INTRODUCCIÓN

El presente documento tiene la finalidad de servir de insumo para la conformación

de diversos instrumentos archivísticos que le permitan al Hotel Barrancabermeja
Plaza; tener el conocimiento exacto del estado de los documentos y de sus
depósitos de archivo, así emprender las acciones necesarias para fortalecer la
gestión documental de la entidad, siendo el Diagnóstico Integral de Archivo la
herramienta que nos permitirá cumplir con dicha actividad.
Es importante tener en cuenta que el Diagnóstico Integral de Archivo, es una
actividad que detalla el estado actual de los documentos de archivo de la
organización, razón por la cual se considera que las acciones encaminadas en su
mejoramiento, fortalecimiento y/o seguimiento deben estar sujetas a cambios en
infraestructura (ventilación, sistemas de seguridad, control de plagas entre otros),
personal (perfiles idóneos en el área de gestión documental, permanencia y
remuneración), y usuarios ( capacitaciones, uso de formatos y cumplimiento de
procedimientos). Para realizar el diagnóstico se usó la metodología establecida por
la Ley 594 del 2000 del archivo General de la Nación ente rector de la archivística,
la cual consiste en tomar los datos de manera directa y tomar registros fotográficos
en los depósitos de archivo donde reposa la documentación.
OBJETIVO
Realizar el análisis del archivo con el fin de Identificar las condiciones en las que se
encuentran los fondos documentales para detectar posibles deficiencias en la
infraestructura física, posibles falencias y oportunidades de manejo, para formular
estrategias de mejoramiento o mantenimiento de dichas condiciones; encaminadas
a la solución de la problemática archivística encontrada. Por lo anterior, se aplica
estricto cumplimiento a lo establecido en el Artículo tercero de la primera y segunda
etapa del acuerdo 002 del 2004 “Por el cual se establecen los lineamientos básicos
para la organización de fondos acumulados” y de la Ley 594 del 2000 “Ley General
de Archivos”.
1. FICHA DESCRIPTIVA DE LA ENTIDAD.
2. DIAGNÓSTICO INTEGRAL DE ARCHIVO DATOS DE LA EMPRESA A LA
CUAL PERTENECE EL ARCHIVO
Identificación: HOTEL BARRANCABERMEJA PLAZA
Nivel: Municipal
Sector: Hotelería
Organismo al que pertenece: Ministerio de Comercio Industria y Turismo
Carácter de la entidad: Privada
Fecha de creación: 10 de Noviembre de 2011
Dirección: Calle 51 # 17-65 Colombia Barrancabermeja Santander
Teléfonos: 6021818
Página web: www.hotelbarrancabermajaplaza.com

E-mail: cartera@hotelbarrancabermejaplaza.com
Municipio: Barrancabermeja
Número de dependencias: 1
Misión: El HOTEL BARRANCABERMEJA PLAZA, está al servicio de las
necesidades de sus clientes y huéspedes para brindarles servicios con calidad,
experiencia de confort y exclusividad en sus instalaciones.
Visión: El HOTEL BARRANCABERMEJA PLAZA, busca ser reconocido como líder
en su sector, siendo la mejor opción para descanso y esparcimiento con estándares
de calidad y servicio, cumpliendo las expectativas de los huéspedes para que se
lleven un recuerdo inolvidable de su estadía en el hotel.
3. DATOS DEL ARCHIVO, ASPECTOS ARCHIVÍSTICOS.
• Existe en el organigrama la sección o división del archivo: NO
• Existe en el organigrama el cargo de jefe de archivo: NO
• Existe manual de gestión documental: NO
• El archivo está organizado según el manual: N/A
• Existe comité de archivo: NO
• ¿Qué nivel ocupa dentro de las oficinas?: Ninguno, el depósito de archivo no se
encuentra dentro de las instalaciones del hotel.
• ¿Cuantos depósitos de archivo posee la entidad?: Uno, está ubicado en el
parqueadero, el cual está enfrente del hotel y dividido por un muro que comunica
con la lavandería.
• Número de personas que Laboran en el Archivo: No hay personal laborando en
el archivo.
 • Oficina de la cual depende el archivo: Contabilidad y Gerencia General. Las
anteriores dependencias se tomaron del organigrama actual de la entidad.
• La documentación se encuentra organizada: NO
• El depósito cuenta con instrumentos de consulta: NO
Para cualquier entidad es de prioridad el fortalecimiento del manejo de sus
archivos, ya que éstos representan la memoria institucional, conservan el
conocimiento y propenden por la agilidad en la búsqueda de información para uso
interno.
Es por ello, que es necesario que la entidad cumpla con los diferentes
requerimientos y normas proferidas por la Ley 594 del 2000 del Archivo General de
la Nación, que en este caso sea la de atender puntualmente lo parametrizado en el
Acuerdo 02 de 2014, “Por medio del cual se establecen los criterios básicos para
creación, conformación, organización, control y consulta de los expedientes de
archivo y se dictan otras disposiciones”, el cual regula lineamientos para la
clasificación de fondos acumulados. Por esto es importante que la entidad
establezca dentro de su organigrama el archivo como una dependencia que serviría
como apoyo a toma de decisiones y seguimientos administrativos.
La entidad no cuenta con ningún instrumento archivístico de recuperación de
información, debido a que el personal de la entidad no dispone de una base de
datos o un inventario parcial o total de la información almacenada en el fondo
acumulado.
2.1. Fases de archivo en que se encuentra el Acervo Documental del depósito:

Fase de archivo Fecha extrema Longitud en metros

lineales
Gestión
Central
Histórico
Acumulado 2010 a 2016 85 ml

2.2. Tabla de Valoración Documental: Los asuntos hallados en el depósito NO

cuentan con ninguna valoración documental por parte de la entidad, por lo que se
recomienda elaborarla y aplicarla de acuerdo a lo establecido en el Artículo cuarto
del acuerdo 02 del 2004.
 3. SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO. Marque con una x los servicios
internos que prestan el archivo y sus promedios mensuales:
Consulta: X N° promedio mensual: desconocido porque no
se cuenta con un registro.
Asesoría N° promedio mensual: N/A
Fotocopia: X N° promedio mensual: desconocido porque no
se cuenta con un registro
Microfilm Microfilm N° promedio mensual: N/A
Otro ¿Cuál? N/A

Marque con una x los servicios externos que prestan el archivo y sus promedios
mensuales:
Consulta: N° promedio mensual: N/A
Asesoría N° promedio mensual: N/A
Fotocopia: N° promedio mensual: N/A
Microfilm N° promedio mensual: N/A
A Otro ¿Cuál? N/A

ALMACENAMIENTO
Acuerdo 037 de 2002 “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas y los
requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia, organización,
reprografía y conservación de documentos de archivo en desarrollo de los artículos
13 y 14 y sus Parágrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000.”
Fechas extremas de la documentación: 2010 a 2016.

Estantería:
Estantería Tipo Observaciones
 Fija Rodante Capacidad en
metros
lineales
Abierta Metálica 49 metros 7 estantes encontrados,
lineales los cuales presentan
algunas fallas como (
daños, bandejas
dobladas y oxidación)
Madera
Cerrada Metálica
Madera
Otros Planoteca
Archivo
vertical

4.2. Sistema de identificación:

Alfabético Numérico Alfanumérico Temático Unidades Productoras
x

4.3. Lugar de almacenamiento: Seleccione marcando con una X

El piso 20 ml
En estantería 30 ml
Carpetas N/A
Sueltas 10 ml
En Amarres N/A
En costales N/A
Cajas comunes N/A
Bolsas de plástico 0.5 ml
En A-Z 20 ml
Otros ¿Cuál?

Con los resultados de las anteriores listas de chequeo, se puede concluir que gran
parte de la información se encuentra almacenada en carpetas no recomendadas,
dentro de bolsas convencionales sin el mayor control y cuidado que se requiere
para la conservación documental, apilados en los estantes; también en A-Z como
se muestra en la imagen N° 3, otra parte en el piso, lo cual aumenta una posible
pérdida de información por humedad y roedores, cabe decir que existen goteras
dentro del archivo y que la lavandería del hotel y el depósito están divididos por un
muro improvisado de ETERBOARD.
Imagen N° 1: Documentos alojados en estantería estática en BOLSAS
comunes.

Imagen N°2: Documentos en Piso.

Imagen N°3: A-Z

Imagen N° 4: Depósito de archivo Ideal.

El AGN recomienda no usar las AZ como unidad de conservación, a pesar que es

muy útil para consulta, éste ocupa un espacio significativo en la estantería,
ocasiona un alto deterioro de la información y puede albergar objetos extraños o
animales peligrosos tanto para el encargado del archivo como para las personas
encargadas de consultar.
 Por esto, se recomienda el uso de tapas legajadoras desacificadas (Imagen N°5)
que requiere de perforar los documentos para su almacenamiento, sin embargo,
tratándose de documentos que tienen un tiempo de más de 5 años almacenados
en AZ y con posible humedad muchos de estos folios pueden romperse al
cambiarlos de unidad de conservación, por lo anterior en el caso específico de los
documentos del HOTEL BARRANCABERMEJA PLAZA se recomienda otro tipo de
carpeta cuatro aletas (Imagen N°6) que son la más recomendadas para este caso.
Imagen N°5: tapas legajadoras.

Cada carpeta puede costar en el mercado aproximadamente $4000 a $6000

dependiendo del gramaje del cartón.
Imagen N°6: tipo carpeta: 4 aletas que no requiere perforar documentos.

Para almacenar los expedientes se recomienda utilizar un tipo de caja para archivo
referencia X 300 (Imagen N°7).
4. SOPORTE DE LA INFORMACIÓN.
¿Cuál es el soporte en el que se encuentra registrada la información?, relacione
la cantidad aproximada (para el soporte en papel escriba el valor en metros
lineales). Seleccione la opción, marcando con una X:

TIPO DE SOPORTE SI NO LONGITUD EN METROS

LINEALES
Papel x 85 ml
Fotografía X
Cintas de video X
CD´S X
Disquetes X
Microfilmación X
Software X
Cintas fotográfica X
Rollos cinematográficos X
Mapas X
Otros X ¿Cuales?

Luego de una medición volumétrica de la información y convirtiendo a metros

lineales nos dio como resultado 85 metros lineales de documentación sin
organizar y donde el 100% es de soporte en papel como se aprecian en la lista
de chequeo, esta almacenada en carpetas no recomendables dentro de bolsas
convencionales sin el mayor control y cuidado que se requiere para la
conservación de los documentos muchos de estos folios ya se encuentran
arrugados y algunos en mal estado, con telarañas y algunos con signos aislados
de comején y otros deteriorados por el agua ya que, hay goteras sobre el techo
y humedad en las paredes.

Los asuntos encontrados en los expedientes durante la inspección realizada

fueron Comprobantes de Ingreso, facturas, informes, auditorias (cuadres de
caja), entre otros. Además de listas de chequeo e inspección a las habitaciones
realizadas por las mucamas y personal de lavandería el cual se encuentra sin
ningún criterio archivístico.

La medida en metros lineales se genera a partir de lo descrito en la NTC 5029

“Medición de Archivos”. Con base en la norma, medimos en volumen (metros
cúbicos) la información almacenada y multiplicamos, tomando el alto (2.44
metros), ancho (2.2 metros) y fondo (1.1 metros), teniendo como resultado 5.90
metros cúbicos.

Para convertirlo a metros lineales nos remitimos a la NTC 5029, tabla de

coeficientes y multiplicamos el valor anterior (5.90m3) por 14,436; es por esto
que al hacer la operación (5.90m^3 x 14,436 = 85 metros lineales) nos da el
valor de 85 metros lineales.

INFRAESTRUCTURA.
Acuerdo 037 de 2002 “Por el cual se establecen las especificaciones técnicas
y los requisitos para la contratación de los servicios de depósito, custodia,
organización, reprografía y conservación de documentos de archivo en
desarrollo de los artículos trece y catorce y sus parágrafos uno y tres de la Ley
General de Archivos 594 de 2000.”

• Marque con una x la ubicación exacta del sitio donde se encuentra el archivo
dentro del edificio:

Piso x Sala Mezanine Bajo la escalera

 Terraza Ático Corredor
Sótano Semisótano Parqueadero x Oficina
Baño Otro ¿Cuál?

• Área en la que se encuentra la documentación: 25.9

m2
• Área que ocupa la documentación: 5.72 m2

• MATERIAL Y ESTADO DE LA PLANTA FÍSICA DEL ARCHIVO,

SELECCIONE CON UNA X:

Planta Material Estado Observaciones

física Bueno Regular Malo
Paredes x El muro que divide
el archivo de la
lavandería no es
recomendable
Techos Láminas de x
zinc
Pisos X
Ventanas N/A
Puertas X

En cuanto a la funcionalidad de la planta física y condiciones de seguridad; se

debe tener en cuenta que todo documento de archivo, debe ser conservado en
área que como mínimo cuente con las características de preservación para
minimizar el riesgo de pérdida o daño irreversible de los documentos; teniendo
en cuenta algunas pautas según normatividad para el almacenamiento de los
respectivos fondos documentales.

Por lo anterior la entidad cuenta con un depósito de archivo, el cual está dentro
del parqueadero, y es allí donde se encuentra el fondo acumulado.
Las condiciones ambientales del depósito de archivo no son aptas para
almacenar la información debido a que la humedad relativa es muy alta ya que
está en 64% aproximadamente y la temperatura ambiente es de 30°C a 35°C
según las mediciones en la visita realizada.
 Según el acuerdo 037 de 2002 expedido por el AGN recomienda que la
humedad relativa para el soporte de papel debe estar entre el 45% y el 60% y
la temperatura de 15°C a 20°C. También se halló presencia de objetos
diferentes al archivo como cajas de icopor, Llantas, partes de computador,
elementos electrónicos, mesas, sillas, utensilios de cocina, entre otros, lo cual
no se recomienda, porque sólo debería estar almacenada la documentación
producida por la entidad y no utilizar esta como bodega.

Imagen N°7.

Imagen N°8.
Imagen 9.
• Conteste las siguientes preguntas y describa:

Pregunta SI No Descripción
Se hace limpieza de la documentación x Los expedientes se
antes de los procesos de organización encuentran en estado
archivística natural
Se hace limpieza de la documentación x
conjunta con los procesos de
organización archivística
Se han realizado procesos de x No cuentan con
conservación procesos de
conservación
Se conoce y aplica la normatividad sobre x
conservación
Se legajan los documentos x
perforándolos
5. ELABORACIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN DE TRABAJO ARCHIVÍSTICO
INTEGRAL DEL HOTEL BARRANCABERMEJA PLAZA.
Según el Acuerdo 005 del 2013“Por el cual se establecen los criterios básicos
para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras
disposiciones.” la organización documental se divide en tres procesos:
clasificación, ordenación y descripción documental.
• Clasificación Documental: Consiste en clasificar La información
almacenada, según organigrama actual de la entidad. Se inicia con sustraer las
unidades documentales almacenadas en las BOLSAS, clasificando por años y
posteriormente sección y subsección identificando los asuntos.
• Ordenación Documental:
Paso 1: Se realiza la revisión del estado de ordenación de cada unidad
documental.
Paso 2: Se procede a organizar de manera cronológica los documentos
internos de cada unidad documental.
Paso 3: Se realiza la depuración a los documentos que consiste en retirar
elementos metálicos tales como grapas, copias, hojas en blanco y demás
objetos que impliquen el deterioro de los documentos.
Paso 4: Luego de realizar el paso 3 algunos de estos documentos quedan
maltratados debido al proceso de depuración, por lo que es necesario
restaurarlos para así preservarlos por más tiempo.
Paso 5: Se realiza el proceso de foliación que consiste en numerar de forma
consecutiva los documentos como lo estipula en el Acuerdo 038 del 2002 o en
el manual de foliación de archivos expedidos por el AGN.
Paso 6: Cambio de unidades de conservación (AZ a Tapas legajadoras
desacificadas o de cuatro aletas) legajando de 180 folios aproximadamente por
asunto y almacenando estas unidades documentales en cajas de archivo
certificadas de referencia X300.
• Descripción Documental: Consiste en realizar los rótulos de las unidades
documentales y cajas donde se plasma una breve descripción de la información
almacenada (nombre de la entidad, asunto, fechas extremas, folios extremos,
año y números de unidades documentales).
Se diseña un formato único de inventario documental (FUID), donde se digita
la información de cada unidad documental descrita en el rotulo esto con el fin
de establecer control físico, administrativo o intelectual de los mismos que
permite la oportuna y adecuada localización y recuperación del documento
 físico y de la información en el contenida, dando cumplimiento a lo establecido
en el acuerdo 005 de 2013.
• Valoración Documental: Las Tablas de Valoración se elaboran teniendo en
cuenta el Cuadro de Clasificación con el fin de registrar correctamente las
oficinas productoras (tanto administrativas como misionales) y la
documentación por ellas producida. Además se tendrán en cuenta otros datos
tales como la retención de la documentación y la disposición final (conservación
total, eliminación, selección), producto de la valoración.
Estas Tablas de Valoración Documental, se someterán a consideración y
evaluación de la gerencia de la entidad.
Por último se realizará asesoría al personal de la entidad para el manejo y
control de la documentación producida por la entidad de acuerdo a lo
establecido por el AGN.
Para la ejecución de este plan de trabajo se llevara un tiempo máximo de 3
meses según cronograma adjunto.

FORMA DE PAGO. Para la ejecución de este trabajo se establece cobro por metro
lineal de doscientos setenta mil pesos m/cte. ($270.000). De acuerdo al
diagnóstico, el total de metros lineales de información sin organizar es de 85 metros
lineales, obteniendo un valor total de veintidós millones novecientos cincuenta mil
pesos m/cte. ($22.950.000).
Valor metro lineal: Doscientos setenta mil pesos m/cte. ($270.000). Valor total de
la organización: veintidós millones novecientos cincuenta mil pesos m/cte.
($22.950.000). Los honorarios de ejecución serán pagados en 4 pagos iguales del
25% del valor total, entregando como soportes informe de avances de la
organización documental, según cronograma.
ANEXO: CRONOGRAMA DE ORGANIZACIÓN INTEGRAL DE ARCHIVO.
PLAN DE TRABAJO ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL HOTEL
BARRANCABERMEJA PLAZA:
1. CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL MES 1.
2. ORDENACIÓN DOCUMENTAL MES 2.
3. DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL MES 3.
PERSONAL DE TRABAJO: Este trabajo será ejecutado por 6 personas
competentes en el área de Gestión Documental, dadas las condiciones del
archivo y su documentación.
Los honorarios de ejecución serán cancelados en 4 pagos iguales del 25% del valor
total, entregando como soportes informes mensuales de avances de la
organización documental, según cronograma.
GLOSARIO
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento
de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una
vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación
en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Carpeta:
Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su
almacenamiento y preservación.
Conservación de documentos: Conjunto de medidas preventivas o correctivas
adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de
archivo.
Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos
con el fin de conocer la información que contienen.
Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y
hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y
técnicos de los archivos.
Depósito de archivo: Local especialmente equipado y adecuado para el
almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. Deterioro:
Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un
material, causada por envejecimiento natural u otros factores.
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en
las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que
han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su
información en otros soportes.
Fechas extremas: Fechas que indican los momentos de inicio y de conclusión de
un expediente, independientemente de las fechas de los documentos aportados
como antecedente o prueba. Fecha más antigua y más reciente de un conjunto de
documentos.
Foliar: Acción de numerar hojas.
Fondo acumulado: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de
organización archivística.
Fondo documental: Conjunto de documentos producidos por una persona natural
o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida
y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
Identificación documental: Primera etapa de la labor archivística, que consiste
en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que
sustentan la estructura de un fondo.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe
de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas
cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con
criterios orgánicos o funcionales.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la
ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa
del ciclo vital de los documentos.
Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los
cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una
disposición final.
 Unidad de conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal
forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de
conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.
Definiciones establecidas en el acuerdo 027 de 2002.