Professional Documents
Culture Documents
AUDIT INTERNAL
BERBASIS SNI ISO 19011:2012
PENDAHULUAN
Mengapa Audit Internal?
2
SNI ISO 9001:2015 dan SNI ISO 14001:2015
9.2. Audit Internal
9.2.1. Umum
5
Isi Panduan Audit Sistem Manajemen
1. Ruang Lingkup
2. Acuan Normatif
3. Istilah dan Definisi
4. Prinsip Audit
5. Pengelolaan Program Audit
6. Pelaksanaan Audit
7. Kompetensi dan Evaluasi
Auditor
6
Lingkup penerapan SNI ISO 19011
7
SNI ISO 19011:2012
Istilah dan definisi
8
SNI ISO 19011:2012
Istilah dan definisi
9
Audit Pihak 1
AUDIT INTERNAL yaitu audit yang
dilakukan oleh, atau atas nama
organisasi sendiri untuk tujuan
internal
Audit Pihak 2
Supplier Badan Konsultan
sertifikasi audit yang dilakukan oleh pihak
yang berkepentingan dengan
organisasi contohnya pelanggan,
pemerintah, pemasok, dll.
Audit Pihak 3
audit yang dilakukan oleh
Audit System
Internal
organisasi mandiri eksternal,
seperti badan sertifikasi,
Auditi
konsultan. 10
SNI ISO 19011:2012
Istilah dan definisi
11
SNI ISO 19011:2012
Istilah dan definisi
12
SNI ISO 19011:2012
Istilah dan definisi
13
SNI ISO 19011:2012
Istilah dan definisi
• Program audit: Pengaturan satu atau lebih audit
yang direncanakan dalam jangka waktu tertentu dan
diarahkan untuk maksud tertentu
14
SNI ISO 19011:2012
Istilah dan definisi
15
SNI ISO 19011:2012
Prinsip audit
16
SNI ISO 19011:2012
Prinsip audit
17
SNI ISO 19011:2012
Pengelolaan program audit
18
SNI ISO 19011:2012
Pengelolaan program audit
19
SNI ISO 19011:2012
Pengelolaan program audit
• Sasaran audit;
• Jangkauan/ jumlah/jenis/durasi/
lokasi/jadwal audit
• Prosedur program audit
• Kriteria audit
• Metode audit
• Memilih tim audit
• Sumber daya yang dibutuhkan,
termasuk perjalanan dan akomodasi
• Proses penanganan kerahasiaan,
keamanan informasi, keselamatan dan
kesehatan serta hal lain yang serupa.
20
5.2. Penetapan tujuan program
22
Penetapan program
25
Penetapan program
27
Penerapan program audit
Tujuan Audit
• Penentuan tingkat kesesuaian dari sistem manajemen
yang diaudit, atau bagiannya dengan kriteria audit;
• Penentuan tingkat kesesuaian kegiatan, proses, dan
produk terhadap persyaratan dan prosedur dari sistem
manajemen;
• Evaluasi kemampuan sistem manajemen untuk
memastikan kepatuhan terhadap hukum dan
persyaratan kontrak dan lainnya dimana organisasi
berkomitmen;
• Evaluasi efektivitas sistem manajemen terhadap tujuan
yang spesifik;
• Identifikasi area potensial untuk peningkatan sistem
manajemen.
28
Penerapan program audit
Penetapan lingkup dan kriteria
Lingkup audit
• Lokasi fisik
• Unit organisasi
• Aktifitas dan proses yang akan diaudit
• Durasi audit
Kriteria audit:
• Standard
• Kebijakan dan prosedur
• Regulasi dan perundangan
• Persyaratan kontrak
29
SNI ISO 19011:2012
Penerapan program audit
30
Penerapan program
32
SNI ISO 19011:2012
Penerapan program audit
SNI ISO 19011:2012
Penerapan program audit
35
Tanggung jawab tambahan Ketua Tim auditor
36
SNI ISO 19011:2012
Penerapan program audit
37
SNI ISO 19011:2012
Penerapan program audit
39
Faktor perubahan program audit
SNI ISO 19011:2012
Peninjauan dan peningkatan program audit
41
Penerapan program
Pengelola program
LATIHAN 1: Menyusun Program Audit
Integrasi (SMM dan SML)
43
SNI ISO 19011:2012
Pelaksanaan Audit
44
SNI ISO 19011:2012
Pelaksanaan Audit
45
SNI ISO 19011:2012
Pelaksanaan Audit
46
Pelaksanaan Audit
47
SNI ISO 19011:2012
Permulaan Audit
48
SNI ISO 19011:2012
Permulaan Audit
50
SNI ISO 19011:2012
Persiapan Kegiatan Audit
51
SNI ISO 19011:2012
Persiapan Kegiatan Audit
Pelaksanaan tinjauan dokumen
• Mengumpulkan informasi untuk persiapan
kegiatan audit dan dokumen kerja yang berlaku
misal mengenai proses, fungsi;
• Menetapkan ringkasan mengenai cakupan
dokumentasi sistem untuk mendeteksi adanya
gap
• Tinjau: lengkap(isi dokumen yang diharapkan
tersedia);, benar(isi dokumen sesuai dengan
sumber terpercaya seperti standard dan
regulasi), konsisten (dokumen itu konsisten dan
juga konsisten dengan dokumen lain yang
terkait); terkini(isi dokumen termuthakirkan
Auditor sebaiknya mempertimbangkan hal berikut:
Informasi yang tersedia pada dokumen yaitu:
• Lengkap (isi dokumen yang diharapkan tersedia);
• Benar (isi dokumen sesuai dengan sumber
terpercaya seperti standard an regulasi)
• Konsisten (dokumen itu konsisten dan juga konsisten
dengan dokumen lain yang terkait);
• Terkini (isi dokumen termuthakirkan);
Tinjauan dokumen dapat memberikan indikasi dari
keefektifan pengendalian dokumen pada sistem
manajemen auditi
53
SNI ISO 19011:2012
Persiapan rencana audit
JADWAL PELAKSANAAN AUDIT
2. Tim Audit:
1. Ketua Tim :
2. Anggota tim :
3. Observer :
56
SNI ISO 19011:2012
Persiapan Kegiatan Audit
Persiapan dokumen kerja
• Anggota tim audit: mengumpulkan dan meninjau
informasi yg sesuai dg penugasan audit dan
menyiapkan dokumen kerja yang diperlukan untuk
rujukan dan untuk merekam bukti audit.
• Dokumen kerja mencakup:
daftar periksa (Checklist) ;
rencana pengambilan contoh audit;
Formulir untuk merekam informasi, seperti
bukti pendukung, temuan audit, dan rekaman
pertemuan.
Pembuatan checklist
Pembuatan checklist diawali dengan pengenalan dan
pemahaman atas proses atau area yang akan diaudit
dengan cara :
• Peninjauan Dokumentasi Proses
• Pengumpulan informasi atas proses tersebut
Hal lain yang harus disiapkan dan dikenali adalah :
• Persyaratan yang digunakan sebagai acuan/referensi
Standar Sistem, Produk
Peraturan dan Perundang-undangan
Hasil Audit sebelumnya atas proses/area tersebut
Pertanyaan checklist sebaiknya singkat dan padat,
mengarah kepada apa yang ingin dicari / diperiksa
58
Peninjauan Dokumentasi Proses
Peninjauan Dokumentasi Proses dilakukan untuk :
Mengenali Dokumen/prosedur
Jenis dan Isi dokumen
Mengenali Proses & Interaksinya
• Input & Output
• Sumber Daya
Mengenali Potensi Masalah pada proses
Memperhatikan persyaratan khusus
• Proses dan produk
• Undang-undang & regulasi
59
Mengenali Dokumentasi
Jenis Dokumen yang digunakan :
Prosedur / Instruksi Kerja
Formulir
Pelaksana/Penanggung Jawab
penggunaan dokumen
Isi dokumen
Informasi / data : Data pokok dan Data
pendukung
Tujuan penggunaan dokumen
60
Mengenali Proses
61
Identifikasi Unit/Fungsi Audit lingkungan
• Methode
- Tidak adanya sanksi/peraturan
- Tidak ada warning!! Pendukung
- Kurang ketat pengawasan pada gudang
Contoh Pertanyaan Checklist
Apa persyaratan ISO 9001:2015/ISO 14001:2015 yang
berkaitan?
Apakah ada peraturan atau persyaratan lain yang terkait ?
Apa saja tujuan dari proses?
Apakah yang menjadi input proses?
Siapa saja pelanggan dari proses?
Apa saja aspek penting dalam proses tersebut &
bagaiamana kendalinya?
Apakah langkah pengendalian aspek cukup efektif ?
Apakah dokumen pendukung (form, label dll) tersedia di
lapangan ?
Bagaimana pengendalian dokumen dan catatan di
lapangan?
68
Persiapan audit
Peralatan: Material/komponen
Bagian : Auditor :
Auditee : Tanggal :
Dokumen yang diacu : Halaman :…/…
Keputusan
Pertanyaan Pengamatan
Ya Tidak Obs
SNI ISO 19011:2012
Audit lapangan
71
SNI ISO 19011:2012
Audit lapangan
72
SNI ISO 19011:2012
Audit lapangan
73
SNI ISO 19011:2012
Audit lapangan
74
SNI ISO 19011:2012
Audit lapangan
75
Pelaksanaan audit
78
SNI ISO 19011:2012
Penetapan peran dan tanggung jawab
pemandu dan pengamat
79
SNI ISO 19011:2012
Pengumpulan dan verifikasi informasi
80
SNI ISO 19011:2012
Pengumpulan dan verifikasi informasi
81
82
83
84
85
86
87
88
89
Pencapaian Kinerja
Lakukan pemeriksaan untuk melihat apakah realisasi hasil
proses sesuai dengan rencana yang ada.
Rencana dapat berupa :
Sasaran Mutu/lingkungan Bagian atau Organisasi
Rencana Kerja/Planning
Realisasi dapat ditunjukkan dalam :
Laporan Hasil Proses
Lakukan pemeriksaan apakah dilakukan analisa dari
perbandingan antara rencana dengan realisasi yang ada.
Metode tehnik statistik yang digunakan.
Pelaksana dan penanggung jawab analisa data
90
91
92
93
Contoh Situasi Audit
1
2
3
NO POTENSI TEMUAN TINGKATAN KLAUSUL
TERKAIT
1 TINGGI STACK MAJOR 8.1 Pengendalian
Operasi
• Kesesuaian atau
ketidaksesuaian dengan kriteria
audit
• Identifikasi peluang untuk
peningkatan
• Kesesuaian dengan kriteria
dirangkum untuk menunjukkan
lokasi, fungsi atau proses yang
diaudit
100
Pelaksanaan audit
Temuan audit
Ketidaksesuaian major/kritis
Major
Adalah ketidak sesuaian terhadap sistim manajemen yang
dapat berakibat tidak berjalannya sistim atau kritis dan
berdampak luas
Ketidaksesuaian minor
Minor
Adalah ketidak sesuaian sistim manajemen tidak bersifat
kritis atau berdampak luas
Observation Observasi
Adalah potensi ketidak sesuaian terhadap sistim
manajemen yang jika tidak diperbaiki akan berpotensi
menjadi ketidak sesuaian. Merupakan peluang perbaikan
103
Penulisan Temuan Audit
NO POINT PENTING
106
Pelaksanaan audit
Bagian : Tanggal:
Auditee : No. LKS :
Uraian Ketidaksesuaian :
Tindakan Koreksi :
Tindakan Korektif
Auditi:
Tanggal selesai:
Verifikasi :
108
SNI ISO 19011:2012
Persiapan laporan audit
109
110
LAPORAN HASIL AUDIT INTERNAL
I Tanggal Pelaksanaan :
Bagian yang diaudit :
Auditor :
Tempat,
Ketua Tim Audit
111
SNI ISO 19011:2012
Distribusi laporan audit
• Laporan audit sebaiknya diterbitkan dalam
periode waktu yang disetujui. Jika
tertunda, alasan penundaan sebaiknya
dikomunikasikan kepada auditi dan orang
yang mengelola program audit.
• Laporan audit sebaiknya diberi tanggal,
ditinjau dan disetujui, jika perlu, sesuai
dengan prosedur program audit.
• Laporan audit sebaiknya didistribusikan
kepada penerima sebagaimana ditetapkan
dalam prosedur audit atau rencana audit.
112
SNI ISO 19011:2012
Penyelesaian audit
113
SNI ISO 19011:2012
Pelaksanaan tindak lanjut audit
• Kesimpulan audit dapat menunjukkan
keperluan untuk tindakan koreksi atau
korektif, pencegahan atau peningkatan.
• Tindakan tersebut biasanya ditetapkan dan
dilakukan oleh auditi dalam jangka waktu
yang disepakati.
• Bila sesuai, auditi sebaiknya tetap
memberikan informasi kepada personil
yang mengelola program audit dan tim
audit tentang status tindakan ini.
• Penyelesaian dan keefektifan tindakan
perbaikan sebaiknya diverifikasi.
• Verifikasi ini dapat menjadi bagian dari
audit selanjutnya.
114
Kesalahan dalam Melakukan Audit
115
Kesalahan dalam Melakukan Audit
116
117
118
119
120
PRAKTEK AUDIT
121
SNI ISO 19011:2012
Kompetensi dan evaluasi auditor
122
SNI ISO 19011:2012
Menentukan kompetensi auditor untuk
memenuhi kebutuhan program audit
1. Perilaku personil
2. Pengetahuan dan keterampilan
3. Pencapaian kompetensi auditor
4. Ketua tim audit
SNI ISO 19011:2012
Perilaku personil
Tegas;
Etis; Percaya diri;
Terbuka; Ulet;
Diplomatis; Terbuka untuk
Suka memperhatikan; peningkatan;
Peka terhadap
Cepat mengerti;
budaya;
Luwes;
Kolaboratif.
Tangguh;
SNI ISO 19011:2012
Kompetensi auditor
Kompetensi auditor
SNI ISO 19011:2012
Kompetensi auditor
126
SNI ISO 19011:2012
Kompetensi auditor
131
Mempunyai tambahan pengalaman
yang didapat untuk
mengembangkan pengetahuan dan
keterampilan
Pengalaman tambahan ini
diperoleh dg bekerja di bawah
arahan dan petunjuk ketua tim
audit yang berbeda
SNI ISO 19011:2012
Penetapan kriteria evaluasi auditor
• Kriteria kualitatif :
(seperti mampu memperagakan
auditor
perilaku personil, pengetahuan
atau kinerja keterampilan pada
pelatihan atau di tempat kerja)
• Kuantitatif
(lamanya pengalaman kerja dan
pendidikan, jumlah audit yang
telah dilakukan, lamanya pelatihan
audit).
Evaluasi auditor
Evaluasi auditor
Metode Evaluasi
135
EVALUASI AUDITOR
Nama Auditor:..........................................
No Kriteria Nilai
1. Tinjauan rekaman:
- Pengalaman kerja
- Pendidikan
- Pelatihan
- Jumlah audit yang telah dilakukan
2. Umpan balik (hasil kuisioner)
3. Wawancara:
Untuk mengevaluasi perilaku personil dan kemampuan
berkomunikasi, untuk memverifikasi informasi dan menguji
pengetahuan serta mendapatkan informasi tambahan
4. Observasi (hasil penyaksian audit)
5. Pengujian (ujian lisan dan tertulis)
6. Tinjauan post audit:
Tinjauan rekaman audit (daftar periksa, laporan
ketidaksesuaian, observasi, laporan audit)
Total
Rata-rata
136
• Kriteria: Pengalaman kerja:
• 1-5 th = 25
• 6-10 th= 50
• 11-15 th = 75
• >15 th =100
• Pendidikan:
• SLTA = 25
• D3 = 50
• S1 = 75
• S2 dan di atasnya = 100
• Pelatihan:
• Pelatihan AI = 50
• Pelatihan Sistem Manajemen = 25
• Pelatihan Teknis = 25
• Jumlah Audit yang telah dilakukan:
• 1 = 25
• 2-3 = 50
• 4-5 = 75
• >5 = 100
137
KUISIONER
Nama Auditor:……………………………….
No. Kriteria Nilai
1 Pemahaman terhadap proses yang diaudit
2 Kemampuan berkomunikasi
3 Sikap ketika audit
4 Ketepatan waktu
5 Kemampuan menentukan ketidaksesuaian
Total
Rata-rata
Kriteria Penilaian:
Kurang baik: <69
Cukup : 70-79
Baik : 80-89
Sangat baik: 90-100
138
Balai Besar Kulit, Karet dan Plastik
Jl. Sokonandi No.9 Yogyakarta
Telp. 0274-512929; Fax: 0274-563655
E-mail: bbkkp_jogja@kemenperin.go.id ; bbkkp_jogja@yahoo.com