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I. PLANIFICACIÓN DE NECESIDADES

Una de las funciones del departamento de compras es anticiparse a las necesidades de la empresa,
por eso, el personal encargado de los aprovisionamientos, generalmente, planifica las compras
antes de recibir el encargo. La planificación anticipada consiste en conocer las fuentes de
suministro de bienes y servicios. Los proveedores se pueden encontrar en:

 Guías telefónicas, páginas web

 Organismos oficiales
 Asociaciones empresariales y profesionales
 Prensa y revistas especializadas
 Ferias y exposiciones del sector
 Base de datos, seguidas por empresas especializadas en estas gestiones.

Consistirá en cubrir las necesidades de la empresa con recursos externos a la misma

“maximizando el valor del dinero invertido” (criterio económico), pero este objetivo, de corto
plazo, debe ser compatible con la contribución de Compras en armonía con el resto de los
departamentos, para lograr los objetivos de la empresa, bien sean coyunturales (mejora del
beneficio) o estratégicos (mejora de la posición competitiva).

Las principales funciones asignadas al departamento de compras son las siguientes:

 Analizar las tendencias del mercado, anticipándose a los cambios de precios, modas,
nuevos productos o las técnicas utilizadas por las empresas rivales.
 Estudiar los envíos de los proveedores, haciendo un seguimiento de los pedidos y los
métodos de almacenamiento utilizados por la empresa.

 Mantener con los proveedores relaciones eficientes que permitan tener rápidamente el
producto solicitado, aprovechar las facilidades concedidas en el pago o en el sistema de
transporte empleado.

 Buscar soluciones para mejorar los costos de la organización y actuar en coordinación con
los demás departamentos.

EL GESTOR DE COMPRAS

Posiblemente, el área de compras sea uno de los sectores más expuestos de la empresa, ya que
concentra las presiones de la alta dirección, en relación a los precios de insumos y servicios, y las
expectativas de los usuarios, por ello, el gestor de compras tiene conocer, naturalmente, su propio
negocio y los progresos alcanzados en años recientes, tiene que saber en que forma el producto o
suministro que está comprando contribuirá con resultados finales de su empresa; tiene que

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comprarlo al costo por unidad de su propio artículo terminado más bien que por la etiqueta del
precio. Pero debe también conocer, a la perfección, la estructura y la situación económica de la
industria del proveedor.

El gestor de compras hoy , tiene que ser uno de trabajadores más preparados de su compañía. A
menos que entienda suficientemente y con bastante detalle sobre diseño, ingeniería, producción,
mercadotecnia y sobre las demás funciones relacionadas, le será absolutamente imposible llevar a
cabo su labor.

Se debe insistir en que los gestores de compras sean consultados en las primeras etapas de diseño,
de ingeniería y de producción. Con frecuencia están en condiciones de hacer sugerencias creativas
y estudios que pueden redundar en productos mejorados, programas de producción más rápidos y
hasta un mejor diseño y presentación. En realidad, las consideraciones de precios probablemente
vendrán en primer lugar. Pero día a día, las compañías están percatando de que las prácticas
creativas de compras pueden redundar en algo más que un simple ahorro de dinero; pueden
también proporcionar dinero.

Una forma de organizar el área de Compras, es ejercerlo de manera funcional al ir indicando

claramente las secciones que son:

 Operaciones de compra
 Planeamiento de compras
 Documentación y archivo

a) Sección operaciones de compra: Los integrantes de esta sección son los más
característicos de cualquier sistema logístico: los gestores de compra que tienen por
funciones:

 Establecer la relación comercial,

 Programar la llegada de los pedidos,
 Hacer seguimiento de compras,
 Investigar nuevos productos y nuevos proveedores,
 Controlar la recepción de los pedidos.

b) Sección planeamiento de compra: Esta sección no se encuentra en el área de compras

porque generalmente se haya ubicada en el departamento de control de existencias,
dependiendo del tamaño de la empresa. Sin embargo, es necesario que exista pues su
presencia es gravitante y tienen por funciones:

 Comprobar que los pedidos correspondan a las necesidades.

 Determinar las cantidades y el tiempo de entrega de los productos.
 Establecer un plan de adquisiciones

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 c) Sección de Documentación y archivo: En compañías pequeñas, las actividades de
archivo y documentación son realmente asumidas por el responsable de compras; y en
algunos casos, la función de información es manejada por el mismo gestor de compras.
Cualquiera que sea la forma escogida, esta sección deberá hacer lo siguiente:

 Confeccionar la documentación adecuada.

 Llevar registros de control.
 Archivar la documentación concerniente a compras.

La planificación de las compras y la programación del aprovisionamiento se realizan en

coordinación con los objetivos y estrategias de otras áreas funcionales de la empresa. Es decir, se
tiene en cuenta como mínimo lo siguiente:

 Los presupuestos elaborados en el departamento financiero.

 Las necesidades de materia prima y servicios del departamento de producción.
 Los cálculos realizados por el personal de gestión de stock y de almacén.
 Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

En el flujo de materiales de una planta se dan dos tipos de planificación que son las siguientes:

a. EL MRP I (Material Requirement Planning). Este nos muestra la Planificación de

Requerimientos de Material indicando QUE, CUANTO material necesitamos y
CUANDO lo necesitamos.
b. El MRP II (Manufacturing Resources Planning). Este nos muestra la Planificación de
Recursos como necesidades financieras, de máquinas y de personal, indicándonos QUE y
CUANDO las necesitamos.

En las empresas centran su atención principalmente el tipo de planificación de necesidades MRP I,

sin descartar el tipo de planificación MRP II.

El MRP nos refleja una propuesta de los requerimientos de materiales que necesitamos, existen a
su vez diferentes métodos mediante los cuales se pueden calcular los requerimientos de material,
el más empleado en el sector automotriz es el método de necesidades de cliente.

El MRP se encuentra orientado en dos rubros: "Las Compras" y la "La Producción", generando
propuestas para llevar a cabo corridas de producción de material faltante y propuestas para
abastecer materiales directos a la producción. Para realizar dichas propuestas toma como
información elemental los pedidos de los clientes y en base a estos se compara contra las
existencias actuales para identificar el alcance con el clientes, también en algunos casos se
contempla el stock de seguridad, las reservas de material, el % de rechazo estimado y la
lotificación establecida.

Esta propuesta se basa en un método de aprovisionamiento el cual puede ser por necesidades, por
stock de seguridad o por consumo, para poder elegir el método de aprovisionamiento por consumo
se tendrá primero que llevar un método por necesidades por lo menos de 6 meses para crear un

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 histórico. Si elegimos un método por necesidades debemos tomar en cuenta que esa necesidad
puede ser causada por los pedidos del cliente o por producción.

II. NORMAS TÉCNICAS PARA REALIZAR LAS COMPRAS

Al analizar la finalidad que tienen las compras en una entidad se puede establecer que existen
cuatro aspectos básicos que rigen las adquisiciones y son:

 Calidad
 Cantidad
 Momento en que hay que comprar
 Precio más conveniente

a. CALIDAD. Está definida por la utilización que se va a dar al artículo que se adquiere
por lo tanto las normas que fijemos deben estar de acuerdo con el fin o uso que se dará al
material que se adquiera. Estas normas serán:

 La calidad deberá definirse.

 No se mide por el precio
 Debe ser la conveniente.
 Debe estar siempre disponible.

b. CANTIDAD. Para comprar es una responsabilidad constante el poner a disposición de

los usuarios las cantidades que satisfagan sus necesidades y para ello debe equilibrar tres
aspectos importantes:

 Las necesidades de consumo.

 Las ventajas económicas.
 La seguridad de su almacenamiento.

Las normas para la cantidad son:

 Basarse en el control de existencias.

 Estar respaldada por una necesidad.
 No debe estar influenciada por el precio.
 Tener en cuenta el tiempo de demora.
 Tener en cuenta el tipo de transporte.
 Tener en cuenta el espacio disponible.

c. MOMENTO EN QUE HAY QUE COMPRAR. La determinación del momento en que

hay que comprar el material evita gastos inútiles y compras de último minuto. Para ello
hay que tener en cuenta el consumo, el tiempo de demora, la vía a utilizar, la cantidad
por adquirir y la distancia del proveedor. El momento en que hay que comprar depende

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 de un buen sistema de control de existencias ya que esta es la única manera de poderse
dar cuenta del movimiento de nuestro stock y nos ayudaría a establecer el punto de
pedido indispensable que nos alerte para solicitar el material.

d. PRECIO MÁS CONVENIENTE. Este factor llama generalmente la atención de los

dirigentes porque trata de desembolsar dinero, y por ello debe recordarse lo siguiente:

 El precio de Adquisición es un elemento de la venta.

 El precio debe buscarse en razón de la calidad y la cantidad.
 No es solamente el valor de Compra.

Además existen responsabilidades propias inherentes al departamento de compras que son:

 Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias primas,

suministros necesarios para la empresa.
 Entrevistar a los proveedores o sus representantes, de ser posible, estas entrevistas se
harán sólo con personal del Departamento.
 Efectuar visitas a las plantas e instalaciones de los proveedores.
 Cotizar los precios, puntos de entrega, transporte, etc.
 Escoger el proveedor que más convenga a los intereses de la compañía y efectuar la
adjudicación del pedido.
 Negociar tratos necesarios en caso de rechazos y ajustes.
 Vender los desechos, sobrantes y artículos en desuso.
 Obrar de acuerdo con las políticas gubernamentales.

Posiblemente una de las tareas más difíciles del departamento de compras sea localizar y
seleccionar sus fuentes de abastecimiento y ello se puede efectuar consultando los directorios y
periódicos del ramo de que se trate, como: catálogos, folletos, panfletos, y en general, toda
literatura industrial que sea de interés, así como el del agente de ventas y por último, el
directorio telefónico.

Por lo que respecta a las entrevistas, es una buena política que las efectúe siempre el personal del
departamento de compras, y sólo en aquellos que se requieran aclaraciones de orden técnico, se
deberá efectuar con el personal de los departamentos de producción. Con esto se evitan vallas
posibles en la comunicación de los interesados y se ahorra el tiempo que los técnicos pudiesen
perder al no tener la misma importancia todas y cada una de las entrevistas. Por otra parte, la
información que pueden dar los agentes de ventas puede ser oportuna y valiosa en un momento
para el departamento de compras.

Con respecto a las visitas a los proveedores, diremos que inicia con la confianza que el
departamento de compras pueda generar hacia los proveedores.
El departamento de compras, a su vez, puede sugerir algunas cosas cuya aceptación haga más
fuerte la relación.

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 En la elección del proveedor, el departamento de compras debe actuar como un juez al
considerar todos los factores que intervienen en la compra misma, por ejemplo: capacidad
financiera para servir, calidad, precio, servicio, entrega, embalaje, buena disposición para
negociar diferencias en caso de retrasos por mala calidad o bien por exceso en las entregas.

Los desperdicios, sobrantes y artículos obsoletos varían en calidad, cantidad y valores peto de
las empresas donde se originan, puesto que en algunas sólo será una acumulación de papeles en
los tachos de basura y en otras, pueden formarse una larga lista con cantidades y valores
suficientes para que se realice un control específico de ellos. La venta de éstos últimos, en los
mejores términos posibles, constituye una responsabilidad para el departamento de compras en
la consecución de utilidades para la empresa.
Ajustarse a las políticas gubernamentales para comprar, forma uno de los niveles básicos, sobre
todo en lo que respeta a las importaciones.

III. CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

Se pueden clasificar en:

a. COMPRAS ESPECIALES:

Las compras especiales tienen lugar cuando se adquieren bienes para su uso por ejemplo,
un ordenador, una máquina, mobiliario, vehículos, etc.; es decir, no compramos materiales
para transformar o artículos para la venta.

La característica general de estas compras, es que la inversión es grande y la decisión de

compra es consultada con los usuarios del bien. Cuando la empresa necesita adquirir una
máquina para la sección de fabricación, las decisiones de compra las toman entre el
director comercial, un representante del departamento técnico y un representante del
departamento financiero y tesorería.

b. COMPRAS ANTICIPADAS:

Se denominan así, cuando las compras se realizan antes de que surja la necesidad, que
tendrá lugar a mediano o largo plazo. La compra anticipada es una estrategia que se puede
aplicar en artículos básicos o con algunos tipos de mercancía.

El comprador se anticipa a la necesidad cuando conoce que y cuando necesitará comprar

en el futuro; por ejemplo, antes de iniciar la construcción de unas viviendas, podemos
conocer aproximadamente los distintos materiales y las cantidades que necesitaremos.

También podemos anticipar la compra cuando se anuncia la subida del precio de un

producto; en este caso se consulta la cantidad máxima y mínima de artículos que deben
estar disponibles en el almacén, y, en base a esta información, se realiza la compra aunque
la venta de dichos artículos no tenga lugar hasta pasado un tiempo.

c. COMPRAS TEMPORALES

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 Son compras que se hacen para productos de temporada; su} finalidad es atender la
demanda estacional de ciertos artículos. La previsión de estas compras, se hace partiendo
de las ventas realizadas en el mismo período del año anterior; se calcula cuánto se
necesitará y se hacen los pedidos con anticipación.

El hecho de anticipar las compras de productos estacionales, a veces es una iniciativa de

los propios fabricantes. Estos conceden a sus clientes ventajas, como por ejemplo, precios
especiales o descuentos, entrega de mercancía con antelación a la temporada, permiten al
cliente abonar el importe de la compra al final de la temporada o al cobrar sus ventas.

Cuando el comerciante desconoce la aceptación del producto, debe tomar ciertas

precauciones y no solicitar grandes cantidades hasta comprobar que el producto se vende
bien.
La precaución de comprar pequeñas cantidades, para probar su atractivo, es una práctica
común con productos novedosos y artículos de vestir. En estos casos es preferible no
hacer pedidos grandes o solicitarlos en función de las ventas; de esta forma evitamos las
pérdidas por liquidación de stocks pasados de moda.

d. COMPRAS RUTINARIAS

Son las compras que se hacen en pequeñas cantidades, con entrega diaria de mercancía.
Su característica es atender las necesidades del día a día con una inversión de bajo riesgo.
Este tipo de compras se utilizan para hacer frente a la demanda de artículos de consumo
constante; por ello, al establecer las relaciones comerciales con el proveedor, se pactan las
condiciones y no se revisa el contrato hasta que se produzcan cambios en los precios, el
transporte, la entrega, el pago, etc.

En la gestión de aprovisionamiento, la empresa determina unas existencias máximas y

mínimas, y antes de llegar al stock de seguridad establecido tiene lugar la compra. La
realización de compras rutinarias no se puede evitar en los establecimientos que se
dedican a la venta de abarrotes, cuyo suministro es diario o semanal.

e. COMPRAS DE OPORTUNIDAD

La compra de oportunidad tiene lugar cuando encontramos la ocasión de comprar precios

de ganga; la inversión supone un riesgo, que si el resultado es positivo, dará un beneficio
extra. Estas ocasiones se originan cuando el fabricante está saturado de ciertas mercancías
o tiene artículos del fin de temporada o que dejará de fabricar.

El comprador tiene que valorar si los productos que le están ofertando cumplen los
requisitos que exige el departamento técnico de la empresa, y son similares a los que
vende su empresa o se ajustan a la calidad exigida por los clientes.

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 Pues, cuando las mercancías que nos han ofrecido no cumplen estos requisitos, es
preferible dejar pasar la oportunidad, antes que arriesgarnos, pues si los artículos no tienen
buena demanda, pueden ocasionar pérdidas a la empresa.

f. COMPRAS DE URGENCIA

Estas compras no suelen ser de gran volumen y, generalmente, se realizan para cubrir
necesidades urgentes, como puede ser la falta de existencias de unos materiales concretos
en el departamento de fabricación. Otras veces, la compra de urgencia es una solución
estratégica para satisfacer la demanda de los clientes, por ejemplo cuando la empresa
decide mantenerse al ritmo de los cambios rápidos en la moda.

Generalmente, el proceso de estas compras se hace de forma rápida, no se dispone de

tiempo para solicitar presupuestos, por eso presentan el inconveniente de no poder obtener
del proveedor, los descuentos que se conceden en compras de mayor volumen. Pero
también presentan la ventaja de no perder mucho dinero si el producto no se vende bien,
ya que se invierten pequeñas cantidades.

Hoy en día la forma de comprar es variada, ya que los avances del mercado van marcando la pauta y el
ritmo al cual comprar. Dentro de las principales categorías para realizar las compras podemos encontrar:

Compras por el tipo de material, Compras por la frecuencia del material, Compras para reabastecer stocks,
Compras por trayectoria, Compras por la naturaleza de los materiales y Compras por el costo del material.

1. Compras por el tipo de material

Es necesario diferenciar el tipo de materiales, principalmente entre aquellos materiales directos a

la producción como son las materias primas y los componentes y aquellos que son indirectos
como los auxiliares y herramentales. Si no se incurre en esta diferenciación podrían surgir grandes
problemáticas en la producción ya que se podría tener material no necesario en excedente y lo más
grave que producción no cubriría con los programas establecidos. Es por ello que surge esta
clasificación de las compras para enfocar a los disponentes de los materiales de compras en el
material prioritario como es el material directo de producción.

2. Compras por la frecuencia del material

Esta segunda clasificación consiste en llevar a cabo la compra del material según la frecuencia con
la cual el material se utiliza. Por ejemplo las compras de capital son muy poco frecuentes,
mientras que la compra de materias primas es repetitiva. Las compras de poca frecuencia se
trabajan a través de órdenes directas y/o abiertas en las cuales no se requiere especificar una
cantidad constante a recibir, y quedan libres para poder generar otra compra en el momento en que
se requiera. A diferencia de las compras poco frecuentes, las repetitivas requieren de un programa
con cantidades y fechas específicas para recibirse, con la finalidad de que el proveedor se
encuentre preparado para cualquier petición de material en el momento que se requiera.

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3. Compras para reabastecer stocks

Esta se concentra en el surtimiento de materiales y es utilizada para el control de los materiales

directos a la producción, ya que por medio de esta clasificación se intenta cubrir las corridas
mínimas de producción, es decir se compra más material para tener una reserva en el almacén y
esta puede ser utilizada en el momento en que la requiera producción sin provocar alarmar de falta
de existencias. La utilización de este tipo de clasificación depende del método que la empresa
utilice para la planificación de requerimientos de material.

4. Compras por trayectoria

Su finalidad es la minimización de los costos de transporte, incluyendo el costo de traspaleo,

aduana, recorrido, etc. Al seleccionar este tipo de clasificación debemos agrupar nuestros
materiales por zonas geográficas, de esta forma la petición de material se lleva a cabo en base a
estos agrupamientos y la recolección del material se concentra en una zona geográfica con
diferentes puntos asociados para su recolección. Si se implementan estos grupos adecuadamente
es posible minimizar los costos, ya que se aprovecha el tiempo y dinero invertidos en transporte al
recolectar diversos materiales de diferentes puntos. Para implementar esta clasificación de compra
se requiere una buena negociación con el proveedor.

5. Compras por la naturaleza de los materiales

Esta se basa en el aspecto de los materiales relacionada al tipo de embalaje en el que se transporta.
Por ello se debe identificar la naturaleza física del material, la cual puede ser líquida, sólida o
gaseosa. Una vez que se cuenta con las especificaciones físicas del material y de su embalaje se
puede gestionar su compra para todos los materiales que se encuentren identificados con el mismo
estado.

6. Compras por el costo del material

Una clasificación más es por el costo de material, es decir se basa en el valor monetario del
material. Esta parte desde la solvencia que la empresa pueda demostrar ante su proveedor hasta el
valor mismo que representa la pieza en su afectación financiera. Al utilizar esta clasificación es
necesario asignarle a los materiales el código "A o B o C" según corresponda identificando
mediante esta técnica los materiales críticos financieramente. La asignación de un código "A"
representa material fuertemente critico financieramente, por lo tanto nos indican hacer una compra
de cantidades pequeñas y marcan una alarma para un monitoreo constante del material. Los tipos
"B" tienen un nivel intermedio en cuanto a términos financieros se refiere, y estos no requieren de
un monitoreo constante y las cantidades de compra son normales según el requerimiento. En
cuanto al tipo "C" su gestión es normal y no representan ninguna alarma de nivel crítico
financieramente.

Así como la técnica del "ABC", podemos encontrar diferentes técnicas y métodos que nos
permitan agilizar el proceso administrativo de compra de materiales, dando paso a concentrar
mayor atención en la búsqueda de nuevos y mejores proveedores, mejorar acuerdos de precios y
condiciones y principalmente en puntos de decisión.

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IV. LOS MÉTODOS PARA COMPRAR

Cuando el comprador necesita tener contacto directo con el proveedor para obtener información, o
incluso, solicitar la compra, los métodos que más se utilizan son.

a) Entrevistarse con los representantes del proveedor.

Estos son los vendedores de la empresa proveedora que visitan al comprador. Esta es la
forma más fácil de realizar la compra porque tiene a mano los registros sobre ventas o
existencias, y además, puede consultar con el personal de producción, las ventas o finanzas
antes de recibir la comprar de un determinado producto.

b) Acudir a los mercados centrales.

Son las grandes ciudades en donde se encuentran ubicados varios proveedores o zonas
geográficas que concentran las fábricas de determinados productos. En estos mercados el
comprador puede visitar a varios proveedores y observar las exposiciones permanentes de
algunos fabricantes.

c) Visitar ferias y exposiciones.

Estos eventos ofrecen la oportunidad de conocer los avances de moda, lo último que se
fabrica o la tecnología de punta. En los encuentros entre fabricantes y comerciantes se
pueden adquirir los productos de varios fabricantes, localizando nuevas fuentes de
abastecimiento.

d) Visitar a los importadores mayoristas.

Son empresas que, dentro del país, ofrecen productos de una marca extranjera a precios
razonables. Estos proveedores, normalmente, se ubican en grandes ciudades o zonas
costeras y venden a comerciantes y consumidores los artículos que importantes del
extranjero.

Además las compras pueden clasificarse según sus cantidades:

 En grandes cantidades para especulación o reserva.

 En cantidades estrechamente proporcionadas a los planes de producción.
 En pequeñas cantidades para consumo.
 De suministro continuo

1) Compras en grandes cantidades para especulación o reserva:

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 Estas compras no tienen nada que ver con el proceso industrial llevada a cabo por la
empresa.
Se compra en grandes cantidades cuando los precios son bajos para revender a mayor
precio o mantener un buen stock.

 CARACTERÍSTICAS

 Requiere desembolsos apreciables de capital que pueden quedar inmovilizados

por un tiempo.
 No está basada en el proceso industrial llevado a cabo por la empresa.
 Requiere mayores espacios en almacén, quizás en algunos casos alquilando
locales ajenos.
 Implica un riesgo mayor que el normal al basarse en la tendencia del precio en el
mercado.

2) Compras en cantidades estrechamente proporcionadas a los planes de producción:

Se hacen de acuerdo al desarrollo de los planes de producción.

 CARACTERÍSTICAS:

 Se utilizan para artículos de consumo regular.

 Basado para comprar en el control de existencias de almacén o en experiencias
del pasado y no en una planificación precisa y exacta.

3) Compras en pequeñas cantidades para consumo inmediato:

Se efectúan cuando el producto es necesario. A veces estás compras dependen del

hecho, de que la empresa produce según pedidos o en lotes de importancia limitada.

 VENTAJAS:
 Permitir mayor espacio para almacenaje de otros productos.
 Menor eventualidad de pérdidas y mermas.

4) Compras con carácter de suministro continuo:

Son compras que pueden preverse haciendo un pequeño análisis de las estadísticas de
los consumos donde se observa la frecuencia del uso de algunos productos.

 CARACTERISTICAS:
 Deben ser disciplinadas siguientes los procedimientos previstos.
 Su finalidad es contar con el artículo preciso.

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  Debe tener en cuenta el programa de producción.

V. MERCADOS Y FUENTES DE ABASTECIMIENTOS:

1. CONCEPTO
El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una
empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de
provisión o suministro.

Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:

a) Cálculo de necesidades: Es una actividad propia del planeamiento logístico. Las

necesidades de abastecimiento involucran todo aquello que se requiere para el
funcionamiento de la empresa, en cantidades específicas para un determinado período de
tiempo, para una fecha señalada, o para completar un determinado proyecto.
El cálculo de las necesidades se materializa con los pedidos o la requisición. Las
necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo,
reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro
de esta actividad se debe considerar al factor tiempo.

b) Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de
materiales en las cantidades necesarias y económicas en la calidad adecuada al uso al que
se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente.

Los principales objetivos específicos de esta actividad son:-

 Mantener la continuidad del abastecimiento;-
 Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;
 Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios
para la empresa;- Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando
calidad adecuada;-
 Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y
materiales;-
 Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación;-
 Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse por la
permanente capacitación del personal; y, mantener informado al gerente de
logística o gerente general acerca de la marcha del departamento.

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 c) Obtención: La obtención empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir a la
continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la
exactitud y calidad de lo que se recibe.

d) Almacenamiento: Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos

los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que
se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan. Los principales aspectos de esta
actividad son:
 Control de la exactitud de sus existencias
 Mantenimiento de la seguridad.
 Conservación de los materiales.
 Reposición oportuna.

e) Despacho o distribución: Consiste en atender los requerimientos del usuario,

encargándose de la distribución o entrega de la mercadería solicitada.

Para que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, es necesario
contar con el embalaje o empaque para asegurarnos que las cantidades y calidades de los
artículos o materiales sean correctas. Es igualmente importante en esta función asegurar el
control de la exactitud de los artículos que se despachan, así como la rapidez de su
ejecución para cumplir con los plazos solicitados.

f) Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una
cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la
capacidad de instalación.
Con un control preciso y exacto se garantiza un control efectivo de todos los artículos de
abastecimiento.

g) Utilización de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas más ventajosas para la
empresa.

2. ELEMENTOS DE LA CADENA DE ABASTECIMIENTO

De manera muy general la cadena de abastecimiento está integrada por cinco elementos:
Proveedores, Transportes, la Empresa, los Clientes y la Comunicación entre ellos.

La rápida interacción entre estos elementos es indispensable y genera una ventaja competitiva
a la empresa que sepa utilizarla a su favor.

3. APROVISIONAMIENTO

Organizar a las empresas para conseguir estos objetivos es difícil porque no sólo hay que
tener en cuenta las necesidades internas, sino también las del mundo exterior.

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 Tanto el departamento de aprovisionamiento como el tráfico de materiales tienen un contacto
directo en el mercado y han de responder a su solución.

La tarea fundamental del gerente de abastecimiento consiste en localizar fuentes confiables y

progresivas de suministros, asegurar y mantener su cooperación e interés.

El aprovisionamiento considera dos puntos importantes:

(1) Las previsiones en un plan general.

(2) Los plazos en los casos particulares. Ambos se reducen a un sólo factor, el tiempo.

En la mayor parte de las organizaciones los aprovisionamientos consumen aproximadamente

entre el 20% y 50% de los ingresos totales de la compañía en mercadería y servicios. Cuando
una organización gasta cantidades tan grandes de sus ingresos en una sola área es importante
que se reciba una buena compensación por los fondos comprometidos.

El efecto de apalancamiento de los beneficios que consiguen las compras, actúa como un
poderoso estímulo para racionalizar el abastecimiento.

En toda empresa de ciertas proporciones, debe de existir un jefe o gerente de abastecimiento

(o compras). El gerente de abastecimiento debe enfocar su labor hacia el desarrollo de
estrategias, dirigidas hacia las compras, el desarrollo de los proveedores y de las
negociaciones, que concuerden los objetivos y estrategias de la organización, tanto a corto
plazo como a largo plazo.

En el área de aprovisionamiento el gerente debe ser responsable de la planificación y del

control de los materiales, así como de la programación de la producción o de la investigación
de los materiales y de la programación de las compras, del tráfico de entrada y salida de los
almacenes, y de la eliminación de los desperdicios, la chatarra o los residuos sobrantes, de
manera que permita el funcionamiento de la empresa, de acuerdo a los objetivos trazados. La
labor del gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la máxima utilización y
conservación de los abastecimientos. Estas se obtienen mediante el entrenamiento y la
aplicación continua de una serie de normas hasta la conservación, el mantenimiento, la
recuperación y la correcta distribución y empleo de todos los artículos utilizados por la
empresa.

4. SUS NECESIDADES:

En lo que se refiere al cálculo de necesidades, el gerente de abastecimiento debe considerar la

política de la empresa para definir sobre los siguientes puntos:

 Emplear en la producción materiales extranjeros o nacionales;

 Tener o no almacenado la materia prima a emplearse o los artículos que se produzcan.
 Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crédito.

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También debe considerar la capacidad económica o financiera de la empresa para determinar
mayores o menores niveles de abastecimiento, de consumo o reserva, la capacidad instalada de la
empresa y el nivel de utilización de la misma, la mano de obra disponible y el nivel de instalación.
Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar con diferentes
niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen en otras dependencias de la
empresa:
Con el gerente de Producción para determinar:
 Los productos que se van a requerir para las operaciones de producción en el volumen
previsto.
 Periodicidad con que se requieren estos productos, a fin de poder determinar cuándo
colocar los pedidos.
 La calidad y el tipo de cada artículo o material a adquirirse.

Con el gerente de Logística para determinar:

 Cantidad de artículos que se encuentran con mucho stock.
 Capacidad de almacenaje total y disponible para cada artículo.
 Nuevas necesidades o nuevas formas de almacenaje de los productos.
 Equipo y material necesario para el mantenimiento.
 Capacidad de equipo y material para el transporte.
 Nuevo equipo y material para operar en los almacenes.
Con el jefe de Compras para definir:
 Forma de mantener la continuidad de abastecimiento.
 La calidad adecuada de los artículos a adquirirse.
 Localización de nuevos productos, materiales y fuentes de suministros.
Con el gerente de Ventas o Comercialización para:
 Proporcionar datos sobre planificación de los artículos terminados.
 Fechas necesarias de cada uno de ellos.
Con Contabilidad con el propósito de conocer:
 Los registros de inventarios que se realiza, para determinar los activos de la empresa.
 La conciliación que se efectúa en los inventarios.
 Las facilidades que necesite cada vez que se realicen inventarios.

El gerente de Abastecimiento debe de determinar la responsabilidad que le compete al elemento
comprador, así como la forma de llevar a cabo las adquisiciones en lo que se refiere a:

 La fabricación durante un determinado período.

 El cumplimiento de un determinado programa de adquisición de materiales.
 Una orden de compra específica.
 La adquisición de determinado material que debe de tenerse en existencia.
 Determinado volumen de dinero a gastar en una sola compra.

5. LA FUNCION DEL ABASTECIMIENTO EN LA EMPRESA ACTUAL

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 El entorno empresarial ha pasado de un modelo basado en la oferta, en el que las compañías
determinaban los productos dentro de una selección limitada e intentando maximizar los
volúmenes productivos, a un modelo basado en la demanda, en el que los clientes fijan las
expectativas de los productos / servicios y esperan una alto grado de correspondencia entre
estos y sus necesidades.

Los ciclos de vida de los productos se han reducido de manera considerable; tanto el tiempo
que transcurre desde su concepción hasta su comercialización, como el tiempo que comprende
desde su introducción en los mercados hasta su madurez y obsolescencia.

Esta reducción, unida a la especificidad de la demanda de los clientes, ha llevado a que la

capacidad de las empresas para hacer frente a los nuevos procesos innovadores de manera
aislada, sea más reducida que si lo hicieran en colaboración.

Se ha producido una globalización generalizada, tanto desde un punto de vista de la

competencia (los empresarios actuales compiten hoy con fabricantes de países que hace diez
años eran prácticamente desconocidos para ellos), como también desde el punto de vista de las
oportunidades (han surgido nuevos mercados para colocar productos nacionales y nuevos
mercados a modo proveerse y comprar de manera innovadora y barata).

6. LAS NUEVAS RESPONSABILIDADES DE LA FUNCIÓN ABASTECIMIENTO

El modelo desarrollado agrupa las actividades necesarias para mejorar el proceso de

abastecimiento en cuatro pasos:

a) Desarrollar la estrategia de abastecimiento: en este paso se incluyen las actividades

propias del análisis y la planificación de la función, esta actividad consiste en
planificar, de manera informada y precisa, las acciones que deben emprenderse para
alcanzar los objetivos deseados de mejora de las variables competitivas.
b) Implantar la estrategia de abastecimiento. Este paso incluye la ejecución del plan
elaborado en el punto anterior.
c) Seguimiento de las acciones. Este paso agrupa las actividades de elaboración y recojo
de indicadores que permiten ver como la ejecución de los planes conduce al objetivo
deseado.

d) Ajuste del objetivo, este último paso incluye las fases de análisis de los resultados
medidos en el punto anterior, para entender el origen de las desviaciones (debidas a
una ejecución pobre o a una planificación incorrecta) y proceder a su corrección.

7. LA ELABORACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE ABASTECIMIENTO

Llegados a este punto, se puede desarrollar la estrategia de abastecimiento. Por un lado, se

conoce y a los objetivos de la empresa y su traducción en el área de abastecimiento que,

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 por otro, sea cementado ya los productos servicios y, finalmente, se han investigado los
mercados de proveedores o sectores más importantes para la estrategia. Mientras que en
marketing identificar el público objetivo, segmentarlo y estudiar no son los pasos previos
para decidir el posicionamiento de un producto, en compras los tres pasos descritos hasta
ahora son necesarios para desarrollar la estrategia del área.

La estrategia de abastecimiento debe ser:

 Un plan documentado de la relación comprador proveedor con objetivos,

estrategias, implementaciones e indicadores de manera integrada y coherente.

 Proveedora de ventajas sostenidas y de largo plazo sobre los competidores.

 Un documento vivo y consensuado con las partes afectadas que sirva como
herramienta de comunicación efectiva.

 No debe reducirse cortando a un conjunto de ideas verbales con partidas

informalmente, como objetivos a corto plazo y sin indicadores ni seguimiento.

8. IMPLANTACIÓN DE LA ESTRATEGIA DE ABASTECIMIENTO

Este punto incluye las actividades operativas propias del departamento de abastecimiento,
que son las siguientes:

 Participar en el proceso de diseño del producto / servicio para determinar las

necesidades de abastecimiento que pueda generar, así como para influir en el
diseño con el objetivo de obtener los máximos beneficios de la diferentes
tecnologías, materiales y /o proveedores.

 Seleccionar a los proveedores. Incluye el análisis y la determinación de los

proveedores más idóneos para un determinado producto o servicio y los que mejor
se adaptan al plan estratégico de compras elaborado en la fase anterior. También
incluye la certificación de proveedores y de los productos /servicios que éstos
elaboran.

 Negociar con los proveedores. La negociación incluye aspectos más clásicos

como el precio de compra y otros no tan evidentes como los acuerdos sobre los
compromisos de calidad, logística de entrega, forma de pago, seguimiento, etc. la
negociación también tiene un carácter temporal, y hay que diferenciar entre la
negociación de inicio de actividad y la de seguimiento de actividad ya iniciada.

 Ejecutar el proceso de abastecimiento. Comprende la planificación del

procesamiento del pedido, el lanzamiento de la orden de compra, el seguimiento

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 de la misma, la recepción (con la gestión de incidencias) y el pago, así como las
diferentes cuestiones posteriores a la compra que pueda surgir, como
reclamaciones y devoluciones.

9. EL APROVISIONAMIENTO COMO HERRAMIENTA COMPETITIVA EN EL

PROCESO DE ABASTECIMIENTO
El aprovisionamiento dentro del abastecimiento debe conseguir los mismos objetivos que el
detalle que se aplica dentro del marketing, teniendo en cuenta que ahora las variables
relevantes de los clientes por la comercialización, se convierten en características relevantes
de los materiales adquiridos por las compras.

10. SISTEMAS DE ABASTECIMIENTO: E – PROCUREMENT Y E

MARKETPLACE

a) EL CONCEPTO DE E-PROCUREMENT.

La denominada “nueva economía” o “economía a través de la red” (e-economy)

tiene por objeto el negocio electrónico (e-business), el cual se ha convertido, en la
actualidad, en una necesidad para el desarrollo de las empresas.

Además es una plataforma que permite la realización de los procesos de compras

a través de internet.

b) EL CONCEPTO DE MARKEPLACE

Son sitios en la web que brindan la posibilidad de relacionar un gran número de

empresas, clientes y proveedores, en un sólo punto de encuentro, planteándose así
como ecosistemas globales y completos, que enlazan automáticamente toda la
cadena de operaciones, desde los proveedores hasta el consumidor final.
Su principal objetivo es, en definitiva, facilitar la localización de productos y
servicios sectoriales que hasta el momento estaban dispersos por la red.

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 a) BIBLIOGRAFÍA:

 Aguirre, A. y Otros. (1989). Fundamentos de Economía y Administración de Empresas.

Madrid, España: Editorial Pirámide.

b) LINKOGRAFÍA:

 http://www.monografias.com/trabajos17/abastecimiento/abastecimiento.

 https://www.gestiopolis.com/logistica-cadena-abastecimiento/

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