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Manual de Usuario
Modulo de Almacenes
SISMED V2.1.0
Noviembre 2010
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Oficina General de Estadística e Informática Módulo Almacenes-SISMED v2.1.0
INDICE
I. INTRODUCCION 3
II.- INGRESO AL SISTEMA 4
III.- CATALOGOS
Almacenes 9
Dependencias Destino 14
Productos 17
Productos de la Compra nacional 20
Precios SISMED 21
Precios de Donaciones 24
Proveedores 26
Personal 31
IV.- PROCESOS
¿Cómo generar una Nota de Ingreso? 38
48
¿Cómo modificar una Nota de Ingreso existente?
52
¿Cómo anular una Nota de Ingreso?
¿Cómo generar una Nota de Salida? 56
66
¿Cómo modificar una Nota de Salida existente?
70
¿Cómo anular una Nota de Ingreso?
¿Cómo realizar un Inventario? 72
¿Cómo realizar un Conteo Físico del Inventario? 76
¿Cómo generar un Formato IDI? 77
¿Cómo generar un Formato ICI? 78
Información SIGA 80
Formatos IME – DISA / HOSP / INSTITUTO 82
Formatos IME – CENTROS / PUESTOS SALUD 85
¿Cómo Realizar Ajuste de Inventario? 87
V.- CONSULTAS
Movimientos 89
Tarjeta de Control Visible 91
Stocks de Productos 93
Productos por Almacén 94
Productos Ingresados 95
Emisión de Documentos 96
Medicamentos Vencidos o Por Vencer 97
Distribución de Productos 99
Distribución de Medicamentos por EE.SS 101
Distribución por Conceptos 103
Precios 104
VI.- ENVIO DE INFORMACION
¿Cómo enviar Información? 105
VII.- RECEPCION DE INFORMACION
¿Cómo recepcionar información? 110
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Oficina General de Estadística e Informática Módulo Almacenes-SISMED v2.1.0
I.- INTRODUCCION
EL SISMED es una estrategia de Salud Pública y Lucha contra la Pobreza del Ministerio de
Salud que tiene por objetivo mejorar el acceso a medicamentos esenciales de la población,
especialmente de aquella de menores recursos económicos; contribuyendo así a mejorar la
calidad de atención de los establecimientos de salud. El SISMED se basa en los principios de:
El Sistema SISMED v 2.1.0 Visual ha sido desarrollado en módulos de: Almacenes, Sub
Almacenes, Control de Farmacias y Formatos para las diferentes dependencias del Sector
Salud (Direcciones de Salud, Sub Almacenes y Establecimientos), permitiendo gestionar
adecuadamente el Suministro de Medicamentos según las necesidades de cada una de la
dependencias.
Este manual pretende ser una guía para las personas que interactúan con el Sistema y hagan
uso de Modulo de Almacenes, el cual ha sido desarrollado para gestionar los Stocks de los
medicamentos e insumos de los almacenes especializados. y de las farmacias
Es decir permite realizar los ingresos y salidas de los productos por diversos conceptos como:
compras, donaciones, distribución, etc.
Este módulo cuenta con facilidades de búsqueda y otras utilidades como consultas y reportes
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Para ingresar al Sistema deberá ingresar un nombre de Usuario válido y una contraseña, luego
presionar el botón Aceptar.
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Botón Acerca De
Muestra uan ventana en la cuál se visualizan datos del Sistema tales como
Versión y registro.
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Botón Salir
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BARRA DE FORMULARIOS
Situada en la parte de la derecha de los formularios, muestra los botones para realizar las
tareas más comunes: Nuevo, Modificar, Anular, etc.
Botón Nuevo:
Botón Modificar:
Botón Anular
Botón Grabar
Botón Cancelar
Botón Imprimir
Botón Buscar
Botón Salir
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CONTROL DE ALMACENES
1. Catálogos
2. Procesos
3. Consultas
4. Interfase
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III.- CATALOGOS
ALMACENES
Buscar información
- Puede presionar las teclas [CTRL + P] o seleccionar la opcion Imprimir del menu Archivo
para presentación preliminar
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Pulsar Clic en el
Botón Nuevo.
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a) Pulsar Clic en el
Botón Grabar.
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b) Pulsar Clic en el
Botón Anular.
a) Elegir el
Almacén.
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Procesos
Catalogo Dependencias
Se muestran las dependencias adscritas.
En dicha ventana nosotros podremos agregar y quitar dependencias, salvo aquellas
dependencias que tengan movimientos de sus productos no podrá ser borrado.
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a) Seleccionar la dependencia
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b) El sistema le mostrará una vista previa del Listado de Dependencias Destino que podrá
imprimir presionando el botón Imprimir.
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PRODUCTOS
Permite definir los productos con los cuales va a trabajar la dependencia, tomando como
partida el Catálogo SISMED definido por la DIGEMID.
Solamente el Almacén Especializado podrá ingresar nuevos productos al catalogo, las otras
dependencias solo podrán modificar y adscribir productos.
Procesos
Catalogo SISMED
En dicha ventana nosotros podremos adscribir y/o quitar productos de nuestra
dependencia, salvo aquellos productos que tengan movimientos no podrán ser
borrados.
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En esta ventana podremos modificar los datos de nuestro catalogo de productos, solo
el almacén especializado podrá crear nuevos productos, las otras dependencias
podrán hacer cambios en los campos de stock mínimo, stock máximo y punto de
reposición, es importante llenar dichos campos ya que nos ayudara a saber en que
momento un producto queda sin stock o esta apunto de acabarse, para realizar nuevos
requerimientos.
c) Ingresar
Información
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c) Ingresar Información
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b. Hacer clic en el
Botón Consultar
a. Seleccionar el periodo
c. Hacer clic en el
Botón Imprimir
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PRECIOS SISMED
En esta opción nos sirve consultar y modificar los precios de Adquisición, Distribución y
Operación. Solo podrá actualizar estos precios la instalación DISA (Almacén Especializado).
Los precios podrán ser fijados de acuerdo a los criterios de la DISA/DIRESA, el precio de
operación se validara de acuerdo a los porcentajes de incremento definidos en la directiva del
SISMED y entraran en vigencia al mes siguiente si es que ha tenido salidas de ese producto
en el mes en que se esta fijando.
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c. Ingresar nuevo
Precio.
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El precio de Operación ingresado será efectivo el primer día del mes siguiente, o el
primer día después del cierre de proceso.
Imprimir.
b. Elegir reporte a
Imprimir.
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PRECIOS DONACIONES
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¿Cómo Imprimir?
Hacer clic en el botón Imprimir, a continuación se visualizará la siguiente pantalla
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PROVEEDORES
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1) Pulsar Clic en el
Botón Grabar.
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2) Pulsar Clic en el
Botón Modificar.
1) Elegir al Proveedor.
Ingresar parte del Nombre o
Razón Social del Proveedor
y pulsar la tecla ENTER
para ubicarlo en la lista.
Pulsar Clic en el
Botón Grabar.
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2) Pulsar Clic en el
Botón Anular.
1) Elegir al
Proveedor.
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PERSONAL
a) Elegir el Archivo
DBF.
b) Pulsar Clic en
el Botón.
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1) Pulsar Clic en el
2) El Sistema Botón Grabar.
genera un Código
para el personal.
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2) Pulsar Clic en el
Botón Modificar.
1) Elegir a la
Persona.
Ingresar parte del Apellido de la
Persona y pulsar la tecla ENTER
para ubicarlo en la lista.
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IV.- PROCESOS
Consideraciones Básicas:
Para generar una Nota de Ingreso deberá inicialmente adscribir los productos y adscribir las
dependencias con las que trabajará, para esto remítase al CAPITULO I de CATALOGOS.
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e) Ubicar en la lista el
Almacén.
Botón “Almacén Virtual Origen”: Sirve para elegir el tipo de Almacén Virtual Origen.
g. Pulsar Clic en el Botón.
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Luego el sistema presenta una visualización previa de la Nota de Ingreso, la cual podrá imprimir
pulsando clic sobre el botón Imprimir.
1) Se debe de ubicar la nota de Ingreso para esto pulsar Clic en el Botón [Consultar] o pulsar
a la vez las teclas [CTRL + B]
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2) Elegir de la lista
la Nota de Ingreso, 3) Pulsar clic en Muestra todas las
pulsando Clic el Botón. Notas de Ingreso
. de ese Periodo.
a) Ingresar el Nª de Nota de
Entrada.
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b) Pulsar Clic en el
Botón Anular.
a) Pulsar Clic en el
Botón de búsqueda.
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CONSIDERACIONES:
1. Para buscar el Medicamento ó Insumo por Descripción pulse clic sobre el botón del
panel inferior como muestra la siguiente pantalla.
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a) Ingresar la
descripción
b) Pulsar Clic
Seleccionar archivo
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a) Al registrar una Nota de Ingreso, el Sistema agrega saldos y calcula en nuevo precio
ponderado de los Medicamentos e Insumos correspondientes al documento.
b) Al Anular una Nota de Ingreso, el Sistema disminuye los saldos y recalcula el precio
ponderado de los Medicamentos e Insumos correspondientes al documento.
c) Solo se podrá registrar Notas de Ingreso en aquellos almacenes que tienen al menos
un inventario.
d) No se podrá Modificar o Anular una Nota de Ingreso:
1. Si ya se genero el Formato IDI/ICI del Mes que pertenece el Documento.
2. Existe un inventario activo en el Almacén.
3. Si es un Documento generado en forma automática (Inventario)
e) Solo se registraran aquellos Medicamentos o Insumos cuyas Fechas de Vencimientos
sean mayores o iguales a la Fecha de Registro y que no pasen de una FECHA
MAXIMA (configuración del Sistema).
f) Sólo en el caso de los ingresos al Almacén Especializado de Medicamentos es
actualizado el catálogo de precios.
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Consideraciones Básicas:
Para generar una Nota de Salida deberá inicialmente adscribir los productos y adscribir las
dependencias con las que trabajará, para esto remítase al CAPITULO I de CATALOGOS.
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Botón “Almacén Virtual Origen”: Sirve para elegir el tipo de Almacén Virtual Origen.
g. Pulsar Clic en el Botón.
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d) Pulsar Clic en el
c) Ubicar el Medicamento ó Botón.
Insumo de la lista.
Observación:
Si el tipo de salida fuese por Devolución el usuario podrá seleccionar el lote del medicamento o
insumo, en caso contrario el sistema seleccionará automáticamente el lote de medicamentos o
insumos que estén próximos a vencerse.
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b) El Sistema genera un
Número de Nota de Salida. a) Pulsar Clic en el Botón
. Grabar.
Luego el sistema presentará una visualización previa de la Nota de Salida, la cual podrá imprimir
pulsando clic sobre el botón Imprimir.
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1) Se debe de ubicar la Nota de Salida para esto pulsar Clic en el Botón [Consultar] o pulsar
a la vez las teclas [CTRL + B]
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b) Pulsar Clic
a) Ingresar el Nª de Nota de
Salida
.
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Pulsar Clic en el
Botón Modificar.
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a) Pulsar Clic en el
Botón Anular.
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CONSIDERACIONES:
g) Al registrar una Nota de Salida, el Sistema disminuye los saldos de los Medicamentos e
Insumos correspondientes al Almacén Virtual Origen de la Nota de Salida.
h) Al Anular una Nota de Salida, el Sistema incrementa los saldos de los Medicamentos e
Insumos correspondientes al Almacén Virtual Origen de la Nota de Salida.
i) Solo se podrá registrar Notas de Salida en aquellos almacenes que tienen al menos 1
inventario.
j) No se podrá Modificar o Anular una Nota de Salida:
4. Si ya se generó el Formato IDI/ICI del Mes que pertenece el Documento.
5. Si existe un inventario activo en el Almacén Virtual Origen.
6. Si es un Documento generado en forma automática (Ventas en Farmacia,
Ajustes de Inventario).
k) Cuando se realiza una Salida del Almacén hacia una Farmacia, automáticamente se
registra la Nota de Ingreso en la Farmacia, siempre y cuando el Almacén y la Farmacia
se encuentren trabajando en red y este configurado de esta manera. en el Sistema
l) Cuando se realiza una Salida de la Farmacia hacia un Almacén, automáticamente se
registra la Nota de Ingreso del Almacén, siempre y cuando el Almacén y la Farmacia
estén en el mismo Ámbito de trabajo y este configurado de esta manera. en el Sistema
m) Toda Nota de Salida genera un archivo ZIP en la carpeta “Exportar” (Directorio donde
se encuentre instalado el Sistema), este archivo se puede enviar al Almacén Virtual
Destino para que el registro de la Nota de Ingreso sea en forma automática.
Ejm: S000A0001_060405.ZIP
n) Solo se registraran aquellos Medicamentos o Insumos cuyas Fechas de Vencimientos
sean menores o iguales a FECHA MAXIMA (configuración del Sistema). En caso de las
Devoluciones se podrán registrar productos Vencidos.
o) Solo se podrá consultar Documentos de un periodo Anterior (año anterior) al actual.
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PROCESO DE INVENTARIO
Generalidades
Para generar un nuevo inventario, debe hacer clic en el botón nuevo [CTRL + N], luego
seleccionar el almacén al cual se va a inventariar.
Inventario Manual: Para agregar un producto a la lista, puede hacerlo pulsando clic con el
botón secundario del Mouse o presionando las teclas [CTRL + Ins], luego digite el dato a
buscar y pulse [Enter] con esta acción el sistema mostrará una lista de medicamentos que
coincidan con el valor digitado, finalmente seleccione el medicamento y elija Aceptar.
Repita este proceso cuantas veces sea necesario para adicionar productos a la lista.
Para quitar un producto de la lista, presione [CTRL + Sup] o utilice la funcionalidad del Mouse
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Ingrese los datos solicitados, tales como registro sanitario, número de lote, fecha de
vencimiento, cantidad y precio
Finalmente elija guardar o de lo contrario elija cancelar
Repita esta acción tantos lotes tenga en stock, especificando las cantidades que correspondan.
Para quitar un lote de la lista de detalle, presione Ctrl+Sup o utilice la funcionalidad del Mouse.
En este tipo de inventario no es necesario especificar el número de lista a trabajar.
Inventario automático: Para este caso ya no será necesario insertar productos a la lista, el
sistema recuperará todo el stock disponible con los lotes correspondientes. Lo único que hay
que determinar es el numero de listas que se van a trabajar para el conteo físico.
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Importante: Hay que tener en cuenta que, mientras haya un inventario en proceso, no se
podrá hacer ninguna transacción de ingreso o salida.
Cuando se haga un Inventario de tipo Manual o de Fin de Periodo, automáticamente se
bloqueara todo ingreso o salidas hasta que se concluyan todos los inventarios.
PROCESO DE INVENTARIO:
Si existiese diferencia entre el stock real y el conteo físico; el sistema ajustara estas
diferencias generando una nota de salida o nota de ingreso según sea el caso.
Si el tipo de proceso es de fin de año, el sistema aperturará automáticamente el
siguiente periodo, arrastrando los saldos correspondientes.
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Impresión:
1. Reporte General.- Emite un listado de todos los medicamentos e insumos, determinado los
faltantes y sobrantes.
2. Lista para conteo.- Emite listado en formato de conteo, agrupado por numero de listas.
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Procesos
Listado de Productos
En dicha ventana nosotros podremos agregar y quitar productos solo de aquellos que
no se encuentren en nuestro inventario generado.
Solo se podrá modificar cuando el tipo de inventario seleccionado sea automático, si el
tipo es manual solo se consultara los datos del inventario.
Los productos que se agregan, aparecerán de color azul y se registrara como producto
adicionado por conteo (estado “C”).
Detalle Producto
En esta ventana nos muestra el detalle del producto según el lote donde se encuentre
con el número total de ítems, cuando un producto es agregado por conteo nosotros
podremos agregar ítems, llenando los datos de: Registro sanitario, Lote, Fecha
Vencimiento, cantidad de stock disponible y stock en alterados y rotos.
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Tipo de Proceso
Generalidades:
Para generar un nuevo IDI, seleccionamos la opción de Registro, luego elija el tipo de proceso.
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Procesa la información de las salidas que se realizan ya sea por un Centro de Salud, Puesto de
Salud, Hospital o Instituto, dentro de un mes especificado.
Generalidades:
1. ICI Automático: Para generar este ICI, seleccione el tipo de suministro y luego ejecute
el proceso con el botón “Procesar”, tal como se observa en la figura.
El sistema tomará los movimientos registrados por cada producto en el mes y periodo
seleccionado.
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Si queremos ver de forma ampliada un detalle por producto, posiciónese sobre el producto y
damos ENTER o doble clic y en caso que fuese necesario se habilito el registro para el factor
de perdida para los medicamentos que así lo requieran.
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INFORMACION SIGA
Si desea generar un archivo para la interfaz SIGA SISMED presione el botón Generar Archivo,
el cuál mostrará la siguiente pantalla, en la que deberá indicar la ruta donde se generará el
archivo, luego presione el botón Seleccionar.
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A continuación el sistema le
mostrará la siguiente pantalla que le
informará la ruta y el nombre del archivo
generado:
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Esta opción permite generar en forma mensual el IME basado en la información de los
documentos emitidos en farmacia y los documentos de ingreso de los productos registrado en
el establecimiento de salud, para lo cual tenemos las siguientes opciones:
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a. Nuevo
f. Grabar
b. Periodo c. Mes
e. Procesar
d. Dependencia
g. Deshacer
2. Modificar formato
Después de realizar la consulta de los formatos estos pueden ser modificados según
convenga para esto se debe realizar lo siguiente:
a.Hacer click en el botón modificar.
b.Realizar los cambios en los datos según lo conveniente
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c. Grabar
d. Deshacer
b. Cambios
3. Consultar formato
a. Seleccionar el periodo.
b. Seleccionar el mes.
c. Seleccionar la dependencia de la cual se quiere consultar el formato realizado.
d. Hacer Clic en el botón consultar.
b. Mes
a. Periodo
c. Dependencia d. Consultar
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Esta opción nos permite tener la información mensual del IME de la DISA basada en la
información consolidada de los ICI’s y la información de los gastos administrativos informado en
los IME’s de los establecimientos en caso del IME de la DISA.
a. Nuevo
b. Periodo f. Grabar
c. Mes e. Procesar
d. Dependencia
g. Deshacer
2. Modificar formato
Después de realizar la consulta de los formatos estos pueden ser modificados según
convenga para esto se debe realizar lo siguiente:
a.Hacer click en el botón modificar.
b.Se debe realizar los cambios según lo requerido,
c.Grabar haciendo click en el botón grabar
d.Si no quiere realizar las modificaciones hacer clic en el botón deshacer.
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c. Grabar
b. Cambios d. Deshacer
3. Consultar formatos
a.Seleccionar el periodo.
b.Seleccionar el mes.
c.Seleccionar la dependencia de la cual se quiere consultar el formato realizado.
d.Hacer Clic en el botón consultar.
b. Mes
a. Periodo
c. Dependencia d. Consultar
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Este proceso genera los ingresos y salidas de los productos que han sido determinados como
sobrantes y/o faltantes luego de cerrar un inventario de tipo automático con el registro
correspondiente en la opción de Conteo Físico.
Esta opción esta disponible desde la opción Procesos, del cual se debe seleccionar la opción
Ajuste de Inventario
Se debe hacer
clic en la opción
Ajuste de
Inventario
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V.- CONSULTAS
MOVIMIENTOS
Para visualizar la consulta seleccione uno o más filtros y presione el botón Consultar
Para realizar una nueva búsqueda presione el botón Inicializar
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Para visualizar la consulta seleccione uno o más filtros y presione el botón Consultar
Para realizar una nueva búsqueda presione el botón Inicializar
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STOCK DE PRODUCTOS
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Procesos
Listado de Productos
Nos mostrará una ventana con información de cómo está distribuido el producto por
almacén.
En dicha ventana nos mostrara stock de los productos que existan en nuestro almacén
como observaremos en algunos casos veremos productos de color azul y rojo ello
indica que ese producto esta en punto de reposición (azul) o no tiene stock (rojo).
Dándolo doble clic o [ENTER] en un producto seleccionado nos mostrara una ventana
con los almacenes que tienen un saldo disponible por el producto consultado.
Detalle Producto
En esta ventana nos muestra el detalle del producto según el lote, Fecha Vencimiento,
y saldo.
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PRODUCTOS INGRESADOS
Permite consultar todos los ingresos efectuados a un Almacén Destino como Farmacia,
Almacén Logística, Almacén Especializado por los conceptos como Devoluciones,
Trasferencias, Distribución es decir los conceptos que implique ingresos a cada uno de estos
establecimientos.
1
5
2
3 4
Para poder realizar esta consulta debe seguir los siguientes pasos :
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EMISION DE DOCUMENTOS
Permite obtener un reporte de los documentos emitidos por cada dependencia y según sea el
tipo de suministro: SISMED y DONACIONES.
c. Almacén virtual.
g. Inicializar
e. Rango de fechas.
f. Consultar
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Permite consultar los medicamentos vencidos o por vencer de una dependencia a una
determinada fecha y por tipo de medicamento.
c
b
d
a
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DISTRIBUCION DE PRODUCTOS
Permite consultar los diferentes tipos de documentos que se han realizado en la distribución
entre los almacenes registrados.
f. Rango de fechas
e. Periodo
a. almacén origen
b. Almacén virtual
c. Almacén destino
d. Tipo de documento
g. Tipo de Producto
h. Consultar
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a. Almacén Virtual.
c. Periodo.
b. Seleccionar las
siguientes opciones
según convenga.
d. Rango de fechas.
f. Inicializar.
e. Consultar.
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Permite consultar los documentos por diferente tipo de concepto como las
distribuciones y las transferencias.
1. Para realizar la consulta se debe realizar lo siguiente:
.a Seleccionar almacén virtual (SISMED o DONACIONES).
.b Se puede realizar de dos formas:
Por Sub Almacén
Por Red, para lo cual debe seleccionar Microrred y EE.SS
.c Seleccionar periodo.
.d Seleccionar rango de fechas.
.e Seleccionar consultar.
.f Para realizar una nueva consulta presionar Inicializar.
a. Almacén Virtual.
c. Periodo.
b. Seleccionar las
siguientes opciones
según convenga.
d. Rango de fechas.
f. Inicializar.
e. Consultar.
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PRECIOS
Esta consulta nos permitirá exportar los precios de los productos del Almacén, que tengan
stock y/o que hayan tenido movimiento en el mes anterior a la exportación.
Este archivo es lo que se envía a DIGEMID para su información, el archivo exportado incluye
los Registros Sanitarios.
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1. Exportar el Catalogo de Precios: genera un archivo ZIP para enviarlo a las diversas
dependencias que pertenecen a la DISA / DIRESA. Opción que solo podrá usar el Almacén
Especializado (DISA).
2. Exportar formatos ICI/IDI: genera un archivo ZIP con el contenido de estos formatos que
serán enviados a una Dependencia de Nivel Superior.
Para hacer uso del ENVIO DE INFORMACION debe pulsar Clic en la Imagen de la Envío de
Información:
Pulsar Clic en la
Imagen
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a) Pulsar Clic
b) Pulsar Clic en el
Botón
El Almacén Especializado (DISA) envía este archivo a todas las Dependencias que le
pertenecen para que actualicen el catalogo de precios.
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El Centro de Salud, Puesto de Salud, Sub Almacén, Dependencia enviara este archivo a una
Dependencia de nivel superior que pertenezca a la DISA.
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Esta opción lo que hará es que creará un archivo zipeado que contine las guias
de remison del establecimiento de salud de una determinada fecha. Estas guias
podran ser agregadas mediante la Importación de de Provisión en la Pantalla del
ICI manual.
Despues de hacer click en el boton de exportar nos mostrara lo siguiente:
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Esta opción lo que hará es que creará un archivo zipeado que contine las guias
de remison del establecimiento de salud, a diferencia de la anterior opción, la
selección de guias se hara por mes. Estas guias podran ser agregadas mediante la
Importación de de Provisión en la Pantalla del ICI manual.
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Pulsar Clic en la
Imagen
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a) Pulsar Clic
b) Pulsar Doble
Clic
Pulsar
Doble Clic
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c) Importar Datos:
c) Pulsar Doble
Clic
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e) Impresión:
f)
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a) Pulsar Clic.
b) Pulsar Clic.
Pulsar Clic.
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c) Pulsar Clic.
d) Mensaje de Recepción:
d) Mensaje de Recepción.
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e) Reporte:
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