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Assessoria de imprensa e organização de eventos

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Assessoria de imprensa e organização de eventos

1. Introdução 4
2. Classificação de eventos 4
3. Tipos e características dos eventos 6
3.1. Principais eventos 6
3.1.1. Banquete 6
3.1.2. Concurso 7
3.1.3. Conferência 8

4. Planejamento de eventos 8
4.1. Eventos institucionais: definição e planejamento 8
4.1.1. Objetivos do evento 9
4.1.2. Nome 9
SUMÁRIO 4.1.3. Público 9
4.1.4. Data, horário e local 9
4.1.5. Programação visual 10
4.1.6. Convites 10
4.1.7. Divulgação do evento 11
4.1.8. Recursos humanos 11
4.1.9. Transporte 11
4.1.40.Hospedagem 12
4.1.11. Recepção e credenciamento 12
4.1.12. Decoração 12
4.1.13. Materiais utilizados 13
4.1.14. Custos 13
4.1.15. Check list 13

5. Atividades gerais 14
5.1. Recursos físicos 14
5.2. Recursos humanos 14
5.3. Equipamentos e materiais 14

6. Cerimonial 15
6.1. Pós-evento 15
6.1.1. Análise e avaliação 15
6.2. Imprevistos 16

7. Conceituação: protocolo, cerimonial e etiqueta 16


7.1. Protocolo 16
7.2. Cerimonial 16
7.3. Etiqueta 17
7.4. Competência do cerimonial 17

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8. Precedência 19
8.1. Em “tapetes de cumprimentos” 20
8.2. Serviços à mesa 20
8.3. Considerações gerais sobre a precedência 21

9. Presidência nos eventos 22


9.1. Solenidades empresariais 22
9.1.1. Lugares 22
9.2. Mestre de cerimônias 23

10. Diferentes tipos de cerimônias 24


SUMÁRIO 10.1. Lançamento 24
10.2. Pedra fundamental 24
10.3. Corte de fitas inaugurais 25
10.4. Descerramento de placas 25
10.5. Assinatura de convênios 25
10.6. Visitas 26
10.7. Lançamento de livros 26
10.8. Noite de autógrafos 26
10.9. Assembleia 26

Referências 27

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1. INTRODUÇÃO
Nos dias de hoje, a procura cada vez maior por eventos faz parte do nosso cotidiano. Assim, as empresas precisam
efetivamente desse artifício para poder promover e divulgar suas ações.

Devemos lembrar que um evento, antes de qualquer coisa, seleciona seu público e coloca-o junto em um determinado
local.

2. CLASSIFICAÇÃO DE EVENTOS

Figura 1.

Reunião, segundo Teobaldo (1995), em termos gerais, é um agrupamento de pessoas com a finalidade de analisar
e debater determinado assunto, em direção a um consenso no encaminhamento da solução do problema em foco. A
partir daí, concluímos que vários tipos de eventos têm como embrião a reunião.

As reuniões podem ser divididas em:

• Reunião dialogal: baseada na informação, no questionamento, na discussão.

• Reunião coloquial: baseada no entretenimento, no lazer, na aproximação entre as pessoas, na


confraternização.
Podem ainda ser subdividas em:

Dialogal:

• Informativa: palestra, conferência, brainstorm, seminário, simpósio, entrevista coletiva ou individual,


convenção e workshop.

• Questionadora: foro, debate, mesa redonda, painel, encontro, semana e congresso.

• Dialética: parlamento e júri.

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• Deliberativa: comissão de júri, assembleia, convenção partidária e conclave.

• Instrutiva: estudo de casos, círculo de estudos, grupo de verbalização e observação, jogo de empresa
e dramatização.

Coloquial:

• Recreativa: sessão de pequenos jogos, jogos de salão e excursão.

• Social: festa, baile, visita, brunch, almoço, jantar, café da manhã, coquetel e happy hour.

Figura 2.

Evento é uma concentração ou reunião formal e solene de pessoas e entidades realizada em data e local especial,
com objetivo de celebrar acontecimentos importantes e significativos e estabelecer contatos de natureza comercial,
cultural, esportiva, social etc. O evento desperta e estimula os sentimentos do coração, da mente e do apetite.

Seu sucesso está intimamente ligado ao grau de elaboração de seu planejamento e organização. Quanto maior for o
empenho dos organizadores nessa etapa, maiores serão as possibilidades de se atingir os objetivos e as metas esperadas.
Isso faz com que a previsão detalhada das principais variáveis relacionadas ao evento, abordadas no planejamento, seja
um instrumento valioso para os organizadores e um guia seguro para o desenvolvimento da atividade e sua posterior
avaliação.

Um evento caracteriza-se por ser uma atividade momentânea que não há possibilidade de refazer. As mudanças
feitas de última hora demonstram falta de organização, comprometem e sempre são percebidas pelos participantes.

Por sua transparência e sua dinâmica própria, os eventos acabam refletindo a imagem de seus organizadores.

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3. TIPOS E CARACTERÍSTICAS DOS EVENTOS


Os eventos são apresentados sob diversos tipos ou modalidades, de acordo com sua natureza, fato gerador, objetivos,
qualificação ou nível dos participantes, amplitude, área, local etc.

De forma ampla, são classificados em eventos comerciais, políticos, sociais, esportivos, gastronômicos, culturais,
técnicos, turísticos etc. Em todos os segmentos, destacam-se custos e programas de treinamento.

Figura 3.

3.1. Principais eventos


3.1.1. Banquete

Figura 4.

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Existem basicamente três tipos de banquete: os formais, os meio-formais ou a franco-americana, e os informais ou


à americana.

Informais ou à americana – oferecem ao convidado um serviço completamente informal, no qual os alimentos


e todo material de serviço são apresentados na mesa-buffet, onde os convidados se servem; comem em pé, pois
geralmente não há mesas, a não ser de apoio para pratos e copos usados. As bebidas são servidas aos clientes pelos
garçons.

Meio-formais ou à franco-americana – os convidados sentam-se à mesa, que é arrumada de acordo com os


pratos do menu, mas, aqui, os próprios convidados vão à mesa-buffet servir-se. Aos garçons compete servir as bebidas
e retirar os pratos usados das mesas. É o tipo de banquete mais usado atualmente em todo o mundo, pelo fato de ser
menos formal e oferecer mais opções de comidas aos convidados.

Formais ou à francesa - Todo serviço de alimentos e bebidas é feito junto aos convidados sentados à mesa, que
deve estar arrumada de acordo com o menu que será servido. Esses banquetes são os mais requintados e caros, exigem
um planejamento mais cuidadoso, maior número de garçons e cozinheiros, com melhor treinamento e mais experiência.
Por isso, cada vez mais raros hoje em dia (PACHECO, 2010).

3.1.2. Concurso

Evento que apresenta características de competição, podendo abranger as áreas cultural, científica, estética, esportiva
etc.

Figura 5.

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3.1.3. Conferência

Figura 6.

Do latim conferentĭa, uma conferência é um discurso (ou uma apresentação) em público sobre algum tema concreto.

Se o orador for uma personalidade famosa ou reconhecida, trata-se então de uma conferência magistral. Isso implica
que a pessoa tenha amplos conhecimentos e experiência sobre os temas a tratar.

Por outro lado, também se dá o nome de conferência à conversa entre duas ou mais pessoas para tratar, em geral, de
algum negócio: “A conferência com o investidor árabe foi um sucesso”, “Devemos assistir à conferência com o gerente
regional para conhecer as diretivas da casa matriz”.

4. PLANEJAMENTO DE EVENTOS
4.1. Eventos institucionais: definição e planejamento
De acordo com Cesca (1997), evento é a execução do projeto devidamente planejado de um acontecimento, com o
objetivo de manter, elevar ou recuperar o conceito de uma organização junto ao seu público de interesse.

O evento poder ser empregado com sucesso em campanhas institucionais e de mercado. Seu objetivo, acima
de tudo, é criar conceitos e reforçar a imagem de produtos, serviços, pessoas, entidades e organizações, por meio
da aproximação dos participantes, oferecendo a oportunidade de uma comunicação/exposição qualificada da(s)
instituição(ões) promotora(s).

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4.1.1. Objetivos do evento

Todo planejamento de eventos está intimamente relacionado aos objetivos que se deseja alcançar com a realização
dele. Assim, é necessário definir com precisão os resultados a ser produzidos pela efetivação bem-sucedida do evento.

4.1.2. Nome

O nome do evento deve exprimir seus objetivos e ser de fácil assimilação pelo seu público-alvo. Normalmente, a
denominação contempla inicialmente o número de série, a metodologia de trabalho e a abrangência, por exemplo, II
Seminário Estadual, IV Simpósio Internacional, IX Jornada, mesa-redonda, feira regional etc., seguidos da temática a
ser tratada.

Também é possível a realização de eventos paralelos, integrando as respectivas programações em tempo/espaço e


público.

Nesse caso, o título do evento mais abrangente deve ser destacado no material de divulgação.

4.1.3. Público

O público-alvo deve ser bem definido, para que se tenha conhecimento do número total de convidados e quais
estratégias de comunicação devem ser adotadas.

4.1.4. Data, horário e local

A fixação da data do evento e do horário é de vital importância. Marcar um evento em data e horário coincidentes
com outras iniciativas da mesma natureza, destinadas ao mesmo público ou na mesma região pode determinar o
insucesso dele.

O êxito do evento também reside na escolha do local adequado. Por local, não se entende somente o espaço
físico condizente com os objetivos e a programação onde será realizado o evento, mas o próprio local geográfico,
considerando os aspectos:

• Facilidade de acesso.

• Condições turísticas.

• Infraestrutura de hospedagem e alimentação.

• Condição econômica dos participantes.

• Concentração de público-alvo.

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4.1.5. Programação visual

As peças promocionais utilizadas devem ter o visual bem elaborado, com ilustração e texto relacionados com os
objetivos.

Além disso, na criação dos materiais publicitários, deve-se levar em conta a identidade visual da instituição promotora,
as aplicações de logomarca, bem como a presença de outras informações relevantes sobre ela.

Nunca é demais frisar a importância de rigorosa revisão das propostas de folders, cartazes, faixas, fichas de
inscrição e outros instrumentos de divulgação, observando-se especialmente a exatidão das informações e a correção
da linguagem.

4.1.6. Convites

Ao planejarmos uma cerimônia, seja de caráter acadêmico, social, festivo ou outro, devemos ter o cuidado de
elaborar uma relação onde constem convidados direta ou indiretamente ligados ao evento e/ou o potencial público-alvo
do serviço/produto a ser dada visibilidade.

Além disso, a definição da lista de convidados necessita do aval do responsável direto pelo evento ou da direção da
entidade promotora.

Quando o evento e a lista de convidados (ou as possibilidades de candidatos inscritos) forem mais abrangentes, devem-
se estabelecer limites para o número de participantes, em função do espaço disponível para acolher confortavelmente
a todos.

Em relação aos órgãos de comunicação, sempre que possível, deve-se convidar profissionais que veiculem matérias
ligadas ao ramo de atividades do evento.

Os convites devem ser discretos, com texto claro e objetivo, motivando a participação dos convidados. Além disso,
devem ter elementos básicos, como:

• Pessoa ou instituição que convida.

• Tipo do evento.

• Local, data, hora.

• Nome completo do convidado, e, se for o caso, menção ao cônjuge.

• Informações do promotor para contato.

• Pedido de confirmação, se necessário.

• Traje.

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Importante: a distribuição para autoridades regionais e outros participantes deve ser feita com 10 dias de
antecedência. No caso de representantes de instituições públicas e privadas em âmbito estadual e federal, o convite
requer uma antecedência maior.

4.1.7. Divulgação do evento

Basicamente, são utilizados jornais, revistas, rádio, televisão e internet. A comunicação nesses veículos pode ser da
seguinte forma:

• Anúncios: por meio da compra de espaços.

• Releases: comunicação por meio de publicação gratuita e de interesse dos veículos, na forma de notícias
e reportagens sobre o evento.

• Outdoor: em termos de comunicação de massa, tem grande valor.

• Cartazes informativos: cartazes motivacionais afixados em locais de interesse e de circulação.

• Mala-direta: estratégia de remessa de material informativo e de divulgação.

• Panfletos: distribuição de panfletos (volantes) em horários e locais de grande circulação de pessoal.

• Ofícios: determinados públicos devem ser informados e motivados por meio do envio de cartas
informativas, explicativas e motivacionais.

• Internet: a divulgação de eventos via página institucional deve observar os critérios de informação,
precisão e atualização, básicos para a eficiência de uma página empresarial, sob o ponto de vista da
comunicação. Os e-mails profissionais merecem um tratamento especial na elaboração e na distribuição,
diferente do dos pessoais. Pela lógica, a postura e a hierarquia que marcam as relações no ambiente de
trabalho devem estar presentes nos e-mails entre colegas, entidades, clientes, fornecedores etc.

Um dos aspectos mais importantes em relação ao uso profissional dos e-mails é o tempo de resposta. Quem usa a
rede dá enorme valor ao tempo e não perdoa atrasos. Além disso, é indispensável certificar-se de que o usuário possa
ter de fato algum interesse na informação e/ou no produto oferecido.

4.1.8. Recursos humanos

Na organização de qualquer evento, independentemente de sua dimensão, deve haver um responsável pela
execução. Além disso, vários são os setores e pessoas envolvidos: transporte, vigilância, limpeza, recepção, sonorização,
alimentação, cerimonial etc. Todas as tarefas devem ser executadas por pessoal qualificado, podendo, portanto, se
necessário, ser terceirizadas.

4.1.9. Transporte

Transporte urbano: refere-se ao transporte feito dentro do mesmo município onde ocorre o evento. Esse fator
assume importância quando o evento se desenvolve em local afastado dos locais de hospedagem. Dessa forma,
providências quanto a transportes opcionais e coletivos devem ser tomadas.

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Transporte aéreo: palestrantes e autoridades geralmente requerem transporte aéreo. Nesses casos, é necessária
uma meticulosa organização para reserva, troca de horários de voos etc. Para facilitar o atendimento dessas demandas,
geralmente de última hora, é oportuna uma efetiva aproximação da instituição com uma agência ou uma empresa aérea
para coordenação do transporte aéreo dos participantes do evento.

A realidade local pressupõe a articulação entre transporte aéreo e terrestre, o que exige redobrada atenção, tendo
em vista a presteza do serviço conjugada com a racionalização dos recursos utilizados.

4.1.40.Hospedagem

A hospedagem é um fator que também contribui para o êxito de um evento e depende de um bom planejamento.
Assim, deve-se levar em conta a escolha dos hotéis, das pousadas, dos restaurantes ou de outras acomodações para
os participantes.

Informações sobre características dos hotéis, localização, custo das diárias, prazos e procedimentos para a
confirmação de reservas devem ser previamente enviadas aos participantes, contemplando as várias opções de custo e
possibilidades de deslocamento, de modo a atender à diversificação econômica do público.

4.1.11. Recepção e credenciamento

A recepção aos participantes do evento poderá ser realizada nos pontos de chegada, como aeroporto ou estação
rodoviária. Além disso, poderá ser feita em hotéis ou no próprio local do evento.

Há formas de acolhimento que são eficientes quando não é possível o contato pessoal da entidade anfitriã: enunciados
de saudação e boas-vindas em faixas afixadas em locais estratégicos, kit contendo cartão com bombons, publicações
etc. deixados previamente no quarto do hotel do palestrante etc.

É importante ressaltar que a recepção dos participantes é o momento em que estes têm a primeira impressão sobre
o evento e a entidade promotora. Daí a importância da criteriosa escolha e preparação da equipe que funciona como
linha de frente.

Os processos de credenciamento dos participantes já inscritos, as inscrições no ato e a entrega do material


individualizado (pastas, caneta, folheteria etc.) requerem uma eficiente e organizada equipe, para evitar o transtorno
das grandes filas e da desinformação e o decorrente atraso no início do evento. Cabe atentar para a adequação do
espaço destinado a esse serviço em relação ao público esperado, com indicação clara do critério para identificação
(ordem alfabética, número de inscrição etc.), bem como para a seleção de recepcionistas e secretários bem preparados,
uniformizados e com crachá de identificação.

4.1.12. Decoração

O local de realização do evento deverá ser decorado conforme o caráter dele. Isso pode ser feito com bandeiras,
painéis, flores, banners, faixas, balões etc.

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Uma decoração/ornamentação discreta geralmente tem melhores efeitos: utilizar flores ou outros recursos em
tamanho e disposição de forma a não dificultar a movimentação dos microfones e encobrir a visão das pessoas; escolher
as cores para enfeitar o local, de acordo com o tipo de evento e com as da instituição, além do senso estético e da
criatividade. O serviço de decoração poderá ser realizado pela organização do evento ou terceirizado para uma equipe
qualificada.

Os espaços de circulação de público podem ser aproveitados para dar visibilidade a projetos/produtos institucionais e
materiais de divulgação do município/instituições culturais. Dependendo da natureza do evento, destina-se espaço para
o marketing de empresas que atuam em ramo relacionado com a temática e de interesse do público-alvo, mantendo-se
o equilíbrio de áreas livres para o fluxo de um número grande de pessoas.

4.1.13. Materiais utilizados

Os materiais de expediente de um evento, bem como mesas, cadeiras, painéis, também devem ser pensados pela
comissão organizadora. Equipamentos como computadores, aparelhos de DVD, telões ou aparelhos de projeção devem
ser solicitados junto aos setores responsáveis com antecedência para que haja disponibilidade na utilização desses
materiais.

4.1.14. Custos
Qualquer atividade a ser desenvolvida para a realização de um evento, por mais simples que seja, envolverá gastos,
os quais deverão ser combinados previamente com as pessoas/setores responsáveis.

A previsão de custos deve acompanhar o planejamento quando este for apresentado, o que permitirá verificar a
extensão do que será feito em comparação ao que existe orçado na unidade responsável pelo evento e as condições do
fluxo de caixa para ordenar/equilibrar a realização das despesas.

O setor financeiro do evento deve ser centralizado, a fim de facilitar a prestação de contas final.

4.1.15. Check list

Na organização de um evento, faz-se necessário o controle da realização do que foi planejado. Um recurso eficiente
para esse acompanhamento detalhado é o uso de uma lista de checagem padrão – check list –, contendo os itens
básicos para a efetivação bem-sucedida de uma solenidade:

• Dimensão do evento.

• Determinação do local.

• Cronograma de atividades.

• Convites: elaboração, listagem dos convidados, expedição.

• Preparação da correspondência geral (autoridades, palestrantes, circulares etc.).

• Preparação da correspondência específica (departamento de trânsito, bandas municipais, departamento


de energia etc.).

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• Material aos participantes (brindes, blocos, pastas, canetas, crachás etc.).

• Material gráfico (fichas de inscrição, folhetos, certificados, pastas, mapas, convites, programa, folders
etc.).

• Material para imprensa (press releases, fotos, press kit etc.).

• Hotel (reservas, serviços de informação, flores, etc.).

• Programação visual (folders, cartazes, anúncios, pastas etc.).

• Serviços turísticos (transportes, passagens aéreas, hospedagem, programação social, elaboração de


tours etc.).

• Outros (momentos culturais, coral, banda, show, correio, locação de veículos, exposição etc.).

5. ATIVIDADES GERAIS
5.1. Recursos físicos
Locais para: reuniões, almoços e jantares, coquetéis, imprensa, sala VIP, secretaria geral, informações, atendimento
médico, estacionamento, sanitários, cozinha etc.

5.2. Recursos humanos


Para recepção, secretaria, informações, sala VIP, tradutores, intérpretes, assessoria de imprensa, operação de som,
luz, projetores, limpeza, segurança e estacionamento, fotografia, filmagem, manutenção, mestre de cerimônias etc.

5.3. Equipamentos e materiais


• Projeção: retroprojetor, videocassete, telões, telas, projetores de multimídia, caneta laser.

• Sonorização: microfones, amplificadores, aparelhos de som, gravadores, fitas ou CDs de hinos e música
para ambiente, fitas virgens para gravação.

• Secretaria: computador, impressora, copiadora, telefones, celulares, fax, flip chart, máquina de escrever,
quadro, giz e apagador.

• Outros: material de copa (cafezinho, água, chimarrão se for oportuno, lanches), uniformes, extintor de
incêndio, gerador, palanque, palco e passarela, cabine de tradução simultânea.

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6. CERIMONIAL

Figura 7.

Solenidade: mesa para o receptivo, lista de convidados, livro de presenças, lista de confirmações, reservas de
mesas, tribuna/púlpito, mastros e bandeiras, distribuição de lugares especiais, dimensionamento da mesa principal,
roteiro para o mestre de cerimônias, hasteamento de bandeiras, hinos, ornamentação/decoração.

Coquetel, almoço e jantar: disposição das mesas, decoração, sonorização, pontos de luz, banheiros, sinalização,
ar condicionado, ventiladores, música ambiente.

6.1. Pós-evento
Liquidação de todas as pendências sobre instalações, devolução de materiais e equipamentos utilizados, certificados
e comprovantes de frequência aos participantes e ao pessoal de apoio operacional, se for o caso, prestação de contas,
avaliação, relatório final, ofícios ou cartas de agradecimento, arquivamento de toda a correspondência recebida e
expedida relacionada ao evento, álbum de fotografias, edição de vídeo, clipping e impressão de anais.

6.1.1. Análise e avaliação

Avaliar é fundamental para o aprimoramento da organização de um evento.

No decorrer das atividades preparatórias, os trabalhos desenvolvidos devem ser avaliados por meio de reuniões com
o grupo envolvido. A base para tais avaliações é o cronograma ou a listagem que estabelece tarefas, responsabilidades
e prazos.

No final do evento, a equipe deve reunir-se para avaliá-lo como um todo, considerando os resultados obtidos, a
opinião das pessoas que compõem o grupo de trabalho e a tabulação do questionário de avaliação preenchido pelos
participantes, contemplando todas as áreas da organização, tais como: transporte, hospedagem, alimentação, recepção,
secretaria, local do evento, programação e temário, materiais, equipamentos, etc.

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6.2. Imprevistos
O profissional responsável pela organização dos eventos tem de pensar em todos os detalhes e deverá antecipar os
prováveis imprevistos. Por isso, precisa informar-se a respeito de:

Localização: onde é o local? É de fácil acesso? Passa uma boa imagem? O estacionamento é suficiente?

Infraestrutura: há opções por perto? Restaurante, farmácia? Há salas de apoio para guardar o material?

Condições ambientais/climáticas do local: há ar condicionado? Há proteção contra chuva, sol, vento excessivo
e outros? A luminosidade pode ser dosada? Há possibilidade de ruídos externos inconvenientes?

Outras situações: há cobertura da imprensa? Em caso de falta de energia no local, o que poderá ser feito? O
transporte dos convidados chegará na hora?

Caso haja problemas na realização do evento, uma lista de telefones e contatos emergenciais poderá ser muito útil,
como de táxis, restaurantes e buffets, farmácias, hospitais, serviços como lonas e sonorização, salas e auditórios etc.

7. CONCEITUAÇÃO: PROTOCOLO, CERIMONIAL E ETIQUETA


O conjunto de formalidades de um evento está assim resumido:

• Protocolo: regula o cerimonial, determinando a precedência, o tratamento e os lugares.

• Cerimonial: é a organização sequencial do evento, sempre cerimonioso.

• Etiqueta: está relacionada ao comportamento social das pessoas.

7.1. Protocolo
Protocolo é o conjunto de leis, decretos, normas e regras que regem o cerimonial, objetivando dar a cada
um dos participantes de uma solenidade as prerrogativas e privilégios a que têm direito, pelo cargo ou função
que ocupam (MEIRELLES, 2006).

7.2. Cerimonial
Toda solenidade, oficial ou não, segue um planejamento elaborado por um conjunto sequencial de
formalidades. A essa sequência de ações nós definimos como: “o cerimonial é a sequência de acontecimentos
que resultam em um evento, sempre cerimonioso, realizado com pompa e circunstância” (MEIRELLES, 2006).

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7.3. Etiqueta
Etimologicamente, o termo etiqueta, vem do francês étiquette. Ela facilita o convívio entre as pessoas por meio de
comportamento adequado a cada ocasião e cerimônia.

Não é regulamentada por leis e decretos, sendo cultural, estudada na antropologia e na sociologia, como resultado
de acontecimentos e fatores ambientais que moldam o comportamento de um povo. “Etiqueta é o conjunto de regras
de boas maneiras que resultam no comportamento das pessoas” (MEIRELLES, 2006).

7.4. Competência do cerimonial


Com a importância do protocolo e do cerimonial nas relações entre as organizações, os diversos segmentos de
públicos e o relacionamento governamental e internacional, necessário faz-se que o profissional responsável pela
coordenação dessa área tenha estas qualificações:

• Curso superior.

• Pós-graduação, de preferência em relações internacionais.

• Cultura geral ampla.

• Fluência em pelo menos dois idiomas.

• Competência profissional.

• Educação.

• Aparência pessoal.

• Postura.

Com base no art. 96 do Decreto nº 11.074, de 5 de janeiro de 1978, que regula o cerimonial do estado de São Paulo,
definimos a competência e atribuições para o responsável pelo cerimonial, independentemente de sua designação –
relações públicas; comunicação social; superintendente, diretor, chefe, gerente, supervisor, coordenador, assessor ou
assistente do cerimonial.

Compete a esse profissional:

1. Coordenar o cerimonial, fixar as funções de seus auxiliares e distribuir as atribuições.

2. Conhecer ou contribuir para a implantação de uma política de relações públicas que atuará no relacionamento
da organização com os seus diversos públicos.

3. Manter uma listagem atualizada de todos os públicos do interesse da organização.

4. Manter articulação com o cerimonial governamental de sua instância, sendo:

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»» O da Presidência da República no caso das organizações que se reportem ou tenham ligações


com o setor federal.

»» O do estado no caso das organizações que se reportem ou tenham ligações com o setor
estadual.

»» O do município no caso das organizações que se reportem ou tenham ligações com o setor
municipal.
5. Manter articulação com o Ministério das Relações Exteriores para o caso de recepção de visitas oficiais –
governamentais ou empresariais – estrangeiras.

6. Atender ao corpo diplomático e consular e aos demais segmentos envolvidos na política de relacionamento
da organização.

7. Criar um sistema de cumprimentos dos públicos do interesse da organização para datas específicas e
especiais.

8. Encarregar-se de toda a correspondência da presidência da organização que envolva sua política de


relacionamento – relações públicas.

9. Assessorar a presidência da organização sobre a programação, o protocolo e o cerimonial das solenidades


e recepções às quais deva ou não comparecer, informando sobre todos os dados complementares, inclusive
o traje exigido.

10. Coordenar e organizar as solenidades oficiais que envolvam a presidência e a diretoria da organização,
assim como o cerimonial de visitas de altas personalidades civis e militares, nacionais ou estrangeiras,
providenciando, inclusive, os meios de transporte e hospedagem, se necessário for.

11. Organizar a montagem de mesas de honra ou diretora, obedecendo às regras de precedência e à forma
de tratamento correspondente a cada personalidade.

12. Elaborar o roteiro e o script das cerimônias.

13. Coordenar e supervisionar o trabalho do pessoal de apoio, especialmente do mestre de cerimônias e das
recepcionistas.

14. Articular e fornecer todas as informações e a programação das cerimônias ao departamento de imprensa
da organização.

15. Acionar, com antecedência, os departamentos e os serviços de apoio que deverão estar envolvidos ou
participando dos atos da organização.

16. Articular e solicitar a cooperação de unidades militares necessárias às honras oficiais previstas no cerimonial,
bem como a designação de ajudante de ordens à disposição de altas personalidades civis e militares, nacionais
ou estrangeiras, em visita oficial à organização.

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17. Atuar como introdutor na recepção de visitas oficiais ou formais à organização.

18. Resolver os casos omissos.

Adequar esses itens à realidade das organizações facilitará a vida de quem tem, por profissão, de trabalhar com as
leis do protocolo, as normas do cerimonial e as regras da etiqueta.

8. PRECEDÊNCIA
A precedência é o ponto crucial e a base do cerimonial. É reconhecer a primazia de uma hierarquia sobre a
outra, e tem sido, desde os tempos mais antigos, e em todas as partes, motivo de normas escritas, cuja falta
de acatamento provoca desgraças (VILLALTA, 1981).

Precedência significa que alguém tem prioridade, que precede ou vai adiante, ou que está antes em uma ordem
determinada. Aliás, quem quer ficar atrás do outro, principalmente em se tratando de pessoas que ocupam cargos
públicos e empresariais? Quem assina primeiro um acordo, Brasil ou Argentina? Quem se senta primeiro à mesa, o
presidente da organização X ou o da Y?

No Brasil, devemos seguir as normas de precedência regulamentadas pelo Decreto nº 70.274 de 9 de março de
1972, e suas alterações no Decreto nº 83.186, de 19 de fevereiro de 1979, com uma peculiaridade que o distingue dos
anteriores, pois apresenta as ordens de precedência em três níveis hierárquicos:

I . Ordem de precedência nas cerimônias oficiais de caráter federal na capital da República.


II . Ordem de precedência nas cerimônias oficiais nos estados da União com a presença de autoridades federais.
III . Ordem de precedência nas cerimônias oficiais de caráter estadual.

Entretanto, o profissional poderá ter necessidade de utilizar outros critérios, dependendo das autoridades presentes:

• Anfitrião – deverá comandar o evento, caso não estejam presentes autoridades superiores a ele.

• Hierarquia – de acordo com o decreto citado.

• Data de criação ou constituição: utilizado com a presença de vários representantes de estados


(governadores), instituições de classe, universidades, faculdades.

• Antiguidade de diplomação, cargo – utilizado com a presença de várias pessoas que ocupam o
mesmo cargo ou função (exemplo: senadores, deputados federais ou estaduais).

• Poder econômico.

• Poder da força.

• Poder cultural e honraria.

• Interesses políticos e empresariais.

• Idade.

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• Sexo.

• Ordem alfabética.

• Bom senso.

Esses critérios não subsistem isoladamente, mas complementam-se e somam-se.

Somente no protocolo social, deve-se observar o seguinte:

• O mais velho tem precedência sobre o mais novo, quando ocupadas funções do mesmo escalão.

• As senhoras têm precedência sobre os cavalheiros, quando ocupadas funções do mesmo escalão.

• Entre idade e sexo, precede a idade.

Observação: no protocolo governamental e empresarial, as mulheres não têm precedência sobre os homens,
ocupando os lugares que lhe são de direito, de acordo com o cargo ou a função que ocupam.

8.1. Em “tapetes de cumprimentos”


Os “tapetes de cumprimentos” são utilizados para reverenciar anfitriões, convidados especiais e homenageados no
momento dos cumprimentos. São organizados da seguinte forma:

• As filas devem ser formadas da esquerda para a direita.

• A precedência é do anfitrião, seguido do convidado especial ou homenageado, da esposa do anfitrião,


da esposa do convidado especial ou homenageado.

• Quando compostas somente com homens, a precedência é do anfitrião, seguido do convidado especial
ou homenageado.
8.2. Serviços à mesa
Nos serviços descritos a seguir, mostramos apenas a precedência em cada estilo.

Serviço à francesa:

• A precedência – primeira pessoa a ser servida – é do convidado especial, ficando os anfitriões por
último.

• Inicia-se pela primeira senhora sentada à direita do anfitrião, seguem-se todas as senhoras e, por
último, a anfitriã.

• Em seguida, começa-se pelo convidado sentado à direita da anfitriã, seguem-se todos os senhores e
por último, o anfitrião.

• Aguarda-se a anfitriã iniciar sua refeição.

• A exceção é feita quando a anfitriã convida todos para que iniciem suas refeições.

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Serviço à inglesa:

• Os anfitriões são servidos primeiro.

• Após a anfitriã, todas as senhoras são servidas.

• Segue-se o anfitrião, antes de todos os convidados.

• Aguarda-se o último ser servido para se iniciar.

• Embora o serviço à inglesa seja muito utilizado, essa forma de precedência é a menos usada.

8.3. Considerações gerais sobre a precedência


Segundo o art. 16 do Decreto nº 70.274/72, “Nos casos omissos, o Chefe do Cerimonial, quando solicitado, prestará
esclarecimento de natureza protocolar, bem como determinará a colocação das autoridades e personalidades, que não
constem da Ordem de Precedência”.

• A ordem de precedência refere-se a entrada das pessoas, composição de mesa, lugares e citação. Para
pronunciamentos, a ordem de precedência é inversa, ou seja, a maior autoridade faz seu pronunciamento por
último e a menor, em primeiro lugar.

• As ordens de precedência em eventos internos dos órgãos e organizações (empresas, universidades,


Legislativo etc.) seguem o organograma da instituição.

• Em eventos que contam com a participação de convidados, utiliza-se o seguinte critério:

• Anfitrião.

• Convidados, em ordem de precedência:

»» Instância federal - primeiro escalão.

»» Instância estadual - segundo escalão.

»» Instância municipal - terceiro escalão.

• Os da casa, em ordem de precedência.

• As autoridades militares e religiosas devem ser inseridas de acordo com sua instância e hierarquia,
sempre após o primeiro escalão.

9. PRESIDÊNCIA NOS EVENTOS


É necessário não confundir presidência com precedência. Em geral, a presidência é do anfitrião, que nem sempre
terá a maior precedência no evento.

O presidente da mesa deve ocupar o centro, o chamado ponto zero. As exceções ficam por conta de eventos com
a presença do presidente da República ou do vice-presidente da República e das organizações que se subordinam a

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um órgão superior. Nesses casos, o presidente da República presidirá sempre a cerimônia a que comparecer. Em sua
ausência, o vice-presidente da República presidirá a cerimônia a que estiver presente.

9.1. Solenidades empresariais


Não existe nenhuma regulamentação para solenidade no âmbito empresarial, seja de entidades de classe ou
empresas. Nesses casos, estando presentes autoridades governamentais – federais, estaduais e municipais –, observa-
se o Decreto nº 70.274/72 e adapta-se ao tipo de cada ato e evento.

• O presidente da organização (anfitrião) terá precedência sobre as demais autoridades e presidirá a


solenidade, caso não estejam presentes o presidente da República e o vice-presidente da República.

• Na ausência de ambos, e presente o governador do estado, a este deverá ser dado o centro da mesa.

• Em solenidades empresariais nos municípios, o prefeito municipal deverá ter o lugar de honra – à direita
do anfitrião -, não sendo obrigatório dar-lhe a presidência do evento.

• Na ausência dessas autoridades, após o anfitrião, a precedência será da maior autoridade presente,
seguida da segunda em hierarquia, e assim por diante.

• Outros integrantes da entidade de classe ou da empresa, mesmo sendo diretores, ocuparão seus
lugares após as autoridades.

9.1.1. Lugares

A ordem de precedência entre autoridades governamentais e civis é regulamentada por legislação específica e,
juntamente com a presidência de uma solenidade, contribui para a composição da mesa diretora, determinando os
assentos de seus integrantes.

Entende-se como anfitrião um cidadão em sua residência, um reitor em sua universidade, um presidente de empresa
em sua organização, um prefeito em sua cidade etc. A ele, será dado o lugar de comando, ponto central da mesa,
chamado de ponto zero, e a partir daí será feita a precedência.

Nas precedências, convencionou-se que o centro da mesa é o ponto zero. O lugar de honra é à direita do ponto
central da mesa na maioria dos países do Ocidente.

É comum, nos eventos, o convidado ter hierarquia superior à do anfitrião, podendo este lhe ceder o centro da mesa,
como deferência e cortesia. A exceção é feita com a presença do presidente ou do vice-presidente da República, que
sempre ocupam posição privilegiada.
Para a determinação dos lugares, é necessário utilizar a designação correta para os tipos de mesa:

• Mesa de honra: termo utilizado para as solenidades elitizadas e organizadas com pompa, como
cerimônias de posse, transmissão de cargo, entrega de honrarias, medalhas e outras.

• Mesa diretora: termo utilizado para os eventos informativos, questionadores e expositivos, como
palestras, conferências, fórum, debates, simpósio, seminário, congressos, feira, salão, entre outros.

• Mesa de trabalho: termo utilizado somente para reuniões de trabalho.

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Compõe-se a mesa diretora chamando em primeiro lugar o anfitrião, caso não estejam presentes o presidente ou o
vice-presidente da República. O lugar do anfitrião é ao centro, o da maior autoridade, à sua direita, a seguinte, à sua
esquerda, e assim por diante.

O governador do estado, o prefeito municipal ou os presidentes dos outros Poderes se sentarão à direita do anfitrião,
caso não seja um evento de sua instância.

Na determinação dos lugares, é preciso considerar, ainda, o tipo de evento que se está realizando:

• Estilo plenário ou auditório: com composição de mesa diretora e a presença de plateia – palestra,
simpósio, seminário, entrevista coletiva, outros.

• Estilo aberto: sem composição de mesa diretora – inaugurações, coquetéis, comícios, outros.

• Estilo reunião ou banquete: com os participantes sentados em mesas distintas ou em uma única mesa
– reunião, almoço, jantar, café da manhã, outros.

9.2. Mestre de cerimônias


O mestre de cerimônias é a pessoa que apresenta o cerimonial, ou seja, quem conduz a cerimônia. O responsável
pelo cerimonial, denominado cerimonialista, é quem estabelece o protocolo, cuida dos detalhes e monta o cenário da
solenidade.

Um evento pode acontecer com ou sem a presença do mestre de cerimônias; tudo depende da sua abrangência e
finalidade. Por exemplo, em eventos pequenos, o próprio anfitrião pode receber os convidados, fazer a saudação inicial
e conduzir os pronunciamentos.

Contudo, para organização do cerimonial, a presença dessa figura é muito relevante. Isso porque dificilmente uma
solenidade terá o efeito desejado de correção, beleza, harmonia, sequência de roteiro, pauta e tudo o mais se não for
conduzida por um competente mestre de cerimônia.

Por mais importante que seja a autoridade, uma solenidade será mais bem desenvolvida ou conduzida por um
mestre de cerimônias do que com o gerenciamento partindo da presidência.

O mestre de cerimônias é, portanto, figura da maior responsabilidade em uma solenidade. A ele compete conduzir
com segurança o evento. Em cerimonial, diz-se que ele atua como quem trabalha em circo: arma o circo, apresenta o
espetáculo, desarma o circo e enrola a lona. Em cerimonial, o mestre de cerimônia é o primeiro a chegar e o último que
se retira. Já as autoridades podem se atrasar (embora não devam).

O profissional do cerimonial deverá ter, além de conhecimento da ordem de precedência e das normas do cerimonial
público, um mínimo de conhecimento das normas e regras que regem as solenidades, boa dicção, discrição e
tranquilidade, senso de comando, responsabilidade, pontualidade e visual e comportamento compatíveis com o trabalho
que está realizando.

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Destaca-se, ainda, que a pessoa que está fazendo o papel de mestre de cerimônia não deve se vestir ou se comportar
de maneira que as atenções se voltem a ela, mas sim ao seu trabalho. Por isso, devem-se usar cabelos presos, roupa
discreta, social e em tons neutros (geralmente o mais usado é preto) e evitar acessórios da moda ou chamativos.

Quando da realização de eventos, algumas atribuições são conferidas ao mestre de cerimônia, tais como: seguir a
pauta traçada; checar as instalações do púlpito, a posição das bandeiras, o funcionamento de microfones e materiais
audiovisuais e o número de cadeiras da mesa diretiva; e administrar as recepcionistas.

Também compete a esse profissional a execução de hinos, a presença de autoridades, a confirmação de


pronunciamentos, a leitura cuidadosa dos nomes das autoridades, além de, evidentemente, checar todo o roteiro do
evento com a comissão responsável.

10. DIFERENTES TIPOS DE CERIMÔNIAS


São apresentadas a seguir as orientações referentes aos principais tipos de eventos promovidos pelas instituições,
em um enfoque contextualizado à cultura.

10.1. Lançamento
Evento oportuno para mostrar à sociedade um novo curso, treinamento, produto, programa, serviço, publicação.
Deve haver a apresentação do que está sendo lançado, seguida, geralmente, de um coquetel.

10.2. Pedra fundamental


Cerimônia que comemora o início de uma construção. Na organização do evento, é preciso ter cuidado com os
preparativos do local, por exemplo: onde os convidados irão ficar, se o piso está em boas condições, a luminosidade
do espaço etc. Outro detalhe importante em eventos ao ar livre é a duração da cerimônia, pois, como as pessoas
geralmente ficam em posições desconfortáveis, nada deve ser muito demorado.

Como o ponto central da cerimônia será a pedra em si, costuma-se colocar na urna (caixa que será enterrada com
alguns elementos que caracterizam o dia do “lançamento”), jornais e revistas do dia, moedas, notas correntes e itens
referentes à obra que ali está se iniciando.

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Figura 8.

10.3. Corte de fitas inaugurais


A fita tem o caráter simbólico de delimitar o início da área do que se está inaugurando. Normalmente, ela é colocada
a um metro do piso, sendo que o laço situa-se no centro dela, a partir das extremidades demarcadas. Faz-se o ato
solene com o rompimento do laço ou o corte efetuado com uma tesoura. Pode ser feito por mais de uma pessoa, no
caso de romper o laço. Esse procedimento deverá ser feito por uma pessoa a quem se quer homenagear.

10.4. Descerramento de placas


As placas geralmente são fundidas em bronze.

Além do nome do que será inaugurado, devem constar a data, de preferência em algarismos arábicos, as pessoas
que colaboraram na obra, além dos nomes dos dirigentes da instituição. A fixação deverá ser feita em local em que
possa ser vista e próximo à área inaugurada.

Destaca-se que o pano de cobertura deverá ser das cores da instituição. Se a conotação for cívica, a opção será pelas
cores da bandeira, contudo, nunca com a bandeira nacional.

Para o ato de descerramento, deverá ser convidada a pessoa de maior hierarquia ou ligada ao tema central do evento
ou a família homenageada. Conforme a situação, poderá haver bênção no local logo após o descerramento.

10.5. Assinatura de convênios


Bastante comum no meio universitário, esse evento precisa atender aos detalhes de todas as entidades envolvidas
na assinatura, como: identificação visual dos parceiros, pronunciamentos das pessoas mais importantes, destaques dos
benefícios e do histórico do convênio pelo cerimonial. Geralmente, é oferecido um coquetel nesse tipo de evento.

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10.6. Visitas
É extremamente importante que o anfitrião receba bem um visitante. Isso significa acolher, fazer com que o convidado
se sinta à vontade e fique com uma boa impressão da instituição. A visita não deve ser considerada um evento menos
importante e, assim, deve ter todos os detalhes do pré-evento: preparação do local, recepção com material informativo,
anfitrião bem informado sobre o cargo do visitante e, se houver passeio pelas instalações, certificação de de que
estejam em ordem etc. Uma visita é, muitas vezes, o início de grandes negociações e parcerias.

10.7. Lançamento de livros


O lançamento dos livros nas instituições tem o mesmo procedimento do cerimonial tradicional.

Nos casos em que a instituição tenha editora, quando há edição de vários títulos, deve-se fazer uma solenidade
conjunta de lançamento. Esta deverá ser feita em salão amplo, com montagem de mesa de trabalhos. Sendo mostra de
vários autores, somente um discursa em agradecimento, em resposta a um discurso que deve ser feito para todos por
pessoa designada pela reitoria ou pelo próprio reitor(a).

10.8. Noite de autógrafos


Bastante comum para lançamentos de livros, dá oportunidade de que o autor tenha contato com seu público leitor,
bem como favorece a divulgação do lançamento da obra. Para melhor aproveitar esse evento, a organização deve
prever a devida identificação do autor e a sinalização para o processo de venda das obras.

10.9. Assembleia
Reunião em que representantes de grupos, com delegação oficial, debatem assuntos de importância para seus
representados. No caso de observadores, estes devem ser aceitos com antecedência pelas delegações que participam
da assembleia. Cada representação ocupa lugar determinado no auditório. As conclusões desses encontros, submetidas
a votações, podem ser transformadas em recomendações da assembleia, registradas em atas ou em anais.

Figura 9.

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REFERÊNCIAS
ALLEN, Johnny; MACDONALD, Ian; O’TOOLE, William. Organização e gestão de eventos. Rio de Janeiro, Campus,
2003.

CARPINELLI, Vivian Marcassa. Cerimonial, etiqueta, protocolo e eventos. Curituba, PR: Hellograff, 2002.

CESCA, Cleuza Gertrude Gimenes. Organização de eventos. São Paulo: Summus, 1997.

MATARAZZO, Cláudia. Negócios, negócios, etiqueta faz parte. São Paulo: Melhoramentos, 2005.

MEIRELLES, Gilda Fleury. Protocolo e cerimonial: normas, ritos e pompa. São Paulo: IBRADEP, 2006.

MOURA, Solange (org.). Protocolo e cerimonial de eventos. São Paulo: UNISA, 2011.

NAKANE, Andréa. Técnicas de organização de eventos. Rio de Janeiro: IBPI Press, 2000.

PACHECO, Aristides de Oliveira. Manual de organização de banquetes. São Paulo: Ed. Senac, 2010.

TEOBALDO, Cândido. Como administrar reuniões. São Paulo: Loyola, 1995.

VILLALTA, Blanco. Ceremonial em las relaciones publicas. Buenos Aires: Banco de La Nación Argentina, 1981.

ZANELLA, Luiz Carlos. Manual de organização de eventos. São Paulo: Atlas, 2006.

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