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El funcionamiento de la Organización
• ¿Cómo funcionan conjuntamente las cinco partes
de la organización?
• No hay una única forma ya que los vínculos son
variados y complejos. Las cinco partes de la
organización están unidas por distintos flujos:
– Flujo de autoridad formal
– Flujo de actividad regulada
– Flujo de comunicación informal
– Conjunto de constelaciones de trabajo
– Flujo de procesos de decisión ad hoc
Profesor: Luis H. Danyau I
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Ayudante: Yanira Fuentes
Escuela de Ingeniería Civil Biomédica
Facultad de Ingeniería
EL FUNCIONAMIENTO DE UNA
ORGANIZACIÓN
Flujos Organizacionales
LA ORGANIZACIÓN COMO
SISTEMA DE FLUJOS
• LOS FLUJOS DE RELACIÓN
• La mayor parte de los estudios contemporáneas no
contemplan la descripción de relaciones
funcionales de la estructura de la organización.
• Raras veces se dice lo que realmente sucede en la
estructura, cómo la atraviesan los procesos de
trabajo, de información y de decisión.
• La vinculación e interacción de cada uno de las
partes de la organización se realiza a través de
distintos flujos.
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FLUJOS ORGANIZACIONALES
• Mintzberg, establece cuatro flujos: “Las partes
de la organización están unidas entre sí
mediante distintos flujos”:
1. De autoridad,
2. De material de trabajo,
3. De información,
4. De procesos de decisión (informativos de por sí).
FLUJOS ORGANIZACIONALES
• Esta relación conlleva los conceptos de
sistemas, subsistemas y supersistemas.
• Los sistemas sociales, como sistemas abiertos,
dependen de otros sistemas sociales;
– Como sistemas, subsistemas o supersistemas se
caracterizan por su es grado de autonomía en la
ejecución de sus funciones.
• Desde el punto de vista de la sociedad, la
organización es un subsistema de uno o más
sistemas mayores y su vinculación o integración
con ellos afecta su modo de operación y su nivel de
actividad.
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ESTRATEGIA DE FLUJO
• Tomando como base las prioridades
competitivas de la empresa, el gerente de
operaciones debe seleccionar una
ESTRATEGIA DE FLUJO, la cual determina
como organizar el sistema de operaciones
para manejar el volumen y la variedad de
productos o servicios que un segmento de
mercado requiere.
LA ORGANIZACIÓN COMO
SISTEMA DE FLUJOS REGULADOS
Flujo de autoridad
Flujos Regulados
(Flujo de materiales)
LA ORGANIZACIÓN COMO
SISTEMA DE COMUNICACIÓN
INFORMAL
Flujos Informales
Constelaciones Organizacionales
• Mediante una mirada sistémica se logra el
acercamiento a dinámicas ocultas que están
funcionando en la organización o empresa.
• Este método permite a la empresa cambiar la
visión del problema, ampliando y
profundizando su mirada sobre el asunto que
le preocupa y al que no le encuentra solución.
• http://www.ccee.edu.uy/jacad/2012/x%20area%20y%20mesa/CONTABILIDAD-
ADMINISTRACION/2-diversos%20topicos%20en%20administracion%20I/2-
La%20constelacion%20organizacional%20una%20herramienta%20para%20entender%20los%20pr
oblemas%20Empresariales.pdf
LA ORGANIZACIÓN COMO UN
SISTEMA DE CONSTELACIONES DE TRABAJO
LA ORGANIZACIÓN COMO
SISTEMA DE PROCESOS DE DECISIÓN
INTERDEPENDENCIAS
• COMPARTIDA (Mancomunadas).
– Reglas, procedimientos, supervisión.
• SECUENCIAL
– Planes, programas, supervisión.
• RECIPROCA
– Reglas, planes y procedimientos son insuficientes.
– Mucha comunicación y ajuste mutuo.
• PRIORIDADES DE AGRUPAMIENTO
– Es necesarios ubicar próximos los departamentos que se
acoplan recíprocamente.
– La supervisión resuelve ajustes.
2. INTERDEPENCIAS DE ESCALA.
• Puede ser necesario la formación de grupos a fin de
alcanzar la envergadura necesaria para poder funcionar
con eficiencia.
– Ejemplo: Todas las Unidades Clínicas del Hospital
requieren medicamentos, pero no se requiere que exista
un encargado de dicha tarea en cada uno de ellas, para eso
se define la Unidad de Farmacia del Hospital.
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INTERDEPENDENCIA Y CONFLICTOS
• COMUNIDAD:
– Cada uno ejecuta por separado, reglas y
procedimientos
• SECUENCIAL:
– Alta probabilidad de efectos de unos sobre otros,
planificación efectiva
• RECIPROCA:
– Altísimo riesgo, uso habilidoso de procesos de
comunicación y de decisiones
RECREO
REPERCUSIONES DE LA AGRUPACIÓN
• La agrupación no solo sirve para crear un organigrama, la agrupación
constituye un medio fundamental para la coordinación del trabajo en la
organización.
• La agrupación establece un sistema de supervisión común entre puestos y
unidades, se asigna una unidad a cada directivo, responsabilizándose de
todas las acciones de su unidad. Podríamos decir, que la agrupación de
unidades incorpora la supervisión directa.
• La agrupación suele precisar que los puestos y las unidades
compartan recursos comunes, los miembros de una unidad comparten
como mínimo un presupuesto común. Y a la vez también instalaciones y
equipos. Por tanto, la agrupación estimula la adaptación mutua.
• La agrupación suele crear medidas comunes de rendimiento, al compartir
los miembros recursos comunes, puede medirse conjuntamente el coste
de sus actividades. Por otra parte, al contribuir a la producción de los
mismos productos o servicios, también puede medirse conjuntamente
su producto .Entonces la agrupación sienta las bases para un tercer
mecanismo al proporcionar medidas comunes del rendimiento, y sería
la Normalización de resultados o también llamada aquí Normalización de
productos.
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trabajo y la función
• A agrupación según el tiempo
• Agrupación según el producto
• Agrupación por cliente Agrupación según
el mercado
• Agrupación por zona geográfica
CRITERIOS DE AGRUPACIÓN
• Interdependencias del flujo de trabajo
• Interdependencia de los procesos
• Interdependencia de escala
• Interdependencias sociales
SINETSIS GRAFICA
TAMAÑO DE LA UNIDAD
• El segundo tema fundamental en el diseño de la
superestructura corresponde al tamaño que deberá
tener cada unidad o grupo de trabajo.
• ¿Cuántos puestos deberán quedar contenidos en la
agrupación de primer nivel y cuántos en cada unidad
de orden sucesivamente superior?
– Dicha cuestión del tamaño de la unidad puede formularse
desde dos importantes perspectivas:
– ¿Cuántos individuos deberán estar bajo el mando de cada
directivo? Es decir, ¿cuál debe ser el ámbito de control? y
– ¿Qué forma deberá tener la subestructura: alta, con
pequeñas unidades y estrechos ámbitos de control, o
ancha, con grandes unidades y ámbitos de control más
amplios?
PLANIFICACIÓN Y CONTROL
• No puede haber control sin planeamiento previo.
• La planificación y el control regulan las
producciones e indirectamente el
comportamiento de las distintas unidades de la
organización.
• Los planes pueden indicar la calidad, cantidad,
costo, ritmo de las producciones, y como así
también sus características específicas de los
productos o salidas de la organización.
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CONTROL DE RENDIMIENTO
• En primer lugar
– El objeto del control del rendimiento es la regulación de los
resultados globales de una unidad determinada.
– Está relacionado con las bases de agrupación en la organización.
– El sistema de planificación establece exigencias de salida para
cada unidad y
– El sistema de control determina si se han cumplido.
• En segundo lugar,
– Presta atención a los resultados globales de determinados
plazos de tiempo y no a las decisiones o acciones concretas
efectuadas en momentos determinados.
• El control del rendimiento sólo influye indirectamente en
las decisiones y acciones, estableciendo metas generales
que deben ser tomadas en cuenta por el responsable de las
decisiones cuando hace frente a situaciones concretas.
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PLANIFICACIÓN DE ACCIONES
• El planeamiento de la acción impone
decisiones y acciones específicas a ser
ejecutadas en momentos específicos.
• El planeamiento de acción surge como el
medio por el cual las decisiones y acciones no
rutinarias, estructuradas sobre una base
funcional, puede ser diseñado como un
sistema integrado.
ESTRATEGIA A UN NIVEL
PRODUCCIÓN ADMIN
ESTRUCTURA SIMPLE
EMPRENDEDOR
VENTAS COMPRAS ESTRATEGIA A DOS NIVELES
ESTRUCTURA FUNCIONAL
DIRECCIÓN
GENERAL
ESTRATEGIA CORPORATIVA
COMPRAS PRODUCCIÓN RR.HH. COMERCIAL FINANCIERO
ESTRATEGIA CORPORATIVA
ESTRATEGIA FUNCIONAL
ESTRATEGIA A TRES NIVELES
ESTRUCTURA DIVISIONAL
DIRECCIÓN GENERAL
PRODUCCIÓN
ESTRATEGIA CORPORATIVA
FINANZAS
º
MARKETING ESTRATEGIA DE NEGOCIO
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RR.HH.
ESTRATEGIA FUNCIONAL 66
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DISPOSITIVOS DE ENLACE
• ¿Qué mecanismos de coordinación se tienen que
establecer para facilitar la adaptación mutua entre puestos
y unidades?
• Los dispositivos pueden ser usados con cualquier base de
agrupamiento, están diseñados para contrarrestar las
limitaciones de usar un solo tipo de agrupamiento.
• Los dispositivos son los instrumentos para alimentar el
ajuste mutuo y la comunicación informal entre las distintas
unidades, a mayor uso de dispositivos menor promedio de
dimensión de unidades.
• Si fuésemos a considerar la cantidad de gerentes en vez de
la dimensión de la unidad, el efecto de los dispositivos de
enlace debe ser aún más pronunciado.
DISPOSITIVOS DE ENLACE
• Los dispositivos de enlace son instrumentos
originalmente de estructuras orgánicas.
– Son mecanismos flexibles para alentar relaciones relajadas
e informales.
• Los más suaves dispositivos de enlace (posiciones de
enlace, fuerza de tarea y comisiones permanentes) son
a veces sobrepuestas en las organizaciones burocráticas
para reducir la inflexibilidad en algunos sectores.
• Son usados generalmente donde el trabajo es
horizontalmente especializado, complejo, y altamente
interdependiente y su uso refiere a toda una serie de
mecanismos utilizados para estimular la adaptación
mutua dentro y entre las unidades.
DISPOSITIVOS DE ENLACE
• Las tareas complejas especializadas son las
profesionales, y así debemos encontrar una
relación entre profesionalismo y el uso de
dispositivos de enlace.
• Hay dos tipos de organizaciones, una donde los
profesionales funcionan independientemente
como individuos, y otros donde trabajan juntos
en grupos.
• Los dispositivos de enlace son parámetros de
diseño claves en este segundo tipo.
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a) POSICIONES DE ENLACE
• Cuando es necesaria una cantidad considerable
de contacto, para coordinar el trabajo de dos
unidades, una posición de “enlace” puede ser
establecida formalmente para encaminar la
comunicación definitivamente, dejando de lado
los canales verticales.
• Son creados para coordinar directamente el
trabajo de dos unidades o más.
• Dicho puesto no tiene autoridad formal.
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c) GERENTES INTEGRADORES
• Cuando se requiere más coordinación por ajuste
mutuo que la que puedan suministrar las
posiciones de enlace, las fuerzas de tarea y las
comisiones permanentes, la organización puede
designar un gerente integrador.
• Corresponde a un puesto dotado de autoridad
formal.
• El poder es sobre algunos aspectos de los
procesos de decisión y, en ningún caso, sobre el
personal de cada unidad, permite realizar una
coordinación más estrecha entre las unidades a
“enlazar”.
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d) ESTRUCTURAS MATRICIALES
• Ninguna base de agrupamiento por sí sola puede
contener todas las interdependencias.
• Las funcionales presentan problemas de
circulación de trabajo, las basadas en mercado
impiden los contactos entre especialistas.
• Usando la estructura matricial, la organización
evita elegir una base de agrupamiento en vez de
otra; en lugar de eso, elige ambas.
• Pero al hacerlo, la organización establece una
estructura de autoridad dual.
• Como resultado, la estructura matricial sacrifica
el principio de unidad de mando.
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ESTRUCTURA MATRICIAL
ESTRUCTURA MATRICIAL
• Puestos de enlace
• Directivos integradores
• Grupos de trabajo
• Estructura matricial
carácter informal carácter formal
PUESTOS DE ENLACE
FACTORES DE CONTINGENCIA
• Edad y tamaño
• Cuanto más antigua y más grande => más formalizada.
• Sistema técnico
• Cuanto más complejo y más regulado => más elaborada, más
formalizada y más burocrática es la estructura.
• Ambiente o entorno
• Cuanto más dinámico el entorno => más orgánica la estructura.
• Cuanto más complejo = más descentralizada la estructura.
• Relaciones de Poder
• Cuanto mayor el control externo => más formalizada la
estructura.
FACTORES DE CONTINGENCIA
• LA ESTRUCTURA EFECTIVA DE LAS ORGANIZACIONES
1. EDAD Y TAMAÑO
– Cuanto más antigua la organización, más formalizado su
comportamiento.
– A medida que envejece la organización, constante lo demás, se repite
su trabajo, con el resultado que se vuelve más predecible, y así más
fácil y lógicamente formalizado.
– Cuanto mayor la organización, más elaborada su estructura, es decir,
más especializadas sus tareas, más diferenciadas sus unidades, y más
desarrollado su componente administrativo:
a) Cuanto mayor la organización, mayor la dimensión promedio de sus
unidades.
b) Cuanto mayor la organización, más formalizado su comportamiento.
c) Cuanto mayor la organización, más se repiten los comportamientos,
como resultado, se vuelven más predecibles; y así mayor la
propensión a formalizarlos.
FACTORES DE CONTINGENCIA
• LA ESTRUCTURA EFECTIVA DE LAS ORGANIZACIONES
2. SISTEMA TÉCNICO. Tecnología
• Son los instrumentos usados en el núcleo operativo para
transformar los insumos en producciones, el sistema
técnico de la organización.
a) Producción unitaria.
b) Producción en masa.
c) Producción de proceso.
a) Producción unitaria. Es de naturaleza artesanal, la
estructura es construida alrededor de las destrezas de los
trabajadores en el núcleo operativo.
– Poca elaboración de la estructura administrativa. Menor
proporción de gerentes, la extensión de control es más amplia
en los niveles medios. En la cumbre estratégica la expansión del
control tiende a ser más estrecha.
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FACTORES DE CONTINGENCIA
• LA ESTRUCTURA EFECTIVA DE LAS ORGANIZACIONES
2. SISTEMA TÉCNICO. Tecnología (Cont,)
b) Producción en masa. La producción en masa estandarizada conduce a
la formalización del comportamiento, lo que conduce a todas las
características de la burocracia clásica. El trabajo operativo es
rutinario, no especializado y altamente formalizado.
– Tal trabajo requiere poca supervisión directa, resultando en
extensiones del control amplias para los supervisores de contacto.
– Tecnoestructura totalmente desarrollada para formalizar el trabajo.
c) Producción de proceso. La automatización trae un reemplazo al
núcleo operativo de los trabajadores no calificados ligados
directamente al sistema técnico por trabajadores calificados para
mantenerlo, y en los niveles medios de la estructura un reemplazo de
los gerentes y del staff tecnocrático que controlan el trabajo de otros
por un staff de apoyo de profesionales diseñadores que controlan su
propio trabajo.
– Cuanto más regulado el sistema técnico, más formalizado el trabajo
operativo y más burocrática la estructura del núcleo operativo.
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FACTORES DE CONTINGENCIA
• LA ESTRUCTURA EFECTIVA DE LAS ORGANIZACIONES
• 2 SISTEMA TÉCNICO. Tecnología (Cont.)
• Cuanto más sofisticados (difícil de entender) el sistema
técnico, más elaborada la estructura no operativa,
específicamente, cuanto mayor y más profesional el
staff de apoyo, mayor la descentralización selectiva
(para ese staff), y mayor el uso de dispositivos de
enlace (para coordinar el trabajo de ese staff)
• La automatización del núcleo operativo trasforma una
estructura administrativa burocrática en una orgánica.
FACTORES DE CONTINGENCIA
• LA ESTRUCTURA EFECTIVA DE LAS ORGANIZACIONES
3. EL ENTORNO. Dimensiones de ambientes
organizacionales:
a) Estabilidad: El ambiente de una organización
varía de estable a dinámico. Si es estable,
entonces se predice.
b) Complejidad: El ambiente de una organización,
su tecnología, puede ser simple o complejo.
FACTORES DE CONTINGENCIA
• LA ESTRUCTURA EFECTIVA DE LAS ORGANIZACIONES
4. DIVERSIDAD DE MERCADO
• Los mercados de una organización pueden
variar de integrado a diversificado. La
diversidad de mercado puede resultar de una
amplia variedad de clientes, de productos y
servicios, o de área geográficas en que las
producciones son comercializadas.
FACTORES DE CONTINGENCIA
• LA ESTRUCTURA EFECTIVA DE LAS ORGANIZACIONES
5. HOSTILIDAD
• Varía de liberal a hostil.
• Los ambientes hostiles son típicamente los dinámicos.
• Cuanto más dinámico el ambiente, más orgánica la estructura.
• Cuanto más complejo el ambiente, más descentralizada la
estructura.
• La complejidad afecta a la descentralización y la estabilidad a la
burocratización.
• Cuanto más diversificados los mercados de la organización, mayor
su propensión para dividirse en unidades basadas en mercado.
• La organización que debe comprender información acerca de
muchos aspectos diferentes de su ambiente de mercado
eventualmente encuentra conveniente segmentar ese ambiente en
mercados distintos si puede y darles el control sobre cada uno a
unidades individuales.
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FACTORES DE CONTINGENCIA
• 5 HOSTILIDAD
• La extrema hostilidad del ambiente conduce a cualquier organización
a centralizar su estructura temporalmente.
• Las disparidades en el ambiente alientan a la organización a
descentralizar selectivamente a constelaciones de trabajo
diferenciadas.
• Los ambientes simples y estables originan estructuras centralizadas y
burocráticas, el clásico tipo organizativo que confía en la
estandarización de procesos de trabajo (y el parámetro de diseño de
formalización del comportamiento) para la coordinación.
• Los ambientes complejos y estables conducen a estructuras que son
burocráticas pero descentralizadas, que confían en la estandarización
de destrezas para la coordinación.
• A causa de que su trabajo es bastante predecible, la organización
puede estandarizar; y a causa de que ese trabajo es difícil de
comprender, debe descentralizar.
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FACTORES DE CONTINGENCIA
• 5 HOSTILIDAD
• El poder debe pasar a los profesionales altamente capacitados del
núcleo operativo.
• Cuando su ambiente es dinámico pero al mismo tiempo simple, la
organización requiere la flexibilidad de la estructura orgánica, pero
su poder puede permanecer centralizado.
• La supervisión directa se convierte en su principal mecanismo
coordinador.
• Cuando el ambiente dinámico es complejo, la organización debe
descentralizar hacia los gerentes y especialistas que deben
comprender las cuestiones, aunque permitiéndoles interactuar
flexiblemente en una estructura orgánica para que puedan
responder a cambios impredecibles.
• El ajuste mutuo emerge como el principal mecanismo coordinador,
siendo alentado su uso por los dispositivos de enlace.
FACTORES DE CONTINGENCIA
• LA ESTRUCTURA EFECTIVA DE LAS ORGANIZACIONES
6. PODER
• Cuanto mayor el control externo de la organización,
más centralizada y formalizada la estructura.
• El control externo no solo centraliza una estructura,
sino que también la burocratiza.
• Las necesidades de poder de los miembros tienden a
generar estructuras que son excesivamente
centralizadas.
• La moda favorece la estructura del día (y de la cultura),
aún cuando a veces es inapropiada.
TAMAÑO ENTORNO
Especialización
EDAD Formalización PODER
Preparación y adoctrinamiento
Departamentalización
Dispositivos de enlace
Descentralización
Planificación y control
FACTORES QUE DEFINEN EL DISEÑO
ORGANIZATIVO PARTICULAR DE CADA EMPRESA
PROPUESTA DE PAUTA DE
ESTRUCTURACIÓN ORGANIZACIONAL
• Ver página 29.
• Apuntes profesor Alexis Arriola.
RESUMEN DE PARAMETROS
DE DISEÑO
RESUMEN DE PARAMETROS
DE DISEÑO
GRACIAS