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ESTUDIO DE CASO "JUGUETERÍA GEPETTO"

PRESENTADO POR

Michael Carreño
Julio Guzmán Mahecha

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

1382506 TECNOLOGO EN GESTION LOGISTICA

PRESENTADO A LA INSTRUCTORA:

Maria Angelica Avilán Borja

Bogotá, Cundinamarca
Junio de 2018

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Tabla de contenido
Portada .......................................................................................................................... 1
Tabla de contenido ....................................................................................................... 2
Introducción .................................................................................................................. 3
Objetivo ...................................................................................................................... 4
Desarrollo de la actividad.. .......................................................................................... 8
Conclusiones ................................................................................................................ 9
Webgrafía ................................................................................................................... 10

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INTRODUCCION

Las empresas presentan diferentes estructuras organizacionales en donde unas son más
robustas que otras, unas tienen diferentes tipos de socios o como el caso presentado son
empresas familiares. Estas empresas familiares normalmente se destacan por tener una
estructura en donde los integrantes tienden a abarcar varias funciones o responsabilidades
sin un norte y este mismo desorden impacta en el desorden de segregación defunciones y
por consiguiente en los subprocesos, los costos, los recursos entre otros.

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OBJETIVOS

 Leer y analizar el caso de estudio de la juguetería “Gepetto”.

 Diseñar solución logística a la nueva re estructuración de la empresa juguetería
“Gepetto” para optimizar los costos y mejorar la rentabilidad.
 Analizar las diferentes variables que comprende toda la red logística, para encontrar
el mejor desarrollo de la juguetería “Gepetto”

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DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD:

Caso Juguetería “Gepetto”

La juguetería “Gepetto” es una empresa que tiene diferentes características y en las que
vamos a profundizar para determinar la mejor solución logística para el desarrollo de esta
misma.

 Características:
 Más 25 Años de experiencia.
 Juguetes de madera.
 Empresa familiar.
 Se realizó inversión para aumentar capacidad a un 150% (razón: posibilidad de
exportar).
 Deseos: tener una propuesta administrativa flexible.
 Contratar un nuevo gerente que logre el mejoramiento de: Descentralización de
funciones y responsabilidades.
 Sistematización de la información.
 Manejo de inventarios.
 Gestión del almacenamiento.
 Planeación y programación de la producción.
 Programación de insumos, mantenimiento de maquinaria y equipo.
 Gestión y administración de la venta.

Inicialmente opino que la dependencia de una sola persona para una compañía no es buena
y que todos los procesos se deben manejar de manera segregada en cuanto a las funciones
de los cargos. Considero también que los procesos en una compañía se deben sistematizar
para mejorar el manejo del inventario y el control de los procesos.

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Pienso que la empresa al tener la presión de aumentar su producción, debe tomarlo como
una oportunidad de cambio, empezando por una reestructuración interna y externa, en
donde se deben contemplar los cargos existentes que se mantendrán, los que se quitan y
los nuevos. En esta reestructuración es importante saber que el conjunto de la empresa es
superior a cada una de sus partes. Analizando todo lo anterior se debe realizar un
organigrama oficial de los cargos de mayor a menor sin desmeritar la importancia de cada
uno y efectuar la creación de un nuevo manual de funciones y responsabilidades del cargo
se debe delimitar los objetivos de cada área o departamento.

Al encontrase en una situación de crecimiento de debe redefinir la vision, la misión, los

objetivos corporativos, políticas y valores corporativos, aprovechando su larga trayectoria y
que es una empresa familiar.

La empresa deberá sistematizar todas las informaciones y deberá estandarizar toda su

documentación, y sus BPM, BPD.

Teniendo en cuenta que se realizará una fuerte inversión en maquinaria el encargo de

logística deberá caracterizar los actores de la red y la función que tendrá cada uno de ellos
y cómo la empresa se relacionará con cada uno. Se deberá ampliar la red de proveedores
ya que al aumentar la capacidad de producción se necesitarán más de estos. En cuanto a
la rotación de inventarios de producto en proceso y terminado se deberá establecer la
capacidad de las bodegas y cómo se realizará el control del mismo, con el fin de parar el
hecho de que se tiene producto terminado por largo tiempo punto que ocasiona sobre
costos innecesarios.

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La creación de nuevas áreas o departamentos es esencial en la nueva estructura

administrativa de la empresa, ya que jugaran un papel muy importante al impactar
directamente en el aprovisionamiento, producción y distribucion. Se debe llevar un control
adecuado de inventarios de materias primas e insumos y producto terminado y de realizar
las actividades relacionadas con pronósticos de ventas, pedidos, estrategias de captación
de mercado, seguimiento a proveedores y a clientes,

El señor Francisco es muy importante en la compañía y si se le delegan determinadas

funciones el estará al mando del área de producción aprovechando todo su bagaje. El
estará encargado de generar los informes de requisición de materias primas e insumos, de
la productividad, de velar por las actividades del área operativa y de orientar y garantizar
los objetivos del área de producción.

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De acuerdo a lo estudiado sería bueno que la empresa juguetería “Gepetto” tuviese:

 Un cambio en estructura organizacional ya que es necesario la creación de un

departamento de logística y descentralización de áreas debido a que la mayoría de
las actividades recaen sobre unos cuantos.
 Documentar caracterización de procesos con el fin de describir las características
generales del proceso ya que todos los procedimientos se encuentran en la cabeza
de una sola persona y esto puede conllevar a fallas en el proceso cuando esta
persona no pueda estar.
 Se debe crear unos manuales de procedimiento para cada una de las acciones,
desde los sistemas de información, los inventarios, la administración de las materias
primas hasta la asignación de Tareas y Puestos de Trabajo.

Por lo anterior encontramos que en la juguetería “Gepetto” puede hacerse el rediseño

logístico:

 Cambio en estructura organizacional

Es necesaria la creación de un departamento de logística y descentralización de áreas.

 Documentar caracterización de procesos

Con el fin de describir las características generales del proceso.

 Manuales de Procedimientos
 Asignación de Tareas y Puestos de Trabajo.

SUBPROCESOS, RESPONSABILIDADES Y RESPONSABLES

 COMPRAS • Compra de materia prima jefe de compras

Recibo de material

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 DISTRIBUCIÓN. jefe de distribución

Despachos

Transporte

Control de devoluciones

 T.I. Implementación y mantenimiento de red y equipos de sistemas informáticos

Ingeniero de sistemas.
 VENTAS – Preventa - Jefe de Ventas
 Venta

Servicio pos venta - devoluciones, quejas, sugerencias y garantías

 ALMACÉN - Inventarios

Layout bodega Jefe de Almacén

PRODUCCIÓN – Producción - Jefe de producción

 Control de calidad
 Sistematización de la información

Implementación de sistema de información gerencial ERP con el fin de brindar información

confiable en tiempo real.

Mediante los sistemas ERP se realiza el seguimiento de las diversas áreas de una
compañía, desde la fabricación de un producto, pasando por la logística, la distribución, el
control de stock, y demás.

 Manejo de inventarios

Con el uso del ERP se tiene el control del inventario en tiempo real, lo cual facilita la
programación de las compras de materia prima y producto.

Sin embargo, es necesario realizar semestralmente inventario físico, el cual se confronta

con el inventario sistematizado (ERP).

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VARIABLES DE COSTO

Es importante que la empresa y sus administradores tomen decisiones sobre el manejo y

las dimensiones todos los costos variables, ya que el nivel de costos incluido en estas
decisiones tiene un impacto primordial en las finanzas de la compañía. Un reporte confiable
de los costos reales, la estimación precisa de los costos proyectados y la integración
adecuada de estos costos en las decisiones administrativas, conforman un componente
básico en las operaciones de negocio que alcanzan los objetivos y metas de la compañía.

Las siguientes variables de costos se determinan entre los diferentes niveles de producción
y venta y que se deben tener en cuenta en la juguetería “Gepetto” son:

 Materias primas, mercancias

 Mano de obra (según se emplee)
 Empaques
 Fletes
 Mano de obra indirecta
 Impuestos
 Costo financiero

Si por ejemplo los costos variables en los meses anteriores tenían un promedio de
128’730.000 y teniendo en consideración que la empresa tiene como objetivo aumentar un
150% su productividad se puede entender que en el mes de la implementación las variables
de costo aumentarían de la misma manera y para realizar este calculo se pueden utilizar
técnicas proyectivas.

Mes Costos variables

enero $ 25.860.000
Febrero $ 26.300.000
marzo $ 25.000.000
abril $ 24.570.000
mayo $ 27.000.000
junio $ 193.095.000

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Costos variables
y = 2E+07x - 3E+07
$205,000,000
$185,000,000
$165,000,000
$145,000,000
$125,000,000
$105,000,000
$85,000,000
$65,000,000
$45,000,000
$25,000,000
enero Febrero marzo abril mayo junio

Todos los roles en los que esta involucrada directamente la empresa juguetería “Gepetto”
son demasiado importantes en el desarrollo de la cadena de suministro. Cada paso es
decisivo para la preparación y distribucion de sus juguetes para la venta, es decir los
procesos que se encargan de la planificación y coordinación para cumplir para poder llevar
a cabo la búsqueda de los recursos y merítales y la transformación de los mismos para de
esta forma poder comercializar sus productos o servicios.

El impacto de todas estas operaciones o subproceso en la red logística es de principio a

fin, es por ello que se debe crear conciencia en que la cadena de suministros común
comienza su proceso haciendo un análisis evaluativo del producto a suministrar, haciendo
énfasis en las características de los recursos necesarios para la fabricación o
transformación del mismo, posteriormente se hace la fabricación, se planea el
almacenamiento, luego la distribución, y finalmente la cadena se termina con el consumo
del producto; un error en cualquiera de los pasos originara un efecto en cadena en los
demás pasos a seguir.

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Las políticas pueden ser insuficientes para la creación, permanencia y el desarrollo de las
empresas, sobre todo las del sector industrial ya que estas mismas que ha perdido
competitividad frente a las empresas grandes.

Carree, et al. (2002) intentaron explicar la interrelación entre el número de emprendedores

y desarrollo económico; encontraron evidencia de que existe un equilibrio a largo plazo
entre el desarrollo económico y los emprendedores. De aquí la importancia de que el
gobierno fomente la creación y apoye la sobrevivencia de las empresas.

La intervención del gobierno en los negocios afecta la operación de las empresas. Unas de
ellas, como las familiares, son más vulnerables a los vaivenes políticos. Opinión de Raúl
Serebrenik Asesor, Autor, Conferencista e Investigado.

Las empresas familiares como juguetería “Gepetto” se ven afectadas en su rentabilidad

cuando los gobiernos cambian sus políticas económicas, o en su afán populista deciden
nacionalizar empresas o cuando las economías empiezan a demostrar inestabilidad

El impacto de una situación política inestable a una empresa multinacional no le afecta

tanto, ya que puede cerrar en un país en crisis o inestable y abrir en otro, pero a las
empresas de carácter familiares les hace más frágil y puede generar traumas de desempleo
o traslado de la empresa a otro país como está sucediendo con Venezuela.

Es importante que la empresa cree un ambiente de formación académica, empresarial y

social importante para su desarrollo y para el país, está es una estrategia que se
implementa en los países europeos de generar calidad de vida en la población, en estos
países los índices de empresas familiares son muy altos ya que las mismas juegan un papel
muy importante.

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El la juguetería “Gepetto” se debe rediseñar los procesos de la red logística:

 Aprovisionamiento – Planeación de aprovisionamiento.

En este proceso se debe ejecutar una planeación estratégica que comprenda la planeación
de gestión de inventarios, planeación de estrategias de compras, planeación de gestión de
calidad.

 Búsqueda selección registro y seguimiento de los proveedores (cotizaciones).

 Requisición de compras
 Requerimiento materia prima producción.
 Recepción de materia prima
 Planeación gestión de inventarios.
 Retroalimentación procesos de almacén.
 medición y mejoramiento
 Seguimiento proceso de aprovisionamiento.
 Ajuste de objetivos.
 Análisis datos medidos.

 Producción – Planeación y análisis de producción.

En este proceso se debe llevar a cabo la planeación estratégica y medición y mejoramiento,

 Entrada de almacén.
 Salida de producto en proceso
 Requerimiento de materia prima
 Almacenamiento
 Seguimiento proceso de producción.
 Ajuste de objetivos.
 Análisis datos medidos.
 Determinación normas de calidad.
 Devolución consumidor.

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 Distribucion – Planeación estratégica, medición y mejoramiento.

 Entrada producto en proceso.
 Salida producto en proceso.
 Entrada de almacén.
 Embarque mercancía.
 Determinación canal de distribución.
 Determinación puntos de venta.
 Devolución consumidor
 Mayorista.
 Detallista.
 Consumidor final.
 Medición de calidad.
 Seguimiento proceso de producción.
 Ajuste de objetivos.
 Análisis datos medidos.
 Determinación normas de calidad.

El objetivo de la cadena de suministros cuando se inicia la expansión internacional, es lograr

equilibrar las necesidades del mercado, con los requerimientos de material, los programas
de producción y aún más importante con los planes de distribución.

Con la Globalización de los mercados y en vista que cada día tiende a abarcar más
actividades económicas (productoras/industrial, comerciales/servicios), sin limitarnos a
fronteras o diferencias de carácter cultural, político, comercial entre otros. Es preciso tener
claro el tipo de negocio o mercado que se quiere abordar, tanto nacional como internacional
para la prestación de un servicio o producto que satisfaga necesidades potenciales de
diferentes consumidores. De acuerdo a ello la empresa juguetería “Gepetto” debe realizar
la estructuración de la Red Logística, teniendo claro el mercado y las soluciones a ofrecer,
identificando, analizando y planteando los diferentes procesos de cada eslabón en la
cadena para cumplir con el objetivo que se persigue, así como diseñar diferentes
estrategias para mantener el posicionamiento de la marca y la utilización de las
herramientas tecnológicas disponibles en el mercado.
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Se debe tener claro que la Red Logística es la interconexión entre varios nodos o procesos,
dentro de los cuales encontramos:

1. Proveedores

2. Fabricantes

3. Distribuidores

Proveedores: Inician el proceso, púes son las personas o empresas que ofrece la materia
prima.

Fabricantes: Transforma la materia prima o la convierte en un producto terminado

apoyándose de diferentes herramientas físicas, recurso humano.

Distribuidores: Se asegura el producto final llegue al consumidor final por medio de

diferentes canales de distribución. (Aéreo, terrestre, marítimo), entre otros.

No obstante, para analizar el comportamiento de una red logística se deben tener claras las
políticas nacionales e internacionales, los acuerdos comerciales, tratados de libre comercio
y también los canales de distribucion los costos de traer mercancía de los puertos en
Colombia y volverla a sacar al exterior que son demasiado altos

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CONCLUSIONES

Podemos encontrar que el caso de la Juguetería “Gepetto” al encontrarse en un

inminente cambio puede ser una oportunidad de crecer y de encontrar nuevos
cambios.

Pudimos determinar que esta compañía requiere una reestructuración interior y

exterior para alcanzar los objetivos y la alta demanda que se impuso. Requiere
replantear los procesos y subprocesos en los que interviene dentro de la cadena de
suministro para tener gran influencia en la red logística.

Debe haber un análisis profundo sobre las políticas que impactan el desarrollo de la
organización y el comportamiento de las redes logísticas a nivel nacional e
internacional.

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WEBGRAFIA

SENA. https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-92038499-dt-content-rid-
112720475_2/courses/822202_2_VIRTUAL/Instrumento_de_evaluacion__estudio_
caso.pdf (06.06.2018)
SENA
https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/institution/822202_tvirtual/contenidos
/guias/17/index.html?target=blank (06.06.2018)
SENA
https://senaintro.blackboard.com/webapps/blackboard/content/listContent.jsp?cours
e_id=_1848598_1&content_id=_92036437_1 (06.06.2018)

LAVOZ. https://pyme.lavoztx.com/la-importancia-de-los-costos-en-la-toma-de-
decisiones-gerenciales-4031.html (06.06.2018)

DINERO https://www.dinero.com/negocios/articulo/la-importancia-logistica-frente-
tratado-libre-comercio/29525 (06.06.2018)

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