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ADQUISICIONES
PGC – 06
Firma
1 OBJETIVO
Este procedimiento tiene como objetivo establecer una metodología que permita normalizar la
cotización y posterior adquisición de los insumos y servicios necesarios para el desarrollo de los
procesos productivos de la obra denomina “Obras Complementarias API año seco 2011”.
Recepcionar, almacenar, manipular, preservar, y controlar los insumos adquiridos y/o
proporcionados por el cliente además de llevar un inventario físico, valorizado y actualizado.
Este Procedimiento se aplica a toda adquisición de insumos, servicios y la recepción de ellos en
bodega de obra.
2 RESPONSABILIDADES
3 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA
Dada la naturaleza de los servicios que presta SIITEC Ingenieros Ltda., los insumos relevantes
para la calidad de su servicio son:
Herramientas y Equipos,
3.2.- DEFINICIONES
3.2.4.Ficha Cargo Bodega: Ficha personal donde se registran los insumos que están bajo
responsabilidad del trabajador.
3.2.5.Acta de Baja de Insumo: Documento que registra el motivo por el que se rebaja uno o mas
insumos del inventario.
3.2.6.Guía de Despacho (GD): Documento legal que especifica y describe los insumos
trasladados y recepcionados.
4.1.1. El pedido de materiales para su compra solo se realizara si el material solicitado no está en stock
en bodega. El solicitante deberá completar el formulario “Requisición de Materiales y/o servicios”
asegurándose de anotar todos los detalles para evitar posible errores en el pedido. Si se justifica y es
factible, pedirá muestras de lo solicitado. El solicitante deberá obtener las firmas de su jefe de área y del
ingeniero administrador, según sea el caso.
4.1.2. El jefe de adquisiciones y bodega solo recibirá formularios de solicitud de pedidos de materiales
que estén debidamente llenados y posteriormente firmados por el administrador de obra y/o el jefe de
terreno.
4.1.3. Los pedidos de materiales deben realizarse considerando a lo menos 7 días hábiles para efectuar
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la compra y uno para el despacho. Este plazo podrá modificarse dependiendo del lugar de destino y
disponibilidad de entrega por parte del proveedor.
4.2.1. El jefe de adquisiciones y bodega o la persona que designe deberá solicitar cotizaciones a distintos
proveedores del área, (a lo menos 3), posteriormente se optara por la mejor oferta, esta se optara por
precio, calidad, puntualidad, respaldo, atención, entre otras cosas.
4.2.2. El jefe de adquisiciones y bodega solicitara al administrador de la obra y/o gerente de proyectos la
autorización y firma definitiva de la orden de compra, la que debe considerar:
4.2.3. El proceso de aprobación de las ordenes de compras se tramita a través del programa
“ICONTRUYE”, el cual debe ser aprobado según descripción a continuación:
OBS: En el caso que el valor de la orden de compra supere lo autorizado para ser aprobado por el
administrador de contratos esta orden de compra deberá ser aprobada por el gerente general de SIITEC
Ingenieros.
4.2.5. Tomada la decisión se origina una orden de compra en sistema computacional “ICONTRUYE” la
cual debe ser aprobada según el flujo que se define a continuación
OBS: La aprobación de la orden de compra que supere una cantidad definida según proyecto debe ser
aprobado por el gerente de proyectos, esto dependerá del proyecto.
4.2.6. Para compra de materiales que por su naturaleza deben ser validados, se deberá solicitar
certificado de calidad del producto (por ejemplo, mallas, pernos, geomembrana, geotextil, hormigón).
4.3.1. Serán compras dirigidas, aquellas compras donde no es posible conseguir otras alternativas, o
bien, aquellas que por factores que se indican a continuación, deben ser realizadas a un proveedor
especifico.
Entonces esa compra será dirigida a un proveedor especifico, sin la necesidad de tener que respaldar las
tres cotizaciones.
4.3.2. La orden de compra se bajara del sistema ICONTRUYE la cual se imprimen 3 copias las cuales se
distribuyen de la siguiente manera:
1° Al proveedor
2° Archivo adquisiciones con respaldo
3° Para la coordinación del retiro (transporte)
4.4. Recepción
4.4.1. La recepción de los materiales comprados se hace en bodega de obra, comparando la orden de
compra con la guía de despacho o factura que trae el proveedor o el transporte contrato para el traslado
de materiales.
4.4.2. Al momento de recibir la factura, el jefe de adquisiciones y bodega o quien él designe, compara la
misma con la copia de la orden de compra.
4.4.3. Una vez llegado los productos se revisan y se comprueba que corresponda a lo solicitado, en este
caso existen dos posibilidades.
quien
Dispondrá su retiro y uso de estos.
4.5. BODEGA
En obra cada jefe de departamento deberá solicitar los materiales en bodega, estampando su firma en el
vale de entrega de materiales, estos no serán entregados a ninguna persona más.
Cuando se entrega una herramienta a trabajadores, esta se debe dejar un registro de préstamo de
herramientas diarias, en el caso que el personal no devuelva la herramienta se le informara a su
supervisor directo para regularizar la devolución de la herramienta.
Cuando la herramienta se entrega para que el trabajador sea el único en operarla o es responsable de
esta, se deja registro en la ficha de cargo del trabajador.
1.- Cada vehículo que el administrador de contrato determine se le entregara un chip para la carga de
combustible en estaciones de abastecimiento de combustible dentro de Codelco División Andina.
2.- En el caso del camión abastecedor de petróleo, poseerá un chip con el cual cargara combustible para
abastecer al maquinaria y transporte de la empresa, en el abastecimiento se dejara registro donde se
especifique la carga diaria (salidas y entradas), números de vales de el saldo del día.
El operador de camión por cada entrega de combustible emitirá una vale en triplicado registrando en este:
Duplicado: Se entrega al operador que recibe la carga, el cual debe adjuntarlo al Check List diario.
4.6.1. Toda vez que se recepcione algún insumo en la obra, el jefe de adquisiciones y bodega o quien el
designe constatara la veracidad de los datos de las guías de despacho o facturas. Para esto verificara la
existencia de la orden de compra. Si el documento está mal emitido, vale decir razón social o Rut no
corresponde a Constructora Fe Grande o no existe una orden de compra que avale el despacho, este
debe ser rechazado por el jefe de adquisiciones y bodega y no permitir la descarga de materiales en obra.
4.6.2. Durante la descarga de materiales, el jefe de bodega, o quien este asigne, recepcionara los
insumos con la guía de despacho o factura del proveedor, realizando en ese acto una revisión física y
conteo de lo recibido, teniendo en cuenta lo solicitado en la orden de compra (cantidad, tipo y calidad)
4.6.4. En el caso de recibir cantidades menores de insumos, a los indicados en la guía de despacho, el
encargado de adquisiciones y bodega deberá dejar constancia escrita en la guía de despacho y/o factura
del proveedor, procedimiento de igual forma a firmar y timbrar, en ningún caso se recibirá una cantidad
mayora lo especificado en la guía de despacho o factura del proveedor.
4.6.5. De generarse una devolución , el jefe adquisiciones y bodega devolverá físicamente al proveedor,
el material inapropiado o la cantidad en exceso, dejando registro este evento por escrito en la guía de
despacho o factura y/o programa ICONSTRUYE.
6.7. Almacenamiento
6.7.1. Una vez recepcionados los insumos en obra, el jefe de adquisiciones y bodega y/o quien el
designe, los deberá almacenar en las instalaciones previstas por la obra para el uso de la bodega, o
donde se haya convenido el almacenaje, ateniendo las características y naturaleza de lo adquirido o
arrendado. Para ello se adoptaran los siguientes criterios.
- Separar e identificar los insumos proporcionados por el cliente, estos insumos no serán ingresados
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al control de inventario de obra, bastando solo el control mantenido por el jefe de oficina técnica,
sin perjuicio de ello, el jefe de adquisiciones y bodega será responsable por la custodia de estos
hasta su retiro desde las instalaciones dispuestas para ello.
- Separar e identificar los insumos no aptos para ser utilizados en el proceso productivo. (insumos
no conforme)
- Separar e identificar las sustancias peligrosas, inflamables o explosivas tomando las medidas de
protección determinadas por el ley y por las especificaciones del cliente.
- Separar e identificar equipos de protección personal respecto al uso, es decir, los nuevos de los
reutilizables.
- Identificar y separar materiales vencidos, según las fechas otorgadas por el fabricante como plazo
máximo para su uso.
- Almacenar según indicaciones de los fabricantes, fichas técnicas, indicaciones de los profesionales
de la obra, normas, etc.
6.7.2. La eliminación final de los insumos no aptos y/o vencidos será resuelta por el ingeniero
administrador antes del término de la obra y por escrito.
6.8.1. El encargado de adquisiciones y bodega y/o la persona que el designe deberá mantener un
inventario valorizado en todo momento durante la vigencia de la obra, es inventario se realizara este será
realizado el ultimo día del mes y será presentado a administrador de contratos, auditor de empresa y
oficina técnica.
6.8.2. El encargado de adquisiciones y bodega y/o la personal que el designe deberá mantener un
inventario mensualmente físico por cantidades y estado.
6.9.1. En el caso de que el o los insumos, devueltos desde terreno, presenten merma o un daño mayor,
el encargado de adquisiciones y bodega verificara la viabilidad de su reutilización o reparación, en el caso
contrario deberá emitir el formulario acta de baja de insumo, el que se presentara al ingeniero
administrador para su aprobación y observación. Para los insumos mantenidos en bodega que presenten
un deterioro tal, que haga inviable su uso en obra o que se encuentren vencidos, también se deberá emitir
formulario acta de baja de insumo el que se presenta al ingeniero administrador para su aprobación.
6.9.2. En caso que un insumo haya sido extraviado por un trabajador, el encargado de adquisiciones y
bodega deberá emitir el formulario acta de baja de insumo, debiendo indicar el numero de ficha y nombre
del trabajador en la casilla de observaciones, el formulario debe ser aprobado por el administrador de
contrato.
6.9.3. El formulario acta de baja de insumo, deberá ser ingresado al sistema computacional de bodega
“ICONSTRUYE”, disminuyendo el inventario.
6.10.1. Una vez concluida la obra el jefe de adquisiciones y bodega procederá al cierre de bodega de
obra. En este acto se procede a contabilizar y separa los insumos según su naturaleza (EPP,
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6.10.2. El administrador de contrato podrá enajenar o dar de baja, los insumos que por su cantidad,
calidad, uso, reutilización y estado no justifique su devolución a bodega servimat, previa autorización.
6.10.3. El jefe de adquisiciones y bodega será responsable de embalar, estibar y despachar todos los
insumos a otras obras, ventas, remates y/o envió a almacenaje a bodegas servimat.
6.10.4. El despacho se efectuara con guía de despacho identificando y detallando claramente los insumos
devueltos a bodegas servimat, quien verificara que estos materiales sean los detallados en el inventario
final de la obra.
que se encuentren certificados por algún Sistema de Gestión, como ISO 9001,
ISO 14001, OHSAS 18001, SIST, Nch 2909, (S)
que posean un mejor precio competitivo con respecto a los demás proveedores del
mercado, manteniendo un mismo estándar de calidad (P)
por estar dentro del radio urbano de ubicación de la empresa favoreciendo los plazos de
entregas (Distancia) (D).
Esta selección se realiza del listado general histórico de proveedores existente de la empresa, en el
cual se incluyen todos aquellos proveedores al cual alguna vez han tenido relación comercial con la
empresa. De este listado, se eligen los proveedores de mayor relevancia para las actividades
desarrolladas según el punto 3.1 “Insumos Relevantes para la Calidad del Servicios”
Los proveedores nuevos de insumos considerados relevantes, deberán cumplir con uno de los
criterios de selección, e ingresados a la lista histórica de proveedores. Ante la necesidad urgente de
tener que adquirir un producto a Proveedores no aprobados se realizará la compra y luego se
procederá según tratamiento de proveedor nuevo. Cuando se cumpla un nuevo periodo para
evaluación, estos serán incluidos en el proceso de evaluación para su definición como proveedores
aprobados.
La empresa mantiene una Lista de Proveedores aprobados haciendo uso del formato:
FC – 01 “INFORME DE NO CONFORMIDAD”
FC – 04 “MODELO DE CARTA”
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Cualquier observación que se derive de las acciones tomadas frente a las no conformidades
descritas.
Compras a crédito
Solicitud del Proveedor
Cuando se generan Cotizaciones
FC - 09 “ORDEN DE COMPRA”
Ante la necesidad de tener que adquirir un producto de suma urgencia, entrega en menos de ocho
horas de trabajo, se realizará la compra y posteriormente, se regularizará la compra.
SIITEC Ingenieros Ltda., sólo incorpora a los servicios comprometidos aquellos insumos que
cumplen los requerimientos especificados por el cliente.
ENCARGADO DE BODEGA
RECEPCIÓN SATISFACTORIA
______________________________________________
SIITEC Ingenieros Ltda.
La recepción de los insumos, que no cumpla con los requerimientos especificados, será motivo de
rechazo y devolución inmediata y originará un informe de no conformidad, además se enviará una
Carta de Reclamo a dicho proveedor. Lo anterior, será aplicable cuando exista un 5% de defectos
en los materiales recepcionados, basado en los siguientes criterios de rechazo:
producto dañado,
retraso en la entrega,
Cuando SIITEC Ingenieros Ltda., o alguno de sus clientes decida verificar la capacidad de los
proveedores en sus instalaciones, esto quedará establecido en los documentos de compra de
insumos, de ser necesario.
Será responsabilidad del Encargado de Bodega el registrar el traspaso del material adquirido por el
área de adquisiciones a las otras áreas o procesos internos, esto se realizará haciendo uso del
formato:
FC - 31 “EGRESO DE MATERIALES”
Fecha de entrega
Cantidades solicitadas,
Casilleros de verificación (Debe contener VºBº del que Entrego el material y el que lo
recepcionó)
Para este caso se aplicarán los mismos criterios de rechazo aplicados a los proveedores.
El Encargado de Bodega con la requisición autorizada (según NOTA1) entrega los productos al
personal del contrato responsable para el retiro de ellos desde bodega. Debe emitir un registro
de egreso de materiales (duplicado), para dejar evidencia de la recepción satisfactoria de los
productos entregados desde bodega de Casa Matriz, entregando la copia del Egreso de
Materiales al responsable de llevar los productos a faena.
2 PROXIMOS PROCESOS
Los datos de salida del presente proceso son datos de entrada para los procesos suministro del
servicio de SIITEC Ingenieros Ltda.
4 REGISTROS
5 HISTORIAL DE MODIFICACIONES
Mod. N° Identificación de la modificación Fecha
0 Edición inicial 20.11.06
En el Apartado 4.2.1.1 “Proceso de Selección de Proveedores” se
agrega otro criterio de selección de proveedores.
Se agrega Apartado 4.2.2.2 “Generación de las Cotizaciones”
1 20.01.07
En el Apartado 4.2.2.3 “Generación de las Ordenes de Compra” se
agrega las condiciones en que se emite una orden de compra.