Manualdefunciones 090330051208 Phpapp01 PDF

CENTRO DE EDUCACIÓN MILITAR
ESCUELA DE COMUNICACIONES
Res. Icfes 2903
Res. Mineducación 1777
MANUAL DE FUNCIONES Y
PROCEDIMIENTOS
Facatativá, Septiembre de 2004
CONTENIDO
Res. Icfes 2903 _____________________________________________________________________ 1

Facatativá, Abril 5 de 2006 _________________________________________________ 1
CONTENIDO __________________________________________________________ 2
INTRODUCCIÓN ________________________________________________________ 4
JUSTIFICACIÓN ________________________________________________________ 5
OBJETIVOS ____________________________________________________________ 6
OBJETIVO GENERAL: _________________________________________________ 6
1.1. MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

COMPLEMENTARIA ________________________________________________________ 7
1.2. VISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

COMPLEMENTARIA ________________________________________________________ 7
1.3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACION SUPERIOR ____________ 7

1.3.1. Objetivo General ________________________________________________ 7
1.3.2. Objetivos Específicos ___________________________________________ 8
1.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL ______________________________________ 10
CAPITULO II. FUNCIONES ______________________________________________ 11
2.1.JEFE DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR_______________________ 12
2.2. SECRETARIA DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR ______________ 15
2.3. DIRECTOR DE PREGRADOS ____________________________________________ 18
2.4. DIRECTOR DE POSGRADOS_______________________ ¡Error! Marcador no definido.
2.5. COORDINADOR ACADÉMICO __________________________________________ 103
DE ORDEN ADMINISTRATIVO _____________________________________________ 104
2.6. DOCENTE______________________________________________________________ 23
2.7. JEFE DE REGISTRO Y CONTROL ________________________________________ 26
2.8. COORDINADOR DE EDUCACIÓN A DISTANCIA __________________________ 31
CAPITULO III. PROCEDIMIENTOS ______________________________________ 37
3.1. PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL ___________________________________ 39
2.INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROCESO ________________________ 39

3.1.1. Procedimiento de información _______________________________________________ 40
PROCESO DE INFORMACIÓN PARA ____________________________________ 42

3.1.2. Procedimiento de admisión __________________________________________________ 44
3.1.3. Procedimiento de matricula _________________________________________________ 45
3.1.4. Procedimiento de recepción de notas _________________________________________ 50
3.1.5. Generación de informes y estadísticas _______________________________________ 50
3.1.6. Procedimiento de expedición de certificaciones _______________________________ 50
3.2. PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO ______________________________ 56
3.3. PROCESO DE EDUCACIÓN CONTINUADA________________________________ 60
3.3.1. PROCEDIMIENTO GENERAL _______________________________________________ 60
3.4.PROCESO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA _________________________________ 63
3.4.1. Procedimiento de inscripción ________________________________________________ 63
3.4.2. Procedimiento de matricula _________________________________________________ 63
3.4.3. Procedimiento de inducción nivel introductorio________________________________ 64
3.4.4. Procedimiento de tutoría ___________________________________________________ 64
3.4.4.1. Etapas de la tutoría ______________________________________________________ 64
3.4.4.2. Tipos de tutoría __________________________________________________________ 66
3.4.4.3. Procedimiento de seguimiento _____________________________________________ 66
3.4.4.4. Procedimiento de evaluación _______________________________________________ 67
CAPITULO IV. PROCESO DE COORDINACIÓN Y DIRECCIÓN ACADÉMICA __ 69

4.1. DEFINICIÓN ___________________________________________________________ 69
4.2. PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN ACADÉMICA ____________ 70
4.3 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE DOCENTES ______________________ 70
4.4. PROCEDIMIENTO DE HOMOLOGACIÓN_________________________________ 71
CAPITULO V. PROCESO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA _____________ 80
5.1. Procedimiento de Archivo _________________________________________________ 80
___________________________________________________________________________ 86
INTRODUCCIÓN
Con el fin de estructurar los diferentes procesos que se adelantan en el

Departamento de Educación Superior, a continuación se presenta un marco
general del Departamento, basado en su misión, visión, objetivos y estructura
organizacional.
Posteriormente, se presentan las funciones de la Jefatura de Educación

Superior, Secretaria Departamento de Ecuación Superior, Dirección de
Postgrados, Dirección de Postgrados, La Coordinación Académica de Pregrados,
Docente, Coordinación de Registro y Control, Coordinación de Educación a
Distancia, Coordinación de bienestar Universitaria, Coordinación de Educación
Continuada, con sus respectivos anexos.
De igual forma se analizan los procedimientos generales de cada una de las

áreas mencionadas anteriormente, con sus respectivos diagramas de flujo y de
procedimiento.
Finalmente, se desea que la estructuración del presente MANUAL DE

FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS, sirva como un elemento guía para la
organización y unificación de criterios de la gestión académica, administrativa
que se sustentan en el proyecto Educativo Institucional (PEI)., en sus
diferentes apartes.
JUSTIFICACIÓN
El diseño e implementación del presente Manual de Funciones y Procedimientos

para el Departamento de Educación Superior Complementaria, se convierte
en una herramienta de gestión académica-administrativa que permite orientar
el buen funcionamiento de la Escuela como institución Universitaria.
En este sentido, la presente herramienta contribuye:
• Al proceso de inducción, adiestramiento y capacitación del personal

académico y administrativo.
• Al empoderamiento para que cada individuo de la organización se
proyecte en su puesto de trabajo.
• Al desarrollo administrativo por medio de la división de actividades
en cada puesto de trabajo.
• A la disminución de tareas inconexas y actividades en cada uno de los
puestos de trabajo.
• A que no se presenten duplicidad de funciones y actividades en los
diferentes procesos académico administrativos.
• A la distribución equitativa de la carga de trabajo.
• Apoyar el proceso de auditoria y control interno de cada uno de los
funcionarios del Departamento.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL:
Estructurar un sistema administrativo por medio del diseño de métodos y

herramientas de simplificación del trabajo, que permitan el cumplimiento de
las metas y propósitos de orden académico administrativo de la Escuela de
Comunicaciones.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
• Establecer funciones de orden académico-administrativo de las

diferentes unidades que conforman el Departamento de educación
Superior.
•
• Definir los procesos que conforman las actividades propias del
departamento.
•
• Determinar las políticas, normas e indicadores de gestión que
orientan el desarrollo del Departamento.
CAPITULO I. MARCO INSTITUCIONAL
1.1.MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

COMPLEMENTARIA
La razón de ser del Departamento de Educación Superior Complementaria es lo

siguiente:
“CAPACITAR A OFICIALES, SUBOFICIALES Y PERSONAL CIVIL CON

ALTOS NIVELES DE CALIDAD, GARANTIZANDO SU FORMACIÓN
INTEGRAL PARA EL ENGRANDECIMIENTO DEL ARMA Y DEL SECTOR
DE LAS COMUNICACIONES”.
1.2. VISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

COMPLEMENTARIA
El Departamento de Educación Superior proyecta su quehacer desde la

siguiente visión de futuro:
“EL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR SE PROYECTA COMO

UNA UNIDAD ACADÉMICA, LÍDER, COMPETITIVA Y DE EXCELENCIA
PEDAGÓGICA, QUE OFERTA SERVICIOS EDUCATIVOS DE ALTA
CALIDAD PARA PROMOVER EL CRECIMIENTO Y DESARROLLO DEL
ARMA Y SECTOR DE LAS COMUNICACIONES”.
1.3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACION SUPERIOR
1.3.1. Objetivo General

Complementar la formación del personal militar y civil a través de
la utilización de diversas estrategias pedagógicas, que garanticen su
desempeño profesional.
1.3.2. Objetivos Específicos
Ofertar servicios educativos que garanticen la formación de

tecnólogos y profesionales.
Implementar eventos académicos para la socialización y aplicación de

conocimientos y saberes técnicos, que propicien la proyección social, por medio
de la estructuración de programas de educación no formal.
Desarrollar procesos de investigación formativa que permitan la

transferencia, innovación y generación de nuevos conocimientos para el
desarrollo del sector de las comunicaciones y de la Institución.
1.4. PRINCIPIOS ORIENTADORES
La formación integral del estudiante, que es la esencia del propósito de la

Escuela, para lo cual aplicará toda la capacidad institucional, y lograr así el
desarrollo de sus potencialidades en beneficio de sí mismo y de la Patria.
La promoción de los valores humanos, éticos, patrios e institucionales, así

como la formación de actitudes de respeto por los derechos humanos, la
naturaleza y el medio ambiente.
La excelencia académica, entendida ésta como la continuidad de los

esfuerzos para optimizar la calidad de sus programas académicos de
Educación Superior, de acuerdo con la evolución técnica, tecnológica y
científica en concordancia con el desarrollo institucional y nacional.
El enfoque multidisciplinario del saber y la universalidad del conocimiento

en los procesos de formación de los miembros de las Fuerzas Militares y la
sociedad civil.
La lealtad a la misión institucional para coadyuvar en la consecución de
Formar y capacitar integralmente líderes en el área de las comunicaciones
al servicio del Ejercito Nacional y de la sociedad.
Libertad de cátedra entendida como la discrecionalidad para que todas

las temáticas objeto de estudio y cátedras específicas se puedan exponer y
debatir libremente dentro de un estricto rigor científico sin distinción
política, filosófica o religiosa. La Escuela respeta la libre expresión de
todas las ideas siempre y cuando no atenten contra las buenas costumbres,
la convivencia la moral y la Constitución Nacional.
Libertad de aprendizaje esta se concibe como la posibilidad que tiene el

estudiante de ampliar sus conocimientos y ensayar nuevas formas de
aprendizaje a través de la utilización de diferentes fuentes de información
con métodos y rigor científico los fenómenos naturales y sociales para la
construcción y aplicación de los mismos, en beneficio propio y de la
sociedad.
La Educación permanente, la cual reconoce el desarrollo de la capacidad

de la persona y de la comunidad para aprender durante toda la vida.
Participación democrática, se refiere a la participación responsable para

tomar decisiones para el logro de la misión institucional.
Autogestión pedagógica, principio concebido como la capacidad de

autodeterminación y autodirección del estudiante para incorporar los
avances científicos en la realización de sus proyectos de vida personal,
institucional y comunitaria.
1.5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
DIRECCIÓN
ASESORES
EDUSUP
SUBDIRECCIÓN
INSPECCIÓN
DE ESTUDIOS
DEPARTAMENTO
EDUCACIÓN
SUPERIOR
DIRECCIÓN DE
POSTGRADOS
SECRETARIA
COODINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN

ACADEMICA GESTIÓN REGISTRO EDUCACIÓN BIENESTAR EDU. CONTINUADA
PREGRADOS LEGAL Y AD/TIVA Y CONTROL DISTANCIA UNIVERSITARIO Y POSTGRADOS
DOCENTES
CAPITULO II. FUNCIONES
De acuerdo con la estructura organizacional a continuación se

presentan las funciones de cada uno de los cargos actuales
desempeñados en las áreas académica y administrativa, que
conforman el Departamento de Educación Superior.
En su orden jerárquico son las siguientes:

2.1. JEFE DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NOMBRE DEL CARGO : Jefe Departamento de

Educación Superior
CARGO JEFE INMEDIATO : Inspector de Estudios
DEPENDENCIA : Inspección de Estudios
OBJETIVO GENERAL DEL CARGO
Direccionar procesos educativos, a través de la implementación

de políticas y estrategias en las áreas académicas, pedagógicas y
administrativas, que garanticen el sostenimiento y consolidación
de la Escuela de Comunicaciones como institución universitaria.
FUNCIONES
DE ORDEN ACADÉMICO Y PEDAGÓGICO
1. Definir procedimientos y acciones de orden administrativo que

permitan operativamente la implementación de disposiciones de orden
académico emanadas por el consejo académico, la Dirección de la
Escuela de Comunicaciones, el Centro de Educación Militar y demás
instituciones que regulan las instituciones de Educación Superior.
2. Delimitar cursos de acción para abordar la implementación de
sistemas de evaluación y mejoramiento institucional a los diversos
programas de pregrado y postgrado ofertados por la institución.
3. Proponer ante el Consejo Académico la apertura de nuevos programas

académicos orientados a la comunidad civil y militar.
4. Propender por el desarrollo de la investigación para fortalecer

procesos académico-pedagógico y de desarrollo disciplinar.
DE ORDEN ADMINISTRATIVO
1. Elaborar anualmente el Plan Estratégico del Departamento de

Educación Superior y establecer los mecanismos metodologías y
controles efectivos para su diseño, difusión, implementación y
seguimiento.
2. Controlar el plan de mercadeo para garantizar la ampliación y

cobertura de los programas académicos.
3. Representar al Departamento de Educación Superior en las

diferentes actividades de carácter académico y administrativo.
4. Proponer convenios, alianzas estratégicas y acuerdos de cooperativas

con instituciones universitarias y del sector socio-productivo.
5. Promover convenios con las empresas del sector productivo, con el fin
de desarrollar estrategias comerciales.
6. Evaluar los niveles de rendimiento y logros alcanzados en cada uno de

los cargos referentes a los procesos académico-administrativos.
7. Realizar los diferentes informes de gestión derivados de los

procesos académico-administrativos realizados en la dependencia.
8. Presentar propuestas de mejoramiento de tipo administrativo para el

fortalecimiento y proyección de los servicios educativos.
9. Determinar las necesidades y de personal docente, infraestructura y
material didáctico y demás suministros requeridos para el
funcionamiento académico del Departamento de Educación Superior.
2.2. SECRETARIA DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
NOMBRE DEL CARGO : Secretaria Departamento

Educación Superior
CARGO JEFE INMEDIATO : Jefe Departamento de
Educación Superior
MISIÓN DEL CARGO
Apoyar administrativamente al Departamento de Educación

Superior y mantener de forma permanente excelentes relaciones
públicas, que garanticen un servicio de alta calidad en beneficio de
los estudiantes y demás dependencias de la Escuela.
FUNCIONES
ADMINISTRATIVAS
1. Promocionar con altos niveles de calidad los diferentes servicios que

la Escuela de Comunicaciones oferta.
2. Registrar en forma clara, ordenada, sistematizada y permanente los

usuarios potenciales que solicitan información sobre los programas
ofertados.
3. Orientar a los usuarios de forma adecuada los diferentes procesos

académicos – administrativos para llevar a cabo su vinculación a la
Escuela.
4. Apoyar oportuna y en forma adecuada la realización de los diversos
eventos académicos – administrativos que adelante el Departamento.
5. Consignar en forma escrita los acuerdos y decisiones tomadas con las

reuniones académicas o administrativas programadas por el
Departamento.
6. Elaborar las actas derivadas de las reuniones programadas por el

Departamento.
7. Elaborar informes de las actividades desarrolladas por el personal

vinculado al Departamento.
8. Informar al jefe inmediato sobre las actividades y compromisos que

la dependencia ha adquirido.
9. Informar al Jefe inmediato sobre cualquier novedad irregular del

Departamento.
10. Mantener una actitud de reserva y confidencialidad de la información

expedida por el Departamento.
DE ARCHIVO
1. Mantener actualizado y organizado el archivo de los diferentes

documentos emitidos por el Departamento.
2. Mantener formas de archivo de documentos seguras que garanticen la
conservación y el buen estado de los mismos.
3. Clasificar los archivos del sistema de acuerdo con su carácter y tipo
de proceso.
4. Mantener copias actualizadas y clasificadas en medio magnético de
todos los archivos del Departamento.
DE CORRESPONDENCIA
1. Clasificar la correspondencia recibida y entregada debidamente

radicada.
2. Radicar la correspondencia enviada y llevar el respectivo control.
OPERATIVAS
1. Digitar los diferentes documentos que se expiden por el

Departamento.
2. Elaborar las certificaciones, constancias y demás documentación

solicitada por los usuarios del programa.
3. Digitar los documentos generados por los asesores.
4. Manejar en forma apropiada los diferentes programas de sistemas

como el Excel, Power Point, Word, etc.
5. Mantener en orden todos los elementos, muebles y enseres y

espacios que conforman el Departamento.
6. Velar por el buen uso de los insumos y suministros de papelería que

utiliza el Departamento.
7. Realizar las demás funciones inherentes al cargo ordenadas por

superior inmediato.
2.3. DIRECCIÓN DE POSTGRADOS
NOMBRE DEL CARGO : Dirección de Postgrados

CARGO JEFE INMEDIATO : Jefe Dpto. Educación
Superior
Direccionar procesos educativos, en las áreas académicas,

pedagógicas y administrativas, que garanticen el sostenimiento y
consolidación de la Escuela de Comunicaciones como institución
universitaria, en el área de postgrados.
FUNCIONES
DE ORDEN ACADÉMICO
1. Definir procedimientos y acciones de orden académico que permitan la

implementación y desarrollo de los postgrados ofertados por la Escuela
de Comunicaciones, teniendo en cuenta las disposiciones del Consejo
Académico, la Dirección de la Escuela de Comunicaciones, el Centro de
Educación Militar y demás instituciones que regulan las instituciones
de Educación Superior.
2. Delimitar cursos de acción para abordar la implementación de sistemas

de evaluación y mejoramiento institucional a los diversos programas de
postgrado ofertados por la Escuela.
3. Proponer ante el Consejo Académico la modificación, actualización

académica de los programas académicos orientados a la comunidad
civil y militar.
4. Propender por el desarrollo de los procesos de investigación que la
Escuela realiza a través de los programas de postgrado que oferta.
1. Diseñar e implementar el plan de mercadeo para garantizar la

vinculación, selección y seguimiento a estudiantes
2. Promover el desarrollo de convenios con universidades y empresas que

garanticen la ampliación y cobertura de los programas académicos de
postgrado ofertados por la escuela.
3. Presentar al Departamento de Educación Superior el informe de

gestión de las diferentes actividades de carácter académico y
administrativo.
4. Proponer convenios y alianzas estratégicas con diferentes entidades

del sector de las telecomunicaciones e instituciones universitarias y
del sector socio-productivo.
5. Adelantar procesos de seguimiento académico a los estudiantes del

postgrado.
6. Presentar propuestas de mejoramiento de tipo administrativo para el

fortalecimiento y proyección de los servicios educativos de postgrado.
7. Determinar las necesidades de personal docente, material didáctico y

demás suministros requeridos para el funcionamiento académico del
área de postgrado.
8. Presentar informes de gestión académica y administrativa frente a l

desarrollo de los programas de postgrado.
9. Las demás funciones que el Jefe del Departamento de Educación

Superior le solicite y que sean coherentes con el cargo.
2.4. COORDINACIÓN ACADEMICA DE PREGRADOS
NOMBRE DEL CARGO : Coordinador Académico de

Pregrados
Educación Superior
MISIÓN DEL CARGO
Direccionar y proyectar el fortalecimiento y crecimiento

institucional de los programas de pregrado, a través de la
implementación y desarrollo de modelos de gestión académico-
pedagógicos eficientes sustentados en prácticas de investigación
socio educativas y formativas.
FUNCIONES
1. implementar Desarrollar políticas y procedimientos de orden

académico, que permitan el mejoramiento de los procesos.
2. Coordinar los procesos de planeación, control y seguimiento de los

convenios con las empresas del sector de las comunicaciones y
telecomunicaciones, con el fin de desarrollar estrategias comerciales.
3. Promover convenios con universidades y desarrollar estrategias

académicas, para el fortalecimiento de los procesos de formación e
investigación.
4. Promover la creación de grupos, procesos, prácticas y proyectos de

investigación y desarrollo tecnológico en los programas de pregrado.
5. Hacer estudios de factibilidad para la creación de nuevos programas
6. Llevar el control de asistencia de los docentes de la Tecnología

Nocturna.
7. Implementar sistemas de selección, desarrollo, seguimiento y

evaluación del personal docente.
8. Presupuestar los recursos físicos y requerimientos financieros,

necesarios para el desarrollo de los programas de pregrado.
9. Presentar los informes de gestión de orden académico.
10. Coordinar las actividades académicas derivadas de los convenios

interinstitucionales.
DE ORDEN ACADÉMICO
1. Implementar procesos de evaluación institucional y de acreditación,

para el mejoramiento y ampliación de la cobertura de los programas
de pregrado.
2. Desarrollar procesos de evaluación académico pedagógicos que

permitan mejorar los niveles de formación.
3. Realizar encuentros de carácter académico, pedagógico e

investigativo que promuevan la integración de la comunidad
universitaria y el fortalecimiento de la proyección institucional.
4. Implementar proceso de seguimiento académico por medio de índices

de gestión.
5. Adelantar propuestas y proyectos relacionados con la

reestructuración ampliación y creación de nuevos programas, en el
área de pregrado.
6. Ajustar los modelos de gestión pedagógica que sustenten los
propósitos de formación y del plan de estudios, en el área de
pregrado.
7. Velar por mantener al día las aulas con los dispositivos para el
desarrollo de clases.
8. Ejercer control de los elementos que soliciten los estudiantes y

docentes para el desarrollo de clases.
9. Velar por mantener los laboratorios listos para el desarrollo de

prácticas de los estudiantes de la escuela y los de convenio con otras
instituciones.
10. Recepcionar y verificar las notas de calificaciones de los estudiantes

emitidas por los docentes.
11. Entregar a Registro y Control las notas emitidas por los docentes.
12. Realizar las demás funciones inherentes al cargo, solicitadas por el

superior inmediato.
2.5. DOCENTE
NOMBRE DEL CARGO : Docente

CARGO JEFE INMEDIATO : Director de Pregrados
MISIÓN DEL CARGO
Diseñar e implementar estrategias académico-pedagógicas, que

garanticen la formación integral de los estudiantes de los
programas ofertados, a través de la aplicación de las diferentes
técnicas, herramientas y mediaciones educativas.
FUNCIONES
DE ORDEN ACADÉMICO – PEDAGÓGICO
1. Valorar, conceptuar y consignar en las actas de calificaciones las notas

respectivas según los plazos establecidos por la Dirección de Programa.
2. Diseñar y elaborar material didáctico que contribuyan al desarrollo de

habilidades y competencias que consoliden el aprendizaje de los
estudiantes.
3. Asistir puntualmente a los eventos formativos y evaluativos de los

estudiantes programados por la Escuela.
4. Sugerir a la dirección de programa cambios y mejoras posibles en los

programas y procesos pedagógicos, didácticos e instrumentales que lo
sustentan.
5. Diseñar actividades de seguimiento a estudiantes, que permitan
monitorear sus avances, logros y desarrollos, con el fin de proponer
estrategias que permitan mejorar la relación enseñanza–aprendizaje.
6. Generar espacios académicos y pedagógicos, que fomenten la discusión,

reflexión crítica y participación de los estudiantes como medios de
apropiación, aplicación y transferencia de conocimientos.
7. Planear y diseñar ambientes y estrategias de aprendizaje, que permitan

dar cumplimiento a los objetivos trazados en los planes de estudios.
8. Promover el espíritu investigativos en los estudiantes, como actitud

permanente para la generación de nuevos conocimientos.
9. Mantener una actitud positiva ante los diferentes valores que promueve la
institución, a través de la difusión y motivación de los estudiantes de la
Escuela.
1. Entregar los reportes académicos en las fechas establecidas por la

Dirección de Programa.
2. Realizar los informes de orden académico y de seguimiento de los

estudiantes a cargo.
3. Notificar las ausencias de los estudiantes y realizar los reportes

respectivos.
4. Actuar como conducto regular de las diferentes solicitudes de orden

académico-administrativo.
5. Participar en los diferentes eventos de orden administrativo, propuestos

por la Dirección de Programa.
6. Actuar como jurados de grado y/o Directores de Proyectos de Grado, toda

vez que sean autorizados para ello.
superior inmediato.
2.6. COORDINACIÓN DE GESTIÓN LEGAL Y ADMINISTRATIVA
NOMBRE DEL CARGO : Coordinador de Gestión

Legal y administrativa
CARGO JEFE INMEDIATO : Jefe de Educación
Superior
MISIÓN DEL CARGO
Coordinar y direccionar convenios con entidades del Estado, sector

de las telecomunicaciones, instituciones universitarias y sector
productivo para la promoción de alianzas estratégicas en beneficio
de la Escuela de Comunicaciones.
FUNCIONES
1. Proponer convenios con entidades del estado y gobierno local

relacionadas con la proyección de la Escuela como institución
Universitaria.
2. Proponer acciones relacionadas con el acercamiento de entidades para la

realización de convenios interinstitucionales.
3. Verificar la autenticidad de los documentos relacionados con las

propuestas de convenio con la Escuela de Comunicaciones.
4. Realizar las gestiones necesarias para proyectar la Escuela como

Institución de Educación Superior.
5. Realizar las gestiones necesarias ante el Ministerio de Educación
Nacional, para la aprobación de los estándares de calidad, de acuerdo
con lo indicado en el decreto Ley 2566.
6. Realizar los trámites necesarios ante las autoridades competentes para

el cumplimiento de las normas emanadas por el Ministerio de Educación
Nacional, Icetex, Icfes y demás instituciones afines.
DE GESTIÓN
1. Asesorar a la Escuela de Comunicaciones en los aspectos relacionados

con la
2. Proponer ante el Consejo Académico el direccionamiento Jurídico de la

Escuela como institución de educación superior.
3. Realizar la gestión necesaria para que la Escuela de Comunicaciones

mantenga una relación de alto nivel con instituciones del sector
educativo y autoridades competentes en el municipio de Facatativá.
4. Revisar y conceptuar los anteproyectos de intención relacionados con

propuestas de convenio con la Escuela.
5. Apoyar técnicamente el seguimiento a las obligaciones y

responsabilidades indicadas en los convenios suscritos entre la Escuela y
otras instituciones.
6. Velar por el funcionamiento de los convenios suscritos por la Escuela y

otras instituciones.
7. Coordinar las diferentes reuniones de orden administrativo y operativo

entre la escuela y las instituciones con las que existen convenio.
1. Presentar los informes de gestión relacionados con las acciones

realizadas con entidades del sector educativo.
2. Participar en los diferentes eventos de orden administrativo, propuestos
por la Dirección de la Escuela.
3. Actuar como jurados de grado y/o Director de Proyecto de Grado, de

los estudiantes de la Tecnología.

superior inmediato.
2.7. COORDINADOR DE EVALUACIÓN REGISTRO Y CONTROL
NOMBRE DEL CARGO : Coordinador de Evaluación

Registro y Control
CARGO JEFE INMEDIATO : Jefe Dpto. Educ. Superior
MISIÓN DEL CARGO
Implementar procesos de gestión que permitan la conservación,

custodia y sistemas de información académica y administrativa que
permitan tomar decisiones relativas con la misión de la escuela de
Comunicaciones.
FUNCIONES
1. Asesorar al la Jefatura de Educación Superior con respecto a la

información generada en los procesos de sistemas de información
académica y administrativa.
2. Implementar políticas que permitan la creación de un sistema de

información gerencial para la toma de decisiones.
3. Coordinar con los docentes el recibo y entrega de notas de cada uno de los
programas ofertados por la Escuela.
4. Alimentar la base de datos de Registro y control.
5. Vigilar el ingreso correcto de notas remitidas por los docentes.
6. Presentar los reportes de notas

7. Fijar las notas en los períodos establecidos.
2.8. COORDINADOR DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
NOMBRE DEL CARGO : Coordinador de Educación

a Distancia
Educación Superior
MISIÓN DEL CARGO
Direccionar los procesos de gestión administrativa, pedagógica y

académica para la proyección y desarrollo de los programas que se
ofertan a través de la metodología de Educación Abierta y a
Distancia.
FUNCIONES
1. Promocionar y difundir los programas ofertados por la Escuela.
2. Coordinar actividades concernientes al diseño, edición y distribución de

medios maestros para Educación a Distancia.
3. Verificar el registro de notas emitido por la dependencia de registro y

control.
4. Gestionar las actividades de planeación, implementación, programación y

coordinación académica, del proceso de tutoría.
5. Establecer mecanismos de control administrativo que garanticen la
medición de la calidad del servicio de Educación a Distancia.
6. Planear la distribución de carga tutorial del semestre.
7. Proponer políticas administrativas de proyección para los programas de

Educación a Distancia.
DE ORDEN ACADÉMICO
Selección y evaluación de tutores para el desarrollo de programas académicos.
Establecer mecanismos de control al proceso de seguimiento de competencias.
Coordinar eventos de encuentros académicos, a través de diferentes medios.
Establecer un sistema de indicadores de gestión académica.
Implementar y controlar el buen funcionamiento académico, a través de

indicadores de gestión
2.9. COORDINACIÓN DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
NOMBRE DEL CARGO : Coordinador de Bienestar

Universitario
Educación Superior
MISIÓN DEL CARGO
Programar y coordinar actividades orientadas al desarrollo integral

de los estudiantes, para el logro del bienestar de la comunidad
posibilitando el desarrollo físico, psicoafectivo, espiritual, moral,
social y cultural.
FUNCIONES
1. Diseñar estrategias que permitan la creación de convenios con empresas

productivas del entorno.
2. Proponer convenios con diferentes universidades ubicadas en el municipio

de Facatativá.
3. Diseñar estrategias para la creación y mantenimiento de un clima

organizacional que propicie el desarrollo del talento humano para los
estudiantes y funcionarios.
4. Crear el comité local de Bienestar Universitario.

5. Elaboración y ejecución del programa semestral de Bienestar Universitario.
6. Planificar los proyectos y acciones para mejorar el impacto del servicio
educativo en la comunidad.
7. Promover asesoría de tipo psicológico, salud y pastoral en beneficio de la

comunidad educativa.
8. Coordinar eventos de tipo cultural y deportivo que permitan la integración

de la comunidad educativa.
9. Promover eventos que permitan conocer las habilidades y destrezas de los

estudiantes.
10. Conocer las habilidades artísticas para la creación de grupos musicales,

tunas o coros en beneficio de los estudiantes.
11. Participar en los eventos deportivos realizados por las diferentes

organizaciones universitarias del sector.
DE ORDEN ACADÉMICO
1. Coordinar los diferentes cursos propuestos por la escuela.
2. Planear los diferentes cursos, seminarios y demás eventos de orden

académico.
2.10. COORDINACIÓN EDUCACIÓN CONTINUADA Y POSTGRADOS
NOMBRE DEL CARGO : Coordinador de Postgrados

Educación Superior
MISIÓN DEL CARGO
Coordinar actividades administrativas y operativas relacionadas con

el desarrollo de postgrados programados por la Escuela,
manteniendo un alto nivel de calidad y excelencia académica.
FUNCIONES
1. Velar por mantener al día los dispositivos como computador, video bean,
telón, y los demás medios audiovisuales necesarios para dictar las
diferentes cátedras.
2. Mantener debidamente coordinado con los docentes las diferentes

actividades relacionadas con el postgrado.
3. Ejecutar las actividades de orden administrativo relacionadas con la

consecución y vinculación de estudiantes para los cursos de postgrado
programadas por la Escuela.
4. Desarrollar las estrategias de mercado que permitan la vinculación de
estudiantes para los programas no formales ofertados por la Escuela.
5. Mantener un archivo y una base de datos de los estudiantes

programados en los cursos de postgrado.
6. Apoyar administrativamente las diferentes actividades programadas

para el buen desarrollo de los programas de postgrado.
7. Apoyar el desarrollo logístico para la realización de eventos y cursos

programados por la escuela.
8. Apoyar administrativamente las actividades de registro y control,

manejo y hojas de vida de los estudiantes de postgrado.
DE ORDEN ACADÉMICO
1. Coordinar los diferentes eventos de orden académico externos para el

desarrollo y cumplimiento de las actividades de los postgrados.
2. Coordinar las actividades de logística relacionadas con la Universidades

en convenio.
3. Verificar los documentos recibidos por los estudiantes de postgrado,

para efectos de su respectiva titulación.
4. Decepcionar las planillas de notas de los docentes para su posterior

ingreso a registro y control de los estudiantes de postgrado.

superior inmediato.
CAPITULO III. PROCEDIMIENTOS
A continuación se presentan los diferentes procedimientos de orden

administrativo y académico que se desarrollan en el área de Educación
Superior, los cuales tiene como objetivos los siguientes:
• Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo

• Evitar la alteración arbitraria de las actividades y tareas
administrativas.
• Simplificar la responsabilidad por fallas y errores
• Facilitar las labores de auditoria y de evaluación del control interno.
• Contribuir a la reducción de costos gracias al incremento de la
eficiencia.
• Ofrecer pautas de evaluación de los diferentes procesos mediante la
técnica del mejoramiento continuo.
• Definir políticas y normas que direcciones el marco de actuación de
las diferentes dependencias.
Gráficamente se pueden aprecia El siguiente diagrama de flujo

PROCESO ACADÉMICO ADMINISTRATIVO
GENERAL
Diagrama de Flujo
usuario
Eventos
Información Matrícula académicos
Almacén
Registro y Control Seguimiento

Académico Académico
Base Evaluación
De
Datos
CONTEXTO
3.1. PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL
Es un sistema de gestión de documentos que permite garantizar la

conservación, custodia y tratamiento de la información de los estudiantes que
se vinculan a la Escuela para adelantar actividades académicos.
A continuación de presentan la normatividad general, el objetivo, las políticas y

los índices de gestión para evaluar los procedimientos involucrados en ésta
área.
ESCUELA DE COMUNICACIONES MILITARES

DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR
PROCESO; Registro Y Control Académico

1. MARCOS DE ACTUACIÓN
1.1.Normatividad Se considera como referente el reglamento general de archivo,

expedido por el Archivo General de la Nación, para entidades públicas.
Así mismo se considerara los preceptos constitucionales relacionados
con el derecho a la intimidad y el habas data.
1.1.2.Objetivos Sistematizar de forma ordenada los documentos generados en la
institución producto de las actividades académicas y administrativas,
de tal manera que se garantice su conservación, custodia,
mantenimiento y utilización acorde con su ciclo de vida.
Para archivar la documentación se tendrá en cuenta las diferentes
fases de formación del archivo así: De gestión. , inactivo y
perramente.
1.1.3.. Políticas Los documentos se archivaran por estudiante, programa y
Facultad.
La circulación de los documentos es de carácter restringido a
personas autorizadas por la jefatura de la dependencia.
El préstamo de los documentos se adelantará mediante un formato
que discrimine el solicitante, tiempo de entrega, tiempo de
devolución y firma de entregado y recibido.
Se prohibe la salida de documentación de la dependencia hacia
otras dependencias o fuera de la institución.
2.INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROCESO
-Número de inconsistencias por Documento y registro archivado.
-Capacidad de respuesta para atender un usuario.
-Nivel de satisfacción del cliente interno y externo.
Numero de recursos humanos, técnicos empleados en relación con el numero de usuarios
matriculados.
Flexibilidad para atender variaciones en la demanda de usuarios y en la incorporación y
adaptabilidad a la tecnología.
Numero de proceso sistematizados con relación al desarrollo de procesos manuales.
Calidad, pertinencia y nivel de utilidad de las formas impresas involucradas en el proceso.
Numero de Estudiantes evaluados vs registros realizados.
Contribución oportuna a la toma de decisiones administrativas y académicas.
3.1.1. Procedimiento de información
Es el proceso mediante el cual se dan las indicaciones generales para que el

aspirante conozca la institución y se informe sobre los requerimientos para su
ingreso a un programa ofertado por la Escuela.
La sección de información se encargará de generar un listado, en el cual se

relacionen los nombres completos, numero de cédula, dirección y teléfono de
los aspirantes.

Procedimiento de Información
1.1.Normatividad Para adelantar el proceso de información se considerara la
normatividad interna relacionada en los acuerdos internos, los
reglamentos académicos y los referentes generales que demanda la ley
30 de 1992.
1.2.Objetivos Establecer vínculos entre la institución y la comunidad, a través de
diversas estrategias de mercadeo, que garanticen la ampliación de la
cobertura de los servicios educativos
-Los usuarios individuales e institucionales serán registrados en la

base de datos.
1.3. Políticas Los procesos de información deben sustentarse en servicio al
cliente de alta calidad, de tal manera que garantice el
posicionamiento institucional.
No se ofertara servicios o programas académicos que no se
encuentren sustentados en informes escritos oficiales.
2. INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROCESO
Capacidad de respuesta para atender un usuario.

Nivel de satisfacción del cliente interno y externo.
matriculados.
Posicionamiento de la imagen institucional.
Numero de aspirantes atendidos vs estudiantes matriculados.
Claridad, oportunidad y pertinencia de la información suministrada.
Numero de reclamos por inconsistencias presentadas en el proceso de vinculación y
obtención de servicios.
A continuación presentamos el diagrama de flujo que representa el

procedimiento de información de orden individual e institucional.
PROCESO DE INFORMACIÓN PARA
USUARIOS INSTITUCIONALES
USUARIO
POTENCIAL
CONTACTO
INICIAL
Inducción
General Evento de
institucional promoción
Presentación
De Portafolio
NO
¿
Inscri
pción
Refuerzo de
mercadeo
si
BASE
Generar DE
listado DATOS
PROCESO DE INFORMACIÓN PARA
USUARIOS INDIVIDUALES
USUARIO
POTENCIAL
CONTACTO
INICIAL
Inducción
General
institucional
Ofrecimiento de
programas
NO
Inscri
pción
Refuerzo de
mercadeo
si
BASE
Generar DE
listado DATOS
3.1.2. Procedimiento de admisión
Es el procedimiento en el cual se reciben en su totalidad los documentos

requeridos para estudio y aprobación por parte de la coordinación académica, a
fin de obtener la vinculación de un aspirante como posible estudiante regular
de la Escuela, para tal efecto se deben considerar las siguientes actividades:
a. Recepción pagos de inscripción: El aspirante deberá cancelar los

derechos pecuniarios correspondientes y entregar a la Coordinación de
Registro y Control el recibo de pago.
b. Diligenciamiento de la inscripción: El aspirante deberá diligenciar el

formulario diseñado para tal fin (Véase anexo A), adjuntando los
siguientes documentos:
1. Fotocopia ampliada al 100% del documento de identidad

2. Fotocopia autenticada al 100% de la libreta militar (varones).
3. Fotocopia autenticada del diploma de bachiller.
4. Fotocopia autenticada del Acta de grado.
5. Original del Examen del Icfes.
6. Original de los certificados de 6 a 11 grado.
7. Original del registro civil de nacimiento.
8. Dos fotos de 3x4 fondo azul.
c. La Sección de información, recibirá los documentos y verificará el buen

estado de los mismos, los cuales entregará debidamente archivados de
forma ascendente en orden anteriormente descrito, cerrando con el
formato de observaciones de documentación (véase anexo B), a la
coordinación de registro y control.
Para los cursos de extensión universitaria la inscripción de usuario se

realizará con el documento de identidad y la hoja de vida.
d. Forma de Archivo: Al interior de la carpeta en su parte superior

izquierda deberán archivarse en forma cronológica, aquellos documentos
tales como las fotocopias de los originales de correspondencia recibida,
copia de la correspondencia enviada por la Escuela con firma de recibido
y demás documentos de orden administrativo y académico.
En la parte superior derecha deberán archivarse los documentos de orden legal

establecidos en el orden del literal b.
e. Los recibos de pago por cualquier concepto deberán remitirse a la

sección de cartera, dejando una copia en la carpeta del estudiante.
f. Toda carpeta deberá ser identificada con los apellidos y nombre

completos del estudiante y archivarse en forma alfabética, además, en
el compartimento del archivo designado al programa respectivo.
g. Al aspirante se le entregará la credencial de inscripción debidamente

firmada por la sección de cartera y la coordinación académica
h. Después de realizado el proceso de inscripción archivarán los

documentos del aspirante y simultáneamente se transcribirán los datos
del formulario de inscripción, para alimentar la base de datos del
sistema de Registro y Control.
i. Una vez realizado el proceso de alimentación de datos a la base de

Registro y control, la coordinación Académica y de Bienestar
Universitario procederán a la aplicación de pruebas psicológicas y de
actitud matemática y física.
j. Terminadas las anteriores actividades, el Área de Registro y Control

publicarán la lista de los Aspirantes Admitidos para ingresar al programa
respectivo.
3.1.3. Procedimiento de matricula
Definición: Es el acto por medio del cual se formaliza el ingreso de los

estudiantes nuevos y antiguos como usuarios regulares de la institución, en
este procedimiento se constata que el estudiante y/o aspirante admitido
cumplió con los requisitos exigidos por la Escuela y se comprometió a acatar las
normas estipuladas en el Reglamento Académico y demás normas vigentes que
sena dictadas posteriormente por la Escuela.
PROCESO Matricula
1.1.Normatividad Para adelantar el proceso de matrícula se considerara las disposiciones

generales emanadas en la ley 30, en sus artículos 8,9,10 y 14, la LEY
65 DE 1993 y el acuerdo interno que sustenta el reglamento
estudiantil.
1.2.Objetivos Garantizar de forma ordenada y sistemática la vinculación de los
estudiantes a la institución, para la realización de actividades de
control y seguimiento académico- administrativo, a través de la
legalización de la matrícula.
No se pueden matricular estudiantes que no presenten los
documentos completos exigidos por la institución.
Ningún estudiante podrá matricularse sin haber presentado los
1.3. Políticas resultados del examen de estado – ICFES en Original.
Ningún estudiante podrá matricular ninguna asignatura sin cumplir
prerrequisitos.
Un estudiante no podrá cursar más de un programa académico en la
institución.

-Numero de inconsistencias por Formato efectuado.
-Capacidad de respuesta por unidad de tiempo empleado para atender un usuario.
-Número de formatos realizados vs formatos anulados.
-Nivel de satisfacción del cliente interno y externo.
matriculados.
Flexibilidad para atender variaciones en la demanda de usuarios y en la incorporación y
adaptabilidad a la tecnología.
Numero de proceso sistematizados con relación al desarrollo de procesos manuales.
Calidad , pertinencia y nivel de utilidad de las formas impresas involucradas en el proceso.
Las actividades relacionadas a continuación deberán ser realizada por el Área

de Registro y Control:
a. Recepción del formulario de matricula (véase anexo B), debidamente

diligenciado por el estudiante.
b. Archivar los formularios de matrícula en cada una de las carpetas de los
estudiantes.
c. Recibir del estudiante la consignación expedida por el banco y verificar

que contenga los siguientes datos:
Nombres y apellidos completos del estudiante

Nombre del programa a que pertenece
Semestre que cursa actualmente
Concepto de pago (Inscripción, Matricula, derechos de grado,
Certificaciones, Constancias, Carnet, etc.)
d. Remitir a la sección de cartera, el original y 3 copias del recibo de

consignación.
e. Ingresar cada una de las asignaturas que el estudiante matriculó de

acuerdo con el Plan de estudios, previos visto bueno de la coordinación
académica, con el fin de evitar que se cursen asignaturas sin cumplir
prerrequisitos.
f. Previo pago de los derechos pecuniarios el Área de registro y Control

remitirá al estudiante a la sección de inteligencia para efectos de la
expedición del carnet estudiantil.
g. Finalmente, el Área de registro y Control deberá generar listados de

estudiantes matriculados por curso para ser entregados a las
coordinaciones académicas.
h. Entregar reglamento estudiantil.
Gráficamente se puede observar las actividades para el adelantar el

procedimiento de matrícula.
PROCESO DE MATRICULA
Diagrama de proceso
Usuario
Entrega de
documentos
Revisión de
documento
si
¿ Organizar hoja de
vida
Inscripción
Recepción
consignación
Registro de
Matrícula
Formato
Legalización
matrícula
matrícula
Entrega Base de
paquete datos
PROCESO: Matrícula UNIDADES RESPONSABLES
Procedimiento ACTIVIDADES INFORMAC COORDINACIÓN REGISTRO Y CONTROL ALMACÉN CONTABIL
IÓN ACADÉMICA IDAD
1.El aspirante recibe
información
2Recepción formulario de
inscripción.
3. Recepción y revisión de
documentos.
VINCULACIÓN 4. Apertura de hoja de vida.
USUARIOS 5.Recepción de consignación.
A 6.Diligenciamiento formato de
PROGRAMAS matricula.
ACADÉMICOS 7.Entrada al sistema
6.Legalización Matricula (*)
7.Entrega Copia No.1 al
estudiante
8.Entrega de paquete educativo
al estudiante.
9.Envío de Copia No.2
10. Envió De original de
formato matricula
11. Realización de
procedimientos contables
Salidas de información Informe Relación de estudiantes Registro de matricula Salidas de Soportes

aspirantes vinculados. Listados por programas inventario contables
Informe perfil de Ingresos
entrada.
3.1.4. Procedimiento de recepción de notas
Es el procedimiento mediante el cual, se establecen los registros de ingreso

de notas a la base de información, con el fin de adelantar procesos de
vinculación, publicación y seguimiento de los estudiantes.
Las actividades a realizar son las siguientes:
a. Recepcionar las actas de calificaciones expedidas por los docentes

que la coordinación académica entrega para su ordenamiento,
sistematización y archivo, por estudiante, periodo, programa y
asignatura.
b. Introducir a la base de datos las notas correspondientes
consignadas en las actas de calificaciones parciales y finales
entregadas por la coordinación académica, (véase anexo G y H).
c. Entregar a las coordinaciones académicas los informes y registros de
notas individuales parciales y finales.
3.1.5. Generación de informes y estadísticas
Para efectos de la toma de decisiones de orden administrativo, académico,

pedagógico y financiero es necesario que el Área de Registro y Control,
genere los siguientes informes y listados:
Listado de aspirantes por programa

Listado de estudiantes matriculados
- Por periodo académico
- Por Asignatura cursada
- Por tipo de programa
Listado de estudiantes egresados

Listado de Retención, repitencia y mortalidad académica.
3.1.6. Procedimiento de expedición de certificaciones
Las actividades a desarrollar para adelantar tal procedimiento son las

siguientes:
a. Recepción y registro de los requerimientos de los estudiantes o
dependencia solicitante.
b. Registro en el libro de actas de entrega de documentos, señalando
nombres y apellidos completos, fecha de solicitud, fecha de
entrega y firma de recibido.
c. Elaboración de la constancia y certificación en original y copia
(véase anexo B), expedida por la Coordinación de Registro y
Control.
d. Entrega a la Inspección de estudios para su firma a fin de
obtener su legalización.
e. Recepción de la documentación por parte de la Coordinación de
Registro y Control para la entrega de la original al estudiante y la
copia para el archivo en la hoja de vida del estudiante..
f. Consignar en el libro de actas en el espacio destinado para tal fin.
La fecha de entrega del documento y la firma de recibido.
Gráficamente podemos observar las anteriores actividades mediante el

siguiente diagrama de flujo.
PROCESO DE REGISTRO Y CONTROL ACADÉMICO
USUARIO
Evaluación de
aprendizajes
Registro de Recepción de notas

datos matricula
RECOPILACIÓN DE
INFORMACIÓN
Base de datos
REPORTES Y
ESTADÍSTICAS
ACADÉMICOS
PROCESO: Registro y Control Académico UNIDADES RESPONSABLES
Procedimiento Actividades INFORMACIÓN COORDINACIÓN REGISTRO Y CONTROL CONTABILIDAD
ACADÉMICA
1.Recepción de la solicitud del
estudiante.
2.Registro solicitud en libro acta
documentación expedida.
3. Enviar relación de solicitudes
4.. Recepción de la
consignación de pago.
EXPEDICIÓN DE 5. Legalización contable del
CERTIFICADOS Y pago.
NOTAS 4. Elaboración de certificaciones
(Original y una copias)
5. Legalización de la
certificación.
6.Entrega de certificaciones
7.Solicitar firma de recibido en
el libro de actas.
8.Archivar copia con firma de
recibido
Salidas de información Registro de Certificaciones y Soportes

solicitudes constancias contables
Procedimiento Actividades INFORMACIÓN COORDINACIÓN REGISTRO Y CONTROL

ACADÉMICA
1.Recepción de actas de
calificaciones, notas e información de
retorno
2. Envió de calificaciones para ser
sistematizadas.
3. Clasificación y organización de las
notas por programa.
4.Entrada de notas al sistema por
estudiante.
SISTEMATIZACIÓN 5. Realizar copia de seguridad en
Y medio magnético.
6.Elaboración de reportes individuales
REPORTE DE de notas ( dos Copias)
NOTAS 7.Archivar copia uno en la carpeta del
estudiante.
8.Enviar copia No.2 a La
coordinación académica.
9.Legalización de notas.
10Publicación de notas y/o envió de
resultados.
Salidas de información Duplicación de Informes de Registros

notas. gestión académica académicos
individuales
Procedimiento Actividades INFORMACIÓN COORDINACIÓN REGISTRO Y CONTROL

ACADÉMICA
1. Solicitud de reportes de
información
2.Recepción de la solicitud d la
coordinación
3.Registro solicitud en libro acta
documentación expedida.
ENTREGA DE 4 Elaboración de Estadísticas
INFORMES Y (Original y una copia)
REPOTES 6. Copia en medio magnético
7.Enviar estadísticas
7.Solicitar firma de recibido en
el libro de actas.
8.Recepción de estadísticas.
8.Archivar copia con firma de
recibido
Salidas de información Informes de Listados y estadísticas

gestión generales y
Académica. específicos por
programa
3.2. PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
Es el proceso mediante el cual se desarrollan un conjunto de actividades de

orden cultural, intelectual, académico, recreación y bienestar personal físico y
moral, permitiendo mantener un alto clima de bienestar estudiantil y elevar a
la par los niveles de compromiso y pertenencia institucional.

PROCESO BIENESTAR UNIVERSITARIO
1.1.Normatividad Se considera como referentes de actuación el PEI, la Ley 30/92, el

Estatuto de Bienestar Universitario, La ley 115/94 y los criterios del
CNA para valorar las acciones de esta área.
1.1.2.Objetivos Propiciar la formación integral de los miembros de la comunidad
educativa, a través de prácticas de formación y capacitación que
permitan la pertenencia y ambiente alto de clima organizacional..
Los proyectos se desarrollarán atendiendo a la formación integral

de la comunidad universitaria
El 2% de los Ingresos de la Escuela deberá ser destinados para los
1.1.3.. Políticas proyectos de Bienestar..
Los proyectos deberán incluir a todos los miembros de la
comunidad universitaria.
Las acciones generadas deben tender a mejorara el clima
organizacional.
2. INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROCESO
Niveles de satisfacción del cliente interno y externo
Numero de proyectos diseñados vrs. Proyectos implementados.
Capacidad de gestión para optimizar recursos.
Capacidad de liderazgo para promover la integración y el sentido de pertenencia
institucional.
Las áreas de trabajo de bienestar universitario son las siguientes:
3.2.1. Área psicológica
Es el área encargada de desarrollar programas durante el año escolar que

permitan mejorar las condiciones de la relación entre el hombre como ser
social y el mejoramiento de su comportamiento.
3.2.2. Área Biológica
Desarrolla programas durante el año escolar que permitan mejorar las

condiciones de orden biológicos de los estudiantes de los diferentes programas
académicos.
3.2.3. Área social
Se encarga de desarrollar programas que permitan mejorar las condiciones de

orden social de los estudiantes, con el fin de interactuar con los demás
miembros de la escuela.
3.2.4. Área Espiritual
Se encarga de desarrollar programas que permitan mejorar las condiciones de

orden espiritual de los estudiantes de los diferentes programas académicos.
Los procesos de planeación, ejecución y seguimiento para adelantar el

desarrollo de las actividades de bienestar son las siguientes:
a. Presentación del proyecto a desarrollar

b. Someter los proyectos a estudio y aprobación por parte del superior
inmediato.
c. Presentación del informe final con índices de gestión, después de
realizado el evento.
3.2.5. Procedimiento de planeación y desarrollo de proyectos
Las actividades que se tendrán en cuenta para adelantar el procedimiento de

planeación y desarrollo de proyectos de bienestar universitario son las
siguientes:
a. Diseño de plan de trabajo anual que contemple los proyectos a

desarrollar en las diversas áreas mencionadas anteriormente,
conteniendo como mínimo los siguientes aspectos:
- Preliminares
- Problemática
- Objetivos
- Fase de desarrollo
- Metodología
- Costos y
- Cronograma de actividades.
b. Presentación del proyecto para su aprobación ante la dirección del

Departamento de Educación Superior.
c. Presentación del presupuesto de inversión para su aprobación a la
subdirección de la escuela de Comunicaciones.
d. Difusión de los proyectos aprobados dentro de la comunidad
universitaria, mediante reuniones, boletines, publicaciones en
cartelera o cualquier otro medio publicitario.
e. Implementación de los diversos programas del plan de acción.
3.2.6. Procedimiento de evaluación y seguimiento
Las actividades que se tendrán en cuenta para evaluar los programas de

bienestar universitario son los siguientes:
a. Realización de las actividades de seguimiento y evaluación a los

programas en proceso.
b. Elaboración de informes mensuales de gestión para ser entregados
al Jefe del Departamento, con el propósito de adelantar ajustes y
mejoras.
c. Definición de posibles convenios y acuerdos para el fortalecimiento,
ampliación de la cobertura y mejoramiento de la calidad de los
servicios ofertados.
d. Presentación del informe anual del impacto de las actividades
desarrolladas.
Gráficamente se puede observar el procedimiento en el siguiente diagrama de

flujo:
PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO
USUARIO
POTENCIAL
PLANEACIÓN
NO
Apro-
bación
DESARROLLO
EVENTO ACAD.
SEGUIMIENTO
EVALUACIÓN
Genera
INFORME BASE
DE GESTION DE
DATOS
3.3. PROCESO DE EDUCACIÓN CONTINUADA
La Extensión Universitaria se considera como una función educativa no formal,

continua y permanente, que contribuye a la solución de problemas
socioproductivos de la comunidad en general, del contexto empresarial, con un
alto sentido de responsabilidad y proyección social.
3.3.1. PROCEDIMIENTO GENERAL
Existen diferentes formas para el desarrollo de la gestión de educación

continuada, básicamente las relacionadas con el proceso administrativo de
Planeación, Ejecución, Evaluación y Seguimiento.
a. Procedimiento de planeación
- Realizar un estudio de las necesidades del entorno que sustentan

la realización del estudio.
- Establecer un diagnóstico con respecto a los programas que
ofertan las universidades del entorno.
- Elaborar los planes de oferta de servicios de acuerdo con los
términos de referencia estipulados por la escuela. (véase Anexo
C)
- Elaborar un plan de actividades incluyendo costos, puntos de
equilibrio y programación académica.
- Someter a aprobación por parte del comité los proyectos de
extensión universitaria.
- Revisar y ajustar los proyectos en ejecución a partir de la
retroalimentación del proceso de evaluación.
b. Procedimientos de ejecución
- Difundir y promocionar los diferentes programas de extensión

continuada ofertadas por la escuela de Comunicaciones.
- Programar actividades relacionadas con la inducción a los
estudiantes que se vinculan por primera vez.
- Vincular los diferentes docentes para el desarrollo de los
proyectos educativos de extensión.
- Desarrollar las actividades académicas pertinentes, de acuerdo
con la programación realizada.
- Programar las sesiones de cierre académico como clausuras y
otros eventos requeridos para la legalización y certificación de
los cursos.
c. Procedimientos de evaluación
- Coordinar los eventos de evaluación diagnóstica y formativa de

los usuarios de los proyectos de extensión.
- Realizar los ajustes necesarios para reordenar los procesos de

evaluación de todos los estudiantes y docentes.
PROCESO DE EDUCACIÓN CONTINUADA
USUARIO
POTENCIAL
PLANEACIÓN
NO
Apro- CERTIFICACIÓN
bación
DESARROLLO
EVENTO ACAD.
SEGUIMIENTO
EVALUACIÓN.
REGISTRO. Y
CONTTOL.
Genera BASE
INFORME DE
DE GESTIÓN DATOS
3.4. PROCESO DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
Es una unidad académica que a través de la metodología del autoaprendizaje y

la autoformación permite ofertar diferentes programas y servicios educativos,
caracterizándose por la separación física temporal entre tutores y
estudiantes.
Utiliza diversas metodologías basadas en nuevas tecnologías de información.
3.4.1. Procedimiento de inscripción
Es el proceso mediante el cual el estudiante cancela los derechos pecuniarios

correspondientes y envía vía fax los recibos de pago al Área de Registro y
Control para los efectos de inscripción, quienes se encargarán de los
procedimientos pertinentes.
Los demás pasos del proceso de inscripción serán iguales a los relacionados en
el numeral 1.3. del presente manual.
3.4.2. Procedimiento de matricula
El proceso de matricula es similar al indicado en el numeral 1.4. del presente

manual, incluyendo además los siguientes pasos:
- Remisión paquete educativo con los siguientes documentos

- Módulos en medio escrito
- Módulos en medio magnético
- Módulos en CD
- Guías de apoyo técnico
- Evaluaciones de cada una de las asignaturas
- Programación académica incluyendo los diferentes eventos
académicos y el cronograma de actividades
- Material de apoyo didáctico pertinente
- Material del módulo introductorio y
- Copia del formulario de matrícula.
b. Registrar en el libro de correspondencia enviada el número de la guía de

envío y registro de salida de almacén.
3.4.3. Procedimiento de inducción nivel introductorio
Es el evento educativo mediante el cual los estudiantes reciben la información

sobre el proceso y la metodología de enseñanza aprendizaje, que se debe llevar
a cabo, para adelantar su formación en educación a distancia.
Este proceso se debe realizar de la siguiente manera:
• Desarrollar eventos de inducción por asignatura.

• Programar tutorías para el desarrollo de talleres prácticos.
• Implementar el proceso de retroalimentación, en el cual se
exprese la aplicación y transferencia de los conceptos de la
educación a distancia.
3.4.4. Procedimiento de tutoría
La tutoría se considera como un espacio que garantiza situaciones de

autoaprendizaje, en los cuales los estudiantes participan responsablemente
ante los procesos de aprender a aprender, donde estos son capaces de auto
dirigirse, utilizando los recursos que le plantee la institución y el entorno.
La tutoría contempla de las siguientes disposiciones:
a. Programar las fechas de atención al estudiante por el medio

seleccionado.
b. Disponer de los recursos existentes en forma óptima.
3.4.4.1. Etapas de la tutoría
Para la realización de una tutoría el docente deberá considerar las siguientes

actividades para cumplir con las siguientes etapas:
a. Etapa de inducción:
- En esta etapa el tutor motiva y sensibiliza al estudiante acerca de

la importancia de la apropiación de los conocimientos.
- El tutor apoya el proceso de diagnóstico de las necesidades del
proceso de aprendizaje individual como grupal.
- El tutor establece los niveles de conocimiento previos que el
estudiante posee sobre un tema.
- El tutor establece los criterios de orden administrativo y
académico que sustenta el proceso de aprendizaje del estudiante.
b. Etapa de apoyo:
- El tutor realiza actividades de formación y capacitación que

faciliten autodiagnósticos de las necesidades de aprendizaje, la
auto dirección para apropiar y transferir conocimiento.
- El tutor identifica el potencial de autoaprendizaje del usuario.
- El tutor induce a los estudiantes a procesos de reflexión y acción
organizada para aplicar el conocimiento.
- El tutor orienta y asesora el proceso de autoaprendizaje en
relación con los contenidos y la metodología propia del área
estudiada.
- El tutor evalúa en forma efectiva y sistemática el rol del usuario
como responsable del proceso de aprendizaje.
- El tutor promueve y anima los procesos de interacción y
participación académica y social.
- El tutor apoya y orienta el desarrollo de pensamiento autónomo,
critico y creativo de los usuarios.
- El tutor define y aplica los procedimientos eficaces para el
desarrollo de los usuarios.
c. Etapa de Retroalimentación
Es un proceso en el cual el tutor responsable del área objeto de estudio,

expresa los niveles de rendimiento de los estudiantes en términos
cuantitativos y cualitativos en relación con el dominio con unos objetivos
de aprendizaje, asimismo, aprecia el grado de aprovechamiento de los
estudiantes en el desarrollo de la apropiación, aplicación y transferencia
de conocimientos y potencialización de competencias.
Las actividades que deben ser realizadas por el tutor son las siguientes.
- Establecer las causas y los factores que intervienen en el éxito o

fracaso de los resultados del estudiante.
- Examinar y evaluar los niveles de acierto o fracaso de los
productos, procesos y aprendizajes que el estudiante refleja en
sus evaluaciones.
3.4.4.2. Tipos de tutoría
Se pueden ejercer diferentes formas de tutoría, dependiendo de los medios

que se tengan a disposición, por ejemplo:
a. Tutoría presencial
b. Epistolar
c. Telefónica
d. Audioconferencia
e. Virtual
f. Videos interactivos
g. Simulaciones
h. Realidad virtual
i. Teleconferencia
j. Páginas de consulta interactiva
El tutor responsable se encargará de diligenciar el formato de seguimiento

académico, (véase anexo E), el cual una vez diligenciado deberá reposar en
la carpeta del estudiante.
3.4.4.3. Procedimiento de seguimiento
Es el acto académico mediante el cual el tutor realizará un seguimiento a la

evolución de los procesos de autoaprendizaje (Véase anexo E).
Posteriormente el tutor, realizara el acto administrativo, el cual consiste en
revisar el control de envío de trabajos en los plazos estipulados, atendiendo
a las fechas programadas para tal fin.
Además el tutor deberá hacer las siguientes acciones:
• Revisar los documentos de las carpetas de los estudiantes activos

• Definir el estado académico y administrativo de los estudiantes
en el proceso de educación a distancia.
• Contactar a los estudiantes para reportar novedades académicas
y administrativas.
• Consignar información en el formato de seguimiento.
3.4.4.4. Procedimiento de evaluación
Las actividades son las siguientes:
a. La sección de archivo y correspondencia recibirá cada uno de los

trabajos remitidos por el estudiante, los cuales deberán ser radicados
en un libro y entregados al tutor responsable de la asignatura.
b. El tutor diligenciará la información de retorno (véase anexo D), en
original y copia atendiendo a la evolución de los productos procesos y
aprendizajes.
c. Registra en el programa de Registro y Control la notas respectiva.
d. Archivar la copia de la información de retorno en cada una de las
carpetas de los estudiantes.
PROCEDIMIENTOS ACADÉMICOS ADMINISTRACIÓN DE EDUCACIÓN A
DISTANCIA.
ESTUDIANTE
MATRICULA
INDUCCIÓN
DESARROLLO
TUTORIAS
SEGUIMIENTO
EVALUACIÓN
RETROALIMEN-
TACIÓN ENVIÓ DE
CORRESPONDE
NCIA
NO
APRUEBA
SI REGISTRO Y
CONTROL
REGISTRO
BASE DE INDIVIDUAL
DATOS
CAPITULO IV. PROCESO DE COORDINACIÓN Y DIRECCIÓN
ACADÉMICA
4.1. DEFINICIÓN
Son las actividades de gestión académica que permiten la integración entre los
estudiantes de los diversos programas y la institución, a fin de garantizar la
prestación de servicios académicos de alta calidad.
PROCESO COORDINACIÓN ACADÉMICA
NORMATIVIDAD Se considera como referente de actuación las Leyes

30 de 1992 y ley 115 de 1994, normas internas
señaladas en el Reglamento estudiantil “PEI”,
estatuto Docente y criterios Propuestas por el CNA
para evaluación de programas, Decreto 2566 de
2003, Ministerio de Educación.
OBJETIVO
POLÍTICAS Los proyectos académicos se plantearan de acuerdo
con lineamientos Señalados en el proyecto Educativo
institucional.
Solo se aprobaran gastos de proyectos que se
encuentren presupuestados y aprobados por la
Dirección de la Escuela y el programa.
INDICADORES DE GESTIÓN
• Capacidad de gestión para optimizar recursos
• Capacidad de liderazgo para promover el trabajo en equipo y
fortalecer el sentido de pertenencia institucional.
• Nivel de satisfacción del cliente interno y externo.
• Proyecto diseñados vs proyectos implementados con éxito.
• Disposición para innovar y proyectar procesos de orden académico,
pedagógico e investigativo.
• Establecimiento de estrategias implementada para la disminución de
los niveles de mortalidad y repitencia académica.
• Implementación de estrategias para incrementar los niveles de
retención y ampliación de cobertura de población estudiantil.
4.2. PROCEDIMIENTO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN ACADÉMICA
Los procesos de planeación en gestión académica que adelantará la función de

Coordinación Académica considera las siguientes actividades:
a) Definición e implementación de un plan académico de trabajo anual que
considere como mínimo aspectos relacionados con antecedentes,
problemática, justificación, objetivos, etapas de desarrollo, definición de
proyectos estratégicos, cronograma, metodología e indicadores de
gestión, académicas y administrativas.
b) Entrega del plan de trabajo a la dirección del programa para su

aprobación.
c) Envió de plan de inversión a la subdirección para su aprobación.
d) Implementación de los proyectos de un orden estratégico con sus

respectivos eventos académicos, atendiendo a la programación académica.
e) Diseño e implementación de una evaluación trimestral institucional y de

aprendizajes a los diversos eventos.
f) Elaboración de un estudio de impacto semestral por parte de coordinación

académica para adelantar los ajustes a los eventos programados.
4.3 PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DE DOCENTES
Para adelantar el procedimiento de evaluación del personal docente, la

coordinación académica, realizará las siguientes actividades:
a) Elaboración de un proyecto de acción de evaluación docente semestral.
b) Aplicación de instrumentos (Véase anexo F) para la realización de dos (2)

evaluaciones de los docentes por parte de los estudiantes.
c) Implementación del proceso de autoevaluación para docentes.
d) Tabulación y análisis de la información para la realización de un informe

diagnostico del personal docente de la Escuela.
e) Socialización de los resultados de evaluación a personal docente.
f) Realización de un plan de mejoramiento semestral y desarrollo docente para

ser aprobados por la Dirección de programa respectivo.
4.4. PROCEDIMIENTO DE HOMOLOGACIÓN
Las actividades requeridas para adelantar el proceso de homologación por

parte de la coordinación académica son las siguientes:
a) Recepción de solicitudes de homologación por vía telefónica y/o epistolar e

inclusión en la base de datos.
b) Verificación de que el aspirante a ingresar al programa presente en su

orden los siguientes documentos atendiendo su calidad, veracidad y
autenticidad, a saber así:
• Fotocopia autenticada y ampliada de la cédula de ciudadanía.

• Fotocopia del diploma de Bachiller.
• Certificados originales de calificaciones de los cursos realizados,
expedidos por la institución debidamente reconocida.
• Presentación de planes analíticos de los cursos realizados,
expedidos por la Institución Universitaria debidamente
reconocida.
c) Realizar la apertura de la hoja de vida del aspirante, con los documentos,

señalados en el literal “b”.
d) Realización del estudio de homologación considerando la correspondencia y

equivalencia entre el plan de asignaturas vigente y las asignaturas y/o
cursos presentados por el aspirante, considerando factores como:
• Considerar para homologar asignaturas con notas superiores o

iguales a tres punto cinco (3.5)
• Relación, consistencia y equivalencia de los objetivos y los
contenidos de los programas y el de los cursos presentados.
• Comparación entre la intensidad horaria prevista por la institución
y la presentada por el aspirante.
e) Elaboración de Acta de homologación en original copia (véase anexo G).

f) Para el caso de homologaciones de personal de la Escuela, además, de
realizar las actividades señaladas en los literales anteriores, se debe
recolectar y sistematizar la información existente del aspirante de cursos
realizados en la institución, para efectos de realización del acta de
homologación.
g) Envío a la coordinación de registro y control para su archivo de la copia del

acta de homologación en la carpeta y entrega del original al aspirante.
PROCESO COORDINACIÓN ACADÉMICA
USUARIO
PLANEACIÓN
ACADÉMICA
DESARROLLO DE
EVENTOS
ACADÉMICOS
EVALUACIÓN EVALUACIÓN
INSTITUCIONAL DE APRENDIZAJES
Base
de
datos
Estrategias
PROCESO: Coordinación Académica UNIDADES RESPONSABLES
Procedimiento Actividades REGISTRO Y COORDINACIÓN DIRECCIÓN DE
CONTROL ACADÉMICA PROGRAMAS
1.Entrega de estadísticas.
2.Diseño de planes de desarrollo

académico - pedagógica.
3. Presentación para su
aprobación a la jefatura de la
dependencia.
PLANEACIÓN Y
4.Aprobación del plan de
GESTIÓN
inversión.
ACADÉMICA
5. Socialización con el personal
docente.
4.Implementación del plan de
desarrollo académico.
5. Seguimiento al plan.
6. Desarrolle de ajustes al plan
7. Sistematización y evaluación
de resultados académicos.
8.Análisis del impacto
9.. Presentación del informe final
10 Envío copia Facultad.
10. Archivo del informe.
Salidas de información Registro Planes de Diagnostico para

Académicos desarrollo adelantar procesos
individuales. académico de acreditación.
Evaluación de
impacto.
Procedimiento Actividades CUERPO COORDINACIÓN ACADÉMICA DIRECCIÓN
DOCENTE DE PROGRA.
1. Elaboración de un proyecto.
2. Ajuste de instrumentos.
3. Aprobación jefatura de la
dependencia.
4. Realización de evaluación.
5. Realización de la
EVALUACIÓN autoevaluación.
DE DOCENTES 6. Análisis de la información
7. Reunión con los docentes para
exponer resultados.
8. Elaboración de informe.
9. Presentación de propuesta de
contratación
10. Elaboración de propuesta de
capacitación y desarrollo
docente.
11. Aprobación de la propuesta de
contratación y desarrollo
docente.
12. Adelantar contratación y
vinculación
13. Archivar documentación
Salidas de información Autoevaluación Informe de evaluación docente Contratos de

docentes Plan de mejoramiento docente vinculación.
Procedimiento Actividades ESTUDIANTE COORD. ACADÉMICA FACULTAD REGISTRO Y
CONTROL
1. Elaboración de programación
académica.
2. Entrega de material y
programación a estudiantes.
3. Asignación de Director.
4. Entrega de trabajos de grado
con dos copias.
TRABAJOS
5. Asignación de Jurados de
DE GRADO
grado.
6. Recepción de trabajos de
grado.
7. Realización de Ajustes
metodológicos y técnicos.
8. Recepción de trabajos
ajustados
9. Sustentación del trabajo
10. Recepción de documentos

para trámites
11. Elaboración de trámites
12. Programación grados
13. Ingreso al sistema
14. Archiva carpeta egresados

Salidas de información Trabajos de grado Programación académica Contratación de Base de
Jurados y egresados
directores
PROCESO:
COORDINACIÓN
Coordinación ACTIVIDADES INFORMACIÓN REG. Y CONTROL CONTABILIDAD
ACADEMICA
Académica
a. Contacto con el
usuario potencial
para establecer
requisitos.
b. Recepción pago
homologación.
c. Legalización
contable.
d. Recepción de
Documentos
e. Verificación estado
HOMOLOGACIÓN
documento.
f. Apertura carpeta
g. Realización estudio
h. Entrega acta
i. Archivo copia
Entrega al aspirante
CAPITULO V. PROCESO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA
5.1. Procedimiento de Archivo
Es el proceso que permite la conservación, custodia y manejo de los

documentos institucionales de orden académico y administrativo que dan origen
a la historia y recopilan acontecimientos, actos y eventos administrativos
actuales del Departamento de Educación Superior.
Estos documentos, en su generalidad pueden ser de acciones Académicos o

Administrativas, por lo cual es necesario dar cumplimiento al tramite necesario
en cada una de las áreas correspondientes.
Para efectos de organización física en el Departamento de Educación Superior,

se encuentran ubicados dos tipos de archivo:
1. Archivo de Gestión, en el que se conservan y custodian documentos en

medio físico y/o magnético correspondientes a los siguiente fólderes:
• No. 01 Documentación de llegada

• No. 02 Documentación de salida
• No. 03 Documentación ICFES
• No. 04 Radiogramas llegados y salidos
• No. 05 Actas de Consejo Académico
• No, 06 Actas Varias
• No. 07 Convenios
• No. 08 Decretos Normas y Reglamentos
• No. 09 Álbum histórico de Educación Superior
• No.10 Extensión Universitaria
• No. 11 Directivas y planes
• No. 12 Colegio Militar Coronel Rondón
• No. 13 Colegio Academia Militar Santander
1. Archivo General, en el que se conservan y custodian documentos en

medio físico y/o magnético correspondientes a los siguiente fólderes:
• Hojas de vida estudiantes

• Hojas de vida de docentes
• Actas de calificaciones
• Actas de homologaciones
• Estudiantes Inactivos
• Estudiantes Inscritos
• Asistencia
• Postgrados
• Evaluación de docentes
• Información de cursos y diplomados
• Trabajos de Grado
• Otros
2. Archivo semiactivo en el cual se conservan documentos de orden

administrativo, legal fiscal contable y técnico.
3. Archivo histórico, en el cual se conservan documentos del tipo señalado
anteriormente, del período inmediatamente anterior, adicionalmente se
conservan documentos de orden cultural, histórico y científico.
PROCESO ARCHIVO
1.1.Normatividad Se considera como referentes de actuación El Reglamento de

Correspondencia y Archivo y la Ley General de Normas y
disposiciones del Archivo General de la Nación.
1.1.2.Objetivos Conservar en buen estado y orden los diferentes documentos de
carácter académico y administrativo.
La documentación deberá ser archivada de acuerdo con las

especificaciones técnicas de acuerdo con las normas mínimas
de archivo.
Ningún documento deberá ser duplicado o extraído sin la
autorización de la Jefatura de Educación Superior.
No deberá reposar ningún documento por fuera del área de
1.1.3. Políticas Educación Superior sin la debida autorización.
Ningún documento será perforado, rayado, fraccionado o
cualquier otra daño que altere su contenido o legibilidad.
Los documentos se conservaran de acuerdo con el tipo de
archivo y/o lugar físico destinado para ello..
Los registros de notas y los originales de actas, acuerdos,
resoluciones deberán mantenerse y conservarse por tiempo
ilimitado.
Capacidad de proveer información oportuna, rápida y veraz para apoyar procesos de
decisión.
Capacidad técnica para manejo y procesamiento de información.
En este sentido, el procedimiento general de archivo es el siguiente:

PROCESO DE ARCHIVO
LLEGA
DOCUMENTO
CLASIFICA Archivo
DOCUMENTO o
RADICA
DOCUMENTO
Base
de
ENTREGA datos
DOCUMENTO
CONTESTA ENTREGA
APRUEBA
DOCUMENTO DOCUMENTO
PROCESO: Archivo UNIDADES RESPONSABLES
Procedimiento Actividades Secretaria Dependencias ARCHIVO
Dpto. Edusup O persona inactivo
1. Recepción documento
2. Radicación de documentos.
3. Entrega a destinatario
4. Seguimiento a documento.
CORRES
5. Recepción respuesta al
documento entregado
6. Radicación del documento de

salida.
7. Archivo temporal de
documento original recibido
para contestar, con copia de
la respuesta.
8.Archivo Final de original para

responder y respuesta.
Asentar en libro de Elaboración de Oficio de envío de
Salidas de información radicación documentos de documentos
gestión
En este sentido, el procedimiento general de archivo es el siguiente:
1. La recepción de los documentos de diferentes tipos que entran al

Departamento de Educación Superior, deberán ser registrados en el
libro de correspondencia y será firmada la copia de recibido por parte
de la Secretaria del departamento.
2. La Secretaria, deberá entregar el documento a la persona y/o
dependencia indicada o responsable de dar respuesta al mismo, en tal
sentido éste firmará en el libro de Correspondencia Entregada en la
columna correspondiente.
3. La Secretaria, deberá hacer el seguimiento respectivo de la respuesta
del documento e informar a la jefatura sobre los documentos
pendientes.
4. La secretaria deberá radicar la respuesta del documento
5. La secretaria archivará por un año en su debido lugar el original
recibido, con su respectiva copia de la respuesta.
6. Al final del siguiente año deberá relacionar una a una de las carpetas y
demás archivo, para remitirlo al Archivo final.
GLOSARIO TÉCNICO
Aprendizajes: Se considera como construcciones de conocimiento que el

estudiante elabora , en virtud de la comparación entre la práctica, los saberes
previos y los adquiridos; en este sentido, se medirá a través de la apropiación,
aplicación e integración de conceptos.
Páginas de consulta Interactiva: Son las páginas de sistemas que combinan

sonido, imagen y video para explicar un tema.
Procesos: Son las diferentes actividades secuenciales que el estudiante ha

tenido en cuenta para realizar una tarea, tal aspecto se medirá a partir de la
claridad para seguir instrucciones , manejo del tiempo, así como habilidades y
conocimientos mostrados para alcanzar metas a través de la utilización y
optimización de recursos.
Productos: Es el material escrito y las evidencias físicas solicitadas en las

guías de apoyo técnico que el estudiante debe enviar para dar cumplimiento de
su procesos de autoaprendizaje; para tal efecto se valora la consistencia,
coherencia, presentación y manejo de la información.
Simulación y realidad Virtual: Son programas de computador, que permiten

navegar e interactuar con el modelo de simulación.
Teleconferencia: Es la transmisión televisiva con comunicación telefónica en

forma simultánea.
Tutoría: Es el proceso mediante el cual el tutor acompaña a la realización del

autoaprendizaje.
Tutoría por Audioconferencia: Los aspectos logísticos de esta tutoría son

muy importantes, y por tanto, se debe tener mínimo un teléfono araña (emisor)
y un teléfono sencillo con altavoz el receptor. Es necesario tener un tema en
común y se pueden colgar varios puntos en diferentes sitios del país, se sugiere
remitir material previo para su estudio y análisis.
Tutoría Epistolar: Es aquella que se hace a través de carta o por escrito,
indicando los niveles de desarrollo del estudiante.
Tutoría presencial: Es la tutoría con presencia física del tutor y el estudiante

y se caracteriza por la solución inmediata de las dudas del estudiante.
Tutoría Telefónica: Se hace vía telefónica o celular, en la cual el tutor puede

conocer al estudiante mediante la forma como construya sus preguntas e
indicaciones.
Tutoría Virtual: Se hace a través de la utilización de medios sofisticado,

asistidos por un computador en red para intervenciones con varios puntos en
forma simultánea con imágenes y tiempos reales.
Video interactivo: Modelos de asignaturas o temáticas que sirven para navegar

a través de medios electrónicos.
ANEXO A
FORMULARIO DE INSCRIPCION
FOTO
HOJA DE VIDA
1. DATOS PERSONALES
1.1. Apellidos y Nombres____________________________________
1.2. Rango ________________________________
1.2. Documento de Identidad No._________1.2.1 Libreta Militar No.
____
1.2.2. Distrito Militar
No._________________________________________
1.3. Lugar de nacimiento ___________________ Fecha
1.4. Dirección Residencia_______________________________________
1.4.1. Teléfono_________________1.4.1.1. Ciudad ___________
2. DATOS FAMILIARES
2.1. Nombre del padre_________________________________________
2.1.1 Dirección __________________________2.1.1.1 Teléfono _______
2.2. Nombre de la madre______________________________________
2.2.1. Dirección ___________________________2.2.1.1. Teléfono ______
2.3. Nombre del esposo_______________________________________
2.3.1. Dirección ___________________________2.3.1.1. Teléfono ______
3. DATOS ACADEMICOS
3.1. Estudios secundarios_____________________________________
3.1.1 Institución_______________________________________________
3.1.2. Titulo __________________________________________________
3.1.3. Lugar _______________________3.1.3.1. Fecha
3.2. Estudios universitarios____________________________________
3.2.1.Institución______________________________________________
3.2.2. Titulo obtenido_________________________________________
3.2.3. Lugar________________________________________________
3.2.3.1. Fecha _____________________
3.3. Otros Estudios
3.3.1. Institución_______________________________________________
3.3.2. Titulo obtenido ___________________________________________
3.3.3. Lugar________________________________________________
3.3.3.1. Fecha ____________________
5. ESTADO DE LA DOCUMENTACIÓN
5.1. Fotocopia Diploma Bachiller
5.2. Original Examen de Estado
5.3. Fotocopia documento de Identidad
5.4. Fotocopia Libreta Militar
5.5. Dos fotos tamaño 3x4
6. FECHA DE INGRESO
7. ULTIMA FECHA DE MATRICULA
8. FECHA DE INGRESO
9. ULTIMA FECHA DE MATRICULA
ANEXO B
FORMULARIO DE MATRICULA
INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA
REGISTRO ICFES 2903
Resolución Mineducación 1777
MATRICULA No. _____________

1. INFORMACIÓN DEL ESTUDIANTE
APELLIDOS:___________________________
NOMBRES:____________________________
RANGO:______________________________
UNIDAD:______________________________
C.M. _________________ CÉDULA No.________________ DE

_______________________
DIRECCIÓN
CORRESPONDENCIA:________________________________________________
TELEFONO
CORRESPONDENCIA:_________________________________________________
2. REGISTRO DE
ASIGNATURAS
PROGRAMA DE PROFESIONAL EN TELECOMUNICACIONES OTRO ______
TECNOLOGÍA EN ELECTRÓNICA Y TELECOMUNICACIONES
CODIGO ASIGNATUA PERIODO M H H
3. COSTOS
CONCEPTO VALOR CONCEPTO VALOR

INSCRIPCIÓN 50.000 CERT/CONST
MATRICULA 250.000 CARNET
PORTE/CORREO 12.000 DER. GRADO
MDULOS/GUÍAS 200.000 MATERIAL
HOMOLOGACION OTROS
TOTAL 512.000 TOTAL
ANEXO C
TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS

DE EXTENSIÓN UNIVERSITARIA
1. OBJETO Y DISPOSICIONES LEGALES
1.1. Objeto:
La Escuela de Comunicaciones creada con resolución ICFES 2903 y resolución

Mineducación No. 1777, y en su deseo de proyectar la Extensión Universitaria como
medio de comunicación entre la Institución y el entrono regional, ha previsto la
necesidad de estructurar los términos de referencia encaminados a ofertar los
servicios educativos con base en formación permanente y continuada.
1.2. Recursos financieros
Todo programa de extensión universitaria será preferentemente

autofinanciable. En todos los casos el presupuesto proyectado para cada
evento académico será analizado y aprobado por el Consejo Académico.
1.2. Disposiciones legales
Las propuestas de extensión Universitaria se estudiarán de acuerdo con los

parámetros señalados en el estatuto de extensión según el acuerdo 007 de
2003.
2. PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS
Serán entregadas en el sitio y hora señaladas, en medio magnético y con el

nombre de “Convocatoria pública para el desarrollo de proyectos de Extensión
Universitaria”
2.1. Entrega de la propuestas
Deberán ser remitidas a la Coordinación de Extensión Universitaria hasta las 15:00

horas del día del cierre de la convocatoria, los documentos se recibirán en la Escuela
de Comunicaciones.
2.2. Obligatoriedad de la propuestas
Las propuestas deberán referirse y sujetarse a todos y cada uno de los
contenidos en los términos de referencia.
2.3. Clarificaciones adicionales
3. TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA PRESENTACIÓN DE

PROPUESTAS
3.1. introducción
Debe hacer referencia a la situación que suscita la realización del curso,

diplomado o evento de formación o capacitación.
3.2. presentación institucional
Hace referencia a la naturaleza de la organización que desea participar en el

proceso de capacitación y por lo tanto deberán dar a conocer quién es su
institución y como está conformada y organizada.
Los interesados dirigirán una carta a la Coordinación de Extensión

Universitaria y presentarán sus propuestas en original y dos copias
acompañadas de medio magnético, indicando su misión, visión y experiencia en
el sector.
Igualmente, presentarán el nombre del representante legal y el domicilio

principal de la institución.
Para personas naturales, se requiere la presentación de experiencias en el área

del conocimiento que se desea participar, indicando su idoneidad profesional en
el tema:
3.3. Justificación
En este espacio se deben indicar las razones y motivos por los cuales se ofrece
el proyecto de Extensión, se deben explicar los motivos de orden social y
presentar una justificación del evento académico.
3.4. Objetivos
Son las acciones que se pretenden realizar al desarrollar el evento académico.
3.5. Marcos de referencia
Corresponde a los fundamentos de orden legal, conceptual, normativo, social,

cultural, político, técnicos que enmarcan a los programas a desarrollar.
3.6. Estructura temática
En la estructura temática se deben relacionar los contenidos que se piensan

desarrollar durante el evento académico.
3.7. Población a quién va dirigido el programa
Se debe indicar la población que se beneficiará del programa a realizar, es

necesario hacer una cuantificación porcentual de acuerdo con la población total
que pudiere ser beneficiada del programa.
3.8 Metodología
Se debe indicar la metodología que se va a utilizar durante el desarrollo del

evento académico, además, indicar la intensidad horaria y el cronograma de
actividades.
3.9. Sistema de evaluación
Se deben realizar las evaluaciones pertinentes con respecto a los estudiantes,

docentes y capacidad institucional.
3.10. Cronograma de actividades
Es necesario presentar un ordenamiento secuencial de las actividades a

desarrollar durante el evento académico.
3.11. Estado de Costos
Es conveniente presentar una estimación de ingresos y egresos del proyecto,

con la especificación de los rubros que componen el presupuesto del evento.
4. CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS
4.1.1 Componente Académico
Este componente, constituye el 60% de la valoración de la propuesta y se debe

considerar cuatro aspectos fundamentales tale como:
4.1.1. Contenido
Se debe identificar lo siguiente:
3.1. Identificación del oferente: Se debe medir su capacidad académica

pedagógica relacionada con el proyecto y el desarrollo de actividades de
los docentes.
3.2. Marco de referencia: Se debe evaluar la pertinencia de las temáticas
desde diferentes puntos de vista, teniendo en cuenta las necesidades a
la problemática social, económica y cultural.
3.3. Objetivos: Se debe evaluar lo que pretende alcanzar y verificar la
coherencia entre los objetivos y la proyección de actividades.
3.4. Población objeto: Se analiza la cuantificación y coherencia del
programa.
4.1.2. Metodología
Se evaluará la forma de metodológica que emplearán para desarrollar el evento

académico, se verificará la calidad de ayudas didácticas empleadas para el
desarrollo del proyecto.
4.1.3. Cronograma de actividades
Se debe analizar la coherencia entre lo planeado y las actividades realizadas

con respecto al tiempo utilizado.
4.2. COMPONENTE FINANCIERO
Será evaluado el valor de los costos del proyecto, por un comité que se designe
para tal fin y corresponde el 40% del puntaje total.
5. PONDERACIÓN DE LAS VARIABLES
El total del puntaje corresponde a 100 puntos, bajo los siguientes porcentajes:
COMPONENTE VARIABLE A EVALUAR PONDERACIÓN

A EVALUAR %
Contenido 1. identificación del oferente 10
2. Marco de referencia 10
3. Objetivos 10
4.Población Objetivo 10
Metodología 1. Aspectos de forma 10
Cronograma de 1. Cumplimiento 10
actividades
Costos del proyecto 2. Coherencia 40
ANEXO D
Departamento de Educación Superior
INFORMACIÓN DE RETORNO
Apellidos y Nombre ________________________________________
Asignatura ___________________________ Período ____________
Fecha de matricula: D____ M _____ A ______
Fecha de Recepción: D____ M _____ A ______
Fecha de envío : D____ M _____ A ______
CALIFICACIÓN Numero:_______ Letras _______________________
I. LOGROS
Productos
Procesos
Aprendizajes
II. ASPECTOS A MEJORAR

Productos
Procesos
Aprendizajes
Recomendaciones:
Nombre y Firma Tutor:______________________________________

ANEXO E

REG. ICFES No. 2903
Resolución No. 1777
EL INSPECTOR DE ESTUDIOS DE LA
HACE CONSTAR:
Que el señor________________________________, identificado con

Cédula de Ciudadanía No. ______________de ______________, se
encuentra matriculado en el __________semestre del Programa de
TECNOLOGÍA EN ELECTRÓNICA Y COMUNICACIONES en la Jornada
Nocturna, dicho programa está registrado con el Código ICFES
290326213842526913400 y Resolución Mineducación 1777. El horario
de clases para este programa es de Lunes a Viernes de 6:00 a 10:00
P.M. y los sábados de 7:00 a 12:00. El período académico inicio el día
________________y finaliza el ____________.
Esta constancia se expide a solicitud del interesado.
Dada en Facatativá, a los ___días del mes de ________ de 2004.
Mayor EWDVEN TORO BERMUDEZ

Inspector de estudios
ANEXO F
EVALUACIÓN DOCENTES
PROGRAMA:
ASIGNATURA:
NOMBRE DEL DOCENTE:
ESCALA DE VALORACIÓN
ITEM CRITERIOS DE VALORACIÓN
E B R M D
1. ESTRATEGIAS PEDAGÓGICAS
1.1 Las explicaciones en clase son coherentes, profundizan los contenidos temáticos y facilitan la
comprensión de los temas
1.2 Demuestra habilidad para expresar las ideas, conducir el diálogo y abrir discusión sobre temas vistos
1.3 Asesora, orienta, conduce y retroalimenta al estudiante hacia la adquisición de nuevos conocimientos
1.4 Utiliza ayudas tecnológicas, diseña material escrito y recomienda lecturas de tal manera que
desarrolla el espíritu investigativo en el estudiante
1.5 La teoría que imparte es suficiente soporte para la realización de ejercicios prácticos
1.6 Utiliza dinámicas y estratégías no rutinarias en el proceso enseñanza - aprendizaje
2. CALIDAD EN EL TRABAJO
2.1 Presenta el programa general y el cronograma de actividades a realizar en el período académico

respectivo
2.2 Presenta el sistema de evaluación antes de su aplicación y contempla opciones novedosas y de
acción participativa
2.3 Da a conocer la agenda de trabajo para cada clase y cumple con el objetivo previamente trazado en
el desarrollo de la misma
2.4 Propicia permanentemente el desarrollo pleno de la personalidad para la producción social y la
formación integral
2.5 Desarrolla la práctica en forma reflexiva y creadora
3. CREATIVIDAD E INICIATIVA
3.1 Genera conciencia crítica entre los estudiantes

3.2 Ayuda a obtener el equilibrio entre el conocimiento, la práctica y la creatividad del estudiante
3.3 Integra la docencia con la investigación y la proyección social, como fortaleza para elevar la calidad
del conocimiento
4. MANEJO DE GRUPO Y LIDERAZGO
4.1 Es un buen líder y propicia el diálogo con los estudiantes

4.2 Asume desde la acción pedagógica la formación integral del estudiante para que pueda transformar
positivamente el entorno en el que vive
4.3 Propicia permanentemente el respeto y el reconocimiento a la dignidad humana
4.4 La metodología desarrollada en clase propicia el trabajo en equipos humanos.
4.5 Incorpora la acción formativa con el uso de tecnologías de la comunicación y de la información
4.6 Respeta los conceptos de los estudiantes y motiva permanentemente la clase
5. ASISTENCIA Y PUNTUALIDAD
5.1 Cumple con las actividades académicas propuestas

5.2 Cumple con el horario establecido por la institución en el desarrollo de las clases
5.3 Maneja correctamente el tiempo durante el desarrollo de cada uno de los temas que imparte
E B R M D
OBSERVACIONES
REG. ICFES No. 2903
ANEXO G
ACTA DE CALIFICACIONES
Datos Generales
Asignatura: _____________________________ Período

___________
Docente:
_________________________________________________
Programa:_______________________________ Fecha
____________
Tipo de operación
Parcial primero ___ Segundo ___ Examen Final ___

Examen de suficiencia ___ habilitación ___ Supletorio ___
Adición ___
CODIGO APELLIDOS Y NOMBRES NOTA

Números Letras
OBSERVACIONES:
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
______
Firma y nombre docente Registro y Control

REG. ICFES No. 2903
ANEXO H
ACTA DE CALIFICACIONES
(acumuladas)
Datos Generales
Asignatura: _____________________________ Período

___________
Docente:
_________________________________________________
Programa:_______________________________ Fecha
____________
Código 1P 2P 3P Examen Nota En letras

Final definitiva
OBSERVACIONES:
_______________________________________________________
_______________________________________________________
_______________________________________________________
______
Firma y nombre docente Registro y Control

2.5. COORDINADOR ACADÉMICO
NOMBRE DEL CARGO : Coordinador Académico

de Pregrados
CARGO JEFE INMEDIATO : Director de Pregrados
Coordinar los procesos de orden académico, administrativo y

pedagógico que permitan la formación integral de los estudiantes
vinculados a los programas de pregrado que oferta la Escuela de
Comunicaciones.
FUNCIONES
DE ORDEN ACADÉMICO
1. Orientar los procesos académicos de los programas de pregrado para el

fortalecimiento de las prácticas de Enseñanza-aprendizaje.
2. Definir sistemas de seguimiento a los materiales didácticos,

instrumentales, proceso de Enseñanza-aprendizaje y seguimiento a
estudiantes.
3. Implementar procesos de investigación y evaluación de los programas

académicos para determinar estrategias que permitan el mejoramiento
académico de los mismos.
4. Elaborar la programación y carga académica según los requerimientos

del programa.
5. Diseñar y elaborar guías de apoyo didáctico o documentos técnicos que
permitan la inducción, capacitación y desarrollo docente.
6. Establecer mecanismos de comunicación entre los estudiantes y la
Directiva de la Escuela de Comunicaciones.
7. Adelantar los trámites necesarios para el desarrollo de los procesos de

grado.
1. Coordinar y supervisar el buen estado de la infraestructura académica,

medios.
2. Coordinar los diferentes eventos culturales, pedagógicos y de Educación

continuada programados por la Dirección de Pregrados.
3. Ejercer control de asistencia de los docentes de cada una de las

asignaturas programadas.
4. Recibir en forma oportuna las actas de calificaciones emitidas por los

docentes para su trámite ante Registro y Control.
5. Desarrollar las actividades relacionadas con la inducción a estudiantes

nuevos.
6. Realizar informes de gestión académicos mensuales.

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Res. Icfes 2903 _____________________________________________________________________ 1

1.1. MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

1.2. VISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

1.3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACION SUPERIOR ____________ 7

2.INDICADORES DE EVALUACIÓN DEL PROCESO ________________________ 39

PROCESO DE INFORMACIÓN PARA ____________________________________ 42

CAPITULO IV. PROCESO DE COORDINACIÓN Y DIRECCIÓN ACADÉMICA __ 69

Con el fin de estructurar los diferentes procesos que se adelantan en el

Posteriormente, se presentan las funciones de la Jefatura de Educación

De igual forma se analizan los procedimientos generales de cada una de las

Finalmente, se desea que la estructuración del presente MANUAL DE

El diseño e implementación del presente Manual de Funciones y Procedimientos

En este sentido, la presente herramienta contribuye:

• Al proceso de inducción, adiestramiento y capacitación del personal

Estructurar un sistema administrativo por medio del diseño de métodos y

• Establecer funciones de orden académico-administrativo de las

1.1.MISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

La razón de ser del Departamento de Educación Superior Complementaria es lo

“CAPACITAR A OFICIALES, SUBOFICIALES Y PERSONAL CIVIL CON

1.2. VISIÓN DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

El Departamento de Educación Superior proyecta su quehacer desde la

“EL DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR SE PROYECTA COMO

1.3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE EDUCACION SUPERIOR

1.3.1. Objetivo General

1.3.2. Objetivos Específicos

Ofertar servicios educativos que garanticen la formación de

Implementar eventos académicos para la socialización y aplicación de

Desarrollar procesos de investigación formativa que permitan la

1.4. PRINCIPIOS ORIENTADORES

La formación integral del estudiante, que es la esencia del propósito de la

La promoción de los valores humanos, éticos, patrios e institucionales, así

La excelencia académica, entendida ésta como la continuidad de los

El enfoque multidisciplinario del saber y la universalidad del conocimiento

Libertad de cátedra entendida como la discrecionalidad para que todas

Libertad de aprendizaje esta se concibe como la posibilidad que tiene el

La Educación permanente, la cual reconoce el desarrollo de la capacidad

Participación democrática, se refiere a la participación responsable para

Autogestión pedagógica, principio concebido como la capacidad de

ORGANIGRAMA DEPARTAMENTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR

COODINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN COORDINACIÓN

De acuerdo con la estructura organizacional a continuación se

En su orden jerárquico son las siguientes:

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO : Jefe Departamento de

OBJETIVO GENERAL DEL CARGO

Direccionar procesos educativos, a través de la implementación

DE ORDEN ACADÉMICO Y PEDAGÓGICO

1. Definir procedimientos y acciones de orden administrativo que

3. Proponer ante el Consejo Académico la apertura de nuevos programas

4. Propender por el desarrollo de la investigación para fortalecer

1. Elaborar anualmente el Plan Estratégico del Departamento de

2. Controlar el plan de mercadeo para garantizar la ampliación y

3. Representar al Departamento de Educación Superior en las

4. Proponer convenios, alianzas estratégicas y acuerdos de cooperativas

6. Evaluar los niveles de rendimiento y logros alcanzados en cada uno de

7. Realizar los diferentes informes de gestión derivados de los

8. Presentar propuestas de mejoramiento de tipo administrativo para el

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO : Secretaria Departamento

MISIÓN DEL CARGO

Apoyar administrativamente al Departamento de Educación

1. Promocionar con altos niveles de calidad los diferentes servicios que