Cuprins

„ Lectia 1 – EDITAREA

„ 1. 1 Etichete.....................................................................................................6
„ 1. 2 Nume.........................................................................................................7
„ 1. 3 Aplicarea formatarii automate a celulelor............................................12
„ 1. 4 Crearea formatelor numerice personalizate.........................................13
„ 1. 5 Formatarea conditionata........................................................................26
„ 1.5.1Utilizarea de formule pentru formatarea conditionata…………………30
„ 1 . 6 Utilizarea functiei Paste Special (optiuni speciale la copiere)............32
„ 1. 7 Editare rapida: Find(Gasire) si Replace(Inlocuire)..............................38
„ 1. 8 Inserarea unui fisier text delimitat prin spatiu, virgula sau tab..........40
„ 1. 9 Fixarea pe ecran a randurilor si coloanelor.........................................43
„ 1.10 Ascunderea sau afisarea randurilor si/sau coloanelor.......................45
„ 1.11 Ascunderea sau afisarea unei foi de calcul.........................................46
„ 1.12 Gruparea si separarea foilor de calcul.................................................47

2
„ Lectia 2 – LUCRUL CU DATELE

„ 2.1 Baze de date in Excel......................................................................48

„ 2.1.1 Definirea unei baze de date Excel..................................................48
„ 2.1.2 Sortarea unei baze de date.............................................................49
„ 2.1.3 Filtrarea unei baze de date..............................................................51
„ 2.1.4 Intretinerea unei baze de date Excel..............................................57
„ 2.1.5 Utilizarea optiunii de subtotal.........................................................59
„ 2.1.6 Calcule asupra inregistrarilor filtrate.............................................62
„ 2.2 Liste...................................................................................................65
„ 2.2.1 Crearea listelor.................................................................................67
„ 2.3 Separarea unei coloane in mai multe coloane...............................71
„ 2.4 Adaugarea butoanelor pentru selectia dintr-o lista de valori.......73
„ 2.5 Urmarirea modificarilor....................................................................75
„ 2.6 Validarea si auditul datelor introduse.............................................78
„ 2.6.1 Validarea datelor utilizand o formula…………………………………82
„ 2.6.2 Auditul datelor introduse.................................................................83
„ 2.6.3 Depistarea erorilor intr-o formula...................................................86
„ 2.6.4 Auditul precedentilor, al dependentilor si al erorilor....................89
„ 2.7 Gruparea datelor (Group&Outline).................................................91
„ 2.7.1 Gruparea datelor..............................................................................93
„ 2.7.2 Structurarea datelor.......................................................................100

3
„ Lectia 3 – ANALIZA DATELOR

„ 3 Tabele pivot....................................................................................102
„ 3.1 Crearea mai multor tabele pivot pornind de la aceeasi sursa....107
„ 3.2 Modificarea domeniului datelor sursa..........................................107
„ 3.3 Formatarea unui tabel pivot..........................................................108
„ 3.3.1 Formatarea numerelor...................................................................108
„ 3.3.2 Formatarea tabelelor......................................................................109
„ 3.4 Gasirea solutiilor si luarea deciziilor.............................................112
„ 3.4.1 Cautarea datelor initiale ale unei probleme simple (Goal Seek)..112
„ 3.5 Crearea si compararea scenariilor.................................................115
„ 3.5.1 Crearea scenariilor alternative.......................................................115
„ 3.5.2 Rezumarea mai multor scenarii.....................................................118
„ 3.6 Rezumarea detaliilor utilizand consolidari sau subtotaluri.........121
„ 3.6.1 Consolidarea unui tabel.................................................................122
„ 3.6.1.1 Consolidarea unei liste...................................................................122
„ 3.6.2 Actualizarea unei consolidari.........................................................125
„ 3.6.3 Selectarea suprafetelor sursa pentru consolidari........................126

4
„ Lectia 4 – FUNCTII
„ 4 Functii.............................................................................................127
„ 4.1 Functii pentru text…………………………………………………......127
„ 4.2 Functii de data si timp…………………..........................................131
„ 4.3 Functii matematice…………..........................................................133
„ 4.4 Functii statistice………..................................................................135
„ 4.5 Functii de cautare….......................................................................136
„ 4.6 Functii financiare……………………...............................................140
„ 4.7 Functii logice…………………………………………………………....142

„ Lectia 5 – GRAFICE
„ 5 Grafice................................................................................................. 144
„ 5.1 Formatarea axelor unui grafic…………..…………………………........ 144
„ 5.2 Repozitionarea titlului, legendei sau a datelor într-un grafic...........144
„ 5.3 Stergerea sau adaugarea unei serii de date in cadrul unui grafic....145
„ 5.4 Modificarea tipului graficului pentru o serie de date definita...........146
„ 5.5 Marirea spaţiului între coloane intr-un grafic 2D............................. 146
„ 5.6 Introducerea unei imagini intr-un grafic 2D......................................147
„ 5.7 Explozia unui grafic de tip “pie”…..…………………………………....149
„ 5.8 Crearea a doua seturi de grafice intr-un singur grafic “pie”............150
„ 5.9 Crearea de grafice ce se ajusteaza automat in functie de
modificarea datelor…………………………………................................150
„ 5.10 Luarea in calcul a ultimelor x inregistrari ca sursa de date
a graficului……………………................................................................151
„ 5.11 Interactiunea asupra graficelor folosind comenzi personalizate……152
„ 5.12 Modalitati de update ale Graficelor ..…………………………………...155
5
Lectia 1 - EDITAREA
1. 1 Etichete
In cadrul foilor de calcul, exista posibilitatea de a asocia etichete coloanelor si/sau
randurilor, in care sunt descrise datele existente in celulele corespunzatoare pe coloane sau
randuri (capete de tabel).
Ulterior, puteti utiliza aceste etichete in cadrul formulelor, cand doriti sa faceti referire la
coloanele sau randurile respective.
Cu setarile implicite, Microsoft Excel nu recunoaste etichetele in formule. Pentru a le utiliza
in formule, din meniul Tools -> Options, se deschide fereastra Options din care alegeti
meniul Calculation si bifati Accept labels in formulas. Optiunea Accept labels in formulas

6
Atunci cand scrieti o formula care contine date din foaia de calcul, puteti utiliza etichetele
coloanelor si ale randurilor pentru a va referi la ele. De exemplu, presupunem ca, celulele
A1 si A2 au eticheta produs1.
Pentru a calcula suma folositi formula = SUM(produs1).

1.2 Nume
Puteti identifica o celula, o formula sau un grup de celule prin crearea unor nume
descriptive, care sa va usureze munca. Aceste nume create nu sunt etichete si se definesc
astfel:
a. Selectati celula sau grupul de celule, sau chiar celule neadiacente la care doriti sa va
referiti printr-un nume

b. Dati un clic in celula din partea stanga a ferestrei, pe randul de sub bara de instrumente
c. Introduceti de la tastatura numele dorit
d. Apasati tasta Enter

Puteti crea nume pentru a reprezenta celulele. Numele sunt disponibile in cadrul oricarei foi
de calcul din cadrul unui registru de calcul. De exemplu, daca numele ValoareaVanzarilor
se refera la grupul de celule A1:A20 din prima foaie de calcul, puteti folosi acest nume in
orice alta foaie din cadrul registrului de calcul pentru a va referi la grupul de celule A1:A20.
Numele mai pot fi folosite si pentru a identifica o formula sau o valoare care in general
ramane constanta.

7
Putem accesa direct un domeniu definit cu un nume selectand numele domeniului din
caseta de nume in care sunt afisate numele celulei active si numele atribuite unor celule
sau unor domenii de celule. Se tasteaza Enter si in acest moment apare in foaie zona cu
numele ales, selectata, in exemplul nostru zona “vanzari” ce cuprinde domeniul C7:G13.
caseta de nume
Buton selectie nume din caseta de nume

Domeniul de celule(C7:G13) definit cu numele

vanzari

8
Numele unei celule este un nume de identificare pe care il creati, poate fi aproape orice,
atata timp cat nu se confunda cu referinta unei celule (ex. NU utilizam ca nume A1, C57...).
Numele celulelor utilizeaza referinte absolute pentru identificarea celulelor, astfel
utilizarea numelor in formule, echivaleaza cu utilizarea referintelor absolute in cadrul
formulelor, cu mentiunea ca sunt mult mai usor de citit.
Reguliile numelor celulelor:
• numele celulelor trebuie sa inceapa cu o litera sau cu un caracter de subliniere(_);

• NU se utilizeaza spatii

• NU se utilizeaza puncte (.), ele sunt permise, dar se pot interfera cu codul programelor
VBA, care folosesc puncte pentru identificarea obiectelor;
• numele trebuie sa fie scurte si semnificative;

• NU se utilizeaza despartirea in silabe sau alte semne de punctuatie.

Am vazut in paginile precedente cum putem atribui nume celulelor utilizand caseta de
nume pentru definirea acestora.
Alta modalitate de a da nume celulelor este prin utilizarea casetei de dialog Create Names.
Aceasta este cea mai rapida metoda de a da nume celulelor, daca numele pe care dorim
sa le folosim exista deja in foaia de calcul (ex. un cap de tabel sau nume date coloanelor).
Ex. intr-o foie de calcul avem 3 coloane: nume, prenume, telefon
Pasi:
1. Selectam domeniul caruia dorim sa-i dam nume, inclusiv titlurile de tabel de pe
marginile de sus, jos, stanga sau dreapta;

9
 Numele coloanelor

2. In meniul Insert->Name->Create, in caseta de dialog Create Names, se marcheaza sau se

sterg casetele de validare dupa cum este nevoie, astfel incat numai casetele de validare
adecvate sa fie marcate. (In acest caz, numai caseta de validare Top row trebuie marcata)
3, Click pe OK

Acum ne putem pozitiona in coloana dorita prin simpla selectare a numelui acesteia din
caseta de nume.
Ex. ne pozitionam pe coloana Prenume selectand din caseta de nume “Prenume” 10
Utilizarea casetei de dialog Define Name
Este o modalitate mai inceata de a crea nume de celule si domenii, dar putem denumi
formule sau valori constante. In loc sa scriem sau sa copiem, in mod repetat, o formula
lunga si complexa, putem scrie formula o singura data, urmand sa-i dam un nume, pentru ca
apoi sa scriem simplu numele formulei in locul acesteia.
Pasi:
1.In meniul Insert->Name-> alegem optiunea Define

2.In fereastra Define Name, in caseta Names in workbook, tastam numele formulei,
domeniului sau valorii constante.
3.In caseta Refers to, tastam = urmat de o formula sau de valoare.

Definim cu numele Cost, formula care calculeaza

produsul dintre celula B4 si C5 (pret unitar*cantitate).

In celula D4 vom scrie =Cost

11
1.3 Aplicarea formatarii automate a celulelor

Pentru a vizualiza mai bine datele existente in cadrul unei foi de calcul puteti aplica diferite
formatari celulelor. Microsoft Excel are definite implicit anumite formatari ce pot fi aplicate
automat celulelor. Pentru aceasta va trebui sa selectati celulele carora doriti sa le aplicati
formatarea si apoi din meniul Format alegeti functia AutoFormat.

Pe ecran va fi afisata fereastra AutoFormat, in care puteti vizualiza formatarile implicite

existente si puteti alege una dintre acestea. Cand selectati formatul dorit, acesta apare cu un
contur ingrosat. Pentru a aplica formatarea dorita asupra celulelor selectate apasati butonul
OK.

Pentru a folosi numai anumite optiuni din

cadrul formatarii, apasati butonul Options
si deselectati optiunile nedorite.

12
1.4 Crearea formatelor numerice personalizate

Daca formatele predefinite nu sunt suficiente va puteti crea propriile formate

personalizandu-le.
Formatele personalizate sunt memorate in registrul in care le-ati creat si nu le puteti
apela in alte registre. Daca doriti ca ele sa fie prezente in alte registre puteti crea un sablon
pe care sa-l utilizati.
In campul Type
alegeti formatul
dorit

Pasi:
1. Deschideti registrul unde doriti sa memorati
formatul/formatele.
2. In meniul Format, clik pe optiunea Cells.
3. In tab-ul Number, in lista Category selectati
Custom.
4. In lista Type selectati formatul pe care doriti sa-l
editati sau sa-l stergeti.
Cand selectati un format existent, Excel
pastreaza formatul original si creaza o copie a
acestuia, daca-l personalizati. Formatul original
din lista nu poate fi modificat sau sters.

13
Instructiuni pentru codurile formatelor numerice

Un cod de format are 4 sectiuni interpretate, in ordinea prezentata mai jos, astfel:
1. Numere pozitive
2. Numere negative
3. Valori zero
4. Text
Codurile formatului sunt separate prin ;(punct si virgula).
Daca dorim sa nu utilizam o sectiune din cod, tastam ; pentru sectiunea nedefinita.
Daca specificam doar doua sectiuni, Excel va interpreta ca am definit: formatul pentru
numere pozitive si cel pentru numere negative.

#.###,00 _);[Red](-#.###,00 _);0,00;” text ”&

format format format
format
numere numere valori
text
pozitive negative zero

Utilizam caracterul &(ampersand) urmat de simbolul operatorului (un semn sau un

simbol care specifica tipul de calcul ce va fi executat intr-o expresie – operatori
matematici, de comparatie, logici sau referentiali) pentru a uni sau concatena doua
valori.

14
Exemple

Afisare numere si texte:

Pentru a afisa numere si text intr-o celula:
Includem textul intre ghilimele:
0,00”surplus”;-0,00”minus” - afisam nr. pozitiv urmat de textul “suplus” si nr.
negativ urmat de textul “minus” – obs. valorile 0 se vor afisa sub forma 0,00

15
Sau
Daca utilizam unul dintre semnele de mai jos nu mai este necesar sa-l includem intre
ghilimele:

$ dolar / slash
+ plus - minus
( paranteza ) paranteza rotunda
rotunda stg dr
: doua puncte ! semnul exclamarii
^ accent circumflex & apersand
´ apostrof ~ tilda
{ acolada stanga } acolada dreapta
< mai mic > mai mare
= egal spatiu

Ex:
1.afisam nr. pozitive, cu doua zecimale dupa virgula si semnul monetar dolar inaintea nr. si
numerele negative idem – obs. se vor afisa si valorile 0 sub forma 0,00
$0,00;$-0,00

2.afisam nr. pozitive cu separator pentru mii punctul, cu doua zecimale dupa virgula si
semnul monetar dolar in fata nr., iar nr. negative idem
#.##0,00;-#.##0,00
16
 Numerele scrise intre paranteze rotunde vor fi
afisate ca numere negative. Liniuta de jos semnifica
faptul ca, dupa numar, va fi lasat un spatiu liber.

Inserarea de caractere repetitive pana

la umplerea celulei, respectand latimea
coloanei, se realizeaza incluzand
semnul *(asterisc) in formatul numeric.
Ex. formatam 0*- pentru a include
liniute pana la completarea spatiului
curpins in latimea coloanei
sau

17
 formatam *0 inaintea oricarui
format pentru a fi afisate si
zerouri in fata numerelor pe
toata latimea coloanei.
Afisarea numerelor zecimale
#=afisarea cifrelor semnificative, fara zero nesemnificativ
0=afiseaza si zerourile nesemnificative
?=adauga spatii pentru zerourile nesemnificative sau
zecimale zero pentru a apastra alinierea numerelor sau pentru
fractii care au un numar variabil de cifre
se tasteaza se afiseaza cod format
1234,59 1234,6 ####,#
8,9 8,900 #.000
,631 0,6 0,#
12 12,0 #,0#
1234,568 1234,57 #,0#
44,398 44,398 ???.???
102,65 102,65 ???.???
2,8 2,8 ???.???
5,25 5 1/4 #???/???
cu zecimale aliniate
5,3 5 3/10 #???/???
12000 12.000 #.### cu fractii aliniate
12000 12 #.
12200000 12,2 0.0,,
Formatarea in culori specificate

Pentru setarile de culoare, Excel pune la dispozitie 8 culori: negru, verde, alb, albastru, rosu,
mov, galben si albastru. Numele acetora va fi scris intre paranteze patrate in sectiunea
Format->Cells astfel:
Ex: afisarea caracterelor utilizand culoarea rosu:
1. In meniul Format->Cells in tab-ul Number-> categoria Custom, tastam in sectiunea Type:
[red];
2. In foaie selectam domeniul caruia vrem sa-i aplicam aceasta formatare si alegem din
meniul Format->Cells in tab-ul Number-> categoria Custom din sectiunea Type, setarea [red]
si apasam butonul OK.
In momentul introducerii datelor in domeniul selectat, acestea vor fi scrise cu rosu.
Se pot combina formatarile de culoare cu cele de numerice, de data, timp sau text in asa fel
incat setarile sa corespunda cerintelor.

Ex. numerele negative sa fie scrise cu culoarea rosie.

1.Setam formatul: numerele pozitive si negative sa fie afisate cu doua zecimale, fara
zerourile nesemnificative, sa aiba ca despartitor pentru mii punctul si pentru zecimale,
virgula; #.##0,00;[red]-#.##0,00
2. Aplicam formatul selectand zona in care dorim ca el sa fie activ.
Formatare cu conditii specificate

Putem seta afisarea formatelor numerice in functie de indeplinirea unei conditii specificate.
Conditia este pusa cu ajutorul operatorilor de comparatie scrisi intre paranteze drepte.
Lista operatori:

Operatori
< mai mic decat Ex: numerele mai mici sau egale cu 1000
> mai mare decat vor fi scrise cu culoare rosie, iar cele mai
mari ca 1000 cu culoare verde.
= egal cu
[Red][<=1000];[Green][>1000]
<= mai mic sau egal cu
>= mai mare sau egal cu
<> diferit de
Includerea simbolului monetar

Pentru a seta unul din urmatoarele simboluri monetare intr-un format numeric apasam tasta
ALT tastand (la tastatura numerica (cu NumLock inactiv) codul afisat in tabelul de mai jos:

Simbol Cod tastat

monetar
Ex: dorim sa afisam simbolul monetar pentru Lira
¢ ALT+0162 sterlina inaintea numarului tastat:
£ ALT+0163 tastam ALT+0163 inainte de formatul ales, in cazul
¥ ALT+0165 nostru #.##0,00
€ ALT+0128
Afisarea numarului sub forma procentuala

Pentru a seta numerele ca procent din 100 includem semnul % in formatul numeric ales.

Atentie! Daca in domeniul selectat sunt scrise numerele-ele vor fi inmultite

automat cu 100 si afisate ca procent. (ex. 20 ca 2000%, 0,02 ca 2%, 8 ca
800%)
Daca in domeniul selectat nu sunt scrise numerele-ele vor fi scrise asa
cum le tastam si afisate ca procent. (ex. 20 ca 20%, 0,02 ca 0,02%, 8 ca
8%)

Ex: formatul numeric ales caruia ii atasam simbolul procentual este: #.##0,00%

inainte de formatare

dupa formatare
Afisarea zilelor, lunilor si anilor

mod de afisare cod utilizat

luni 1-12 m
01-12 mm
ian-dec mmm
ianuarie-decembrie mmmm
i-d mmmmm
zile 1-31 d
01-31 dd
dum-sam ddd
duminica-sambata dddd
ani 00-99 yy
1900-9999 yyyy Ex: dorim sa afisam data ca zi(1-31),
luna(ian-dec) si anul pe 4 caractere.
formatul, in cazul nostru, este:
devine d.mmm.yyyy

Atentie! Daca utilizam simbolul “m” sau “mm” imediat dupa simbolul “h” sau “hh”,
utilizat pentru afisarea orelor, sau inaintea simbolurilor “s” sau “ss” (secunde), Excel
afiseaza minute in loc de luni.
Afisarea orelor, minutelor si secundelor

timp mod de cod utilizat

afisare
ore 0-23 h
00-23 hh
minute 0-59 m
00-59 mm
secunde 0-59 s
00-59 ss
ora AM sau PM 4 AM h AM/PM
ora, min. AM/PM 4:36PM h:mm AM/PM
ora, min.,sec. A/P 4:36:03P h:mm:ss A/P
ora, min., sec., sutimi 4:36:03.75 h:mm:ss.00
ora si min. 1:02 [h]:mm
min. si sec. 62:16 [mm]:ss
sec. si sutimi 3735.80 [ss].00

Atentie! Simbolul “m” sau “mm” trebuie utilizat imediat dupa “h” sau “hh”
(reprezentarea orei) sau inaintea simbolului “s” sau “ss”(reprezentarea
secundelor), altfel Excel va afisa luna in loc de minute.
1.5 Formatarea conditionata

Se pot crea formatari pentru anumite domenii care sa evidentieze zone din foaia de calcul in
functie de criteriile alese.
Se selecteaza celula sau grupul de celule dorit si, din meniul Format se alege functia
Conditional Formatting. In fereastra Conditional Formatting, stabilim conditia dorita si
aplicam formatul dorit.

Fereastra este compusa din:

1. zona in care definim conditia
2. zona in care stabilim formatarea prin selectarea butonului Format
3. zona in care sunt butoanele de:
3.1 Add>> -prin apasare mai putem insera o noua conditie
3.2 Delete..-prin apasare putem sterge una sau mai multe conditii
3.3 OK-prin apasare validam conditia si formatarea
3.4 Cancel-prin apasare invalidam conditia si formatarea curenta

26
Ex. In tabelul de mai jos dorim sa evidentiem:
1. valoarea minima din coloana Valoare formatand celulele care satisfac conditia astfel:
valorile sa fie scrise cu culoare alba pe fond rosu si
2. valoarea maxima din coloana Valoare formatand celulele care satisfac conditia astfel:
valorile sa fie scrise cu culoare alba pe fond verde.
Nota: in tabel avem calculate valorile minime si maxime prin utilizarea functiilor MIN si MAX.

Se selecteaza domeniul E5:E11

si, din meniul Format se alege
functia Conditional Formatting.
In fereastra Conditional
Formatting, stabilim conditiile
si aplicam formatul stabilit.

Daca valoarea din celula = cu rezultatul

functiei MIN, aplic formatul 1.
Pentru a adauga inca o formatare
conditionata apasam pe butonul Add>> 27
Daca valoarea din celula = cu rezultatul
functiei MAX, aplic formatul 2.

28
Pentru a gasi, in cadrul unei foi de calcul, celulele care au aplicata o anumita formatare
conditionata, selectati o celula care are formatul pe care doriti sa-l cautati.
Similar se procedeaza pentru a gasi orice celula din cadrul foii de calcul care are formatare
conditionata, caz in care selectati orice celula din cadrul foii de calcul. Apoi, din meniul
Edit, alegeti optiunea Go To sau apasati combinatia de taste Ctrl+G.
In fereastra Go To apasati butonul Special, alegeti optiunea Conditional Formats, bifati
campul Data validation si selectati optiunea All pentru a gasi toate celulele din cadrul foii
de calcul care au formatare conditionata, sau optiunea Same pentru a gasi doar celulele
care au aceeasi formatare cu cea pe care ati selectat-o anterior.

29
1.5.1. Utilizarea de formule pentru formatarea conditionata

Prin aplicarea unei formule (functii) se pot crea formatari pentru anumite domenii care sa
evidentieze zone din foaia de calcul in functie de rezultatele returnate.
Se selecteaza celula sau grupul de celule dorit si, din meniul Format se alege functia
Conditional Formatting. In fereastra Conditional Formatting, si din dreptul campului
Condition 1 se selecteaza optiunea Formula is:

In fereastra care apare se poate scrie formula si se stabileste formatul:

Aici se
introduce
formula

30
Exemplu – pentru a se evidentia valorile duplicat pentru datele din celulele A1:E10, se
foloseste urmatoarea formula:

31
1.6 Utilizarea functiei Paste Special (optiuni speciale la copiere)

Copierea sau mutarea celulelor se realizeaza cu combinatia Copy/Cut+Paste, cu formatarea

implicita.
In cazul in care doriti, ca la copiere, sa optati doar pentru anumite caracteristici ale
domeniului selectat atunci, in loc de Paste simplu, utilizati optiunea Paste Special

32
¾Optiunea Edit -> Paste Special (Editare -> Lipire Speciala) ofera
posibilitatea de a stabili cum anume va fi inserat in document continutul
Clipboard-ului. In caseta de dialog Paste Special(Lipire speciala) inserarea se
face in functie de optiunile alese.
ƒin panoul Paste
Optiunea Se insereaza din zona selectata
selectata
All tot continutul (valori, formule, formate,
comentarii, validari, borduri, latimea
coloanelor)
Formulas formulele

Values valorile

Formats formatele

Comments comentariile
Validation validarile

All except tot continutul mai putin bordurile

borders
Column widths largimea coloanei din zona selectata

Formulas and formulele si formatul numerelor

number formats
Values and valorile si formatul numerelor
number formats 33
ƒin panoul Operation(Operatii) stabilim operatia matematica ce
se efectueaza in celula sau grupul de celule selectate pentru
lipire. Termenii operatiei matematice se gasesc:
-in celula selectata pentru copiere si
-in celula selectata pentru lipire.

Operatia Se insereaza din zona selectata

selectata
None nu se efectueaza nici o operatie matematica

Add valoarea din celula in care se copiaza

se aduna cu valoarea din celula din care se
copiaza
Subtract valoarea din celula in care se copiaza
se scade din valoarea celulei din care se
copiaza
Multiply valoarea din celula in care se copiaza se
inmulteste cu valoarea din celula din care se
copiaza
Divide valoarea din celula in care se copiaza se
imparte la valoarea din celula din care se
copiaza
Skip blanks nu copiaza celulele fara continut

Transpose transforma prin copiere coloanele in randuri si

invers

34
Exemplu: copiem continutul celulei A1 in celula:
ƒA4 cu optiunea None
ƒB4 cu optiunea Add
ƒC4 cu optiunea Subtract
ƒD4 cu optiunea Multiply
ƒE4 cu optiunea Divide
ƒF4 cu optiunile Skip blanks
ƒG4 cu optiunea Transpose
ƒH4, I4 si J4 cu optiunea Subtract

Inainte de copiere

Dupa copiere cu optiuni

35
Bifam si optiunea Skip blanks din panoul Operation cand dorim, ca in zona
de destinatie, sa nu se copieze celulele fara continut din aria de copiere.

Exemplu: copiem continutul celulei B1 in celula E6 cu optiunea Divide bifata

Observam ca, dupa operatia de lipire, in celula E6 a aparut un mesaj de eroare:

#DIV/0! (Impartire la 0).
Pentru a evita astfel de erori bifam si optiunea Skip blanks.
Dupa copiere, in celula E6, vom avea vechea valoare.

36
Optiunea Transpose(Transpune), bifata, are ca efect copierea datelor dintr-o coloana intr-un
rand si invers.
Exemplu: copiem grupa de celule selectate, de la A3 pana la J4 folosind optiunile All(Tot) si
Transpose(Transpunere) din Paste Special(Lipire speciala)

Aria de copiat

Dupa copiere datele de pe cele doua randuri selectate sunt

transpuse pe doua coloane.

37
1.7 Editare rapida: Fiind si Replace

In cazul in care sunt necesare inlocuiri repetate ale aceleiasi secvente (text, formule sau
parti din formule), se pot utiliza instrumentele Fiind si Replace, care functioneaza la fel ca
in procesoarele de text.
Din meniul Edit se alege functia Find. In fereastra Fiind and Replace, in tab-ul Find what se
specifica elementele de cautat, iar in tab-ul campul Replace

38
In tabel am inlocuit formatarea initiala a celulelor care contin randurile de total pe trimestru
cu noua formatare aleasa. Apasand butonul Options am selectat formatul care trebuia
inlocuit si am creat un nou format pentru aceste celule apasand butoanele Format...din
fereastra Fiind and Replace. Apasand butonul Fiind All am gasit toate celulele asupra carora
dorim sa facem modificarile si, dupa ce am stabilit noul format, cu butonul replace All am
schimbat formatul.
Un exemplu util de cautare si inlocuire este urmatorul: s-a copiat (din Word, de exemplu) un
tabel cu valori numerice scrise cu spatiu intre grupuri de cate 3 cifre (150 000 000). In Excel
astfel de grupuri ar fi tratate ca un sir de caractere. Pentru a le putea manevra in calcule,
este necesara editarea lor in scopul indepartarii spatiilor. O metoda rapida de a realiza acest
lucru se bazeaza pe procedura de inlocuire in care se tasteaza spatiu in campul Fiind what,
iar in campul Replace with nu se completeaza nimic. Astfel se inlatura spatiile, valorile
transformate fiind tratate in Excel ca numere. 39
1.8 Inserarea unui fisier text delimitat prin spatiu, virgula sau tab

Deschiderea unui fisier text in Microsoft Excel, pasi:

1. Apasati simbolul pentru Open de pe bara de instrumente standard, sau alegeti
optiunea Open din meniul File, sau apasati simultan combinatia de taste Ctrl+O;
2. Din campul Files of Type alegem Text files
3. Din fereastra Look in se alege fisierul pe care dorim sa-l deschidem
4. Apasam butonul Open
5. In fereastra Text Import Wizard urmam instructiunile de pe ecran pentru a specifica cum
dorim sa fie impartit textul in coloane.

40
In prima fereastra din campul Original date type alegem optiunea Delimited pentru a imparti
textul in coloane in functie de anumite caractere, ca de exemplu virgula sau tab-ul si
optiunea Fixed width pentru a imparti textul in functie de spatiul dintre cuvinte.
Pentru a trece la Pasul 2 apasati butonul Next.
Pentru a crea o linie de demarcatie pentru coloana:
mouse stanga click
Pentru a sterge o linie de demarcatie pentru
coloana: mouse stanga dublu click
Pentru a muta o linie de demarcatie pentru coloana:
mouse stanga click si se “trage” linia pana la locul
dorit
Stabilim pentru fiecare coloana tipul de date in care
se incadreaza (text, number, date, etc...) click pe
coloana si se marcheaza in sectiunea Column data
format tipul de date ales.

41
Daca dorim sa stabilim separatorii pentru mii si zecimale, apasam butonul Advanced si, in
fereastra Advanced Text Import Settings, setam in conformitate cu optiunile dorite.

Fisierul rezultat in urma importului

42
1.9 Fixarea pe ecran a randurilor si coloanelor
In practica putem avea tabele cu multe linii si coloane. In momentul in care
derulam datele sus-jos sau stanga-dreapta capul de tabel sau de rand nu
mai este vizibil si “pierdem” semnificatia coloanelor sau a randurilor.
Pentru a le mentine vizibile atunci cand derulam datele trebuie sa executam:

a. selectarea datelor:
¾pe orizontal selectam prima celula din randul de sub cel care dorim sa
ramana pe ecran.
In exemplul nostru dorim sa
pastram vizibil capul de tabel
¾pe vertical selectam o celula din coloana din dreapta coloanei care
dorim sa ramana pe ecran.

In exemplul nostru dorim sa

pastram vizibila coloana “Anul”

¾pe orizontal si pe vertical selectam celula de sub randul si din dreapta coloanei ce contin
datele pe care dorim sa le pastram fixe pe ecran.

43
b. “inghetarea” randurilor sau/si a coloanelor pe care dorim sa le pastram fixe pe ecran in timp
ce derulam datele din tabel.
¾din meniul Window (Fereastra) alegem optiunea Freeze Panes (Inghetare panouri).

Coloanele A si B sunt
“inghetate” pentru a putea
vedea cui apartin datele din
coloanele L, M, N, O , P,
respectiv veniturile realizate
de cei cuprinsi in tabel in
lunile octombrie, noiembrie,
decembrie si total venituri in
lei si euro.
Observam ca restul
coloanelor (de la C la J) nu
mai sunt vizibile.

44
1.10 Ascunderea sau afisarea randurilor si/sau coloanelor

Pentru a vizualiza mai bine anumite date, este necesara o selectie a datelor afisate. Atunci
cand ascundem anumite randuri sau coloane dintr-un fisier, datele nu mai sunt vizibile,
dar nu inseamna ca sunt sterse.
Daca listam, randurile si coloanele ascunse nu apar la imprimare.
Daca salvam si inchidem registrul de calcul datele raman ascunse.
Pasi:
1.Se selecteaza randurile sau coloanele pe care dorim sa le ascundem
2.Din meniul Format->Row(pentru randuri)/Column(pentru coloane) alegem optiunea Hide.
Sau click dreapta pe numarul randurilor sau numele coloanellor selectate si alegem
optiunea Hide
3.Daca dorim sa le facem vizibile, selectam randurile sau coloanele care delimiteaza
randurile/coloanele ascunse si din meniul Format->Row(pentru randuri)/Column(pentru
coloane) alegem optiunea Unhide.
Sau click dreapta pe numarul randurilor sau numele coloanellor selectate si alegem
optiunea Unhide.

Ascundem coloanele D si E
Pentru a le face vizibile selectam
col. C si F – click dreapta si alegem
optiunea Unhide

45
1.11 Ascunderea sau afisarea unei foi de calcul

Foile de calcul se ascund pentru a reduce numarul acestora sau pentru a preveni modificari
nedorite.
Foile de calcul ascunse raman deschise, astfel incat datele din ele pot fi utilizate in formule.
Pasi:
1.Se selecteaza foaia/foile pe care dorim sa o/le ascundem
2.Din meniul Format->Sheet alegem optiunea Hide.
3.Daca dorim sa le facem vizibile din meniul Format->Sheet alegem optiunea Unhide si din
fereastra Unhide selectam foaia sau foile pe care dorim sa le deselectam.

Ascundem foile Sheet1(2) si Sheet1

Pentru a deselecta foile: Format->Sheet->
Unhide si in fereastra Unhide facem selectia
dorita

Pentru a ascunde un registru de calcul: din

meniul Window alegem optiunea Hide, iar
pentru a-l face din nou vizibil, din meniul
Window alegem optiunea Unhide si selectam
registrul dorit. 46
1.12 Gruparea si separarea foilor de calcul
Foile de calcul pot fi grupate (conectate) pentru a facilita crearea sau formatarea a doua sau
mai multe foi identice.
De exemplu, pot fi grupate mai multe foi albe in care urmeaza sa se introduca aceleasi
informatii,
fara a mai fi necesara copierea. Deoarece foile sunt conectate inainte de introducerea
continutului,
informatiile sunt plasate automat in toate foile grupate, in exect aceleasi locatii.
Atunci cand foile sunt grupate, aproape toate actiunile se aplica tuturor foilor. Astfel de
actiuni sunt:
1. Tastarea (inclusiv adaugarea si stergerea textelor);
2. Adaugarea si eliminarea elementelor de formatare;
3. Operatiile de decupare, copiere sau lipire a datelor;
4. Modificarea setarilor de pagina (File->Page Setup);
5. Operatii de mutare, copiere si stergere a foilor de calcul;
6. O serie de optiuni din tab-ul View al comenzii Tools->Options, cum ar fi intreruperi
de pagina, formule, linii de grila, titluri de rand si de coloana si valori nule.
Pentru a grupa foile, se executa click pe eticheta unei foi ce va face parte din grup si se
apasa tasta CTRL. In continuare, se selecteaza, prin actionare pe numele lor, si celelalte foi
ale grupului.
Toate etichetele foilor grupate vor deveni albe, iar in bara de titlu, dupa numele registrului,
va aparea indicatorul Group.
Se pot grupa toate foile dintr-un registru executand click dreapta pe eticheta oricarei foi si
alegand optiunea Select All Sheets din meniul derulant afisat.
Pentru a separa foile, se executa click dreapta pe eticheta oricarei foi, si din meniul derulant
se alege optiunea Ungroup Sheets. De asemenea combinatia CTRL+click pe eticheta unei foi
are ca efect eliminarea acesteia din grup. 47
Lectia 2 – LUCRUL CU DATELE

2.1 Baze de date in Excel

2.1.1 Definirea unei baze de date Excel

Baza de date este o organizare superioara a datelor intr-o foaie de calcul.

In acest capitol vom considera o baza de date ca fiind o organizare a informatiei pe linii si
coloane. Deci, o baza de date, va fi constituita dintr-un singur tabel care are cateva
particularitati:
a.Primul rand din tabel defineste numele coloanelor si se numeste cap de tabel;
b.Tabelul are cel putin doua randuri;
c.Intr-o coloana sunt informatii de acelasi tip (nume de persoane, valori numerica, date
calendaristice, etc...)

Reguli ce trebuie respectate:

a.Intre tabelul construit si alte celule ocupate trebuie sa fie cel putin un rand gol;
b.Nu se pun alte date la dreapta sau la stanga bazei de date;
c.Nu se pun mai multe baze de date pe aceeasi foaie de calcul;
d.Trebuie sa utilizam acelasi format pentru datele din celulele aflate in aceeasi coloana.

Randurile le vom numi inregistrari iar coloanele campuri.

Un exemplu de baza de date care contine 5 campuri si oricate inregistrari:

48
Pentru a construi o baza de date, procedam ca si cum am construi un singur tabel,
respectand cele 4 reguli enuntate mai sus. Excel-ul recunoaste automat acest tabel ca
fiind o baza de date asupra careia putem actiona.
Organizarea datelor in baze de date are o motivatie foarte generoasa, asa cum se va vedea
mai departe in acest capitol. Cele mai des intalnite actiuni asupra unei baze de date sunt
sortarile si filtrarile. Pentru a intelege aceste actiuni vom construi urmatoarea baza de date
care contine locatarii dintr-un bloc si are urmatoarele coloane:

2.1.2 Sortarea unei baze de date

Sortarea este o actiune de organizare a datelor intr-o ordine alfabetica, numerica sau
crnologica. Astfe, in baza de date creata putem afisa locatarii in ordine alfabetica, in
ordinea crescatoare a apartamentului sau in ordinea crescatoare a restantelor la plata.
Pentru a sorta o baza de date trebuie indicata coloana dupa care se face aceasta sortare.
Daca avem o coloana tip text, sortarea se face in ordine alfabetica, iar daca este de tip
numeric ordonarea se face dupa valorile din celule.
49
Pasi:
a. Ne pozitionam in celula din coloana care reprezinta prima cheie de sortare (Excel va
recunoaste baza de date din jurul celulei);
b. Din meniul Data->Sort se declanseaza automat selectarea intregii baze de date si
apare fereastra Sort care are in caseta sort by selectat numele coloanei care contine
prima cheie de sortare (in cazul nostru – nume)
c. In fereastra Sort observam ca avem posibilitatea sa utilizam inca doua chei de
sortare pe care le putem stabili in casetele Then by

Sortarea se realizeaza astfel: prima cheie se regaseste in caseta Sort by de unde

alegem optiunea Ascending/Descending, a 2 a cheie in caseta Then by si a 3 a in
ultima caseta Then by.
Daca dorim sa sortam dupa 4 chei, nu mai completam casetele Then by si Excel
sorteaza automat coloanele urmatoare.

Vom sorta baza de date din exemplul nostru in ordinea alfabetica a numelui, crescator.

50
Dupa sortare baza de date va arata astfel:

2.1.3 Filtrarea unei baze de date

Filtrarea este operatia cu care se poate obtine un subset de date fara a le muta sau sorta.
Cand se filtraza o lista(baza de date), Excel afiseaza numai randurile care contin o anumita
valoare intr-o coloana sau indeplinesc un set de conditii, numite criterii.
Filtrarea nu ordoneaza o lista, ci numai ascunde temporar randurile pe care nu dorim sa le
vedem(care nu corespund criteriilor). De exemplu, dorim sa afisam, din baza de date, numai
apartamentele care au centrala termica sau in care sunt copii.
Exista 2 modalitati prin care putem face filtrarea unei baze de date:
a. Din meniul Data alegem optiunea Autofilter-care ne ofera o modalitate rapida de filtrare
prin verificarea continutului celulelor sau utilizand criterii de comparatie simple, cum ar fi
“afiseaza locatarii cu cheltuieli mai mari de 300” sau “afiseaza locatarii cu restante mai
mari de 1000” 51
Pasi:
a. Ne pozitionam intr-o celula de sub randul ce contine capul de tabel
b. Din meniul Data alegem optiunea Filter, apoi Autofilter
c. In acest moment, pe linia ce contine capul de tabel apar butoanele de selectie pentru
filtru
d. Alegem coloana/coloanele din care dorim sa filtram datele si selectam valorile dorite
sau pe optiunea Custom stabilim conditiile de filtrare(in exemplul nostru alegem sa
afisam locatarii care au montate centrale termice de apartament).

52
Dupa filtrare, lista va contine doar apartamentele cu centrala termica, iar butonul de
selectie din coloana din care am facut filtarea va avea sageata colorata in albastru. Pentru a
reveni la lista initiala, apasam butonul de selectie si selectam optiunea Show All.

Pentru a utiliza filtrarea pe baza unei conditii

simple efectuam urmatorii pasi: (in exemplul
nostru, dorim sa afisam doar locatarii care au
restante mai mari de 1000lei)
a.Restabilim lista initiala
b.Din butonul de selectie afisat in coloana
Restante selectam optiunea Custom
c.Din fereastra Custom AutoFilter alegem
conditia is greater than (este mai mare decat)
si din caseta din dreapta alegem valoarea,
daca ea exista, sau o scriem (ex. 1000).

53
Filtrarea complexa

Filtrarea complexa se foloseste atunci cand filtrarea cu AutoFilter nu mai poate asigura
criteriile mai complexe.
In acest caz, din meniul Data, optiunea Filter alegem Advanced Filter. Aceasta comanda
filtreaza lista ca si AutoFilter, doar ca nu afiseaza sagetile de langa numele coloanelor, in
schimb se pot introduce criteriile intr-o zona de criterii din foaia curenta.
Reguli ce trebuie respectate:
a. Zona care contine baza de date trebuie sa fie clar delimitata. Daca selectam o singura
celula din baza de date, Excel vede toata baza de date;
b. Zona de criterii trebuie plasata deasupra sau dedesuptul bazei de date;
c. Zona de criterii trebuie sa contina neaparat si eticheta coloanei, de aceea sugeram ca
aceasta sa fie copiata din baza de date;
d. Rezultatul filtrarii poate fi afisat pe locul bazei de date sau in alt loc care va fi indicat.

Exemplul 1: Sa se filtreze locatarii care au 3 camere, au mai mult de 1 copil si au centrala

termica.
Pasi:
a. Copiem numele de coloana undeva sub tabel;
b. Scriem criteriile in coloanele corespunzatoare.
c. Din meniul Data->Filter alegem Advanced Filter. In acest moment se deschide fereastra
Advanced Filter.
d. In fereastra afisata putem opta pentru filtrarea pe loc (Filter the list, in-place) sau
rezultatul poate fi copiat in alta parte (Copy to another location). Daca alegem afisarea
in alta parte, in campul Copy to va fi specificata locatia. In fereastra, in campul List
range selectam baza de date, iar in campul Criteria range selectam zona de crierii.
Campul Unique records only este utilizat pentru cazurile cand avem randuri identice. 54
 Baza de date

Numele de coloane
Criteriile

Baza de date: $A$1:$J$15

Zona criterii: $D$18:$F$19

55
Rezultatul filtrarii

Pentru a restaura baza de date la afisarea initiala in meniul Data->Filter alegem optiunea
Show All.

Pentru a lucra mai elegant se

recomanda ca zonele care contin
baza de date si criteriile sa
primeasca nume. Pentru exemplul
prezentat, zona care cuprinde baza
de date s-ar putea numi Baza, iar
zona care cuprinde criteriile s-ar
putea numi Criterii. 56
2.1.4 Intretinerea unei baze de date Excel

Orice baza de date trebuie actualizata mereu, se modifica, se sterg sau se adauga articole,
cu alte cuvinte, trebuie intretinuta. Aceasta activitate consta in parcurgerea celulelor care
trebuie modificate si cu manevrele clasice se fac modificarile. Ea poate deveni plictisitoare
si supusa greselilor, adica modificarea se face unde nu trebuie, pe un rand gresit, ceea ce
poate avea urmari grave.
Excel pune la dispozitia utilizatorilor o metoda de a-si afisa altfel baza de date, folosind o
macheta.
Obtinerea acestei machete se face astfel:
a.Se selecteaza baza de date si
b.Din meniul Data selectam optiunea Form.

Macheta de lucru

57
In aceasta macheta este afisata cate o inregistrare, asa ca valorile nu pot fi incurcate cu
cele ale altor inregistrari.
Observam ca exista 14 inregistrari si putem:
a. adauga noi inregistrari, apasand butonul New
b. sterge inregistrari apasand butonul Delete
c. defila in baza utilizand butoanele Fiind Next si Fiind Prev
d. cu butonul Criteria afisam campuri goale in care putem introduce criterii de selectie cu
care putem filtra baza de date si, in acest caz, vor fi afisate doar liniile care indeplinesc
criteriile stabilite si le putem vizualiza cu ajutorul butoanelor Find Next/Fiind Prev.

macheta Fereastra in care Inregistrarile filtrate

stabilim criteriile

58
2.1.5 Utilizarea optiunii de subtotal

Microsoft Excel permite gruparea informatiei prin organizarea ei pe niveluri asupra carora
se pot efectua diverse calcule sau informatii centralizate.
Pentru a grupa informatiile acestea trebuie, mai intai, sortate.

Pasi:
1.Ne pozitionam pe prima celula a seriei de date pe care dorim sa o utilizam;
2.Din meniul Data alegem optiunea Subtotals;
3.In fereastra Subtotal definim cum dorim sa fie creat subtotalul
4.In cadrul campului At each change in – vom alege campul dupa care se vor realiza
subtotalurile;
5.In cadrul campului Use function alegem functia pe care dorim sa o aplicam datelor
grupate;
6.In campul Add subtotal alegem campul asupra caruia dorim sa aplicam formula selectata;
7.Pentru a crea subtotalul apasam butonul OK.

In cadrul foii de calcul au aparut semnele – si + care semnifica gradul de ocupare al

datelor.
Pentru a inlatura subtotalul din cadrul foii de calcul, apelam meniul Data, optiunea
Subtotals si, din fereastra Subtotal apasam butonul Remove All.

59
Firma X are deschise magazine cu
profiluri diferite in cateva locatii
din tara si in Bucuresti. Dorim sa
creem subtotaluri la fiecare
schimbare de oras si de profil.
Pasi:
•Sortam lista dupa 3 chei Oras,
Profil Magazin si Nume magazin;
•Selectam o celula din lista;
•Din meniul Data alegem optiunea
Sutotals;
•In fereastra Subtotal alegem sa
afisam subtotaluri la fiecare
schimbare de Profil magazin,
utilizam functia Sum si afisam
subtotalul in coloana Total vanzari

60
Semnele + si – semnifica gradul
de grupare a datelor.
Se observa ca, la fiecare
schimbare de profil magazin
este afisat un Total.

Pentru a inlatura subtotalul din cadrul foii de calcul,

apelam inca o data, din meniul Data, optiunea Subtotals
si apoi in cadrul ferestrei Subtotal se apasa butonul
Remove All.

61
2.1.6 Calcule asupra inregistrarilor filtrate

Pentru a face calcule rapide, care nu sunt definitive, asupra inregistrarilor filtrate, utilizam
caseta AutoCalculate.
Pasi:
1. Filtram lista si selectam celulele pe care dorim sa le insumam sau pentru care dorim sa
calculam media aritmetica sau orice alta functie;
2. Mouse click dreapta in bara de stare, langa caseta AutoCalculate, selectam functia si
aplicam calculele. Acestea vor avea efect doar asupra celulelor care nu sunt ascunse.

Daca am utiliza functiile Sum sau Average sau oricare alta functie, ele ar efectua
calculele luand in considerare si celulele ascunse prin filtrare si rezultatul nu ar fi cel
dorit.

Caseta AutoCalculate

Bara de stare

Rezultatul aplicarii
functiei selectate

62
Putem efectua calcule asupra unei liste filtrate si cu ajutorul functiei Subtotals
Pasi:
1. Filtram lista si selectam o celula din tabelul filtrat
2. Din meniul Data->Subtotals, in fereastra Subtotal alegem optiunile dorite si le aplicam
asupra datelor filtrate.

Rezultatul aplicarii functiei

selectate din fereastra Subtotal

63
Calcule asupra unei liste filtrate cu ajutorul butonului AutoSum
Pasi:
1. Filtram lista
2. Din butonul AutoSum alegem optiunea More Functions...care deschide
fereastra Insert Function din care selectam functia SUBTOTAL
3. Functia SUBTOTAL are sintaxa -> (function_num,Ref1,...) unde
function_num = un numar cuprins intre 1 si 11 care reprezinta cate o
functie (vezi in tabel semnificatiile numerelor) si Ref1,... = domeniul
sau domeniile asupra carora aplicam functia aleasa.
4. In fereastra Function Arguments completam caseta Function_num cu
numarul 4 care reprezinta functia MAX si Ref1...cu domeniul F1:F22

Rezultatul aplicarii functiei MIN

selectata cu ajutorul butonului
AutoSum si aplicata prin intermediul
functiei SUBTOTAL
64
2.2 Liste

Datele dintr-un tabel Excel pot fi sortate, filtrate si se pot face calcule asupra lor. In
versiunea 2003 a Excel-ului a fost introdusa o noua comanda, List, deosebit de puternica
ce ne permite sa executam intr-un mod foarte simplu operatiunile de mai sus.

O lista Excel este o serie de linii care contin date relationate sau serii de randuri proiectate
sa functioneze ca o fisa tehnica, lista creata prin comanda Create List.
Este usor de intretinut si de facut analize asupra datelor cuprinse in ea.
Intr-o lista datele pot fi analizate independent de restul datelor din foaia de calcul.
Intr-o foaie de calcul pot fi create mai multe liste asupra carora se poate lucra
independent, se pot face filtrari, sortari, calcule, inserari de randuri si de coloane si pot fi
create tabele pivot.

Nu se poate crea o lista intr-un registru share (un registru in care este permis
accesul mai multor utilizatori in acelasi timp, in retea)
Pentru a crea liste in astfel de registre trebuie intai dezactivata aceasta
permisiune.

65
O lista in cadrul unei foi de calcul, lista poate fi identificata foarte usor:
1. Este incadrata intr-un chenar albastru
2. Are atasate butoanele de filtrare
3. Linia care contine un asterisc este numita linia de inserare
4. Randul de total poate fi adaugat listei si are butoane pentru executia diferitelor functii
asupra datelor continute in lista.
5. Dimensiunea listei poate fi modificata foarte usor “tragand” din coltul de jos al marginei
listei.

Beneficiile listei:
1. Sortarea si filtrarea rapida a datelor
2. Asigurarea integritatii datelor prin validari si restrictii pe care le putem pune atunci cand
lista este comuna pentru mai multi utilizatori.
3. Posibilitatea afisarii totalurilor la sfarsitul listei cu actualizarea automata a acestuia in
cazul in care introducem noi inregistrari.
4. Posibilitatea efectuarii de calcule asupra datelor din coloane in linia de Total Row prin
simpla selectie a acestora din butoanele de selectie.
5. In cazul in care filtram lista, automat este afisat rezultatul functiei sau Totalul aferent
listei filtrate.

66
2.2.1 Crearea listelor

Pasi:
1. Din meniul Data alegem optiunea Create List...sau tastam combinatia de taste Ctrl+L;
2. In fereastra Create List selectam domeniul care reprezinta lista si confirmam ca lista are
cap de tabel(header). Daca lista nu are header, Excel va crea un header cu nume
“Column1”, “Column2”....atatea cate coloane are tabelul.

67
Apasam butonul OK si lista este generata, tabelul apare incadrat intr-un chenar albastru,
apar butoanele de filtrare si randul de inserare(*).
Din coltul din dreapta jos se poate extinde lista.

Lista poate fi
extinsa din coltul
din dreapta jos

68
Afisarea randului de Total (rand ce contine si optiuni pentru efectuarea de calcule asupra
listei) se face din meniul Data->List alegand optiunea Total Row.

69
In acest moment este activata bara de meniu pentru operatiunile referitoare la liste si in
ultimul rand al listei apare linia de Total de unde se pot executa calcule asupra coloanelor
prin selectarea functiilor disponibile sau selecatrea se poate face si din bara de meniu
apasand butonul Toggle Total Row.

Bara de meniuri pentru liste

Linia de Total Functiile ce pot fi

apelate din linia de
Total

70
 Butonul List din bara de meniuri pentru liste ne permite sa
efectuam in cadrul listei operatii de:
•Inserare (randuri sau coloane) (Insert)
•Stergere (randuri sau coloane) (Delete)
•Sortare (Sort)
•Prezentarea liniilor listei ca forma (Form)
•Redimensionare (Resize List)
•Publicare (Publish List)
•Revenire la statutul de tabel obisnuit (Convert to Range)
2.3 Separarea unei coloane in mai multe coloane

Este posibil, de exemplu, sa introducem o lista cu nume de persoane intr-o foaie de calcul
si sa tastam intr-o coloana numele si prenumele, iar, mai tarziu, sa ne dam seama ca
trebuie separate informatiile in coloane diferite (o coloana care sa contina numele si
cealalta, prenumele).
Excel poate separa sau analiza fiecare celula care contine nume intreg in doua celule cu
nume separate.
Pasi:
1. Se selecteaza celulele care trebuie analizate. Se insereaza langa coloana nume
prenume o noua coloana unde vor fi mutate informatiile (in cazul nostru, prenumele);
2. Din meniul Data, selectam optiunea Text to Columns. In acest moment se porneste
vrajitorul pentru conversia textului in coloane;
3. La Pasul 1, ne asiguram ca optiunea Delimited este selectata, si efectual click pe
butonul Next;
4. La Pasul 2, se alege un delimitator (in cazul nostru bifam caseta de validare Space);
5. La pasul 3 nu este nevoie sa se aleaga un format special de date, asa ca efectuam click
pe butonul Finish. 71
Dupa aceste operatii, lista va fi separata in doua coloane.

Inseram o coloana

72
 Numele si prenumele separate in coloane diferite

2.4. Adaugarea butoanelor pentru selectia dintr-o lista de valori

Pentru a usura completarea datelor intr-un tabel si pentru evitarea introducerii de date
eronate se pot crea liste de valori care cuprind doar valorile permise la introducere.
De exemplu ne propunem sa avem o lista de valori cu numele oraselor pe care sa o utilizam
in momentul in care completam in coloana Oras – numele orasului.
Pasi:
1. Se completeaza intr-o coloana separata numele oraselor;
2. Sortam in ordinea dorita orasele;
3. Selectam celulele si definim acest domeniu cu numele “orase” si tastam Enter;
4. Selectam prima celula din coloana unde dorim sa introducem numele oraselor;
5. Din meniul Data alegem optiunea Validation si in fereastra Data Validation selectam tab-
ul Settings, si in zona Validation Criteria, in campul Allow selectam optiunea List.
6. In campul Source scriem =orase (sau alt nume atribuit domeniului ce cuprinde lista de
valori).
7. Cu ajutorul facilitatii Autofill copiem pana la sfarsitul coloanei noua caracteristica
atribuita primei celule si putem incepe completarea numelor de orase prin selectarea lor
din lista de valori creata.

73
 Butonul pentru afisarea listei de valori

Lista de valori

74
2.5 Urmarirea modificarilor

Daca lucram in echipa la realizarea, editarea si intretinerea unui registru de calcul sau daca
registrul la care lucrezi trece prin mai multe maini pana la finalizare, este util sa stim cine si
ce modificari a adus registrului. Functia Track Changes (Urmarirea modificarilor) ne permite
sa vedem cine, ce si cand a modificat. De asemenea se pot revedea modificarile facute si se
pot pastra doar cele dorite.
Aceasta functie trebuie apelata inainte de a incepe sa tinem evidenta evolutiei foii de calcul.
Daca ea nu este activata, modificarile facute vor fi integrate in foaia de calcul si nu vor mai
putea fi revizuite.
Pasi:
1. In foaia de calcul in care dorim sa activam functia apelam din meniul Tools, functia Track
Changes si alegem optiunea Highlight Changes (Evidentiere modificari)
2. In fereastra Highlight Changes, bifam optiunea Track changes while editing.
3. In partea a doua a ferestrei alegem When (cand), Who (cine) si Where (unde-domeniul in
care urmarim modificarile).
4. In partea de jos a ferestrei bifam optiunea Highlight changes on screen – aceasta ne
permite sa vedem celulele asupra carora s-au efectuat
modificari. Daca dorim sa vedem istoricul modificarilor
bifam optiunea List changes on a new sheet.

75
Istoricul modificarilor apare intr-o noua foaie, numita History, care este creata automat in
cadrul registrului in care lucram.

76
Celulele subliniate cuprind continut nou si, atunci cand ne pozitionam in dreptul lor ne apar
informatii referitoare la cine, cand si ce a modificat.
Daca dorim sa gestionam modificarile efectuate din meniul Tools->Track Changes alegem
optiunea Accept or Reject Changes...

In fereastra Select Changes to

Accept or... selectam optiunile
dorite. In fereastra Accept or Reject Changes
acceptam sau respingem modificarile

77
2.6 Validarea si auditul datelor introduse

Pentru a preveni introducerea eronata a datelor si a formulelor in registrele de calcul avem

la dispozitie cateva caracteristici speciale care ajuta la rezolvarea greselilor.
1. Pentru prevenirea erorilor la introducerea directa in registrul de calcul, caracteristica de
validare a datelor permite un control asupra informatiilor introduse. Se pun conditii
asupra datelor introduse, astfel incat sa fie acceptate doar acele valori care se
incadreaza in listele stabilite (date calendaristice care sa se incadreze intr-un anume
interval, numere care sa fie mai mari sau mai mici decat o valoare data). In cazul in care
se incearca introducerea unor date care nu corespund avem posibilitatea afisarii unor
mesaje de eroare care sa atentioneze utilizatorul in privinta problemelor ce pot aparea.
2. Daca in registrul de calcul exista deja date eronate, Excel poate localiza si incercui
aceste intrari folosind aceeasi logica de validare a datelor.
3. Pentru urmarirea relatiilor dintre celule si formule putem utiliza caracteristica de audit
din Excel.

78
Pentru a valida introducerea corecta a datelor intr-o foaie Excel parcurgem urmatorii pasi:
1. Din meniul Data alegem optiunea Validation
2. In fereastra Data validation alegem (in cazul nostru), in tab-ul Settings in zona Validation
criteria in campul Allow alegem tipul de date pentru care setam validarile, in campul Data
alegem conditia (mai mare, mai mic, egal, intre...) si in campurile Minimum si Maximum
selectam valorile intre care sunt corecte datele introduse.

79
In momentul in care o celula din domeniul supus validarii este selectata, putem afisa un
mesaj care sa ne atentioneze, astfel incat sa putem corecta eventualele erori. In mesaj
putem afisa, de exemplu, intervalul corect de valori. Acest mesaj se poate scrie in tab-ul
Input Message din ferestra Data Validation.

80
In tab-ul Error Alert din ferestra Data Validation
putem opta pentru:
1. A nu permite introducerea unei valori eronate
alegand din campul Style, optiunea Stop

2. A permite introducerea unei valori eronate

alegand din campul Style, optiunea
Warning sau Information care ne
avertizeaza sau informeaza asupra faptului
ca suntem pe cale sa introducem o valoare
eronata, dar permite introducerea acesteia.

81
2.6.1. Validarea datelor utilizand o formula

Ne propunem sa evitam introducerea de duplicate.

Pentru a valida introducerea corecta a datelor intr-o foaie Excel fara duplicate, parcurgem
urmatorii pasi:
Din meniul Data alegem optiunea Validation
In fereastra Data validation alegem in campul Allow optiunea Custom.
In campul Formula introducem functia (in cazul nostru =COUNTIF($A$1:$A$30,A1)=1)

82
2.6.2 Auditul datelor introduse

Caracteristica de audit din Excel va afisa conexiunea dintre formule si celulele lor sursa
(precedenti) sau dintre celule si formatele dependente de acestea. Se pot gasi si sursele
rezultatelor eronate din formule. Pentru aceste functii, Excel pune la dispozitie bara de
instrumente Formula Auditing. Aceasta poate fi activata din meniul View-> Toolbars-> bifand
optiunea Formula Auditing. In acest moment este activata bara de meniu Formula Auditing.

83
 Buton Nume Descriere

Afişează formulele sau referinţele de celulă precedente

Trace Precedents (Trasare precedente)
care contribuie la conţinutul celulei.

Remove Precedent (Eliminare săgeţi

Elimină săgeţile de audit pentru precedenţi.
Arrows anterioare)

(Trasare Prezintă referinţele de celulă către care indică celula

Trace Dependents
dependenţe) curentă.

Remove Dependent (Eliminarea săgeţilor

Elimină săgeţile de audit pentru dependenţi.
Arrows spre dependenţe)

(Eliminarea tuturor
Remove All Arrows Elimină toate săgeţile de audit.
săgeţilor)

Trace Error (Trasare erori) Depistează celulele cu valori de eroare.

New Comment (Comentariu nou) Aplică un comentariu unei celule.

(Încercuire date Încercuieşte datele care nu corespund parametrilor

Circle Invalid Data
incorecte) stabiliţi pentru validare.

Clear Validation (Eliminarea cercuri

Elimină încercuirile datelor invalide.
Circle de validare)
84
Pentru a realiza auditul unei foi de calcul si a afisa rapid un cerc în jurul informatiei care nu
respectă conditiile de validare a datelor (pana la maximum 255 erori), executam click pe
butonul Circle Invalid Data (incercuire date incorecte) de pe bara de instrumente Formula
Auditing. Excel va incercui datele invalide. Daca Excel gaseşte 255 de erori, va trebui sa
corectam unele dintre ele si sa executam din nou click pe butonul Circle Invalid Data.
Pentru a elimina toate cercurile afisate executam click pe butonul Clear Validation Circles
(Eliminare cercuri de validare) de pe bara de instrumente Formula Auditing.

In exemplul de mai sus a fost facuta validarea notelor(notele trebuie sa fie cuprinse in
intervalul 1,00-10,00) dupa introducerea acestora si, pentru a evidentia erorile, din bara de
intrumente Formula Auditing, facand click pe butonul Circle Invalid Data, datele invalide au
fost inconjurate cu rosu.

85
2.6.3 Depistarea erorilor in formule

Pentru a depista sursa unei erori intr-o formula începem prin a verifica formula cautand
eventualele greseli de introducere si scriere. Eroarea poate fi in formula sau in celula sursa
referita de formula.
Pentru a localiza sursa unei erori trebuie sa parcurgem, paşii:
1. Executam secvenţa Tools->Formula Auditing->Show Formula Auditing Toolbar.
2. Executam click pe celula ce contine eroarea.
3. In bara de instrumente Formula Auditing, executam click pe butonul Trace Error.
Daca eroarea provine dintr-o celula sursa si nu din celula activa, vor aparea sageti
indicatoare care ghideaza vizual spre posibilele surse de eroare. Liniile albastre indica
celulele referite iar liniile rosii ne conduc la celula ce a provocat eroarea. Daca nu apar
sageti de indicare a erorii, sursa acesteia se gaseste in formula.

86
Chiar daca nu exista erori putem trasa celulele dependente si precedente dintr-o formula
executand click pe butoanele Trace Precedents şi Trace Dependents. De fiecare data cand
executam click pe un buton Trace vor aparea sageti indicatoare pentru urmatorul nivel de
precedenta sau dependenta.
Butonul Remove Precedent Arrows elimina sagetile indicatoare ale precedentelor
Remove Dependent Arrows elimina sagetile indicatoare ale dependentelor
Remove All Arrows elimina toate sagetile indicatoare.

Trasare
celule
precedente

Butonul Remove All Arrows

87
Trasare celule
dependente

88
2.6.4 Auditul precedentilor, al dependetilor si al erorilor

Atunci cand primim o lista cu informatii sau un registru de calcul creat de alti utilizatori,
primul lucru pe care il vom face este „verificarea conexiunilor” din registru – modul in care
sunt conectate toate formulele si datele. Caracteristica de audit a Excel poate depista
aceasta informatie si ne poate ajuta sa localizam sursele de eroare returnate de formule.

Pentru fiecare celula, auditul poate trasa si depista urmatoarele informatii:

Daca celula contine:
• o formula, auditul ii depisteaza celulele sursa, denumite precedenti.
• date sau formule, auditul poate depista orice formule care utilizeaza informatia din
aceasta celula, denumite dependenti.
• o eroare, auditul poate depista sursa erorii. De exemplu, daca o formula cu o operatie de
impartire intoarce valoarea de eroare #DIV/0, auditul poate depista celula sursa care, fie
nu are intrare, fie contine valoarea zero.

In fiecare caz, relatiile sunt indicate cu sageti de urmarire colorate.

Obs. Nu poti face auditul unei foi de calcul protejate. Pentru a elimina protectia alegem
Tools\Protection\Unprotect Sheet.
Exemplu: Daca o celula contine o formula care insumeaza o coloana de numere,
precedentii formulei vor fi numerele individuale care sunt adunate. Fiecare dintre aceste
celule precedente vor avea ca dependent celula formulei. Daca celula formulei este si ea
inclusă intr-un total general, in alt loc, totalul generat va fi un dependent al acestei celule
cu formula.

Daca informatia isi are originile sau indica spre un alt registru de calcul sau o alta foaie de
calcul, sageata de urmarire are culoarea negra si pictograma seamana cu o mica foaie89 de
calcul.
Afisarea mai multor niveluri de precedenti/dependenti.
Executam click in mod repetat pe butonul Trace Precedents sau Trace Dependents. Daca
Excel emite un semnal sonor cand executam click pe unul din butoane inseamna ca am
depistat toate nivelele formulei sau incercam sa depistam ceva imposibil (cum ar fi un
element grafic).

Depistarea celulei vinovate de un rezultat eronat.

Selectam celula care contine formula ce returneaza rezultat eronat si executam click pe
butonul Trace Error sau alegem din meniul Tools\Auditing\Trace Error. Va fi nevoie,
probabil, sa efectuam depistari repetate pentru a gasi toate erorile implicate.

Saltul intre precedenti si dependenti.

Executam dublu click pe sageata de urmărire. Daca formula este conectata cu alte registre
de calcul, acestea trebuie sa fie deschise pentru a le putea accesa. Daca dorim sa trecem la
o alta foaie de calcul sau un alt registru de calcul Excel afiseaza lista Go To. Executam
dublu click pe referinta dorita.

Eliminarea sagetilor de urmarire.

Pentru a elimina o sageata de urmarire de la o celulă la dependentii sau precedentii sai
selectam celula si executam click pe butonul Remove Dependent Arrows sau Remove
Precedent Arrows . Pentru a elimina toate sagetile de urmarire executam click pe butonul
Remove All Arrows .

Sagetile de urmărire dispar atunci cand salvam sau închidem registrul de calcul. Nu putem
salva un audit de la o sesiune de lucru la alta. Sageţile dispar, de asemenea, atunci cand
inseram sau stergem linii sau coloane, stergem sau muam celulele implicate in formula sau
modificam insasi formula. 90
 Notă: Daca foaia de calcul nu este protejata, iar caracteristicile de audit nu
sunt disponibile este posibil ca optiunile Excel sa fie configurate pentru
ascunderea obiectelor grafice (care includ si sagetile de urmarire). Pentru a
afisa sagetile de urmarire executam secvenţa Tools\Options pentru a
deschide caseta Options. Executam click pe fişa View si, in secţiunea Object,
selectam oricare din opţiunile Show All sau Show Placeholders (Afisare
substituente).

2.7 Gruparea si structurarea datelor (Group&Outline)

Gruparea şi structurarea sunt două caracteristici Excel de gestiune a datelor. Ele sunt foarte
asemanatoare. Putem folosi gruparea pentru a gestiona eficient coloanele si liniile cu mai
multe nivele de grupuri ce afisează si ascund informatia.
Gruparea difera de structurare prin faptul ca grupurile pot fi definite pe orice adancime, nivel
sau locatie dorim.
O structura insa are la baza o lista sau un tabel ce conţine deja totaluri sau subtotaluri.
La conceperea unui registru sau a unei baze de date nu trecem mai departe cu intentia de a
incepe crearea, lasand incorporarea functiilor pentru mai tarziu, atunci cand este nevoie de
ele. Structura si grupurile sunt create pe baza unei schite de organizare. Daca lista ta nu are
o asemenea schita, structurarea nu o sa aiba inteles pentru utilizator.
Inainte de a utiliza caracteristicile de grupare si structurare este bine sa ne cream o bara de
instrumente personalizata pentru aceste caracteristici. Excel ne pune la dispozitie mai multe
butoane de structurare si grupare, foarte utile, care pot fi adaugate la orice bara sau pot fi
utilizate pe o bara separata, personalizata. Bara de instrumente personalizata prezentata in
continuare cuprinde butoane pentru crearea, afisarea si selectarea celulelor vizibile dintr-o
structură sau un grup. Toate aceste butoane provin din categoria Date din tab-ul Commands
a casetei de dialog Customize. Un alt obiect util pe care îl poţi include este meniul 91
Group&Outline din categoria Built-In Menius din aceeasi fisa.
Buton Nume Descriere
Show Outline Symbols Prezinta simbolurile de structura pe linii ai
(Afisare simboluri din schita) coloane

Group Grupeaza liniile sau coloanele selectate.

(Grupare)
Ungroup
(Anulare grupare)
Show Detail
(Afisare detaliu)
Hide Detail
(Ascundere detaliu)
Select Visible Cells
(Selectare celule vizibile)
Anuleaza gruparea liniilor ai a coloanelor
selectate.
Prezinta detaliile prin afisarea grupurilor ascunse
pentru linia sau coloana selectata.
Ascunde detaliile pentru linia sau coloana
selectata.
Selecteaza sau evidenţiaza doar celulele vizibile.

92
2.7.1 Gruparea datelor

Daca datele Excel au atribute comune le putem grupa pentru a le face mai lizibile. De
exemplu, in tabelul urmator grupurile comune sunt lunile si apoi trimestrele. Acest tip de
grupare ierarhică poate fi facuta cu zile, saptamani, luni, trimestre si ani. Poti coborî chiar la
nivel de ore, minute si secunde.
Prin crearea unui grup, putem combina mai multe linii sau coloane de informatie, ceea ce ne
va permite sa ascundem sau sa afisam informatia cu un click. Pentru a crea un grup,
selectam liniile sau coloanele pe care dprim sa le includem si apoi executam din meniul
Data, optiunea Group and Outline->Group. In caseta de dialog Group precizam daca dorim
sa grupam linii (Rows) sau coloane (Columns).

Obs. Daca selectam intreaga linie sau coloana nu mai obtinem caseta Group, operatia de
grupare executandu-se automat.
In partea stanga a foii de calcul apar simbolurile de structura, aşa cum putem vedea in
imaginea urmatoare.

93
In exemplul nostru au fost
selectate randurile 3, 4, 5 si apoi
grupate, apoi restul pana cand
terminam grupurile.

Simbol de structura cu semnul -

(linii vizibile) ce indica faptul ca
liniile sunt grupate dar grupul este
complet extins.

Daca dorim sa vizualizam doar liniile care insumeaza totalurile pe trimestre dam click pe
semnul – din dreptul simbolurilor de structura si obtinem o imagine “restransa” a tabelului.
In acest moment in dreptul simbolurilor de structura va aparea semnul + ce indica faptul ca
avem linii (sau, dupa caz, coloane) ascunse.

Simbol de structura cu
semnul + (linii ascunse)
ce indica faptul ca liniile
sunt grupate dar grupul
este restrans.
94
Executand click pe butoanele de structura putem ascunde sau afisa informatia selectata.
Aceste tehnici se numesc restrangerea si extinderea grupului. Un buton de structura care
are un semn (+) indica faptul ca grupul este restrans astfel incat sunt afisate doar totalurile.
Un semn (-) indica faptul ca grupul este complet extins.
Daca grupam lunile aditionale putem prezenta trimestrele sau lunile executand click pe
butoanele de structura. In plus, putem folosi butoanele 1 si 2 din partea de sus a zonei
structurii (la stanga etichetelor de coloana) pentru a controla nivelurile de grupare afisate in
intreaga lista.
Executand click:
• pe butonul 1 vom restrange intregul grup astfel incat sa ramana doar totalurile.
• pe butonul 2 pentru a extinde lista afişând toate liniile.
Este posibil ca lista sa contina si alte nivele, caz in care butoanele vor fi numerotate cu 3, 4
si asa mai departe.
Nu doar liniile pot fi grupate ci si coloanele. Prin gruparea coloanelor putem restrange la
maxim lista, afisand doar totalurile – dupa cum se prezinta in imaginea urmatoare.
Programul Excel ne permite sa adaugam si straturi de grupuri. Acest lucru imbunatateste si
mai mult capacitatea de a crea grupuri ierarhice. Observam butoanele suplimentare de
structura adaugate la liniile din figura urmatoare. Ca sa adaugam un strat suplimentar la un
grup, selectam liniile pe care vrem sa le ascundem si alegem Data\Group and Outline\Group.
Excel adauga simboluri si butoane de grup pentru stratul suplimentar.

95
Grupare facuta si pe coloane. Prin restrangere putem afisa doar totalurile. Putem crea atatea
straturi cate sunt necesare pentru a rezuma afisarea datelor.

Numarul de straturi. Apasand pe aceste

butoane putem extinde sau grupa datele

96
Dupa ce am construit listele si grupurile vom dori sa recuperam spatiul de ecran ocupat cu
simbolurile de structura, pastrand in acelasi timp grupurile. Utilizam butonul Show Outline
Symbols pentru a ascunde si a afisa simbolurile de structura. Mai putem activa sau
dezactiva afisarea simbolurilor de structură executand secvenţa Tools\Options pentru a
deschide caseta Options, executam click pe tab-ul View si selectam sau deselectam
opţiunea Outline Symbols.

97
Daca avem un registru de calcul cu mai multe liste vom dori, probabil, sa cream o singura
foaie de calcul care sa contina toata informatia rezumat. Cu ajutorul acestei tehnici putem
crea usor si eficient afisari personalizate si rapoarte. Secretul obtinerii unor tabele rezumat
pe o singura foaie cu ajutorul gruparii combinate este stabilirea unor configuratii similare in
toate listele pe care intentionam sa le grupam. In exemplul urmator tabelele sunt configurate
identic iar butoanele de structura se aplica asupra tuturor tabelelor.

98
99
2.7.2 Strucurarea datelor

Structurarea foilor de calcul utilizeaza aceleasi simboluri ca si grupurile, dar difera prin
faptul ca ele deriva dintr-o lista structurata, fara coloane sau linii suplimentare. De exemplu,
informatia trebuie structurata consecvent in lista – fara randuri sau coloane libere in
interiorul listei.

Pasii pentru structurare sunt identici cu cei prezentati în capitolul anterior. Pentru crearea
unei structuri automate intr-o lista se utilizeaza opţiunea Auto Outline. Aceasta este o
metoda rapida de creare a unei structuri, dar mai intai Excel trebuie sa inteleaga ierarhia din
lista de baza. Putem aplica toate gruparile intr-un singur pas daca lista este organizata intr-o
maniera pe care Excel o intelege. Pentru a crea o structura automata pe mai multe nivele,
selecteazam Data\Group and Outline\Auto Outline. 100
Celula activa nici macar nu trebuie sa fie in tabel sau in setul de date. Va trebui sa selectam
datele doar in cazul in care foaia de calcul contine mai multe seturi de date. Caracteristica
Auto Outline depinde de capacitatea Excel de a detecta automat organizarea datelor noastre.
Daca obtinem un mesaj de eroare de tipul „Cannot create an outline” (imposibil de creat o
schita), inseamna ca Excel nu a reusit sa vada o organizare logica in datele pe care vrem sa
le structuram. Avem insa posibilitatea de a plasa manual simbolurile de structura – pentru a
accelera acest proces, cream primul nivel, selectam urmatorul domeniu de date si apasam
tasta F4 pentru a repeta ultima actiune.

Pentru a elimina o structura,

selectam domeniul unui singur
grup sau nivel si folosim
oricare din urmatoarele tehnici:
Alegem Data\Group and
Outline\Ungroup.
Executam click pe butonul
Ungroup .
Apasam combinaţia de
taste Shift+Alt+săgeată
spre stânga.
Pentru a elimina simultan
toate nivelele de structură
alegem Data\Group and
Outline\Clear Outline.

101
Lectia 3 – ANALIZA DATELOR

3. Tabele pivot

Tabela pivot este un instrument care ne ajuta in procesul decizional.

Pentru a crea o tabela pivot trebuie ca din meniul Data sa alegem optiunea Pivot Table and
PivotChartReport...

Presupunem ca avem o baza

de date cu informatii privind
distributia cartilor pe orase, pe
ani de distributie, pe agenti de
vanzare, cantitati vandute,
etc....
Dorim sa afisam numarul de
carti pe agenti de vanzare, pe
ani si pe orase de distributie.
Dupa alegerea optiunii Pivot
Table and PivotChartReport,
pe ecran va aparea “vrajitorul”
cu ajutorul caruia se
construieste tabela pivot.

102
Pasi:
1. Specificam sursa de date de analizat si
optam pentru crearea tabelului pivot sau
a tabelului pivot si a graficului atasat
acestuia.
1.1 In prima parte a ferestrei specificam
sursa de date de analizat alegand una
dintre optiunile afisate:
a. Microsoft Excel list or database sau
b. External data source (daca utilizam o
sursa externa de date) sau
c. Multiple consolidation ranges
1.2 In partea a 2 a a ferestrei alegem
optiunea:
a. Pivot Table daca dorim sa cream un
tabel pivot sau
b. Pivot Chart report care creaza un tabel
pivot si graficul atasat acestuia.
1.3 Dupa selectarea optiunilor apasam
butonul Next pentru a trece la pasul 2.

2. In pasul 2 specificam domeniul pe baza

caruia se va construi tabelul pivot
selectand tabelul ce contine datele, inclusiv
capul de tabel. Apoi apasam butonul Next
pentru a trece la pasul urmator.

103
3. In pasul 3 alegem locatia tabelului si
optiunile de formatare.

3.1 Bifam optiunea Existing worksheet

daca plasam tabelul in aceeasi foaie cu
baza de date sau New worksheet daca
plasam tabelul pivot intr-o foaie noua
de calcul

3.2 Pentru a construi tabelul pivot

apasam butonul Layout.
Se deschide fereastra Layout in care
ne construim randurile si coloanele
“tragand” butoanele care au afisata
denumirea campurilor si le atasandu-le
liniilor sau coloanelor, iar la intersectia
acestor alegem valorile ce vor fi
afisate. Dupa aranjare apasam butonul
OK si suntem din nou in fereastra din
pasul 3.

104
Un tabel pivot este construit din 4 zone de date:

Page-creaza un meniu derulant in

cadrul tabelei pivot care ne permite
introducerea elementelor si care
restrictioneaza afisarea tabelei pivot
in raport cu anumite campuri ale
sursei de date;

Row-campurile introduse in aceasta

zona vor fi afisate in prima coloana a
tabelului pivot;

Column-in acest caz campurile vor fi

plasate pe prima linie a tabelului
pivot;
Data-permite definirea campurilor
asupra carora se vor realiza diverse
functii sub forma de suma, minim,
maxim. Functia implicita este Sum.

105
3.3 Pentru a definitiva tabelul apasam butonul
Options si, in fereastra Pivot tabel Options
alegem optiunile de formatare dorite:
Name-putem da un nume tabelului pivot;
Grand totals for columns-setarea unui total
general pe coloane;
AutoFormat table-aplicarea unui format
predefinit pentru tabel;
For error values show-permite inlocuirea
valorilor gresite cu un caracter sau cu un
spatiu;
For empty cells show- permite aceleasi setari ca
si optiunea anterioara dar pentru celulele goale;
Save data with table layout-salvarea datelor
impreuna cu tabela pivot;
Enable drill to details-activarea selectiei din
lista;
Refresh to open-actualizare la deschidere.

Dupa definitivarea datelor cuprinse in tabelul

pivot apasam butonul OK pentru a ne reintoarce
la pasul 3 si apasam butonul Finish

106
3.1 Crearea mai multor tabele pivot pornind de la aceeasi sursa

Daca avem mai multe tabele pivot intr-un registru de calcul si toate sunt bazate pe aceleasi
date sursa, este mai eficient sa creem primul tabel pivot, pornind direct de la datele sursa,
iar celelalte tabele pivot sa le generam pe baza acestuia. Se economisesc resursele
sistemului si timpul. Cand se vor reimprospata datele in oricare din tabelele pivot, toate
celelalte tabele pivot cu care acesta se afla in relatie vor fi reimprospatate in acelasi timp.
Varianta de a crea fiecare tabel pornind de fiecare data de la datele sursa necesita
reimprospatarea fiecarui tabel pivot in parte.
Pentru a crea un tabel pivot dintr-un alt tabel pivot, efectuam click pe optiunea Another
PivotTable or PivotChart la primul pas al vrajitorului pentru tabele si diagrame pivot si
continuam cu procedurile obisnuite pentru a construi tabelul dorit.

3.2 Modificarea domeniului datelor sursa

Daca intr-un domeniu sursa adaugam linii si/sau coloane noi este nevoie sa modificam
domeniul sursa al tabelului pivot pentru a include noile date. Datele pot fi adaugate in doua
moduri, utilizand:
1. vrajitorul pentru tabele si diagrame pivot sau
2. o formula cu nume pentru a defini domeniul sursa.

Actualizarea unui domeniu sursa modificat utilizand vrajitorul pentru tabele pivot si
diagrame pivot
Pasi:
1.1 Efectuam click pe o celula a tabelului pivot
1.2 Click pe butonul PivotTable and PivotChart Wizard de pe bara de instrumente pentru
tabelele pivot 107
Pasi:
1.1 Efectuam click pe o celula a tabelului pivot
1.2 Click pe butonul PivotTable and PivotChart Wizard de pe bara de instrumente pentru
tabelele pivot (sau click in meniul Data pe optiunea PivotTable and PivotChart Wizard). Va
aparea pasul al 3-lea al vrajotorului pentru tabele pivot si diagrame pivot, dar va trebui sa
mergem cu un pas inapoi pentru a modifica domeniul sursa.
1.3 Click pe butonul Back.
1.4 La pasul 2 al vrajitorului, trasam cu mouse-ul un nou domeniu sursa sau tastam noile
referinte in caseta Range.
1.5 Daca nu dorim sa efectuam alte modificari asupra tabelului apasam butonul Finish.
Tabelul pivot este acum actualizat cu noul domeniu sursa.

3.3 Formatarea unui tabel pivot

Intr-un tabel pivot putem formata:

Afisarea numerelor
Culoarea celulei si a fontului
Etichetele campurilor pentru a afisa un text diferit

3.3.1 Formatarea numerelor

Cel mai usor mod de a formata numerele intr-un tabel pivot este acelasi mod in care le
formatam intr-un tabel obisnuit. Pentru a pastra formatarea in urma unei reimprospatari a
tabelului pivot trebuie sa activam optiunea Preserve Formatting. Ne pozitionam pe una
din celulele tabelului, mouse click dreapta si din meniul contextual alegem optiunea Table
Options si, in fereastra Pivot Table Options bifam optiunea Preserve Formatting, apasam
apoi butonul OK. 108
3.3.2 Formatarea tabelelor
Putem formata tabelele pivot utilizand aceeasi procedura ca pentru tabelele obisnuite din
foile de calcul, dar caracteristica Autoformat functioneaza foarte bine pentru tabelele pivot.
Formatarea automata
Pasi:
1. Efectuam click pe orice celula din tabelul pivot
2. In meniul Format, selectam optiunea AutoFormat
3. Efectuam click pe un format in zona de previzualizare a formatarii.

109
110
Formatarea automata se pastreaza cand pivotam sau reimprospatam tabelul pivot. Daca
formatarea automata suprascrie o alta formatare va trebui refacut ceea ce indeparteaza
formatarea automata.

Modificarea textului etichetei

Uneori o sursa de date poate avea nume de campuri care sunt abreviate, obscure sau de
neinteles pentru altcineva decat autorul tabelului. Aceste nume de campuri devin etichetele
campurilor intr-un tabel pivot, dar se pot modifica pentru a afisa textul dorit.

Pasi:
1. Efectuam click pe eticheta campului pe care dorim sa o modificam. Acesta arata ca un
buton, dar de fapt este o celula.
2. Tastam textul dorit si apasam tasta Enter. In acest moment eticheta va fi modifcata si va
aparea numele nou.

111
4 Gasirea solutiilor si luarea deciziilor

Cautarea datelor initiale care produc un rezultat cunoscut

Una dintre cele mai importante functii ale unui calculator este aceea de a ne ajuta sa luam
decizii mai bune. Capacitatea de a calcula si rezuma cantitati mari de date este un bun
inceput, dar mai sunt domenii in care Excel ne poate ajuta sa luam decizii mai bune. Daca
suntem confruntati cu cateva situatii posibile, sau scenarii, ar fi intelept sa comparam
rezultatele mei multor actiuni posibile, inainte de a continua cu una dintre ele. Gestionarul
de scenarii al programului Excel ne poate ajuta sa comparam diferite scenarii. Daca lucram
la o problema si cunoastem la ce rezultat sau solutie dorim sa ajungem, Excel ne ajuta sa ne
dam seama ce trebuie sa facem pentru a obtine rezultatele dorite. Instrumentul pentru
cautarea datelor initiale va rezolva problemele in sens invers, afland cu ce valori de intrare
se obtine un anumit rezultat.
De exemplu, putem utiliza functia PMT pentru a afla valoarea ratelor, cand cunoastem rata
dobanzii, numarul de rate lunare si suma imprumutata. Dara daca dorim sa aflam ce
imprumut putem obtine pentru o anumita valoare a ratelor? Aceasta probleme utilizeaza
formula in sens invers: cunoastem cat ar trebui sa fie rezultatul (valoarea ratelor lunare) si
dorim sa aflam cum putem obtine acest rezultat (valoarea imrumutului).

4.1 Cautarea datelor initiale ale unei probleme simple

Pentru a demonstra cum putem utiliza instrumentul pentru cautarea datelor initiale pentru a
gasi o solutie pentru problema prezentata, vom determina ce suma poate imprumuta cineva
care isi poate permite sa plateasca rate lunare in valoare de 750 lei, cu o rata a dobanzii de
7,5% si plati lunare pentru 3 ani (36 de rate).

112
Pasi:
1. Introducem formula si valorile de intrare (argumentele) intr-o foaie de calcul.
2. Completam valorile de intrare care nu se vor modifica (in acest caz, rata dobanzii si
numarul de rate).

3. In meniul Tools, efectuam click pe optiunea Goal Seek. Va aparea caseta de dialog Goal
Seek alcatuita din 3 campuri: Set cell in care specificam celula a carei valoare dorim sa
o specificam, To value in care atribuim noua valoare pentru celula specificata si By
changing cell in care tastam numele celulei a carei valoare se va modifica in urma noii
valori din celula specificata in Set cell.
4. Completam campurile din fereastra Goal Seek, in cazul nostru: in campul Set cell
specificam celula a carei valoare exprima rata lunara, To value va cuprinde valoarea pe
care dorim sa o atribuim ratei lunare si, in campul By changing cell specificam numele
celulei in care se regaseste valoarea totala a imprumutului. 113
Aflam ca putem face un imprumut de 24110,93 lei platind lunar, timp de 36 de luni, rate a
cate 750 lei

114
5 Crearea si compararea scenariilor

Scenariile sunt solutii alternative ale problemelor de afaceri. Comparand diferite scenarii
putem lua decizii bazate pe o informare mai buna.
Gestionarul de scaenarii este un instrument care permite compararea solutiilor alternative
ale unei probleme. Putem configura foaia de calcul cu formule si valori si apoi putem
modifica si salva seturi de diferite valori, astfel incat sa le putem compara.
Exemplu: configuram scenarii alternative pentru un imprumut, le editam si apoi le rezumam
pentru a putea face comparatii mai usor.

5.1 Crearea scenariilor alternative

Pasi:
1. Configuram foaia de calcul cu formule si valori ca in imaginea alaturata. Dam nume
celulelor implicate in calcule.

115
2. In meniul Tools, efectuam click pe optiunea Scenarios. In
acest moment se deschide fereastra Scenario Manager.
3. In fereastra Scenario Manager-> click pe butonul Add.
4. Se dechide fereastra Add Scenario unde:
• in caseta Scenario name dam un nume scenariului pentru a
putea identifica primul scenariu;
• in caseta Changing cells efectuam click pe foaia de calcul pe
celulele ale caror valori dorin sa le modificam pentru a crea
scenarii diferite. In exemplul nostru am ales celulele care
contin dobanda anuala(rate) si numarul de luni in care se
plateste imprumutul(nper), respectiv celulele .

116
2. Click pe butonul OK. In acest moment este afisata
caseta de dialog Scenario Values. Pentru a salva
seturile initiale de valori, lasam valorile care sunt
afisate.
3. Pentru a adauga un nou scenariu apasam butonul
Add;

4. In caseta de dialog Add Scenario dam un nume noului scenariu, apoi click pe butonul
Add. In fereastra Scenario Values tastam noi valori pentru scenariul pe care dorim sa-l
comparam cu alte scenarii, apoi click pe Add pentru a adauga alte scenarii.

Repetam pasii 3 si 4 pentru a adauga alte scenarii. Cand am adaugat toate scenariile dorite,
terminam pasul 4 apasand butonul OK.
Toate scenariile carora le-am dat nume vor fi afisate intr-o lista in caseta de dialog Scenario
Manager.

117
Toate scenariile carora le-am dat nume vor fi afisate intr-o
lista in caseta de dialog Scenario Manager.
Pentru a afisa valorile unui anumit scenariu in foaia de calcul,
efectuam click pe numele acestuia, apoi click pe butonul
Show.
Daca dorim sa modificam datele unui scenariu, ne pozitionam
pe el si apasam butonul Edit, in caseta de dialog Edit
Scenario, modificati sau nu numele scenariului si selectati
noile celule care se vor modifica sau modificati valorile
existente in acel scenariu. Click pe butonul OK si apoi Close
pentru a inchide gestionarul de scenarii.
Putem rezuma rezultatele tuturor scenariilor intr-un singur
loc, ceea ce ne permite sa le comparam mai usor.
5.2 Rezumarea mai multor scenarii

Pasi:
1. Din meniul Tools, alegem optiunea Scenarios. In caseta de dialog Scenario Manager
efectuam click pe Summary. Va fi afisata caseta de dialog Scenario Summary.

118
2. In caseta Result cells trebuie sa fie afisate celulele care contin formulele de interes.
3. Click pe butonul OK.

119
Va fi adaugata o noua foaie de calcul in registrul curent si va fi creat un tabel in care vor fi
afisate valorile si rezultatele tuturor scenariilor.
Tabelul cu rezumarea este conturat, astfel incat putem afisa sau ascunde detaliile:
Pentru a ascunde detaliile dintr-o sectiune efectuam click pe butonul cu semnul – de pe
marginea din partea stanga sau sus.
Pentru a afisa detaliile dintr-o sectiune efectuam click pe butonul + de pe marginea din
partea stanga sau sus.

120
Daca bifam optiunea Scenario PivotTable si apoi click pe butonul OK
vom obtine un tabel pivot.

6 Rezumarea detaliilor utilizand consolidari sau subtotaluri

Intelegerea consolidarilor si a subtotalurilor

Daca avem o lista lunga de date, rezumarea datelor cu subtotaluri ii va conferi mai multa
semnificatie. Consolidarea, subtotalurile si tabelele pivot reprezinta 3 modalitati de a rezuma
toate subcategoriile dintr-un tabel.

Consolidarea a fost metoda initiala oferita de Excel pentru rezumarea detaliilor cu

subtotaluri si este inca functionala. Este o metoda rapida si usoara, dar inflexibila, rezultatul
fiind o lista cu subtotaluri care nu ofera setul de date detaliu pe care se bazeaza. Cu toate
acestea, uneori este exact ceea ce ne trebuie pentru a consolida detaliile pana la 255 de
domenii sursa.

Subtotalul merge cu un pas mai departe decat consolidarea. Se creaza subtotaluri pentru
fiecare subcategorie din tabel, sunt retinute elementele detaliu din tabel si ofera posibilitatea
de a vizualiza sau de a ascunde detaliile oricarei subcategorii. 121
Tabelele pivot sunt mult mai complexe, flexibile si folositoare decat consolidarea si
subtotalul.

6.1 Consolidarea unui tabel

Avem o lista de cheltuieli detaliate in care se repeta valori ale campurilor Vanzator si
Categorie. Dorim sa consolidam detaliile intr-o lista formata din subtotalurile campurilor
Vanzator si Cantitate, fara sa fie incluse date detaliu.

Nota: Trebuie sa ne asiguram ca intrarile redundante(de acelasi fel) sunt identice.

Acuratetea este necesara pentru situatiile in care dorim sa facem filtrari, sortari,
consolidari sau sa cream subtotaluri.

6.1.1 Consolidarea unei liste

Pasi:
1. Selectam o suprafata destinatie unde va fi lipita lista consolidata. Suprafata destinatie
poate fi cuprinsa in aceeasi foaie de calcul sau intr-o foaie sau registru diferite de foaia
de calcul in care se gaseste lista sursa.
2. In partea de sus a suprafetei destinatie introducem (copiem) titlurile coloanelor care vor
fi folosite pentru consolidare, corespunzatoare coloanelor eticheta – numar. Pentru
acest exemplu au fost utilizate titlurile coloanelor Agent de vanzare, Valoare vanzari si
Cantitate vanduta. Consolidarea include numai o coloana pentru etichete, dar pot fi
consolidate mai multe coloane cu numere.
3. Selectati coloana corespunzatoare etichetelor din suprafata destinatie. Consolidarea
este mai usor de realizat utilizand domenii cu nume. In caseta Consolidate tastam astfel
numele domeniului. 122
123
 4. In meniul Data efectuam click pe Consolidate. Va aparea caseta de dialog Consolidate.

5. Selectam o functie din caseta cu lista derulanta

Function.
6. Efectuam click in caseta Reference si introducem
domeniul pentru care dorim sa facem consolidarea.
7. Efectuam click pe butonul Add pentru a adauga
referinta la lista de suprafete sursa care urmeaza sa
fie consolidate. Daca avem mai multe domenii,
adaugam fiecare nou domeniu la lista sursa,
selectandu-l si efectuand click pe butonul Add.
8. Bifam casetele de validare Top row si Left
column pentru a determina Excel sa caute etichete
in domeniile sursa.
9. Cand caseta de dialog Consolidate va fi
configurata, efectuam click pe butonul OK.

124
Domeniul va fi consolidat. Subcategoriile sunt etichetate cu etichetele din coloana Agent
anzare-coloana cea mai din stanga a domeniului sursa, si coloanele Valoare vanzari si
Cantitate vanduta sunt consolidate pentru fiecare subcategorie din coloana Agent vanzare.

6.2 Actualizarea unei consolidari

Dupa ce am configurat o consolidare, parametrii sunt pastrati in foaia de calcul destinatie si

putem rula din nou consolidarea pentru a actualiza cu datele sursa modificate.
Pasi:
1. Selectam etichetele coloanelor suprafetei detinatie
2. Din meniul Data, alegem optiunea Consolidate.
3. Click pe butonul OK.
Aceeasi consolidare va fi rulata din nou si subtotalurile vor fi actualizate.

125
6.3 Selectarea suprafetelor sursa pentru consolidari

Operatia de consolidare ofera o mare flexibilitate in alegerea datelor pe care le dorim

consolidate. Suprafetele sursa, detaliile pe care doriti sa le consolidati, pot fi pe orice foaie
de calcul, din orice registru de calcul (deschis sau inchis) sau chiar pe mai multe foi de
calcul (o suprafata sursa 3D). Cel mai simplu mod de a selecta o suprafata sursa este prin
tragerea cu mouse-ul a domeniului intr-o foaie de calcul deschisa; putem folosi si surse
inchise, daca introducem numele registrului de calcul si al foii de calcul.

Posibilitati pentru suprafetele sursa ale consolidarii

Pentru a adauga acest domeniu Efecuam

Pentru consolidarea unui domeniu din alt registru de Efectuam click pe butonul Browse, navigam pana la
calcul registrul de calcul dorit si efectuam dublu click pe
numele registrului. Va fi introdusa calea pana la
registrul de calcul si mai trebuie sa tastam un nume de
domeniu sau un nume de foaie de calcul si o referinta
de domeniu. Numele foii de calcul este separat de
numele domeniului printr-un semn de exclamare:
foaie_de_calcul!domeniu.
Pentru a introduce un domeniu din registrul de calcul Tastam numele domeniului
activ

Pentru a introduce mai multe domenii din diferite foi de
calcul
Introducem primul domeniu si efectuam click pe butonul
Add. Efectuam click pe o foaie de calcul diferita,
introducem domeniul de acolo si efectuam click pe Add.
Continuam in acelasi fel pana cand toate domeniile
sursa sunt trecute in caseta All references.
126
4. Functii

4.1 Functii de text

•Concatenate (text1, text2…) – lipeste mai multe texte (siruri de caractere) intr-unul
singur

Observatie: Se poate folosi operatorul & in locul acestei functii !

Pentru a efectua operatia inversa, cel mai simplu este sa folositi Text to columns – comanda
care se gasete in menu-ul Data, care imparte siruri de caractere in partile lor componente

•Len(text) – returneaza numarul de caractere dintr-un text

127
•Rept(text,nr_repatari) – afiseaza repetat un text de numarul de ori precizat

•Text(text, format) – formateaza un text conform optiunilor alese

•Trim(text) – elimina spatiile in plus

128
•Mid (text, pozitie, nr_caractere) –returneaza numarul de cactere ales dintr-un text,
incepand de la pozitia specificata
•Right(text, nr_caractere) - returneaza numarul de caractere precizat din partea dreapta
•Left(text, nr_caractere)- returneaza numarul de caractere precizat de la stanga

•Proper(text) – determina scrierea cu litere mari a fiecarei prime litere

•Upper(text) – afiseaza textul in intregime cu litere mari
•Lower(text) – afiseaza in intregime textul cu litere mici

129
•Substitute (text, textul de inlocuit, textul cu care se inlocuieste) - inlocuieste un text cu
un alt text

•Find (Text_de_gasit, Text_unde_se_face_cautarea) – returneaza pozitia unde se

gasete textul cautat

130
4.2 Functii de data calendaristica si timp:
• Now() – returneaza data si ora curenta

•Today() – returneaza data curenta

•Month(data) – extrage luna dintr-o data

131
•Day(“data”) – returneaza un numar corespunzator zilei din data

•Weekday(data) – returneaza un numar intre 1 si 7 corespunzator zilei din

saptamana

•Year(data) –returneaza anul corespunzator unei date

132
4.3 Functii matematice

•Sumif(camp de avaluat, criteriu, camp de insumat) – aduna continutul

celulelor corespunzatoare campului de insumat conform criteriului definit

133
 •Sumproduct (valoare1, valoare2) – multiplica valorile situate in celulele
corespondente iar apoi aduna rezultatele obtinute

•Round(numar, numar de zecimale) – afiseaza numarul rotunjit cu un numar specificat

de zecimale

134
4.4 Functii statistice:

• Count (valoare1, valoare2…) – returneaza cate numere se gasesc intr-o serie de

date
• Counta (valoare1, valoare2…) – returneaza numarul de celule nevide dintr-o lista
care poate cntine atat text cat si numere sau valori logice
• Countif (lista de valori, criteriu) – returneaza numarul valorilor dintr-o lista care
indeplineste criteriul definit

135
4.5 Functii de cautare

•Vlookup(cheie de cautare, camp de cautat, numar coloana de recuperat) – are ca

rezultat continutul unei celule ce figureaza intr-o coloana dintr-o serie de date,
potrivit unui criteriu de cautare
Cheie = reprezinta valoarea dupa care are loc cautarea
Camp = reprezinta zona asupra careia se va realiza cautarea
Coloana de recuperat = reprezinta numarul cooanei de unde va fi recuperata
informatia gasita in zona de cautare

136
•Hlookup (cheie de cautare, zona de cautare, numar linie de recuperare) – returneaza
continutul unei celule ce figureaza intr-o anumita linie a unei zone de cautare. Cautarea
se va face pe linie. In mod obligatoriu zona de cautare trebuie sortata dupa valorile
crescatoare ale cheii de referinta aflate in prima linie.

137
•Index (selectie, nr_linie, nr_coloana) – returneaza valoarea corespunzatoare liniei si
coloanei specificate din selectie

138
•Match (valoare, selectie,) – Returneaza pozitia valorii in cadrul selectiei (un
rand sau o coloana

139
4.6 Functii financiare

• Pv(rata dobanzii, numar de perioade, marimea platii) – calculeaza valoarea

prezenta a investitiei = valoarea actuala a unei sume investite sau depozitate
la banca, in conditiile unei rate constante a dobanzii
Rata dobanzii = reprezinta dobanda exprimata procentual perceputa pentru o
anumita perioada
Numar de perioade = numarul total de plati periodice
Marimea platii = valoarea platii facuta in fiecare perioada

140
•Rate (numar de perioade, valoarea platii, valoare prezenta) – are ca rezultat rata
dobanzii pe perioada unei anuitati pentru un imprumut sau o investitie

•Pmt (rata dobanzii, numa de perioade, valoare prezenta) –calculeaza

valoarea anuala sau lunara a platii pentru o investitie sau un imprumut

141
4.7 Functii logice

•If (conditie, x, y) – verifica argumentul conditie si, in functie de rezultatul evaluarii,

returneaza valoarea x daca conditia este adevarata si valoarea y daca evaluarea
este falsa
•And (evaluare1, evaluare2….) – returneaza valoarea logica TRUE daca toate
argumentele sunt adevarate si valoarea logica FALSE daca unul sau mai multe
argumente sunt false
•Or (evaluare1, evaluare2…) – returneaza valoarea logica TRUE daca macar unul
dintre argumente este adevarat si valoarea logica FALSE daca toate argumentele
sunt false

142
•Iserror(x) – verifica daca x contine o valoare de tip eroare, returnand FALSE sau
TRUE
•Isblank(selectie) – verifica daca in selectie toare celule sunt goale, returnand
FALSE sau TRUE

Exemplu – pe coloana C s-a facut insumare simpla(=a2+b2) si cu autofill au aparut

erori. Pe coloana D s-au folosit functii logice

143
 5. Grafice
5.1 Formatarea axelor unui grafic
¾ Cum puteti formata axele unui grafic?
9 Alegeti axa verticala sau axa orizontala efectuand
click dreapta pe aceasta
9 Alegeti optiunea Format Axis
9 Din cadrul meniului Scale se alege valoarea minima si
maxima a intervalului de reprezentare
9 Puteti modifica si intervalele dintre gradatiile scalei de
reprezentare, stabilind intervalul gradatiei principale
(Major Unit) si intervalul gradatiei secundare (Minor Unit)
Reprezinta seriile Optiuni de
de date in ordine formatare a
Se activeaza
descrescatoare a textului
scala logaritmica
marimilor reale

5.2 Repozitionarea titlului, legendei sau a

datelor într-un grafic

¾Cum pozitionam legenda in partea de sus sau de jos a graficului?

9Se efectueaza click dreapta pe grafic
9Se alege din meniul derulant aparut optiunea Chart Options >> Legend

144
 Afisarea
legendei

Localizarea
legendei in
cadrul
graficului Se pot afisa etichetele
seriilor de date, punctele de
intersectie intre abscisa si
ordonata, valorile seriei de
date in cadrul graficului.

5.3 Stergerea sau adaugarea unei serii de date

in cadrul unui grafic

¾Cum stergem sau adaugam surse de date

intr-un grafic deja creat?
9Se efectueaza click dreapta pe grafic
9Se alege din meniul derulant aparut
optiunea Source Data >> Add Series /
Remove Series

145
 5.4 Modificarea tipului graficului pentru o serie de date definita
¾Cummodificam tipul graficului?
9Se efectueaza click dreapta pe grafic
9Se alege din meniul derulant aparut optiunea
Chart Type de unde alegeti noul tip pentru graficul
dumneavoastra si apoi apasati butonul Ok

5.5 Marirea spatiului intre coloane intr-un grafic 2D

¾Cumseparati coloanele unui grafic printr-un spatiu?

9Se alege din fereastra Format Data Series optiunea Options
9Se introduce dimensiunea dorita in campul Overlap (cu minus pentru
spatierea seriilor de date iar cu plus pentru a apropia si mai mult seriile de
date)

146
 5.6 Introducerea unei imagini intr-un grafic 2D
¾Cum puteti personaliza seriile de date intr-un grafic ?
9Se selecteaza seria pe care dorim sa o personalizam efectuand apoi click
dreapta
9Se alege din meniul derulant aparut optiunea Format Data Series >> Fill
Effects
9Se alege din fereastra Fill Effects >> Picture >> Select Picture ce va
permite sa introduceti in cadrul seriei de date imaginea dorita

Drop Page Fields Here

Max of qty
30

25

20
conuntry

15 spain
russia
10

0
oct nov jan

month

147
¾Cumadaugati o imagine in cadrul unei serii de date?
9Se selecteaza imaginea dorita si se alege optiunea Copy
9Se selecteaza seria de date pe care doriti sa o personalizati si apoi din
meniul Edit alegeti optiunea Paste

In acest caz nu poate fi folosita metoda rapida de a actiona optiunea

Paste din meniul derulant ce se deschide prin apasarea butonului
drepta al mouse-ului

9Imaginea va fi vizibila si in cadrul legendei graficului

9Selectand seria de date si alegand optiunea Format Data Series >> Fill
Effects >> Picture veti vedea in cadrul ferestrei imaginea aleasa
140000
120000
100000
80000
Series1
60000
40000
20000
0
ea ea ea cp cp cp

1 12 5 2 1 27

c8 c711 c8031 c422 c41 c4

nov nov oct oct dec jan

7778569 7778569 7778569 7778569 7778569 7778569

148
 5.7 Explozia unui grafic de tip “pie”

¾ Cum explodam intregul grafic de tip ˝pie˝?

9 Pentru aceasta operatiune avem optiunea implicita de explozie a
intregului grafic in bucati ce se vor raspandi la distante egale prin simpla
tragere cu mouse-ul de grafic
temperatura 01.10.2003 temperatura 01.10.2003
02.10.2003 02.10.2003
03.10.2003 03.10.2003
04.10.2003 04.10.2003
05.10.2003 05.10.2003
06.10.2003 06.10.2003
07.10.2003 07.10.2003
08.10.2003 08.10.2003
09.10.2003 09.10.2003
10.10.2003 10.10.2003
11.10.2003 11.10.2003

¾ Cum explodam o singură felie a graficului de tip ˝placinta˝?

9 Pentru aceasta operatiune se selecteaza graficul printr-un click stanga
al mouse-ului apoi inca un click pe bucata de grafic pe care dorim sa o
departam de restul segmentelor.
temperatura 01.10.2003
02.10.2003
03.10.2003
04.10.2003
05.10.2003
06.10.2003
07.10.2003
08.10.2003
09.10.2003
10.10.2003
11.10.2003 149
 5.8 Crearea a doua seturi de grafice intr-un singur grafic “pie”
Cum realizam un grafic ce localizeaza datele pe doua axe
pie 1
¾
separate?
9 Inseram in foaia de lucru cu ajutorul butonului Chart Wizard a

primul grafic de tip “pie” b

c

9 Din meniul Format >> Source data >> Series adaugam alta d

serie
9 Selectam graficul, apoi din meniul Format Data Series
mergem pe tab-ul Axis unde bifam optiunea secondary axis,
urmand ca seriile de date sa fie dispuse pe doua axe
suprapuse
p ie 2
p ie 1

Fereastra Format Data Series se deschide si prin dublu clic

efectuat pe grafic in sine
5.9 Crearea de grafice ce se ajusteaza automat in functie de modificarea datelor
¾ Cum alocam unor selectii nume dinamice ?
9 Selectam datele corespunzatoare
9 Din bara de meniuri parcurgem urmatorii pasi Insert >>
Name >> Define iar in fereastra Define Name denumim
selectia “Selectia_mea” apoi mergem in formatul
editare al campului Refers to si introducem formula :
“=OFFSET(Sheet!1$A$1;1;0;COUNTA(Sheet1!$A:$A)-
1;1) “
Formula actualizeaza selectia cu denumirea
“Selectia_mea” pe masura ce vor fi introduse date noi
Functiile Offset si Counta au urmtoarele sintaxe
Offset (reference, rows, cols, height, width)
Counta (value1, value2,…)
150
 ¾ Cum realizam un grafic ce se actualizeaza automat cu dinamica selectiilor de serii de
date?
9 Denumim selectiile dinamice Data respectiv Temperatura
9 Urmand pasii Chart wizard-ului, la step 2 mergem pe tab-ul Series unde in
campul “Value” introducem formula “=Sheet1!Temperatura” iar in campul axis
labels formula temperatura

“=Sheet1!Data” 30
25
20
15 temperatura
10
5
0

01.10.2003
02.10.2003
03.10.2003
04.10.2003
05.10.2003
06.10.2003
07.10.2003
08.10.2003
09.10.2003
10.10.2003
11.10.2003
12.10.2003
13.10.2003
5.10 Luarea in calcul a ultimelor x inregistrari ca sursa de date a graficului

¾ Cum alocam sursei unui grafic ultimele x inregistrari de date ?

9 Selectam datele corespunzatoare
9 Din bara de meniuri parcurgem urmatorii pasi pentru fiecare selectie in parte Insert
>> Name >> Define iar in fereastra Define Name denumim selectia “Data_10zile”
respectiv “Temperatura_10zile” apoi mergem in format editare al campului Refers to
si introducem formula :
“=OFFSET(Sheet!1$A$1;COUNTA($A:$A)-10;0;10;1)“ respectiv
“=OFFSET(Sheet!1$B$1;COUNTA($B:$B)-10;0;10;1)“
9 Urmand pasii Chart wizard-ului, la step 2 mergem pe tab-ul Series unde in campul
“Value” introducem formula “=Sheet1!Temperatura_10zile” iar in campul axis labels
formula “=Sheet1!Data_10zile”
151
 temperatura_10zile

40
35
30
25
20 temperatura_10zile
15
10
5
0

.1 08
.1 08

.1 08

.1 08

.1 08

.1 08

.1 08

.1 08

.1 08
08
28 .2 0

29 .2 0

30 .2 0

31 .2 0

01 .2 0

02 .2 0

03 .2 0

04 .2 0

05 .2 0
20
1.
0

1
1

1
.1
27
5.11 Interactiunea asupra graficelor folosind comenzi personalizate
¾ Cum folosim o bara de derulare in interactiunea cu graficele?
9 Selectam datele corespunzatoare
9 Din bara de meniuri parcurgem urmatorii pasi Insert >> Name >> Define iar in
fereastra Define Name denumim selectia “Vanzari” apoi mergem in formatul
editare al campului Refers to si introducem formula :
“=OFFSET($B$5;0;0;$C$5;1) “
Prin intermediul celulei C5 pe masura ce se modifica valoarea extindem atat in
sus cat si in jos selectia dorita a fi sursa graficului
9 Daca se doreste continutul celulei C5 sa fie invizibil se alege Format Cells >>
Custom >> ;;;
152
 product xyz sales for 2007

1000
900
800
700
600
500 product xyz sales for
400 2007
300
200
100
0
jan feb mar

product xyz sales for 2007

1200

1000

800

600 product xyz sales for

2007
400

200

ay
ar

t
n

v
c
p
b

l
g
r

oc
ju
ap

no
de
ja

ju

se
fe

au
m

¾ Cum inseram o bara de derulare in grafic? m

9 Din meniul View >> Toolbars >> Forms activam

pe ecran meniul Forms Toolbars
9 Alegem instrumentul scroll bar cu ajutorul
caruia inseram bara de derulare in grafic
9 Cu click dreapta pe bara de derulare putem
introduce in fereastra ce se deschide valoarea
minima si maxima, celula legatura

153
 ¾ Cum folosim o lista in interactiunea cu graficele?
9 Selectam datele corespunzatoare
9 Din bara de meniuri parcurgem urmatorii pasi pentru fiecare selectie in parte Insert
>> Name >> Define iar in fereastra Define Name denumim selectia “student”
respectiv “nume” apoi mergem in format editare al campului Refers to si introducem
formula :
“=OFFSET(Sheet!1$A$5; $G$6;1;1;5)“ respectiv
“=OFFSET(Sheet!1$A$5; $G$6;0;1;1)“
Prin intermediul celulei G6 pe masura ce se modifica valoarea extindem atat in sus
cat si in jos selectia dorita a fi sursa graficului
¾ Cum inseram un buton lista in grafic?
9 Din meniul View >> Toolbars >> Forms activam pe
ecran meniul Forms Toolbars
9 Alegem instrumentul combo box cu ajutorul caruia
inseram lista in grafic
9 Cu click dreapta pe butonul de tip lista putem introduce
in fereastra ce se deschide valoarile listei, celula
legatura

9 pe masura afisarii
studentilor acestia pot fi 90
Bernard

afisati in partea de sus a 80

graficului, intr-o celula

70
60

goala unde introducem 50

40
Bernard
Average
functia 30
20

=CONCATENATE(“Rezult 10
0

atele pentru ”; Exam A Exam B Exam C Exam D Exam E

INDEX($A$3:$A$8, $G$2)) 154

 5.12 Modalitati de update a graficelor

¾ Cum facem update unui grafic folosind metoda drag-and-drop?

9 Selectam datele suplimentare apoi tragem de chenarul selectiei spre grafic
cu clic dreapta apasat; din fereastra ce se deschide selectam Columns apoi OK

25

20

15 2006
2007
10
2008

0
january february march april

¾ Cum facem update unui grafic folosind bara de formule?

9 Selectand seria unui grafic observa ca in bara de formule este afisata o
formula de tipul =SERIES([Name] ; [X Values] ; [Y Values] ; [Plot Order])
9 Pentru a adauga date graficului putem modifica constantele celulelor de
referinta din cadrul formulelor
9 De asemenea putem introduce valorile axei X respectiv Y sub forma de
vectori conform urmatorului tipar =SERIES(“My Bar” ; {“A”\”B”\”C”\”D”} ;
{1\2\3\4} ;1)

155
¾ Cum facem update unui grafic extinzand granita datelor sursa?
9 Selectam graficul initial fapt ce duce la delimitarea datelor sursa printr-o
granita
9 Prindem cu mouse-ul granita in momentul aparitiei sagetii duble si
extindem zona datelor

¾ Cum facem update unui grafic folosind meniul Chart?

9Selectam graficul ceea ce duce la aparitia in bara de meniuri a meniului
Chart
9Selectam Chart >> Source Data iar din fereastra cu acelasi nume alegem
tab-ul Data Range si intram in formatul editare al comenzii cu acelasi nume
selectand aria corespunzatoare

156
¾ Cum facem update unui grafic extinzand granita seriei de date?
9 Selectam seria de date pe care dorim sa o ajustam prin dublu clic pastrand
o oarecare pauza intre comenzile de mouse

9 Prindem cu mouse-ul granita in momentul aparitiei sagetii duble si

extindem seria de date vizata spre a fi modificata

¾ Cum facem update unui grafic utilizand Paste Special?

9 Copiem datele ce urmeaza a fi transpuse in grafic

9 Din meniul Edit >> Paste Special deschidem fereastra cu acelasi nume

9 Dupa ce alegem optiunile dorite apasam OK

157
 Grafic de tip termometru

¾ Cum realizam un grafic ce imita vizual un termometru?

9Pornim de la Insert >> Chart de unde alegem graficul Clustered Column
9Seriile fiind reprezentate pe randuri, graficul va arata in felul urmator

9Liniile graduale si legenda vor fi selectate si inlaturate cu comanda Delete

9Seria de date Temperatura va fi trecuta in Secondary Axis din fereastra ce se va
deschide
cu clic dreapta pe seria cu acelasi nume apoi din meniul Format Data Series >> Axis
alegem optiunea dorita

158
 9 Formatam apoi Primary axes pozitionata in stanga graficului si Secondary
Axes pozitionata in dreapta, alegand cu clic dreapta pe mouse optiunea Format
Axis apoi selectam Scale tab si alegem optiunile de mai jos pentru ambele axe
9 Alegem pentru Seria de date Temperatura din Format Data Series apoi
Patterns tab, culoarea rosu iar pentru cealalta serie respectiv Plot Area alegem
culoarea alba
9 Tot din meniul Format Data Series insa din Options tab modificam Gap
Width pentru ca graficul sa capete aspectul unui termometru
9 selectam si apoi stergem axa X 100 100

90 90

80 80

70 70

60 60

50 50

100 100
40 40
90 90
80 80
70 70 30 30

60 60
50 50
20 20
40 40
30 30
20 20 10 10

10 10
0 0
0 0
1
159