XVI Los Proverbios de la Administración

Herbert A. Simon

El autor, a manera de introducción, dice que los proverbios casi siempre aparecen en
parejas mutuamente contradictorias y a veces son de gran ayuda pero no sirven mucho
de base para una teoría científica. Lo anterior es un defecto y la mayoría de las
proposiciones que integran el cuerpo de la actual teoría administrativa lo tienen (casi
para cada principio administrativo existe una contradicción)

Algunos principios administrativos: Según el autor estos principios administrativos

contienen grandes contradicciones e inconsistencias y aunque parecen claros, sencillos
y fáciles de aplicar de manera concreta a la organización no sucede así realmente.

Estos principios nos dicen que la eficiencia administrativa aumenta cuando:

1) Existe una especialización de la tarea entre el grupo  En un ejemplo que el autor

da en el texto, se concluye y demuestra que la especialización es un principio ambiguo,
ya que no es una condición de administración eficiente. La especialización no garantiza
eficiencia sino que “La eficiencia administrativa aumenta por una especialización de la
tarea entre el grupo, en la dirección que conduzca una mayor eficiencia”

2) Si se dispone a los miembros del grupo en una jerarquía de autoridad  El primer

problema de éste principio es que se contradice con el de especialización y se pone el
ejemplo de que las órdenes para realizar una tarea pueden venir de diferentes
personas especialistas de esa tarea y eso rompe la jerarquía. Además se provoca el
problema de que no existe una determinada persona a quien obedecer cuando dos
superiores o más entregan una o más órdenes contradictorias. El autor señala que si se
contradicen los dos principios debería primar el la unidad de mando. El autor dice
también que debe existir solo una persona que te de la orden para realizar una tarea y
si no tiene el conocimiento necesario deberá recurrir a la asesoría de un experto, pero
no que todos den órdenes.
3) Si se limita el alcance de control, en cualquier punto de la jerarquía, a un número
pequeño La principal contradicción de este principio es que el control asegura la
eficiencia pero aumenta la burocracia y los papeleos, ya que la información sube
jerárquicamente y luego baja en forma de órdenes y si existe mucho control en todos
los niveles, se vuelve un proceso engorroso. En cambio si se disminuye la burocracia
para hacer más ágiles los procesos, se pierde el control. También tiene que ver con el
grado de conocimiento, pk si los subordinados de alguien saben poco sobre un tema,
necesitarán mucho más control y su jefe perderá tiempo en decidir por ellos en vez de
planificar y esas cosas. El asunto es que todo dependerá también del tamaño de la
organización y no existe acuerdo de los autores sobre si debe primar el control aunque
involucre mucha burocracia o la agilización con menos control.

4) Si se agrupa a los trabajadores con propósitos de control según a) propósito

(Objetivo o Fin para el cuál se efectúa cualquier actividad) b) proceso (medio para
lograr un propósito9 c) clientela d) lugar Uno de los problemas de este principio es
que al dividir las organizaciones o departamentos se pierden algunas ventajas de no
haberlos dividido de otra forma. Además se puede hacer por ejemplo una organización
por un propósito y departamentos por procesos y así sucesivamente, pero en algún
momento no se sabrá como hacer la división. Otra cosa es que este principio contiene
al de especialización que como ya se dijo, tiene ambigüedades. Por otro lado el autor
señala que no existen organizaciones con un puro propósito y que además no existe
una diferencia tan grande entre propósito y proceso en algunos casos y hace que el
tema sea aún más ambiguo. Ejemplos para que les quede más claro: la misión de los
colegios es educar pero los niños son clientes; si se quiere dar educación agrícola
¿quién debería darlo? ¿El ministerio de educación o de agricultura? Eso… como que
todo se mezcla. Tampoco existe consenso sobre el tema entre los autores.

 El impasse de la teoría administrativa: A pesar de que los cuatro principios

analizados anteriormente no fueron encontrados inequívocos, se concluye que sí existe
una teoría administrativa pero en vez de estar compuesta por principios de la
administración, éstas son solo normas para diagnosticar y describir situaciones
administrativas.
Al planear una organización se debe planear el todo teniendo como guía la eficacia
general ya que ni la unidad d mando, ni la especialización por propósito ni la
descentralización., pese a que se deben considerar, son buenas por sí solos.
Un enfoque válido para el estudio de la administración requiere que se identifiquen
todos los criterios de diagnóstico pertinentes, que cada situación sea analizada en su
conjunto y que se identifique el peso de las diferentes normas aunque no sean
compatibles.

 Un enfoque a la Teoría Administrativa:

1) La descripción de situaciones administrativas: La primera tarea de la teoría

administrativa es crear un conjunto de conceptos que permitan la descripción en
términos aplicables a la teoría de situaciones administrativas. Las descripciones deben
tener en cuenta los tipos de influencia organizativa y el sistema de comunicación y no
solo la estructura formal. Debe tener información sobre el grado de autoridad del
departamento sobre las oficinas, por ejemplo., o como se coordinan entre ellas
(comunicación) o el grado de preparación entre sus miembros, entre otras cosas. Debe
tener información de los métodos de influencia que existen dentro de la organización.
Actualmente la descripción administrativa sufre de superficialidad, excesiva
simplificación y falta de realismo. La teoría administrativa no debe basarse solo en
principios, sino en como estos son aplicables a las organizaciones.

2) El diagnóstico de las situaciones administrativas: La teoría de la administración se

interesa en ver cómo se debe construir y dirigir una organización para que se realice
con eficiencia su trabajo. De hecho una definición fundamental es seleccionar de entre
todas las opciones la que implique menos gastos y mejor alcance de los objetivos
administrativos. Esta definición nos dice que hacer pero no como llevarlo a la práctica
ni en que condiciones.
Existen factores que determinan el nivel de eficiencia dentro de las organizaciones, a
nivel de individuo; como a) los límites de capacidad de desempeño b) los límites de su
capacidad de tomar decisiones correctas. Éstos son límites racionales por los que se
debe preocupar la teoría administrativa que se relacionan con factores que determinan
con que habilidades, valores y conocimientos el miembro de la organización aborda su
trabajo.

 Asignación de pesos a los criterios: Obviamente se deben modificar los proverbios

de la teoría adm. Y el primer paso es crear un adecuado vocabulario para la
descripción de la org.; el segundo paso es estudiar los límites de racionalidad para
identificar los criterios de importancia al evaluar una organización administrativa. Y
luego se deben asignar pesos a estos criterios (importancia relativa en cualquier
situación concreta). Pero esto necesita una investigación y experimentación empírica y
no un estudio abstracto. El autor habla de lo casi imposible que sería hacer un
experimento administrativo aislando a la organización y que además esta tenga
objetivos concretos (condiciones indispensables para hacer el experimento).
Finalmente concluye que la administración no es una ciencia, sino un arte. Fin 