CLASIFICACION Y

CODIFICACION DE
MATERIALES
SISTEMAS DE CLASIFICACION Y
CODIFICACION DE MATERIALES
Por qué se clasifican las mercaderías
1)Simplificar la localización de los materiales en sistemas,
así como las informaciones vinculadas a ellos;
2)Simplificar las transacciones ínter empresariales
realizadas a través del comercio electrónico;
3)Asociar estos grupos a segmentos del mercado, cuentas
contables, requisitos de calidad y clasificaciones fiscales
(estructurar informaciones agrupadas);
4)Posibilitarla actualización en masa de informaciones
vinculadas directamente con los materiales y servicios;
5)Facilitarla administración: “soursing”, imputaciones
automáticas y estadísticas para la gestión, etc.
 SISTEMAS DE CLASIFICACION Y
CODIFICACION DE MATERIALES

CODIFICACION DE MATERIALES
• Se realiza una codificación numérica en forma sistemática, entre otros
conceptos, a las existencias del almacén. Esto es necesario dada la cantidad
y variedad de elementos que se guardan y deben manejarse diariamente
(ingresos, egresos, devaluaciones). La identificación en forma codificada, es
una práctica ampliamente generalizada, siguiendo diversos criterios de
reglas ordenadas.
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CODIFICACION DE MATERIALES
CATALOGACION DE MATERIALES
• Podemos denominar catalogación de un material a la identificación,
clasificación y especificación del mismo, de manera de poder identificarlo
mediante un código, un nombre y una descripción. Con la catalogación se
persigue la creación de un lenguaje único que simplifique todo el control
administrativo de los artículos y especialmente la adquisición de los mismos.
En el proceso de catalogación, por un lado se especifican datos técnicos de
dimensión, calidad, estructura, etc. que definen las características de los
materiales/ objetos considerados y por otro se realiza la normalización de
dichos elementos, o sea se establece un estándar que define cada producto
normal o tipo.
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CODIFICACION DE MATERIALES

FUNDAMENTOS DE LA CATALOGACIÓN:
Clasificación de los materiales / objetos considerados, con posibilidad de
presentar “subclasificaciones” de manera de organizarlos de manera jerárquica,
facilitando su ubicación. A la estructura de clasificación podríamos denominarla
de grupos / subgrupos. Un ejemplo de clasificación de productos y servicios es
el promovido por las Naciones Unidas. Generación de descripciones a partir de
la definición de “plantillas” de información. Generación de un código, en base a
los grupos, plantillas, e información del artículo.
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CODIFICACION DE MATERIALES

BENEFICIOS IMPORTANCIA DE LA CATALOGACIÓN

• Generar un lenguaje único para la definición de ítems de manera simple y
accesible para todos los usuarios. Generar descripciones estándar de cada
uno de los elementos de una familia. Prevenir la generación de descripciones
incompletas de los mismos. Facilitar el proceso de compra de dichos
elementos. Posibilidad de evaluar el intercambio de artículos provenientes de
distintos fabricantes. Permitir la correcta identificación y control de los
artículos, posibilitando la racionalización de sus inventarios. Reducir el
número de ítems duplicados.
• I. Tener un lenguaje único en toda la compañía
• II. Reducir el tiempo de gestión de compras, almacenes,
mantenimiento, operaciones y administración.
• III. Evitar duplicaciones en inventarios y sistemas.
• IV. Evitar obsoletos (por no saber que son o donde se usan).
• V. Identificar los componentes de cada equipo.
• VI. Estandarizar insumos y repuestos.
• VII. Evitar ambigüedades y falta de información.
• VIII. Reducir los tiempos de búsqueda en los sistemas y en almacén
• . IX. Tener seguridad que lo utilizado es lo necesitado.
• X. Tener confianza en el sistema de información
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CODIFICACION DE MATERIALES

INFORMACIÓN ADICIONAL QUE PODRÍA SUMINISTRAR EL CATÁLOGO PARA

CADA ARTÍCULO.
• Equipos en que se utiliza el material
• Fabricante
• Código de fabricante
• Unidad de medida
• Diagramas o fotografías
• Documentos asociados
• Estado (nuevo, reparado, etc.)
• Otros valores
 SISTEMAS DE CLASIFICACION Y
CODIFICACION DE MATERIALES
VEAMOS ALGUNOS EJEMPLOS QUE NOS INDICAN LA IMPORTANCIA DE
UN BUEN PROCESO DE CATALOGACIÓN
• Códigos duplicados de repuestos que generaban por un lado excesivo
inventario de materiales, aparentemente sin movimiento, y por otro
demoras en trabajos de mantenimiento por faltante de materiales, cuando
en realidad los mismos estaban disponibles en stock con una identificación
incorrecta.
• Requerimientos pasados a Compras en los que se solicitaba de manera
duplicada el mismo elemento con distinto código / descripción.
Descripciones imprecisas en dichos requerimientos, que obligaban a los
compradores a buscar información adicional.
 SISTEMAS DE CLASIFICACION Y
CODIFICACION DE MATERIALES
• Generación de nuevos códigos para ítems idénticos a otros que
anteriormente se habían comprado, habían sido identificados de manera
incompleta/ imprecisa, y ya se habían agotado. Pero al generar un nuevo
código para objetos, en algún momento catalogados de manera incorrecta,
se agrandaba innecesariamente el “Maestro de Materiales” obligando a
repetidas depuraciones del mismo.
• Vale la pena enfatizar la magnitud de los perjuicios económicos,
innecesariamente generados con estas situaciones, sin duda evitables si se
hubiera utilizado un procedimiento correcto de catalogación.
 SISTEMAS DE CLASIFICACION DE MATERIALES
POR CENTROS DE COSTOS Y/O EQUIPOS
• Este sistema consiste en crear una nomenclatura jerárquica de códigos de
acuerdo al centro de costo donde o el equipo donde va a ser utilizado el
material, ejm.
SISTEMAS DE CLASIFICACION DE MATERIALES
POR CENTROS DE COSTOS Y/O EQUIPOS

• Ejemplo
M-ME-10-0001 : Culata p/motor Waukesha P9390
M-ME-20-0002: Rodamiento tensor p/motor Waukesha P48Gl
M-BC-30-0005: Sello mecánico p/bomba SCHMITT

I-TR-30-0005: Contacto aux. p/transm. nivel ROSEMOUNT

I-MD-10-9990: Dial marco p/termómetro ASCHCROFT
OTROS SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN
1)El UPC (Uniform Code Concil) mantiene, por delegación de la ONU, la
estructura de categorías del UNSPSC, que se publica en el sitio
www.unspsc.org.

2)El UNSPSC se publica en 13 idiomas y tiene cerca de 47.0000 categorías para

todo que vende o se compra, incluso servicios públicos.

3)Cada empresa debe hacer simplificaciones en esa estructura, acordes con

las reglas del UNSPSC y direccionada para las necesidades de la Compañía.
La estructura del UNSPSC es jerárquica y tiene cuatro
niveles. Cada nivel está representado por un número de
dos dígitos. De esta forma, cada categoría se encuentra
representada por un código de ocho dígitos.

Ejemplo: Electroductos (CONDUIT)

39 12 12 02
“Mercadería”: Electroducto

“Clase”: Conductos para hilos y cables eléctricos

“Familia”: Componentes y Suministros

“Segmento”: Sistemas Eléctricos

 SEGMENTOS DE LA UNSPSC

Materias Equipamientos Componentes Productos

Servicios
Primas Industriales y Suministros Finales

Segmentos 10 a 15 Segmentos 20 a 27 Segmentos 30 a 41 Segmentos 42 a 60 Segmentos 70 a 94

USO DE GRUPO DE MERCADERIAS O
ARTICULOS
 ¿POR QUÉ SE AGRUPAN MATERIALES Y
SERVICIOS EN CATEGORÍAS?
1)Simplificar las transacciones ínter empresariales realizadas a través del
comercio electrónico;
2)Asociar estos grupos a segmentos del mercado, cuentas contables,
requisitos de calidad y clasificaciones fiscales (estructurar informaciones
agrupadas);
3)Simplificarla localización de los materiales en sistemas, así como las
informaciones vinculadas a ellos;
4)Posibilitarla actualización en masa de informaciones vinculadas
directamente con los materiales y servicios;
5)Facilitar la administración: “soursing”, imputaciones automáticas y
estadísticas para la gestión, etc
 GENERACIÓN DE CÓDIGOS
• Con en el ejemplo anterior, se verificará que el mismo grupo de artículos o
categoría puede soportar muchos ítems los cuales tienen que poseer un
lenguaje estructurado para poder catalogarlo y evitar duplicidades llamado
padrón.
39121202 : Electroductos (conduit)
15151: Conduit rigido; diámetro nominal 2”; norma C-10; espesor SCH-40;
conexión roscada NPT; acero galvanizado.
15152: Conduit rigido; diámetro nominal 1”; norma C-10; espesor SCH-40;
conexión roscada NPT; acero galvanizado.
15153: Conduit rígido; diámetro nominal 2”; norma C-10; espesor SCH-40;
conexión roscada BSPT; hierro maleables ASTM A-198.
15154: Conduit rígido; diámetro nominal 1 1/2”; norma C-10; espesor SCH-40;
conexión roscada BSPT;; acero galvanizado.
.
PADRON DECRIPTIVO DE MATERIALES
O MERCADERÍA
•El Patrón de Descripción de Mercaderia (PDM) es una estructura
de informaciones (taxionomia) que establece y ordena los elementos
necesarios para formular las descripciones de los materiales,
servicios o productos de una compañía pertenecientes a un
determinado Grupo de Artículos.

•Los atributos del PDM son identificados por un nombre que no

puede repetirse. Ellos son vinculados al Grupo de Artículos que
encabeza la taxonomía, y marcados con una prioridad que determina
su orden y define su obligatoriedad. Los que tienen prioridad de 1 a
15 son de selección obligatoria. De 16 en adelante son de uso
opcional
 PADRON DECRIPTIVO DE MATERIALES O
MERCADERÍA

•Los valores del PDM dependen del atributo, es decir que son la
particularizacón directa del material, la selección de una serie de ellos
generan la descripción
GRUPO DE ARTICULOS 31171507: Rodamiento Axial TEXTO DE COMPRAS

Nombre rodamiento axial Rodamiento axial

Tipo rodamiento axial de bolas

Diámetro interno rodamiento axial DI 4 mm

Diámetro externo rodamiento axial DE 12 mm

Rodamiento axial; de bolas; DI 4 mm; DE
Ancho rodamiento axial ancho 3,18 mm 12 mm; ancho 3,18 mm; jaula de acero;
apoyo doble; con anillo de caja esférico;
Material Jaula rodamiento axial jaula de acero NTN; P/N 12345
Apoyo rodamiento axial apoyo doble

Adicionales rodamiento axial con anillo de caja esférico

FABRICANTE NTN

NUMERO DE PARTE 12345