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REDACCIÓN DE HALLAZGOS
• Hallazgo:
Resultados de la evaluación de la evidencia
objetiva recopilada frente al conjunto de
políticas, procedimientos o requisitos utilizados
como referencia.
• Tipos de Hallazgo
- No conformidad: Incumplimiento de un
requisito especificado. Esta no conformidad
puede ser Mayor o Menor.
No tiene los No se
conocimientos encuentra el
y habilidades informe
Situación
No se sabe
cuando hay una
que Faltan recursos
genera
físicos
desviación
No se toman
desviación
No es claro
acciones frente
quien hace las
a las
cosas
desviaciones
… Componentes básicos …
¿Por
¿Cuánto?
Qué?
Ejemplo 2 - Redacción de Hallazgos
• El registro sobre el trámite del primer reembolso de
dinero del año 2011 no se encontraba archivado al
momento de la auditoría en el archivo de gestión de la
Coordinación Administrativa, al indagar por este, no se
tenía conocimiento sobre su ubicación; sin embargo el
registro finalmente fue evidenciado pero se encontraba
en la Dirección, lo anterior incumple el procedimiento
6.1 Administración del Archivo de Gestión (Préstamo de
documentos para trámites internos) del IP-16-01-DIR.
¿Por
¿Cuánto?
Qué?
Ejemplo 3 - Redacción de Hallazgos
• Se evidencia la falta de actualización del instructivo de
procedimiento IP-05-01-BIB, en el procedimiento 5.2,
etapa 1, etapa 3, donde ya no es utilizado el formato
de precatalogación F-07-IP-05-01BIB y donde existe un
proceso que ya no es realizado por la dependencia .
Incumple con el requisito 4.2.3 b y 4.2.4 de la norma
ISO 9001:2008
¿Por
¿Cuánto?
Qué?
Recomendaciones finales para la
Redacción de Hallazgos
• Evitar palabras imprecisas:
Precisar
fecha
• En el futuro,
en el
pasado Determinar
cantidad
• Algunos, bastantes
demasiados, pocos,
varios, en ocasiones
Recomendaciones finales para la
Redacción de Hallazgos