Acceso a Usuarios Microsoft Access

ACCESO A USUARIOS

Realizar los páneles de Administrador y Usuario:

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Crear las siguientes tablas con las respectivas propiedades:

Crear la siguiente relación con las tablas creadas:

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Crear los respectivos formularios para cada tabla:

Tener en cuenta que se debe crear el cuadro combinado correspondiente para el

campo Level en la tabla Users.

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Registrar la siguiente información en cada formulario:

Niveles:
CodNivel NomNivel
1 Administrador
2 Usuario

Users:
Login Password Level Foto
admin 12345 1 (Administrador)
secretaria abcde 2 (Usuario)

Ingresar 3 usuarios más para esta tabla

Crear un formulario usando la opción “Diseño del formulario” de la ficha “Crear”

En la hoja de propiedades del formulario, en la ficha “Datos” seleccionamos en la

propiedad “Origen del registro” la tabla “Users”

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Activamos el botón “Agregar campos existentes” de la ficha “Diseño”

Y agregamos el campo “Password” de la tabla “Users”.

Creamos un cuadro combinado desde los controles en la ficha “Diseño”:

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Luego de dibujar el cuadro combinado en el formulario debe aparecer el asistente

para cuadros combinados:

Seleccionamos la opción que aparece en la imagen.

Nota: Esta opción únicamente aparece si en el paso de seleccionar el Origen del

registro del formulario se seleccionó directamente la tabla “Users”

Hacemos clic en “Siguiente”. Seleccionamos únicamente el campo “Login” y

hacemos clic en “Siguiente”:

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Aparecerán los registros que ya se han capturado a través del formulario “Users”.
Clic en “Siguiente”:

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En el paso final podemos dejar el mismo nombre (Login) para la etiqueta del cuadro
combinado. Clic en “Finalizar”.

El formulario hasta el momento debe tener el siguiente aspecto:

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Agregamos un cuadro de texto desde los controles de la ficha “Diseño”

Lo ubicamos bajo el cuadro combinado de “Login”:

Nota: No interesa el número que aparezca adicional en la etiqueta, para este

ejemplo aparece “Texto13” lo cual es irrelevante para el ejercicio.

Hacemos clic derecho a este cuadro de texto que colocamos y luego hacemos clic
en “Propiedades”.

En la sección de Propiedades en la parte derecha hacemos clic en la pestaña

“Otras” y cambiamos la propiedad “Nombre” por “Contra” (sin las comillas):

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Activamos nuevamente la opción “Agregar campos existentes” de la ficha “Diseño”,

hacemos clic en “Mostrar todas las tablas” en la sección derecha y agregamos el
campo “NomLevel” de la tabla “Niveles”:

Dibujamos un botón debajo del cuadro de texto “Contra” y en el asistente para

botones de comando damos clic en “Cancelar”. El formulario tendrá el siguiente
aspecto:

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Hacemos clic en el texto del botón y cambiamos el texto por “Ingresar”:

Guardamos el formulario con el nombre “Acceso”, solo por precaución.

Clic derecho al botón “Ingresar” y seleccionamos la opción “Propiedades”
En las propiedades del botón, (para este ejemplo aparece como “Comando16” pero
el nombre no es importante), hacemos clic en la ficha “Eventos” y en la propiedad
“Al hacer clic” hacemos clic en el botón de los puntos suspensivos:

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En el cuadro que aparece seleccionamos “Generador de macros” y clic en “Aceptar”

Con lo que aparecerá la ventana de macros para Microsoft Access:

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La primera acción para seleccionar es SI:

En la “Expresión condicional” escribiremos:

[Password]=[Contra]
Nota: Simplemente al ir digitando irá apareciendo los nombres de los objetos
existentes en el formulario, por lo que no es necesario colocar los corchetes [ ] sino
que aparecerán con seleccionar el nombre del objeto necesario. Es importante que
se haya cambiado el nombre del cuadro de texto a “Contra” como se indicó en un
paso anterior.
Lo que se ha escrito significa que se va a comparar la contraseña que se ha digitado
en el cuadro de texto con la contraseña (Password) que ya está guardada en la
tabla Users.

Inmediatamente en la parte inferior en “Agregar nueva acción”, seleccionamos la

opción SI y comparamos si el nombre del nivel es igual a “Administrador”:
[NomNivel]=”Administrador”

La acción siguiente que se debe agregar es CerrarVentana y diligenciar los

parámetros en donde especificamos que se cerrará el formulario “Acceso”:

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La acción siguiente será la de AbrirFormulario y establecemos los parámetros para

que abra el formulario de “Panel admin”:

Con esta acción finalizaríamos la función SI del nivel “Administrador”. Hay que
ubicar una nueva acción entre los dos “Finalizar si” que aparecen, pero hay el
inconveniente que no aparece el cuadro “Agregar nueva acción” en medio de estos,
por lo que la solución es la siguiente:
Desplegamos el cuadro combinado de “Agregar nueva acción” que aparece
inmediatamente debajo de “AbrirFormulario” que ya se realizó:

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Hacemos clic nuevamente en la pestaña del cuadro combinado para contraer la lista
y ya quedará el “Agregar nueva acción” en medio de los dos “Finalizar si”:

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En esta, seleccionamos la función SI y ahora colocamos la expresión de criterio

donde se analizará si el nivel es “Usuario”: (Por espacio, ya no se colocará todo lo
que se ha realizado en la parte superior).
[NomNivel]=”Usuario”

La siguiente acción es la de CerrarVentana y configuramos los parámetros para

cerrar la ventana “Acceso”:

Inmediatamente en la parte inferior, agregamos la acción AbrirFormulario y

configuramos los parámetros para abrir el formulario de “Panel Usuario”:

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Con esto finalizaríamos este bloque de la función SI, y con esto se completarían las
opciones que deben aparecer si la contraseña es correcta (SI [Password]=[Contra]
Entonces…). Ahora hay que establecer qué proceso debe hacer SINO ES
CORRECTA LA CONTRASEÑA, para lo que debemos “Agregar un SI NO” (que aún
no aparece según la imagen anterior), para el último “Finalizar si”. El procedimiento
es el siguiente:
Hacemos clic en los parámetros de AbrirFormulario que hicimos en el bloque de
[NomNivel]=”Usuario” para que se visualicen las opciones:

Desplegamos el cuadro combinado que se encuentra inmediatamente debajo de las

opciones de AbrirFormulario, con esto ya nos debe aparecer dos opciones de
“Agregar Si no” en la parte derecha:

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Hacemos clic en ese segundo “Agregar Si no” que aparece, (el que está marcado
en el círculo rojo de la imagen anterior). De manera correcta debe aparecer como
la siguiente imagen:

En “Agregar nueva acción” (que se encuentra inmediatamente debajo de “Si no”),

seleccionamos la opción CuadroDeMensaje y en los parámetros colocamos el
mensaje que debe aparecer si la contraseña no es correcta:

Con esto finalizamos la macro. Hacemos clic en “Guardar” (parte superior, no pedirá
nombre de archivo) y luego clic en “Cerrar”.

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Nota: Tener cuidado con el dato “[Macro incrustada]” de la propiedad “Al hacer clic”
en la ficha “Eventos” en las propiedades del botón “Ingresar”, ya que al borrarse
este dato se eliminaría la macro anteriormente realizada y habría que volverla a
crear.
Nota para “avispados”: El volver a digitar manualmente el texto “[Macro
incrustada]” en la propiedad “Al hacer clic” no hará que “mágicamente” aparezca de
nuevo la macro.
El procedimiento por seguir es el de terminar de configurar el formulario de “Acceso”
de la siguiente manera:
El texto que se digita en el cuadro de texto “Contra” debe aparecer encriptado con
los símbolos de asterisco (*), por tanto, se selecciona este cuadro de texto y en la
hoja de propiedades buscamos “Máscara de entrada” en la ficha “Datos”:

Directamente se puede digitar la palabra “Contraseña” (sin comillas) en dicha

propiedad, o seguir los pasos que aparecen al presionar el botón de los puntos
suspensivos (…)

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Los objetos que están debajo del botón “Ingresar” se deben reacomodar y ocultar
(Propiedad visible: No de la ficha “Formato”), se puede seleccionar los objetos en
simultánea y aplicar la propiedad a todos estos objetos seleccionados de una sola
vez:

En la ficha “Diseño” hacemos clic en el control “Botón”:

y lo dibujamos junto al botón “Ingresar”:

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Nota: Recuerden que el nombre del botón (que para este caso es “Comando19”
no interesa para el ejercicio.

En el “Asistente para botones de comando”, se debe seleccionar la Categoría

“Aplicación” y luego la Acción: “Salir de la aplicación”.

Clic en “Siguiente”, luego seleccionamos la opción “Texto” y digitamos “Cancelar”

(OJO: Digitamos “Cancelar” no hacer clic en el botón “Cancelar”):

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Clic en “Siguiente” y “Finalizar” (el nombre del botón de comando lo podemos

dejar como le aparezca a cada uno):

El resultado hasta ahora en el formulario es el siguiente:

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Colocar Encabezado de formulario (como se ha realizado en ejercicios anteriores)

y modificar los textos de las etiquetas en el formulario:

En “Vista Formulario” se muestra de la siguiente manera:

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Si se desea que este formulario se ejecute no en pantalla completa sino en una

ventana emergente, en “Vista Diseño” cambiamos las propiedades “Emergente” y
“Modal” del formulario:

Además, se debe cambiar las siguientes propiedades para que no aparezca el

selector de registros, la barra de navegación, ni los botones “Cerrar”, “Minimizar” o
“Maximizar”:

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Procedimiento para configurar formulario inicial.

Tener en cuenta que antes de realizar este procedimiento hay que verificar que todo
en la base de datos funcione de manera correcta y que todos los objetos estén
debidamente configurados (por ejemplo: etiquetas, cuadros combinados, fotos, etc.)
ya que, después de hacer estos pasos y en caso de encontrar algo que corregir,
hay que reversar los pasos de esta fase.
Ahora, se debe configurar que el formulario “Acceso” sea el formulario inicial al abrir
la base de datos. Para ello realizamos los siguientes pasos:
1. En el menú Archivo hacemos clic en Opciones.
2. En la ventana que aparece, seleccionamos Base de datos actual en la parte
izquierda.
3. Digitamos un título para la aplicación en la casilla correspondiente en la parte
derecha. Ejemplo: Sistema de control estudiantes.
4. Podemos descargar un ícono (a través de Google) y colocarlo mediante el
botón Examinar de la casilla Ícono de la aplicación.
5. También podemos activar la casilla Usar como ícono de formulario y de
informe, para que el ícono quede estándar en dichos objetos.
6. En Mostrar formulario seleccionamos el formulario Acceso.
7. Desactivamos las siguientes opciones:
a. Usar las teclas especiales de Access.
b. Habilitar la vista presentación

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c. Mostrar panel de navegación.

d. Permitir el uso de menús no restringidos
e. Permitir el uso de menús contextuales predeterminados
8. Hacemos clic en Aceptar.
9. Inmediatamente aparecerá un mensaje que nos indica que debemos cerrar
y volver a abrir la base de datos para que los cambios surtan efecto.
10. Damos clic en Guardar y cerramos la base de datos.
11. Al abrirla nuevamente, ya no aparecerá el panel de navegación donde
visualizábamos los objetos, sino únicamente aparecerá el formulario que
especificamos: Acceso.

Fin de Actividad.

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