Planificación y Control de Proyectos con MS-Project

LABORATORIO 1: PLANEACION INTEGRAL DEL PROYECTO

Ejercicio 1 – La planeación integral del proyecto

“Dime cómo empieza el proyecto y te diré como va a terminar” es una frase que resume la importancia
de comenzar adecuadamente los proyectos; sin embargo la pregunta básica es ¿dónde comenzarlos?
o ¿cómo iniciarlos?
Indudablemente que la justificación del proyecto, como satisfactor de una necesidad, es un buen
principio, pero a partir de ahí se debe realizar una planeación adecuada y sistemática, donde el
conocimiento y la difusión del objetivo del proyecto es determinante.
El objetivo se debe completar con información que permita conocer las características relevantes del
proyecto, dicha información se constituye en una especificación del proyecto. Entre los datos
relevantes de la especificación del proyecto, se debe mencionar quién es el cliente, qué necesidad
satisface el proyecto, cuál es el presupuesto y los beneficios, entre otros.
La planeación del proyecto se va “elaborando” de manera sistemática y ordenada cuando a partir de la
especificación se genera la “Estructura de la División del Trabajo” – EDT – (Work Breakdown
Structure - WBS), herramienta que permite desglosar el proyecto en sus diferentes componentes
hasta llegar al paquete de trabajo, último nivel de la EDT y que describe el volumen de trabajo a
ejecutar por una persona o unidad organizacional. Se considera que la EDT y los paquetes de trabajo
ayudan a definir adecuadamente el alcance del proyecto.
Una vez que se tienen los elementos descritos anteriormente, se da respuesta al qué se va a hacer en
el proyecto. El paso inmediato sería definir quién lo va a hacer. En este caso la matriz de
responsabilidades permite asignar diferentes funciones dentro del proyecto.
El uso de Microsoft Project

En los proyectos es necesario integrar toda la información inicial de manera que sea la base para la
programación del proyecto (el diagrama de Gantt o la Red), asegurando además que cada vez que un
miembro del equipo de trabajo acceda al archivo del proyecto pueda revisar la especificación del
proyecto, la EDT o la matriz de responsabilidades.
Una vez que la información se encuentra en el archivo de MS Project, es posible diseñar filtros y/o
banderas de tal manera que se pueda mostrar e imprimir solamente las actividades que le
corresponden a cada responsable. Esto permite que el responsable de la actividad reciba solamente
sus actividades y no todo el programa del proyecto.
Actividades a realizar:

1. Iniciar un proyecto nuevo

2. Introducir el documento de especificación del proyecto en el archivo de MS Project
3. Definir la EDT con sus respectivos códigos estructurados y el Objetivo General del Proyecto
4. Describir el paquete de trabajo para dos actividades
5. Diseñar la matriz de responsabilidades
6. Programar filtros y banderas de manera que se permita mostrar solamente las actividades por
responsable
7. Usar el “Organizador” para importar y exportar vistas, tablas, módulos y otros componentes del MS
Project

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Desarrollo de las actividades:

1. Iniciar un proyecto nuevo

Un proyecto puede ser creado a partir de un nuevo documento o utilizando plantillas previamente
creadas o del sitio de Office.
Dependiendo de la selección, se mostrarán las plantillas disponibles que pueden ser modificadas
en el proceso de creación del proyecto.
En este ejercicio crearemos un nuevo archivo con el nombre “Seminario Internacional de
Informática”
1.1. Iniciar el programa Microsoft Project

1.2. Activar/Desactivar la barra de vistas

Click derecho en la banda gris izquierda y elija la opción “Barra de vistas”

Una vista es un formato para analizar la información

del proyecto o para introducir datos.
Existen tres formatos de vistas:
• Hojas
• Gráficas y diagramas
• Formularios

Barra
de
vistas

Las vistas se seleccionan desde la barra de vistas lateral que muestra las vistas más
usadas o mediante la opción de la cinta de opciones Vista Otras vistas Más
vistas
Las vistas por defecto son la “Gráfica de Gantt” y la “Escala de tiempo”

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1.3. Registro de la información del proyecto:

• Para registrar la información del proyecto ir a la opción de la cinta de opciones:

Proyecto Información del proyecto:

• Complete los datos como se indica a continuación:

1.4. Ajustar la escala de tiempo

• La escala de tiempo que representa el tiempo en el que se realizan las tareas e incluye de
una a tres escalas. Doble Click sobre la escala de tiempo y complete los siguientes datos:

Otra forma de acceder a la ventana

“Escala Temporal” es a través de
la cinta de opciones:

Vista Escala Temporal lista

desplegable (Escala Temporal)

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1.5. Definir el calendario del proyecto

• El calendario del proyecto permite especificar los días de trabajo y los días en que no se
trabaja. Esto se hace en la ficha Project Cambiar tiempo de trabajo

• A continuación se muestra la ventana “Cambiar calendario laboral”

1.6. Grabar el proyecto

• Elija en la ficha Archivo Guardar como

• Asigne como nombre del archivo: Seminario Internacional de Informática

2. Introducir el documento de especificación del proyecto en el archivo de MS Project

En la planeación del proyecto se define el esquema de trabajo que se requiere para desarrollar los
entregables del proyecto con base en la estructura de desglose del trabajo.
El proyecto " Seminario Internacional de Informática " está definido con las siguientes activida-
des y duraciones.

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Nro. Actividad Duración

1 Definir Objetivos 2d

2 Identificar la audiencia 10d

3 Buscar patrocinadores 5d
4 Contratar expositores 3d

5 Seleccionar salas de exposición 5d

6 Salas seleccionadas (meta) 0d

7 Diseñar reconocimientos 8d

8 Reconocimientos listos (meta) 0d

9 Preparar inauguración 7d

10 Seleccionar conductor de inauguración 2d

11 Inauguración (meta) 0d

2.1. Especificar el modo de calendarización de tareas

• Configurar el modo de calendarización de las tareas en “Autoprogramar”

La opción por defecto de

calendarización de tareas es:
“Programar manualmente”

• Otra forma es en la ficha Archivo Opciones

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2.2. Ingreso de tareas

• Active la vista “Diagrama de GANTT”

• Proceda a ingresar cada una de las 11 tareas indicadas en la tabla anterior

Para insertar una nueva tarea:

• Se coloca el cursor en el nombre de la tarea en donde se insertará la nueva tarea
• Oprimir la tecla Ins o seleccionar el botón Tarea de la pestaña Tarea Tareas
Para eliminar una tarea
• Se coloca el cursor sobre el número del renglón de la tarea que se eliminará
• Presionar la tecla Del o seleccionar la opción Borrar de la pestaña Tarea Edición
Para desplazar una tarea de una posición a otra:
• Seleccionar el identificador de la tarea o de varias tareas
• Desplazarla(s) a la posición deseada (No se requiere insertar un renglón)

2.3. Ingreso de Actividades sumarias para agrupamiento de tareas

• Las actividades del caso deben ser agrupadas en las siguientes actividades sumarias:

Nro. Actividad Sumaria Sub Actividades

1 Planeación 1, 2, 3
2 Programación 4, 5, 6

3 Preparación 7, 8, 9, 10, 11

• Adicione las actividades sumarias anteriores como se indica en la siguiente figura:

Notas:
• Un grupo o resumen de tareas genera un esquema de agrupación por tipo
• Para indicar que una tarea es parte de un grupo se utiliza el botón de
indentación a la derecha.

Notas:
• Otra forma de adicionar tareas
sumarias es con la opción:
Tarea Insertar Resumen

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• Con la herramienta de la ficha Tarea “Aplicar sangria a la tarea” proceda a indentar

los grupos de tareas incluidos en cada grupo de tareas sumarias

• Verifique en el diagrama de GANTT la representación de las actividades sumarias:

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• Para visualizar/ocultar las subtareas de cada grupo de actividades sumarias. Click en el

nombre de columna “Nombre de tarea”. Elija la opción Vista Datos Esquema

Las duraciones de las tareas pueden ingresarse de diferentes formas, dependiendo del
método de calendarización seleccionado:
• Tareas calendarizadas manualmente: Se ingresa la duración en forma de número
o texto. Por ejemplo: “Al inicio de Marzo” o “Después de terminar X”
• Tareas calendarizadas automáticamente: Se ingresa la duración numérica o en
forma estimada, agregando un signo de interrogación (?).

Cuando la programación es automática, debe evitarse el ingreso de las fechas de inicio

o término, que se calculan de acuerdo a la fecha de inicio, duración y dependencias, y
que pueden cambiar dependiendo de los recursos asignados.
Si se crea una tarea resumen con duración, fecha de inicio o fecha de término, las tareas
del grupo no se calcularán ya que se consideran independientes. Esto se conoce como
programación Top-down.

• Adicionar el nombre del proyecto a la lista de tareas y convertirla en actividad sumaria de

todas las actividades definidas actualmente:

3. Definir la EDT con sus respectivos códigos estructurados y el Objetivo General del Proyecto
Es útil referenciar las actividades de un proyecto mediante su numeración y una actividad resumen
para conocer los datos consolidados del proyecto.

3.1. Asignar códigos de la EDT

• Para asignar los códigos de la EDT se activa la casilla “Número de esquema” ubicada en
la ficha: Formato Mostrar u ocultar

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3.2. Definir una actividad resumen

• Una actividad resumen sirve como marco de referencia para el proyecto. Active la casilla
de opción “Tarea de resumen del proyecto” de la ficha “Formato”:

• Modifique el nombre de la “Actividad resumen” como se indica en la siguiente figura:

Nota:
La actividad resumen se identifica con el ID igual a 0

3.3. Definir hitos (milestones)

• Un Hito (milestone) es una tarea que no tiene duración pero que identifica eventos
importantes del calendario, por ejemplo, la terminación de una fase mayor. Para colocar
un hito, se ingresa una tarea con duración cero.

• Esto también puede hacerse mediante la opción de la ficha Tarea Insertar Hito

• En nuestro caso las actividades 1.2.3, 1.3.2 y 1.3.5 representan los hitos del proyecto

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3.4. Definir dependencias entre tareas

• Las dependencias organizan el orden en el que se realizan las tareas. Para el ejercicio, se
consideran las siguientes dependencias:

Nro. Actividad Predecesora Por defecto, la dependencia entre

1 1.1.1 - dos tareas es de:
Fin a Inicio (FS – Finish to Start )
2 1.1.2 1.1.1 (FC)
3 1.1.3 1.1.2 (CC)
4 1.2.1 1.1.3 (FC)
5 1.2.2 1.1.3 (FC)
6 1.2.3 1.2.2 (FC)
7 1.3.1 1.2.1 (FC + 2)
8 1.3.2 1.3.1 (FC)
9 1.3.3 1.3.2 (FC)
10 1.3.4 1.3.3 (FC)
11 1.3.5 1.3.4 (FC)
• Para definir una dependencia:
1. Se seleccionan las tareas que dependerán entre sí
2. Se oprime el botón que se encuentra en la ficha Tarea Programación

• Otra forma es describir la dependencia en la ventana “Información de la tarea” en la

pestaña “Predecesoras”

• Otra forma es introducir las dependencia en la columna “Predecesoras” en la “Tabla

GANTT”

• Para eliminar una dependencia:

1. Se seleccionan las tareas que ya no dependerán entre sí
2. Se oprime el botón

• Proceda a definir las dependencias entre tareas. Note que la duración total del proyecto
será de 29 días

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Nota: Para cambiar el tipo de dependencia entre dos tareas. Clic derecho en la tarea
Información y en la ventana “Información de la tarea” en la ficha “Predecesoras”,
cambie el tipo en la columna “Tipo” como se indica en la siguiente figura:

3.5. Insertar el archivo de la especificación del proyecto

• Seleccionar la tarea 1 “Seminario Internacional de Informática”. Elegir la ficha Tarea

Propiedades Notas de Tareas

• En la ventana “Información de tarea resumen”, seleccionar la ficha “Notas” y luego

hacer click en el botón “Insertar Objeto”

• En la ventana “Insertar Objeto” elija la opción “Crear desde un archivo”, seleccione el

archivo “*.doc” correspondiente y marque las casillas “Vincular” y “Mostrar como ícono”.
Clic en el botón “Aceptar”

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• Observe el ícono asociado a la nota de la tarea que se acaba de crear

4. Describir el paquete de trabajo para dos actividades.

4.1. Describir la actividad buscar patrocinadores

• Seleccionar la tarea 1.1.3 “Buscar patrocinadores”.

• Asignar el archivo en Word “Buscar patrocinadores.doc”. Aplique el procedimiento del

ejercicio 3.5 “Insertar el archivo de la especificación del proyecto”

4.2. Describir la actividad diseñar reconocimientos

• Seleccionar la tarea 1.3.1 “Diseñar reconocimientos”.

• Asignar el archivo en Word “Diseñar reconocimientos.doc”. Aplique el procedimiento del

ejercicio 3.5 “Insertar el archivo de la especificación del proyecto”

• El aspecto final de nuestro documento quedará así:

5. Diseñar la matriz de responsabilidades

5.1. Crear la matriz de responsabilidades

• Elegir la ficha Vista Tablas Mas tablas …

• En la ventana “Mas Tablas” seleccionar la tabla “Entrada”. Clic en el botón “Modificar”

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• En la ventana “Definición de tabla” asigne nombre a la nueva tabla “&Matriz de

Responsabilidades”. Seleccione la casilla “Visible en el menú”. Elimine todas las filas
excepto “Id” i “Nombre” para ello seleccione una fila y presione el botón “Eliminar fila”.

• Adicione una nueva fila con los datos indicados en la siguiente figura. Clic en Aceptar

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• Verifique que en la ventana “Más tablas” aparezca la nueva tabla creada. Clic en el botón
“Aplicar”. Clic en el botón “Cerrar”

5.2. Ingresar la lista de responsables

• A continuación se muestra la relación de responsables por actividad

Actividad Responsable
1.1.1 Hernán González
1.1.2 Juan Santos
1.1.3 Hernán González
1.2.1 Jesús Montes
1.2.2 Vicente Pereda
1.2.3 Juan Santos
1.3.1 Hernán González
1.3.2 Cindy Rivera
1.3.3 Jesús Montes
1.3.4 Antonio Carbajal
1.3.5 Hernán González
• Ingrese los nombres de los responsables al proyecto

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6. Programar filtros y banderas de manera que se permita mostrar solamente las actividades
por responsable

6.1. Crear filtros

• Elegir la opción de la ficha Vista Filtros Mas filtros

• En la ventana “Mas filtros”, clic en el botón “Nuevo”

• Adicionar la siguiente definición para el nuevo filtro. Clic en el botón Guardar

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6.2. Aplicar un filtro

• En la ventana “Mas filtros” elija el nuevo filtro “Responsable”, clic en “Aplicar”

• Se solicita el ingreso de un nombre de responsable. Ingrese alguno de los nombres, clic

en Aceptar

• Verifique que se visualicen únicamente las tareas asignadas a dicho responsable

6.3. Quitar un filtro

• Elija la opción “[Sin filtro]”:

• Verifique que se muestren todas las tareas

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6.4. Resaltar elementos de la programación

• Resaltaremos los hitos del proyecto. Elija la ficha Vista Datos Resaltar: Hitos

• Verifique que se muestren resaltados los hitos del proyecto

6.5. Desactivar el Resaltado de elementos de la programación

• Elija la opción de la ficha Vista Datos Resaltar: [Sin resaltar]

7. Usar el “Organizador” para importar y exportar vistas, tablas, módulos y otros componentes
del MS Project
MS Project permite importar y exportar tablas, filtros, vistas y otros componentes. Para que estén
disponibles estos componentes en otros proyectos, MS Project designa un espacio llamado
Global.mpt, en donde se guardan las definiciones de los componentes. Este archivo se abre
automáticamente por MS Project al iniciar el programa, de manera que simplemente el conocer su
existencia permite hacer uso del mismo.
Si se crea una vista, filtro o tabla, ésta estará disponible únicamente para el proyecto en el que se
crea, es decir en el archivo del proyecto. Para poder utilizar componentes creados en un archivo
(.mpp), éstos se importan/exportan al archivo Global.mpt.

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7.1. Importar/exportar archivos

• Elija la opción de la ficha Archivo Información Clic en el botón “Organizador”

• En la ventana “Organizador” aparecen varias pestañas, las cuales corresponden a cada

uno de los componentes que se pueden importar/exportar

7.2. Exportar la “Matriz de Responsabilidades” al archivo “Global.mpt”

• En la ventana “Organizador” seleccione la ficha “Tablas”, copie la matriz a Global.mpt

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• Verifique que aparece la matriz de responsabilidades en Global.MPT

8. Ejercicios de aplicación

8.1. Agregar la columna puesto a la Matriz de Responsabilidades

• Elija la opción de la ficha Vista Datos Tablas Mas Tablas

• En la ventana “Mas Tablas”. Seleccione la tabla “Matriz de Responsabilidades”, clic en
el botón “Modificar”
• Adicione una cuarta fila a la definición de la tabla con los siguientes datos:

• Clic en el botón “Aceptar”

• En la ventana “Mas Tablas” clic en el botón “Aplicar”
• Adicione los siguientes datos relacionados a los puestos de los responsables

Responsable Puesto
Hernán González Administrador
Juan Santos Supervisor
Jesús Montes Asesor
Vicente Pereda Asesor
Cindy Rivera Supervisora
Antonio Carbajal Administrador

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• Información del proyecto actualizada con los puestos de los responsables:

8.2. Elaborar un filtro que muestre únicamente las actividades sumarias

• Elija la opción de la ficha Vista Datos Filtro Nuevo Filtro

• Complete los datos para el nuevo filtro

• Aplique el nuevo Filtro.

• Quite el filtro aplicado.

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Ejercicio Propuesto
1. Proponer un ejercicio en Project relacionado a su trabajo o a alguna actividad que usted realice
1.1. Defina el título del proyecto
1.2. Elabore una breve descripción del proyecto elegido
1.3. Crear un proyecto nuevo en MS Project
1.4. Ingrese el “Registro de la información del proyecto”
1.5. Ajustar la escala de tiempo
1.6. Definir el calendario del proyecto
1.7. Especificar el modo de calendarización de tareas
1.8. Ingresar las tareas
1.9. Ingreso de Actividades sumarias para agrupamiento de tareas
1.10. Definir la EDT con sus respectivos códigos estructurados y el Objetivo General del Proyecto
1.11. Definir una actividad resumen
1.12. Definir los Hitos del proyecto
1.13. Definir dependencias entre tareas
1.14. Insertar el archivo de la especificación del proyecto
1.15. Describir el paquete de trabajo para algunas actividades
1.16. Crear una matriz de responsabilidades
1.17. Programar filtros y banderas de manera que se permita mostrar solamente las actividades
por responsable
1.18. Resaltar algunos elementos de la programación que considere importantes
1.19. Grabe el documento

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