Código:

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD GA-001-PRGI

Versión
00
PROCEDIMIENTOS DE
Fecha de Aprobación: CONTROL DE DOCUMENTOS Página 1 de 6
21-04-13
REVISADO POR:
ELABORADO POR: APROBADO POR:

Liana Melissa López Romero

Henry Ruiz Huancas
Coordinadora de Gestión de la Lizeth Cabanillas Aguirre
Coordinador de Gestión
Información Coordinador General
Administrativa

1. OBJETIVO:

Definir la metodología para asegurar un adecuado control y uso de los documentos internos
requeridos por el Área de Gestión de la Información.

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable al control de documentos relacionados con el SGC de la

Incubadora de Empresas de la Universidad Nacional de Trujillo “INCUBUNT”

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIAS:

a. Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos Norma ISO 9001:2008

b. Manual del Sistema de Gestión de la Calidad

4. DEFINICIONES:

4.1 Documento: Información y su medio de soporte. Ej: papel, disco magnético, fotografía, etc.

4.2 Documento Obsoleto: Documento cuya versión ha caducado

4.3 Documento externo: Documento de origen externo tales como documentos de los clientes,
normas legales, reglamentos, libros de consulta, planos, etc.

4.4 Sistema de Gestión de la Calidad: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que

interactúan en forma coordinada para dirigir y controlar una organización en lo relativo a la
Calidad

4.5 Manual de Gestión de la Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de la

calidad de una organización.

4.7 Procedimiento: Documento que describe la forma de llevar a cabo una actividad o proceso.

4.8 Instructivo de Trabajo: Descripción detallada de cómo realizar las tareas.

4.9 Registros: Documentos que presentan resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades desempeñadas.

Este documento es propiedad intelectual de” INCUBUNT”, se prohíbe su reproducción total o parcial sin la
autorización de la Coordinación General.
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5. RESPONSABILIDAD:
5.1 El coordinador General es responsable de la aplicación del presente procedimiento.
5.2 Todo el personal involucrado en el manejo de los documentos son responsables de cumplir
con el presente procedimiento.

6. PROCEDIMIENTO:

6.1 Ver diagrama de flujo

6.2 Estándares para la elaboración de un procedimiento o instructivo

6.2.1Diseño del formato: El formato tipo contendrá los siguientes atributos:

Fuente Calibri 11 ( tablas y figuras pueden ser menor )

Interlineado Sencillo
Derecho : 2.5 cm
Izquierdo : 2.5 cm
Márgenes
Superior : 3.0 cm
Inferior : 3.0 cm
Son numerados con viñetas y la elección del modelo tiene
Numeración
que ser único para todo el documento.
Formato de titulo Se escriben con mayúsculas y letra negrita

6.2.2 Encabezado: Todos los documentos llevarán el logotipo de “INCUBUNT”, título del
documento, fecha de aprobación, código, revisión y número de página.

Código:
PROCEDIMIENTO P-GG-01
Revisión
00
CONTROL DE DOCUMENTOS
Fecha de Aprobación: Página 2 de 6
21-01-13

Solo la primera página de los documentos generados se llevara el siguiente formato:

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Nombre completo Nombre completo Nombre completo

Cargo Cargo Cargo

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6.2.3 Identificación: Los documentos del SGC presentan la siguiente codificación:

Área Responsable

AREA CODIGO
COORDINACIÓN GENERAL CG
COORDINADOR DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA GA
COORDIMACIÓN DE FORMACIÓN EMPRESARIAL FE
COORDINACIÓN DE INCUBACIÓN IN
COORDINACIÓN DE UNIDADES DE APOYO UA
COORDINACIÓN DE CONSULTORIA EMPRESARIAL JUNIOR CJ

Sub-área responsable
ÁREA SUB-ÁREA CÓDIGO
Gestión del Talento Humano TH
Gestión de la Información GI
GA
Soporte Legal SL
Contabilidad y Finanzas CF
Generación Empresarial GE
IN Desarrollo Empresarial DE
Consolidación Empresarial CE
Marketing MK
UA
Logística LO

Tipo de documento

DOCUMENTOS CODIGO

POLITICA PO

OBJETIVOS OB

REGLAMENTOS RI

CODIGOS CO

MANUAL MA

PROCEDIMIENTO PR

INSTRUCTIVOS DE TRABAJO IT

FORMATOS FO

ORGANIGRAMAS OR

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Ejemplo:
Indica el N° Indica la sub-área de
correlativo del la gerencia
documento responsable
GG-XXX-PRYY

Indica la
Gerencia
responsable Indica el tipo
de documento

6.3 Elaboración, Revisión, Aprobación y Codificación

Matriz N° 1

Tipo de Documento Elabora Revisa Aprueba

Coordinador de Coordinador de
Manual de Gestión de la
Gestión de la Gestión Coordinador General
Calidad
Información Administrativa
Coordinador de Coordinador de
Manual de Organización Coordinador de Gestión
Gestión del Gestión
y Funciones Administrativa
Talento Humano Administrativa
Política de la Calidad ---- ---- Coordinador General
Objetivos de Calidad ---- ---- Coordinador General
Coordinador de Coordinador de
Procedimientos e
Gestión de la Gestión Coordinador General
Instructivos del SGC
Información Administrativa
- Manuales
- Códigos
Coordinador del área
- Reglamentos Personal del área Jefe del área
correspondiente o
- Procedimientos correspondiente correspondiente
Coordinador General
- Instructivos
- Cartillas

6.3.1 La aprobación del documento queda evidenciado en la primera hoja con el nombre,
cargo, firma correspondiente y fecha de aprobación.

6.3.2 Los formatos por ser un documento que sirve para llenar datos, estarán controlados
con el código, titulo de documento , número de revisión y la fecha de aprobación y
será controlado a través de la lista maestra de documentos internos “GA-001-FOGI”

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6.4 Distribución

6.4.1 La distribución de los documentos será destinado a los Gerentes y Jefes de área y se
utilizará el formato “GA-002-FOGI” - Lista de Distribución de Documentos. Los
documentos obsoletos impresos deberán ser retirados para su destrucción.

6.4.2 Las copias no controladas serán solicitados al Representante de la Dirección

justificando si es para fines de revisión, capacitación o marketing. En esos casos, las
copias se entregarán identificándolas como “COPIA NO CONTROLADA”.

6.5 Modificación

6.5.1 Los documentos pueden ser modificados siguiendo los mismos criterios definidos
para su elaboración, revisión, aprobación y distribución.

6.5.2 En caso del Manual del Sistema de Gestión de la Calidad, los cambios se identificarán
en la última página del mismo: Cambios de la última revisión.

6.5.3 En el caso de las políticas, códigos y reglamentos, los cambios se evidenciarán en las
“Actas de Reunión” – GA-003-FOGI.

6.5.4 En caso de los demás documentos, los cambios se identificarán resaltándolos en el

documento en letra cursiva, negrita y subrayada. Las palabras o párrafos eliminados
se indicarán con una línea vertical al lado derecho del documento.

6.6 Documentos Obsoletos

6.6.1 En caso de los documentos obsoletos, el Coordinador de Gestión de la información

deberá retirar dichos documentos obsoletos de los files de cada área y procederá a su
destrucción. Sólo se conservará la versión anterior en formato electrónico en las
carpetas de Obsoletos. En caso se requiera conservar un documento escrito obsoleto,
dicho documento se identificará como “DOCUMENTO OBSOLETO”

7. Registros

a. Lista Maestra de Documentos SG-001-FOSG

b. Lista de Distribución de Documentos SG-002-FOSG
c. Acta de Reunión SG-003-FOSG

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TRABAJADOR RESPONSABLE RED ELABORADO REVISADO/APROBADO

DE ÁREA
INCIO
2

SI
¿Es necesario?
Identifica la necesidad de
elaborar o modificar un NO Elabora o modifica
documento del S. G.C. el domumento del
SGC

Indica las razones de la

Informa al responsable de su no procedencia SI
¿Es una
área justificando la necesidad
modificación?

NO
Informa al RED
Elabora documento
1
y envía para su
revisión.
Informa al
responsable de área
Designa elaborador
alcance y
e informa de Resaltar cambios en
consideraciones
consideraciones los documento, en
adicionales si fuera
necesario letra cursiva, negrita,
y subrayado. Las
palabras o párrafos
2
eliminados se
3
indicará con una
línea vertical alado
derecho del
Revisa el documento para documento
asegurarse que cuenta
con los elementos de
control completos: SI
Fechas de aprobación, Envía documento
ok
Revisión, Código a Revisión
elaborado, Revisado y
Aprobado. Revisa niveles NO
de aprobación según
matriz N˚ 1 Solicita cambios
2 o mejoras al
documento
El Coordinador de Gestión
de la Información actualiza
Envía documento
lista maestra de
para su distribución
Documentos Internos.
GA-001-FOGI y/o publicación

Asistente de Gestión de
calidad Comunica y 3
Distribuye a partes
interesadas
GA-002-FOGI

1 FIN

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autorización de la Coordinación General.