ADMINISTRACIÓN EFICAZ

DEL TIEMPO

Una buena administración del tiempo es algo que generalmente no hacemos las
personas. Ciertamente saber administrar el tiempo no se limita a la utilización adecuada
de un reloj. El buen manejo del tiempo constituye un talento o habilidad necesarios que
todos podemos aprender y que son fundamentales para el logro eficaz de nuestros
objetivos vitales y profesionales, es decir, para el éxito.

¿QUÉ ES EL TIEMPO?

El tiempo es una unidad de medida, pero también es un recurso con determinadas

características tales como:

 No es recuperable.

 No se puede comprar o arrendar.

 Todos contamos con la misma cantidad de tiempo.

 No se hecha a perder.

¿QUÉ CONTROLA MI TIEMPO?

El tiempo: ¿Lo puedo manejar? ¿Lo puedo controlar? ¿Lo puedo aumentar? ¿Se puede
administrar? ¿Se puede aplicar el proceso administrativo sobre el tiempo?

Con relación al tiempo y sus efectos en nuestra vida, debemos partir del hecho de que
hay eventos relacionados con éste que no podemos controlar tales como el clima,
factores genéticos, envejecimiento, metabolismo biológico ... hay algunos eventos sobre
los que tenemos relativo control, tales como nuestra salud, enfermedades, accidentes,
computadoras, gobierno, economía, muerte ... y hay algunos eventos de nuestra persona
y de nuestro entorno que si podemos controlar, tales como: el tiempo de nuestra
alimentación, nuestro descanso, nuestras actividades físicas, caminar, correr, trabajar, la
utilización de mi tiempo.

Ejercicio de Reflexión.

¿QUÉ PARTE DE MI TIEMPO CONTROLO? ¿CÓMO LO HAGO?

Reflexione acerca de las ideas que hemos presentado hasta ahora y considere lo
siguiente:

 ¿Cuánto control tiene sobre su tiempo? ¿Hasta que punto está bloqueado por
demandas y límites de tiempo? ¿Cuándo se presenta la oportunidad, intenta controlar
su tiempo?

 ¿Está realizando tan sólo las tareas necesarias y apropiadas en el tiempo que está
controlando? ¿Las lleva a cabo de la forma más eficaz?

 ¿Sabe cuál es su ciclo de energía y saca el mayor provecho de sus periodos de mayor
energía?

 ¿Establece prioridades? ¿Realiza siempre las tareas más importantes?

Como todo programa de mejoramiento, el primer paso para encontrar aquellos aspectos
que representen un área de oportunidad que nos permita utilizar nuestro tiempo de
manera más efectiva, es efectuando un análisis de cómo lo estamos utilizando
actualmente.

¿CÓMO CONTROLO LA FORMA DE UTILIZAR MI TIEMPO?

1.
Establecer
responsabilid
ades,
prioridades y
objetivos

Delegar
tanto como
sea posible

Dejar
espacio
2. para
Eliminar situaciones
actividades inesperadas
innecesarias
e
inadecuadas

Eliminar o
reducir
tantas
3. distracciones
Planear y fijar como sea
un horario posible
para
distribuir su
tiempo
(semanal y Sacar el
diariamente) mayor
provecho
de su
tiempo de
mayor
energía

1. Establecer Responsabilidades, Prioridades y Objetivos.

 Este punto lo abordaremos desde dos enfoque diferente: el primero de ellos, desde
una perspectiva más estratégica en función de la misión que hayamos establecida
para nuestra vida; la segunda desde un punto más cercano y de aplicación
inmediata en nuestras actuales actividades laborales.

Poner primero lo primero.

Las ideas clave que a este respecto nos señala Covey en su libro Los siete hábitos
de la gente altamente efectiva, las estamos resumiendo en los siguientes tres
puntos:

1° Ganamos control del tiempo y de los eventos al ver como se relacionan

con nuestra misión.

Las demandas en nuestro tiempo son importantes o no importantes, urgentes

o no urgentes. Las cosas importantes sirven a nuestra misión, las cosas no
importantes no lo hacen. Las cosas urgentes tienen una imperiosa fecha
límite, las cosas no urgentes no la tienen.

Combinar dos dimensiones, importancia y urgencia, crea cuatro categorías de

demandas de tiempo:

 Categoría 1: cosas urgentes e importantes, problemas y crisis. Ejemplo: cuando

conducimos un auto y este se descompone.

 Categoría 2: cosas importantes que no son urgentes. Son oportunidades y

actividades de CP que hacemos con anticipación para prevenir problemas y crisis.
Ejemplo: desarrollar una mejor relación con un compañero de trabajo, haciendo
depósitos en la Cuenta de Banco Emocional.

 Categoría 3: cosas que sentimos urgentes pero que en realidad no son importantes.
Éstas son cosas que llamamos próximas, presionantes o populares. Ejemplo: el
teléfono sonando.

 Categoría 4: cosas que no son urgentes, ni importantes. Ejemplo: lecturas de

“escape” o la televisión.

Con estas cuatro categorías se forma la Matriz de Administración del

Tiempo.
 MATRIZ DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Urgente No Urgente
1 Importante 2 Importante
ACTIVIDADES:
ACTIVIDADES:
Prevención Relaciones
Crisis Actividades CP Planeación
Problemas presionantes Oportunidades Recreación

Urgente
3 No Importante 4 No Urgente
No Importante.
ACTIVIDADES: ACTIVIDADES:

Interrupciones Trivialidades
Algunas llamadas Correo
Correo, Reportes Algunas llamadas.
Algunas reuniones Lecturas “escape y Televisión
Asuntos próximos presionantes

LOS CUATRO CUADRANTES DE ACTIVIDADES

Todas las alternativas en relación con el uso del tiempo caen en uno de los
cuatro cuadrantes. Podemos saber cómo manejarlas al determinar dónde
caen.

2° Resolvemos problemas de administración del tiempo al dar prioridad a

las actividades en el Cuadrante 2.

La Matriz de Administración del Tiempo nos muestra síntomas, causa y cura

de los problemas de administración del tiempo.

El Cuadrante 1 es el cuadrante de los “síntomas”. Es el cuadrante de las

cosas urgentes e importantes, el cuadrante de la administración de las crisis
 o apaga fuegos. Todos los problemas de administración del tiempo,
eventualmente aparecen en este cuadrante.

Los cuadrantes 3 y 4 son los dos cuadrantes de las “causas” Ya sea que
pasamos el tiempo haciendo las cosas urgentes no importantes (cuadrante 3)
o haciendo las cosas innecesarias (cuadrante 4).

El Cuadrante 2 es el de la “cura”. En este hacemos cosas sólo porque

sirven a nuestra misión. No tienen urgencia. Aquí desarrollamos nuestras
oportunidades y mantenemos nuestros activos. Administramos nuestro dinero,
cuidamos nuestra casa y pertenencias, desarrollamos nuestras habilidades
profesionales y nos comunicamos en forma significativa con la gente que nos
rodea.

Resolvemos los problemas de administración del tiempo al desviar el tiempo

de los cuadrantes 3 y 4 que son las causas, al Cuadrante 2 que es la cura. Al
hacerlo podemos prevenir algunas de las crisis y problemas del Cuadrante 1
y consecuentemente ganar control de nuestra vida.

La habilidad que nos cura de este mal es la habilidad de decir “NO”. Decimos
“NO” a algunas cosas presionantes y populares y decimos “NO” a cosas
placenteras, porque las cosas más importantes requieren nuestro tiempo.

Al hacerlo reemplazamos las satisfacciones de la popularidad y placer por las

satisfacciones superiores de la efectividad y al estar en línea con nuestro
propósito.

3°. Al movernos de los Cuadrantes 3 y 4 al Cuadrante 2, reemplazamos la

reactividad con proactividad.

Las actividades en los Cuadrantes 3 y 4 son reacciones reactivas,

alternativas basadas en sentimientos temporales.

Las alternativas del Cuadrante 3 son respuestas a un sentido temporal

de urgencia. A menudo son “buenas alternativas” por lo general populares
pero no sirven a nuestra misión.

Las alternativas del Cuadrante 4 son placenteras, pero no productivas.

Algunas actividades valiosas como leer y la reacreación pueden convertirse en
actividades del Cuadrante 4 si las hacemos con exceso.

Alternativas del Cuadrante 2 son proactivas porque están basadas en

valores. No son urgentes. La urgencia es la resaca de una sobreactividad
 reactiva, lo cual viene de ignorar valores. Proactividad, o atención a los
valores, es la cura.

Establezca prioridades.

Esta propuesta está más enfocada a las actividades laborales, en una búsqueda por
hacer nuestro trabajo más efectivo.

Establecer prioridades para utilizar nuestro tiempo es un proceso de dos pasos:

1. Elaborar una lista de las cosas que hay que hacer.

2. Determinarlas en orden de importancia.

Se puede utilizar el método ABC para determinar sus prioridades al colocar cada
cosa por hacer en las siguientes categorías:

 Prioridad A. “Debe hacerse”: éstas son las actividades decisivas. Algunas de ellas
entrarán en esta categoría debido a órdenes administrativas, requerimientos de
clientes importante, tiempo límite significativo, u oportunidades de éxito o desarrollo.

 Prioridad B. “Debería hacerse”: éstas son actividades de valor medio; pueden

contribuir a mejorar el desempeño pero no son esenciales o no requieren de un
tiempo límite.

 Prioridad C. “Agradable de hacer”: ésta es la categoría de menor valor. Al

comprender actividades tan sólo interesantes o divertidas, podrían eliminarse,
posponerse o realizarse en periodos de poca presión.

Dependiendo de la fecha en que elaboremos nuestra lista, nuestras A, B y C pueden

ser flexibles. Las prioridades cambian con el tiempo. Las “B” de hoy pueden
convertirse en las “A” de mañana, al acercarse alguna fecha importante. Asimismo,
las “A” de hoy pueden ser las “C” de mañana si no se realizaron a tiempo y/o si las
circunstancias cambiaron.

Es obvio que no vale la pena pasar demasiado tiempo en una tarea de bajo valor.

El criterio para establecer prioridades.

 Juicio: cada uno de nosotros es quien puede juzgar mejor lo que tenemos que hacer.
Debemos permitir que el remordimiento de conciencia que se siente por no realizar
una tarea, sea nuestro juicio más severo.
 Relatividad: al comparar nuestras tareas o actividades debe de quedar bien claro
cuales tienen prioridad más alta que otras. Siempre nos debemos guiar por la
pregunta “¿Cuál es la mejor forma de usar mi tiempo en este momento?”.

 Tiempo: establecer un límite de tiempo es una forma de determinar prioridades.

Aunque con frecuencia no se toma en cuenta, también es importante establecer un
momento para comenzar, con el objeto de concluir un proyecto en un límite de
tiempo.

2. Eliminar Actividades Innecesarias e Inadecuadas.

Una vez que tengamos anotada toda la información respecto a las actividades que
consideramos debemos de realizar en un periodo de tiempo determinado, la
debemos de examinar desde tres puntos de vista: necesidad, aptitud y eficiencia.
Esto permitirá que suspendamos ciertas tareas, deleguemos otras y/o
encontremos formas de

incrementar nuestra eficiencia a través de la tecnología, procedimientos nuevos o

hábitos de trabajo personal.

 La prueba de la necesidad: primero debemos de examinar cada actividad para

asegurarse de que sea necesaria, no solo por agradable. Es muy común seguir
haciendo cosas que ya no son útiles, por ejemplo: informes mensuales cuyo
contenido ya no se usa. Esta “prueba de la necesidad” debe ayudarlo a reducir sus
tareas a los elementos esenciales.

 La prueba de la aptitud: una vez identificadas las tareas esenciales, el siguiente

paso es determinar quién debe realizarlas, por ejemplo: alguien que sea apropiado
desde el punto de vista departamental y/o de nivel de habilidades. Es probable que
nos encontremos actividades que pudieran darse a otros, o que estemos realizando
actividades por debajo de nuestro nivel de habilidades, las cuales podrían ser
reasignadas fácilmente.

 La prueba de la eficiencia: El tercer análisis estudia las tareas restantes. Una vez
satisfecho con el trabajo que a cada uno nos tocó hacer, nos debemos de preguntar
¿Hay alguna forma mejor de hacerlo? Esto nos animará a buscar cómo realizar más
rápidamente el trabajo, usar tecnología más apropiada o establecer procedimientos
mejores para manejar actividades repetitivas.

3. Poner y fijar un horario para distribuir nuestro tiempo.

Todo el mundo pierde el tiempo. Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido
puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensión; sin embargo,
 a veces esto puede ser frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por
hacer algo menos importante o menos agradable de lo que se podría estar
haciendo.
La pregunta clave es ¿Qué otra cosa podría estar haciendo que fuera de prioridad
personal más alta? Tomar un descanso, comunicarse con sus compañeros, hablar
por teléfono o leer, no son pérdidas de tiempo a menos que lo alejen de sus
objetivos principales.

Un análisis sencillo sobre lo que se denomina “desperdiciadores del tiempo” es

de gran ayuda para identificar los propios errores y así poder tomar las acciones
correctivas adecuadas. Se ha hecho una clasificación de estos desperdiciadores de
tiempo en externos e internos. Los primeros son aquéllos que nos afectan
externamente como las interrupciones, telefonazos, la mala comunicación y en
general cualquier elemento del exterior del cual somos sujetos pasivos. Los internos
son aquéllos que derivan de nuestra propia personalidad, organización personal y
autodisciplina y también los que se relacionan con la claridad de objetivos,
prioridades, capacidad de delegar y asertividad.

La experiencia ha demostrado que los internos son de mayor importancia en tanto

que se refieren a rasgos intrínsecos de la personalidad y por ello deben ser mejores
atendidos para superarlos. Los externos, que aunque en algunos casos quedan
fuera del control de la persona, pueden ser manejados con más facilidad una vez
que los internos son analizados y corregidos y no a la inversa.

Los nueve desperdiciadores de tiempo más importantes son:

1. No saber decir “no”. (falta de asertividad)

2. No planificar y señalar objetivos claros.
3. Ausencia de prioridades.
4. No delegar o no delegar con éxito.
5. No manejar las interrupciones.
6. Apoyo secretarial ineficaz.
7. Intentar demasiado al mismo tiempo.
8. Falta de motivación y autodisciplina.
9. Manejo de la información papeleo y burocracia.

Distribución del tiempo.

Planificar y fijar objetivos es una tarea relativamente sencilla si se toma en cuenta la técnica
de cuantificación, es decir, el concebir el objetivo a partir de cantidades y datos

concretos que responden a las preguntas: ¿Para qué? ¿Cuándo? ¿Dónde?

¿Cómo? ¿Con qué? ¿Con quién?
Tener claros los objetivos una vez respondidas las cuestiones anteriores, permite
contar con una perspectiva temporal y de acción clara y segura y permite además,
dirigir toda nuestra energía hacia un centro sin dispararnos. La mayoría de
los

problemas con objetivos y plazos, surgen cuando se emprenden acciones sin

haberlas meditado antes. Al fallar en la planeación usted está planeando para fallar
y está perdiendo tiempo.

Planificación diaria: Para la utilización efectiva del propio tiempo es esencial una
planificación diaria, realizada la noche anterior y al empezar el día, en consonancia
con los eventos y los objetivos a plazo inmediato y a corto plazo. En apoyo a esta
actividad, en la siguiente página se presenta el Formato: Hoja de Planes Diarios.

Planificación semanal: Asimismo, al finalizar cada semana se debe de evaluar los

resultados obtenidos y con base en éstos, realizar una planificación familiar, en
consonancia con los eventos y los objetivos a plazo inmediato y corto plazo. En
apoyo a esta actividad, en la siguiente página se presenta el Formato: Hoja de
Planes Semanales.

La mejor hora.

Al pensar en el horario diario, es buena idea tomar en cuenta su ciclo de energía.

Algunas personas se sienten mucho mejor por las mañanas. Otras pueden llegar a
lo máximo en la tarde. Siempre que sea posible trate de planear su horario según su
“mejor hora”. No siempre podemos controlarlo, pero piense en leer, contestar cartas
o responder llamadas telefónicas después del mediodía si su “mejor hora” es en las
mañanas.
 HOJA DE PLANES DIARIOS

COSAS POR HACER HOY FECHA:_______________

Tareas por realizar Compromisos por atender

7:00
8:00
9:00
10:00
11:00
Llamadas telefónicas por hacer Terminadas 12:00
13:00
14:00
15:00
Personas que tengo que ver Terminadas 16:00
17:00
18:00
19:00

HOJA DE PLANES SEMANALES

Semana del _____ al ____ del mes de _________ del año ________

Objetivos:

1. ____________________________________________________________
2. ____________________________________________________________
3. ____________________________________________________________

Prioridad Tiempo Día

Actividades A/B/C estimado asignado
 PRINCIPIOS DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

 Es frecuente que actividades que rinden poco consuman mucho tiempo de las
personas y de las organizaciones (alrededor del 80%) y que actividades que rinden
mucho consuman poco tiempo (alrededor de 20%). Este principio se conoce como la
regla del 80/20.

 Para quien sinceramente se propone mejorar la administración de su propio tiempo, el

primer paso consistirá en averiguar cómo lo está empleando (análisis del tiempo).

 Anticipar y prevenir es mejor que remediar. Casi todo toma más tiempo del que
originalmente se piensa. Si se prevé lo inesperado se evitan desagradables sorpresas
y se tiene la capacidad de mantenerse dueños de la situación.

 Los plazos definidos fuerzan en forma adecuada la acción. El imponerse a sí mismo

fechas límite facilita la autodisciplina y la toma de decisiones y, de ese modo favorece
la eficiencia.

 Tener los propios objetivos vitales por escrito y revisarlos periódicamente - por
ejemplo una vez al mes, o siquiera cada seis meses- parece ser la mejor garantía de
no perder la orientación y de no malgastar el tiempo y energías en cosas secundarias.

 Agrupar tareas similares formando bloques evita confusiones, elimina repeticiones y

economiza tiempo y esfuerzos.

 Siendo las interrupciones enemigos crónicos del tiempo, conviene diseñar tales
programas y controles que, por su propio peso, reduzcan dichas interrupciones.

 Algo útil para lograr una estructura consiste en dividir los propios objetivos en: (1)
objetivos de mantenimiento (actividades de alimentación, ejercicio, recreo, terapias);
(2) objetivos de crecimiento (fortalecerse física y mentalmente, aprender, ocupar
determinados cargos); y (3) objetivos de innovación (nuevos métodos, nuevos
campos de acción, nuevas relaciones sociales, productos más creativos).
 Los conflictos entre objetivos ser resuelven estableciendo y decidiendo prioridades.

TODOS CONTAMOS CON 168 HORAS A LA SEMANA

A LA SEMANA
¿CÓMO USA LAS SUYAS?
Marque la columna que describa mejor lo que siente o hace. Después, revise sus
respuestas y concéntrese en cada aspecto para ver si representa una oportunidad de
mejorar su administración del tiempo.

Generalmente Algunas veces Rara vez

1. ¿Por lo general pasa su tiempo de la
forma que realmente desea?

2. ¿A menudo se siente presionado y

obligado a hacer cosas que realmente
no desea?

3. Se siente realizado con su trabajo?

4. ¿Trabaja más tiempo que sus colegas?

5. ¿Por lo regular se lleva trabajo a casa

por las tardes o los fines de semana?

6. ¿Se siente tenso por demasiado trabajo?

7. ¿Se siente culpable por no realizar un

mejor trabajo?

8. ¿Considera que su trabajo es divertido?

9. ¿Puede encontrar periodos sin

interrupciones cuando lo requiere?

10. ¿Siente que tiene un buen control

sobre la forma en que utiliza el tiempo?

11. ¿Sigue un programa regular de ejercicios?

12. ¿Toma vacaciones o fines de semana tan

seguido como quisiera?

13. ¿Llega a posponer las cosas difíciles,

aburridas o desagradables de su trabajo?
14. ¿Siente que siempre debería estar ocupado
haciendo algo productivo?

15. ¿Se siente culpable cuando en ocasiones

flojea un poco?
MIS PRIORIDADES PARA LA SEMANA DEL ____ AL ____

Prioridad A. Debe hacerse

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__________________________________________________________________
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Prioridad B. Debería hacerse

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Prioridad C. Agradable de hacer

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__________________________________________________________________
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