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Martes, 31 de enero de 2012.

Crear dashboards con Excel

Algo que me preguntan bastante ultimamente -no se por qué será - es cómo trabajar esos bonitos y
complejos Dashboards en Excel de los que algunas empresas disponen -por qué será-. El problema está
en que mucha gente piensa que hay algo de magia detrás de todo esto, una función secreta que usamos en
analítica del estilo "crear Dashboard" y que solo hace falta descubrir ese botón para disfrutar de estos
cuadros llenos de gráficos y colores.
Y es que más o menos, todos creemos que sabemos manejar Excel, pero son muy pocos los que han
tenido que masticarlo lo suficiente como para sacar sus verdaderas posibilidades a la que es, sin duda, la
mejor herramienta de la Suite Office de Microsoft. En este artículo veremos un pequeño tutorial sobre
como empezar a dar tus primeros pasos en la creación de paneles de control serios a la par que atractivos
con Excel.
Repasaremos la utilidad real de Excel, cómo importar datos, cómo usar las fórmulas de resumen más
comunes, como aplicar tablas dinámicas y veremos pequeños trucos de diseño. Al final crearemos 2
Dashboards sencillos pero que deberían bastaros para poder fabricar vuestros propios informes de
negocio:

Bueno, empezamos ya con la explicación tutorial. Aunque antes de que sigas, avisarte de que este
documento es bastante largo y tiene muchos pasos y detalles como para sacarle partido si solo dispones
de unos minutos. Quizás prefieras guardar este link para poder abordar el tutorial cuando realmente
dispongas de tiempo. ¡es un aviso! También es posible que quieras saltarte algunos capítulos si ya tienes
su contenido dominado...

Tabla de Contenidos
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1. Cuando usar Excel

2. Definiendo el Entorno
3. Las fuentes de datos
4. Hoja de BBDD interna
5. Hojas Resumen
6. Hojas Informe
7. Las Bases de Excel
8. Fórmulas más comunes
9. Tablas dinámicas
10. Gráficos Dinámicos y Gráficos a Medida
11. Segmentos en Tablas dinámicas
12. Diseñando una página de Dashboard
13. Dashboards Estáticos
Cuando usar Excel
Para este tipo de soluciones, la verdad es que, sabiendo programar yo soy más amigo de soluciones
estilo Zoho Reports o desarrollo propio, pero existen ventajas muy claras para trabajar con Excel en
lugar de con programación:

 La más obvia, no necesitas saber programar (sin duda ayuda, pero no es obligatorio)

 Tu trabajo queda en un único archivo que fabricas en cualquier y se mueve con este, pudiendo ser
enviado y trasladado con todo su potencial.

 Otras personas, podrán trabajar con las fuentes de datos que se manejen ahí y realmente ir mejorando el
Dashboard poco a poco con el tiempo.

 De la parte gráfica se encarga Excel y no pierdes el tiempo con maquetación de gráficos.

En conclusión, son archivos muy útiles para manejar en el interior de un negocio, con personas
involucradas en el mismo.
Como contras tendríamos:

 Al dar acceso a tanta gente, estos archivos son inestables, si le sumamos el poco respeto que tiene la
gente que no lo maneja bien por Excel, tenemos que cualquiera puede romperlos en su intento
pormejorarlos

 Necesitas Excel para poder verlos, incluso algunos lectores de Éxcel no tienen todas sus
funcionalidades.

 No se puede trabajar con grandisimas cantidades de datos, Excel es limitado en numero de filas y tu
ordenador te limitará en la cantidad de proceso.

 Sin duda, y aunque siempre podemos recurrir a progamar dentro de un Excel, la capacidad de proceso
de las formulas de Excel no llega ni por asomo a lo que puede hacerse con programación.
Sencillamente hay cosas que con Excel "a pelo", no pueden hacerse

 Si te encuentras con gente desordenada, editar un Excel más o menos trabajado puede ser un autentico
infierno (bueno, vale, esto también pasa con la programación)
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Entendido todo esto, pongamos que si que vamos a realizar un panel de control mediante esta fantástica
herramienta. Genial! Pues empecemos...
Nota:Lo que sigue es una forma muy personal de trabajar; si bien cada uno es libre de organizarse de la
forma que quiera. Además de lo que es el propio "cómo se hace" voy a ir dando pautas que nos ayuden a
ordenar el trabajo final que hacemos. Debemos entender que estas pautas concretas son lo de menos, lo
que si que es importante es que cada uno, o cada empresa, escoja un patron por el que trabajar que le
ayude a identificar rápidamente donde entrar a cambiar las cosas en un Excel complejo. De otra forma no
aprovecharemos nunca un trabajo de hace varios meses...
Creación de Informes y Dashboards en Excel: Definiendo el
entorno.
Norma: Usemos siempre 1 hoja de Excel para cada cosa.
Lo primero que tenemos que entender es cual es la mejor forma de organizar un Excel. Mucha gente
cuando se lanza a esta aventura intenta, por los medios que sea, realizar todo su trabajo en la misma hoja
de Excel y eso resulta a la larga muy incómodo de mantener. Excel nos brinda la posibilidad de crear
varias hojas en un solo archivo (o incluso ligar datos entre varios archivos, pero eso no vamos a verlo
aquí) lo que significa que podemos -o más bien debemos- separar nuestros contenidos en varias hojas
para facilitar el trabajo:
Así que lo primero es diseñar para que vamos a usar las hojas de Excel, yo os propongo que en este
ejercicio las usemos para 4 cosas distintas marcando en el nombre cada una de esas hojas cual es su
función:
 1.- Hojas con tablas de fuentes de datos. Marcadas con el nombre "datos.Nombre de la hoja".
 2.- Hojas con referencia, equivalencias y traducciones de datos. Marcadas con el nombre
"bbdd.Nombre de la hoja". En referencia a que actuan como base de datos interna del archivo
 3.- Hojas con resumenes o procesos de datos. Marcadas con el nombre "resumen.Nombre del
resumen".
 4.- Hojas gráficas con informes creados a partir de las otras. Marcadas con el nombre "informe.Nombre
del informe".
Así mismo, no está de más que nos acostumbremos a usar un orden en el tipo de hojas según la
importancia que tengan: por ejemplo, que las primeras hojas sean siempre informes, luego vengan los
resúmenes, luego los datos y por ultimo las bases de datos. De esta forma quien mire el éxcel irá
profundizando en hojas solo a medida que lo necesite.
Otro tema es el nombre de las hojas en sí. No las dejemos como "hoja1", "hoja2" o tendremos que entrar
en todas las hojas para saber lo que son. Usemos un nombre descriptivo. Además a ser posible evitemos
nuestros espacios, así nuestras formulas serán mucho más legibles al no necesitar comillas al referenciar
una hoja. Un truco sencillo es reemplazar espacios por guion bajo (_).
Es posible, que para algunos tipos de informes requieras otro tipo de hojas, o que prefieras diferenciar
distintos tipos de datos, resumenes e informes. Lo mismo da, simplemente intenta ser ordenado y
clasificar lo máximo posible tus nombres de hojas de Excel. Sino, a la larga te volverás loco para
entender que es lo que hiciste hace un año.

Creación de Informes y Dashboards en Excel: Las fuentes de

datos
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Bien, empecemos a trabajar. Lo primero que necesitaremos para hacer un informe son los datos de los
que surje este informe. Es obvio, pero no por ello menos importante. No podremos hacer ningún informe
si nos faltan datos básicos de los que sacar conclusiones. Así pues necesitamos crear una Hoja de
DATOS para cada fuente de datos que tenegamos.
Para ello, miramos lo que nos ofrece la herramienta y vemos que Excel nos brinda, en su sección de
datos, 4 tipos de importaciones distintas:

Importando cualquier fuente de datos en nuestras hojas

Una vez hayamos escogido la fuente de datos -sea cual sea- Se nos solicitará a partir de que celda
deseamos importarla. Lo suyo, como decíamos sería siempre crear una hoja completa para cada fuente
de datos y escoger siempre la casilla A1 (por lo de ser ordenados y encontrar las cosas rápido).
Una vez importados no hemos terminado. Deberemos definirle la actualización de los datos, para que
Excel los extraiga el solo cada cierto tiempo. Esto es una gran ventaja que no muchos usan, nos permite
no solo trabajar con los datos en el momento sino reaprovechar ese mismo Excel en futuras ocasiones:
Clicamos con el botón derecho en la casilla A1 de esa hoja de datos -la casilla en la que hemos creado la
importación- y en entramos en "Propiedades del Rango de Datos". Ahí declaramos como queremos que
sea esta actualización. Si sabemos que los datos siempre tendrán el mismo formato, podemos establecer
cada cuantos minutos queremos que se actualicen -cuidado ahí con no empezar a provocar procesos muy
costosos a nuestro ordenador o al servidor del que sacamos los datos-. Si no nos fiamos de la fuente de
datos y no queremos sorpresas nos interesará desmarcar la actualización en segundo plano e ir dandole
cada vez que queramos a actualizar manualmente.
Importando "Desde Access"...
Nos permitirá sacar los datos de una BBDD en Access. Poco útil salvo que acostumbremos a trabajar
realmente con esta herramienta -que yo personalmente no os aconsejaría nunca-. Si tenemos esa suerte -o
mala suerte, según se mire- la importación de datos es sencilla y creándola podremos actualizar los datos
directamente desde ese archivo, lo que siempre es una ventaja.
Los detalles de la importación son muy simples, creamos una consulta en Access y la importamos tal
cual a Excel seleccionándola de un listado.
Importando "Desde Web"...
Nos permitirá importar tablas HTML desde una URL que le indiquemos. Sin duda se trata de un puente
de conexión interesante cuando tenemos que ir sacando datos de cualquier entorno web e importarlo
directamente en Excel.
Esta opción resulta util en 2 casos:
a. Cuando encontramos publicada y actualizada una tabla en alguna página de internet, podemos
importarla directamente y ir mirando sus actualizaciones para actualizar nuestros datos directamente.
b. Cuando buscamos una forma rápida de importar nuestros datos internos (en nuestras propias BBDD)
en el Excel, nos bastará con pedir que una URL concreta los muestre en formato de tabla HTML para
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importarlos y actualizarlos en nuestro Excel. Cuidado con esta forma puesto que si nuestros
programadores no tienen cuidado y no ponen algo de seguridad (por Ip, por contraseñas, etc.) en la
petición podríamos hacer publicos datos internos de la empresa.
Para realizar esta operación se nos abrirá una especie de navegador web simplificado en el que podremos
navegar hasta encontrar nuestra tabla. Entonces la seleccionaremos y le daremos a importar.
Una vez importado recordemos entrar a configurar la actualización de datos.
Importando desde "Desde Texto"...
Esta seguramente la opción que más veces habremos usado. No tiene mucho misterio, elegimos un
archivo concreto de nuestro ordenador en un formato de texto plano (normalmente .txt o .csv) y
definimos como importarlo. Aquí todo el problema suele estar en que normalmente estos archivos se
delimitan por comas (",") o punto y coma (";") y por defecto Excel intentará usar el tablulador como
indicación de separación... Pero bueno, con cambiarlo ya está bien. También es una buena costumbre
pedir a nuestros programadores que permitan exportar "CSV para Excel" separando por tabulador en
lugar de por punto y coma (acaba siendo más cómodo).
En este caso debemos saber que también podremos definir la actualización automática de los datos. La
mayor parte de la gente piensa que una vez han importado los datos Excel no guarda registro de como
hizo esa importación, pero esto no es así.
Excel guardará la ruta del archivo que hemos importado y la forma que hemos usado para interpretarlo.
Así que podemos pedirle que lo vuelva a importar cada cierto tiempo o sencillamente decirle que olvide
de donde ha sacado esos datos. En esta importación automática cabe destacar que si no desmarcamos la
casilla "Solicitar nombre de archivo al actualizar" Excel nos volverá a abrir el navegador de archivos
cada vez (lo cual es bastante molesto si nos fiamos de esos datos).
Esta opción de actualización automática puede tener mucho sentido cuando cargamos archivos en
carpetas en red que más gente puede ir actualizando (red de la intranet, Ftps, Dropbox, etc.).
Importando "De Otras Fuentes"...
Aquí ya entramos en conexiones directas con Bases de Datos en forma de Query concreta o con sistemas
de datos que tengamos. Sin duda es la mejor forma de importar datos, pero también la más compleja y
por eso no podemos pararnos a explicarla. Al final cada menú es suficientemente intuitivo como para
que cualquiera que sepa más o menos lo que está haciendo pueda llegar a un buen resultado.
Algunas cosas muy interesantes que podemos llegar a hacer son:

 Conectarnos directamente con ODBC a una base de datos y lanzar consultas. Una lastima que no
puedas conectarte directamente a un MySQL, pero bueno, siempre puedes añadir la conexión ODBC al
MySQL que tengas instalado.

 Importar consultas concretas a archivos de listados (sacar solo cierta información de otros Excel, XML,
BBDDD, etc.)

Como siempre, podremos configurar la actualización automática en todos estos casos y siempre es
recomendable revisarla tras cualquier importación.
Revisando las "Conexiones Existentes"...
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Este apartado nos va a permitir visualizar todas las conexiones que tenemos en nuestro documento. Al
editarlas podemos ver en que hoja y casilla del excel están situadas y editar su actualización. A veces es
la forma más cómoda de revisar que datos hay en un Excel.
Añadiendo datos... "¿a mano?"...
Por supuesto y aunque no sea una opción del Excel siembre habrá datos que incluyamos a mano...
Aunque sea para poner nombres más humanos a algunos valores que incluyamos de una fuente externa.
Importando datos de fuentes más complejas
En ocasiones será preciso conectarse a distintas APIs para extraer los datos. Este es por ejemplo el caso
de Google Analytics, del que si te dedicas al mundo web sin duda querras extraer datos concretos para
tus informes y que por supuesto, vemos que Excel no maneja como posible fuente de importación de
datos.
Por desgracia no existe una vía 100% simple e integrada para hacer estas importaciones. Cada API está
programada según han deseado sus programadores y es imposible que todo sea fácil y sencillo. Pero por
suerte para nosotros, hay muchísima gente que usa Excel, lo que significa que en muchos casos
podremos bajar gratuitamente o comprar alguna solución ya implementada por otros. Solo hay que usar
Google e investigar un poco...
para guiarnos un poco, veamos los distintos métodos por los que pueden realizarse estas importaciones
más complejas:
1º) Creando una página html, que haga de puente en nuestro servidor.
Al igual que haciamos para poder importar datos internos mediante "Desde Web" podemos crear un
sistema de solicitudes que nos haga de puente entre lo que Excel comprende y la API. Así, podemos
desarrollar la integración de la API que deseemos con los datos que necesitemos en nuestro servidor y en
formato que a Excel le gusta: las tablas html.
Si vamos a tirar por este camino, no olvidemos nunca añadir una capa de seguridad a lo que montemos.
2) Usando las Macros de Excel.
Las macros de Excel son una via por la que Exel te permite aplicar tu propia programacion enVBA en el
mismo. Sin duda es una herramienta muy util si sabes programar en ese lenguaje y estas familiarizado
con su uso en Exel, pues te permite hacer practicamente cualquier cosa que podrías hacer con Visual
Basic pero aplicando los resultados a las celdas, columnas y hojas de Excel en lugar de al HTML.
Asi pues, una forma de importar datos de una API cualquiera es programando su integración con
Macros. Podemos encontrar un ejemplo de este método aplicado a la API de Google Analytics
en AutomateAnalytics. Ahi se nos permitirá acceder a este mundillo a cualquier nivel: desde decargar un
informe ya totalmetne integrado con macros para partir de ahi y solo cambiar lo que te apetezca hasta
descargarte cada uno de los códigos VBA para aplicarlos en tus hojas a tu manera.
Otros macros interesantes que podemos descargar nos permitirán acceder a APIs tambien muy
interesantes como las de SEOmoz,
3) Instalando plugins (llamados add-ins)
También existen desarrollos completos que pueden comprarse/crearse/instalarse en nuestro ordenador y
que dotan a Excel de nuevas funcionalidades. Existen Plugins de Excel para infinidad de cosas, que
dotan transforman a Excel en herramientas más complejas o añaden nuevas vias de recuperación de
datos.
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Estos plugins resultan mucho más comodos y rápidos que las macros pero tienen una gran contra: todo el
que use el Excel debe tenerlos instalados para sacarle partido, algo que no siempre podemos garantizar ni
nos termina de convenir.
Dentro de estos plugins encontramos a Excellent Analytics un plugin que te genera una nueva pestaña en
Excel con la que identificarte en Google Analytics y lanzar con su API capturas de datos en tus páginas.
Otro de los plugins interesantes, de cara a la recogida de datos es SQL Drill que nos va a permitir
conectarnos a distintos tipos de bases de datos (incluidos Oracle y MySql) e importar consultas o tablas
enteras (aunque debo comentar que su instalación a veces falla en W7 y excel 2010 y debe terminarse a
mano).
Sin duda, los plugins son una gran opción tanto para necesidades puntuales como para iniciarse en la
analítica web en Excel, ya que no requieren ningún conocimiento específico.

Creación de Informes y Dashboards en Excel: La hoja de Base de

datos interna
Es bastante normal que los datos, tal y como se importan en la cuenta no nos acaben de valernos. Para
solucionar esto mucha gente lo que hace es hacer reemplazos masivos en la hoja de datos que acaba de
cargar, pero eso tiene un serio problema: no podremos actualizar nunca esos datos o tendremos que
volver a repetir el trabajo de reemplazos.
Para solucionar esto lo que podemos hacer es crear una Hoja de Base de Datos donde incluiremos
equivalencias concretas entre datos. Un ejemplo típico sería asociar una lista de datos que tenemos solo
por ID y al que le creamos en una hoja de bbdd a sus nombres más comunes asociados a estos Ids. Para
ello, usaríamos dos columnas de nuestra Hoja de base de datos donde iriamos especificando en cada fila
ID y Nombre. De esta forma ya tendríamos esta asociación en nuestro Excel y luego podríamos usarla en
nuestras formulas para autotraducir los datos cargados.

Creación de informes y Dashboards en Excel: Las Hojas Resumen

Estas hojas deberiamos tratarlas exactamente igual que las de datos solo que sabiendo que sus datos
serán en realidad formulas que precalculen datos en base a otras hojas de datos que hemos ido
importado. Por eso las llamamos resumen. No aportan datos nuevos, solo resumen los importantes en
una sola hoja.
Estas tablas no siempre son necesarias, muchas veces podemos evitarlas y hacer los calculos
directamente en los informes así que marcate dos únicos motivos para crearlas:
1) No te ves capaz de poder crear el informe sin este apollo intermedio que te procese los datos.
Normalmente no significará que no pueda hacerse, pero uno debe ser consciente de sus propias
limitaciones y no todo el mundo conoce todas las funciones de Excel ni sabe anidar varias en una sola
celda. Además, para Dashboards complejos muchas veces es más rápido crear este resumen que ir
teniendo en cuenta varias hojas para nuestras fórmulas.
2) Visualizarlas vaya a tener algún sentido para los usuarios. Esto ya es más comun. Nosotros en nuestro
informe podemos mostrar un gráfico, por ejemplo de evolución de ingresos por tipo producto. Pero
sabemos que alguien al observarlo puede preguntarse... ¿y este tipo de producto por qué tiene este
resultado? Así que le ofrecemos una hoja resumen que le ayude a ver el desglose de cada venta. Si le
obligasemos a visualizar cada hoja de datos seguramente tardaría mucho más en dar respuesta a su
pregunta, así que debemos ayudarle.
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Creación de infomres y Dashboards en Excel: Las hojas Informe

Los informes son al final lo que la gente viene a mirar a nuestro Excel por lo que deben ser claros,
concretos y lo más automáticos posibles. Para listados de datos enormes ya tenemos las hojas de datos y
de resúmenes, aqui lo que buscamos son datos que "nos digan cosas" y para generarlos tendremos que
hacer muchas veces uso de complejas formulas y recursos gráficos y de usabilidad que ayuden a ver
mejor todos los datos que incluimos y sobretodo a que destaquen aquellos en los que el usuario final
debe fijarse.
Como decíamos pondremos en este tutorial un par de ejemplos sobre como crear este tipo de hojas
pasando por todas las anteriores. Pero de momento, vayamos repasando como funciona Excel
internamente o todo este ejercicio se resumirá en un corta y pega del que no entenderemos ni la mitad...

Creación de infomres y Dashboards en Excel: Las bases de Excel

Antes de entrar en los propios informes o Dashboards debemos conocer con que herramientas vamos a
trabajar los datos. Para eso es esencial concer algunas funciones un poco más avanzadas que el
"=SUMA()" o "=A1+B1". Así que perdamos unas cuantas líneas en ver las funciones que más van a
usarse para crear estos informes, de hecho, es posible que solo con estas y las básicas ya no necesites
nada más para crearlos.
Entendiendo la selección de celdas y de rangos de datos
Al definir celdas en Excel debemos conocer minimamente el lexico de las mismas. Tenemos un asistente
que nos ayuda a crearlas, pero al visualizarlas tenemos que poder entender lo que dicen con solo leer el
texto de la casilla correspondiente. Aquí os dejo algunos apuntes.

 Las filas se indican como conjunto de letra y Numero Seguidos. Por ejemplo A1 es siempre la primera
casilla de la hoja actual.

 Si detallamos rangos concretos lo hacemos indicando las dos celdas que delimitan ese rango. Por
ejemplo A1:C3 es el cuadro de 3x3 celdas del principio y A1:A3 las tres primeras celdas de la primera
columna.

 Podemos marcar tambien rangos de Filas o columnas completas indicando solo ese numero o letra en el
rango. Por ejemplo A:C son todas las celdas de las 3 primeras columnas de la hoja, 1:3 las 3 primeras
filas y A:A todas las celdas de la columna A.

 También podemos definir datos de hojas distintas empezando la declaración por el nombre de la hoja
seguido de "!" y la declaración de celdas. Por ejemplo, La celda A1 de la hoja datos.ingresos (la hoja de
datos sobre nuestros ingresos) la marcariamos como datos.ingresos!A:1 y datos.gastos!A:A se refiere a
todas las celdas de la columna A de la hoja de gastos.

Y con esto tenemos claras casi todas las selecciones. Ni que decir que normalmente será más cómo hacer
las selecciones directamente con el ratón, pero si luego no entendemos lo que hay escrito lo vamos a
tener mucho más dificil para detectar errores futuros por lo que es conveniente que practiques a realizar
algunas selecciones manualmente.
Entendiendo las formulas
Crear una fórmula en Excel no tiene mucho misterio. Incluso tenemos un asistente (que lanzamos con el
símbolo "fx") que nos facilitará saber que hacemos en cada momento. Pero, como antes, debemos
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entender lo que queda escrito al final en la celda o perderemos mucha agilidad detectando cambios y
tendremos que reformular hojas enteras cuando se produzca un error. El Debug de Excel normalmente
no pasa de indicar que hay un error con un valor y es nuestra labor detectar por qué.
Así pues una formula siempre tiene este aspecto:
=NOMBREFORMULA( Valor1 ; Valor2 ; Valor3 ; ...)

Donde:

 NOMBREFORMULA es la formula que estamos usando.

 Y cada valor es los valores que le incluimos que en cada formula, por su definición significan algo
distinto. Estos valores pueden ser realmente que incluimos como número o texto entre comillas (") o
una seleccion del celdas del tipo de las que hemos comentado antes.

De esta forma...
=SUMA(1000;A1:C1)

Será igual a la suma de 1000+ el valor de la celda A1 + el valor de la celda B1 + el valor de la celda C1.
Sencillo, ¿verdad? Aparte de las propias fórmulas el hecho de estar dentro de una formulación nos
permite usar símbolos matemáticos para unir distintas partes de nuestra declaración. Así que la formula
anterior podríamos haberla expresado también de esta forma:
=1000+A1+B1+C1

o como...
=1000+SUMA(A1:C1)

Incluso podemos ir uniendo distintas formulas de esta forma...

=(SUMA(A1:C1)*0,25)+(SUMA(B2:C2)*0,50)

Esta formula nos daría directamente un cuarto del valor la suma de las celdas A1,B1 y C1 sumado a la
mitad del valor de las celdas B2 y C2.
Algunas consideraciones en las selecciones para las formulas
Cuando creamos formulas en Excel normalmente se nos permiten definir rangos de datos o matrices
completas. Esto tiene cierto peligro con datos importados puesto que podemos caer en el error de marcar
con el ratón una zona de los datos y que estos al volver a importarse aumenten de número de filas
dejando nuevos datos sin procesarse.
Por lo tanto, siempre que sea posible haremos lo siguiente:

 Para matrices completas seleccionaremos Todas las columnas afectadas directamente. Por ejemplo una
selección referente a una fuente de datos con 12 parametros sería: datos.ingresos!A:L

 Para marcar rangos, también siempre que sea posible lo haremos con columnas completas. Por ejemplo,
para seleccionar el precio (4a culumna de la hoja de ingresos) de todos los productos, lanzariamos
datos.ingresos!D:D incluyendo la cabecera en la selección en lugar de datos.ingresos:D2:D45 ya que de
otra forma si alguna vez tenemos más de 45 ingresos no nos los contabilizaría.
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Trabajando de esta forma nos evitamos muchos problemas pero también generamos alguno nuevo al
tener en cuenta las cabeceras y las filas vacias como parte de los rangos seleccionados. Esto a poco que
lo pensemos tampoco es un problema puesto que con rangos numéricos se interpretará cabecera y filas
vacias como valor = 0 y en los textuales o de fechas donde normalmetne buscaremos coincidencias es
dificil que encontremos justo esa coincidencia si trabajamos con cuidado. El único problema real vendrá
al crear tablas dinámicas, que tendremos que esconder siempre el valor vacío de nuestras tablas.
Otra buena costumbre a seguir es no usar casi nunca valores concretos en las formulas. Siempre que
podamos referenciemos el resultado al contenido de una celda. ¿Por qué? pues porque ante cualquier
cambio criterio o evolución de nuestros informes se nos obliga a buscar en la formula para editarla
cuando hubiese sido tan fácil como editar una celda. Esta celda podemos indicarla en una hoja de
BBDD, como elemento editable de nuestro Dashboard, o como columna especifica en nuestas hojas de
datos.
Por ejemplo, imaginemos que tenemos una hoja de productos (datos.productos) en la que hay que
calcular el IVA de un producto. Podríamos hacer lo siguietne:
=datos.productos!A1*(18/100)

Pero cualquier día nos arriegamos a tener ingresos a otro porcentaje de IVA... con lo correcto sería crear
en la celda contigua el porcentaje de IVA a aplicar y cambiar el calculo:
=datos.productos!A1*(datos.productos!B1/100)

Como norma: ni un solo dato que no sea una referencia a una celda. A la larga saldreis ganando.
El copia/corta y pega y las selecciones fijas
Por ultimo, otra cosa que tenemos que entender es que cuando en excel hacemos un corta y y pega (o un
copia y pega) se entienden por defecto todas las declaraciones como en referencia a celda en la que
estamos...
Así si yo en la celda C1 indico que su resultado es =A1+B1 al copiarla en la casilla C2 automaticamente
la formula de esa casilla será =A2+B2 puesto que lo que se copia es una formula que hace referencia a
las casillas a la izquierda de la actual y no las casillas fijas.
Esto es ideal cuando estamos haciendo formulaciones consecutivas de nuestros datos y nos ahorra
mucho trabajo, pero es un poco engorroso cuando hacemos formulas que usan un valor fijo de una tabla
que no debe moverse.
Para evitar esto podemos incluir el símbolo dolar ($) delante de cada elemento la selección y esto
indicará al sistema que esa seleccion es fija y no relativa a la casilla en la que nos encontremos:
Asi si yo en la celda C1 indico que su resultado es =$A$1+B1 al copiarla en la casilla C2 la formual de
esa casilla será =$A$1+B2 ya que $A$1 no se ha movido con la copia.
Creación de Informes y Dashboards en Excel: Las Fórmulas más
comunes
Que empiece el tutorial! Ve abriendo tu Excel
Despues de tanta explicación de las bases de Excel y de buenas costumbres al crearlos, quizás ha llegado
el momento de entrar en materia y empezar a trabajar sobre un ejemplo que nos deje las cosas más
claras, ¿no?
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A partir de ahora y a modo de ilustración práctica, a medida que vayamos hablando de nuevos conceptos
iremos explicando como poco a poco va tomando forma un Excel de informes sobre ciertos datos
Ficticios.
Partiremos de un archivo Excel de ejemplo con una única hoja: una hoja de datos de 42 facturas emitidas
a clientes entre el 1 de enero y el 11 de febrero de 2010.
 DESCARGAR EXCEL DE INICIO
Fórmulas BUSCARV() y BUSCARH()
Estas dos formulas son iguales, salvo que BUSCARV se aplica en filas y BUSCARH se aplica en
columnas. Lo más normal es usar BUSCARV, ya que los datos suelen presentarse por columnas y por lo
tanto nos suele interesar examinar filas.
Esta formula lo que hace es buscar la primera aparición de un elemento en una columna para darte como
resultado el elemnto de otra columna. Su formulación es la siguiente:
=BUSCARV( valor que buscamos; matriz deonde se busca; Columna que realmente queremos
; Ordenado)

Donde:

 El valor que buscamos es la coincidencia que tiene que haber para que la formula busque un dato.

 la matriz debe ser una selección de varias filas y columnas en la que la primera columna es SIEMPRE
en la que buscamos la coincidencia.

 Columna que realmente queremos representa cuantas columnas debemos movernos en la matriz para
sacar el dato que queremos.

 Ordenado es un valor que le indica a Excel si la fuente que se está mirando está ordenada de forma
ascendente o no. Por defecto está indicado como "Verdadero" (1) y podemos pasarlo a "Falso" (0)
indicandolo en la fórmula. Este valor, indicado a "Verdadero" (1) es útil solo cuando necesitamos que
BUSCARV() siempre devuelva algo, en ese caso aun no encontrándolo coincidencia devolverá la más
cercana posible al valor indicado. Si trabajos con valores no ordenados o no deseamos que siempre
haya resultado debemos indicarlo siempre a "Falso" (0).

La verdad es que esta, a pesar de ser una de las fórmulas que más vamos a usar, es un poco tosca e
incomoda... eso de que siempre se elija la columna 1 de la matriz y contar columnas hasta el valor que
realmente queremos es bastante engorroso. Pero es lo que se nos da, y vamos a tener que funcionar con
estas reglas...
Esta formula resulta ideal para cruzar datos entre dos fuentes distintas, montando sobre la marcha tablas
de resumen o traducciones de datos con datos de distintas hojas.
Empecemos a poner en práctica el uso de BUSCARV() con el Excel de Ejemplo que mencionabamos
antes. Para empezar si observamos nuestros datos de ejemplo veremos 2 cosas que no acaban de cuadrar.
Por un lado se nos da un importe bruto y se nos indica el tipo de iva a aplicar pero no se nos calcula ni el
valor del IVA ni el total Neto que hemos cobrado a los clientes por esa factura. Por otro lado tenemos la
fecha, pero sabemos que la facturación en nuestra empresa la cuentan por meses así que deseamos saber
el mes de cada factura, y lo queremos saber con su nombre no con un número que nadie entiende...
Seguramente nos pueden hacer falta estos esos datos cuando avancemos en la elaboración de nuestro
dashboard así que es mejor que mejoremos nuestra fuente de datos con columnas extra que calculen esos
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datos. Esas columnas no se sobreescribirán al actualizar datos, pues no forman parte de la importación,
además si en la configuración de la importación de datos marcasemos la casilla para respetar las
formulas de la hoja, si se cargasen más datos de los actuales Excel añadiría formulas a los nuevos datos
cargados...
Bien, para hacer este trabajo requeriremos de una hoja extra: nuestra primera hoja de Base de datos. Así
que creamos una nueva hoja y la llamamos "bbdd.facturas" ya que es el apoyo de base de datos para
"datos.facturas". Ahi generamos 4 columnas: 2 para trabajar el IVA y una para trabajar los meses del año
(hay otras formas de hacer esta traducción pero para el ejemplo usaremos la hoja de bbdd.
Así pues nuestra nueva hoja contendrá estas equivalencias:
Tipos de iva (columnas A y B):
- normal: 18
- reducido: 8
Numero de Mes (columnas C y D)
- 1: Enero
- 2: Febrero
- 3: Marzo
- 4: Abril
- 5: Mayo
- 6: Junio
- 7: Julio
- 8: Agosto
- 9: Septiembre
- 10: Octubre
- 11: Noviembre
- 12: Diciembre
Ahora solo nos falta unir esta traducción a los datos que tenemos den datos.facturas.
Añadimos tres nuevas columnas (preferiblemente de otro color para saber que son datos calculados) a
nuestros datos: iva, Total pagado y Mes. Ahí usamos las siguientes formulas.
Iva:
=D2*(BUSCARV(E2;bbdd.facturas!A:B;2)/100)

Donde multiplicamos el valor del importe, por la traducción del tipo de iva y dividimos entre 100.
Total Pagado:
=D2+G2

Sí, esta muy facilita...

Mes:
=BUSCARV(MES(B2);bbdd.facturas!D:E;2)

Sacamos con la función MES() el numero de més de la fecha y aplicamos la traducción con la Base de
datos.
Ahora solo nos hace falta rellenar el resto de filas con estas fórmulas.
 P a g e | 13

Puedes validar el trabajo realizado descargando el Excel tal cual deberías tenerlo ahora mismo:
 DESCARGAR EXCEL 1
Esto ha sido fácil, compliquemoslo un poco más. Vamos a crear nuestra primera tabla de resumen. Para
ello hemos supuesto que teniamos una nueva fuente de datos: Google Analytics en la cual tenemos
asociados a cada id de factura un par de datos de analítica web.
 DESCARGAR EXCEL 2
Ahora lo que haremos será crear una nueva hoja en el excel: resumen.facturas_analytics que que nos
debe aportar los datos asociados de nuestras dos hojas de datos anteriores.
Empezaremos por crear las cabeceras de la nueva hoja:
id, Fecha, Mes, cliente, medio, keyword, importe, iva, Total, pagada
Y a partir de la Fila 2 empezaremos a formular cada celda para que recoja los datos que debe de ambas
hojas de datos...
A2: =datos.facturas!A1
B2: =datos.facturas!B1
C2: =datos.facturas!I2
D2: =datos.facturas!C2
E2: =BUSCARV($A2;datos.analytics!$A:$C;2;0)
F2: =BUSCARV($A2;datos.analytics!$A:$C;3;0)
G2: =datos.facturas!D2
H2: =datos.facturas!G2
I2: =datos.facturas!H2
J2: =datos.facturas!F2

La mayor parte de las fórmulas han sido triviales, pero hay que destacar las celdas E2 y F2, donde hemos
usado BUSCARV() para poder asociar ambas tablas.
En ambas lo que hemos hecho ha sido seleccionar la celda A2 como id a buscar, les hemos indicado el
rango de columnas de la A a la C de la hoja datos.analytics y le hemos indicado de que columna sacar el
valor. Notese que como los datos de la hoja datos.analytics no estaban ordenados ascendentemente por
ID hemos tenido que marcar el cuarto parámetro (ordenado) de BUSCARV() a 0 ("Falso"). De otra
forma los resultados habrían sido muy extraños...
Una vez tenemos esta fila lista, tan solo tenemos que rellenar el resto de filas hasta tener una hoja
ordenadita con todos los datos asociados a la vez a los IDs
Estos dos ejemplos han sido bastante sencillos, pero tu mismo puedes ver el potencial de este tipo de
hojas resumen una vez mas mezclando datos con distintos criterios. Al final, el potencial es cercano al de
muchas sentencias SQL solo que mucho menos directo.
 DESCARGAR EXCEL 3
SUMAR.SI() y CONTAR.SI()
Ahroa vamos a tratar las funciones de .SI(), donde la más interesante va a ser SUMAR.SI(), una función
muy útil para hacer nuestros cálculos globales en el Dashboard o en tablas de resumen. Esta función nos
permite seleccionar un rango de datos (normalmente una columna de una hoja de datos o de resumen) y
que solo sume los datos si en otro rango especificado el dato coincide con nuestors intereses.
La formula se aplica de la siguiente forma:
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=SUMAR.SI( rango al que se aplica el criterio ; criterio para saber si sumar el dato
; rango que se suma )

De esta forma elegimos de nuestras tablas de datos, en relación a una busqueda que nos interesa que
elementos sumamos y que elementos no. Los criterios pueden ser booleanos ">=1","<0",etc... o
simplemente un valor al que tiene que ser igual el campo del rango al que se aplica el criterio.
Esta formula es ideal para declararla en columnas enteras de datos: Cojemos una fuente de datos cargada
en el Excel y para cada fila de la misma si el dato de otra de las columnas es el que queremos,sumamos
el dato al total.
Variación: SUMAR.SI.CONJUNTO()
Esta variacion sigue la misma lógica que SUMAR.SI() pero nos permite especificar más de un rango de
criterios. A veces no queremos simplemente que un valor coincida con otro, sino que queremos observar
varias columnas para decidir si sumamos el valor o no a nuestro conteo final.
Su formula es la siguiente:
=SUMAR.SI.CONJUNTO( Rango a sumar ; Rango sobre el que se aplica el criterio 1 ;
criterio 1 ; Rango sobre el que se aplica el criterio 2 ; criterio 2; ... )

Pasemos a la práctica con nuestros Exceles de facturas y analytics. Recordemos que teníamos el Excel ya
con 4 hojas de datos: resumen.facturas_analytics, datos.facturas, datos.analytics y bbdd.facturas. Bien,
pues vamos a añadir una 4a hoja, los primeros datos de nuestro primer informe: informe.global
En este crearemos antes de nada en una celda un campo de ayuda en el que indicaremos el mes que
estamos visualizando en este informe global. Crearemos el campo y lo rellenaremos con la palabra
"Enero". Es más, como no queremos que nadie pueda escribir mal uno de los meses después de indicar el
campo le aplicaremos "Validación de datos" (Menú >> Datos >> Validación de Datos), ahí le
indicaremos que permita una "Lista" de datos "omitiendo Blancos" y con "lista desplegable" y le
daremos como Origen de los mismos los nombres de los 12 meses que ya indicamos en la hoja
bbdd.facturas. De esta forma, como los origenes son exactamente iguales será imposible equivocarse en
la declaración del informe. Veremos como al lado de esta celda aparece un selector que nos permite
indicar cualquier mes.
Ahora en base a este selector vamos a indicar las sumas de ingresos e IVA del mes que estamos
observando. Así crearemos 3 celdas consecutivas, una para ingresos, otra para IVA normal y otra para
IVA reducido...
Ingresos: =SUMAR.SI(datos.facturas!I:I;informe.global!$C$2;datos.facturas!D:D)

Donde Buscamos en la columna de los meses de la hoja de datos.facturas, el mes indicado actualmente
en el informe global (en este caso yo lo indiqué en la celda C2) y cuando encontramos coincidencia
sumamos la cantidad de la columna D de la hoja datos.facturas (la de importes).
Iva Normal:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(datos.facturas!G:G;datos.facturas!I:I;informe.global!$C$2;datos.fa
cturas!E:E;"normal")

Aquí hacemos un ejercicio similar, pero aparte de comparar el Mes con el indicado en nuestro informe
global, también queremos que la columna E (tipo de iva) valga "normal" o no la sumaremos.
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Iva Reducido:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(datos.facturas!G:G;datos.facturas!I:I;informe.global!$C$2;datos.fa
cturas!E:E;"reducido")

Exactamente la misma operación pero ahora buscando que el tipo de iva sea "reducido".
Por último añadimos 2 filas más para validar que hemos hecho bien el trabajo:
=SUMA(C4:C6)

- Por un lado crearemos una celda en la que sumaremos las otras 3, y que nos dará el total de ingresos del
mes indicado.
=SUMAR.SI(datos.facturas!I:I;informe.global!$C$2;datos.facturas!H:H)

- Por otro sumaremos desde la hoja datos.facturas los importes de la columana de Total pagado. Ambos
deberían ser iguales...
Ahora ya podemos jugar un poco con nuestro informe global y ver que cuando cambiamos de mes (de
enero a febrero, porque recordemos que no hay datos en el resto de meses aun) los cálculos cambiarán...
 DESCARGAR EXCEL 4
Las tablas Dinamicas
Aprender a usar las Tablas de Dinámicas de Excel resulta esencial para hacer cualquier tipo de informe o
Dashboard. Su potencial para cruzar datos es inmenso y nos permite, con solo seleccionar y arrastrar
unos cuantos datos generar matrices con información muy interesante.
Lo primero que tenemos que hacer para generar tablas dinámicas es escoger nuestra fuente de datos. Si
hemos hecho las cosas de forma ordenada la mayor parte de las veces hablaremos de seleccionar hojas
enteras de datos o de resúmenes. Aquí lo mejor es acudir al asistente para crear las tablas dinámicas y de
ahi pasar a la visualización de "lista de campos", una herramienta que esconde muchísimas posibilidades.
Vamos paso a paso y de paso, sigamos con nuestro ejemplo...
Vamos a crear un nuevo informe, que nos de datos de calidad tanto de nuestros clientes como de los
medios por los que traemos tráfico a nuestra web. En el caso de los clientes mediremos su calidad
examinando cuanto han pagado de todo lo que han ido comprando, en el caso de los medios querremos
ver cuantos ingresos nos aporta cada medio por separado. Además le añadiremos un control de ingresos
por día. En total tres tablas dinámicas.
Por lo tanto creamos una nueva hoja en nuestro Excel: informe.calidad_medios_clientes. En esta hoja
crearemos primero una tabla dinámica más sencilla donde veamos los ingresos de cada medio y que
porcentaje representan del total y otra un poco más compleja donde veamos cada cliente cuantas facturas
ha pagado vs cuantas no y los ingresos recividos vs los pendientes.
Como crear las tablas dinámicas
Para crear la tabla fácilmente seleccionamos la celda a partir de la cual surgirá esta. Pongamos que es la
celda A1 de una nueva hoja que como decíamos vamos a llamar informe.calidad_medios_clientes.
Vamos a Menú: "Insertar" >> "Tabla Dinamica" y veremos como nos abre una ventana donde nos
solicitan datos ya se ha rellenado lugar donde se indica a partir de que celda va a crear la tabla. Por lo
tanto solo nos queda rellenar el "Rango" de que sacará datos la tabla dinámica, Así que vamos a nuestro
resumen recién creado (resumen.facturas_analytics) y seleccionamos todas las columnas del mismo
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(resumen.facturas_analytics!A:F). Ya tenemos los datos de la tabla dinámica definidos... ya solo falta

configurarla.
Para configurar la tabla usaremos la vista especial de "Lista de Campos" que Excel nos brinda... Esta
lista nos identificará las cabeceras del origen de datos (cuidado, porque las cabeceras en toda tabla
dinámica son obligatorias) y nos permitirá arrastrarlas a 4 zonas distintas: Filtro, Etiquetas de Columna,
Etiquetas de Fila Y Valores.
Como estamos justo empezando a trabajar con tablas dinámicas olvidemonos de los dos primeros.
Pueden llegar a ser muy útiles para informes realmente potentes, pero ya llegaremos algún dia a usarlos,
de momento contentemonos con esos 2 que ya dan bastante juego
El campo "Etiquetas de Fila": Cada dato incluido en "Etiquetas de Fila" es una segmentación en el
informe que mostremos. -Si eres usuario de Analytics, sería algo similar a las dimensiones de analytics-.
Podemos añadir cuantos campos deseemos en este cuadro, pero lo normal es añadir solo 1 o 2, ya que
cuantos más pongamos más hacemos crecer nuestro informe que puede acabar siendo demasiado
detallado.
El campo "Valores": A cada uno de esos segmentos que hemos creado añadiendo campos a "Etiquetas de
Fila" le iremos añadiendo los datos que queramos ver sobre ellos en el cuadro de "Valores". Podemos
añadir cuantos datos queramos e incluso repetir el mismo dato varias veces. Sin embargo lo que no
debemos olvidar nunca es editarlos una vez añadidos para que se procesen y se muestren justo como
necesitamos. Ese es el problema que tiene mucha gente con las tablas dinámicas, simplemente añaden
datos al cuadro "Valores" pero no los editan después de añadirlos y por defecto solo les cuenta el numero
de repeticiones de ese valor, lo cual es muy limitado...
Poniéndolo en práctica
Sigamos con nuestro ejemplo. Recordemos que acabamos de crear una tabla dinámica partiendo de los
datos de resumen.facturas_analytics...
La vista de "Lista de Campos" nos ofrecerá para seleccionar las cabeceras que elegimos al crear la tabla
resumen: id, Fecha, Mes, cliente, medio, keyword, importe, iva, Total, pagada.
Vamos a por el primer informe, que dijimos que queríamos que nos mostrase los ingresos que hemos
obtenido mediante los distintos medios y el porcentaje que representan estos en el total. Así pues, lo que
hacemos es añadir el campo "medio" al cuadro de "Etiquetas de Fila" y añadimos dos veces el campo
"importe" al cuadro "Valores".
Ahora nos toca editar los dos campos añadidos a Valores: el primero lo pasaremos a "Suma" y ya nos
valdrá su resultado (bueno, también lo pasaremos a tipo "Moneda", pero eso es más por apariencia que
por el dato). El segundo campo de Importe también lo pasaremos a "Suma" pero además iremos a
"Mostrar Valores como" y seleccionaremos "% del total general". De esta forma Excel sumará todos los
valores que va a mostrar en la tabla e indicará el porcentaje directamente en esta posición. Cerramos la
"Lista de Campos" y veremos como ya tenemos una tabla que nos indica para cada medio que ingresos
hemos conseguido y el porcentaje que representa del total.
Bien! Primera tabla conseguida, ahora a por la segunda. El proceso va a ser muy similar:
seleccionamos una celda de la hoja informe.calidad_medios_clientes y creamos una tabla dinámica que
tome por datos todas las columnas de la hoja resumen.facturas_analytics. En este caso recordemos que
buscamos saber para cada cliente cuantas facturas ha pagado vs las que no ha pagado y ver ese mismo
dato en relación a sus ingresos.
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Por lo tanto añadimos dos campos al cuadro de "Etiquetas de Fila": "cliente" y "pagada", lo que nos
provocará que la tabla primero presente los clientes y dentro de cada cliente se desglosen sus dos
posibles valores del campo pagada: "si" y "no". Ahora añadimos el campo id y dos veces el campo
importe al cuadro de "Valores".
Ya solo nos queda configurar estos valores. El primero de ellos representará cuantas facturas distintas se
han creado de la segmentación que estamos observando y por tanto lo dejaremos como resumir valores
por "cuenta". Los otros dos, los trataremos igual que hemos hecho antes en la anterior tabla dinámica
pudiendo ver así ingresos en € y en porcentaje. La diferencia la haremos en el de porcentaje en el que
esta vez escogeremos "% del total de filas principales". Esta opción hará que en lugar de mostrarnos el
porcentaje total que representan esos ingresos lo que nos muestre sea el % que representa de su grupo
principal. Es decir, cuando vaya a darnos el dato de cuantos ingresos ya están pagados y cuantos no, nos
calculará el porcentaje por cada cliente y no por el total de ingresos de todos los clientes a la vez.
Por último, nos queda nuestra tercera tabla dinámica; la de ingresos por días. Aquí lo suyo hubiese
sido poder mostrar también estos ingresos por día también divididos por medios y poder crear una tabla
más compleja, pero por desgracia la muestra de datos que tenemos solo incluye una factura por día y si
hiciesemos eso quedarían ingresos muy salteados con la mayor parte de los valores a 0. Aún así mi deber
es animaros a que con otras fuentes de datos probeis a añadir más segmentos a vuestras tablas.
Como siempre, seleccionamos una celda y asignamos como rango todas las columnas con datos de la
hoja resumen.facturas_analytics. Vamos a la vista de Lista de campos y ahí nada tan fácil como añadir
las fechas como "Etiquetas de Fila" y el importe como único "Valor". Al añadirlo recordemos cambiarlo
de resumen tipo "cuenta" a "suma". Y ya tendemos la nueva tabla. Esta un poco más larga que las
anteriores...
Si hemos hecho bien todo este trabajo nuestro informe responderá perfectamente a las preguntas que nos
hacíamos: nos dirá que medios son los que más tráfico nos aportan y que clientes son los que tienen
porcentajes de impago altos en comparación con sus porcentajes de pago. Sin duda, para estos datos
ficticios el tráfico orgánico parece muy interesante y el clienteC debería preocuparnos ya que apenas ha
pagado lo mismo que lo que debe.
 DESCARGAR EXCEL 5
Pero la verdad es que la información así presentada es un poco tosca...

Los gráficos dinámicos y los gráficos a medida

Vamos a añadir un poco de grafísmo a nuestro informe. Recordemos que los gráficos de Excel son muy
capaces de resumir visualmente la información. Empecemos por dos gráficos sencillos. Seleccionamos
nuestra tabla dinámica de fuentes y le añadimos un gráfico dinámico (Herramientas de tabla dinámica >>
Opciones >> Gráfico Dinámico). Un gráfico dinámico es simplemente un gráfico que toma como fuente
de datos directamente todo lo que haya en la tabla, lo cual ahora mismo nos va bastante bien. Así que le
asignamos un gráfico de quesito y lo ponemos a nuestro gusto.
El siguiente gráfico va a ser igual de sencillo. Repetimos el proceso pero ahora con la tabla de ingresos
por día que creamos anteriormente. Como son muchos datos y ordenados cronológicamnete en este caso
escogemos un gráfico de líneas que nos muestre las tendencias de los ingresos.
Bien, hasta ahora ha sido muy fácil, pero cuando nos encontramos con el gráfico que representa el estado
de págo de los clientes vemos que los gráficos no nos lo ponen fácil para resumir la información que
deseamos. Esto es porque hemos ordenado la información de una forma distinta a como la requieren los
 P a g e | 18

gráficos de Exel... podríamos crear otra tabla dinámica paralela pero eso puede terminar haciendo que
creemos cientos de tablas para un solo documento. Así que decidimos jugar con los gráficos creados a
medida.
Los gráficos creados a medida se realizan insertando un gráfico pero sin indicarle los valores reales. Por
ejemplo, situamos el cursor en una celda sin datos y vamos a Menu >> Insertar >> Gráficos de Barra y
seleccionamos el tercero. Excel nos creará un cuadro de gráfico pero totalmente en blanco. Clickamos
con el botón derecho y escogemos "Seleccionar Datos" para asignárselos nosotros manualmente. Ahí se
nos abre una pantalla donde escoger Series y Categorías. Debemos entender que las series son conjuntos
de datos que representará el gráfico y las categorías los nombres de esos datos. Así que le damos a
Agregar y escogemos crear 2 series: una con los ingresos ya pagados de cada cliente (seleccionados uno
a uno al agregar la serie) y otra con los ingresos no pagados. Como categorías seleccionaremos también
uno a uno los 4 nombres de cliente de la tabla. El gráfico final serán por tanto 4 barras (una por cliente)
que mostrarán que parte del total ha sido ya pagada y que parte no.
Estos gráficos no nos aportarán ninguna funcionalidad o dato nuevo, pero sin duda hacen más evidentes
las conclusiones y nos ayudarán a saber en que datos fijarnos.

Añadiendo Segmentación a las tablas dinámicas

Por último, en nuestro informe, vamos a añadir un control de la segmentación. Estos controles van a
permitir a quien mire nuestro cuadro poder ver solo una franja de datos y no todos a la vez. En nuestro
caso queremos hacer un control para permitir a los usuarios ver todos los datos introducidos o fijarse tan
solo en un mes sobre el que tengan dudas.
Añadir la segmentación es muy sencillo: Seleccionamos una de nuestras tablas dinámicas y clickamos en
Menú >> Insertar >> "Segm". Se nos habrá una ventana que nos preguntará por que campo realizar la
segmentación y seleccionamos "Mes". Ahora se nos añadirá al Excel un cuadro nuevo donde poder
seleccionar los meses y veremos que al seleccionarlos los datos de la tabla dinámica y del gráfico
asociado cambian.
Pero tenemos un problema, nosotros si cambiamos de mes querriamos que todos los datos que hay en el
informe cambiasen a ese mes (de otra forma, que tedioso sería todo). Por suerte Excel nos permite
aplicar una segmentación a más de una tabla dinámica al mismo tiempo. Para ello tenemos que
asegurarnos de que todas las tablas dinámicas que compartan segmentación surjan de exactamente la
misma selección de datos para crearla. En nuestro caso esto nos va genial ya que en todas nuestras tablas
hemos usado la misma selección de datos: todas las columnas de la hoja resumen.facturas_analytics, así
que podemos hacerlo.
Para hacer la asociación clickamos con el botón derecho en el nuevo cuadro de segmentación y
seleccionamos "conexiones de tabla dinámica". Ahora se nos abrirá una ventana que nos permite elegir
con que tablas está asociada esa segmentación. Si no te salen todas las tablas que deseas, seguramente es
porque no seleccionaste los mismos datos para las distntas tablas, lo que significa que sería mejor que las
repasases.
Bien, ya tenemos toda la información y funcionalidades de nuestro primer dashboard:
 DESCARGAR EXCEL 6
El problema, es que no resulta nada atractivo ni usable... Tenemos que ir haciendo Scroll y la
información no acaba de destacar...
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Diseñando la página del Dashboard

Llegamos a la parte artística. La que tiene que conseguir que nuestros datos no solo den respuestas, sino
que luzcan por si solos y guíen a los usuarios hacia las partes más importantes del mismo.
Para conseguirlo vamos a hacer uso de 4 conceptos distintos:

 1.- El diseño sencillo de las celdas: dandoles tamaños de fuente distintos, colores y fondos. Tenemos
que ser coherentes al hacer este trabajo y aprender a hacer cosas "bonitas" con las herramientas de las
que disponemos.

 2.- El diseño de gráficos: Los gráficos que nos da Excel son muy manipulables. Por lo general el
programa nos los configura para ser mostrados en solitario. Por ese motivo nos pone bordes, fondo,
títulos, leyenda, etc. Pero mucha información dentro de nuestro dashboard va a sobrar. Por lo general
eliminaremos el fondo blanco de los gráficos, su titular y sus bordes, ya que no nos aportarán nada
cuando mezclemos ese tráfico con el resto de nuestro diseño. Luego podemos querir ir más allá y borrar
más elementos o cambiarlos de formato o color para cuadrarlos con nuestros intereses.

 3.- Las herramientas de formato condicional de celdas: Situadas en Menu >> Inicio >> Formato
Condicional, estas herramientas nos van a permitir destacar unos datos sobre otros. Con ellas podemos
cambiar fondos, colores o crear minigráficos o iconos dependiendo de los valores que tengan las celdas.
Así que en el diseño de nuestro dashboard es obligado pensar que cosas queremos que puedan llamar la
atención.

 4.- La posiblidad de ocultar filas y/o columnas: Excel nos permite seleccionar columnas o filas
completas y ocultarlas. Esto a nosotros nos permite no eliminar datos de nuestros informes pero si
hacerlos invisibles a los usuarios. Esto resulta ideal cuando algunas partes de la tabla dinámica no
aportan nada o cuando queremos escoender tablas porque ya están representadas por su gráfico
asociado

Así pues, y con estas 4 posibilidades vamos a darle formato a nuestro Dashboard.
- Movemos los elementos para dar forma al dashboard.
- Destacamos la segmentación al principio de todo.
- Añadimos titulos con fuentes mucho más grandes.
- Escondemos las cabeceras de las tablas dinámicas y las reemplazamos por textos propios.
- Usamos los fondos de celda para marcar separaciones en la información.
Y ya empieza a coger algo de forma.
Ahora otras cosas que se nos han ocurrido...
Para los ingresos por fuente:
- Quitamos todos los datos del quesito de ingresos por fuente de tráfico. Incluso la leyenda y cambiamos
el color de los distintos datos en la tabla dinámica para que actuen al mismo tiempo como dato de la
tabla y como leyenda.
- Añadimos a los informes el formato condicional de barras de colores y asi destacamos todavía más los
medios que más ingresan sobre los que menos.
Para los Ingresos por Día:
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- Como solo nos interesa ver la gráfica para poder detectar dias extraños, nos llevamos a otras filas la
tabla y las ocultamos para que no moleste.
- El propio gráfico lo limpiamos de datos que no nos aporten... como son las fechas concretas que
ocupan mucho espacio para lo poco importante que resulta el gráfico.
Para el estado de pago de los clientes:
- Cambiamos los colores del gráfico a algo que nos resulte más evidente: verde para pagadas, rojo para
no pagadas.
- Añadimos el formato condicional de barras a los porcentajes totales de cada cliente para que nos llame
la atención más aquellos clientes que más ingresos nos producen.
- Añadimos a cada una de las celdas de porcentaje de ingresos no pagados de cada cliente un formato
condicional que nos añada una banderita roja si ese cliente nos debe un más de un 40% del total
facturado (¡es la hora de meterle caña!)
- Por último creamos 2 gráficos, hechos a medida nuevos para cada cliente: un quesito que nos compare
facturas pagadas con no pagadas y otro que nos compare importes pagados con no pagados. Como de
estos quesos solo nos interesa el propio gráfico les eliminamos absolutamente todo lo que no es el
gráfico y le damos colores tanto a las celdas de datos como a los quesos para identificar cada uno de esos
datos que significa.
Despùés de tanto detallito acabamos con un dashboard bastante elegante en el que ir viendo cada mes lo
que está sucendiendo...
 DESCARGAR EXCEL 7
Bien! Pues ya sabemos crear Dashboards de tablas dinámicas... pero por desgracia aun no hemos
terminado. Nos falta crear otro dashboard con datos más concretos.

Dashboards Estáticos
Bien, Ya sabemos crear dashboards en base a tablas dinámicas pero esto no siempre es suficiente. De
echo, si os fijáis en los dashboards que van usandose en distintas empresas nos encontramos con que no
mucha gente acaba usando tablas dinámicas para sus dashboards. ¿Y esto por qué? Con lo rápido que es
una vez lo dominas! Pues sencillamente porque las tablas dinámicas no son capaces de recibir datos de
otros elementos de Excel y eso nos limita mucho las posibilidades...
Intento explicar un poco mejor el problema que tenemos con las tablas dinámicas: son potentes y
versátiles pero tan solo nos dejan indicarles una selección de datos y el resto lo manejan ellas solas, no
podemos hacer que sus distintos criterios se vean modificados por los valores de otras celdas y eso hace
que por ejemplo no podamos hacer, como hicimos antes, que el valor de una celda afecte a los valores de
las tablas dinámicas... Aparte de eso, su tamaño está descontrolado, si añadimos elemtos crecen y si se
los quitamos encogen. En resumen, cuando queremos un cuadro muy cerrado no nos terminan de
ayudar...
Por lo tanto tenemos que ver vías para poder crear dashboards CELDA A CELDA. Si, suena duro, pero
es que la mayor parte de los Dashboards que veis por ahi son precisamente eso, un diseño montado en
Excel en el que cada celda es una fórmula más o menos compleja... La inmensa mayoría de las veces se
trata de empezar por definir algunos detalles a mano o con una tabla dinámica como origen de nombres
de etiquetas y a partir de ahí usar sobretodo SUMAR.SI(), CONTAR.Si() y PROMEDIO.SI() -que ya
hemos visto- para poder completar los valores.
 P a g e | 21

Asi que vamos a crear un Dashboard estático de la forma que acabamos de comentar. Partimos de
nuestra hoja de informe.global, en la que ya indicamos el Mes como filtro del informe y vamos a ir
sacando nuestro dashboard desde ahi.
Los datos principales
Lo primero que montamos es de forma gráficamente destacada los valores principales de nuestro
negocio. Esto lo hacemos con CONTAR.SI() para contar facturas del mes, SUMAR.SI() para conocer
importes antes y despúes del IVA, SUMAR.SI.CONJUNTO() para calcular los ivas por separado y
formulas simples para calcular el total y el precio medio de la factura.
Además añadiremos dos pequeñas tablas dinámicas que nos ayuden a tomar nombres concretos de los
datos que vamos a mostrar. En este caso queremos saber los mejores 4 medios y las mejores 4 keywords
que existen según nuestros datos de resumen.facturas_analytics.
Así que creamos dos tablas dinámicas muy simples, una que muestre el dato de medio y conteo de
facturas y otra que muestre el dato de keyword y conteo de facturas.
 DESCARGAR EXCEL 8
El desarrollo de los datos
Ahora lo que vamos a hacer es ir creando el desglose del dato Ingresos con 3 desarrollos consecutivos:
un cuadro de distribución de esos ingresos por fuente en el que se diferencien facturas pagadas de no
pagadas, un par de gráficos que nos ayuden a resumir esa misma información y otro pequeño cuadro que
nos permita ver, para esos mismos ingresos que keywords son las responsables de las fuentes "organic" y
"other".
1) Tabla de Ingresos por fuente
El primer cuadro podríamos hacerlo con una tabla dinámica, pero en este caso preferimos usar las
funciones de SUMAR.SI y SUMAR.SI.CONJUNTO() para completar las celdas.
- Creamos la tabla sacando los nombres de las celdas de la tabla dinámica que ya tenemos en el
dashboard. Esto lo hacemos así por si algún dia una fuente cambiase de nombre. Así que estas serán
referencias muy simples: =B17, =B18, =B19 e =B20.
- Ahora creamos la siguiente columna: la parte pagada de esa fuente en concreto. Usamos
SUMAR.SI.CONJUNTO() pues lo que queremos es la suma de los importes de la hoja
resumen.facturas_analytics cuando el Mes coincida con el del Dashboard, el medio coincida con la
fuente actual y el estado de pago sea "si". Es decir, la siguiente formula:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(resumen.facturas_analytics!G:G;resumen.facturas_analytics!C:C;info
rme.global!$C$2;resumen.facturas_analytics!E:E;informe.global!E6;resumen.facturas_ana
lytics!J:J;"si")

Esta luego la copiamos en el resto de filas de la columna.

- Para la columna de pendientes de pago hacemos exactamente lo mismo pero con el estado de pago a
"no". Es decir:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(resumen.facturas_analytics!G:G;resumen.facturas_analytics!C:C;info
rme.global!$C$2;resumen.facturas_analytics!E:E;informe.global!E6;resumen.facturas_ana
lytics!J:J;"no")
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- Por ultimo creamos los totales de ingresos por medio y de pagados y no pagados sumando las celdas
creadas o en horizontal o en vertical:
Suma horizontal: =SUMA(F6:G6)
Suma vertical: =SUMA(F6:F9)

Ya tenemos esta primera tabla estática, solo nos queda darle un poco de color y aplicarle algun efectillo
de los que ya vimos en el anterior dashboard.
 DESCARGAR EXCEL 9
2) Tabla de ingresos por fuente y keyword
Ahora añadiremos el desglose por keywords siguiendo exactamente la misma metodología: sacaremos
los nombres de las 4 mejores keywords de la tabla dinámica y empezaremos a cruzar las columnas de
medios con las de keywords:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(resumen.facturas_analytics!$G:$G;resumen.facturas_analytics!$C:$C;
informe.global!$C$2;resumen.facturas_analytics!$E:$E;informe.global!$O7;resumen.factu
ras_analytics!$F:$F;informe.global!K$11)

Esto lo cpiamos en cada celda de la rejilla que acabamos de montar y aprovechamos para realizar las
columnas de suma de cada celda.
=SUMA(K7:K8)

3) Gráficos asociados
Ahora nos falta crear los gráficos. Para ello usaremos los totales creados:
- Crearemos un gráfico de queso con los totales de ingresos por fuente.
- Un gráfico de queso con los totales pagados y no pagadados.
- Y un gráfico de barras para comprar los ingresos por cada keyowrd.
Ya solo nos falta decorar un poco todo esto...
- Creamos un efectillo que demuestre que nuestros datos de keywords se desprenden de los totales de las
fuentes "organic" y "other"
- Marcamos con formato condicional todos los resultados de keyword-fuente para que resalten en color
más oscuro los importes más altos (y llamen más la atención)
- Añadimos el gráfico de barras de total de keywords encima del gráfico para que al estar integrado no
haga falta añadir leyendas ni titulos y ahorrar espacio.
- Añadimos formato condicional de banderas de colores a los totales de keyword para destacar en verde
las keywords que más importe nos aportan.
- Remarcamos con bordes amarillos los otros dos totales que tenemos con grácfico y les añadimos una
forma de llamada que muestre como cada gráfico sale de esos totales.
Y ya está! y tenemos nuestro segundo dashboard, en el que los datos más importantes destacan por
encima del resto y en poco espacio resumimos gran cantidad de la información importante.
 DESCARGAR EXCEL 10 (FINAL)
Conclusión
Creo que he mostrado las metodologías más utilizadas para crear dashboards en Excel con algún que otro
truco que podéis poner en práctica. Pero al final el resultado hace lo que promete pero es dificil que
puedas aplicarlo directamente a tu negocio... Esto es porque la fuente de datos que hemos usado no es
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una de las fuentes más comunes del mundo. Tus datos seguramente diferirán mucho de lo mostrado, no
solo en sus valores sino en su organización. Es más que probable que quieras importar tablas completas
de ventas con artículos vendidos por sus categorías y que importes las Landings y campañas de tu
Analytics. ¿O quizá quieras importar tus datos de fans de Facebook o tus retweets?
Adelante! Yo solo he pretendido mostrarte el camino, no hacerte el trabajo... ¿no crees que es mucho
más divertido así?
Otros tutoriales para seguir aprendiendo:
 Importando datos de Google Analytics
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