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Índice
1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................................... 2
2. DESCRIÇÃO DO EVENTO ................................................................................................................ 2
A) RESUMO ........................................................................................................................................... 2
B) MISSÃO ............................................................................................................................................ 2
C) PÚBLICO-ALVO ................................................................................................................................... 2
3. PLANEAMENTO DO EVENTO ......................................................................................................... 2
ESTRUTURAÇÃO E MÉTODOS DE TRABALHO ...................................................................................................... 2
A) TABELA TEMPORAL .............................................................................................................................. 4
B) NÚCLEOS E ASSOCIAÇÕES A NÍVEL NACIONAL ........................................................................................... 4
i) Reuniões .................................................................................................................................... 4
ii) Conclusões das Reuniões ........................................................................................................... 5
C) DIVULGAÇÃO DO EVENTO ..................................................................................................................... 5
i) Web site ..................................................................................................................................... 5
ii) Comunicação Social ................................................................................................................... 5
iii) Colaboração dos Núcleos e Associações de Estudantes ............................................................ 6
D) LOGÍSTICA.......................................................................................................................................... 6
E) ORÇAMENTO...................................................................................................................................... 7
G) RECURSOS HUMANOS .......................................................................................................................... 8
i) Coordenadores .......................................................................................................................... 8
ii) Colaboradores ........................................................................................................................... 8
4. O EVENTO : ................................................................................................................................... 8
A) SALÃO DE EXPOSIÇÃO .......................................................................................................................... 8
B) ALOJAMENTO ..................................................................................................................................... 9
C) TRANSPORTES .................................................................................................................................... 9
D) ALIMENTAÇÃO .................................................................................................................................. 10
E) IMPRENSA........................................................................................................................................ 10
F) PALESTRAS....................................................................................................................................... 10
G) ACTIVIDADES LÚDICAS E SOCIAIS .......................................................................................................... 10
i) Tarde Desportiva ..................................................................................................................... 10
ii) Convívios Nocturnos ................................................................................................................ 11
5. ANÁLISE DE RESULTADOS: .......................................................................................................... 11
A) ESTATÍSTICAS.................................................................................................................................... 11
B) BALANÇO FINANCEIRO ....................................................................................................................... 11
C) FEEDBACK ........................................................................................................................................ 11
i. Oradores .................................................................................................................................. 11
ii. Participantes............................................................................................................................ 11
iii. Empresas ................................................................................................................................. 11
6. AUTO-CRITICA............................................................................................................................. 12
A) ANÁLISE .......................................................................................................................................... 12
B) CONSIDERAÇÕES PARA PRÓXIMOS EVENTOS............................................................................................ 14
7. AGRADECIMENTOS ..................................................................................................................... 15
8. CONCLUSÕES .............................................................................................................................. 15
9. NOTAS DA COMISSÃO ................................................................................................................ 17
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1. Introdução
Em Março de 2006 surgiu a vontade por parte de Bruno Pinto e João Morais da
organização de um encontro nacional de estudantes de engenharia electrotécnica. O objectivo
era essencialmente reunir pela primeira vez a comunidade estudantil de engenharia
electrotécnica do país promovendo assim linhas de comunicação e discussão sobre o presente
e o futuro da electrotecnia em Portugal. Foi então formada uma equipa de seis pessoas, Bruno
Pinto, João Morais, Pedro Tainha, Luís Duarte, Heitor Marques e Francisco Nora. Cada uma
destas pessoas foi escolhida tendo em conta as valências de cada um em áreas distintas e o
grau de confiança e amizade entre todos. Ficaria assim criada em Maio de 2006 uma equipa
forte e coesa que deu início ao Primeiro Encontro Nacional de Estudantes de Engenharia
Electrotécnica.
2. Descrição do Evento
a) Resumo
O evento teve lugar de 2 a 5 de Abril de 2006 no Departamento de Engenharia
Electrotécnica e de Computadores no pólo II da Universidade de Coimbra. Contou com a
presença de 160 participantes e 45 oradores. Na parte matinal decorreu a sessão de
abertura e oito sessões Workshops/seminários, na parte da tarde decorreram cinco
palestras perfazendo um total de treze actividades de carácter científico. A tarde do dia 4
foi ocupada com actividades de carácter lúdico e social, tal como os convívios realizados
durante as noites. Em paralelo a todo o programa, esteve ao dispor dos participantes e
toda a comunidade visitante um salão de exposição das empresas patrocinadoras,
Universidades e demonstrações de projectos realizados nas instalações do Departamento
de Eng. Electrotécnica e Computadores. O programa do evento encontra-se como anexo 1.
As palestras foram transmitidas em directo na página do encontro através do serviço de
vídeo-difusão disponibilizado pela FCCN.
b) Missão
“Juntar Alunos, Docentes e Empresas que trabalham e desenvolvem a Engenharia
Electrotécnica em Portugal num evento comum, onde a discussão e a socialização são
palavras-chave em benefício de todos.”
c) Público-alvo
Alunos de Universidades e Politécnicos cujos cursos sejam das áreas de automação e
robótica, telecomunicações, computadores ou energia.
3. Planeamento do Evento
Estruturação e Métodos de Trabalho
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Fase Zero:
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Quarta fase (Fevereiro, Março, Abril):
a) Tabela Temporal
Tabela Temporal
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
Exposição da actividade Carta modelo Calendário final do IºENE3 IIª Reunião Nacional de
ao Presidente do DEEC Núcleos
Tabela temporal Plano Projecto Contactar e definir Análise final de toda a
Patrocínios estrutura
Grafismo Base de dados de Contactar e definir Áreas e grupo de trabalho
empresas Empresas prestadoras de durante o IºENE3
serviços
Situação Contabilística Convidar Moderadores Lançamento do Iº Cartaz Regulamento de
(Núcleo / Associação) dos Painéis e Pré-Inscrições participação
Calendário prévio do Iª Reunião Nacional de Lançamento do cartaz
IºENE3 Núcleos final
Programa científico Inscrições On-line
definido
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Fevereiro de 2007. Por esta altura já a estrutura do encontro estava delineada e assim
a ordem de trabalhos foi a seguinte:
Ponto de Situação do Encontro
Formas de colaboração dos núcleos/associações
Debate sobre a criação de uma estrutura nacional
Nesta reunião estiveram representadas as Universidades: Universidade de
Aveiro, Universidade Nova de Lisboa, o Instituto Superior Técnico, a Universidade do
Minho, a Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro e o ISEC.
c) Divulgação do evento
i) Web site
Este foi o primeiro método de divulgação, com o objectivo de
disponibilizar informações sobre o encontro, consoante a evolução deste.
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notícias, para o lançamento de um press release sobre o evento, cujo
objectivo era dar a promover o encontro junto da sociedade e expor os nossos
objectivos. Dos órgãos mencionados atrás apenas 3 apareceram, pelo que na
mesma semana fomos convidados a dar entrevistas para rádios nas
instalações destes e também por telefonemas.
d) Logística
o Gabinete de Trabalho
o Despesas de telefone e correio
o Consumíveis
o Um computador
o Uma impressora
o Alojamento do sítio Web assim como caixas de correio electrónico
o Espaço para o salão de exposição
o Armazém de material
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Para as inscrições, o método adoptado foi através de uma base de dados facilitando a
confirmação após pagamento quer pelos Núcleos ou Associações de Estudantes, quer através
de Multibanco.
e) Orçamento
i) Previsão Inicial
f) Patrocínios e Apoios
i) Abordagem Inicial
ii) Patrocinadores
EFAPEL
REN
QIMONDA
ANACOM
SCHNEIDER ELECTRIC
CRITICAL SOFTWARE
iii) Apoios
ISR
QUEIMA DAS FITAS
DELTA CAFES
IEEE
RED BULL
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ELEKTOR
LIDEL
UNIVERSIDADE DE COIMBRA
ORDEM DOS ENGENHEIROS
DG/AAC 2007
SASUC
ON SPOT
g) Recursos Humanos
i) Coordenadores
a. Bruno Pinto e João Morais – Contacto com instituições e orçamento
detalhado;
b. Francisco Nora e Luís Duarte – Alimentação;
c. Pedro Tainha e Heitor Marques – Palestras e actividades nocturnas.
Com o aproximar do Encontro, tornou-se necessário a atribuição de áreas distintas
para cada membro da organização, sendo elas:
Alimentação e Coffee Break’s – Luís Duarte;
Alojamento e Tarde Desportiva – Bruno Pinto;
Credenciação e Showroom – João Morais;
Logística Geral – Heitor Marques;
Palestras – Pedro Tainha;
Transportes – Francisco Nora;
ii) Colaboradores
Todo o design do encontro foi elaborado por Edgar Almeida, criação do
logótipo, cartazes, desdobráveis e credenciais.
A base de dados foi criada por Gonçalo Rato e José Lopes como projecto da
cadeira “Base de Dados”.
Os mapas disponibilizados no site foram cedidos por Nuno Tavares.
Durante a preparação do encontro não foi necessária a colaboração de mais
nenhum elemento, à excepção do fim-de-semana antes do evento e no decorrer deste,
um total de 30 colaboradores.
4. O Evento :
a) Salão de Exposição
A criação de um salão de exposição foi fundamental, não só para que as empresas
patrocinadoras tivessem a oportunidade de mostrar e dar a conhecer os produtos como
para que os participantes e outros visitantes tivessem a oportunidade de conhecer os
produtos que futuramente utilizarão. No entanto, a adesão por parte das empresas foi
muito baixa empobrecendo a área de exposição tendo sido necessário colmatar esse facto
com a inclusão de projectos de alunos de Coimbra dando assim outra dinâmica ao espaço
de exposição.
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b) Alojamento
Hotel: subia muito o preço da inscrição (mesmo com um acordo prévio com a
entidade), não existe um hotel com vagas suficientes para alojar para cima de 100
pessoas em Coimbra (necessário mais que uma instalação hoteleira), longe do local do
evento e por consequência aumento dos custos de transporte;
Pousada da Juventude: boa relação preço/conforto, mas a lotação máxima de camas a
rondar 30;
As residências Universitárias: hipótese viável ao nível de infra-estruturas e de custo,
mas muito dependente do número de pessoas e de camas disponíveis;
Pavilhão Multiusos: hipótese bastante viável ao nível de infra-estruturas, dispendiosa
para baixo número de alojadas, longe do local do evento (aumento nos custos de
transportes);
Nº de Alojados: 32
Descrição: O material de campismo era trazido pelos participantes, a zona de tendas foi
delimitada e reservada com uma área de cerca 250 m2 com balneários exclusivos e uma
sala preparada para guardar bens pessoais, os participantes tinham ainda o direito à
utilização de estruturas do parque (electricidade, piscina, minigolfe, campo de futebol,
campo de beach voley). Apesar de no primeiro dia do evento ter existido períodos de
aguaceiros, os participantes escolheram todos não utilizar a solução de recurso.
No local de alojamento estava escalonado sempre um colaborador.
c) Transportes
Visto ter sido previsto um evento com a presença de 300 pessoas, foi organizado um
esquema que permitisse o transportes do local de alojamento (Parque de Campismo) para
o local do evento (Pólo II) e o local das actividades nocturnas (Alta de Coimbra), bem como
o regresso nocturno para o local de alojamento, sendo estes transportes realizados com o
Autocarro da AAC, requisitado através do Núcleo de Estudantes de Engenharia
Electrotécnica e de Computadores (NEEEC). Os palestrantes também tinham transportes
do local de evento para o restaurante (Aviz) e o seu regresso, sendo este efectuado com
um veículo de 9 lugares disponibilizado também pela AAC.
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d) Alimentação
Esta foi dividida em 3 secções: refeições para participante, refeições para
palestrantes e coffee break. As refeições para participante ficaram ao encargo dos SASUC
(Serviços de Acção Social da Universidade de Coimbra, em que foram servidas refeições
sociais (pequeno-almoço, almoço e jantar), o acesso a essas refeições feito através do
visionamento do cartão do evento. As refeições para palestrantes, que neste caso só foram
almoços, foram no restaurante Aviz, cuja coordenação foi da responsabilidade do Pedro
Tainha. Os coffee break foram da responsabilidade da organização, pelo membro Luís
Duarte, na parte da tarde, localizados na sala de convívio da Unidade Pedagógica Central.
De referir que na quarta-feira, dia 4 de Abril, foi feito um jantar convívio, com porco no
espeto, sendo este encomendado a uma empresa de Miranda do Corvo.
e) Imprensa
Os meios de comunicação social, através do Gabinete de Comunicação e Identidade
foram convidados a assistir e a estarem presentes na sessão de abertura.
Durante todo o encontro foram solicitadas entrevistas por parte de meios de
comunicação social, houve um enorme interesse dos meios de comunicação locais e alguns
nacionais. Estando a organização a fazer a recolha de todas as notícias relacionadas com o
evento.
f) Palestras
As palestras decorreram normalmente e sem grandes obstáculos, quer pela logística
envolvida nos anfiteatros, desde papéis de divulgação, material informático para oradores
apresentarem as suas apresentações, centros de mesa, banners com patrocinadores, águas
para os oradores, som entre outros aspectos, quer pela comodidade dos oradores. Neste
último aspecto tivemos em conta apenas uma pessoa, Pedro tainha, para receber todos os
oradores de modo a que se centralizasse todos assuntos inerentes a esta área, tal como a
distribuição das lembranças, gentilmente cedidas pela Câmara Municipal de Coimbra.
i) Tarde Desportiva
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ii) Convívios Nocturnos
Integrado no espírito de união nacional do próprio evento, a organização
estudou também a melhor forma de ter animação não inviabilizando a participação
nas palestras.
Primeira Noite:
Local: Bar da Associação Académica de Coimbra
Descrição: Preço especial das bebidas para participantes, noite de Karaoke a
cargo do Bar da Associação Académica de Coimbra.
Segunda Noite
Local: Tapas Bar
Descrição: Entrada privilegiada aos participantes, animação e organização a
cargo da empresa de eventos Globalidades.
Terceira noite:
Local: Parque de Campismo
Descrição: Entrada privilegiada aos participantes, animação e organização a
cargo da empresa de eventos Globalidades.
5. Análise de Resultados:
a) Estatísticas
160 Participantes.
47 Oradores
b) Balanço Financeiro
Ainda em fase de finalização. Mas de salientar que as receitas cobrem as despesas.
c) Feedback
i. Oradores
Considerado por alguns, o melhor evento realizado em Portugal neste âmbito,
no que toca à congregação de conteúdos quer eles implicitamente científicos da nossa
área, quer transversais.
ii. Participantes
Os participantes quase por unanimidade descreveram o encontro como um
excelente evento enaltecendo a organização. Os aspectos considerados foram o
programa interessante, um grande role de actividades dentro do evento e o excelente
espírito de grupo. Das palavras dos mesmos ficou a ideia que para o número de
actividades do evento e devido ao cansaço o mesmo poderia ter sido encurtado num
dia.
iii. Empresas
As empresas participantes no evento demonstraram a sua satisfação, aqui fica um
texto para o elucidar.
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Estão de parabéns todos aqueles que estiveram envolvidos nesse trabalho,
proporcionando à Schneider Electric a hipótese de apresentar junto de vós algumas
soluções técnicas e experiências práticas com que lidamos no nosso dia-a-dia.
Da nossa parte ficámos com a sensação de ter contribuído um pouco para algum
conhecimento e esclarecimento de tecnologias tão actuais como aquelas de que vos
falámos.
Cumprimentos,”
Luís Sykes
T.A.C
Schneider-Electric Portugal
6. Auto-Critica
a) Análise
Planeamento:
Pontos fortes:
Bom trabalho de equipa
Excelente empenho e determinação
Trabalho iniciado com muita antecedência, excelente janela temporal
Boa polivalência dos membros da organização
Patrocínios:
Pontos fortes:
Balanço financeiro do evento conseguido
Excelente comunicação com patrocinadores
Satisfação dos patrocinadores no resultado final
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Divulgação:
Pontos fortes:
Boa divulgação em meios de comunicação locais
Apoio da Universidade de Coimbra na divulgação
Palestras:
Pontos fortes:
Oradores de âmbito nacional
Empresas e Universidades integradas nas palestras
Programa apelativo e abrangente nos ramos da engenharia electrotécnica
Alimentação:
Pontos fortes:
Estruturação a funcionar sempre nos horários estipulados
Excelente apoio dos S.A.S.U.C.
Alojamento:
Pontos fortes:
Boas instalações
Localização
Preço
Transportes:
Pontos fortes:
Excelente apoio da DG/AAC
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Estruturação dos transportes, de forma a permitir que os participantes não
usem veículo próprio
Pontos menos fortes:
O horário feito inicialmente foi baseado no programa estabelecido
inicialmente, tendo sido alterado
Os participantes preferiram usar o veículo próprio, tendo sido dispensado a
utilização do autocarro, pois não era viável um autocarro de 32 lugares
transportar 5-6 pessoas
Pontos fortes:
credenciais impressas e organizadas previamente levou a um eficiente e
rápido desempenho
salão de exposição ficou devidamente montado e distribuído antes do evento
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7. Agradecimentos
Aos colaboradores, pelo apoio e dedicação;
Agradecimento a todos os nossos Patrocinadores e Apoiantes;
AAC, pelo apoio logístico para os transportes do encontro;
Agradecimento especial ao Professor João Barreto e Humberto Jorge pelo apoio e
ajuda inicial;
Ao Departamento de Engenharia Electrotécnica e de Computadores pelo apoio desde
o início e aos seus Professores e funcionários;
Ao Gabinete de Comunicação e Identidade da Universidade de Coimbra;
SASUC, pelo apoio na alimentação;
Ao NEEEC/AAC e a todos os núcleos e associações nacionais pela ajuda e apoio
prestado;
E a todos em geral que contribuíram para o sucesso deste evento, a vós um muito
obrigado.
8. Conclusões
O primeiro passo é sempre o mais difícil e apesar da alguma experiência pessoal em eventos, nunca
desafios desta ordem nos tinham sido propostos, MAS AGORA DIZEMOS, foram abertos novos caminhos
numa perspectiva nacional para os estudantes de Engenharia Electrotécnica. Daí esperarmos que este
nosso pequeno contributo possa servir de exemplo para os próximos encontros nacionais ou eventos
deste âmbito, sempre dando mais credibilidade e sustentabilidade a um evento que não se quer que
pare.
Numa abordagem organizacional, o evento revelou-se muito benéfico para nós, Comissão
Organizadora, pois adquirimos uma experiência pessoal que achamos de extrema importância para a
nossa formação, quer na interacção com as pessoas, quer no trabalho em equipa, como por exemplo na
correcta distinção\distribuição de tarefas entre cada um de nós, salientamos também a evolução na
capacidade de tomada de decisões no momento solucionando situações inesperadas. Esta é a dinâmica
e responsabilidade que esperemos nos torne melhores pessoas e melhores engenheiros, no nosso
futuro pessoal e profissional.
Lançamos aqui a seguinte mensagem para os próximos organizadores desta aventura: é e será uma
tarefa difícil, pois a quantidade de processos que um evento desta envergadura necessita não é apenas
completo por uma pessoa, ou mesmo por um grupo de pessoas por melhores que elas sejam, a solução
pensamos estar, em um trabalho em comunidade, balizado e liderado por uma equipa organizadora.
Após esta mensagem, reiteramos que todo o nosso trabalho foi passado a todos os núcleos estudantis
do País de forma a criar uma plataforma base de trabalho que inspire a continuação.
Numa perspectiva social, sendo este o primeiro a nível nacional verificámos, uma maior
aproximação, entre os estudantes de várias instituições de ensino, entre estudantes e os
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oradores/professores, e em geral entre o ensino e o tecido empresarial. As empresas mostraram-se
motivadas para colaborar nos próximos eventos, o que evidencia a credibilidade já adquirida neste
primeiro evento. O mesmo se pode dizer com os oradores, que também ficaram entusiasmados com a
importância do evento, demonstrando também uma receptividade neste tipo de colaboração.
Realçamos também a sinergia e discussão de ideias entre participantes, condição que surge
naturalmente na condição humana vivida EM COMUNIDADE, e este foi um dos propósitos principais
deste evento. Por tudo isto, leva-nos a dizer que ficou presente na consciência de todos que este
contacto a larga escala jamais poderá deixar de existir, este sentimento leva-nos a criar um Fórum
Nacional de Estudantes de Engenharia Electrotécnica na melhor plataforma de comunicação existente –
a Internet.
Em súmula, reunindo todos os factores positivos e negativos da organização deste evento, não
podemos deixar de mencionar que foi um sucesso, quer para nós, organizadores e colaboradores, quer
para a esmagadora maioria dos participantes empresas, estudantes, oradores e professores que nos
deram os parabéns.
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9. Notas da Comissão
Fazendo uma retrospectiva desta excelente experiência que abraçámos, leva-me a dizer que são estes momentos
únicos de satisfação após um sonho realizado, que nos preenchem.
Gostava de enaltecer todo o grupo de pessoas que se juntou e acreditou neste evento, desde professores a colaboradores, a eles
um especial obrigado.
Como nota gostava de salientar que se concretizou um evento que há muito a engenharia electrotécnica estava à espera e espero
que as continuações sejam ainda melhores. Que exista sempre um espaço aberto para a troca de conhecimentos em âmbito
nacional, onde empresas e estudantes universitários interajam.
Com enorme alegria que em conclusão digo “Valeu a pena esta aventura e todo o trabalho nela depositada”.
Colegas conseguimos.
Bruno Pinto
Após um ano a organizar o encontro nacional de estudantes, é com prazer que me sinto orgulhoso com o resultado final.
O espírito de grupo criado inicialmente pela organização, acrescentado depois pelo núcleos e associações a nível nacional e pelos
participantes, é possível concluir que esta actividade era importante. Neste momento temos um meio de comunicação entre estas
entidades, realçando que no início era muito pouco ou mesmo nulo.
O primeiro passo foi dado por nós, agora é importante que o IºENE3 continue, é importante manter esta ligação entre os
estudantes de engenharia electrotécnica do país.
Nós, os organizadores e colaboradores, superamo-nos a nós próprios, nos momentos menos bons nunca virámos a cara à
luta.
Sabemos que o evento teve falhas, as quais foram logo admitidas. Era perfeitamente normal que acontecessem, no
entanto essas poderão ser resolvidas no futuro.
Da minha parte, apenas tenho de agradecer aos meus colegas que trabalharam comigo na organização, a todos os
colaboradores que trabalharam no evento, e aos professores e aos palestrantes que se disponibilizaram a participar no evento,
proporcionando grandes discussões.
Francisco Nora
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Luís Miguel Mendes Duarte
Não posso deixar de manifestar a minha satisfação, perante o resultado deste encontro, sabendo agora que à partida este
terá a sua longevidade nacional, que fora demonstrado pelo interesse dos nossos colegas participantes. Faz-me de algum modo
sentir-me como um dos pais de uma criança, o ENE3, que nos vai abandonar de casa pela primeira vez, mas em virtude dos
benefícios para esta e para todos, e consequentemente, também me faz sentir que o esforço durante esta época, não foi em vão.
Não posso deixar de agradecer, a todos os oradores e empresas que possibilitaram entre os demais para que este evento
fosse de uma qualidade inesperada, que levará à sua credibilidade posteriormente e consequentemente a sua continuação.
Também aqui quero deixar um especial apreço para os meus companheiros de trabalho, que dignificaram também a
elevada performance de realização deste evento. Aprendemos muito, ajudamo-nos e completamos um trabalho de equipa que
requer por muitas vezes uma aprendizagem contínua.
Saudações Académicas!
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ANEXO
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