Centro de Formación e Investigación Continua

Actos Preparatorios en las

Contrataciones del Estado

Diplomado: Contrataciones del Estado

Sesión: II
Expositor: Mg. Alberto Rojas Balletta
Fecha: Sábado, 11 de Junio del 2016 - Lince
Responsables del Proceso de Contratación

 ORGANO ENCARGADA DE LAS CONTRATACIONES

 Planifica y efectúa las acciones de abastecimiento al interior de la
Entidad.

 Se encarga de formular el requerimiento anual de los bienes y

servicios conforme a la información que recaba de las áreas usuarias.

 Cuando ello ocurre la dependencia realiza una labor de investigación

para establecer con precisión las características de aquello que se
desea adquirir o contratar.

X
Responsables del Proceso de Contratación

 ÁREA USUARIA
 Es la dependencia encargada de realizar los requerimientos de
bienes, servicios y obras que necesita para cumplir sus metas.

 El artículo 5 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado,

establece que: “El área usuaria es la dependencia de la Entidad
cuyas necesidades pretenden ser atendidas con determinada
contratación, o que, dada su especialidad y funciones, canaliza los
requerimientos formulados por otras dependencias.”

 El artículo 11, establece que: “El área usuaria es la responsable de

definir con precisión las características, condiciones, cantidad y
calidad de los bienes, servicios u obras que requiera para el
cumplimiento de sus funciones.”

X
Fases del Proceso de Contratación Pública

X
1. Plan Anual de Contrataciones
Plan Anual de Contrataciones
 Es un instrumento de gestión, a través del cual se programarán las
contrataciones que se realizarán en un ejercicio presupuestal, a fin de
satisfacer las necesidades de la Entidad, de acuerdo con los objetivos
estratégicos Sectoriales de cada Pliego, a fin de cumplir con sus metas
institucionales.
 Sus características son:
 Público: La norma de contrataciones públicas exige que el PAC se
encuentre a disposición y conocimiento del público en general, a través
de la página web del OSCE, la página web de la Entidad, si la tuviese, así
como en el local de la Entidad al valor de su reproducción.
 Formal: Su aprobación y modificación requiere de documento formal,
aprobado por autoridad competente.
 Obligatorio: Todas las Entidades bajo el ámbito de la Ley de
Contrataciones del Estado se encuentran obligadas a formular su PAC.
 Integral: El PAC agrupa todas las contrataciones que la Entidad realizará.

X
Contenido Mínimo del PAC

 El objeto de la contratación.
 La descripción de los bienes, servicios u obras a contratar y el
correspondiente código asignado en el Catálogo.
 El valor estimado de la contratación.
 El tipo de proceso que corresponde al objeto y su valor estimado, así
como la modalidad de selección.
 La fuente de financiamiento.
 El tipo de moneda.
 Los niveles de centralización o desconcentración de la facultad de
contratar.
 La fecha prevista de la convocatoria.
 Se incluye todas las adquisiciones con independencia del régimen que
las regule o tipo de proceso.

X
Programación Presupuestal

 ¿Qué, para qué y cuánto adquirir?

 Cada área usuaria planifica sus actividades.
 Determina los insumos que requiere utilizando el formato
Cuadro de Necesidades elaborado por la Oficina de
Administración (Logística), el cual contempla:
 Código del catálogo de bienes y servicios
 Consumo histórico móvil del producto y costo unitario
vigente, según data de Almacén.
 Determina nuevos servicios que requerirá.
 Los servicios generales los determina la Logística

X
Programación Presupuestal

 Determinación de valores estimados por el Órgano encargado de

las Contrataciones:
 Resumen de necesidades a nivel global
 Valorización de necesidades que no cuentan con costo
definido: revisión de precios de compra recientes (SEACE),
cotizaciones, etc.
 Ajuste de cifras según principales indicadores del Marco
Macroeconómico Multianual

X
Formulación Presupuestal

 Demanda Global y Presupuesto:

 Definición de metas presupuestarias
 Ajuste de demanda de gastos según nivel de ingresos.
 Uso de la escala de prioridades.
 Oficina de Presupuesto determina las fuentes de financiamiento
disponibles para las contrataciones.
 Órgano encargado de las contrataciones determina qué tipo de
requerimientos ingresan al proyecto PAC.
 Se determina el proceso de selección correspondiente.
 ¿Fechas probables de convocatoria?

X
Determinación de Necesidades

 Consiste en identificar las necesidades de bienes, servicios y

obras.
 Para definir las necesidades es necesario que las metas estén
claramente formuladas en términos de:
 Naturaleza de lo que se debe realizar
 Cantidad que se va a producir,.
 Tiempo o duración para culminar o alcanzar una cantidad
determinada
 Características técnicas de la meta
 Cantidad de personal que se prevé emplear para ejecutar la
meta .

X
Determinación de Necesidades

 Meta, Unidad Responsable y Cantidad de Personal.

 Código del bien o del servicio definido por el proceso de
catalogación
 Denominación del bien o del servicio.
 Unidad de Medida.
 Precio Unitario (por cada unidad del bien o servicio), sirve
como dato de referencia.
 Unidades necesitadas.
 Periodo en que se necesita contar con el bien o usar el
servicio.
 Valor total estimado, que se obtiene multiplicando: Total de
unidades necesitadas X Precio Unitario.

X
 Resumen Gráfico de Programación y Formulación

Define Bb y Ss con Proyecto O.P. proyecta

proceso de PAC I financiamiento
selección
Oficina de
Presupuesto
Utiliza indices Si no cubre, ajusta
Proyecto proyecto PAC en
macro-
PAC II coordinación
económicos

Órgano
encargado de las El presupuesto se
Valoriza el Cuadro remite al MEF para
contrataciones
de Necesidades su revisión.

El presupuesto se
Areas usuarias
incluye en el
presentan
INICIO FIN proyecto de Ley de
requerimientos
Presupuesto.
13
X
Fase de Elaboración y Aprobación Presupuestal

 Evaluación del PAC que culmina:

 Procesos de selección no convocados.
 Procesos declarados desiertos o nulos.
 Procesos de selección en curso.

 Incidencia del POI que culmina:

 Actividades pendientes de ejecución
 Actividades en proceso (ejecución contractual)
 Actividades dependientes

X
Fase de Elaboración y Aprobación Presupuestal
 En base a la evaluación efectuada, las áreas usuarias:
 Actualizan o ratifican los requerimientos y precisan la fecha en que los
necesitan.
 Remiten los requerimientos técnicos mínimos de las contrataciones que
se efectuarán durante el primer trimestre.

 Revisión del presupuesto aprobado:

 Presupuesto asignado por actividades / proyectos y genéricas del gasto.
 Contraste y reasignación según la demanda de gasto actualizada (escala
de prioridades).
 Ajuste de metas presupuestarias.
 Ajustes de información del proyecto PAC.
 Listado de contrataciones pendientes para buscar nuevas fuentes de
financiamiento.

X
Resumen Gráfico de Elaboración y Aprobación
Oficina de Presupuesto
Verifica cifras en
Órgano Incluye P.S. en
encargado las cadenas
proyecto PAC.
de las funcionales
contrataciones
Coordina con
usuarios la Ajusta distribución
prioridad de los
mensual del PIA.
gastos.

Revisa procesos
pendientes del PAC
que culminó PAC de la
Entidad

Planeamiento
INICIO evalúa las FIN
actividades
pendientes POI. X
 2ª ETAPA PAC: Fase de Aprobación Presupuestal
Oficina de Presupuesto
Verifica cifras en
Órgano Incluye P.S. en
encargado las cadenas
proyecto PAC.
de las funcionales
contrataciones
Coordina con
usuarios la Ajusta distribución
prioridad de los
mensual del PIA.
gastos.

Revisa procesos
pendientes del PAC
que culminó PAC de la
Entidad

Planeamiento
INICIO evalúa las FIN
actividades 17
pendientes POI.
Modificación del PAC

 Causas de modificación:
 Asignación presupuestal
 Reprogramación de las metas institucionales

 Formas:
 Cuando se tenga que incluir o excluir procesos de selección
 Cuando el valor referencial difiera en más del 25% del valor
estimado y ello varíe el tipo de proceso de selección.

X
Difusión del PAC

 Aprobación y difusión de las modificaciones se hará en la forma

prevista para su aprobación inicial

 PRODUCE tiene acceso a la base de datos de los Planes Anuales en

el SEACE para su análisis y difusión entre las MYPES.

 El PAC estará a disposición de los interesados en el órgano

encargado de las contrataciones, en el portal de la Entidad.

X
Fases del Proceso de Contratación Pública

X
2. Expediente de Contratación
Expediente de Contratación

 Todo expediente debe contener:

 Toda la documentación del proceso (desde requerimiento del área
usuaria hasta culminación del contrato).
 Las ofertas no ganadoras.
 La disponibilidad de recursos y su fuente de financiamiento.

 El expediente estará en custodia del OEC.

 Su finalidad es contar con la información técnica, económica y

selectiva que permita a la Entidad obtener una oferta idónea, con
la calidad requerida o mejorada y a costo o precio adecuado.

X
Contenido del Expediente de Contratación

 Requerimiento y/o Solicitud del área usuaria: Características técnicas

mínimas, cantidad, período de contratación, lugar de entrega, plazo,
forma de pago, etc.
 Especificaciones técnicas (Bienes).
 Términos de referencia (Servicios).
 Expediente técnico (Obras).

 Estudio de posibilidades que ofrece el mercado para:

 Determinar valor referencial
 Pluralidad de marcas y postores
 Ajuste a características
 Propuesta de factores
 Distribución de la buena pro

X
Contenido del Expediente de Contratación

 Modalidad de ejecución contractual

 Disponibilidad Presupuestal
 Modalidad y Sistema de Contratación y Selección
 Resumen ejecutivo
 Tipo de proceso:
 Licitación Pública
 Concurso Público
 Adjudicación Directa
 Adjudicación de menor cuantía

X
 Resumen Elaboración del Expediente de Contratación

Estudio de Sist. Selección y

• Especificaciones mercado • Gastos previstos Contratación
técnicas • Valor Referencial • Fuente de • Tipo de procesos
• Términos de • Postores financiamiento • Modalidades
referencia • Previsiones
• Características • Sistemas
Requerimientos • Buena pro Disposición
PAC Presupuestal

X
Requerimiento

 El área usuaria es la responsable de definir con precisión las

características, condiciones, cantidad y calidad de los bienes,
servicios u obras, así como la finalidad pública de dicha
contratación.

 El OEC con la autorización del área usuaria y, como resultado del

estudio del mercado, podrá ajustar las características de lo que
contratará.

X
Requerimiento

 Se deben tener en cuenta los siguientes puntos:

 Estándares de calidad claramente especificados.
 Definición clara de las condiciones de entrega (cantidad, oportunidad,
tiempos de respuesta)
 Incorporación de normas reglamentarias para la definición de las
CCTT.
 No exista restricciones innecesarias/ requerimientos ambiguos
 Documentación necesaria
 Finalidad pública
 Características técnicas
 Normas Reglamentarias: Reglamentos técnicos (DISCAMEC), Normas
Metrológicas (INDECOPI), Normas Sanitarias (Salud), Reglamentos
sectoriales, Normas Técnicas Nacionales e Internacionales.

X
Precisiones en el Requerimiento

 Deben ser congruentes, proporcionales y razonables en función al

mercado.

 Deben incidir sobre los objetivos, funciones y operatividad de los bienes,

servicios u obras.

 Deben cumplir con las normas nacionales aprobadas por autoridades

competentes.

 No aludir a marcas o nombres comerciales, diseños, fabricantes, ni

descripción que oriente la adquisición o contratación de marca,
fabricante o tipo de producto específico.

X
Estudio de Mercado

 En función de las características técnicas definidas por el área usuaria, el

OEC (Logística/Abastecimiento) evaluará las posibilidades que ofrece el
mercado para determinar:
 El valor referencial
 La existencia de pluralidad de marcas y/o postores
 La posibilidad de distribuir la buena pro
 Información que pueda servir para establecer factores de evaluación
 Ajustes a las características y/o condiciones de lo que se va a
contratar, entre otros aspectos

X
Valor Referencial

 El Valor Referencial es determinado sobre la base de un estudio de las

posibilidades de precios y condiciones que ofrece el mercado, efectuado
en función técnicas o términos de referencia y los costos estimados en el
Plan Anual de Contrataciones.

 Evaluar alternativas técnicas y posibilidades que ofrece el mercado debe

permitir la concurrencia de la pluralidad de proveedores en el mercado,
evitando incluir requisitos innecesarios cuyo cumplimiento sólo
favorezca a determinados postores.

Se determina a partir de dos (2) fuentes como mínimo

Presupuestos
Precios Históricos Precios del SEACE Estructura de Costos
/Cotizaciones

X
Valor Referencial

 El VR es de carácter PÚBLICO.

 Puede ser declarado de carácter RESERVADO cuando la naturaleza de la

contratación lo haga necesario, cuando se trate de bienes, servicios u
obras que revisten complejidad o cuando conlleven innovaciones
tecnológicas (justificación debida).

 El VR siempre será informado al SEACE.

X
¿Qué debe incluir el Valor Referencial?
 El costo del Bien o Servicio, además de su margen de comercialización o
utilidad.

 Tributos, Seguros, Costos de Transporte al punto de entrega,

Inspecciones, Pruebas solicitadas, Costos Laborales y cualquier otro
concepto.

 En casos de servicios de Intermediación Laboral, el VR debe calcularse

respetando todas las normas laborales.

 Servicios de Cobranzas o Recuperaciones

 Honorarios de éxito: El V.R. es la suma del honorario fijo más el

honorario de éxito. Se considerará monto máximo que la Entidad pagaría
como honorario de éxito.

X
Metodología y Antigüedad

 Metodología:
 Mayor y menor valor (cotizaciones o precios históricos)
 Promedio (cotizaciones o precios históricos o mixto)
 Catálogos
 Estructura de costos
 Precios SEACE

 Antigüedad:
 BIENES Y SERVICIOS: 03 meses desde aprobación del Expediente de
Contratación.
 CONSULTORÍA DE OBRA: 06 meses desde aprobación del expediente de
contratación.
 OBRAS: 06 meses contados desde fecha de determinación del presupuesto
de obra consignada en el expediente técnico.

X
Límites del Valor Referencial

 Para Bienes y Servicios, las propuestas que excedan VR serán devueltas,

sin límite mínimo.

 Obras: No deben exceder el 10% del VR, ni menor 90%.

 Consultoría: No menor del 90%.

X
Disponibilidad Presupuestal

 Contenido de la Certificación Presupuestal:

 Fuente de Financiamiento
 Cadena Funcional Programática y del gasto
 Monto al cual asciende la certificación con las anotaciones del caso
 Previsión presupuestal, más de un ejercicio fiscal.

 Coordinación Previa con el área Presupuestal

 Para otorgar la disponibilidad presupuestal se debe tener en cuenta el

numeral 5) del artículo 77º de la Ley Nº 28411, Ley del Sistema Nacional
de Presupuesto y modificaciones.

X
Disponibilidad Presupuestal

 Numeral 5) del artículo 77º de la Ley Nº 28411:

 “Para efectos de la disponibilidad de recursos y la fuente de

financiamientos para convocar procesos de selección, a que se
refiere el artículo 12º del D.L. 1017, se tomará en cuenta la
certificación del gasto correspondiente al año fiscal en curso por el
Jefe de la Oficina General de Administración o la que haga sus veces
en el pliego presupuestario, que garantice la programación de los
recursos suficientes para atender el pago de las obligaciones de los
años fiscales siguientes”.

X
Sistema de Contratación y Modalidades de Ejecución

 Sistema de contratación:
 Suma alzada (Monto fijo integral)
 Precios unitarios (Monto según lo ejecutado)
 Sistema mixto (Magnitud y cantidad no definida (P.U.) y lo definido
(Obras)

 Modalidades de ejecución contractual:

 Bienes y ejecución de obras
a) Llave en mano
b) Sistema mixto (Magnitud y cantidad no definida (P.U.) y lo
definido (Obras)

X
3. Comité Especial
Comité Especial

 Es el encargado de conducir el proceso, desde la elaboración de las

Bases hasta la culminación del proceso.

 Integrado por tres (3) miembros: Uno pertenece al área usuaria, y otro al
Órgano Encargado de las Contrataciones de la Entidad.

 Necesariamente alguno de los miembros deberá tener conocimiento

técnico en el objeto de la contratación.

 Debe instalarse al día siguiente de la designación, notificada junto con el

Expediente de Contratación.

X
Modalidades de Comité Especial

 Comité Especial (ad hoc): Para cada tipo de proceso de selección, salvo
menor cuantía (opcional).

 Comité Especial Permanente: Para procesos de Adjudicaciones Directas

y las Menores Cuantías.

 Comité Unipersonal: El órgano encargado de las contrataciones tendrá a

su cargo la realización de los procesos de adjudicación de menor cuantía.

X
Funciones del Comité Especial

 Consultar o proponer las modificaciones de características técnicas o del

valor referencial.

 Elaborar las Bases / Convocar al proceso.

 Absolver consultas y observaciones.

 Evaluar propuestas / Otorgar la Buena Pro/ Declarar desierto el proceso.

 Si duda sobre exactitud de un documento, informará a la OEC para la

inmediata fiscalización posterior. No suspende el proceso, y comunicará,
en su caso, al Tribunal de Contrataciones del Estado.

X
Funciones del Comité Especial

 No tiene competencia directa para modificar:

 Cantidad, plano o dimensión de bien, servicio y obra.

 Características y especificaciones.

 Valor referencial.

 Financiamiento.

 Tipo de proceso.

X
Impedimentos del Comité Especial

 No pueden ser miembros del Comité Especial:

 Titular de la Entidad

 Los funcionarios que tengan atribuciones de control y fiscalización.

 Los funcionarios que por delegación hayan aprobado el Expediente

de Contratación, las bases, designado el Comité Especial o tengan
facultades para resolver el recurso de apelación.

 Los funcionarios, servidores públicos o expertos independientes que

hayan sido sancionados por su actuación como integrantes de un
Comité Especial.

X
Acuerdos y Quórum del Comité Especial

 El quórum se da con la presencia del número total de miembros

titulares.

 Los acuerdos se adoptan por unanimidad o por mayoría.

 No cabe la abstención por parte de ninguno de los miembros. En caso de

ausencia de un miembro se reemplaza por el suplente.

 Se termina la función del Comité Especial con la buena pro consentida, o

la cancelación del proceso.

X
4. Bases
Elaboración de las Bases

 Son las reglas básicas de un proceso de selección, orientadas a

establecer mecanismos eficientes inspirados en los principios de las
contrataciones públicas, a fin de elegir la mejor propuesta.

 Aspectos que regula

 Requerimiento
 Reglas de procedimiento
 Derechos y obligaciones

 ¿Quién aprueba las bases?

 El Titular de la Entidad o Funcionario por delegación, por escrito.
 No aprueba quien elabora las bases.

X
Contenido Mínimo de las Bases
 Las condiciones mínimas que se refiere el Art. 26 de la Ley de Contrataciones del
Estado, son:
 Mecanismos que fomenten la mayor concurrencia de postores
 Características técnicas
 Garantías
 Plazos y mecanismos de publicidad
 Sistema y/o modalidad
 Cronograma del proceso de selección
 Método de evaluación y calificación de propuestas
 Pro forma del contrato
 El Valor Referencial / fórmulas de reajuste
 Los mecanismos que aseguren la confidencialidad de las propuestas.

 Las consultas y observaciones deben ser fundamentadas y sustentadas y se

comunicarán, de manera oportuna y simultánea, a todos los participantes a
través del Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE),
considerándose como parte integrante de las Bases.

X
Errores Frecuentes
 Aprobación del Plan Anual fuera de plazo o sin publicación.

 Inclusión de procesos de otros regímenes (convenio, compras extranjeras,

etc.)

 No precisar si se trata de procesos años anteriores (Ej. Procesos desiertos).

 No determinar correctamente el objeto de contratación ni el tipo del

proceso de selección.

 Indicios de fraccionamiento

 El Plan Anual no representa en la práctica, el requerimiento anual,

apreciándose que los usuarios presenten requerimientos sucesivos durante
todos los meses del año.

X
Conclusiones

 Las entidades públicas cuentan con una serie de instrumentos para

orientar su gestión estratégica y operativa.

 Si su elaboración es coordinada entre las áreas de Planeamiento,

Presupuesto, Contrataciones y el área usuaria se transforman en una
verdadera herramienta de gestión.

 En la fase de programación y de ejecución contractual, el sistema de

contrataciones está estrechamente vinculado al sistema de presupuesto.

 Se requiere una buena programación de los gastos para el cumplimiento

oportuno del pago a los proveedores.

X
Conclusiones

 No sólo debemos planificar la gestión sino también evaluar

periódicamente los resultados obtenidos.

 El PAC como herramienta de gestión logística para el monitoreo de las

contrataciones, requiere de una evaluación periódica para mejorar
aspectos internos de gestión de la Entidad.

 El sistema de contrataciones públicas está interrelacionado con los

sistema de planificación, presupuesto y tesorería, sin ellos no funciona.