Diario del ejemplo anterior)

01
Escoto S. A.
Libro Diario
Del 1 de Mayo al 31 de Diciembre de 2012
(Expresado en Dólares de los Estados Unidos de América)
Fecha Código Cuenta y Detalle Ref. Parcial Debe Haber
2012
Mayo 01 Partida No. 1
111 Efectivo y Equivalentes $3,390.00
11101 Caja $1,695.00
11102 Bancos 1,695.00
214 IVA-Débito Fiscal $ 300.00
411 Ventas 3,000.00
Por venta de mercadería al
contado.

Las partes que integran el diario general son:

 Fecha de la operación: en esta columna se registra en forma cronológica el año, el mes y

el día en que se realizó el hecho económico que se está asentando en el primer asiento,
pudiéndose colocar comillas en los siguientes que correspondan a igual fecha.

 Código de afectación: en esta columna se anota el código que le corresponde según el

catálogo de cuentas a cada una de las cuentas afectadas.

 Cuenta y detalle: en esta columna se registra el nombre de cada cuenta afectada y un

detalle breve pero suficientemente explicativo de la operación, es decir aquí se define el
cuerpo del asiento y se emplean cuatro o más renglones en la forma siguiente:

En el primer renglón se anota el número de la partida; en el segundo el nombre de la cuenta

cargada en letra clara y destacada; en el siguiente renglón se anota la cuenta abonada y a
continuación se anota el detalle exacto de validación de la operación realizada o del asiento,
en tantas líneas como sea necesario.

 Número del folio del mayor: esta columna registra el número de folio del libro mayor en el
cual se ha hecho el pase de la operación del diario, con el fin de relacionar entre si estos dos
libros fundamentales.

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  En la columna de parciales se anotaran aquellas cifras correspondientes a las sub-cuentas
o cualquier otro valor que se quiera detallar.

 Debe y Haber: estas son las columnas que recibirán los débitos y créditos de la operación,
es decir servirán para anotar las cantidades o valores que se cargarán y abonarán
respectivamente a las cuentas deudoras o acreedoras.
Al final de cada folio se sumarán las columnas del debe y el haber que deberán ser iguales,
poniendo al frente de las mismas la palabra pasan. Estas sumas se repetirán al inicio de
cada página siguiente procedidas de la palabra vienen.

 Número del folio del diario: es el número consecutivo que le corresponde a la hoja del
diario donde se realiza el asiento.

A las anotaciones que se hacen en el Libro Diario se les denomina ASIENTOS o PARTIDAS, lo cual
en general es la inscripción de una operación en un libro cualquiera, pero se aplica en particular este
nombre a las anotaciones en el Libro Diario. Cada asiento puede comprender una o varios cuentas
deudoras o una o varias cuentas acreedoras. Cuando en un asiento hay varias cuentas deudoras o
varias cuentas acreedoras, la suma del importe de todas las cuentas deudoras debe ser igual a la
suma del importe de todas las cuentas acreedoras, manteniendo con ello el principio básico de la
Partida Doble. Al acto de anotar las partidas o asientos se le da el nombre de diarización o
jornalización.

Los asientos pueden ser simples o compuestos. Son simples cuando solo hay una cuenta cargada y
otra abonada.

Y son compuestos los que tienen:

 Un cargo y dos o mas abonos
 Dos o mas cuentas cargadas y una abonada
 Dos o mas cuentas cargadas y dos o mas cuentas abonadas

En el diario se asentará, como primera partida, el balance que muestre la situación económica y
financiera del negocio o comerciante al principiar sus operaciones, anotando las cuentas de activo,
pasivo y capital.

Se asentarán inmediatamente después, en orden cronológico, las partidas correspondientes a las

operaciones que haga el comerciante, por cuenta propia o ajena.

PASES DEL LIBRO DIARIO AL LIBRO MAYOR

En esta etapa se agrupan todas las transacciones que hayan afectado a un mismo tipo de rubro o
cuenta y se integran a la situación financiera por medio del Libro Mayor.

El Libro Mayor, es necesario pues cumple la misión de agrupar las diversas cuentas. Si el Diario es
un libro de recopilación cronológica, el Libro mayor tiene como función básica la recopilación
sistemática de las operaciones inscritas anteriormente en el Diario, clasificando las operaciones de
contabilidad, es decir los cargos y los abonos de las partidas o asientos por orden de cuentas. Cada
cuenta tiene un código asignado que la identifica de acuerdo al catálogo de cuentas.

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Normalmente las cuentas se van abriendo en folios correlativos a partir del asiento inicial y a medida
que se realizan los asientos de Diario. Cuando un folio se completa, se continúa en el primero que
este en blanco. Puede presentarse como un libro encuadernado o estar formado por un conjunto de
hojas sueltas o fichas, cada una de las cuales o varias de ellas recogen las anotaciones
correspondientes a una cuenta en particular.

Las sumas del libro diario y del mayor al final del ejercicio han de ser iguales. El mayor puede
llevarse en dos formas llamadas: Folio doble y folio simple; el primer sistema consiste en dedicar dos
páginas enfrentadas del libro para cada cuenta. La página izquierda se destina al Debe y la derecha
para el Haber, el número de cada cuenta será el mismo en ambas páginas y el nombre de la cuenta
se escribirá en letra muy clara a la cabeza de la doble página, de manera que ocupe el mayor
espacio posible de ambas páginas.

Todos los cargos y abonos que aparecen en un libro diario se pasan al libro mayor. Es decir el
mayor está constituido por el total de cuentas que de acuerdo al catálogo de cuentas tiene la
entidad, por tanto a cada cuenta se le denomina “Cuenta de Mayor”.

Los cargos de los asientos de diario pasan a sus cuentas respectivas de mayor como cargos;
igualmente, los abonos de las anotaciones del diario pasan a sus cuentas correspondientes como
abonos.

El Libro Mayor puede dividirse en General y Auxiliar:

Mayor General: el cual está integrado por todas las cuentas de mayor que aparecen en el catálogo
de cuentas de acuerdo al sistema contable autorizado.

El Mayor Auxiliar: el cual está integrado por las sub-cuentas de una cuenta de mayor. Por ejemplo:
el Libro Mayor de la cuenta Efectivo y Equivalentes, puede tener libros auxiliares para Caja, para
Bancos y para Inversiones Temporales hasta 90 días plazo.

Existen diferentes formatos para el Libro Mayor, pero uno de los más generalizados es el que
incluye:

Fecha: columna para anotar el día, mes y año de los cargos o abonos de la partida que se está
transfiriendo del diario al mayor.

Detalle: columna en la cual se anota el concepto de la partida de donde proviene el cargo o el abono
clasificado.

Referencias: columna para anotar el número de folio o partida de diario de donde provienen los
cargos o abonos registrados.

Debe: columna izquierda para cantidades, en la cual se anotan los cargos provenientes de las
partidas de Diario.

Haber: columna derecha para cantidades, en la cual se anotan los abonos provenientes de los
asientos de Diario.

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Saldo: columna en la cual se registra el saldo actualizado de la cuenta de mayor, después de
registrar cada cargo o abono, según la naturaleza de cada cuenta. Lo anterior significa que al último
saldo actualizado de una cuenta de mayor se le suman los cargos y se le restan los abonos, si ésta
es deudora y si es acreedora, se le sumarán los abonos y restarán los cargos.

Procedimiento para efectuar pases al mayor.

Los pases se hacen partida por partida y no cuenta por cuenta. Comenzando desde la partida
número 1 hasta la última que se asentó en el Diario.

Cuando se va a transferir al Mayor los cargos o los abonos de cualquier partida, se comienza por las
cuentas cargadas y se termina con las abonadas.

Cuando se ha localizado el primer cargo o el primer abono que se va a transferir del Diario al Mayor
se procede de la manera siguiente:

1. Se anota la fecha de la partida de Diario en el Mayor.

2. Se anota una breve explicación o el concepto de la partida de Diario en la comuna detalle
del Mayor.
3. Se anota en la columna Referencia del Mayor el folio o número de partida de donde proviene
el cargo.
4. Se anota el cargo correspondiente en el debe o el abono en el haber de la cuenta de Mayor
y se actualiza el saldo.
5. En la columna Referencia del Diario se anota el folio de la cuenta de mayor al que se
transfirió el cargo o el abono.

Para cada cargo o abono se sigue el mismo procedimiento.

EJEMPLO: (Mayorización del Efectivo y Equivalentes de la partida anterior)

Escoto S. A.
Libro Mayor
Del 1 de Mayo al 31 de Diciembre de 2012
(Expresado en Dólares de los Estados Unidos de América)

Cuenta: Efectivo y Equivalentes Código de Mayor: 111

Detalle Ref. Debe Haber Saldo
Fecha
2012 O1 Venta de Mercadería 01 $3,390.00 $3,390.00
Mayo

ELABORACIÓN DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN

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Es la etapa en la que se comparan los saldos deudores con los saldos acreedores de las cuentas y
se comprueba si son iguales.

El Balance de Comprobación debe su nombre al hecho de que sirve esencialmente para comprobar
que los asientos registrados en el Diario han pasado íntegra y correctamente al Mayor. Esta
evidencia se obtiene al comparar las sumas de las columnas de movimientos del balance con los
totales del Diario, debiendo existir una exacta correspondencia entre ambas si, como es de
suponerse, al registrar las operaciones se ha observado estrictamente el equilibrio de cargos y
abonos que prescribe la Teoría de la Partida Doble.

Sobre este particular debe señalarse la conveniencia de acumular las sumas tanto del Diario como
del mayor durante todo el ejercicio y comenzarlas de nuevo en ambos libros al iniciarse el siguiente
período de operaciones.

Pero no es ésta la única finalidad del Balance de Comprobación. Como documento que contiene
todas las cuentas del Mayor, con expresión de sus respectivos movimientos, sirve también para
calcular los saldos de las cuentas, los cuales, puesto que se obtienen de movimientos que dan
sumas iguales, sumarán también cantidades iguales.

Y de esta manera el Balance de Comprobación no solamente satisface los fines de verificación

arriba mencionados, sino que permite hacer un estudio crítico de las cuentas en vista de sus saldos
para juzgar acerca de su significado, pues se debe reconocer que las cuentas, aun cuando hayan
sido correctamente manejadas de acuerdo con la técnica contable, no siempre expresan una
situación que corresponde a la realidad del momento al que el Balance se refiere.

Procedimientos para elaborar el Balance de Comprobación

El Balance de Comprobación se elabora partiendo de los saldos de las cuentas del Libro Mayor.

En la primera columna se anotan los códigos de las cuentas y en la segunda sus nombres, de
manera ordenada comenzando por los activos hasta terminar con los gastos. Este ordenamiento
ayudará al momento de elaborar los estados financieros.

En la columna debe del Balance de Comprobación se anotan los saldos deudores de las cuentas del
Mayor.

En la columna Haber se anotan los saldos acreedores de las cuentas de Mayor.

Al totalizar, si el movimiento deudor equivale al movimiento acreedor el proceso es correcto. Si no

coincide hay error, por tanto debe revisarse minuciosamente el proceso de asentar y efectuar pases
al Mayor.

EJEMPLO: (para el ejemplo asumimos que éstos han sido tomados del Libro Mayor)

Escoto S.A.
Balance de Comprobación

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 Al 31 de Diciembre de 2012
(Expresado en Dólares de los Estados Unidos de América)

111 Efectivo y Equivalentes $123,737.25

112 Cuentas y Documentos por Cobrar 0.0
114 Inventarios 10,000.00
116 IVA-Crédito Fiscal 1,136.52
211 Cuentas y Documentos por Pagar $ 0.0
214 IVA-Débito Fiscal 991.25
311 Capital Social 135,000.00
411 Ventas 8,500.00
413 Devoluciones Sobre Ventas 500.00
414 Rebajas Sobre Ventas 200.00
415 Descuentos Sobre Ventas 175.00
522 Compras 10,000.00
523 Gastos de Compras 442.48
524 Devoluciones Sobre Compras 1,000.00
525 Rebajas Sobre Compras 500.00
526 Descuentos Sobre Compras 200.00
Totales $146,191.25 $146,191.25

CIERRE DEL CICLO CONTABLE

DEFINICIÓN
Se inicia el cierre del proceso contable a partir del Balance de Comprobación de saldos hasta llegar
a los Estados Financieros previos.

En esta etapa se elabora lo siguiente:

ASIENTOS DE AJUSTE

Los asientos de ajuste, son aquellos que se realizan al final de cada período contable, ya sea
mensual, trimestral o anual y tienen por objetivo actualizar las cuentas de ingresos y gastos para que
estén adecuadamente enfrentados los ingresos del período contra todos los gastos que se generan
en el mismo lapso.

Los asientos de ajuste se consideran actualizaciones que se efectúan sobre algunas cuentas de
balance que afectan los resultados de la empresa, con el objeto de que reflejen el saldo real y exacto
al final de cada período. Es decir cada asiento de ajuste afecta una cuenta del Balance y del Estado
de Resultados.

En consecuencia, si el asiento no afecta una cuenta de ingresos o de gastos, no es un asiento de

ajuste.

Los asientos o partidas de ajuste, para efectos de su registro se han clasificado en:
 Tradicionales
 Técnicos

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AJUSTES TRADICIONALES

Los asientos de ajuste tradicionales, son aquellos que se corren al fin de un ciclo contable, con la
finalidad de obtener en primer lugar la utilidad bruta y posteriormente la utilidad o pérdida neta del
ejercicio.

Es de hacer notar que el número de ajustes tradicionales dependerá del procedimiento de registro
empleado, ya que en el procedimiento analítico es necesario correr más asientos que en el de
inventario perpetuo, en donde para determinar la utilidad bruta sólo se requiere enfrentar las
ventas netas con el costo de ventas.

Ajustes del Procedimiento Analítico:

Determinación de las Ventas Netas: para determinar las ventas netas, hay que restar a las ventas
totales el importe de las devoluciones, rebajas y descuentos sobre ventas de la siguiente manera:

Ajuste: Cargo a la cuenta de Ventas, con el importe de las devoluciones, rebajas y descuento sobre
ventas y con abono a las propias cuentas para saldarlas.

Determinación del Costo de Ventas:

Costo de Ventas = Inventario Inicial + Compras Netas – Inventario Final

Recordemos que el costo de ventas se integra de la suma del inventario inicial más las compras
netas, menos el inventario final. Las compras netas se determinan así: compras totales, menos
devoluciones, rebajas y descuentos sobre compras.

Determinación de compras totales: sumar a las compras el importe de los gastos de compras, con
su respectivo ajuste: cargo a la cuenta de compras con el importe de los gastos de compras y con
abono a la propia cuenta de gastos sobre compras, pasa saldarla.

Determinación de compras netas: restar a la cuenta de compras, el importe de las devoluciones,

rebajas y descuentos sobre compras, con su respectivo ajuste: cargo a la cuenta de devoluciones,
rebajas y descuento sobre compras, con el importe de su saldo para saldarlas con abono a la cuenta
de compras.

Determinación de las mercaderías disponibles: sumar a la cuenta de compras, el importe del

inventario inicial, con su respectivo ajuste: cargo a la cuenta de compras, con el importe de
inventario inicial, con abono a la cuenta de inventarios.

Determinación del Costo de Ventas: restar a la cuenta de compras (mercaderías disponibles) el

importe del inventario final, con el respectivo asiento de ajuste: cargo a la cuenta de inventarios, el
inventario final, con abono a la cuenta de compras.

Determinación de la Utilidad Bruta: para determinar la Utilidad Bruta se resta a las ventas netas el
importe del costo de ventas, con el respectivo asiento de ajuste así: cargo a la cuenta de Ventas, o
sea el importe del saldo de la cuenta de compras que representa el costo de venta, con abono a la
cuenta de compras.

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AJUSTES TÉCNICOS

Los asientos de ajuste técnicos, también se denominan asientos de ajuste de aplicación de las
reglas de valuación, porque todos ellos nacen precisamente de dar efecto a las reglas de valuación
de los diversos conceptos que integran los estados financieros, tales como estimaciones,
devengado, depreciación y amortización de activos y acumulación de pasivos.

Estimaciones: tratándose de cuentas por cobrar, la experiencia ha demostrado que no todo el saldo
de las mismas, es recuperado (cobrado), sino que una parte es irrecuperable, por ello es necesario
que al finalizar el período contable se establezca una estimación que permita, al deducirla de las
cuentas por cobrar, determinar el importe que será cobrado en condiciones normales y en tiempo
oportuno.

El registro de estimaciones, se ejecuta conforme a los principio de realización y período contable,

que manifiesta que se deben enfrentar los costos y gastos con los ingresos en el período en que
obtuvieron éstos últimos, por ello se efectuará un cargo a los resultados de operación, ya sea a los
gastos de venta o administración, con abono a una cuenta complementaria de activo de naturaleza
acreedora denominadas estimación para cuentas de cobro dudoso, el abono anterior, no se hace
directamente en la cuenta por cobrar, ya que la cuenta por cobrar registra operaciones realmente
efectuada, no debe recibir movimientos por operaciones provenientes de estimaciones.

Es recomendable que para cada cuenta por cobrar que se determine estimación, se abra una cuenta
particular, es decir, una cuenta de estimación para clientes, una para documentos por cobrar, una
para deudores y otras.

Como se puede apreciar en el ejemplo siguiente:

Saldo de la cuenta de Clientes en el ejercicio contable $100,000.00, después de hacer un estudio

serio se determina que se considera de cobro dudoso $10,000.00 del saldo. Por lo tanto
obtendremos el importe de la estimación para el período:

PARTIDA

Gastos de Venta $10,000.00

Estimación para Cuentas Incobrables $10,000.00
V/ Por cuentas de cobro dudoso

Devengado: los pagos anticipados que representan cantidades entregadas por anticipado por las
cuales se obtendrá un beneficio futuro fundadamente esperado mediante el uso, consumo
(devengado) de activo, normalmente se llevará a los resultados de operación al momento en que
éstos hayan prestado su servicio a la empresa, ya sea por el paso del tiempo, o por uso de los
mismos; por tanto el asiento de ajuste que se correrá para dar efecto a lo devengado será: cargo a
las cuentas de resultado de gastos de venta y administración, con abono a la propia cuenta de
activo, pagos anticipados.

Ejemplo

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El saldo de la cuenta de papelería es de $40,000.00 al finalizar el período contable, después de
practicar inventario físico, se determinó, que durante el ejercicio se consumieron $30,000.00,
consumiendo el 80% en gastos de ventas y el resto en gastos de administrativos, siendo el asiento
de ajuste el siguiente:

PARTIDA

Gastos de Ventas $24,000.00

Gastos de Administración 6,000.00
Gastos Pagados por Anticipado $30,000.00
Papelería
V/ Por consumo de papelería

Depreciación: la depreciación entendida como la recuperación del costo de un activo fijo tangible, a
través del tiempo durante la vida útil del bien y considerando o no un valor de desecho.

El proceso de la recuperación del costo de la inversión en Activos Fijos, se realiza mediante cargos
periódicos y sistemáticos a los resultados de operación, con abono a una cuenta complementaria de
activo, denominada Depreciación Acumulada.

El hecho de no abonar a la cuenta del activo, descansa en los mismos principios explicados para las
cuentas por cobrar.

Ejemplo:

Valor histórico original de un edificio es de $80,000.00

La depreciación es el 10%; 50% para el departamento de ventas y 50% para el departamento
administrativo
Depreciación acumulada = $800,000.00 X 10%= $80,000.00

Asiento
PARTIDA

Gastos de Ventas $40,000.00

Gastos de Administración 40,000.00
Depreciación Acumulada $80,000.00
Edificios
V/ Registro de la depreciación

Amortización: el proceso de registro de la amortización es similar al de la depreciación con la

precisión de que éste se efectúa para las cuentas de los activos intangibles y para los cargos
diferidos.

Ejemplo:
Valor de los gastos de instalación $100,000.00
Amortización 20% / 100,000.00 = $20,000.00

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El asiento de ajuste, suponiendo un uso de instalaciones es de 40% para el departamento de venta y
el 60% para el departamento de administración.

PARTIDA

Gastos de Ventas $ 8,000.00

Gastos de Administración 12,000.00
Amortización Acumulada $20,000.00
Gastos de Instalación
V/ Registro de la amortización de los
Gastos de Instalación.

Acumulación de Pasivos: como consecuencia de las operaciones del negocio, surgen obligaciones
que se han devengado o realizado en el período contable, pero que a la fecha de los estados
financieros no se han pagado, pero de conformidad nuevamente con los principios de realización y
período contable, se deben de registrar en el período en que contribuyeron a generar ingresos
independientemente de la fecha en que se paguen; por tanto, es necesario correr un asiento de
cargo a los resultados de operación, ya sea a los gastos de venta, administración financieros u
otros, con abono a una cuenta de pasivo.

Ejemplo:

Al finalizar el período quedan pendientes de pago gastos del departamento de venta por $25,000.00
y del departamento de administración por $29,000.00. El asiento de ajuste será:

PARTIDA

Gastos de Ventas $25,000.00

Gastos de Administración 29,000.00
Cuentas y Documentos por Pagar $54,000.00
Acreedores
V/ Por gastos pendientes de pago

ASIENTOS DE RECLASIFICACIÓN

La Reclasificación de partidas: tiene por objeto trasladar cantidades de unas cuentas a otras cuando
los importes contabilizados en una cuenta tienen una significación que no se corresponde con el
título de la misma, como consecuencia, por ejemplo, de:

 Vencimientos a corto plazo de partidas catalogadas a largo plazo

 Necesidad de corregir asientos erróneos

DIFERENCIAS ENTRE AJUSTES Y RECLASIFICACIONES

Después de haber estudiado los asientos de ajustes y reclasificaciones se puede concluir, que la
diferencia básica entre ambos tipos de asiento consiste, en que los de ajuste modifican los saldos

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del Balance y Estado de Resultados y las reclasificaciones no, ya que éstas sólo se encargan como
ya se dijo de corregir errores cometidos muchas veces por descuido, al haber cargado o abonado
una cuenta que no era la correcta o se encargan de trasladar saldos que pasan de una clasificación
de largo plazo a corto plazo.

BALANCE DE COMPROBACIÓN AJUSTADO

Es sumamente fácil el cometer errores al ajustar y cerrar las cuentas. Por lo tanto, después de que
se hayan pasado al libro mayor todos los asientos de ajuste y de cierre, se deberá elaborar un nuevo
balance de comprobación, para volver a verificar la igualdad de las sumas de las cuentas deudoras y
acreedoras. A este nuevo balance de comprobación, que se elabora después de contabilizar los
asientos de cierre, se le denomina balance de comprobación ajustado.

LIQUIDACIÓN CUENTAS DE RESULTADO

Liquidar o cerrar las cuentas sólo significa que todas las cuentas transitorias, es decir, las no
acumulativas, deben quedar con salde de cero, mediante el procedimiento de transferir sus saldos o
importes a la cuenta Pérdidas y Ganancias.

El cierre de estas cuentas es necesario para que los ingresos, gastos y dividendos se acumulen sólo
por un período y pueda mostrarse en el estado de situación financiera o balance general, es saldo
de la cuenta de utilidades retenidas, al final del período contable.

Debido a que las cuentas de ingresos, gastos y dividendos se cierran se les denomina Cuentas
Transitorias. Las cuentas de activo, pasivo y patrimonio no se cierran y se les conoce como cuentas
permanentes.

Para cerrar las cuentas de ingresos y gastos se transfieren sus saldos a una cuenta de cierre
transitoria llamada “Pérdidas y Ganancias”, la cual sólo se utiliza al terminar el período con el objeto
de registrar los asientos de cierre. Una vez que se han transferido a la cuenta Pérdidas y Ganancias,
el saldo de esta cuenta representa la utilidad o pérdida neta del período. Este saldo se traslada a la
cuenta de “Utilidades del Período” quedando Pérdidas y Ganancias, con un saldo de cero.

Recomendaciones

Hay cuatro puntos que deben tomarse muy en cuenta:

1. Todas las cuentas de ingresos y gastos se cierran contra la cuenta “Pérdidas y Ganancias”.
2. Pérdidas y Ganancias, así como la cuenta de Dividendos se cierra contra la cuenta de
Utilidades Retenidas.
3. Los asientos de cierre, se hacen al final de cada período contable.
4. Sólo las cuentas del Balance, esto es, las cuentas permanentes (Activo, Pasivo y
Patrimonio), tienen saldos después de pasar los asientos de cierre, las demás cuentas
quedarán sin saldo.

LA HOJA DE TRABAJO

DEFINICION

13
 Es un documento, en el cual partiendo del balance de comprobación practicado al terminar el
ejercicio, se registran los asientos de ajuste, se forma el balance de saldos ajustados y, por último,
se clasifican los saldos, agrupando en columnas aparte aquellos que denoten pérdidas o ganancias
y los que se refieren a renglones del balance.
Este documento condensado contiene, en borrador, todo el procedimiento a seguir en la formación
del balance final. No es un estado financiero; tampoco es un documento que deba someterse a la
consideración de la dirección de la empresa. Es, simplemente, un valioso medio de trabajo para el
contador, una guía, fuera de los libros, que facilita la formación de los asientos finales y muestra,
antes de que éstos sean registrados, la posición en que las cuentas habrán de quedar, dando así
oportunidad de que sus saldos sean considerados ampliamente desde diferentes puntos de vista.
Es, más que todo, un documento en el que se proyecta el ajuste y cierre de las cuentas y conviene
utilizarlo ya que se puede considerar que cada negociación presenta características especiales.

El momento oportuno para formular la hoja de trabajo, será aquel en que se tenga disponible el
primer balance de comprobación y antes de registrar en los libros ningún asiento.

EXPLICACIÓN DEL USO DE LAS COLUMNAS DE LA HOJA DE TRABAJO

Véase la Hoja de Trabajo del ejemplo:

Escoto, S.A.
Hoja de Trabajo
Al 31 de Mayo de 2012

No. Nombre de la Balance de Asientos de Balance de Estado de Balance

Cuenta Comprobación Ajuste y Comprobación Resultados General
Reclasificación Ajustado

Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber Debe Haber

Está compuesta de dos partes: la primera comprende hasta el balance de saldos ajustados y la
segunda se refiere a las cuatro últimas columnas. Es la primera parte la que tiene mayor valor
técnico, ya que en ella se encuentran los asientos de ajuste. En cuanto a la segunda parte
constituye propiamente una reclasificación de las cuentas del balance de saldos ajustados.
Efectivamente, es ésta aparecen cifras definitivas que, sin embargo, deben clasificarse, pues
mientras algunas se refieren al estado de Resultados, otras forman parte del balance, puesto que
representan activos y pasivos.

Pasos para elaborar la Hoja de Trabajo:

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La elaboración de este documento es sencilla, pero no simple, para preparar correctamente la Hoja
de Trabajo debe tenerse presente que las cuentas no aparecerán con sus movimientos y saldos de
manera vertical como en una cuenta o esquema de mayor, sino que cada cuenta aparecerá de
manera horizontal, es decir, en un renglón. Hay que tener presente que se tiene que sumar los
cargos y restar los abonos a los saldos deudores y se debe restar los cargos y sumar los abonos a
los saldos acreedores.

La forma de hacer la Hoja de Trabajo deriva de los usos y las costumbres de los contadores, y
puede darse el caso que se elabore con más o menos columnas, pero el ejemplo de modelo que
aquí se presenta, es una de las más aceptadas y difundidas.

La Hoja de Trabajo consta de un número de folio de las cuentas de mayor, un concepto y 10

columnas.

Número de Folio de Mayor: en este espacio se anotará el número que le corresponde a cada
cuenta en el libro mayor, o su número de catálogo de cuentas.

Nombre de la Cuenta: en este espacio se anotará el nombre de todas y cada una de las cuentas,
anotando primero las cuentas de activo, luego las de pasivo, después las cuentas de patrimonio,
luego se anotan las cuentas de resultado y al final otros productos y otros gastos.

Columnas 1 y 2: en éstas se registra el Balance de Comprobación, destinando la primera columna

para los cargos y la segunda para los abonos, después y ambas sumas deben ser iguales.

Columnas 3 y 4: aquí se registran los asientos de ajuste, en donde es preciso verificar que el saldo
de cada una de las cuentas del Balance de Comprobación coincidan con la realidad, las diferencias
detectadas son las que se deben contabilizar por medio de los asientos de ajuste. Luego se totaliza,
ambos totales deben ser iguales.

Columnas 5 y 6: destinadas para el Balance de Saldos Ajustados. Una vez efectuados los asientos
de ajuste necesarios, así como los pases de los mismos a las cuentas correspondientes del Mayor,
es necesario obtener de éste una relación de cuentas con los saldos ya ajustados, la cual se
denomina Balance de Saldos Ajustados, de acuerdo con lo anterior, el Balance de Saldos Ajustados
es un documento en que aparecen los saldos de las cuentas después de haber pasado a ellas los
asientos de ajuste necesarios. La sumatoria del balance de comprobación más los ajustes,
dependiendo de la suma o resta que se efectué y del saldo final así se colocarán en las columnas.
Los saldos de las cuentas que no hayan tenido ajuste sólo se trasladan en la columna
correspondiente.

Columnas 7 y 8: se utilizan para los asientos de pérdidas y ganancias, los que se hacen al terminar
el ejercicio para transferir los saldos de las cuentas de Resultado a la de Pérdidas y Ganancias, con
el objeto de conocer la utilidad o pérdida del ejercicio, trasladándose a la columna con saldo
contrario.

Columnas 9 y 10: Sirve para registrar los saldos del balance previo al Balance General, esto
consiste en el pase de los saldos del Balance de Comprobación Ajustado, de las cuentas
específicas del Balance General ya sea con saldos deudores o acreedores, así como también el
resultado que se obtuvo de la utilidad y reserva legal.

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Balance General, los saldos de la cuentas de Balance, del Balance de Comprobación ajustado se
trasladan a la columna del Balance General, así como también el resultado que se obtuvo de la
utilidad y reserva legal.

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