Informação - significa um facto, uma notícia ou qualquer dado do

conhecimento. Pressupõe o acto de recolher ou dar esclarecimentos, sendo

substantivo ou sinónimo de “ser informado”, “por ao corrente”. Algo que
se pode usar e, sendo útil, é necessária. Troca-se com o mundo exterior,
exercendo efeito sobre o recetor sobre o emissor. Utiliza-se em momentos
de tomada de decisões, como recurso importante. Regista-se em diferentes
suportes. (Algo que se pode usar e sendo útil, é necessário, troca com o
mundo exterior, exercendo efeito sobre o recetor e emissor. Resumindo é
útil, necessário, é a matéria prima do conhecimento, só existe se for
transmitida e modifica o locutor e recetor.) (Dados e factos que foram
organizados e comunicados de forma coerente e com significado e a partir
dos quais se podem tirar conclusões)
Informação versos Comunicação - Conhecimento é informação estruturada
de forma coerente. Conhecimento é a presença de sabedoria; mas também
pode ser o registo do saber humano em livros, periódicos ou outros
quaisquer meios de informação.
Comunicação é o processo de trocas entre os indivíduos, ou seja, num
sentido lato, as relações inter individuais e coletivas, bem como os métodos
que aí se empregam.
Ciência da Informação - investiga as propriedades e comportamento da
informação, as forças que regem o fluxo da informação e os meios de
processamento da informação para um máximo de acessibilidade e uso. O
processo inclui a origem, disseminação, coleta, organização,
armazenamento, recuperação, interpretação e uso da informação. Isto
inclui a investigação, as representações da informação tanto no sistema
natural, como no artificial, o uso de códigos para uma eficiente transmissão
de mensagens e o estudo dos serviços e técnicas de processamento da
informação e seus sistemas de propagação.
É uma ciência interdisciplinar derivada e relacionada com vários campos,
com uma componente de ciência pura e de ciência aplicada que abrange
todo o fluxo da informação e desenvolve serviços e produtos. O campo
deriva ou relaciona-se com a matemática, a lógica, a linguística, a psicologia,
a tecnologia computacional, as artes gráficas, as comunicações, a
biblioteconomia, a gestão e alguns outros campos.

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Atributos da Informação
-Estruturação pela acção humana e social –o ato individual e coletivo funda
e modela estruturalmente a informação; -Integração dinâmica –o ato
informacional está implicado ou resulta sempre, tanto das condições
internas, como externas do sujeito de ação; -Pregnância –enunciação
(máxima/mínima) do sentido ativo, ou seja, da função modeladora ou
fundadora da informação; -Reprodutividade –a codificação linguística,
numérica, figurativa é valorável ou mensurável quantitativamente; -
Transmissibilidade –a (re)produção informacional é potencialmente
transmissível ou comunicável.
Os Sistemas de Informação são uma ferramenta indispensável na
produção, organização, armazenamento e recuperação da informação,
incorporando na área da organização e representação/recuperação da
informação, as técnicas há muito inventadas e assumindo estudos
infométricos em ambiente digital ou webmétricos.
(a preocupação não é a de construir fisicamente, mas sim de planear, dese
nhar ou avaliar construção de modo a que seja útil)
O enfoque principal da CI situa-se na dimensão humana e social e os
problemas que a absorção das TIC pelo ser humano em sociedade colocam,
importam à CI transdisciplinar, sendo que o critério básico que ajuda esta a
definir a delimitação fronteiriça do seu objeto é a processualidade da
informação (e respetiva comunicação plena) em si mesma.
Arquivística – conhecimento dos arquivos em toda a sua complexidade
informacional. “Ciência que tem por objeto os arquivos, os princípios e
métodos da sua constituição, conservação, organização e comunicação.”
Unidade arquivística: Arquivo
1. Perspetiva patrimonialista, Conjunto orgânico de documentos,
independentemente da sua forma, data e suporte material, produzidos ou
recebidos por uma pessoa jurídica, singular ou coletiva, ou um organismo
público ou privado, no exercício da sua atividade e conservados a título de
prova ou informação (Equivalente ao termo FUNDO).
2. Perspetiva documental: Instituição ou serviço responsável pela aquisição,
conservação, organização e comunicação dos documentos de arquivo
3.Perpectiva Estática: Depósito

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Arquivo total: Unidade integral e aberta ao contexto dinâmico e histórico
que a substancializa. Sistema (semi)fechado de informação social
materializada em qualquer tipo de suporte, configurado por 2 fatores
essenciais – a natureza orgânica (estrutura) e a natureza funcional
(serviço/uso), a que se associa um terceiro (a memória) imbricada nos
anteriores.
Secção e subsecção: De acordo com a complexidade da estrutura orgânica
e das funções, o arquivo pode subdividir-se em Secções ou subsecções.
Série: Unidade arquivística constituída por documentos da mesma
tipologia, produzidos em série, como resultado de uma mesma actividade
ou função do serviço ou departamento. As Séries podem ser de: - Actos
informacionais (ex.: acta de reunião) - Documentos simples (ex.: contratos
de arrendamento, cada um registado em suporte próprio) - Documentos
compostos (ex.: processos de licenciamento de obras)
Subsérie: Divisão de uma série de modo a especificar ou tornar clara a
existência de acções diversas no desenvolvimento da actividade/função
descrita na série.  Exemplo: Série: Processos clínicos Sub-série: processos
clínicos de saúde materna Sub-série: processos clínicos de saúde infantil.
Processo: Conjunto de documentos, reunidos em função de uma
determinada actividade, acção ou procedimento administrativo, próprios
de um Serviço específico.  Exemplos: Licenciamento de ocupação de
espaços públicos Ajustes Directos simplificados.
Coleção: Conjunto de documentos, agrupados artificialmente, para efeitos
de referência, segundo uma mesma característica comum – a sua tipologia,
o seu conteúdo informativo, etc. Exemplo: Dossier de legislação específica
para se trabalhar um determinado assunto.
Documento: A mais ínfima unidade arquivística, constituída por um ou mais
actos informacionais, fixados em suporte(s) e indivisível, do ponto de vista
arquivístico. Pode assumir a forma de: - Documentos simples (contém
apenas uma unidade de informação – 1 só acto) - Documentos compostos
(constituído por mais do que 1 unidade de informação, em suportes
distintos, ou seja, documentos simples associados com significado apenas
nessa condição).

3
Unidades de instalação: Diversos modos de acondicionar os documentos,
sendo também utilizadas para os referenciar no espaço. (Cota topográfica:
dizemos que tal processo está no depósito 1, estante 3, prateleira 2,
acondicionado nas seguintes unidades de instalação: caixa 15, pasta 5. 
Exemplos: Caixa (cx.) Maço (mç.) Livro (liv.) Pasta (pt.) Disquete (disq.)
Compact disk (CD))
Carateristicas Internas dos Arquivos
- Quanto à estrutura orgânica – arquivos unicelulares e pluricelulares
- Quanto ao serviço / uso – arquivos centralizados e descentralizados
- Quanto à memória/recuperação – arquivos ativos e desativados (em
relação à existência ou não de atividade da entidade produtora)
- Arquivos especializados ou centros de arquivos – estruturas pluricelulares
criadas especialmente para incorporar, salvaguardar e divulgar arquivos
desativados ou para integrar informação sem interesse administrativo
corrente, proveniente de arquivos ativos.
4 Princípios de Carater Universal dos Arquivos
Princípio da ação estruturante: todo o arquivo resulta de um ato fundador
(individual ou coletivo, formal ou informal), que molda a estrutura
organizacional e a sua especificidade funcional, em evolução dinâmica.
Princípio da pertinência: todo o arquivo disponibiliza informação que pode
ser recuperada segundo a pertinência da estrutura organizacional ou da
envolvência sistémica da mesma.
Princípio da integração dinâmica: todo o arquivo integra e é permeável à
dinâmica do universo sistémico que o envolve.
Princípio da grandeza relativa: todo o arquivo se desenvolve como estrutura
orgânica simples (unicelular) e fechada sobre si mesma ou complexa
(pluricelular), tendencialmente aberta, podendo mesmo atingir uma
complexidade suscetível de desenvolver subsistemas.
Tipologia dos Arquivos
1. Critério da Territorialidade (arquivos nacionais, regionais e locais)
2. Critério da Titularidade/Propriedade (aquivos públicos ou privados)

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3. Critério do suporte material ( Arq audiovisuais ou electronicos/digitais)
4. Critério do valor/idade dos documentos
Arquivos Correntes - os documentos circulam e os assuntos estão em
tramitação, numa determinada unidade orgânica. Têm um uso frequente
Arquivos Intermédios - Conjunto de documentos que perderam valor
administrativo, mas a sua conservação é necessária já que têm um valor
legal e/ou fiscal e são consultados com muita frequência pela
Administração ou pelos cidadãos
Arquivos Definitivos - Conjunto documental com valor histórico, onde a
consulta dos documentos é feita por investigadores.
Organização Institucional dos Arquivos Portugueses
Arquivos da Administração Central (Torre do Tombo)
Arquivos da Administração Local (Arq municipais)
Arquivos judiciais
Arquivos notariais
Arquivos eclesiásticos (Arquivos de âmbito diocesano ex. Dioceses de
Lisboa, Évora, Porto, etc.; Arquivos paroquiais; Arquivos de ordens
monásticas e conventuais, de congregações religiosas e de ordens militares)
Arquivos de instituições de assistência
Arquivos de família
Arquivos Pessoais
O Ciclo de Vida dos Documentos de Arquivo
Documento de arquivo: Documento produzido a fim de provar e/ou
informar um procedimento administrativo ou judicial. É a mais pequena
unidade arquivística, indivisível do ponto de vista funcional. Pode ser
constituído por um ou mais documentos simples. ou
Qualquer suporte material contendo uma informação de qualquer data,
fora e produzido/recebido por uma instituição pública ou privada no
exercício da sua atividade.

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Valor primário ou administrativo  Inerente a qualquer documento de
arquivo;  Consigna ou comprova factos, constitui direitos e obrigações e é
reconhecido como garantia e fundamento de actos, factos e
acontecimentos;  Ao ser criado, tem logo uma função probatória a nível
administrativo, legal e fiscal;  Cumpre directamente a função para a qual
foi administrativamente criado;  A finalidade é a constituição de prova e/ou
veicular determinada informação necessária à entidade produtora e/ou
receptora
Valor secundário ou histórico  Decorrente da relevância do valor
informativo que o documento de arquivo contém;  Independentemente do
fim para o qual foram elaborados, após a prescrição dos direitos e
obrigações dos documentos, continuam a ter valor como fonte de
informação histórica;  O valor histórico é fundamental, no sentido de
resguardar a memória das instituições e do país, testemunhando a
constituição e funcionamento da administração produtora e fornecendo
dados e/ou informações sobre pessoas, organizações, locais ou assuntos.

1 Fase Ativa – Arquivo Corrente: Primeira idade do ciclo vital dos

documentos de arquivo;  Os documentos são de consulta frequente e
pertencem a Processos ainda em tramitação;  São necessários para
assegurar uma eficaz gestão diária do serviço;  O espaço físico da
documentação em fase administrativa ou corrente designa-se de Arquivo
Corrente, situando-se normalmente, junto do serviço produtor para uma
rápida consulta e recuperação da informação pretendida.
OBJECTIVOS  Dispor de informação organizada de forma a dar resposta
rápida e pertinente a solicitações de dados e de informações requeridas
interna ou externamente;  Simplificar os procedimentos burocráticos, isto
é evitar a repetição de tarefas, aumentando a qualidade dos documentos e
6
reduzindo a documentação em circulação (otimização burocrática); 
Diminuir, mais tarde, as despesas inerentes ao tratamento documentação,
tanto no arquivo intermédio como histórico.
2ª Fase Semi-Ativa – Arquivo Intermédio
Segunda idade do ciclo vital dos documento de arquivo;  A consulta da
documentação já não se efetua com muita regularidade pelo serviço
produtor;  A documentação pode ser alvo de consulta esporádica ou de
novos procedimentos administrativos e os processos podem ser reabertos
ou utilizados a titulo informativo;  Por norma, o Arquivo Intermédio situa-
se num espaço diferente do arquivo corrente do serviço produtor; porém,
este continua a ser o proprietário dos processos, pelo que só ele pode
aceder e dar autorização para consulta da informação.
OBJECTIVOS  Organizar, avaliar e selecionar a documentação transferida
do arquivo corrente, eliminando aquela que não possui valor secundário e
propondo para conservação definitiva os documentos de conservação
definitiva;  Os processos de seleção, avaliação e eliminação são tão
importantes como preservar e conservar a documentação;  De facto, ao
eliminar toda a massa documental acumulada, geralmente volumosa,
liberta-se espaço essencial para acondicionar convenientemente a
documentação a ser preservada;  Gera-se uma poupança de recursos
financeiros e humanos que poderão ser aplicados no tratamento
arquivístico dos documentos, garantindo um bom funcionamento dos
arquivos administrativos, a para da conservação eficaz da informação com
interesse histórico-cultural
3ª Fase Inativa – Arquivo Definitivo
Terceira idade do ciclo vital dos documento de arquivo;  O documento
deixou de ter valor administrativo, visto que os processos estão findos e já
não contribuem para a eficaz gestão do serviço;  Não se trata de um
“arquivo morto”, uma vez que os documentos que guarda, conservam o seu
valor histórico e cultual;  Os documentos em fase definitiva, podem
readquiri, esporadicamente, o seu valor administrativo;  Esta
documentação constitui o testemunho da atuação da pessoa ou Instituição
que a produziu, fornecendo elementos informativos aos cidadãos, no geral.
Permitem, assim, construir uma maior consciência da missão do

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Organismo, da sua atuação e evolução ao longo do tempo;  Nesta fase, os
documentos encontram-se no Arquivo definitivo ao Histórico
OBJECTIVOS  A conservação permanente de todos os documentos que,
findo o seu valor administrativo, possuem interesse histórico ou cultural
(razão pela qual não podem ser eliminados);  O tratamento arquivístico,
tendo em vista uma eficaz comunicação e disponibilização dos documentos
à sua guarda, fundamentalmente para fins de educação e investigação –
elaboração de estudos de carácter histórico, sociológico, económico, etc.

Boas-práticas para garantir o correto funcionamento dos arquivos

correntes
Organizar e manter a ordem da documentação produzida e recebida, para evitar os riscos de
dispersão da informação.

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 ■ Constituir sempre processos, em detrimento de uma coleção aleatória de documentos. Uma
coleção só deverá ser constituída para efeitos de referência, não invalidando a obrigatoriedade
de formar processos (Ninguém deve desintegrar os processos de arquivo, pela mesma lógica de
que ninguém desmembra um livro arrancando-lhe as páginas referentes a um assunto, só
porque se encontra a estudar assuntos sobre isso. Se subtraísse as páginas retiraria informação
essencial ao livro, inutilizando-o. Deve ser feita uma indexação ou copiar as páginas que forem
consideradas úteis). ■ Arquivar tudo o que seja pertinente para o processo (incluindo, também,
emails). ■ Atribuir a cada documento produzido um título significativo ou especificar o assunto
que o documento trata. ■ Fazer apenas um ofício (ou documento de comunicação interna) por
cada assunto a tratar. Ou seja, a um ofício deve corresponder um, e apenas um, assunto,
garantindo que este segue os seus trâmites normais (evitando duplicados e triplicados). O
assunto deve ser destacado numa zona específica do documento, para facilitar a sua inclusão
no processo correto, a sua conveniente classificação e recuperação. ■ Redigir o conteúdo de
cada documento de modo a que a informação seja transmitida de forma clara, inteligível e
unívoca (isto é, que não origine diferentes interpretações). Só assim se garante que um
determinado processo (composto por vários documentos) “fale por si”, sem necessitar de
intérprete. ■ Estruturar e organizar convenientemente cada processo, de modo a permitir uma
fácil localização e uma rápida recuperação da informação, por parte de todos os colaboradores,
sempre que esta for solicitada. ■ Construir mecanismos que permitam um acesso mais rápido à
informação (por exemplo, índices de processos, listagens com os nomes dos utentes, relações
de números mecanográficos dos funcionários, copiador de correspondência expedida, registo
de correspondência entrada/saída). ■ Abster-se de guardar documentos apenas no
computador, uma vez que, dessa forma, não se assegura uma eficaz recuperação e preservação
da informação. Saliente-se que um documento guardado apenas no computador pode ser
facilmente apagado de forma inadvertida; podem surgir também problemas técnicos como
ataques de vírus, avaria do disco rígido e perda de dados. Por outro lado, os documentos
gravados no computador pessoal não estão geralmente validados, uma vez que não se
encontram assinados. Além disso, a tecnologia evolui em pouco tempo, impossibilitando a
leitura de documentos com alguns anos. ■ Registar todos os contactos efectuados, que sejam
pertinentes, identificando os seus interlocutores e respectivos cargos, assinalando a data,
referindo o assunto tratado e a fase em que se encontra o processo. Este procedimento aplica-
se às situações que não são habitualmente registadas em papel, como por exemplo um
telefonema ou uma conversa ocasional. ■ Colocar sempre na lombada das pastas a identificação
da Instituição (referência ao nome e, se possível, inclusão do logótipo ou brasão). Referir
também o Serviço ao qual pertencem as pastas e incluir uma designação sumária do conteúdo
(que pode ser constituída por título e subtítulo, como por exemplo, título: “Formação”,
subtítulo: “Acções de formação interna”). Indicar também as datas dos processos, com registo
da mais antiga e da mais recente (datas extremas). ■ Elaborar um registo de toda a
correspondência enviada (ofícios, pareceres, informações, memorando, propostas, faxes,
circulares, etc.), atribuindo-lhe um número sequencial. Em complemento, poderá também ser
criado um copiador, com uma cópia de cada documento expedido, arquivado cronológica e
sequencialmente. (O copiador permite-nos identificar rapidamente um determinado
documento expedido, a sua data, referência e conteúdo informativo geral, sem que tenhamos
de consultar todo o processo) ■ Elaborar um protocolo para comprovar a entrega dos
documentos cuja recepção necessite ser assegurada posteriormente. ■ Impedir que os técnicos
se apoderem dos processos como sendo documentação particular, uma vez que a mesma
pertence sempre à Instituição. ■ Se o arquivo do Serviço estiver centralizado e diversos
colaboradores efectuarem requisições de processos, deve ser levado a cabo um registo para

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controlo da localização da documentação. ■ Abster-se de eliminar documentação, tarefa que
cabe exclusivamente ao Arquivo. ■ Preparar a documentação a ser transferida para o arquivo,
não sendo permitida a sua destruição pelos serviços administrativos, nomeadamente por falta
de espaço ou pelo carácter confidencial que a documentação possa ter. Essas remessas devem
ser previamente agendadas com o Arquivo.

Arquivo total é uma unidade integral aberta ao contexto dinâmico e

histórico. Resulta de um ato fundador, formal ou informal; Reflete o
universo sistémico da entidade produtora, com a qual esta se relaciona;
Estrutura-se de acordo com as características orgânico funcionais do
produtor; Disponibiliza informação que pode ser recuperada segundo a
pertinência da estrutura organizacional; Obedece a um desenvolvimento
natural, adquirindo uma complexidade progressiva, em função da idade e
do grau de desenvolvimento do produtor; Constitui-se e cresce a partir de
uma acumulação progressiva e não como uma conjunto que se decompõe
em partes, de forma hierarquizada. (Exclusão da divisão clássica de arquivos
correntes, intermédios e definitivos)
Objetivos de um sistema integrado de informação e arquivo
Gestão funcional e integrada da informação; Melhoria da circulação da
informação; Melhoria na imagem dos serviços; Aumento da transparência
da administração; Redução de custos (Reduzir tempo gasto com registos -
Evitar duplicações de documentos - Evitar encadernações de séries
elimináveis - Reduzir os tempos de pesquisa - Reduzir o n.º de empréstimos,
sem restringir o acesso - Rentabilizar a eliminação de documentos -
Economizar o espaço e a estanteria - Economizar papel e material de
acondicionamento).
Fases da implementação de um sistema integrado de informação e
arquivo
1. Grupo de trabalho interdisciplinar para lançamento das bases de um
serviço interno de gestão documental
2. Estudo de uma aplicação informática para gerir integralmente a
entrada/produção e circulação da informação /documentos
3. Criação/aquisição de aplicação informática que permita gerir
automaticamente o sistema arquivístico, articulando entre si todas as
operações da cadeia de gestão

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4. Aperfeiçoamento da regulamentação interna em matéria de gestão de
documentos e arquivo
5. Regulamentação das incorporações e acessibilidade
6. Aplicação das tabelas que definem os critérios de conservação e
eliminação de documentos
7. Ações de formação para os quadros administrativos
8. Infra-estruturas para instalação de documentos e controlo da
informação
9. Avaliação de resultados
Ações necessárias ao desenvolvimento de um sistema integrado de
informação e arquivo
Impõe-se estudar a situação através de: - Reconhecimento da realidade
orgânico funcional - Identificação dos recursos disponíveis - Conhecimento
da realidade arquivística - Levantamento da produção documental
Estudo da situação atual
Reconhecimento orgânico-funcional - Conhecimento formal da Legislação
e documento internos - Organograma da instituição - Funções atribuídas a
cada órgão/serviço - Quadro de Pessoal - Conhecimento informal da
realidade - Entrevistas e observação - Conhecer desvios ao previsto na
legislação e documentos internos
Recursos disponíveis - Quantas pessoas - Que formação - Tempo de
dedicação ao arquivo - Recursos materiais - Sistemas de informação -
Orçamento previsível – Espaços
Realidade arquivística - Quais os núcleos documentais - Como se processa
a entrada/saída de correspondência - Que carimbos e registos existem e os
respetivos suportes - Como circula a informação dentro da instituição - Que
classificações se usam 4
Produção documental - Identificação rigorosa e exaustiva de todos os
documentos produzidos. - Reconhecimento de todas as séries documentais
existentes com elaboração de FRD

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Medidas essenciais a implementar: - Controle do circuito documentaI -
Ordenação - Classificação - Armazenamento e implantação física do arquivo
- Seleção e avaliação documental
Controle do circuito documental
Lógica cientifico-compreensiva da informação na gestão da organização;
Gestão racional e integrada da informação
Produção e circulação de documentos
Os documentos são produzidos e organizados de acordo com a estrutura e
cultura da organização
Eficácia nas pesquisas – cumprimento das normas existentes quanto ao
registo, circulação e arquivo dos documentos
Disposições regulamentares e normas diversas para resolução de casos
específicos são desaconselháveis – normas gerais, cumprimento de regras,
visão de conjunto de todo o sistema
Registos documentais e carimbos
O registo é essencial: Função primária de posse e controlo dos documentos
+ Função secundária de controlo do circuito documental e das
responsabilidades e andamento dos assuntos;
Registo centralizado ou descentralizado: evitar a multiplicação de pontos
de entrada de documentos e a duplicação de registos;
Registos mínimos necessários: Entradas / Internas / Saídas
O carimbo tem 3 funções distintas:
- Registo de entrada: controle da entrada de documentos individuais para
efeitos de posse e recuperação
- Atribuição: despacho de atribuição através do qual o topo da hierarquia
vincula um determinado funcionário/serviço à resolução do assunto
- Classificação: identificação do documento individual relativamente a uma
unidade arquivística para efeitos de recuperação
Conceção e gestão de formulários
Análise do procedimento administrativo e respeito pelas normas
legislativas;
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Atribuição de codificação a cada formulário, destacando a entidade
produtora e a data da sua versão mais recente;
Uniformização da imagem dos formulários em uso na instituição;
Ordenação
O objetivo é facilitar as tarefas de recuperação da informação, de arquivo,
de avaliação e de descrição, uma vez que atribui aos documentos de
arquivo (e suas unidades de instalação) uma sequência lógica e coerente.
Nunca é uma operação ingénua e aleatória, pelo que a decisão deve
ajustasse de forma prática, lógica e adequada ao conteúdo informativo dos
documentos. É importante considerar os diversos tipos de pesquisa.
Critérios de Ordenação: Alfabética, numérica, alfanumérica, temática
Conselhos sempre que o critério de ordenação for alterado, os
colaboradores deverão registar o sistema anterior, para que não se perca a
lógica organizativa das pastas mais antigas e seja possível recuperar a
informação.; Optar por formas simples de ordenação; Necessidade de
associar os diferentes critérios de ordenação entre si, em diferentes níveis
(Ex.: Processos de Despesa ordenados cronologicamente e, dentro de cada
um destes, as autorizações de pagamento organizadas por sequência
numérica); Elaboração de índices remissivos – quando a ordenação final
não responde a todas as consultas
Organizar e estruturar o objeto de estudo – a informação – através de
procedimentos técnicos arquivísticos

Classificação Ordenação Descrição Ordenar Classificar

Classificação
Operação lógica, que agrupa e distingue, evidenciando as componentes
orgânicas da estrutura do sistema e as funções por ela desempenhadas,
permitindo perceber como a informação é e foi usada; Estruturam
naturalmente a informação que vão acumulando – contexto sistémico;

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PRINCÍPIO CLASSIFICATÓRIO: Conceção de uma hierarquia de classes e sub-
classes; Representação das relações hierárquicas existentes entre as
diferentes subdivisões orgânicas de um arquivo;
Problemas Tendência para a construção de quadros de classificação-tipo
para arquivos de idêntica natureza;
Na maioria dos arquivos “ativos”, a classificação não é formalizada na sua
origem;
Construção de quadros funcionais que procuram englobar toda a produção
informacional;
É mais cómodo ao utilizador, existir um esquema de classificação que
englobe tudo;
Classificações bibliográficas Classificações arquivísticas
A classificação resulta de um processo baseado no conhecimento do
sistema de informação Arquivo
Permite a recuperação da informação inserida no contexto sistémico –
código notacional
Reflecte o serviço/uso de um arquivo – facilitador da pesquisa e difusos da
informação contextualizada
Plano de classificação Ferramenta estruturante do Arquivo da organização
Método uniforme de classificação e codificação Ordenação da
documentação de forma lógica e hierárquica Facilitador da pesquisa de
documentos Em caso de mudança na estrutura orgânica e de pessoal, é
fator de continuidade da gestão
Natureza orgânico-funcional da classificação
Conhecimento da evolução da estrutura das suas alterações, da dinâmica
organizacional e informacional requer investigação
Estudo do contexto de produção documental / informacional –
funcionamento do organismo produtor
Estrutura orgânico-funcional (classificação)
Cada arquivo tem que criar a sua própria classificação, de acordo com as
suas características orgânico funcionais (desde o início)

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 Explicitada numa representação formal (notação codificada) Implícita na
lógica organizativa da informação e no modo como esta se materializou

Implantação física do Arquivo

Instalar um arquivo significa dotar o acervo de condições ambientais
favoráveis, salvaguardando desta maneira o espaço onde os documentos
se encontram e criando condições para a sua consulta
Avaliação, Seleção e Eliminação
Normalização da descrição em arquivo:
Garantem consistência à informação disponibilizada, representam
consenso dos profissionais sobre as melhores práticas, incentivam a
racionalização dos processos; permitem e potenciam a troca de
informação; garantem a permanência da informação contra a obsolência
tecnológica.
Descrição arquivística: elaboração de uma representação exata da uma
unidade de descrição e das suas partes, através da recolha, analise,
organização e registo da informação que sirva para a documentação o
contexto e o sistema de arquivo que a produziu.
Instrumentos de descrição
Qualquer instrumento que descreve e/ou referencia as unidades
arquivísticas, quantifica as respetivas unidades de instalação, com vista ao
controlo administrativo ou intelectual dos documentos de arquivo,
podendo ser elaborada pelo produtor da documentação ou por uma
entidade detentora ou serviço de arquivo.

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