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SAP Real Estate: visión de conjunto
y cumplimiento normativo
Gabriel Calvo Agudo Noemi Diaz-Benito

Experto en soluciones de Experta en soluciones
Real Estate financieras
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All forward-looking statements are subject to various risks and uncertainties that could cause actual results to differ materially from
expectations. Readers are cautioned not to place undue reliance on these forward-looking statements, which speak only as of their dates, and
they should not be relied upon in making purchasing decisions.
Agenda
1. Alcance funcional de SAP Real Estate Management
2. IFRS16 en SAP Real Estate: solución y requisitos
3. Roadmap
4. Propuesta de valor
Portfolio de Finanzas
Chief Financial
SAP S/4HANA Finance - delivers functional completeness across all financial roles Officer
Head of Corporate Corporate Head of Finance Chief Compliance

VP of Finance
Reporting Treasurer Operations Officer
Accounting & Treasury & Finance Enterprise Risk & Compliance

Financial Planning & Analysis
Financial Close Financial Risk Management Operations Management
Strategy Development and Payments and Bank

Accounting Receivables Management Enterprise Risk Management
Translation Communications
Planning, Budgeting Invoice Management Controls and Compliance

Entity Close Cash and Liquidity Management
and Forecasting Management
Profitability and Cost Debt and Investment

Corporate Close Travel Management International Trade Management
Management Management
Monitoring and Reporting Reporting and Disclosure Financial Risk Management Real Estate Management Fraud Management
Financial Close Governance Commodity Risk Management Financial Shared Services Audit Management
Preguntas más complejas requieren reapuestas más ágiles
“¿Cómo puedo incrementar la
ocupación sin impactar la
productividad de mis empleados?”
“¿Cómo puedo saber

cuando renovar o terminar
mis miles de contratos?”
“¿Estoy gestionando el espacio

dentro de mis instalaciones de
manera efectiva? Chief Financial
Officer
Tendencias actuales
Incremento de la
complejidad de los
portfolios de Real Estate
Estallido del Big Data
Presión debida a
iniciativas de
crecimiento global
Nueva metodología de
trabajo habilitada por
redes y movilidad
Requerimiento de reducir
el coste del portfolio de
activos Adopción acelerada de
tecnologías de innovación
SAP Real Estate Management
PPM RE-FX CRM EAM
Inversión y Relación con Gestión de

Gestión de Mantenimiento recursos
Proceso construcción alquileres arrendatarios y de instalaciones
Marketing ambientales
Gestión de Planificación Gestión de Gestión de Portfolio Portfolio

de la cartera transacciones localizaciones Mgmt. Analysis
Inmuebles
Project
Construcción Mgmt. Sourcing
Organización
Gestión de Lease Trans- Lease Expense

Admin action Analysis Recovery
alquileres Mgmt.
Marketing Tenant
Marketing Campaign Service Brokerage
Requests
Gestión de Asset Asset Asset Mobile

Asset Resource Site
instalaciones Strategy Planning Execution Tracking Analysis
Mgmt.
Activos Project Budget & Cierre

Contabilidad Fijos Accounting Forecast AP AR
Financiero
AA PS CO FI
Eliminación de los silos en los procesos que impiden el traspaso de información entre departamentos y provoca trabajo innecesario.
Real Estate Lifecycle Management. Capacidades
Inversiones y Construcción Energía y Seguridad
REAL ESTATE
MANAGEMENT
Gestión de inmuebles Mantenimiento y

Reparaciones
Gestión del espacios

Y traslados
REAL ESTATE
MANAGEMENT

Reparaciones
Gestión de espacios y
traslados
Retos a los que se enfrentan nuestros clientes
Inversiones y Construcción
• Falta de procesos de planificación de la inversión transparentes
• Escasa visibilidad de la cartera de activos
• Los proyectos de construcción y modernización exceden los

presupuestos y se retrasan
Inversiones y Construcción
Planificación de inversiones y creación/ monitorización de proyectos de construcción
Recopilar todas las ideas de inversión, pasos de aprobación y criterios de decisión
Creación de proyectos y monitorización de presupuestos, hitos, entregables y fechas de entrega
Gestión de todos los acuerdos de adquisición de terrenos y edificios

Inversiones y construcción
• Optimizar  Maximizar ROI
inversiones  Nivelar Riesgos y recompensas
de capital  Mejorar decisiones de inversión
 Oportunidades de inversión
 Planificación financiera a
largo plazo
 Integración con Gestión de

Projectos
REAL ESTATE
MANAGEMENT

Reparaciones
Gestión del Espacio

Gestión de inmuebles
• Escasa cuota de retención de arrendatarios
• Pagos retrasados
• Visión global de fechas críticas en la gestión contractual
• Cumplimiento normativo IFRS16

Gestión de Inmuebles (1)
Gestión de alquileres, incluyendo contabilizaciones, incrementos del alquiler, alquileres basados en ventas y
plazos.
Planificación de campañas para promocionar espacios vacantes
Monitorización y cualificación de oportunidades de negocio
Gestión de contratos de Lease-in, Lease-out y Contratos de venta

Gestión de Inmuebles (2): Contratos
Control de FECHAS críticas
Gestión eficiente de CONDICIONES de alquiler
Gestión de INTERLOCUTORES
Pagos, Liquidación de alquileres y gastos de mantenimiento de áreas comunes

Datos Maestros. Vistas
Divididos en 2 vistas, sobre las cuales los objetos de Real Estate pueden procesarse de diferentes maneras.
Fácil gestión de todos los tipos de objetos de Real Estate ( Entidad de negocio, terreno, edificio, unidad de alquiler, espacio de
alquiler, habitación alquilable):
Vista de Uso Vista de Arquitectura

Vista de uso
Vista comercial, económica y contable
OBLIGATORIA
Dependiente de la sociedad. Integración con FI
Se organiza de forma jerárquica con la siguiente estructura:
Sociedad
Unidad Económica
Edificio/ Terreno
Unidad de alquiler
Datos Maestros. Gestión de partners
Organización, persona o grupo en los que la empresa tiene un interés de negocio
Nos permite gestionar todas las relaciones y guardar información que tengamos de los
interlocutores financieros y comerciales de los activos inmobiliarios
Contratos de Real Estate
Contrato
 Tipo de contrato
 Duración
Objeto Real Estate  Condiciones Correspondencia
 Vencimiento/Prórroga
 Reglas de Ajuste
 Recargo Servicios ACTIVAR
Interlocutor
 Alquiler según Ventas
 Gestión Documental
Centros de Coste
Procesos
 Contabilizaciones
Contrato Externo
 Pagos
Contrato Interno  Firma  Fecha
 Gestión Partidas Abiertas
Superficies Vacante  Reclamaciones
 Controlling Real Estate
 Integración FI-AA
Gestión de contratos
Ciclo de vida
Crear Crear contrato
Devolución de Fianzas
Revisión & Inspección Activar contrato

Unidades de Alquiler
Finalizar Cambiar detalles /

Gestión de avisos Cambiar
cláusulas contrato
Renovación Contrato Cambio de las
condiciones del contrato
Crear Correspondencia
Cambio titular contrato
Liquidación gastos & suministros Revisión / Cambio superficie
Ajuste Condiciones Seguimiento & actualizar detalles
Saldar partidas abiertas Revisión fechas & condiciones

Facturación / Cobro/ Pago importe alquileres
Datos Maestros. Vistas
Divididos en 2 vistas, sobre las cuales los objetos de Real Estate pueden procesarse de diferentes maneras.
Fácil gestión de todos los tipos de objetos de Real Estate ( Entidad de negocio, terreno, edificio, unidad de alquiler, espacio de
alquiler, habitación alquilable):
Vista de Uso Vista de Arquitectura

Gestión de Inmuebles
Vista de arquitectura
Vista técnica con datos maestros de tipo arquitectónico de un objeto inmobiliario
NO OBLIGATORIA. Complementan la vista de uso.
Independiente de la sociedad FI
Integración con sistemas gráficos CAD/GIS
Pueden ligarse con un objeto de la vista de uso

REAL ESTATE
MANAGEMENT

Reparaciones
Gestión de espacios y
traslados
• Falta de visibilidad de utilización de espacio
• Desconocimiento del coste debido a espacios vacantes
• Ineficiencias en la gestión de salas y falta de visibilidad sobre equipamiento

disponible
Real Estate Lifecycle Management
Capacidades
Gestión de espacios y traslados
Utilización mas eficiente del espacio a través de planificaciones gráficas del espacio y asignaciones del mismo,
gestión de mudanzas, reserva de salas de conferencias y gestión de servicios
Monitorización de la asignación de espacios a empleados y contratistas.
Creación y programación de planes de desplazamiento de individuos y equipos, resultando en informes de

ocupación muy precisos y asignaciones de equipamiento.
Gestión de ocupación de las salas de conferencias con capacidad de cambio de servicios pedidos.
Gestión de espacios
Space Management asegura transparencia total en el uso de el espacio de trabajo, y
soporta la asignación opcional de tarifas de uso a objetos de coste interno como Centros de
coste, ordenes, o Elementos PEP
1 2 3
Mantenimiento de
Asignación de
datos del espacio de Imputación de costes
empleados
trabajo
 Definición de espacio  Asignar empleados al  Asignación de costes a

arquitectónico como espacio de trabajo objetos de coste internos.
espacio de trabajo incluyendo asignación de
objetos de coste
Integración CAD
A3.01 -12 Puestos

A3.03 -12 Puestos
B3.01 -10 Puestos
• Datos del espacio de trabajo
D3.01 -12 Puestos
D3.03 -12 Puestos
• Asignar empleados
E3.01 -10 Puestos
• Asignar costes
G3.01 – 25 Puestos
 Costes de ocupación más bajos

G3.02 – 25 Puestos
 Balancear la demanda de espacio

con los recursos disponibles
 Uso optimo del espacio a través
de asignaciones de coste
integradas
 Carga/Lectura automática de los
planos desde CAD/SIG
Traslados
1 2
Crear Plan de Activar plan de
Mudanza mudanza
 Especificar personas que  Activar las entradas en

hay que mover la lista de salas objetivo
 Especificar espacios  Visualizar nueva
objetivo ocupación en CAD
 Planificar ocupantes de
los espacios objetivo.
 Introducir las fechas de
traslado
 Visualizar el plan de
traslado en el sistema
CAD
Ejemplo
Reserva de salas
1 2 3 4
Mantenimiento de Crear reserva de
Crear datos de sala Asignar costes
datos de personas sala
 Mantenimiento de salas  Mantenimiento de  Seleccionar tipo de sala  Usar el centro de coste

en la vista personas que están asignado a la persona
 Definir tiempo
arquitectónica autorizadas a reservar  Ejecutar contabilización
 Seleccionar sala individual para los
una sala disponible
 Determinar los precios externos
de uso de salas para  Crear acuerdos marco  Asignar gente que
reuniones y el precio de como contratos de RE asistirá a la reunión
servicios para ser capaces de  Especificar servicios
cobrar a terceros que requeridos (como
usen las salas catering)
REAL ESTATE
MANAGEMENT

Reparaciones

Mantenimiento y
Reparaciones
• Altos costes generales
• Falta de cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio
• Ineficiencia en la gestión del personal de servicio

Mantenimiento y Reparaciones
Despacho de órdenes de trabajo y notificaciones de mantenimiento a la fuerza de trabajo móvil.
Ejecución de planes de mantenimiento preventivo y correctivo.
Creación, procesamiento y monitorización de órdenes de reparación y mantenimiento usando procesos

estándar que mejoran los niveles de servicio .
Colaboración con proveedores de servicio.
Creación de planes de mantenimiento preventivo y correctivo
Uso de dispositivos ´móviles para despachar, monitorizar y actualizar las solicitudes de servicio de manera
eficiente.
Mantenimiento y reparaciones
Integración CAD
Mantenimiento de  Mejora de la disponibilidad de los equipos con mantenimiento programados
instalaciones de  Gestión de las personas a través de dispositivos móviles
forma proactiva
 Seguimiento de la localización y costes de mantenimiento de los activos
 Asignación de activos a las

instalaciones de real estate
 Visualizar la localización de una

petición de mantenimiento
 Sensores para la gestión de los

procesos de mantenimiento
REAL ESTATE
MANAGEMENT

Reparaciones

Energía y Seguridad
Seguimiento del consumo de recursos para la cartera en cada localización.

Integración con los sistemas de información de los edificios de cara a mejorar sus operaciones.
Monitorización del consumo de energía y sus costes relacionados para cada instalación.
Seguimiento, procesado, investigación, reporte y análisis de incidentes.

Proceso a seguir:
1 2 3
Reportar el
Crear métricas Statistical Modeling
Medir consumo consumo
 Crear métricas  Leer el consumo y  Crear reporte de

 Asignar métricas a crear documento de consume de energía
ubicaciones técnicas, medida
 Analizar consumo
edificios, terrenos,… actual
 Monitorización del consumo de recursos por localización y edifico
Reduce el consumo
 Acceso a los sistemas de información de los edificios desde el cockpit
de recursos
 Desplegar procedimientos de seguridad y monitorizar los incidentes de seguridad
 Visualizar el consumo
de recursos por
localización
 Acceder directamente al
Sistema de información
del edificio
Real Estate Cockpit
Real Estate Cockpit
• Falta de visión holística de datos técnicos, comerciales o del entorno de

Real Estate
• Incapacidad para reaccionar a tiempo a los problemas
• Falta de flexibilidad de las herramientas de reporting

Real Estate Cockpit
Gestión eficiente
de las rentas
 Optimización en la localización
de inmuebles y terrenos
 Visión conjunta de datos

operacionales y económicos
 Proceso de pagos en
tiempo real
Real Estate Cockpit
IFRS16 en SAP Real Estate:
solución y requisitos
Planificación de los cambios regulatorios
Nuevos estandar con implicaciones obligatorias liberados
Actual reporte de los leasing operativos
(tomador)
 Reportados fuera de balance
IASB publica el nuevo estándar de  Informados en la memoria del balance
13 de Enero
2016 contabilización para los arrendamientos IFRS 16
25 Febrero
FASB publica el Nuevo estándar de
2016 contabilización de arrendamientos (ASC-842)
1 Enero 2019
IFRS 16 Fecha efectiva- se permite adopción
temprana Nuevas obligaciones:
Siguiente año
fiscal tras el FASB (Topic 842) (US GAAP)  Es requerido capitalizar la mayoría de las obligaciones
15 Dic. 2018  Contabilización en el balance de los activos y las
obligaciones
Implementación del nuevo software de SAP Lease Administration para equipos

solución
SAP para administrar los

La
SAP Real Estate Management para

arrendamientos
propiedades
Planificación de los cambios regulatorios
Nuevos estandar con implicaciones obligatorias liberados
Posicionamiento de soluciones SAP
Arrendamiento Propiedad Inmueble Otras propiedades

(equipos, mobilizado..)
Lessor 1 2
SAP Leasing
SAP Real Estate
Management
(mejorado para IFRS 16 y
Impacto de US GAAP ASC 842) SAP Lease Administration
IFRS 16 Lessee 3 4
by Nakisa*
IFRS16
IFRS & US GAAP Leasing
Gestiónde contratos en RE-FX

Portfolio de GENERAL LEDGER
contratos (MULTI-GAAP ACCOUNTING)
Administración Generación
Reporting
de contratos de pagos Cuentas a pagar / cuentas a cobrar
Controlling y contabilidad por

centros de beneficio
Revisión de Contabilidad de
arrendamientos activos
REPORTING
Clasificación de Valoración
Reporting
activos de activos
Proceso integrado End- to- End
Solución para IFRS16 Lease Administration
Invest Portfolio Space- und

Maintenance Resource
Procesos and and Contracts Facility
Management
Construction Management and Repair
Portfolio Trans-
Portfolio actions Location Portfolio Portfolio
Planning Mgmt. Mgmt. Analysis
Management Mgmt.
Project
Construction Mgmt. Sourcing
Organización
Contract- Cashflows Lease Cost

Contract Mgmt mgmt. Admin. Control
Occu-pancy Spce Move Resource

Space Mgmt. Planning Scheduling
Facility Asset Asset Asset Mobilie

Scenarios Resource Object
Management Strategy Planning Execution Tracking Analysis
FI-AA Project Budget & Financial

Accouniting Controlling Forecast Vendors Customers
Close
Escenario integrado de gestión de arrendamientos
Gestión de contratos
Acreedor
 Tipos de contrato
 Partners Calisificación y valoración
 Objeto del  Clasificación y evaluación
arrendamiento: activos de reglas Apuntes financieros Local GAAP
fijos, propiedades,
equipos…  Calcular y reporter por valor  Multi GAAP : IFRS, US GAAP, HGB
neto contable, depreciación,
 Plazos y condiciones reembolsos y tipo de  Gestión RoU para activo y pasivo
para la gestión de avisos
y reglas de renovación
interés.  Contabilidad de deudores y IFRS
(validez)  Gestión del cambio / acreedores
 Planes de facturación:
Revaloraciones  Recalculo de la depreciación y
arrendador / arrendatario  Workflows entre el reembolsos
Controlling /
 Fechas críticas y avisos
administrador de contratos y  Pago de los arrendamientos Centro de
contabilidad
 Controlling / contabilidad por centro beneficio
 Creación / enlace al activo de beneficio
„Derecho uso del activo“ Activo

El camino
Estar preparados para la nueva regulación
PLAN TRANSICIÓN Y CONTRUCCIÓN PRODUCCIÓN
Valoración y
clasificación
Gestión de
contratos
Multi-GAAP
Contabilización
Implementación
Valor inicial
Abstracción
Fase de análisis de los
de datos
contratos
Gestión del cambio Comienzo de la gestión de contratos
IFRS16. Estructura del contrato
Para cada objeto del contrato se
Crear / Asignar el dato Crear / asignar un
Vertragsobjekte
Objetos del aosican las reglas de valoración
maestro del activo RoU para el activo
contrato relevantes según los principios
contables
Las fechas de duración del contrato

Periodos de predefinen la duración del mismo
validez del desde el punto de vista contable,
pero pueden ser cambiadas de
contrato forma manual: fecha probable de Regla de valoración
fin
Las condiciones pueden ser

Kondition asignadas a reglas de valoración y Cada modificación en el contrato Erzeugung Bewertung
Condiciones pueden ser clasificadas de acuerdo require una revaluación Erzeugung Bewertung
a la relevancia de la misma para el Erzeugung Bewertung
cáculo del RoU Crear la valoración
CONTABILIZACIÓN Multi-
Ej: Arrendamiento edificio GESTIÓN DEL CONTRATO VALORACIÓN Y CLASIFICACIÓN
GAAP
Acceso al Crear Generar Crear activo Generar Contabilizar Reportar

Fiori Launch Pad Launchpad contrato valoración fijo cash flows valoración resultados
GAAP

GAAP

GAAP

GAAP
Acceso al Crear Generar Crear activo Generar cash Contabilizar Reportar

Fiori Launch Pad Launchpad contrato valoración fijo flows valoración resultados
GAAP

GAAP

Entrega de la solución
La solución para los nuevos estandar de gestión de arrendamientos es una mejora de SAP Real Estate Management:
Soporta la integración con:
 Classic y new General Ledger
 S/4HANA Finance
 Contabilización y gestión de activos fijos
Entrega:
 Entrega a través de un paquete de mejora
 El release es EHP 6 o superior o S/4HANA on premise
 Nota 1682715: IFRS compliant lease accounting
 Nota 2255555: Evaluation of leasing contracts
 Nota 2406475: IFRS16 mejoras y correcciones
Roadmap
Roadmap
Beneficios y
referencias
Valor añadido SAP
SAP RE proporciona una total integración con la gestión de expedientes, la
1 contabilidad financiera y analítica, gestión de proyectos, mantenimiento y

generación de informes, sostenibilidad…
2 SAP RE es SAP ERP y, por lo tanto, una plataforma escalable y

flexible.
SAP RE permite una mayor transparencia y control y una mayor

3 calidad de la información: por ejemplo una cuenta de resultados
analítica por edificio.
Valor añadido SAP
Referencias de cliente
Bancos, Aseguradoras,
Sector Público Energía / Industria Comercio Gestión de Viviendas
Servicios
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No part of this publication may be reproduced or transmitted in any form or for any purpose without the express permission of SAP SE or an SAP affiliate company.
SAP and other SAP products and services mentioned herein as well as their respective logos are trademarks or registered trademarks of SAP SE (or an SAP affiliate company) in Germany
and other countries. Please see http://global12.sap.com/corporate-en/legal/copyright/index.epx for additional trademark information and notices.
Some software products marketed by SAP SE and its distributors contain proprietary software components of other software vendors.
National product specifications may vary.
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shall not be liable for errors or omissions with respect to the materials. The only warranties for SAP SE or SAP affiliate company products and
services are those that are set forth in the express warranty statements accompanying such products and services, if any. Nothing herein should be construed as constituting an additional
warranty.
In particular, SAP SE or its affiliated companies have no obligation to pursue any course of business outlined in this document or any related presentation, or to develop
or release any functionality mentioned therein. This document, or any related presentation, and SAP SE’s or its affiliated companies’ strategy and possible future developments, products,
and/or platform directions and functionality are all subject to change and may be changed by SAP SE or its affiliated companies at any time
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Gabriel Calvo Agudo Noemi Diaz-Benito

1. Alcance funcional de SAP Real Estate Management

2. IFRS16 en SAP Real Estate: solución y requisitos

Head of Corporate Corporate Head of Finance Chief Compliance

Accounting & Treasury & Finance Enterprise Risk & Compliance

Strategy Development and Payments and Bank

Planning, Budgeting Invoice Management Controls and Compliance

Profitability and Cost Debt and Investment

“¿Cómo puedo saber

“¿Estoy gestionando el espacio

Inversión y Relación con Gestión de

Gestión de Planificación Gestión de Gestión de Portfolio Portfolio

Gestión de Lease Trans- Lease Expense

Gestión de Asset Asset Asset Mobile

Activos Project Budget & Cierre

Inversiones y Construcción Energía y Seguridad

Gestión de inmuebles Mantenimiento y

Gestión del espacios

Inversiones y Construcción Energía y Seguridad

Gestión de inmuebles Mantenimiento y

• Falta de procesos de planificación de la inversión transparentes

• Escasa visibilidad de la cartera de activos

• Los proyectos de construcción y modernización exceden los

Planificación de inversiones y creación/ monitorización de proyectos de construcción

Recopilar todas las ideas de inversión, pasos de aprobación y criterios de decisión

Creación de proyectos y monitorización de presupuestos, hitos, entregables y fechas de entrega

Gestión de todos los acuerdos de adquisición de terrenos y edificios

 Integración con Gestión de

Inversiones y Construcción Energía y Seguridad

Gestión de inmuebles Mantenimiento y

Gestión del Espacio

• Escasa cuota de retención de arrendatarios

• Visión global de fechas críticas en la gestión contractual

• Cumplimiento normativo IFRS16

Planificación de campañas para promocionar espacios vacantes

Monitorización y cualificación de oportunidades de negocio

Gestión de contratos de Lease-in, Lease-out y Contratos de venta

Control de FECHAS críticas

Gestión eficiente de CONDICIONES de alquiler

Pagos, Liquidación de alquileres y gastos de mantenimiento de áreas comunes

Vista de Uso Vista de Arquitectura

Dependiente de la sociedad. Integración con FI

Se organiza de forma jerárquica con la siguiente estructura:

Organización, persona o grupo en los que la empresa tiene un interés de negocio

Revisión & Inspección Activar contrato

Finalizar Cambiar detalles /

Saldar partidas abiertas Revisión fechas & condiciones

Vista de Uso Vista de Arquitectura

Vista técnica con datos maestros de tipo arquitectónico de un objeto inmobiliario

NO OBLIGATORIA. Complementan la vista de uso.

Integración con sistemas gráficos CAD/GIS

Pueden ligarse con un objeto de la vista de uso

Inversiones y Construcción Energía y Seguridad

Gestión de inmuebles Mantenimiento y

Gestión del Espacio

• Falta de visibilidad de utilización de espacio

• Desconocimiento del coste debido a espacios vacantes

• Ineficiencias en la gestión de salas y falta de visibilidad sobre equipamiento

Monitorización de la asignación de espacios a empleados y contratistas.

Creación y programación de planes de desplazamiento de individuos y equipos, resultando en informes de

 Definición de espacio  Asignar empleados al  Asignación de costes a

A3.01 -12 Puestos