ADMINISTRACION DE ARCHIVO: En este punto es importante conocer los procedimientos que se

le harán al archivo, como los programas de gestión, la forma de organización documental, sean
estos establecidos por manuales o no y si se considera la preservación documental.

Se debe tener también muy claro el responsable o las diferentes personas asignadas de ese
archivo además del presupuesto del archivo y ver qué resultados se obtienen con la inversión de
recursos en materiales y equipo.

SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO: Se refiere al tipo de cobertura de los servicios que presa el
archivo se debe establecer la cantidad, el tipo de usuarios que atiende, las Concisiones de consulta
y la infraestructura con la que cuenta

INFRAESTRUCTURA FISICA; se debe realizar una inspección de la infraestructura con que cuenta
el archivo con el fin de determinar cuáles son los factores de riesgo así como las fortalezas que
este posee, considerando aspectos tanto generales como particulares de las diferentes áreas,
conocer los factores de deterioro ya sean externos o internos como ventilación, humedad,
iluminación, temperatura y contaminantes atmosféricos y sobre medidas de prevención de
desastres.

EDIFICIO: Se podrá hacer un diagnóstico externo para medir si la edificación donde se procede a
depositar los archivos tiene las condiciones óptimas como la ubicación y el contexto climático y
también algunas características arquitectónicas como por ejemplo el del archivo general de la
nación donde gracias a sus características arquitectónicas es ideal para la conservación de
documentos ya que no entran factores externos.

ARCHIVO: En este punto, se determina el lugar que ocupa el archivo dentro de la edificación, el
número de depósitos y áreas con las que cuenta la dependencia atendiendo a las funciones que
desarrolla

Estas deben estar separadas el tipo de soporte de la documentación, La organización de

archivos es una labor fundamental para mantener unos criterios de calidad y eficacia en
el acceso a la documentación generada

DEPOSITO:

se inspeccionan los aspectos ambientales presentes en los depósitos respecto al tipo de

iluminación, su manejo y medios de control, ventilación bien sea artificial o natura, temperatura,
humedad relativa y entrada de polvo. Se utilizan herramientas como higrómetros para la humedad
termohigrometros para la temperatura o data loger que también puede hacer esta función para
iluminacion se emplea el luxómetro y para el caudal de aire los anametros. Para controlar la
entrada de polvo se puede colocar recipientes para su recolección ubicados en areas donde
ingresa.