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vel III
Manual del Usuario
________
__________
___________
__________
____________
Manual de
el curso:
MICROSOFFT EXCEL 2007
7 NIVEL III
Calle 16 de
d septiembre
e No. 147 Norrte, Col. Láza
aro Cárdenas,,
C. P. 5214
48, Mepetec, Estado de México.
________ _______________________ ___________ ____________
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 2
Manual del Usuario
CONTEN
NIDO
2. TABLA AS DE DATOS S
2.1. Introducción
2.2. Crear
C una tabla
2.3. Modificar
M dattos de una liista
2.4. Modificar
M esttructura de la
a tabla
2.5. Estilo
E de la ta
abla
2.6. Ordenar
O unaa tabla de da
atos
2.7. Filtrar
F el conttenido de la tabla
2.8. Funciones
F dee base de da atos
2.9. Crear
C un resumen de da atos
Ejercicio
3. TABLA AS DINÁMICA AS
3.1. Crear
C una tabla dinámica a
3.2. Aplicar
A filtros
s a una tabla
a dinámica
3.3. Obtener
O prommedios
3.4. Gráficos
G diná
ámicos
Ejercicio
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5. MACR ROS
5.1. Introducción
5.2. Crear
C una macro automá áticamente
5.3. Ejecutar
E una
a macro
5.4. Guardar
G un archivo
a con Macros
Ejercicio
6. PLANTILLAS DE EXCELX
6.1. Usar
U plantilla
as
6.2. Crear
C plantillas
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Usuario
1. ESQU
UEMAS Y VISTAS
1.1. INTR
RODUCCIÓN
Así puess, un esqueema puede ser perfecta amente un índice de uun libro, don
nde ve todoos los
mbién podrá ver como ejemplo de esquema e
puntos trratados en el libro, tam el índice de
e este
curso, el cual contiiene los pu untos más importantes que se trratan en él y además está
estructura
ado por niveeles de proffundización sobre un te
ema en conccreto, vamoss desplegan
ndo el
esquema a de los punttos contenidos en el tem
ma.
- En una hoja solo poodrá incluir un esquema n esquema ssobre los mismos
a, para tene r más de un
datos, de
ebe copiar lo
os datos a ottra hoja.
Existen dos
d formas de
d crear un esquema
e en Excel 2007
7: Manual y A
Automática.
1.2. CRE
EACIÓN AUTO
OMÁTICA DE ESQUEMAS
Existen unos
u requisittos previos para
p que Exc
cel 2007 pue
eda crear au ente el esquema:
utomáticame
- Las filas
s sumario de
eben estar por
p encima o por debajo de los datos, nunca enttremezclado
os.
- Las co
olumnas sum
mario deben estar a la derecha o a la izqu
uierda de los datos, n
nunca
entremez
zclados.
Si la dis
sposición de e los datos
s no se corrresponde ccon estas ccaracterística
as nos verremos
obligados
s a definir el esquema manualmente
m e.
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Usuario
En la ima
agen podrá ver
v el ejemplo de datos bien estructturados:
Podrá ve
er que existeen subtotales
s en las celddas B8, C8, D8, B12, C 16, C16, D16 y la
C12, D12, B1
columna na de subtottales correspondientes a las filas d
a E está llen donde se en
ncuentran. E
En las
celdas B17, C17, D17 y E17 son n los totales de los subto
otales.
En este ejemplo
e poddrá hacer unn esquema tanto
t de fila s como de columnas, ppuesto que sse ha
organizad
do los subtootales de cad
da comunida
ad autónom a (filas) y se
e ha calcula
ado los subto
otales
de cada trimestre
t (co
olumnas).
Para ello
o nos situars
se sobre un
na celda cuaalquiera y sseleccionar lla opción Autoesquem
ma del
menú Ag grupar que se
s encuentra
a en la pesta
aña Datos.
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Usuario
Automáticamente, Ex
xcel nos gen
nera los nive
eles del esqu
uema como podrá ver a continuació
ón:
En la imaagen anterioor podrá verr que ahora unas líneas en la zona izquierda d
a aparecen u de las
celdas y otra línea so
obre las colu
umnas de la tabla.
Por colum
mnas podrá ver que exis
sten dos nive
eles:
- La tabla
a desplegada
a por comple
eto
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Usuario
- La tabla
a desplegada
a completam
mente
- Por dep
partamente
- y solo por
p Universid
dad.
mprimir y expandir el es
Para com squema sólo
o tiene que h
hacer clic en
n los símbollos - y + de cada
nivel.
1.3. CRE
EACIÓN MANU
UAL DE ESQUEMAS
nda opción es
La segun e la de crea
ar el esquem
ma manualme
ente.
Para cre
ear un grupo o debe sele eccionar las
s filas (sele
eccionando los númeross de las filas) o
columnass (selecciona ando las letras de las columnas) de e las cuales vaya a crea
ar un grupo,, pero
no debe incluir las fila
as o columnnas que conttengan fórmu ulas de summario.
Para trab
bajar un poco
o más rápido
o podrá utiliz
zar las tecla
as para agrup
par y desagrupar.
Para agru
upar, una ve
ez que tenga
a el grupo se
eleccionado presione Allt+Shift+Fle
echa derech
ha.
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Usuario
1.4. BOR
RRAR Y OCUL
LTAR UN ESQ
QUEMA
Borrarr un esquem
ma.
ar un esquema.
Oculta
Al ocultarrlo lo que ha
ace es oculta
ar las marcaas que nos a
ayudan a expandir/contrraer un esqu
uema,
pero el essquema sigu ue estando activo,
a para ocultar un esquema bbasta con preesionar las tteclas
Ctrl+8 y automáticam mente desapparecen las marcas del e esquema, para volverlas a mostrar volve
a pulsar la
l combinación de teclas s Ctrl+8.
1.5. VER
R UNA HOJA EN
E VARIAS VENTANAS
V
Suele suceder de foorma muy co omún que al a estar realizzando hojass de cálculo
o vaya ampliando
z más el cam
cada vez mpo de visiónn de la pantalla, llegand
do a ocupar más de una a página por hoja,
y cuando
o se trata dee estar cote
ejando datos modo tener que desplazarse
s resulta basstante incóm
cada vez
z de arriba ha
acia abajo o de un lado al otro.
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Usuario
Para diviidir la hoja en paneles podrá haceer clic en ell botón Diviidir en la pestaña
Vista y automáticam
a mente apareecen dos ba arras, una vvertical y otra horizonttal en las ccuales
puede deesplazar para ajustar el tamaño
t de la
as porcioness de ventanaa a nuestro gusto.
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Usuario
Tiene dos
s disponibles:
todo. Al situar el
e puntero del
d ratón sobre la línea
a gris que e
está encima
a de la flech
ha de
desplazaamiento el puntero
p del ratón toma el aspecto ndo el desplazamiento hacia
, indican
arriba y hacia
h abajo.
1.7. INMO
OVILIZAR PA
ANELES
Si lo que le interesa es
e dejar inm
móviles las ca
abeceras de e los datos y así desplazzarse únicam mente
sobre los
s datos tenieendo siempree disponible la vista de llas cabecera
as, podrá utiilizar la opció
ón de
inmoviliza
ar los panelees.
En el cas
so de que lo o que quisies
ses inmovilizzar no se en
ncontrase en
n esas posicciones seleccciona
el rango de celdas y pulsa la a opción In nmovilizar ppaneles. Laa zona sele eccionada p podrá
desplazaarse, el resto
o permanece erá inmoviliza
ado.
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Usuario
Paara bloquea
ar más de una
u fila o co
olumna, o pa
ara bloquea
ar filas y collumnas al m
mismo
tie
empo, haga clic en Inmo
ovilizar paneeles.
sactivar la in
Para des nmovilizació
ón de los pa
aneles vuelvve a seleccionar esta o
opción y ha
az clic
sobre Mo
ovilizar paneeles.
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EJERCICIO
Coches
1 Empezar un nuevo
o libro de trab
bajo.
2 Crear el
e modelo de
e datos como
o el que se muestra
m en lla imagen.
3 Realiza
a un esquem
ma Automátic
co.
4 Borra el
e esquema realizado.
r
5 Realiza
a un esquem
ma manual.
5 Cerrar el libro.
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2. TABLLAS DE DATOS
2.1. INTR
RODUCCIÓN
Las tabla
as son muyy útiles porq
que además s de almace enar informa
ación, incluyyen una serrie de
operacion
nes que permiten analiz
zar y adminis
strar esos da
atos de form
ma muy cómo oda.
- Filtrar el
e contenido de la tabla por
p algún critterio.
- Crear un resumen de
d los datos.
Las tabla
as de datos, ya se usaba ones anteriorres de Excel, pero bajo el término L
an en versio Listas
de datoss. Incluso en ue en algunos cuadros de diálogo, se refiere a las tablas como
ncontrará, qu
listas.
2.2. CRE
EAR UNA TAB
BLA
Para crea
ar una lista tiene
t que seguir los sigu
uientes paso
os:
- Seleccio
onar el rango de celdas (con datos o vacías) qu
ue quiera inccluir en la lista.
- Seleccio
onar del Tab
bla en la pes
staña Inserta
ar.
Aparecerrá a continua
ación el cuad
dro de diálog
go Crear tab
bla.
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Si se ha saltado
s el pa
aso de selec
ccionar previamente las celdas, lo p
podrá hacer ahora.
- Si en el
e rango sele eccionado in
ncluye la fila
a de cabece
eras (recomendado), acctive la casilla de
verificació
ón La lista tiene
t encab
bezados.
Al cerrars
se el cuadro
o de diálogoo, podrá verr que en la banda de o
opciones aparece la pestaña
Diseño, correspondi
c ente a las Herramienta
H s de tabla:
2.3. MOD
DIFICAR DATOS DE UNA TABLA
T
Para modificar o inttroducir nue evos datos en e la tabla podrá tecleear directam
mente los nu
uevos
valores sobre
s la ella
a, o bien pod drá utilizar un
u formulari o de datos. Esta segunnda opción viene
muy bienn sobre todo si la lista es
s muy grande e.
Vea un ejemplo,
e tiene la siguientte lista con in
nformación d
de nuestros amig@s.
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Al crear el
e formulario
o, dispone de
e siguientes botones:
Nuevo: Sirve
S para in
ntroducir un nuevo
n registtro.
Eliminarr: Eliminar el registro que
e está activo
o.
ar: Deshace los cambios
Restaura s efectuados
s.
Buscar anterior:
a Se desplaza al registro antterior.
Buscar siguiente:
s Se
S desplaza al siguiente registro.
s: Sirve para
Criterios a aplicar un filtro
f de búsq
queda.
Cerrar: Cierra
C el form
mulario.
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Para bus scar un reg gistro y pos e él podrá utilizar los botones Bu
sicionarse en uscar anterrior y
Buscar siguiente o ir directa amente a unu registro concreto in ntroduciendo o un criteriio de
búsqueda a. Pulse en el botón Crriterios con lo cual passa al formula ario para inttroducir el criterio
de búsquueda, es sim ulario de dattos pero enccima de la ccolumna de botones apa
milar al formu arece
la palabra
a Criterios.
2.4 MODIFICAR LA ES
STRUCTURA
A DE LA TABL
LA
desde su
u esquina infferior derech
ha.
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Para elim
minar filas o columnas, debe
d posicio
onarse sobre
e una celda
a,
y elegir Filas o Co olumnas de e la tabla en el men nú Eliminarr,
disponible en la pes staña de Inicio y en el menú conttextual de la
a
tabla.
Para elim
minar la tablla completa, seleccione
e toda la tab
bla y pulsa SUPR. Si d
desea elimin
nar la
estructura
a de la tabla
a, pero conservar los da
atos en la ho
oja, entoncess pulse en
la pestañ
ña de Diseño o de la tabla
a.
2.5. ESTILO DE LA TA
ABLA
Una formma fácil de dar una combinación de coloress a la tablaa que resulte
elegante,, es escogiendo uno de los estilos predefin onibles en la
nidos, dispo
pestaña Diseño
D de la tabla.
Las band
das y resalta
ados depend
derán del esttilo de la tab
bla.
Por lo demás,
d a cada celda se le podrán aplicar los coloress de fuente y fondo, ffondo
nal, etc. que a cualquier celda de la hoja de cálcculo.
condicion
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2.6. ORD
DENAR UNA TABLA
T DE DA
ATOS
A la hora
a de ordenarr una tabla, Excel puede e hacerlo de
e forma simple, es decir, ordenar p
por un
único cam
mpo u ordennar la lista po
or diferentes
s campos a lla vez.
Para hac
cer una orde mple, por eje
enación sim emplo orden nterior por e
nar la lista an el primer ape
ellido,
debe possicionarse en
e la columna del prim mer apellido,, después p podrá acced der a la pestaña
Datos y pulsar sobre
e Ordenar.... y escoger el criterio de
e ordenación n o bien pulsar sobre unno de
nes
los boton de la secció
ón Ordenar y filtrar pa
ara que la ordenación ssea ascendeente o
descende ente respec
ctivamente. Estos
E botonnes también
n están disp
ponibles al d
desplegar la
a lista
que aparrece pulsand
do la pestañaa junto al en
ncabezado d
de la columna.
Por ejem
mplo, si en la columna de la tabla se guardan n los nombrres de días de la sema ana o
meses, laa ordenaciónn alfabética no sería co
orrecta, y po drá escogerr una lista donde se gua
arden
los valorres posibles
s, ordenado os de la foorma que ccrea conven niente, y así el criteriio de
ordenacióón seguirá el
e mismo pattrón.
Seleccion
nando un nivel,
n y puls
sando las fle
echas hacia a arriba o hhacia abajo, aumentam mos o
disminuim
mos la prioridad de orde enación de este nivel. L
Los datos sse ordenaránn, primero, p
por el
vel de la lista, y sucesivamente por los demás n
primer niv niveles en orrden descen
ndente.
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na lista sign
Filtrar un nifica que de
d todos loss registros almacenado os en la tabla, seleccionar
aquellos s que corresspondan co on algún criterio fijado p
por nosotross.
Excel nos
s ofrece dos
s formas de filtrar
f una lis
sta.
- Utilizand
do el Filtro (autofiltro).
- Utilizand
do filtros av
vanzados.
Utilizarr el Filtro.
Por ejem
mplo, si sólo marca More eno, Excel filtrará
f os que tengan Moreno en el
todoss los registro
1er apelliido y las dem
más filas 'de
esapareceránn' de la lista .
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En cualq quier opción, accede a una ventan na donde po odrá elegir d dos condiciones de filtro de
texto, y exigir
e que se
e cumpla una
a condición o las dos. E xcel evaluarrá la condición elegida ccon el
texto quee escriba, y si se cumplle, mostrará la fila. Usa rá el carácteer ? para de
eterminar quue en
esa posicción habrá un
u carácter, sea
s cual sea a, y el asteriisco * para indicar que p
puede haberr o no
un grupo de caracterres.
En el ejemplo de la im
magen, solo
o se mostrará
án los registtros cuyo 1e
er Apellido ttenga una o en el
segundo carácter y no
n contenga la letra z.
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a la casilla Sólo
Si marca S os únicos, las repeticio
registro ones de registros (filas con exactam
mente
los mismos valores) desaparecerán.
ver a visua
Para volv s los registtros de la l ista, accede
alizar todos er al menú Datos - Filtro -
Mostrar todo.
En el tem
ma de funcio
ones vamos a explicar ca
ada una de las funcione plican a tablas de
es que se ap
datos.
Estas fu
unciones se e utilizan cu
uando dese ea realizar cálculos so obre alguna a columna pero
añadiend
do una condición de sele ección de las filas que e
entrarán en e
el cálculo, e
es decir apliccando
previame
ente un filtro.
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Para exp
plicar las fun
nciones de Base de da
atos que no
os ofrece Exxcel, se utilizará la sigu
uiente
hoja:
Nota: Las
s filas 1 a 3 se utilizan para
p definir lo
os filtros.
Función Descripción
Cuenta
C el núm
mero de celda
as que contienen númeross en la
BDCONT
TAR(datos;ca
ampo;criterio
os)
basee de datos
Cuenta el n
número de ce
eldas no vacía
as de la base de
BDCONT
TARA(datos;c
campo;criterrios)
d
datos
Devuelve el vvalor máximo de las entraddas seleccion
nadas
BDMAX(d
datos;campo
o;criterios)
de la ba
ase de datos
Devuelve el vvalor mínimo de las entrad
das seleccionadas
BDMIN(datos;campo;;criterios)
de la ba
ase de datos
Multiplica loss valores de u
un campo con
ncreto de registros
BDPROD
DUCTO(datos
s;campo;crite
erios) de la baase de datos que cumplenn los criterios
espe
ecificados
Devuelve el promedio de las entradas seleccionada
as en
BDPROM
MEDIO(datos;campo;crite
erios)
la basse de datos
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Sintaxis.
Función BDCONTA
AR(rango_d
datos;nomb
bre_campo;;rango_crite
erios)
rango_datos: es el rango de ce
eldas que componen
c la
a base de datos o lista donde se q
quiere
contar.
_campo: ind
nombre_ dica el nomb
bre del camp
po que contie
ene los valo
ores a contarr.
s
Ejemplos
Fórmula Descripció
ón (Resultado)
=BDCUENTA(A4:E10; "Edad
d"; A1:F2) Esta funció
ón examina los registros de maanzanos cuyo altto varía entre 10
0 y 16
metros y determina
d cuántoos campos Edadd de esos registros contienen núúmeros
(1)
=BDCONT
TARA(A4:E10; "Be
eneficio"; A1:F2) Esta funció
ón examina los registros de maanzanos cuyo altto varía entre 10
0 y 16
metros, y determina el nú
úmero de campo os Ganancia de esos registros qque no
están en blanco
b (1)
=BDMAX(A
A4:E10; "Beneficio"; A1:A3) Beneficio máxiimo de los manzaanos y perales (1
105)
=BDMIN(A
A4:E10; "Beneficio
o"; A1:B2) Beneficio mínimo de los manzaanos con un alto
o superior a 10 (7
75)
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 25
Manual del U
Usuario
=BDPRODUCTO(A4:E10; "R
Rendimiento"; A1
1:B2) Producto de los rendim
mientos de los maanzanos con un a
alto superior a 10
0 (140)
=BDPROM
MEDIO(A4:E10; "R
Rendimiento"; A1:B2) Rendim
miento medio de los manzanos co
on un alto superio
or a 3 metros (12
2)
=BDPROM
MEDIO(A4:E10; 3; A4:E10) Edad media de todos lo
os árboles de la b
base de datos (13
3)
=BDSUMA
A(A4:E10; "Beneficio"; A1:A2) Beneficio total de
d los manzanos (225)
=BDSUMA
A(A4:E10; "Beneficio"; A1:F2) Beneficio total de
d los manzanos con un alto entree 10 y 16 (75)
=BDVAR(A
A4:E10; "Rendimie
ento"; A1:A3) La varianzaa calculada en el rendimiento de manzanos y perrales si los datos de la
base de da atos son únicameente una muestraa de la población
n total de la supe
erficie
de frutaless (8,8)
=BDVARP((A4:E10; "Rendim
miento"; A1:A3) La varianza
a verdadera en eel rendimiento dee manzanos y perales si los datoss de la
base de daatos representan el conjunto de l a población (7,04
4)
=BDDESVE
EST(A4:E10; "Rendimiento"; A1:A3
3) La desviación estándarr calculada del reendimiento de manzanos y perale es si
los dattos de la base dee datos son únicaamente una mueestra de la poblacción
total de
d la superficie dee frutales (2,97)
=BDDESVE
ESTP(A4:E10; "Rendimiento"; A1:A
A3) La desviación estándarr verdadera en el rendimiento de manzanos y perrales si
los dattos de la base dee datos representtan el conjunto d
de la población (2
2,65)
2.9. CRE
EAR UN RESU
UMEN DE DAT
TOS
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 26
Manual del U
Usuario
Otro ejem
mplo, el que se muestra abajo, dispo one de una lista de vehículos clasificados por m
marca
y modeloo; y quiere av
veriguar el coste
c total de
e cada marcca.
Al selecc
cionar una celda de la a fila de totales, apare estaña con una lista de las
ece una pe
s que podrá usar para calcular el tottal de esa co
funciones olumna.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 27
Manual del U
Usuario
EJERCICIO
1 Abre un
n nuevo libro
o de trabajo..
2 Crear el
e modelo de
e datos como
o el que se muestra
m en lla imagen.
5 Ordena
ar la lista porr el campo Ponente.
P
7 Quitar el
e filtro.
8 Crear un
u filtro avan
nzado para filtrar
f los pon
nentes que ccuesten men
nos horas de
e6
9 Guarddar el libro
o en la carpeta
c s documenttos del dissco duro, con el no
Mis ombre
Ponente_
_delegacion.
10 Cerrar el libro.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 28
Manual del U
Usuario
3. TABLLAS DINÁM
MICAS
3.1. CRE
EAR UNA TAB
BLA DINÁMIC
CA
Una tabla dinámica consiste en el resume en de un cconjunto de datos, aten ndiendo a vvarios
criterios de agrupacción, represe
entado com
mo una tabla a de doble entrada qu ue nos facillita la
interpreta
ación de dich
hos datos. Es
E dinámica porque noss permite ir o
obteniendo d
diferentes to
otales,
filtrando datos, cambiando la presentación de los dato ando o no los datos origen,
os, visualiza
etc...
Se necessita crear un
na tabla din
námica a pa
artir de esto
os datos parra poder exa
aminar mejo
or las
ventas de
e cada artícu
ulo en cada mes.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 29
Manual del U
Usuario
o debe ir a la pestaña
Para ello a Insertar y hacer cliic en Tabla a dinámica (también p podrá
desplega aciendo clic en la flecha
ar el menú ha a al pie del b
botón para crrear un gráfiico dinámico
o).
Aparece el cuadro de
d diálogo ded creación de tablas d dinámicas. D Desde aquíí podrá indiccar el
lugar don
nde se encue
entran los da
atos que quiere analizarr y el lugar d
donde quiere
e ubicarla.
Podría crear
c una conexión
c con otra aplic
cación para
a obtener lo
os datos de
esde otra fuente
diferente a Excel.
so de selecc
En el cas cionar la opc ción Selecciona una ta o debe seleccionar toda
abla o rango as las
celdas qu
ue vayan a participar,
p incluyendo las
s cabecerass.
Pulse Ac
ceptar para seguir.
s
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 30
Manual del U
Usuario
á un nuevo panel
Se abrirá p en la derecha
d de la
a pantalla:
Con esta
a herramienta
a podría con
nstruir una ta
abla dinámicca con la sig
guiente estru
uctura:
- Una fila
a para cada una
u de las Referencias
R de la tabla.
- En el re
esto de la tab
bla incluirá el
e total del Importe parra cada Refe
erencia en c
cada Mes.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 31
Manual del U
Usuario
Tras rea
alizar la tab
bla dinámica
a este seríía el resulta
ado
obtenido..
Con esta
a estructura es
e mucho más
m fácil analizar los resu
ultados.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 32
Manual del U
Usuario
Si arrastrra a la zona
a de datos los campos cantidad y total, obten
ndría la sigu
uiente tabla,, más
complejaa pero con más
m informac ción:
Para elim
minar una tabla dinámica simplem
mente debe seleccionarr la tabla e
en su totalid
dad y
presionarr la tecla Supr.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 33
Manual del U
Usuario
Otra cara
acterística útil
ú de las tablas dinámicas es perm
mitir filtrar lo
os resultadoss y así visualizar
únicamennte los que nos interes
sen en un momento
m de
eterminado. Esto se em mplea sobre e todo
cuando el
e volumen de datos es importante.
Si deja marcados
m los
s meses Eneero y Febre
ero, los otross meses dessaparecerán
n de la tabla,, pero
no se piierden, en cualquier
c momento
m endo a dessplegar la lista y
puede visualizzarlos volvie
marcando o la casilla (Selecciona
ar todo).
Aplicando
o el filtro a varios
v camp
pos se puede e formar con
ndiciones dee filtrado má
ás complejass, por
ejemplo seleccionar
s ver
v los artícu
ulos con refe
erencia 1236
6 de Abril.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 34
Manual del U
Usuario
En este cuadro
c de diálogo
d se podrá
p escoge
er cómo dessea hacer e
el resumen, mediante S
Suma,
Cuenta, Promedio, etc.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 35
Manual del U
Usuario
3.4. GRÁ
ÁFICOS DINÁMICOS
Para cre
ear una grááfica de nue
estra tabla dinámica d
deberá hace
er clic en e
el botón Grráfico
o de la pesta
dinámico aña Opciones.
Para cam
mbiar el form
mato del gráffico a otro tiipo de gráficco que nos a
agrade máss o nos convvenga
más segú
ún los datos que tenga.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 36
Manual del U
Usuario
EJERCICIO
Taller
1 Copia estos
e datos y guárdalos en un archiv
vo llamado T
Taller_dinam
mica.
2 Crear una tabla dinámica a partir de la tabla antterior para saber de ccada coche e (ref.
reparació
ón), en cada mes, cuántas horas ha empleado e
en repararlo y el desemb
bolso realiza
ado.
3 Visualiz
zar únicame
ente las repa
araciones de
el mes de En
nero.
4 Crear una
u gráfica de
d la tabla dinámica.
5 Guarda os realizados.
ar los cambio
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 37
Manual del Usuario
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 38
Manual del U
Usuario
4. CARA
ACTERÍSTIC ZADAS DE EXCEL
CAS AVANZ
En este tema
t se esttudiaran algu unas caractterísticas avvanzadas d de Excel quue pueden sser de
utilidad cuando quierra realizar allgún trabajo un poco má al o que se salga un poco de
ás profesiona
lo habituaal.
4.1. FOR
RMAS DE CAM
MBIAR UN FO
ORMATO
Estas son
n las diferen
ntes formas de
d utilizar:
Utilizan
ndo la pestaña Inicio.
Los forma
atos incluido
os en la barrra son los más comuness.
Utilizan
ndo las tecla
as de acces
so rápido
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 39
Manual del U
Usuario
Esta form
ma permite aplicar
a también en un só
ólo paso un fformato, incluye formato
os que no tie
ene
en la barra Formato, pero es tal vez
v más commplicada de utilizar ya qque requiere que memorrice
las combbinaciones de
e teclas.
Utilizan
ndo el cuadrro de diálogo
o Formato de
d celdas
Esta últim
ma forma ess menos rápida ya que requiere
r de vvarios pasoss (abrir el cu
uadro de diá
álogo,
elegir la pestaña addecuada y luego el formato desea ado), pero ppermite utilizzar muchoss más
formatos y sobre todo nos permite ver todo el e amplio ab
banico de forrmatos que nos ofrece E Excel,
además ded permitir definir
d nuestrro propio forrmato personnalizado.
- Hacer clic
c en la flec
cha que aparrece al pie de
d la sección
n Número (e
en la imagen
n más arriba
a).
- Hacer clic
c con el botón
b derech
ho sobre la celda y esccogiendo de
el menú con
ntextual la o
opción
Formatoo de celdas...
- Presionar la combin
nación de teclas Ctrl + 1.
1
Al realiza
ar cualquiera
a de estas op
peraciones nos
n aparece e el cuadro d omo el que ve en
de diálogo co
la imagenn donde pue ede escoger entre los div
versos formaatos numéricos.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 40
Manual del U
Usuario
Excel pro
ovee una gra
an cantidad de formatoss numéricos , pero es poosible que en
n algún mom
mento
necesite algún forma
ato que no es
sté disponib
ble en los esttándares de
e Excel.
ar un nuevo
Para crea o formato
debe accceder al cu
uadro de
diálogo Formato
F de celdas,
seleccion
nar la Ca ategoría:
Personalizada y
seguidammente en el cuadro
de texto Tipo: debe
e escribir
el código
o del formato que
desea cre
ear.
________
_____ ;____
_________ ; _________
____ ; _____
________
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 41
Manual del U
Usuario
0 : Reserva un dígito
o para un número, si no
o se comple
eta el tamañ
ño definido p
por el forma
ato se
completa
a con ceros.
# : Reserrva un dígito
o para un nú
úmero, pero si no se com
mpleta el tamaño definido por el forrmato
se deja en
e blanco.
? : Reserrva un dígito
o. Añade esp
pacios en ce
eros insignificcantes.
. : Punto decimal.
% : Símb
bolo porcentu
ual.
, : Separa
ador de milla
ares.
E- E+ e- e+ : Notació
ón científica.
\ : Muestrra el siguien
nte carácter en
e el formato
o.
* : Repite
e el siguiente
e carácter ha o de la celda.
asta completar el ancho
_ : Deja un
u espacio
@ : Espa
acio reservad
do para texto
o.
m : Mues
stra el mes como
c númerro sin ceros (1-12).
mmm : Muestra
M el no
ombre del mes
m como ab
breviación (E
Ene, Feb).
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 42
Manual del U
Usuario
dd : Mue
estra el día como
c o con ceros (01-31).
número
dddd : Muestra
M ombre del día por completo (Lunes, Martes).
el no
h o hh : Muestra
M la hora
h como números sin ceros
c meros con cceros (00-23
(0-23)) o como núm 3).
m o mm : Muestra lo
os minutos como
c númerros sin ceross (0-59) o co
omo número
os con ceross (00-
59).
s o ss : Muestra
M los segundos como
c númerros sin ceross (0-59) o co
omo número
os con ceross (00-
59).
[Azul]$#,,##;(0.00$)[[Rojo];"Cero
o";""
Este form
mato contienne cuatro seecciones separadas po r el signo d
de punto y ccoma y utilizza un
formato diferente
d parra cada secc
ción.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 43
Manual del U
Usuario
4.3. EL FORMATO
F CO
ONDICIONAL
El formato condicion
nal suele uttilizarse parra resaltar e
errores, paraa valores q que cumplan
n una
determina
ada condició
ón, para resa
altar las celd
das según e el valor conte
enido en ella
a, etc...
Cómo ap
plicar un forrmato condicional a un
na celda:
- Seleccio
ona la celda
a a la que va a aplicar un
n formato co
ondicional.
Por ejemplo
s opciones Barras
Utiliza las B de datos, Escallas de colorr
y Conjun nos para ap
nto de icon plicar diverso
os efectos a
determina adas celdas
s.
Mediantee la aplicació
ón de formatto condiciona
al a los dato e identificar rápidamente
os, es posible e
varianzas
s en un interrvalo de valo
ores con solo
o echar un vvistazo.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 44
Manual del U
Usuario
s nos fijarem
Nosotros mos en la oppción Nueva a regla que
e permite crrear una reg
gla personalizada
para aplic
car un forma
ato concreto a aquellas celdas
c que ccumplan detterminadas ccondiciones.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 45
Manual del U
Usuario
Al pulsar sobre Acep ptar se crearrá la regla y cada celda que cumplaa las condicio
ones se marrcará.
Si el valo n cumple ninguna de la
or incluido en la celda no as condicion
nes, no se lee aplicará ningún
formato especial.
e
Si pulsa sobre
s elar, no se aplicarán
Cance a los
s cambios effectuados en
n el formato condicional.
El formatto condiciona
al se puede aplicar a tod e cálculo, o bien a un ra
da la hoja de ango de celd
das,
nforme de tabla dinámica
tabla o in a selecciona ando estos ppreviamente.
Borrar fo
ormatos con
ndicionales
s
En una hoja
h de cálc
culo
ango de celd
En un ra das, una tab
bla o una ta
abla dinámic
ca
Seleccion
ne el rango de
d celdas, la
a tabla o la tabla dinámicca para la que desea bo
orrar formato
os
condicion
nales.
En la fich
ha Inicio, en el grupo Esttilos, haga clic
c en la fleccha situada junto a Form
mato condicio
onal
y, a continuación, haga clic en Borrar reglas..
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 46
Manual del U
Usuario
4.4. LA VALIDACIÓN
V DE DATOS
La valida
ación de dato
os es muy similar
s al form
mato condiccional, salvo que esta ca
aracterística tiene
una función muy con ncreta y es validar
v el coontenido de una celda; pudiendo in ncluso mostrrar un
mensaje de error o aviso
a si llegara el caso.
- Seleccio
one la celda
a que quiere validar.
Puede reestringir má
ás los valore es permitido
os en la ce
elda con la opción Dattos:, donde
e, por
ejemplo, indicar que los valores estén
e entre 2 y 8.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 47
Manual del U
Usuario
staña Mensa
En la pes ada puede in
aje de entra ntroducir un mensaje qu
ue se muestrre al accede
er a la
celda. Es
ste mensaje
e sirve para informar de
e qué tipos d
de datos so
on considera
ados válidoss para
esa celda
a.
En la pes
staña Mensaaje de errorr escribir el mensaje
m de error que de
esea se le m
muestre al ussuario
cuando in
ntroduzca en
n la celda un
n valor incorrrecto.
La valida
ación de dato
os es sumammente útil cu
uando desea a compartir u
un libro con otros miemb
bros
de la orga
anización y desea que los datos quee se escriba
an en él sean
n exactos y coherentes.
Mensajes
s de validaciión de datos
s:
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 48
Manual del U
Usuario
4.5. ENLA
AZAR Y CON
NSOLIDAR HO
OJAS DE TRA
ABAJO
Enlaza
ar hojas de trabajo.
La cuestión que deb be plantearse antes de enlazar hoja almente nos hace
as de trabajjo, es si rea
falta com
mplicarnos tanto o sencilllamente hac
cerlo todo en
n una mismaa hoja.
¿Cómo crear
c fórmulas de referrencias exte
ernas?
Para crea
ar fórmulas de
d referencia externa de
ebe seguir lo
os siguientess pasos:
cir la fórmula
- Introduc a de la formaa que realiza
a siempre, ccuando se lle egue al puntto de escoger las
celdas dee datos, activ
var el libro de
d trabajo fuente y selecccionar las cceldas necessarias.
- Termina
ar la fórmula
a y pulsar Inttro.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 49
Manual del U
Usuario
ar valores: Actualiza
Actualiza A la lista con los
s vínculos.
Cambiarr origen: Mo
odificar el origen del vínc
culo seleccio
onado.
Romper vínculo: Qu
uita los víncu
ulos de las fó
órmulas exte
ernas.
Pregunta a inicial: Pu
uede incluirr una adverttencia al ab
brir el libro dependiente
e, indicando
o que
tiene enla
aces externoos.
Conso
olidar hojas de trabajo.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 50
Manual del U
Usuario
- la Func
ción: a utiliza
ar,
- en Refe
erencia: va a seleccionaar las
e uno de los libros fuentes,
celdas de
- pulsa sobre
s Agregar para añadir
a
las celda
as seleccionaadas a la lista de
todas las
s referencias
s,
nte pulsar en
- finalmen n Aceptar para
p finalizarr la fórmula.
Por ejemplo:
Para consolidar datos de hojas de d cálculo de enominadass Ventas (en la celda B4), HR (en la
celda F5)) y Marketing g (en la celd
da B9), en la e la hoja de cálculo mae
a celda A2 de estra, tendría
a que
escribir lo
o siguiente:
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 51
Manual del U
Usuario
Excel no
os ofrece la posibilidad de comparttir nuestras hojas de trrabajo en la
a Web y tam
mbién
recoger información de Internet.
Para pod
der exponer ("colgar") en
n Internet nu
uestro trabajjo realizado en Excel, d
debe converttirlo a
un forma
ato reconocib
ble por los navegadores
n s (html o xm
ml). Para haccer esto segguir los siguientes
pasos:
- Pulsar sobre
s el Bottón Office.
- Seleccio
onar la opció
ón Guardar como.
- En el cuadro
c de diálogo Guarrdar como tipo
t tendrá que seleccionar el tipo Página We
eb en
Guardar como tipo::.
En esta pantalla
p disp
pone de dos posibles mo
odos de gua
ardar la págin
na Web:
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 52
Manual del U
Usuario
EJERCICIO
Factura muebles
m
1 Empezar un nuevo
o libro de trab
bajo.
2 Crear una
u factura sencilla
s para
a la venta de
e muebles.
Aquí las fó
órmulas del primer
p TOTAL L corresponde
en a multipliccar la cantidad
d vendida po
or el precio un
nitario,
así en la celda
c E4 la fó
órmula será =A
A4*D4, en la E5 pondremo os =A5*D5, y en la E6 seráá =A6*D6
A continua
ación en la ce q poner la parte de DE SCUENTO a aplicar para nuestro clien
elda E9 hay que nte. Si
el descuento se encuentra en D9, la
a fórmula de E9
E será =E8* D9
3 Guarda
ar el libro en la carpeta
a Mis docum
mentos del disco duro, con el nom
mbre de Factura
muebless.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 53
Manual del U
Usuario
4 Crear en
e la celda A5
A un formatto condiciona
al que contrrole si el valo
or es mayor de 5.
3 Si es mayor
m de 5 que la celda se s ponga enn color Azul Oscuro de ffondo y la fuente de la le
etra
con estilo
o Negrita currsiva y colorr Turquesa Claro.
C
4 Crear en
e la celda C13
C una celd
da con valida
ación de dattos.
5 Los critterios de validación debe ea de tipo fe cha y que esté acotada entre el
e ser que se
01-01-20011 y el 30-12-2011.
6 Crear un
u mensaje de
d error si el valor fuera
a erróneo.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 54
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Usuario
5. MACR
ROS
5.1. INTR
RODUCCIÓN
Cuando trabaja con un libro pe ersonalizadoo, es decir, que se ha a definido ccon una serrie de
caracterís sticas específicas como puedan sers el tipo d de letra, el color de ciertas celdass, los
formatos de los cálculos y carac erde mucho tiempo en fformatear to
cterísticas similares, pie odo el
libro si dispone de muchas hojas s.
5.2. CRE
EAR UNA MAC
CRO AUTOMÁ
ÁTICAMENTE
E
La forma
a más fácil e intuitiva de
e crear macrros es crearrlas mediantte el grabador de macro
os del
que dispo
one Excel.
Este grabbador de ma
acros permitte grabar las
s acciones d
deseadas quue posteriorm mente las tra
aduce
a instrucciones en VBA,
V las cuaales puede modificar po osteriormentte si tiene cconocimiento
os de
programa ación.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 55
Manual del U
Usuario
erencias relativas - Co
Usar refe on esta opcióón utilizar reeferencias re
elativas para
a que las macros
se graben con accion
nes referente
es a la celda
a inicial sele
eccionada.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 56
Manual del U
Usuario
5.3. EJEC
CUTAR UNA MACRO
Antes de
e dar la orde
en de ejecuc
ción de la macro, depenndiendo del tipo de maccro que sea,, será
necesario
o seleccionaar o no las celdas quee quiera que
eden afectaadas por lass acciones de la
macro.
Por ejemmplo si ha creado un na macro que autom máticamente da formatto a las cceldas
seleccion
nadas, tendrrá que selecc eldas previa mente antess de ejecutar la macro.
cionar las ce
e botones:
En cuanto al resto de
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 57
Manual del U
Usuario
Si confía
as en las poosibles Macros que con
ntuviese el a
archivo o la
as ha cread
do pulsa el botón
Opcione es para activ
varlas.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 58
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Seleccion
na la opción Habilitar es
ste contenido y pulsa A ceptar.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 59
Manual del U
Usuario
EJERCICIOS
1. Macro "archivo" qu
ue se active con Controll + a y que p
permita abrirr un archivo
2. Macro "seleccion" que seleccione las celd de la primer hoja del librro abierto
das A1:B10 d
5. Macro "tamaño" qu
ue ponga lettra de tamañ
ño 14
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 60
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Usuario
6. PLAN E EXCEL
NTILLAS DE
6.1. USA
AR PLANTILLA
AS
Una plan
ntilla es un modelo qu ue puede se
ervir como base para muchas ho
ojas de cállculo.
Puede incluir tanto datos como fo
ormatos.
Para crea
ar un libro de
d trabajo utilizando plantillas:
Seleccion
nar el Botón
n Office.
Elegir la opción
o Nuev
vo...
Hacer clic
c sobre la ca
ategoría Pla aladas en e l cuadro de diálogo Nue
antillas insta evo Libro.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 61
Manual del U
Usuario
Seleccion
nar el tipo de
e plantilla de
eseada, com
mo Factura o Informe de Gastos.
Hacer clic
c sobre el bo
otón Crear.
Posiblem
mente nos avvise de la habilitación de unto con la plantilla, y a
d macros ju al final apare
ecerá
una copia
a de nuestro
o modelo ele
egido.
Rellenar la plantilla.
6.1. CRE
EAR PLANTILLAS
Crear un libro de trabajo o abrir el libro que desee usarr con todos los datos y los formatoss que
serán com
munes a tod dos los libros
s de trabajo creados a p
partir de esta
a plantilla.
Seleccion
nar el Botón
n Office.
Elegir la opción
o Guarrdar como....
En el reccuadro Guarrdar como tipo, hacer clic c sobre la fflecha de la derecha pa bra la
ara que se ab
lista desp
plegable y ellegir la opció
ón Plantilla de Excel.
Hacer clic
c sobre el bo
otón Acepta
ar.
07 cambia automáticamente a la ca
Excel200 arpeta de pla
antillas, parra que la nueva plantilla
a esté
siempre disponible
d al seleccionar la opción Nuevo
N del B
Botón Office e.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 62
Manual del U
Usuario
Como ya a se vio, us sar las planttillas ayuda ahorrar tiemmpo o fome entar la esttandarizaciónn. Se
pueden crear
c plantilla
as para libroos y hojas de cálculo. L a plantilla predeterminaada para librros se
denomina L plantilla predetermina
a Libro.xlt. La ada para hojaas de cálcullo se denom mina Hoja.xlt..) que
puede ussar para crea ar otros libro
os. En Micro Excel 2007, un archivo de plantilla (.xltx)
osoft Office E
puede incluir datos y formato, y un archivo de plantilla a habilitada para macros (.xltm) tam mbién
puede inc
cluir macros s.
¿Desea buscar
b y des
scargar una nueva planttilla?
¿Desea crear
c un currrículum víta
ae, un presupuesto, unaa portada de fax, una pre esentación o una
invitación
n? Para obte as gratuitas para éstas y otras área
ener plantilla as, vaya a la
a página prin ncipal
de las pllantillas en Office.com. Puede usa ar estas plan
ntillas gratuiitas o modifficarlas para
a que
coincidann con lo que necesita cre ear.
MICROS
SOFT EXCEL2007, NIVEL III 63
Manual del U
Usuario
EJERCICIO
MICROS
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