CURSO DE TEORIA E PRÁTICA DE RELATÓRIOS

ADMINISTRATIVOS
Rui Afonso do Nascimento Paiva
Professor de Língua Portuguesa e Advogado

ETAPAS PARA A ELABORAÇÃO DE RELATÓRIO

Texto registrado na Biblioteca Nacional para os
efeitos do direito autoral brasileiro. Obra protegida e
editada. 2010
ESTABELECER OBJETIVOS
Há necessidade de um objetivo no sentido de nortear as pesquisas e elaboração do relatório.
Com o objetivo em mãos é um facilitador para decidir as informações que devem ser
incluídas no documento; ajuda a adequar o relatório de acordo com seu destinatário e,
também, ajuda a redação final do documento.
Perguntas que podem ajudar na escolha do objetivo:
a) Quem é o destinatário do relatório e para que ele(a) o quer?
b) Quais os aspectos que essa pessoa deseja conhecer?

REUNIR INFORMAÇÕES
Esta é a primeira fase da elaboração do texto segundo a Pedagogia da Resposta sugerida
pelo Professor Meirevaldo Paiva. É a fase de se PENSAR SOBRE O TEMA, ou seja, o
repensar detidamente sobre as informações. É a coleta de informações adequadas ao
objetivo do relatório. É verificar todas as hipóteses advindas dessa primeira reflexão sobre o
tema.
Faz-se neste momento a reunião e coleta de todas as informações a respeito do tema. É um
trabalho de reflexão e de pesquisa de dados e detalhamentos diante de determinada situação.
Depois de todas as informações coletadas é hora de “decidir quais serão as informações
necessárias”; “fazer as comparações do material”; “se possível, separar por grupos,
observando-se o assunto, modalidade, etc”.
Nesse momento é importante o relator ter o poder de sintetizar o texto, fazer o resumo e
condensar as informações pertinentes, pois dependendo do tamanho do relatório, pode haver
necessidade de lançar mão do resumo sintético ou analítico.

ESTRUTURAR O RELATÓRIO
Para a autora Katharine Heritage, existem dois tipos de relatório: o de investigação e o de
apresentação de dados.
O relatório de investigação é aquele que o autor comunica o que foi descoberto a partir da
investigação em questão. Servem, evidentemente, para basear decisões a partir do objeto da
investigação e também para o devido acompanhamento de ocupantes de cargos de direção
para determinado funcionário, divisão ou departamento. A utilização de métodos de coleta
de fontes de material escrito, entrevistas realizadas, informações anotadas e provas
realizadas.
Relatórios por apresentação de dados, como o próprio nome já diz, deverá conter os
elementos necessários para informar o destinatário. Deve-se evitar uma estrutura ilógica e
confusa.
Como estruturar?
a) Após a triagem das informações, dados e toda espécie de detalhamento possível, deve-
se organizar em grupos, considerando, se for o caso, datas, assunto, modalidade,
localização, etc.
b) Aqui é a segunda fase do texto, também com base na estruturação do texto sugerida
pelo professor Meirevaldo Paiva, no caso, a fase do PLANEJAMENTO DO TEXTO.
“É a busca do lógico e do bom senso, porque se trata de arrumar as ideias jogadas
indiscriminadamente por ocasião da primeira fase. Todas aquelas ideias serão agrupadas
 num esquema. Este esquema deverá se adaptar convenientemente a um plano geral que
constará de três partes: INTRODUÇÃO, DESENVOLVIMENTO e CONCLUSÃO”
(Meirevaldo Paiva, 1978). Neste momento, há necessidade do estabelecimento do
objetivo, ou seja, o que o relator quer mostrar ao destinatário do relatório.
c) Aqui também se estrutura a terceira fase do texto – compõe-se um ROTEIRO a partir
das ideias elencadas na primeira fase. A estruturação do texto, o ordenamento lógico das
ideias, o encadeamento dos dados. É a arrumação da estrutura lógica com base no
objetivo do relatório.

ESCREVER O RELATÓRIO
Aqui nesta fase é importante o domínio da norma culta. Saber escrever com objetividade e
clareza para facilitar o leitor ou os leitores do relatório. Segundo o Meirevaldo Paiva (1978)
esta fase é a da “primeira redação”, é o início da redação e deve levar em consideração o
seguinte:
a) Ter ao lado um dicionário para os problemas de acentuação, ortografia;
b) não empregar palavras que não tenha certeza de seu real significado;
c) escrever períodos curtos, evitando os longos, complexos e dúbios;
d) observar se não foi esquecido algum dado, tabela e informação relevante;
e) qualquer tópico do roteiro que não estiver bem claro, sofrerá nova redação;
f) o primeiro rascunho (minuta) será importante para sentir o texto quanto a forma;
g) fazer as correções, observar a ortografia, o sentido das palavras utilizadas e observar os
elementos de coesão;
h) se possível ler em voz alta, na tentativa de detectar imperfeições. O ouvido sente o
ritmo da frase. As palavras se harmonizam como notas musicais na melodia. A música
mal executada desafina e da mesma forma as palavras mal colocadas tiram a elegância
da frase.

ULTIMAR O RELATÓRIO
Esta é a fase final do relatório. Aqui é o momento de dar os últimos toques para arrumar a
estrutura do relatório e torná-lo apresentável, atraente e fácil de ler.
Dependendo da extensão e do objetivo do relatório, pode ser necessário dividi-lo em
tópicos, seções, listas, apêndice, diagramas, gráficos.

RESUMO GERAL DAS ETAPAS DO RELATÓRIO

1. Estabelecer o objetivo
2. Reunir informações e organizá-las
3. Estruturar o relatório
4. Escrever com um estilo claro
5. Usar linguagem adequada
6. Revisar e alterar, se for o caso

Bibliografia:
- Aprenda a redigir relatórios – Katharine Heritage; Tradução Paulo Lopes. – São Paulo:
Editora Planeta do Brasil, 2006.
- Redação para o vestibular – Margarida e Meirevaldo Paiva – Belém: Editora Boitempo,
1978.
- Como escrever textos técnicos – José Paulo Moreira de Oliveira e Carlos Alberto Paula
Motta – São Paulo: Ed. Thomson Learning, 2007.