Preguntas y Respuestas:

¿Cómo es el proceso de solicitud de libros a docentes?

Existe un documento con carácter de oficial en la Universidad que nos sirve para oficializar la
solicitud de bibliografía por parte del docente. (También el correo electrónico es considerado un
medio oficial para solicitudes de libros, por lo tanto, existe también un formulario digitalizado) En
dicho documento, el docente indica la bibliografía obligatoria y complementaria para cada ramo
que imparte. Este documento es entregado al respectivo Director de Carrera quien se encarga de
recopilar todos los antecedentes bibliográficos que le entregan los diferentes docentes a su cargo.
¿Cómo es el proceso de solicitud y adquisición de nuevo material bibliográfico?

Las solicitudes de libros que poseen los Directores de Carrera (y que se recopilan al iniciarse el
semestre respectivo) son enviadas al Director de la Biblioteca, el cual se encarga de re-enviar
dichos documentos al Departamento de Adquisiciones (en Stgo.) los cuales se encargan de cotizar
con proveedores (no con editoriales) los libros solicitados.

Una vez que los libros fueron cotizados y comprados (mediante una Orden de Compra) por parte
de Adquisiciones, estos son enviados al Director de Biblioteca. En dicho envío se incluyen los libros
comprados y una Guía de Despacho en el cual constan los libros que se incluyen en la encomienda,
el precio unitario de cada libro, el precio global de cada grupo de libros y el precio total de la
compra. Esta Guía de Despacho es almacenada en un archivador utilizado para estos fines.

¿De qué forma los usuarios pueden conocer los libros que están en Stock?

Se cuenta en las dependencias de la biblioteca con un catálogo electrónico de libros (Módulos

OPAC) con el cual los alumnos acceden a los recursos de información, y pueden así, visualizar en
pantalla todos los libros que están disponibles para ser solicitados con sus respectivos datos (esto
es, ya recepcionados y catalogados) por los alumnos.

¿Cada cuanto tiempo se realizan inventarios?

Cada 6 meses. Y para realizar un inventario se sigue el siguiente procedimiento establecido. Dicho
procedimiento consiste en un conteo sistemático de cada uno de los ítems que conforman las
colecciones para llevar un control de pérdidas y existencias reales. La idea es comparar la
información que arroja el inventario con las listas de libros recepcionados a lo largo del
funcionamiento de la Biblioteca. La idea es ir descartando posibles errores, pérdidas y mal uso de
los recursos bibliográficos.

A medida que se realiza el conteo, se va ingresando a una planilla de información digitalizada, la

cual finalmente almacenará la Información del Inventario de la Biblioteca. Dicha información es
preservada para futuros análisis, enviando una copia de ella, a los encargados en Santiago. Eso
dicta el procedimiento.
¿Cuáles son las políticas de préstamo?

El alumno se acerca a las dependencias de la Biblioteca y de acuerdo al tipo de préstamo solicitado

se realizan 2 procedimientos. Si el préstamo es a domicilio, se debe validar que el alumno
solicitante, es alumno regular de la Universidad. Por lo tanto, la primera vez que se acerca un
alumno, se le pide el carnet de identidad y comprobante de pago de matrícula para que sea
ingresado a la lista de alumnos regulares. Una vez ingresado, ya solamente se le solicita el carnet
para realizar un préstamo. (Al inicio del 2do semestre, se verifica internamente que el alumno es
aun, alumno regular) Siguiendo con el préstamo, al alumno se le indica la fecha de devolución del
libro (dentro de 48 hrs.) y se le devuelven sus documentos.

El otro procedimiento se aplica para préstamos en sala. En esos casos, se piden los datos del
alumno y se valida con el pase escolar. Se le solicita también la sala en la que estará, el docente
encargado y la hora a la que debe devolver el libro. (Dentro de 3 hrs)

¿Qué hacen con los libros dados de baja?

Los libros dados de baja, a pesar de no tener un procedimiento oficial establecido, son donados a
instituciones o se utilizan como canje para solicitar nuevos libros.

¿Cómo se catalogan los libros?

Los libros son ingresados a una base de datos (remota) llamada ALEPH, en la cual el Director de la
Biblioteca se loguea, ingresa y administra los datos de libros a ingresar. Es aquí donde se realiza
todo el proceso de ingreso de libros, catalogación, registros de circulación etc. En dicha BD los
libros se catalogan por tema: Historia, Filosofía, Matemáticas, Teatro, Literatura, etc. Y a partir de
esto, se clasifican según Autor, Título, Año de Publicación, N° Edición, etc. Al terminar con el
ingreso, se entiende que los libros quedan disponibles para ser solicitados por los alumnos.

¿Realizan algún tipo de mantención a los libros?

Si. Dependiendo del uso que se les dé a los libros y del deterioro que pudiese presentar un libro, se
les realiza un plastificado, pegado de hojas sueltas, etc.

¿Se pueden realizar sugerencias de adquisiciones de libros?

Si. Aunque se debe seguir el conducto regular establecido para tales fines. El conducto regular
indica que el alumno debe dar a conocer su sugerencia a través de un docente, con el formulario
indicado para ello. Sin embargo queda a criterio de los encargados, la decisión con respecto a
dicha solicitud.

¿Qué medios utilizan para respaldar la información relevante de la Biblioteca?

La lista de alumnos regulares, así como la lista de alumnos morosos, la información de los
Inventarios de Rutina y otro tipo de planillas, se almacenan digitalmente en planillas Excel. Las
Guías de Despacho, Solicitudes Bibliográficas y otro tipo de documentos, son almacenados en
archivadores habilitados para ello. La información de los libros disponibles para ser solicitados, es
almacenada en la base de datos antes mencionada.

¿Poseen algún mecanismo de respaldo de la información ante algún desastre natural o

intencional?

No. Lamentablemente no estamos preparados para una eventualidad como la que me describe. Se
está trabajando en ese tema actualmente.