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Departamento Académico de
Construcción
MANUAL MS PROJECT
Adriana JAO
Lima - Perú
2018- I
INTRODUCCIÓN ............................................................................................................ 3
OBJETIVO ..................................................................................................................... 3
PROGRAMACION DE PROYECTOS CREACIÓN DE UN PROYECTO..................................... 3
PASO A PASO PARA CREAR UN PROYECTO .................................................................... 4
MANUAL MS PROJECT
GESTIÓN DE PROYECTOS I
INTRODUCCIÓN
Para conseguir ser un administrador de proyecto es necesario completar los proyectos a tiempo,
no salirse del presupuesto, y asegurarse de que los clientes queden satisfechos con su trabajo. La
gestión de proyectos es el proceso de planificar, organizar y administrar tareas y recursos para
obtener un objetivo definido, usualmente dentro de ciertas restricciones de tiempo, recursos o
costo.
OBJETIVO
Permitir que un usuario pueda crear los proyectos con sus actividades, asignar recursos y costos a
fin de obtener la información necesaria y suficiente para el control y seguimiento de cada proyecto.
Al finalizar el curso de laboratorio, el participante comprenderá las nociones básicas y necesarias
para elaborar un proyecto con las bondades del MS - PROJECT.
Para crear un proyecto es posible usar una plantilla que ya contiene ciertos datos y
personalizaciones previamente configuradas.
La plantilla de proyecto predeterminada que se abre es la plantilla de la información global de
empresa (esta plantilla contiene vistas, tablas y campos que se utilizan en todos los proyectos de la
organización. Estos valores existen dentro de un proyecto especial en Microsoft Office Project
Server) que ha creado la organización. Puede crear un proyecto nuevo en una plantilla diferente. El
proyecto puede incluir y mostrar vistas, tablas, campos y otros elementos diferentes.
PASO A PASO PARA CREAR UN PROYECTO
b) Desde un archivo Excel se seleccionara las partidas y subpartidas, hasta encontrar Fin de
Obra.
c) Estando en tarea, se copiara, y se colocara lo seleccionado en el primer renglón debajo de
nombre de tarea del Project.
e) Con el cursor en duración se dará anticlick para insertar una columna, en la nueva columna
se escribirá con”E” para la EDT.
f) Para estructurar el programa hacemos lo siguiente, me pongo en el primer renglón,
bajamos uno y seleccionamos partir del segundo renglón, generaremos dos niveles de la
EDT.
j) Se abre una ventana, se debe saber previamente la máxima cantidad de niveles que tiene
la red de trabajo, en este caso 4.
l) Para editar los asteriscos, hacemos doble clic en el cuadro inicia de EDT, es decir, en la celda
al costado de LINEA DE CONDUCCION, aparece la siguiente ventana, y en la pestaña
AVANZADO, en el cuadro de Código EDT, colocaremos su símbolo de reconocimiento, en
este caso “LC”:
Se observará el siguiente cambio:
Nota: Esa ventana puede aparecer dando doble clic en la misma celda de OBRAS GENERALES, y
colocamos LC.OG
Solo afectará a sus subíndices.
La red debe quedar de la siguiente forma, evitando tener los mismos subíndices en un mismo nivel
a menos que pertenezcan a niveles superiores diferentes, ya que de otro modo tendríamos errores.
k) en la pestaña Archivo, vamos a Opciones
Seleccionamos la moneda PEN, que refiere al Perú, de preferencia eliminamos el símbolo para que
no aparezca en cada celda y podamos exportar a ciertos programas:
Y en su sub pestaña “Programación” le damos la siguiente configuración:
La hora de comienzo y la hora de fin predeterminada se recomienda no modificarlo, ya que son las
características Estándar.
En la opción “Mostrar Unidades de Asignación como” se usa Porcentaje cuando usas recursos
específicos y se usa “Valores Decimales” cuando usamos recursos generales, es decir sin
denominación específica, como es el caso de obra.
En clase se explica:
Con una duración fija es difícil manejar la variabilidad de las unidades asignadas, por lo tanto lo
recomendable es tener UNIDADES FIJAS, opción que se elige en a configuración:
En la sub pestaña “Avanzado” se modificará a partir de “Mostrar opciones para este proyecto”
En Personalizar cinta de opciones, Barra de herramientas de acceso rápido, complementos, centro
de confianza, no se hará cambios.
Click en acepta, para guardar los cambios que hechos.
Por defecto aparecerá en duración 1d, para corregir, se sacara del Excel los Tp, Tiempo que le toma
a cada tarea, hay que recordar que las duraciones solo corresponden a las tareas, no a los niveles
superiores, se ba rre los datos para copiar lo al project.
Los valores de Previsto, Real, Trabajo, Costo y demás son 0, ya que no contamos con una Línea Base,
y aún no hemos programado nada, estos datos se llenan a medida que programamos el proyecto.
NOTA: Debemos tener cuidado cuando tenemos dos actividades predecesoras, si están separadas
por “,” u otro caracter (“;”), el MS Project informará con un cuadro grande si este no es su caracter
de separación, de ser el caso se debe cambiar al caracter predeterminado.
Para verificar que la red sea correcta se procede a crear la columna de “Sucesoras”:
Es bueno crear la columna Sucesoras, ya que se observa anomalías, como por ejemplo en este caso
se crear una sucesora en OBRAS GENERALES, y las actividades de resumen no deben tener ninguna
relación de precedencia, este error simplemente se procede a borrar.
Procedemos a verificar con los 3 principios para que una red sea cerrada:
- Que la primera actividad o hito no debe tener predecesora alguna, para el ejemplo
Movilización OK
- La última actividad o hito no deber tener sucesora alguna, para el ejemplo Fin de Obra OK.
- Y el resto de actividades debe tener por lo menos una predesesora y una sucesora, si esto
no se da corregir, en ejemplo se procede a corregir:
Lo ligaremos por fechas, buscando que se forma una ruta NO crítica, es decir dando una holgura,
de esta manera escogemos: 13CC +3d
Se creará una nueva columan con el nombre “HT” en “Margen de demora total”:
Esta columna nos ayuda a identificar las eactividades abiertas, por ejemplo “Suministro de Tubos”
Se muestra una holgura hasta el final del proyecto, esto nos indica que debemos corregirlo, es decir
cerrar la red, ya que le falta una sucesora:
Se usan para diferentes fines, en este caso usaremos el Calendario del Proyecto.
En el día sábado que no está hábil, lo habilitamos para poder darle una configuración seleccionando
la tercera opción.
Dando click en la primera celda colocamos 9 ( para establecer inicio en 9 a.m.) y damos ENTER, se
colocará por defecto la hora Hasta 10 a.m. la chancamos para colocar 1 p.m.
- Colocamos el nombre del día festivo, ejemplo: Año Nuevo, cambiamos su fecha de inicio y
entramos a la opción de Detalles:
Escogemos las siguientes opciones:
- No laborable
- Patron de repetición: Anual
- Terminar después de 2 veces (significa para el siguiente año)
Los días festivos de Semana Santa se deberá realizar para los dos años que estamos trabajando
2017 y 2018 ya que no se repiten y seleccionamos sus fechas correspondientes.
Para el día festivo día del Trabajo, realizamos lo mismo en Detalles, de esta forma para todos los
días festivos que se repiten en la misma fecha en los años y debemos tener el calendario del
siguiente modo:
Luego en la escala temporal, damos doble click izquiero para que aparezca una ventana:
En la siguiente ventana, en la opción de Pperiodo no laborable, volvemos a seleccionar nuestro
calendario creado:
NOTA: Tener en cuenta que las Unidades : Meses siempre debe ser menor respecto a los Niveles,
es decir el Nivel Superior siempre debe ser de mayor escala al Nivel Intermedio y Nivel Inferior.
NOTA2: Los contadores siempre deben estar en 1. Para tener bien escalado la Escala Temporal.
En el nivel Superior de la siguiente manera:
Para finalizar y seguir con la programación LEAN, copiamos los valores de las columnas de Comienzo
y Fin y las llevamos a Excel.
Y lo pegamos en excel:
Nota: si en la fecha aparece “lun 05/06/17” esto se cambia en la pestaña Archivo, Opciones, General
y seleccionamos el formato de fecha “05/06/17”