Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

LABORATORIO 2: Programación de actividades y asignación de recursos

Ejercicio 2 – Programación de actividades y asignación de recursos

Los recursos que se van a involucrar en el proyecto tienen un horario y calendario diferente, como se
describe a continuación:
Analista. Es el asistente de investigación que desarrollará directamente el trabajo. Su calendario es de
lunes a viernes, de 08:00 a.m. a 13:00 horas y de 15:00 a 18:00 horas
Líder del proyecto. Es el responsable del proyecto y trabaja en éste parcialmente, ya que atiende
otros cuatro proyectos. Su semana laboral es de lunes a viernes de 9:00 a 14:00 y de 16:00 a 19:00
horas.
Consultor. Se contrató a un consultor para el proyecto, el cual está disponible solamente viernes de
09:00 a 14:00 horas. y de 16:00 a 19:00 horas.
El analista preparó un diagrama de Gantt con las duraciones aproximadas considerando los recursos
arriba citados, sin embargo, quiere estar seguro que el tiempo asignado a cada recurso es adecuado y
verificar la duración total del proyecto. En caso necesario, el analista está autorizado a programar
horas extras, si con ello sostiene la duración del proyecto.
En este caso será necesario utilizar el programa MS Project para designar los calendarios de trabajo
correspondientes y asignar los recursos a cada actividad y revisar la carga de trabajo de cada persona.
Actividades a realizar:

1. Definir calendario laboral para el proyecto

2. Ingresar los recursos a la hoja de recursos.
3. Definir el calendario laboral para cada recurso.
4. Asignar los recursos respectivos a las actividades
Desarrollo de las actividades:

1. Definir calendario laboral para el proyecto

Abrir el archivo creado en la sesión anterior.

1.1. Crear un nuevo calendario

• Elegir la opción de la ficha Proyecto Propiedades Cambiar tiempo de trabajo

• A continuación presionar el botón “Crear calendario”

• Asignar nombre al nuevo calendario. Clic en Aceptar

1
 Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

• Clic en Aceptar para cerrar la ventana Cambiar calendario laboral

1.2. Modificar el calendario del proyecto

• Elegir la opción de la ficha Proyecto Propiedades Cambiar tiempo de trabajo

• En la ventana “Información del proyecto” asigne el nuevo calendario creado como

calendario del proyecto. Clic en Aceptar

2. Ingresar los recursos a la hoja de recursos

2.1. Activar la vista “Diagrama de GANTT”

• Desde la barra de vistas seleccione la vista “Diagrama de GANTT”

• Active la tabla “Entrada”. Elija la opción de la ficha “Vista” Datos Tablas
Entrada

2
 Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

• A continuación se muestra el estado actual del documento del proyecto

2.2. Definir el formato de visualización de los recursos

• Seleccionar la opción: Ficha Archivo Opciones

• En la ventana “Opciones de Project” seleccionar la ficha “Programación”
• Elegir la opción como se indica en la figura:

2.3. Adicionar la lista de recursos

• Abrir la hoja de recursos: Ficha Vista Vistas de recursos Hoja de recursos

3
 Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

• A continuación se muestra la lista de recursos definidos para el proyecto

Costo Costo
Nombre del Costo por Se aplica
Nro. Unidades por por hora
recurso uso S/. al
hora S/. extra S/.
1 Analista 2 100.00 200.00 0.00 Prorrateo

2 Líder de proyecto 1 200.00 0.00 0.00 Prorrateo

3 Consultor 1 0.00 0.00 10,000.00 Final

• Adicione los recursos indicados en la tabla anterior

3. Definir el calendario laboral para cada recurso

Una vez especificados los recursos disponibles para el proyecto, se define un calendario para cada
uno de éstos. A continuación se especifican los calendarios que utiliza cada uno de los recursos:

Nro. Nombre del recurso Calendario

1 Analista Lun a Vie de 08:00-13:00 hrs y de 15:00-18:00hrs

2 Líder de proyecto Lun a Vie de 09:00-14:00 hrs y de 16:00-19:00hrs

3 Consultor Viernes de 09:00-14:00 hrs y de 16:00-19:00hrs

3.1. Definir calendario laboral para el Analista

• En la misma hoja de recursos. Doble clic al recurso “Analista”

• En la ventana “Información del recurso” Clic en el botón “Cambiar calendario laboral”

4
 Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

• En la ventana “Cambiar calendario laboral”. Seleccione la ficha “Semanas laborales”.

Clic en el botón “Detalles …”

• En la ventana “Detalles”. Seleccione los días Lunes a Viernes y asigne las horas de
trabajo según se especificó en la tabla de recursos inicial para el “Analista”. Clic en
Aceptar para finalizar

• Para verificar el calendario asignado al “Analista”, en la ventana “Cambiar calendario

laboral” seleccione algún día de lunes a viernes y verifique que se muestra las horas
laborales correctas

5
 Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

• Cerrar las ventanas “Cambiar calendario laboral” e “Información del recurso”

presionando el botón “Aceptar” en cada caso.

3.2. Definir calendario laboral para el Líder de proyecto

• En la misma hoja de recursos. Doble clic al recurso “Líder de proyecto”

• En la ventana “Información del recurso” Clic en el botón “Cambiar calendario laboral”
• En la ventana “Cambiar calendario laboral”. Seleccione la ficha “Semanas laborales”.
Clic en el botón “Detalles …”
• En la ventana “Detalles”. Seleccione los días Lunes a Viernes y asigne las horas de
trabajo según se especificó en la tabla de recursos inicial para el “Líder de proyecto”.
Clic en Aceptar para finalizar

• Verifique que se haya asignado adecuadamente el horario de trabajo al líder del proyecto
• Cerrar las ventanas “Cambiar calendario laboral” e “Información del recurso”
presionando el botón “Aceptar” en cada caso.

3.3. Definir calendario laboral para el Consultor

• En la misma hoja de recursos. Doble clic al recurso “Consultor”

• En la ventana “Información del recurso” Clic en el botón “Cambiar calendario laboral”
• En la ventana “Cambiar calendario laboral”. Seleccione la ficha “Semanas laborales”.
Clic en el botón “Detalles …”
• En la ventana “Detalles”. Seleccione los días Lunes a Jueves y elimine las horas de
trabajo para el Consultor como se indica en la siguiente figura:

6
 Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

• En la misma ventana “Detalles”. Seleccione el día Viernes y asigne las horas de trabajo
según se especificó en la tabla de recursos inicial para el “Consultor”. Clic en Aceptar
para finalizar

• Verifique que se haya asignado adecuadamente el horario de trabajo al líder del proyecto

• Cerrar las ventanas “Cambiar calendario laboral” e “Información del recurso”

presionando el botón “Aceptar” en cada caso.

3.4. Verificar la existencia de los nuevos calendarios

• Elija la opción de la ficha Proyecto Propiedades Cambiar tiempo de trabajo

7
 Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

• En la ventana “Cambiar calendario laboral” despliegue la lista desplegable indicada en

la siguiente figura y verifique que se muestren los calendarios definidos

• Clic en el botón Aceptar para cerrar la ventana

El calendario estándar de MS Project utiliza un horario por defecto de 8:00 a.m. a

5:00 p.m., de Lunes a Viernes (40 horas a la semana). Estos datos por defecto se
aplican a las actividades y a los recursos que no tengan otra información como
calendarios especiales ingresados directamente.
Por lo tanto, si en una empresa se trabaja normalmente con otro horario o los
sábados por ejemplo, es conveniente crear el calendario para la compañía y cambiar
los datos en el menú de opciones.

4. Asignar los recursos respectivos a las actividades

Hay tres conceptos importantes relacionados con las actividades y los recursos:
• Duración (Duration). Se refiere al tiempo que toma llevar a cabo una actividad. Por defecto,
MS Project define jornadas de trabajo de 8 horas en un día laboral.
• Unidades (Units). Son unidades de recursos (personas o equipo) asignados a una actividad,
las cuales pueden estar tiempo completo o parcial.
• Trabajo (Work). Es la cantidad de tiempo que requieren todos los recursos asignados a una
actividad para llevarla a cabo. Cuando una actividad no tiene recursos asignados, el esfuerzo
es igual a cero.
La relación de estos tres conceptos es: Duración = Trabajo / Unidades.
MS Project define tres tipos de actividades: Fixed Duration (Duración fija), Fixed Units
(Unidades fijas) y Fixed Work (Trabajo fijo).

8
 Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

El MS Project define por defecto todas las actividades como Unidades fijas (Fixed Units) y
condicionadas por el esfuerzo (Effort Driven). Este último concepto se refiere a la programación
dirigida por el esfuerzo (sin cambiar el esfuerzo de cada actividad); en donde el MS Project
extiende o reduce la duración de una actividad cuando se asignan o remueven recursos a la
misma.
Es importante remarcar que este concepto únicamente se aplica después de la primera asignación
de recursos.
Las reglas que se aplican para cada tipo de actividad se muestran en la tabla a continuación:

Tipo de Mantiene Condicionada por el NO condicionada por el

No.
tarea fijo esfuerzo esfuerzo

Cambia las unidades Cambia el esfuerzo

Duración Excepción: cuando se (Trabajo)
1 Duración
fija asignan unidades del mismo
recurso cambia el esfuerzo
Cambia la duración Cambia el esfuerzo
Unidades Excepción: cuando se
2 Unidad
fijas asignan unidades del mismo
recurso cambia la duración.

Trabajo Trabajo Cambia la duración Cambia la duración

3
fijo (Esfuerzo)

El tipo de tarea se puede cambiar desde la ventana “Información de la tarea” Avanzado

4.1. Para cambiar el tipo de tarea a todas las tareas

• De la tabla “Entrada” del “Diagrama de GANTT” clic en la columna “Nombre de tarea”

para seleccionar todas las tareas
• Elija la opción de la ficha Tarea Propiedades Información
• En la ventana “Información de la tarea” en la ficha “Avanzado” modifique el tipo de tarea
y elija si será condicionada por el esfuerzo o no

9
 Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

4.2. Identificación de los recursos a asignar a cada tarea

• En la siguiente tabla se definen los recursos necesarios para cada tarea

Nro. Actividad Recurso requerido

1 Definir Objetivos Líder de proyecto, Consultor

2 Identificar la audiencia Analista

3 Buscar patrocinadores Analista

4 Contratar expositores Analista, Consultor

5 Seleccionar salas de exposición Líder de proyecto, Analista

6 Salas seleccionadas (meta) -

7 Diseñar reconocimientos Analista, Consultor

8 Reconocimientos listos (meta) -

9 Preparar inauguración Analista, Consultor

10 Seleccionar conductor de inauguración Analista, Consultor

11 Inauguración (meta) -

4.3. Como asignar recursos a las tareas

• Activar la vista del “Diagrama de GANTT”

• Abrir la ventana de asignación de recursos a través de la ficha “Recurso”
“Asignaciones” “Asignar recursos”

10
 Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

• Se muestra la ventana “Asignar recursos” donde se visualizan tofos los recursos

definidos para el proyecto

• Coloque la ventana anterior cerca de la tabla “Entrada” del “Diagrama de GANTT”.

Presione clic en la primera tarea de la tabla de “Entrada” la cual será visualizada en la
ventana “Asignar recursos”

• Seleccione el recurso “Líder del proyecto”, clic en el botón “Asignar”

11
 Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

• Seleccione el recurso “Consultor”, clic en el botón “Asignar”. Observe que se muestran

marcados los dos recursos asignados a la tarea

• Seleccione ahora la tarea 2. “Identificar audiencia” y aplicando el procedimiento anterior

asigne el recurso “Analista”

• Repita el procedimiento anterior para completar la asignación de los recursos definidos

para las demás tareas
• En la siguiente figura se ilustra el documento con todos los recursos asignados para cada
tarea

12
 Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

4.4. Visualizar el uso de cada recurso

• Elija la opción de la ficha “Vista” “Vista de recursos” “Uso de recursos”

• A continuación se muestra la tabla de “Uso” de recursos así como la distribución del

esfuerzo en las actividades asignadas

4.5. Planeación de las actividades del equipo

• Elija la opción de la ficha “Recurso” “Ver” “Organizador de equipo”

Con esta vista se pueden hacer asignaciones o ajustes arrastrando las tareas hacia
el recurso o fecha deseada
Pueden insertarse nuevas tareas o borrar tareas existentes

13
 Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

4.6. Inspección de los efectos de los cambios en las tareas

Permite revisar la forma en que los cambios a una tarea afectan a otras
• Elija la opción de la ficha “Tarea” “Tareas” “Inspeccionar” “Inspeccionar tarea”

• Se desplegará un panel a la izquierda en el que se muestran las características de las

tareas y los nuevos valores que se generan con los cambios.
• Alguna de esta información también puede observarse si se coloca el cursor sobre la
barra de las tareas en la gráfica de Gantt

Ejercicio Propuesto
1. Continuar con el archivo creado la sesión anterior
1.1. Abrir el archivo correspondiente al trabajo propuesto creado la sesión anterior
1.2. Definir el calendario laboral para el proyecto
1.3. Definir e ingresar los recursos requeridos a la hoja de recursos
1.4. Definir el calendario laboral para cada recurso
1.5. Asignar los recursos respectivos a las actividades
1.6. Visualizar el uso de cada recurso
1.7. Grabe el documento creado

14