Reglas y consejos para hacer buenas presentaciones electrónicas

Es fundamental saber comunicarse. Las dos grandes formas de comunicación y divulgación

científica son la oral y la escrita. A diferencia del escritor científico, que debe ante todo convencer
al lector con sus razonamientos, el orador debe ser capaz de conmover y entretener.

Las habilidades de presentación son esenciales para la comunicación de la ciencia. Los objetivos
de toda comunicación pública deben ser: atraer la atención de la audiencia, mantenerla el
tiempo que dure la intervención, que el auditorio saque algún mensaje de lo comunicado y dar
una buena impresión del comunicador.
Cada ser humano posee cualidades para hablar en público, derivadas de la propia personalidad, y
modeladas por el entorno social y cultural. Se debe cuidar y preparar la forma de expresarse
oralmente, la que se puede apoyar con recursos técnicos.
Las investigaciones han demostrado que una presentación efectiva tiene como componentes
básicos:
 Comportamiento vocal 33 %
 Comportamiento visual 55 %
 Contenido verbal 7%

Existe un proverbio chino que profesa que “una imagen vale más que mil palabras” .La ciencia ha
demostrado la vigencia de esta máxima, pues el hombre recuerda apenas un 20 % de lo que
escucha y más de un 50 % de lo que ve. En los modernos procesos de comunicación, la imagen se
muestra con más energía que la palabra, siempre más espectacular, y en muchos casos más útil. La
imagen presenta la información y el texto fija el conocimiento.

Las nuevas tecnologías aportan un medio muy importante a la comunicación. El ordenador y los
programas como el Power Point que nos permiten hacer excelentes presentaciones con efectos
sonoros y visuales.

Poseer una historia o tema, motivantes y novedosos; conducir el presentador multimedia

elegido; mantener el contacto visual, tanto con el ordenador como con el auditorio; mantener una
tonalidad de voz uniforme, no cruzar brazos y piernas y pasear por el estrado. Sin embargo, en la
mayoría de las ocasiones estas normas no funcionan, pues el auditorio utiliza la presentación para
fantasear con sus pensamientos. Para el conferencista significa un derroche de tiempo y
adrenalina. Al final, la exposición resulta un tormento para el comunicador, quien ha tenido que
atender a la tecnología, a la lectura de las transparencias y al público.

La esquematización transforma el conocimiento profundo y ordenado del expositor en un saber

accesible a la audiencia. Para esquematizar se pueden utilizar varios métodos, válidos todos. Se
adaptará el método al conjunto de temas y subtemas a exponer, así como al tipo de audiencia con
que se cuenta. Lo anteriormente expresado, en la presentación, se puede definir a partir de las
siguientes categorías filosóficas: de lo general a lo particular, de lo particular a lo general, las
partes del todo. Además se tendrán en cuenta las cronologías, las rutas críticas y los mapas
mentales.

Se deben aprovechar todas las posibilidades de los actuales sistemas multimedia, incluidas las
animaciones y el sonido; estos permiten mantener a la audiencia interesada y despierta. Si en todo
momento de la charla se mantiene atenta a la mitad de la audiencia, significa que se ha logrado la
motivación.

Solo así se pueden definir cuáles son aquellos elementos que permiten la elaboración de
presentaciones multimedia, tomando como punto de referencia algunas conceptualizaciones
teóricas y referencias sobre el tema.

Al referirse a este tema se debe conceptualizar el término presentaciones ,entendido como los
medios de proyectar imágenes con la ayuda de los ordenadores y el cañón, así como todo tipo de
medios y técnicas que actúan para soportar una exposición cualquiera, con excepción de la pizarra.

Otra de las definiciones de multimedia la constituye un conjunto de varios elementos propiciados

de la comunicación (texto, imagen fija o animada, video, audio), en pos de trasformar una idea
buena o mala pero que se confía a la pericia en el uso de los medios ya mencionados para lograr su
objetivo que es llegar al consumidor. Es decir, la multimedia es en sí un medio más. Castro.:
(1997).

Ganita, E. Y. Sipior, J. plantean que las multimedia son el conjunto de tecnologías de estimulación
sensorial que incluyen elementos visuales, audio y otras capacidades basadas en el sentido, los
cuales pueden ampliar el aprendizaje y la comprensión del usuario señalando que multimedia
incluye varios tipos de medios de comunicación, hardware, software y que estos medios de
comunicación existen en varias formas tales como: texto, datos gráficos, imágenes fijas, animadas,
videos y audio.

¿Por qué usar una presentación electrónica?

Por las ventajas claras frente a los clásicos sistemas de proyectar transparencias o diapositivas
estáticas, donde debemos tener en cuenta: un guion para el conferenciante, un medio de
anotación para la audiencia fácil de seguir, permitir cambio de última hora en el contenido, lograr
un orden fácilmente modificable de las diapositivas, la transición entre diapositivas debe ser
rápida., los efectos visuales y sonoros resultan efectivos, se puede elaborar rápidamente una
charla usando diapositivas procedentes de otras charlas, se ahorra el riesgo de que se caigan y se
desordenen las diapositivas y por último, es barato y se descarta la inversión inicial en Hardware y
Software. También podemos detectar inconvenientes en las presentaciones multimedia, del tipo
de: hay una curva de aprendizaje, la inversión inicial en software y hardware, así como problemas
de configuración entre el equipo propio y los medios de proyección.
A partir del contexto comunicativo las presentaciones multimedia tienen un uso general y
diferentes destinos:

 En la enseñanza.
 Cómo frente – usuario visual a la información
 Para catálogos en línea.
 Presentaciones.
 Prototipos.
 Aplicaciones con cantidades importantes en contenidos de información.

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El formato para el uso de los textos en los productos multimedia:

 Lenguaje claro, sencillo, directo y preciso.

 Expresión en cada diapositiva de una sola idea.
 No recargar las diapositivas.
 Utilización de fondos legibles, y no mezclar muchos.
 Interlineado amplio.
 Uso de textos en minúsculas y mayúsculas.
 Utilización de hipertextos para relacionar contenidos.

La ciencia informática establece como una de las metodologías para crear una presentación
electrónica la siguiente:

1. Definir objetivo general. ¿Qué se desea comunicar?

2. Esclarecer los receptores. ¿Qué características tiene el auditorio al que va a
dirigir?
3. Determinar la longitud. ¿De qué tiempo dispone para la exposición?
4. Seleccionar los recursos.
5. Precisar el material auxiliar.
6. Realizar un esbozo de cada diapositiva.
7. Seleccionar el sistema de aplicación, lenguaje de autor. Lenguaje de
programación a utilizar.
8. Elaborar la diapositiva.
9. Establecer efectos y orden de animación.
10. Determinar y poner a punto, elementos de navegación (Hipertextos, Hipermedia,
Botones, etc.)
11. Determinar transición de una dispositiva a otra.
12. Insertar nuevos objetos para la puesta a punto.

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Las presentaciones son una de las herramientas de comunicación empresarial más comunes y, a la
vez, más controvertidas y criticadas. Casi siempre resultan demasiado largas, en ocasiones se
hacen tediosas y, a veces, uno no sabe bien si han servido realmente para algo…

De cualquier manera, nos guste o no, las presentaciones siguen estando ahí, y constituyen un
buen apoyo para labores de comunicación tan básicas en el mundo de la empresa como las
introducciones comerciales, los cursos de formación o la extensión de nuevos planes.

Claves que te ayudarán a hacer presentaciones más útiles y atractivas:

1. Soporte: Elige la mejor alternativa.

Elige la aplicación que mejor se ajusta a tus necesidades. PowerPoint, el software para realizar
presentaciones de Microsoft Office, es sin duda el estándar. Pero existen otras alternativas en el
mercado que ofrecen una ventaja competitiva fundamental: son gratuitas. En la misma línea del
gigante americano se encuentra Impress, la versión de Open Office (paquete de aplicaciones
ofimáticas abiertas).

Local o servidor. Tanto PowerPoint como Impress son programas que debes instalar en tu
ordenador. Pero hay otras opciones que se almacenan en un servidor web. Es decir, puedes crear
tu presentación y después acceder a ella desde cualquier lugar y cualquier equipo. Slideshare,
Zoho Show y Google Presentations son las más conocidas. Todas son aplicaciones gratuitas y nos
permiten realizar las presentaciones a distancia, invitando a las personas que queremos que las
vean.

Incorporan, además, un sistema de chat -incluso de Skype- para facilitar la comunicación entre los
asistentes. Necesitan conexión e incorporan menos funcionalidades desde el punto de vista gráfico
que Power Point o Impress, es verdad, pero no pierdas de vista que lo más importante en una
presentación es siempre el mensaje, y no tanto el formato, que nunca debe desviar la atención del
contenido.

2. Energía, entusiasmo y empatía.

Para hablar en público, los primeros minutos son clave para enganchar a la audiencia. Si no
arrancamos con energía y entusiasmo, y no conseguimos empatizar con las personas que nos
escuchan, nuestra presentación se vendrá abajo.

Antes que nada tenemos que saber bien a quién nos dirigimos. Podemos plantearnos algunas
preguntas básicas:

 ¿cuál es la motivación de la audiencia?

 ¿cuánto saben del tema tratado?
 ¿cuáles son sus expectativas?
 ¿cuál es su experiencia y su posición dentro del a organización a la que pertenecen?

Entre los públicos tipo, podemos destacar los siguientes:

  público favorable: podemos plantear una llamada directa a la acción.
 público pasivo: tenemos que despertar su interés mediante preguntas directas, casos de
éxito, posibles beneficios.
 público negativo: no podemos “vender la moto” desde el principio. Toca ser humildes y
resaltar las ventajas de nuestra propuesta

3. Cuenta una historia de principio a final

Conecta las diapositivas entre ellas a través de un argumento; las narraciones mantienen el interés
del espectador. Tus mensajes difícilmente tendrán fuerza si no están conectados.

Una imagen a pantalla completa al principio y al final de la presentación es un gran recurso para
narrar su contenido, puesto que define el tono inicial de la presentación y la completa en un
círculo armonioso.

Foot Notes es una presentación sobre fotos del suelo. Empieza con una huella y termina con otra

4. Conoce las reglas para ajustar la duración y el contenido.

Todas las reglas que vamos a citar parten de una premisa básica: hay que limitar al máximo la
duración de la presentación para que el mensaje pueda llegar con claridad a los receptores.
Porque decir más cosas no implica decirlas mejor. Al contrario. El exceso de datos penaliza la
atención del usuario, que no es capaz de procesar todo el caudal de información. El uso de
fórmulas numéricas sencillas nos ayuda a memorizar las reglas:

Regla 10/20/30

Un mensaje por diapositiva

La regla 10-20-30 de Guy Kawasaki

 10 diapositivas como mucho

 20 minutos para hablar
 30 pt. de tamaño de fuente
Pon un solo concepto por diapositiva. No mezcles temas. Escribe mensajes únicos, breves y de fácil
comprensión.

El objetivo es que el público escuche lo que tengas que decir, no que esté leyendo parrafadas.
Listas y párrafos interminables matan el interés.

Procura que cada frase tenga valor por sí sola, que sea una moraleja (en inglés, take-home
message). Es más fácil mantener el interés del público si cada mensaje tiene fuerza por sí mismo.

Regla del 7×7

 No más de 7 líneas de texto por diapositiva

 No más de 7 palabras en cada línea

Regla del 3

No más de 3 partes:
(1) Introducción
(2) Discusión
(3) Conclusión

Regla del 20:

Según esta regla, a partir de los 20 minutos la atención de un adulto decae. Por eso, si la
presentación no puede llevarse a cabo en 20 minutos -que es lo más común- hay que intentar,
cada cierto tiempo, cambiar un poco la forma y el fondo para mantener el interés.

¿Por qué estas reglas? Un ejemplo muy claro: aumentar el tamaño de la fuente -y, por lo tanto,
reducir el contenido- no sólo reconfortará a los miopes del auditorio, sino que nos ayudará a
realizar un ejercicio de síntesis. Nos quedaremos con lo más importante, le daremos más
relevancia, y nos libraremos de ideas y conceptos prescindibles que no harían más que despistar a
nuestro público.

Rompe las reglas con inteligencia. La reglas nunca deben convertirse en límites para lo que
necesitamos contar. Nos sirven, eso sí, para reflexionar sobre nuestro trabajo; para localizar los
puntos débiles de nuestra presentación y enfatizar los fuertes.

5. Solo imágenes grandes y de alta calidad

Las imágenes cuentan más que mil palabras, pero solo si son buenas. Por buenas imágenes nos
referimos a:

 Imágenes con resolución alta (mínimo 800x600)

 Formato PNG o JPG con poca compresión
 Sin marcas de agua ni textos impresos
Evita las imágenes incluidas en Powerpoint y los dibujitos de Office, dan un toque amateur a la
presentación. Procura también que las imágenes sean de buen gusto y pertinentes con el tema
que presentas y con la audiencia a la que te diriges.

Para expresar el concepto "amor", la segunda imagen resulta mucho más efectiva y elegante.

6. Uso de colores
Atendiendo al uso de los colores el formato de las presentaciones puede caracterizarse por:
 Destaque de colores. Fondos oscuros y textos claros o viceversa.
 Armonía.
 Combinación de letras y fondos de color.
 Uso de dispositivas de color y tamaño estándar.
 Color y textura.
 No usar más de tres colores en cada diapositiva.

7. No te limites a leer en voz alta. Ofrece algo más.

En la mayor parte de los casos, tu presentación servirá de apoyo y refuerzo a lo que dices, pero
recuerda que no es capaz de sustituir tus conocimientos, tampoco tus palabras, tus gestos, tu
lenguaje corporal… El público espera que aportes algo más porque, en caso contrario, ¿para qué
estás allí?

Así que no te limites a leer en voz alta con la vista puesta en la pantalla. Resulta fundamental que
conozcas el tema a fondo y lo tengas bien memorizado. Las diapositivas son sólo una guía para
encauzar tu exposición, y un medio para reforzar tu mensaje con ideas claras e impactantes,
gráficos significativos, etc.

Si la audiencia se da cuenta de que estás leyendo el texto, dejará de hacerte caso. Para leerlo se
bastan ellos sólos y, además, son capaces de hacerlo con más rapidez que tú, que debes emplear
más tiempo para pronunciar en voz alta. Así que, ya sabes: estudia bien la presentación antes de
exponerla en público. Seguro que tú mismo sabes distinguir cuándo alguien ha elaborado su
presentación y cuándo la ha tomado prestada…

8. No te pases con las animaciones y transiciones

Las animaciones están muy bien... en una película de Disney o un videojuego, no en una
presentación. Texto y fotos haciendo piruetas o acercándose como naves espaciales enloquecidas
solo hacen que la presentación se alargue inútilmente.

Si realmente quieres usar algunas animaciones porque piensas que son apropiadas, opta por
efectos suaves, como Aparecer. Usa siempre los mismos efectos y transiciones para no molestar al
público.

En caso de usar transiciones, aplica la misma a todas las diapositivas

9. Contraste alto y fuentes simples

Lo más fácil de leer es letra negra sobre fondo blanco o letra blanca sobre fondo negro. No hay
razones de peso para usar un esquema de colores diferente, a menos que quieras quemar la retina
de tu público (para eso, nada como rojo sobre verde).

Usa fuentes sencillas, simples y bonitas, como Verdana, Calibri, Gills Sans, Tahoma. Son fuentes
de tipo Sans Serif, sin decoraciones (serifas), pensadas para textos que van a mostrarse en
pantalla.

10. Las listas numeradas captan más la atención

Los números establecen un orden y generan expectación: un vistazo a la lista y el público ya sabe
de cuántas cosas vas a hablar. Las listas numeradas sugieren prioridad, calidad, importancia
escalonada, competición. Generan una tensión positiva.

¿Qué lista te genera más interés, la de números o la de puntos?

Las listas de puntos o viñetas, en cambio, solo sugieren que se te ha roto el bote de las canicas.
Las listas de puntos son aburridas porque los puntos no transmiten ninguna información.

11. Sin alardes.

Mucho cuidado con los diseños excesivamente llamativos, los clipart y las transiciones con sonidos
y movimientos. Recuerda que el objetivo es comunicar un mensaje claro y ordenado al usuario, y
que no conviene marearle con luces de colores. El texto debe resultar perfectamente legible sobre
el fondo. Atractivo, sí; recargado, no.

12. Comienzo y final memorables.

Lo ideal es mantener la intensidad durante toda la presentación, pero como no siempre es posible,
hay que intentar que al menos el principio y el final sean mensajes de impacto, que luego el
usuario pueda recordar. Algunos adjetivos que definen bien el mensaje que buscamos:
impactante, corto, original, sintético, positivo.

Un buen final siempre deja buen sabor de boca. Nunca termines una presentación en el turno de
preguntas. Busca un final adecuado. Algunas ideas:

 un buen resumen
 un elogio sincero a los asistentes
 una anécdota inteligente relacionada con el mensaje principal
 plantear una duda para que cada uno pueda resolverla en casa
 una visión positiva para el futuro
 una dosis de humor inteligente (si no va a ser inteligente, es mejor que lo dejes) ,…
 La gente ha venido a escuchar lo que dices, no a leer. El material que aparece en las
diapositivas sirve únicamente para fijar la atención y para apoyar tus palabras. Todo lo
demás debe ser impreso o eliminado (ver punto 9).
  El léxico debe ser sencillo. El argot y los tecnicismos rara vez son necesarios. Abusar de
expresiones arcaicas o cultas únicamente te hará parecer un pedante.
 Haz una versión para pantalla y otra para imprimir
 Una cosa es presentar en pantalla y otra muy distinta distribuir un documento impreso.
Lo que hay en pantalla es demasiado pobre en contenido para ser disfrutado en el papel, y
lo que está en el papel no puede mostrarse en la pantalla.

13. Algunas cosas que no conviene hacer.

Enfadarse con la audiencia, entrar al trapo con preguntas hostiles, disculparse o menospreciar tu
propia presentación, hablar a la pantalla, usar un tono monocorde, tratar de evitar las preguntas,
dar por obvio algo importante, mostrar hastío al explicar cosas sencillas, terminar la presentación
en el turno de preguntas.

14. Algunos trucos útiles que te servirán para salir de apuros.

 Si quieres evitar interrupciones constantes durante la presentación puedes pedir a la

audiencia que reserve sus preguntas para el final.

 Las preguntas planteadas por uno de los asistentes debe servir para todos, así que a veces
conviene repetirla en voz alta antes de contestarla, para que todos puedan oírla. Y
después, responde a toda la audiencia, y no sólo a quién a formulado la pregunta.

 Cuando una persona o un grupo monopoliza todas las preguntas, evita seguir mirándoles
una vez que han acabado, porque puede entenderse como una invitación a que prosigan.
En esos casos, puede resultar útil dirigir la mirada hacia otro grupo de personas.

 Si te preguntan algo que desconoces, lo mejor que puedes hacer es responder: “La verdad
es que en este momento no lo sé, pero voy a enterarme y te lo comunicaré en cuanto lo
sepa”.
15. Explica los acrónimos

A la gente le gusta poder pronunciar las palabras que ve. Aunque los acrónimos resultan
tentadores por su escasa longitud, enfrían la relación con el público. Extiende el acrónimo siempre
que te sea posible.

Usa las anotaciones para añadir información extra e imprime una versión PDF donde se vean las
diapositivas junto con las anotaciones asociadas. Quien quiera tener las notas a mano, puede
imprimirlas en papel.

16. Guárdalas siempre en formato compatible con TODO

Lo más embarazoso que puede ocurrir al hacer una presentación es que el archivo PPT o PPTX no
se abra por un problema de incompatibilidad de versiones.

Guarda tu presentación en dos o tres formatos distintos si no sabes qué versión de Powerpoint
está instalada allá donde vayas a presentar.