2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Get Started
 
Solutions  Support Training Community  Developer  Partner 

About 

Community  /  Blogs

Adhoc Query
September 3, 2013   |  1,431 Views  |
Rajesh Kumar Burra
more by this author

HCM Payroll India

HCM (Human Capital Management) | Human Resources | SAP ERP |  enterprise resource

planning | sap erp human capital management

share share tweet share

          

Follow

By Rajesh Kumar Burra

The InfoSet Query is a useful tool for maintaining queries within the SAP
Query and is suitable for developing queries and for ad­hoc reporting.

InfoSet  Query  is  suitable  for  reporting  in  all  areas  of  the  SAP  R/3
system.  When  InfoSet  Query  is  used  in  HR  for  ad­hoc  reporting,  the
name Ad­Hoc Query is used instead of InfoSet Query.

Ad­Hoc query provides three different kinds of reports:

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 1/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Basic List        – Simple reports

  · Statistics  – reports with statistical functions such as Averages,
percentages etc

Ranked List     – for analytical reports

The first step in the process of creating an Ad­Hoc query is to create a
Functional  Area.  Function  area  provides  special  views  of  logical
databases.  They  determine  which  fields  of  a  logical  database  can  be
evaluated in queries.  

Go to tcode SQ03. 

Select Query areas

Menu­>Environment­>Query areas

Select the radio button ‘Global area’.

Click on ‘Choose’

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 2/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Create user group

Here you specify the users who should be authorized to run the query. A
user group is always associated with a Functional Area.
– Go to the menu path Environment => User Group or SQ03 à Give a
user group name in the screen. Specify the sap logins of the users
whom you want to authorize for using the functional area and click on
the Create button.

Select User group as ‘zdemo_user’ (Create Z user group).

Create

Go to Environment menu select INFOSET or go for tcode (SQ02)

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 3/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Select infotype which u need (like above screen short)

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 4/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Click on save and Click on generate button (red button).

Go back to main screen

Click on ‘Role/User group assignment’ tab

Select  assigned  table  check  box  with  User  group  which  u  already
created.(zdem_user)

Save it and back…

Go to tcode for SQ01.

Query ‘zdemo_01’ (Create zname)

Click on ‘create’ button

Select  assigned  table  check  box  with  User  group  which  u  already
created.(zdem_user)

Save it and back…

Go to tcode for SQ01.

Query ‘zdemo_01’ (Create zname)

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 5/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Click on ‘create’ button

Pass title as Shortdesc..(demo for pa infotype)

A. Save……
B. Back….

Click on Infoset Query

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 6/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Query is saved.

Click on continue….

A. Back…

Click  on  Execute  button  (F8).  In  above  screen  we  have  selected
selection screen as personnel number

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 7/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Below you can see personnel numbers are displayed as Text Value with
Name. It should display Personnel Number.

Go to SQ01

Select “only value” and save.

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 8/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Save. Go back and execute.

Go to se93 to create Z Transaction Code.

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 9/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 10/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Execute

Alert Moderator

43 Comments
You must be Logged on to comment or reply to a post.

John Cheriyan

September 5, 2013 at 9:13 am

nice doc…………………
John

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 11/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Rajesh Kumar Burra  Post author

September 5, 2013 at 10:05 am

Thank you John

SAP enjoy:)

September 6, 2013 at 6:58 am

Thanks for sharing this with hcm community..superb!
no worries
kg

Rajesh Kumar Burra  Post author

September 6, 2013 at 9:08 am

Thank you SAP enjoy

Narayana Rao Veldi

September 7, 2013 at 6:40 am

very good doc…
Narayan

Rajesh Kumar Burra  Post author

September 7, 2013 at 8:05 am

Thank you Narayan

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 12/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Vijay Shankar

September 7, 2013 at 8:59 am

Hey Rajesh..
Nice doc and keep posting…
Vijay

Rajesh Kumar Burra  Post author

September 7, 2013 at 9:37 am

Thank you Vijay Shankar

MALYADRI JWALA G

November 14, 2013 at 4:48 am

hi rajesh …
very gud document

Rajesh Kumar Burra  Post author

November 14, 2013 at 6:56 am

Thank you Jwala

Vijay S

November 20, 2013 at 3:50 pm

Hi Rajesh,
Thanks for the document
Regards
Rahul

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 13/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Rajesh Kumar Burra  Post author

November 21, 2013 at 4:09 am

Pleasure to see your comment

neha p

March 12, 2014 at 5:58 pm

Hi Raj,
Good document.
Regards,
Neha

Rajesh Kumar Burra  Post author

March 13, 2014 at 5:44 am

Thank you Neha

Harshal Patel

March 19, 2014 at 12:11 pm

Hello Rajesh,
Nice document, you saved my couple of hours.
Thanks Rajesh.

Rajesh Kumar Burra  Post author

March 20, 2014 at 5:19 am

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 14/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Thank you Harshal

anupama joshi

March 28, 2014 at 4:57 pm

Nice Document Rajesh

Rajesh Kumar Burra  Post author

March 29, 2014 at 5:16 pm

Thank you Anupama

Ritu Jaiswal

September 2, 2014 at 11:18 am

Hi Rajesh,
Its very helpful document. One thing I would like to ask what value need to put in
D_SREPOVARI_EXTDREPORT, D_SREPOVARI_REPORT in case of having
different name for query, infoset and usergroup.
Once, I had created zdemo for all , I was able to run the steps after SE93
successfully. But when I had distinct name to usergroup, infoset and query like
zusergroup, zinfoset, zquery respectively, I was not able to run the after T­Code
process. It generates error.
Please update, if I have made any mistakes in between the process.
Regards,
Ritu

Rajesh Kumar Burra  Post author

September 30, 2014 at 5:43 pm

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 15/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Could you share screenshot of error to understand more  

Ravi Kumar

October 13, 2014 at 10:51 am

Hi Rajesh,
Thanks for posting very helpful document
Regards,
Ravi

Akhilesh Kumar Jain

October 17, 2014 at 5:47 am

Hi Rajesh,
thanks for A dhoc query documents. it make easy to use.

Rajesh Kumar Burra  Post author

November 4, 2014 at 6:11 am

Thank you Akhilesh

Prasad Kumar

October 29, 2014 at 6:47 am

Nice document, when ever i have a doubt in Adhoc query i go through this
document.
Thank you.
Regards,
Prasad.

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 16/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Rajesh Kumar Burra  Post author

November 11, 2014 at 8:37 am

Thank you very much Prasad Kumar

Bhagyashree Naik

November 12, 2014 at 11:18 am

Nice document Rajesh.

Rajesh Kumar Burra  Post author

November 13, 2014 at 3:51 pm

Thank you Bhagyashree Naik

Aruna Kumari Chitipotu

December 29, 2014 at 6:45 am

Rajesh,
Very very  useful document
for me.
Thanks,
Aruna.

Rajesh Kumar Burra  
Post author

January 6, 2015 at 6:39 am

Thank you very much Aruna
Kumari Chitipotu

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 17/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Aruna Kumari Chitipotu

February 5, 2015 at 6:13 am

Rajesh,
regarding ur document about
Adhoc Query.
its clearly mentioned step by
step config. to pull out the
reports from Infotypes directly
as it is right.
But can u give some more
explanation about :
       1.  Statistics  – reports
with statistical functions such
as Averages, percentages etc
 
       2.  Ranked List     – for
analytical reports
To get these system, should
do some calculations and
give us output right?  since,
These reports are useful for
Management right?
You will be appreciated if you
can get back to me in this
regard.
Regards,
Aruna.

Kanupriya Dhiman

November 12, 2014 at 10:12 pm

Really informative! Thanks for sharing 

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 18/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Rajesh Kumar Burra  Post author

January 6, 2015 at 6:40 am

Thanks  a lot Kanupriya Dhiman

Fuad Garayev

February 5, 2015 at 8:24 am

Nice document Rajesh,
will be any document about switches in ad hoc query ?
Regards

Rajesh Kumar Burra  Post author

March 25, 2015 at 6:05 am

Thank you

SV N

March 25, 2015 at 12:38 pm

Nice document, when ever I have any  doubt in Adhoc Query,I will go through
this document.
Thank you very much,
Regards,
Naresh

Rajesh Kumar Burra  Post author

April 23, 2015 at 10:17 am

Thank you

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 19/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Rawan Alshammary

June 22, 2015 at 9:42 am

very nice document dear Rajesh,
but can you help me in build ad hoc approval for shopping cart, please?

Rajesh Kumar Burra  Post author

October 14, 2015 at 3:07 pm

Thank you
Please go through below thread
https://scn.sap.com/thread/3196512

Clinton Jones

October 13, 2015 at 3:58 pm

Thanks for a very nice article.
The question in my mind, is what are good examples of why you need to do
these adhoc queries?
What are the kinds of data that you need and why ?
Is use of this capability ever a challenge with auditors?

Rajesh Kumar Burra  Post author

October 14, 2015 at 3:08 pm

     It is tool for building reports on basic data of an employee. You can
capture fields in an Infotype for building a report
Example: Address Report, Bank Report , Date of Birth  Report
 
Users will have access to tool . No challenge with auditors.

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 20/21
2/20/2017 Adhoc Query | SAP Blogs

Sekhar Sekhar

April 19, 2016 at 5:03 am

Hi Rajesh,
When i am saving the infoset after pressing the Genearte button, it is asking for
package .
What package we need to provide ?

MSR SAP

April 20, 2016 at 5:19 am

hi
Save it in ZSBD

Manish Agrawal

May 3, 2016 at 2:57 pm

Quick question, if I don’t want to restrict this query to certain users and want to
be available like a general report, then how do I assign the Z group to all the
users?

Share & Follow               

Privacy  Terms of Use  Legal Disclosure  Copyright  Trademark  Sitemap  Newsletter

https://blogs.sap.com/2013/09/03/adhoc­query/ 21/21