LAS ORGANIZACIONES Y LA ADMINISTRACIÓN

Para comprender el concepto de administración como tal, es relevante que comencemos

definiendo dónde se lo va a aplicar. Para ello me gustaría que por un momento usted piense
en una organización, puede ser en donde trabaja, en su hogar, en un grupo de amigos.
¿Ahora puede definir qué es una organización? Seguramente si le hiciera esta pregunta me
respondería, “un grupo de personas que busca un fin común”. Es una parte del concepto
con el cual vamos a trabajar ya que toda organización que se administra es un organismo
social y como tal responde a lo que usted puede haber contestado. Desde el campo del
conocimiento en el cual vamos a desarrollar esta asignatura, la organización es el conjunto
de roles (papeles o funciones) que desempeñan lo individuos interrelacionándose para
lograr el fin común.

Se considera patrón sinergético “al conjunto de conductas observables entre los roles”, es
decir, es el patrón de relaciones entre las personas que ejecutan los roles.

Entonces ¿cuándo existe una organización?, cuando existe un patrón sinergético que la
explique, por ejemplo un equipo de fútbol; arquero, defensores, medio campo, delanteros
(cada uno con un nombre de rol específico) o bien una familia, donde también existen roles;
papá, mamá, hijo, abuelos, tíos, etc. (por darles nombres conocidos) y coexiste un conjunto
de conductas observables entre sus miembros. El equipo de fútbol o la familia pueden ser
una buena o mala organización, depende de cómo se los analice y como se interprete desde
un punto de vista lógico y ético. Mientras tanto es una organización. Si cambia alguno de
los integrantes de la familia ¿cambia la organización? No, pero si cambia el patrón
sinergético ¿qué sucede?, cambia la organización. Usted se preguntará por qué, es que se
modificó el conjunto de relaciones y ello provocó la modificación de la organización. Por
ejemplo cuando por algún motivo falta el papá o la mamá (por accidentes o por razones
personales ya no están físicamente), la organización anterior no está más y se debe
reestructurar.

-1-
Esquemáticamente se puede representar del siguiente modo:

Rol Rol

Patrón sinergético

Rol Rol

Cada organización necesita una masa crítica para funcionar como tal y es la cantidad
mínima de roles que se deben interrelacionar para lograr un objetivo. ¿Cómo se hace para
que la organización funcione de forma adecuada? La respuesta es a través del uso de la
administración, si, ello implica que surge el fenómeno de la administración. Por
consiguiente, administrador es la persona que hace que los individuos ejecuten los roles
dentro de una estructura determinada.

Dentro del estudio de las organizaciones está el de las empresas. Posiblemente si le

preguntara ahora ¿qué es una empresa? Usted me respondería una organización con fines
de lucro. Pero la respuesta correcta luego de lo que hemos visto es: una empresa es una
interrelación de roles (puestos de trabajo, áreas o departamentos) que buscan obtener un
objetivo, que por lo general es económico”. También podemos decir que: empresa es un
conjunto de partes que se interrelacionan para obtener un fin común (por lo general,
económico). Se considera entonces a la empresa como un negocio, una organización que
combina entradas de recursos (materias primas, capital, mano de obra, habilidades
administrativas, etc.) para obtener resultados (por lo general beneficios).Se puede
representar a una empresa del siguiente modo:

-2-
 LOS NIVELES JERÁRQUICOS ORGANIZACIONALES

En el esquema anterior, el nivel jerárquico responde al concepto de un orden preestablecido

por quien estructura la organización. En el nivel superior por lo general lo desempeñan los
propietarios, dueños, accionistas o socios (aunque no es necesario, ya que un tercero
puede hacerlos también), en el nivel medio, por lo general se encuentran los gerentes o
jefes de área y en el nivel operativo los equipos o grupos de trabajo específico, que llevan
a cabo tareas operativas.

La transformación de las entradas de recursos en resultados de salida, implica el proceso

de transformación que se debe administrar. La administración es un órgano social
específicamente encargado de hacer que los recursos sean productivos.

Formando parte de la administración podemos observar lo siguiente:

o Coordinación de recursos humanos, materiales y financieros para el logro efectivo y

eficiente de los objetivos organizacionales.

o Relación de la organización con su ambiente externo y respuestas a las

necesidades de la sociedad.

o Desempeño de ciertas funciones específicas como determinar objetivos, planear,

asignar recursos, instrumentar, etc.

-3-
 o Desempeño de varios roles interpersonales, de información y decisión.

Las organizaciones y los individuos continuamente toman decisiones con el objeto de

mantener un equilibrio dinámico con su medio. Para el proceso de toma de decisiones el
flujo de información es esencial. Dicho proceso implica el conocimiento del pasado,
estimaciones a futuro y la retroalimentación periódica relacionada con la actividad actual.
La tarea de la administración es instrumentar este sistema de información-decisión para
coordinar los esfuerzos y mantener en equilibrio dinámico.

Podemos observarlo en el esquema que se presenta a continuación:

MODELO INSUMO – PRODUCTO (Enfoque Sistémico)

Ciclo de la
actividad

Proceso de Resultado
Recursos (Producto)
transformación

Retroalimentación
o feed back

Medio externo
o entorno

DEFINICIÓN DE LA ADMINSTRACIÓN

Si usted ahora busca el concepto de administración en cualquier libro o en Internet va a

tener tantas respuestas como autores consulte; esto se debe a que el pensamiento
administrativo está en un desarrollo permanente. Desde la cátedra tomaremos el concepto
de administración “como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las
personas trabajando en grupo alcancen con eficiencia metas seleccionadas”. Si se analiza
con detalle se irá a penetrar en la verdadera naturaleza de la administración y a sus
propiedades distintivas. Como tales, la definición es válida para toda clase de

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administración (Privada, Pública, Mixta, etc.), y para toda especie de organización
(industriales, comerciales o de servicios, etc.).

Se puede analizar a la administración como disciplina y como proceso. Como disciplina es

un cuerpo acumulado de conocimientos que incluye principios, teorías, conceptos, etc. La
administración como proceso comprende funciones y actividades que los administradores
deben llevar a cabo para lograr los objetivos de la organización. En este sentido, podríamos
decir que:
La administración es conducción racional de actividades, esfuerzos y recursos de una
organización, resultándole algo imprescindible para su supervivencia y crecimiento.

La teoría general de la administración (TGA) es el campo del conocimiento que se ocupa

de la administración de las organizaciones. Dentro de esta teoría general de la
administración se puede analizar lo que es la ciencia y la técnica.

Ciencia es comprensión, explicación y análisis dinámico de la realidad (investiga y

explica).

Teoría: Hipótesis cuyas consecuencias se aplican a toda una ciencia o a parte muy
importante de ella. Serie de las leyes que sirven para relacionar determinado orden
de fenómenos.

La técnica opera los objetos según procedimientos y reglas que normalizan la

operación y los transforman. Transforma la realidad (opera la realidad). La técnica
completa a la ciencia.

Sin la técnica las explicaciones de la ciencia quedan a escala teórica, no pueden ser
instrumentadas ni puede operarse sobre los objetos de la misma. La técnica es el vehículo
natural de instrumentación de los descubrimientos de la ciencia.
La técnica realimenta a la ciencia al determinar la necesidad de mayor investigación y
profundización de ciertas áreas.

El arte por su parte, se realiza en forma individual, subjetiva y vivencial. Es el desarrollo que
el objeto puede motivar en el ser humano.
La administración podría ser concebida como una ciencia que estudia a las empresas y las
organizaciones con fines descriptivos, para comprender su funcionamiento, evolución,
crecimiento y conducta. Esta actividad se desarrolla en las instituciones educativas.
Si la técnica actuara sin el conocimiento de lo que está sucediendo, se estaría ante un
ensayo empírico, actuando en forma no científica.

La administración es una disciplina que tiene por finalidad dar una explicación acerca del
comportamiento de las organizaciones, además de referirse al proceso de conducción de
las mismas.

La administración es considerada por algunas ramas del pensamiento como una ciencia
fáctica, que tiene un objeto real (las organizaciones).

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La técnica de la administración implica aceptar la existencia de unos medios específicos
utilizables en la búsqueda del funcionamiento eficaz y eficiente de las organizaciones para
operar y transformar la realidad de las mismas. Incluye principios, normas y procedimientos
para la conducción racional de las organizaciones.

La administración ha sido una necesidad natural, obvia y latente de todo tipo de

organización humana. Desde siempre, cada tipo de organización ha requerido de control
de actividades (producción, administrativas, contables, financieras, de marketing, etc.) y de
toma de decisiones acertadas para alcanzar sus objetivos - cualquiera que sean estos-de
manera eficiente, es por esto que han creado estrategias y métodos que lo permitan.

El autor, Reyes Ponce 1 enumera la importancia de la administración como:


 social, aunque lógicamente
La administración se da donde quiera que existe una organización
 sea más necesaria, cuanto mayor y más complejo sea éste.


El éxito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de su buena
 ésta, con los elementos materiales, humanos, etc.
administración y sólo a través de
 con que ese organismo cuenta.


Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y
 no podrían
obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad, simplemente
 actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica.


Para las empresas pequeñas y medianas, también, quizá su única posibilidad de
competir con otras, es el mejoramiento de su administración, o sea, obtener una mejor

coordinación de sus elementos: maquinaria, procesos, calificación de mano de obra,
 etc.


La elevación de la productividad, que es la preocupación de mayor importancia
actualmente en el campo económico, social, depende, por lo dicho, de la adecuada
administración de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económico-social 
es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendrá que serlo.

Podemos concluir entonces que la importancia de la administración, está dada por:

La administración que se aplica a todo tipo de organización

El éxito de una organización depende directa e inmediatamente de su buena

administración.

Una adecuada administración eleva la productividad

La eficiente técnica administrativa promueve y orienta el desarrollo.

En las organizaciones grandes la administración es indiscutible y esencial.

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 En la pequeña y mediana empresa la única posibilidad de competir, es
aplicando la administración.

Después de haber estudiado sus particularidades, resulta innegable la trascendencia que

tiene la administración en la vida del hombre. Por lo que es necesario mencionar algunos
de los argumentos más relevantes que fundamenta la importancia de esta disciplina:


Universalidad: Con la universalidad de la administración se demuestra que
 para el adecuando funcionamiento de cualquier
ésta es imprescindible
 organismo social.


Simplificación del Trabajo: Simplifica el trabajo al establecer principios,
métodos y procedimientos, para lograr mayor rapidez y efectividad. Es
decir que permite definir el patrón sinergético de las organizaciones

llegando a describirlo de forma tal que se puedan realizar manuales de
 procedimientos (tema que profundizará en otras asignaturas).


Productividad y eficiencia: La productividad y eficiencia de cualquier
empresa estánen relación directa con la aplicación de una buena
 administración.


Bien común: A través de los principios de administración se contribuye al
bienestar de la comunidad, ya que proporciona lineamientos para optimizar
el aprovechamiento de los recursos, para mejorar las relaciones humanas
y generar empleos.

La administración como ciencia se ha ido construyendo a través del tiempo. Su verdadero

desarrollo aplicado a las empresas (considerada como la unidad de organización dedicada
a actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines lucrativos) que
comenzó luego de la Revolución Industrial. Este fenómeno ocurre en la segunda mitad del
siglo XVIII, en Inglaterra, se detecta una transformación profunda en los sistemas de trabajo
y de la estructura de la sociedad. Es el resultado de un crecimiento y de unos cambios que
se habían producido durante los últimos cien años; no fue una revolución repentina, sino
lenta e imparable.

Se pasa del viejo mundo rural al de las ciudades, del trabajo manual al de la máquina. Los
campesinos abandonan los campos y se trasladan a las ciudades; surge una nueva clase
de profesionales. Recién a comienzos del siglo XX, se comienza a construir el pensamiento
administrativo que sigue recibiendo aportes hasta nuestros días. Fue en el 1900,
aproximadamente, cuando dos ingenieros desarrollaron los primeros trabajos pioneros
respecto a la administración. Uno era americano, Frederick Winlow Taylor y desarrolló la
llamada escuela de administración científica, preocupada por aumentar la eficiencia de la
industria a través, inicialmente, de la racionalización del trabajo operario. El otro era
europeo, Henri Fayol, quien desarrolló la llamada teoría clásica preocupada por aumentar
la eficiencia de su empresa a través de su organización y de la aplicación de principios
generales de la administración con bases científicas. A pesar de que ellos no se hayan
comunicado entre sí y hayan partido de puntos de vista diferentes y aun

-7-
opuestos, lo cierto es que sus ideas constituyen las bases del llamado enfoque clásico
tradicional de la administración, cuyos postulados dominaron el panorama administrativo
de las organizaciones.

Para Taylor, la gerencia adquirió nuevas atribuciones y responsabilidades descritas por los
cuatro principios siguientes:

1. Principio de planeamiento: sustituir en el trabajo el criterio individual del operario,

la improvisación y la actuación empírico-práctica por los métodos basados en
procedimientos científicos. Sustituir la improvisación por la ciencia, mediante la
planeación del método.

2. Principio de la preparación/planeación: seleccionar científicamente a los

trabajadores de acuerdo con sus aptitudes y prepararlos, entrenarlos para producir
más y mejor, de acuerdo con el método planeado.

3. Principio de la ejecución: distribuir distintamente las atribuciones y las

responsabilidades, para que la ejecución del trabajo sea disciplinada.

4. Principio del control: controlar el trabajo para certificar que el mismo esta siendo
ejecutado de acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto.

Otros principios implícitos de administración científica según Taylor:

o Estudiar el trabajo de los operarios, descomponerlo en sus movimientos

elementales y cronometrarlo para después de un análisis cuidadoso, eliminar
o reducir los movimientos inútiles y perfeccionar y racionalizar los
movimientos útiles. Dando como resultado el estudio de métodos y tiempos
que se utiliza en muchas organizaciones en la actualidad.

o Estudiar cada trabajo antes de fijar el modo como deberá ser ejecutado.

o Seleccionar científicamente a los trabajadores de acuerdo con las tareas que

le sean asignadas.

o Dar a los trabajadores instrucciones técnicas sobre el modo de trabajar, o sea,

entrenarlos adecuadamente.

o Clasificar de forma práctica y simple los equipos, procesos y materiales a ser

empleados o producidos, de forma que sea fácil su manejo y uso.

o Separar las funciones de planeación de las de ejecución, dándoles

atribuciones precisas y delimitadas.

o Especializar y entrenar a los trabajadores, tanto en la planeación y control del

trabajo como en su ejecución.

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 o Preparar la producción, o sea, planearla y establecer premios e incentivos
para cuando fueren alcanzados los estándares establecidos, también como
otros premios e incentivos mayores para cuando los patrones fueren
superados.

o Estandarizar los utensilios, materiales, maquinaria, equipo, métodos y

procesos de trabajo a ser utilizados.

o Dividir proporcionalmente entre la empresa, los accionistas, los trabajadores

y los consumidores las ventajas que resultan del aumento de la producción
proporcionado por la racionalización.

o Controlar la ejecución del trabajo, para mantenerlos en niveles deseados,

perfeccionarlo, corregirlo y premiarlo.

Henri Fayol hizo grandes aportes a los diferentes niveles administrativos, considerado el
padre de la Teoría Clásica de la Administración la cual nace de la necesidad de encontrar
lineamientos para administrar organizaciones complejas, fue el primero en sistematizar el
comportamiento gerencial, establece catorce principios de la administración, dividió las
operaciones industriales y comerciales en seis grupos que se denominaron funciones
básicas de la empresa, las cuales son:


 FuncionesTécnicas: Relacionadas con la producción de bienes o de servicios de la
empresa.
 
 Funciones Comerciales: Relacionadas con la compra, venta e intercambio.

 
Funciones Financieras: Relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales.


Funciones de Seguridad: Relacionadas con la protección y preservación de los
 bienes de las personas.



Funciones Contables: Relacionadas con los inventarios, registros balances, costos y
 estadísticas.


Funciones Administrativas: Relacionadas con la integración de las otras cinco
funciones. Las funciones administrativas coordinany sincronizan las demás
funciones de la empresa, siempre encima de ellas.

Para aclarar lo que son las funciones administrativas, Fayol define el acto de administrar
como: planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar.

Las funciones administrativas engloban los elementos de la administración:

 
Planear: Visualizar el futuro y trazar el programa de acción.

-9-
 
 Construir tanto el organismo material como el social de la
Organizar:
empresa.
 
 Dirigir: Guiar y orientar al personal.


Coordinar: Ligar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos
 colectivos.


 todo suceda de acuerdo con las reglas establecidas
Controlar: Verificar que
y las ordenes dadas.

Estos son los elementos de la administración que constituyen el llamado proceso

administrativo y que son localizables en cualquier trabajo de administración en cualquier
nivel o área de actividad de la empresa.

La ciencia de la administración, como toda ciencia, se debe basar en leyes o principios;

Fayol adopta la denominación principio, apartándose de cualquier idea de rigidez, por
cuanto nada hay de rígido o absoluto en materia administrativa. Tales principios por lo tanto,
son maleables y se adaptan a cualquier circunstancia, tiempo o lugar.

Principios administrativos de Fayol:

1. División de Trabajo: Cuanto más se especialicen las personas, con mayor eficiencia
desempeñarán su oficio. Este principio se ve muy claro en la moderna línea de
montaje.

2. Autoridad: Los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las cosas. Si bien
la autoridad formal les da el derecho de mandar, los gerentes no siempre obtendrán
obediencia, a menos que tengan también autoridad personal (Liderazgo).

3. Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y
convenios que gobiernan la empresa. Esto será el resultado de un buen liderazgo en
todos los niveles, de acuerdos equitativos (tales disposiciones para recompensar el
rendimiento superior) y sanciones para las infracciones, aplicadas con justicia.

4. Unidad de Dirección: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser
dirigidas por un solo gerente que use un solo plan.

5. Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación
particular solamente de una persona.

6. Subordinación de interés individual al bien común: En cualquier empresa el interés

de los empleados no debe tener prelación sobre los intereses de la organización
como un todo.

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 7. Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para los
empleados como para los patronos.

8. Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar la responsabilidad final
pero también necesitan dar a sus subalternos autoridad suficiente para que puedan
realizar adecuadamente su oficio. El problema consiste en encontrar el mejor grado
de centralización en cada caso.

9. Jerarquía: La línea de autoridad en una organización representada hoy

generalmente por cuadros y líneas de un organigrama pasa en orden de rangos
desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa.

10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el
momento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo o posición
más adecuados para él.

11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus
subalternos.

12. Estabilidad del personal: Una alta tasa de rotación del personal no es conveniente
para el eficiente funcionamiento de una organización.

13. Iniciativa: Debe darse a los subalternos libertad para concebir y llevar a cabo sus
planes, aún cuando a veces se comentan errores.

14. Espíritu de equipo: Promover el espíritu de equipo dará a la organización un sentido

de unidad. Fayol recomendaba por ejemplo, el empleo de la comunicación verbal en
lugar de la comunicación formal por escrito, siempre que fuera posible.

Todas las empresas actualmente basan su funcionamiento en todos los conceptos dados
por los clásicos de la administración, pero al día de hoy, las empresas comprueban que la
calidad y el servicio son uno de los factores mas importantes para lograr la alta
productividad en la misma; de ahí que se necesite una combinación de las teorías clásicas
y de la teoría moderna administrativa.

Luego de los clásicos surge la escuela de las Relaciones Humanas, en parte, debido a que
el enfoque clásico no lograba suficiente eficiencia productiva ni armonía en el centro de
trabajo. Esto hizo que aumentara el interés por ayudar a los gerentes a manejar con más
eficacia los recursos humanos de sus organizaciones. Varios teóricos trataron de reforzar
la teoría clásica de la organización con elementos de la sociología y la psicología.

La línea de investigación en esta escuela es la de Elton Mayo (1933). Realizó estudios e

investigó la relación entre la cantidad de iluminación en el centro de trabajo y la
productividad de los obreros. Los investigadores llegaron a la conclusión de que los
empleados trabajarían con más empeño si la gerencia se preocupaba por su bienestar y si
los supervisores les prestaban atención especial. Este fenómeno se conoció, más adelante,
como el efecto de Hawthorne.

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Así pues, Mayo era de la opinión que el concepto del hombre social (movido por
necesidades sociales, deseosas de relaciones gratificantes en el trabajo y más sensibles a
las presiones del grupo de trabajo que al control administrativo) era complemento necesario
del viejo concepto del hombre racional, movido por sus necesidades económicas
personales.

Al poner de relieve las necesidades sociales, el movimiento de relaciones humanas mejoró

la perspectiva clásica que consideraba la productividad casi exclusivamente como un
problema de ingeniería.

Otra teoría es la neoclásica (alrededor de 1950) que surge como reacción a las anteriores
donde se pone énfasis en la práctica de la administración. La teoría neoclásica se
caracteriza por poner mayor énfasis en los aspectos prácticos de la administración, por el
pragmatismo y por la búsqueda de resultados concretos. Reafirma de forma relativa de los
postulados clásicos. Transformándose esta teoría casi en una reacción a la gran influencia
de las ciencias del comportamiento en el campo de la administración.

El enfoque neoclásico utiliza la mayor parte de los conceptos clásicos, estructura de la

organización lineal, funcional y línea - staff, relaciones de línea y asesoría, problema de
autoridad y responsabilidad y departamentalización. Da énfasis a los principios generales
de administración. En la administración los principios cumplen un papel equivalente al de
las leyes en las ciencias físicas, pues buscan demostrar una relación causa-efecto. Un
principio es una proporción general aplicable a determinados fenómenos que proporciona
una guía de acción. Los principios no deben tomarse de manera rígida y absoluta sino
relativa y flexible.

Pone acento en los objetivos y en los resultados. Toda organización existente para alcanzar
objetivos y reproducir resultados, la organización debe estar determinada, estructurada y
orientada en función de éstos. De allí nace el énfasis en los objetivos organizacionales y en
los resultados que deben alcanzarse, como medio de evaluar el desempeño de las
organizaciones. Los objetivos son valores buscados o resultados deseados por la
organización.

La teoría neoclásica enfatiza en las funciones del administrador, planeación, organización,

dirección y control. En conjunto, esas funciones administrativas forman el proceso
administrativo.
Además surgen diversos aportes de teorías que refuerzan los conceptos clásicos teorías
como la de las relaciones humanas, la burocracia, la estructuralista, la del comportamiento,
matemática y de los sistemas, entre otras.

Contribuciones recientes al pensamiento administrativo se encuentran las realizadas por

administradores públicos, de empresas y científicos de la conducta cuyas obras más
relevantes serán expresadas en el transcurso de la asignatura. Algunos de los autores mas
destacados son Peter Drucker, quien escribió sobre temas generales de administración.
Los estadounidenses Edwards Deming y Joseph Juran, realizaron aportes sobre la
elevación de la calidad en los productos japoneses. Más recientemente las

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contribuciones de Thomas Peters y Robert Waterman expusieron las características de las
empresas de excelencia.

Entonces y en función de lo visto anteriormente para que una organización logre resultados
debe existir alguien que coordine las actividades (la relación entre los roles, para nosotros
el patrón sinergético) y es el administrador (gerente). Quien ejecuta este rol va a
desarrollar habilidades y funciones propias de su puesto de trabajo.

Citas de la Lectura

1 Reyes Ponce, A.: Administración de empresas: Teoría y práctica. Editorial Limusa, 2002

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